PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SISWA SMA NEGERI BERBASIS WEB PADA DINAS PENDIDIKAN KOTA BINJAI

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SISWA SMA NEGERI BERBASIS WEB PADA DINAS PENDIDIKAN KOTA BINJAI LAPORAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III oleh WENTY VENTIANY BR SIBURIAN NIM : PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK KOMPUTER DAN INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI MEDAN 2014

2 ABSTRAK Dinas Pendidikan Kota Binjai merupakan penyelenggaraan tugas dan fungsi pendidikan di kota Binjai. Dengan tugas tersebut maka Dinas Pendidikan kota Binjai memiliki banyak data siswa SMA yang perlu untuk disimpan dan diolah. Namun pendataan siswa SMA yang dilakukan di kantor Dinas Pendidikan kota Binjai masih secara manual sehingga membutuhkan banyak penggunaan kertas dan menjadi sangat lambat. Selain itu, sering juga terjadi kesalahan data sehingga sekolah harus mengirim ulang data siswa yang akan membutuhkan lebih banyak kertas dan waktu yang terbuang. Dengan demikian Dinas Pendidikan Kota Binjai saat ini harus mengetahui bagaimana cara merancang dan membangun Sistem Informasi Pendataan Siswa Berbasis Web. Tugas Akhir yang berjudul Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA Negeri Berbasis Web Pada Dinas Pendidikan Kota Binjai ini dirancang dan dibangun dengan menggunakan script PHP, MySQL sebagai database dan Apache sebagai web server. Adapun tugas akhir ini bertujuan untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan program pendidikan diploma 3 pada Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan, mengubah sistem pendataan lama yang menggunakan kertas menjadi sistem informasi pendataan siswa berbasis web. Hasil yang diperoleh berupa sistem informasi pendataan siswa berbasis web yang dapat mempermudah dan mempercepat proses pendataan siswa SMA negeri di kota Binjai. Keyword: Web, Script PHP, MySQL, Apache, Web Server

3 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan anugerah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Manajemen Informatika Jurusan Teknik Komputer dan Informatika. Dalam kasus ini saya membahas Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA Negeri Berbasis Web Pada Dinas Pendidikan Kota Binjai. Pada Kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Syahruddin, S.T.,M.T selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Ferry Fachrizal, S.T.,M.Kom selaku Ketua Jurusan Teknik Komputer dan Informatika. 3. Julham,S.T.,Kom selaku Kepala Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan 4. Habibi Ramdani Safitri, S.Kom.,M.Kom selaku dosen pembimbing yang telah memberikan arahan, bimbingan serta menyediakan waktu sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 5. Seluruh staf pengajar pada Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan. 6. Pihak Dinas Pendidikan Kota Binjai yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset. 7. Kedua orangtua penulis, ayah Denton Siburian S.Sos dan ibu Rosina br Sinulingga Spd.,MAP yang tak hentinya memberikan doa dan dukungan baik dari segi moril maupun materil. Kakak dan adik penulis, Dena Yossy br

4 Siburian, Yana Novalin br Siburian dan Rianli Dio Bastanta Siburian yang sering memberikan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 8. Ariama Susanti, selaku Administrasi Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan, yang telah banyak membantu penulis untuk keperluan administrasi Laporan Tugas Akhir ini. 9. Seluruh teman-teman MI-6B khususnya Vieska Shinura, Hana Carlyse, Lisa Liana dan Ondang Pakpahan yang telah banyak membantu dan memberikan semangat kepada penulis. Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis menyadari begitu banyak kekurangan dan kesalahan baik dalam penyajian maupun penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari para pembaca demi penyempurnaan Laporan Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa pun yang membacanya. Medan, 2 Agustus 2014 Penulis Wenty Ventiany br Siburian NIM

5 DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN... i LEMBAR PENGESAHAN... ii ABSTRAK... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR TABEL xv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Permasalahan Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan dan Manfaat Penulisan Tujuan Penulisan Manfaat Penulisan Metode Pelaksanaan Tugas Akhir Persiapan Analisa Sistem Perancangan Sistem Pembuatan Sistem Pengujian Sistem... 5

6 1.5 Sistematika Penulisan... 6 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori Konsep Dasar Sistem Konsep Dasar Informasi Konsep Dasar Sistem Informasi Analisis Sistem Data Flow Diagram Flowchart Kamus Data World Wide Web HTML PHP Cascading Style Sheet (CSS) XAMPP MySQL Database Relasi Antar Tabel Normalisasi Adobe Dreamweaver Gambaran Umum Perusahaan Visi dan Misi Dinas Pendidikan Kota Binjai Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pendidikan Kota Binjai. 19

