NASKAH PUBLIKASI SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU (PSB) ONLINE PADA SMK PGRI 1 LUBUKLINGGAU. Disusun Oleh: Adi Wijaya

Transkripsi

1 NASKAH PUBLIKASI SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU (PSB) ONLINE PADA SMK PGRI 1 LUBUKLINGGAU Disusun Oleh: Adi Wijaya PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER BINA NUSANTARA JAYA LUBUKLINGGAU 2015

2

3

4 SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU (PSB) ONLINE PADA SMK PGRI 1 LUBUKLINGGAU Adi Wijaya 1, Alfiarini 2, Arie Yandi Saputra 3 1 Mahasiswa STMIK Bina Nusantara Jaya Lubuklinggau 2,3 Dosen Tetap STMIK Bina Nusantara Jaya Lubuklinggau INTISARI Pengolahan data penerimaan siswa baru di SMK PGRI 1 Lubukliggau masih dilakukan secara konvesional yaitu calon pendaftar harus datang langsung ke tempat pendaftaran, kemudian mengisi formulir pendaftaran kemudian data-data pendaftaran dicatat pada buku-buku dan pembuatan laporan juga menggunakan rekaf yang konvesional sehingga sering terjadi hilangnya arsip serta waktu yang digunakan untuk membuat laporan memerlukan waktu yang sangat lama. Dengan adanya permasalahan tersebut maka perlu adanya sistem informasi penerimaan siswa baru yang online, sehingga calon siswa tidak langsung datang ketempat pendaftaran serta mempermudahkan petugas dalam pembuatan laporan. adapun metode penelitian yang digunakan dalam peneitian ini yaitu pustaka, wawancara, observasi, analisis sitem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat membatu calon siswa baru dan petugas peerimaan siswa baru. Kata Kunci: Sistem Informasi PSB,Berbasis Web

5 NEW STUDENT RECEPTION INFORMATION SYSTEM (PSB) ONLINE IN SMK PGRI 1 LUBUKLINGGAU Adi Wijay 1, Alfiarini 2, Arie Yandi Saputra 3 1 Mahasiswa STMIK Bina Nusantara Jaya Lubuklinggau 2,3 Dosen STMIK Bina Nusantara Jaya Lubuklinggau Abstract Data processing admission of new students in SMK PGRI 1 Lubukliggau still done in conventional ie prospective applicants must come directly to the place of registration, then fill out the registration form and then the data registration is recorded on the books and preparing reports also using conventional recap so frequent loss archives as well as the time used to make a report requires a very long time. With the problems it is necessary for new admissions information system is online, so that prospective students do not immediately come to the place of registration as well as facilitate the officer in making the report. As for the research method used in this research literature, interviews, observation, system analysis, system design and system implementation. the existence of this research is expected to help prospective students and new admissions officers. keywords: PSB Information Systems, Web Based

6 SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU (PSB) ONLINE PADA SMK PGRI 1 LUBUKLINGGAU Adi Wijaya 1, Alfiarini 2, Arie Yandi Saputra 3 1 Mahasiswa STMIK Bina Nusantara Jaya Lubuklinggau 2,3 Dosen Tetap STMIK Bina Nusantara Jaya Lubuklinggau INTISARI Pengolahan data penerimaan siswa baru di SMK PGRI 1 Lubukliggau masih dilakukan secara konvesional yaitu calon pendaftar harus datang langsung ke tempat pendaftaran, kemudian mengisi formulir pendaftaran kemudian data-data pendaftaran dicatat pada buku-buku dan pembuatan laporan juga menggunakan rekaf yang konvesional sehingga sering terjadi hilangnya arsip serta waktu yang digunakan untuk membuat laporan memerlukan waktu yang sangat lama. Dengan adanya permasalahan tersebut maka perlu adanya sistem informasi penerimaan siswa baru yang online, sehingga calon siswa tidak langsung datang ketempat pendaftaran serta memperdahkan petugas dalam pembuatan laporan. adapun metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pustaka, wawancara, observasi, analisis sitem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat membantu calon siswa baru dan petugas penerimaan siswa baru. Kata Kunci: Sistem Informasi PSB,Berbasis Web PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat di era globalisasi saat ini dapat membantu dalam menghasilkan suatu sistem informasi secara cepat, dimana informasi tersebut sangat dibutuhkan dalam berbagai sektor yang akan mendukung perkembangan di segala bidang dan dapat membantu dalam pemecahan masalah untuk menghasilkan keputusan yang tepat. Penggunaan teknologi komputer berdampak juga pada dunia pendidikan terutama pada Penerimaan Siswa Baru (PSB) di berbagai sekolah. Penerimaan Siswa Baru yaitu merupakan rangkaian kegiatan yang mendukung kegiatan pokok lembaga pendidikan dalam rangka menyelenggarakan proses pendidikan. Adapun kegiatan ini berkenaan dengan proses penerimaan siswa baru, pendaftaran, tes atau seleksi penerimaan. Kegiatan ini dilaksanakan tepat pada tahun ajaran baru, dalam sistem ini data diolah dan ditujukan kepada masingmasing pihak yang berkepentingan dengan proses tersebut, antara lain kepala sekolah, siswa dan sekolah asal siswa LANDASAN TEORI