7 2.2.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem yang Berjalan Analisis Input Analisis Proses Analisis Output Evaluasi Sistem Berjalan Perancangan Sistem Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks DFD (Data Flow Diagram) Level DFD (Data Flow Diagram) Level Spesifikasi Proses Rancangan Output Rancangan Input Rancangan Database Kamus Data Normalisasi Tabel Struktur Tabel Relasi Antar Tabel Struktur User Interface AlgoritmaPemrograman BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

8 4.1 Pembahasan Hasil Sistem Halaman Awal Halaman Profil Halaman kontak Halaman Login Halaman Home Pegawai Dinas Halaman Manajemen User Halaman Input Berita Halaman Manajemen Modul Halaman Manajemen Sekolah Halaman Sekilas Info Halaman Input Kepala Sekolah Halaman Home TU Sekolah Halaman Input Data Sekolah Halaman Ganti Password Halaman Laporan Halaman Output (Laporan) Studi Kelayakan Sistem Kelayakan Teknik Kelayakan Ekonomi Kebutuhan Operasi Sistem Kelebihan dan Kekurangan Sistem Kelebihan Sistem... 90

9 4.3.2 Kekurangan Sistem BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

10 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 One to One Relationship Gambar 2.2 One to Many Relationship Gambar 2.3 Many to Many Relationship Gambar 2.4 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kota Binjai Gambar 3.1 Form Input Pendataan Siswa yang sedang berjalan Gambar 3.2 Flowmap Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA yang sedang berjalan Gambar 3.3 Form output Pendataan Siswa yang sedang berjalan Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA di Dinas Pendidikan Kota Binjai yang diusulkan Gambar 3.5 DFD Level 0 Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA di Dinas Pendidikan Kota Binjai yang diusulkan Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses 2 Mengelola Data User Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 3 Mengelola Data Modul Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses 4 Mengelola Data Sekilas Info Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses 5 Mengelola Data Sekolah Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 6 Mengelola Data Berita Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses 7 Mengelola Data Kepala Sekolah Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses 8 Mengelola Data Siswa Gambar 3.13 Rancangan Output Halaman Utama Website Gambar 3.14 Rancangan Laporan Siswa SMA di Kota Binjai... 40

11 Gambar 3.15 Rancangan Halaman Login Gambar 3.16 Rancangan Input Data Sekolah Gambar 3.17 Rancangan Input Berita Gambar 3.18 Rancangan Input Data User Gambar 3.19 Rancangan Input Data Siswa Gambar 3.20 Rancangan Sekilas Info Gambar 3.21 Rancangan Ganti Password Gambar 3.22 Rancangan Halaman Modul Gambar 3.23 Rancangan Halaman Input Kepala Sekolah Gambar 3.24 Relasi Antar Tabel Gambar 3.25 User Interface Halaman Utama Gambar 3.26 User Interface Sekolah SMA Negeri di Kota Binjai Gambar 3.27 User Interface Pegawai Dinas Gambar 3.28 Flowchart Login Pegawai Dinas Gambar 3.29 Flowchart Akses Data Pegawai Dinas Gambar 3.30 Flowchart Manajemen User Gambar 3.31 Flowchart Olah Berita Gambar 3.32 Flowchart Manajemen Modul Gambar 3.33 Flowchart Manajemen Sekolah Gambar 3.34 Flowchart Sekilas Info Gambar 3.35 Flowchart Input Kepala Sekolah Gambar 3.36 Flowchart Login TU Sekolah Gambar 3.37 Flowchart Akses Data TU Sekolah... 61

12 Gambar 3.38 Flowchart Ganti Password Gambar 3.39 Flowchart Input Data Siswa Gambar 4.1 Halaman Awal Gambar 4.2 Halaman Berita Gambar 4.3 Halaman Visi Misi Dinas Pendidikan Kota Binjai Gambar 4.4 Halaman Struktur Organisasi Kantor Dinas Pendidikan Kota Binjai Gambar 4.5 Halaman Kontak Gambar 4.6 Halaman Login Gambar 4.7 Halaman Gagal Login Gambar 4.8 Halaman Home Pegawai Dinas Gambar 4.9 Halaman Manajemen User Gambar 4.10 Halaman Tambah User Gambar 4.11 Halaman Edit User Gambar 4.12 Halaman Input Berita Gambar 4.13 Halaman Tambah Berita Gambar 4.14 Halaman Hapus Berita Gambar 4.15 Halaman Manajemen Modul Gambar 4.16 Halaman Tambah Modul Gambar 4.17 Halaman Edit Modul Gambar 4.18 Halaman Hapus Modul Gambar 4.19 Halaman Manajemen Sekolah Gambar 4.20 Halaman Tambah Sekolah... 76

13 Gambar 4.21 Halaman Edit Sekolah Gambar 4.22 Halaman Hapus Sekolah Gambar 4.23 Halaman Sekilas Info Gambar 4.24 Halaman Tambah Sekilas Info Gambar 4.25 Halaman Edit Sekilas Info Gambar 4.26 Halaman Hapus Sekilas Info Gambar 4.27 Halaman Input Kepala Sekolah Gambar 4.28 Halaman Tambah Kepala Sekolah Gambar 4.29 Halaman Edit Kepala Sekolah Gambar 4.30 Halaman Hapus Kepala Sekolah Gambar 4.31 Halaman Home TU Sekolah Gambar 4.32 Halaman Input Data Siswa Gambar 4.33 Halaman Tambah Data Siswa Gambar 4.34 Halaman Edit Data Siswa Gambar 4.35 Halaman Hapus Data Siswa Gambar 4.36 Halaman Ganti Password Gambar 4.37 Halaman Edit Ganti Password Gambar 4.38 Halaman Laporan Gambar 4.39 Hasil Output (Laporan) Gambar 4.40 Cetak Laporan... 89

14 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Simbol Kamus Data Tabel 3.1 Spesifikasi Proses Tabel 3.2 Kamus Data Tabel 3.3 Tabel Un-Normal Tabel 3.4 Tabel 1-NF Tabel 3.5 Tabel 2-NF Tabel 3.6 Tabel Normal Tabel 3.7 Tabel Users Tabel 3.8 Tabel Artikel Tabel 3.9 Tabel Sekolah Tabel 3.10 Tabel Siswa Tabel 3.11 Tabel Modul Tabel 3.12 Tabel Sekilasinfo Tabel 3.13 Tabel kepsek... 54

15 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Dinas Pendidikan Kota Binjai merupakan penyelenggaraan tugas dan fungsi pendidikan di kota Binjai. Dengan tugas tersebut maka Dinas Pendidikan kota Binjai memiliki banyak data yang harus diolah, salah satunya yaitu data siswa SMA yang perlu untuk disimpan dan diolah. Namun pendataan siswa SMA yang dilakukan di kantor Dinas Pendidikan kota Binjai masih secara semi komputerisasi yang membutuhkan banyak penggunaan kertas dan menjadi sangat lambat. Selain dari pada itu, sering juga terjadi kesalahan data sehingga sekolah harus mengirim ulang data siswa yang akan membutuhkan lebih banyak kertas dan waktu yang terbuang. Dengan lambatnya proses pendataan siswa maka akan memperlambat proses pengambilan kebijakan yang dilakukan Dinas Pendidikan kota Binjai. Dengan keadaan seperti ini maka diperlukan adanya sistem yang mampu memenuhi kebutuhan akan pelayanan yang cepat dan tepat. Dengan penggunaan sistem informasi, dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem pendataan siswa baru. Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka penulis akan merancang dan membuat sebuah sistem informasi pendataan siswa sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi Dinas Pendidikan kota Binjai. Oleh karena itu, penulis membuat Tugas Akhir dengan judul Perancangan dan Pembuatan

16 Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA Negeri Berbasis Web Pada Dinas Pendidikan Kota Binjai. 1.2 RUANG LINGKUP PERMASALAHAN Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah dari tugas akhir ini adalah bagaimana merancang sistem informasi pendataan siswa SMA negeri berbasis web pada Dinas Pendidikan Kota Binjai dan bagaimana membuat sistem informasi pendataan siswa SMA negeri berbasis web pada Dinas Pendidikan Kota Binjai Batasan Masalah Agar pembahasan lebih terfokus, maka batasan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut. 1. Sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan Adobe Dreamweaver CS5 sebagai development tool. 2. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk membangun sistem informasi ini adalah PHP (Hypertext Prepocessing) serta menggunakan database MySQL. 3. Sistem informasi ini hanya mendata serta menampilkan informasi siswa SMA negeri di kota Binjai. 1.3 TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan ini adalah sebagai berikut.