7 Ya Mulai Pengambilan Formulir Mengisi Formulir Syarat syarat pendaftaran Melengkapi syarat pendaftaran Ulangi No Ujian Tidak Pengumuman Informasi Lulus / Tidak Pengumuman hasil verifikasi Tidak Mulai Formulir Syarat Syarat pendaftaran Proses validasi Pemeriksaan Berkas No Ujian Data Hasil Ujian Pemeriksaan Hasil Ujian Proses Terima / Tidak Ya Sistem Informasi Menurut Hanif (2007:9) sistem didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabung satu sama lainnya untuk suatu tujuan bersama-sama. Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan suatu keputusan. Menurut Robert A. Lecitch dan K. Roscoe Davis yang telah di kutip dalam buku Jogiyanto H.M (2005 : 11) dalam bukunya menyebutkan : Sistem informasi adalah suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transakasi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyadiakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. menginputkan data pendaftaran ke dalam komputer untuk dilaporkan kepada kepala sekolah. CALON SISWA Gambar 1 Flow Of Document (FOD) Yang Berjalan Flow Of Document Yang Tawarkan Calon Siswa Sistem Panitia PSB Mulai Web PSB Mulai Kepala Sekolah Mulai Penerimaan Siswa Baru Mengisi Form Pendaftaran Form Pendaftaran Login Login Tidak Tidak Penerimaan siswa baru adalah proses pendaftaran, penyeleksian, siswa dari sekolah lama untuk menjadi siswa baru di satu sekolah dengan beberapa persyaratan yang telah ditentukan oleh sekolah. Penerimaan siswa baru merupakan salah satu kewajiban pihak sekolah dan Dinas Pendidikan setiap tahun ajaran baru. Upload persyaratan No Tes Informasi lulus / tidak Database Cek Data Pendaftar Pemeriksaan data pendaftar Cek Ya Cek Laporan Laporan Ya Secara umum pengolahan data siswa baru merupakan rangkaian kegiatan yang memproses data yang mendukung kegiatan pokok lembaga dalam rangka menyelenggarakan proses pendidikan. Kegiatan ini dilaksanakan tepat pada ajaran tahun baru ANALISIS DAN PERANCANGAN Flow Of Document Yang Berjalan Pada SMK PGRI 1 Lubuklinggau dalam proses penerimaan siswa baru semua berkas dicatat dan disimpan secara manual yaitu calon siswa datang langsung ke tempat pendaftaran kemudian calon menemui panitia untuk mengambil formulir pendaftaran lalu calon mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi syarat pendaftaran kemudian data-data pendaftaran diberikan kepada panitia lalu panitia membuatkan no ujian untuk calon siswa untuk mengikuti tes ujian masuk dan kwitansi sebagai tanda bukti biaya pendaftaran. Setelah calon siswa mengikuti tes ujian masuk sekolah data hasil tes diinputkan kedalam komputer untuk memberikan informasi kepada calon siswa untuk mengetahui hasil nilai dan informasi diterima atau tidaknya. Setelah pendaftaran berakhir panitia Input Data Syarat pendaftaran Input Data Hasil Tes Pada gambar diatas terlihat alur kerja sistem yang akan dibuat yang dimulai dari calon siswa melihat informasi penerimaan siswa baru melalui web sekolah kemudian calon siswa mengisi form pendaftaran sesuai ketentuan yang telah ditetapkan sistem kemudia panitia login pada sistem untuk dapat masuk ke halaman admin lalu panitia memeriksa data pendaftaran lalu panitia menginputkan data syarat pendaftaran calon Diagram Konteks CALON SISWA Data Pendaftaran Informasi Pendaftaran No Ujian Informasi Terima / Tidak Sistem PSB Berbasis Web PGRI 1 Lubuklinggau Cek Data Pendaftar Input Data Syarat Hak Akses Input Data Nilai Ujian Input Data Admin Input Data Berita Laporan Data Pendaftar Laporan Data Syarat Laporan Data Pendaftar Yang Lulus Laporan Pendaftar Berdasarkan Asal Sekolah KEPALA SEKOLAH

8 Kd_pendaftar ** Id_Berkas ** No_Ujian* Bahasa Indonesia MTK IPA Bobot Nilai Keterangan Kd Pendaftaran * Tgl Pendaftaran Nama Pendaftar Asal Sekolah Alamat Tempat Lahir PENDAFTAR Mempunyai NILAI I Nama Ayah Nama Ibu Pekerjaan Ayah Pekerjaan Ibu Syarat Pendaftaran Agama Mempunyai SYARAT Kd_pendaftar ** Id Berkas* Ket data nilai raport Ket data KK Ket Ijazah SMP Ket SKHU DIPERIKSA Nama Petugas Kode Pengguna Username* Password Level Gambar 3 Diagram Konteks Pada gambar diatas terlihat dengan jelas sistem penerimaan siswa baru yang akan dibuat adapun diatas terdapat 3 entitas entitas pertama panitia menginputkan data pengguna yang nantinya akan berguna untuk pengguna dapat mengakses sistem. Lalu [anitia menginputkan data berita informasi penerimaan siswa baru, kemudian pada entitas calon siswa dapat membuka sisten penerimaan untuk mnegetahui informasi penerimaan siswa baru calon langsung melakukan pendaftaran melalui web dengan mengisi form pendaftaran lalu data pendaftaran akan diverifikasi oleh panitia apabila data pendaftaran sudah sesuai dengan peraturan panitia akan memberikan no uian pada calon dan calon dapat mencetak no uian dan dibawa pada saat ujian. Setelah ujian selesai panitia akan menginputkan data hasil ujian untuk informasi lulus atau tidaknya. Pada entitas kepala sekolah dapat melihat hasil laporan penerimaan siswa baru. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Data Pendaftar Upload Syarat Pendaftar Pendaftar 4.1 Pendataan CALON SISWA Syarat Pendaftar Syarat No Ujian Periksa Syarat Pendaftar Input Data Nilai 4.2 Cetak Nomor Gambar 5 DFD Level 2 Entity Relationship Diagram (ERD) I M M i Data Flow Diagram (DFD) Level 1 CALON SISWA Data Pengguna 1 Pendataan Pengguna user user Pengguna - Informasi Pendaftaran - No Ujian - Informasi Terima / Tidak Data Informasi / Berita 2 Pendataan Informasi / Berita no_berita no_berita Informasi / Berita Gambar 6 Entity Relationship Diagram (ERD) Data Pendaftar 3 Pendataan Pendaftar Pendaftar IMPLEMENTASI Cek Data Pendaftar Input Data Syarat Input Data Nilai Laporan Data Pendaftar 4 Pendataan Syarat Pendaftar 5 Pendataan Nilai Syarat Nilai Arsitektur sistem merupakan suatu gambaran pelaku atau orang yang melakukan pemrosesan data dalam sistem PSB pada SMK PGRI 1 Kota Lubuklinggau dari alur sistem penerimaan siswa baru yang telah penulis buat. Gambar arsitektur sistem PSB ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini Laporan Data Syarat Laporan Data Pendaftar 6 Yang Lulus Pendataan Laporan Laporan Pendaftar Berdasarkan Asal Sekolah Gambar 4 DFD Level 1 Pada gambar diatas terdapat beberapa proses pendataan dalam sistem penerimaan siswa baru. Proses pendataan pertama yaitu pendataan pengguna dan disimpan pada tabel pengguna, proses ke dua proses pendataan berita yang akan disimpan pada tabel berita, proses ketiga pendataan calon pendaftar dan disimpan pada tabel calon pendaftar, proses ke empat yaitu proses pendataan syarat pendaftaran calon siswa dan disimpan pada tabel syarat pendaftaran, proses ke lima yaitu pendataan nilai hasil tes dan disimpan pada tabel nilai. Sedangkan proses yang terakhir yaitu proses pendataan laporan Halaman Menu Utama Halaman menu utama adalah halaman yang pertama kali muncul ketika pengunjung membuka situs Penerimaan Siswa Baru Pada SMK PGRI 1. Pada

9 halaman utama ini terdapat menu Beranda, Menu Profil, Menu Pendaftaran, menu Galeri Ekskul, menu Login Siswa dan Menu Login Admin. Gambar 8 Halaman Menu Utama Halaman menu utama adalah halaman yang pertama kali muncul ketika pengunjung membuka situs Penerimaan Siswa Baru Pada SMK PGRI 1. Pada halaman utama ini terdapat menu Beranda, Menu Profil, Menu Pendaftaran, menu Galeri Ekskul, menu Login Siswa dan Menu Login Admin. Gambar 10. Halaman Input Verifikasi Syarat Pendaftaran Pada halaman ini digunakan oleh administrator untuk melakukan penginputkan data dari hasil pemeriksaan berkas persyaratan pendaftar Pada halaman ini digunakan oleh administrator untuk melakukan penginputkan data dari hasil pemeriksaan berkas persyaratan pendaftar Gambar 11. Laporan data hasil seleksi Gambar 9. Halaman Pendaftar Halaman Input Verifikasi Syarat Pendaftaran Pada halaman ini digunakan oleh administrator untuk melakukan penginputkan data dari hasil pemeriksaan berkas persyaratan pendaftar. Halaman ini merupakan halaman laporan data yang melakukan pendaftaran, dalam laporan ini berisikan no, no pendaftaran, nama pendaftar, tempat tanggal lahir pendaftar, asal sekolah pendaftar, alamat dan no telepon

10 Gambar 12. Laporan data hasil seleksi Halaman ini merupakan halaman laporan data hasil seleksi pendaftaran, dalam laporan ini berisikan, no, nomor ujian, asal sekolah, nilai matematika, ipa, bahasa inggris, bahasa indonesia, total dan keterangan lulus atau tidaknya. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Dalam pembuatan Sistem Informasi Penerimaan siswa baru online ini maka penulis menarik beberapa kesimpulan, yaitu: 1. Dalam proses pendaftaran siswa baru masih dilakukan dengan cara mengisi formulir di sekolah. 2. Dibangun suatu sistem informasi PSB Online sehingga mempermudah dalam proses pendaftaran. 3. Dengan dibangunnya Sistem Informasi PSB Online ini, dapat dijadikan suatu media promosi bagi sekolah dan dapat digunakan untuk mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data laporan. Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan di atas, maka saran yang ingin penulis sampaikan yaitu : 1. Sistem ini nantinya dapat melakukan tes secara online. 2. Sistem ini juga dapat memberikan informasi data alumni. 3. Sistem ini dapat dikembangkan oleh adik tingkat selanjutnya dengan teknologi yang lebih baru. DAFTAR PUSTAKA Berlianto S Ricky. 2003, Panduan praktis internet Plus, Perpustakaan nasioanal: Jambi. Jogiayanto. 1989, Analisis & Desain Sitem Informasi Pendekatan struktur Teori Praktik aplikasi Bisnis, CV Andi Offset: Yogyakarta. Pratama Bagus. 2006, Internet untuk orang awam, Maxikom: Palembang. Raharjo Budi. 2010, Modul Pempograman WEB ( HTML, PHP, & MySQL), Modula: Bandung. Soekirno Harimurti. 2005, Cara mudah menginstal Web Server Berbasis Windows Server 2003, PT. Elex Media Komputindo: Jakarta. Sulastiono Agus. 2008, Managemen Penyelenggaraan Hotel, Alfabeta: Bandung. (