17 1. Merancang sistem informasi pendataan siswa SMA negeri berbasis web pada Dinas Pendidikan Kota Binjai. 2. Membuat sistem informasi pendataan siswa SMA negeri berbasis web pada Dinas Pendidikan Kota Binjai Manfaat Penulisan Adapun manfaat penulisan ini dapat diimplementasikan oleh Dinas Pendidikan Kota Binjai sebagai berikut: 1. Dengan sistem yang lebih terintegrasi dan dikelola dengan baik, dapat mempermudah pegawai dinas untuk melihat informasi mengenai siswa SMA negeri di kota Binjai. 2. Mempercepat proses pendataan siswa dan meminimalkan terjadinya kesalahan data. 3. Menghasilkan pendataan yang lebih efisien dan efektif. 1.4 METODE PELAKSANAAN TUGAS AKHIR Persiapan Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, kegiatan yang akan penulis lakukan antara lain: 1. Menghubungi Dinas Pendidikan kota Binjai sebagai objek pembuatan Tugas Akhir. 2 Merancang dan membuat Sistem Informasi Pendataan Siswa di instansi tersebut.

18 1.4.2 Analisa Sistem Proses mempelajari sistem yang sedang berjalan untuk mendapatkan data atau informasi yang digunakan dalam mendesain dan membangun sistem 1. Studi Literatur (Studi Kepustakaan) Mencari teori yang mendukung penyelesaian Tugas Akhir ini, seperti teori tentang sistem, informasi, sistem informasi, HTML, PHP, XAMPP, adobe dreamweaver, MYSQL, DFD (Data Flow Diagram), relasi antar tabel. 2. Studi Lapangan a. Observasi (Pengamatan) Observasi adalah suatu pengamatan langsung suatu objek yang akan diteliti dalam waktu singkat dan bertujuan untuk mendapat gambaran mengenai objek penelitian. Maka dari itu penulis akan melakukan pengamatan terhadap Dinas Pendidikan kota Binjai untuk mengetahui proses pendataan siswa yang dilakukan oleh Dinas Pendidikan Kota Binjai. b. Sampling Sampling adalah mengumpulkan data dengan cara mengambil data dari catatan dan dokumentasi yang sesuai dengan masalah yang di teliti. Dengan teknik ini, Penulis mengambil contoh dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan perancangan dan pembuatan sistem informasi pendataan ini. c. Interview ( wawancara ) Penulis melakukan interview ( wawancara ) untuk mendapatkan penjelasan dari masalah-masalah yang sebelumnya kurang jelas dan untuk meyakinkan bahwa data yang diperoleh / dikumpulkan benar - benar akurat.

19 1.4.3 Perancangan Sistem Setelah mendapatkan informasi yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah melakukan perancangan sistem informasi. Adapun perancangan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) 2. Perancangan Kamus Data 3. Perancangan Output 4. Perancangan Struktur Database 5. Perancangan Input 6. Perancangan User Interface 7. Perancangan Algoritma Pemrograman Pembuatan Sistem Melalui hasil perancangan, penulis akan membuat sistem informasi pendataan siswa SMA yang dapat dimanfaatkan oleh Dinas Pendidikan Kota Binjai meliputi pembuatan database dan interface sistem Pengujian Sistem Setelah pembuatan sistem, maka penulis akan melakukan pengujian sistem untuk mengetahui apakah sistem yang dibangun dapat berjalan dengan baik, terutama untuk mengetahui apakah proses pendataan sudah dapat menghasilkan informasi yang benar.

20 1.5 SISTEMATIKA PENULISAN Berikut ini adalah sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi penjelasan mengenai latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat tugas akhir serta metode pelaksanaan tugas akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi landasan teori yang menjadi referensi utama dalam penulisan tugas akhir. Teori yang dibahas berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibuat dan juga yang digunakan untuk kepentingan analisis dan perancangan sistem informasi. BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas analisis dan perancangan sistem. Tahap analisis menggambarkan dan menjabarkan kegiatan yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan. Sedangkan pada tahap perancangan menggambarkan sistem yang akan dibuat secara terperinci seperti output, database, input, algoritma pemrograman, dan lain lain. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas hasil dari sistem informasi yang penulis buat dengan menampilkan semua form dari setiap tahapan sistem. Sedangkan pada tahap pembahasan, penulis akan menjabarkan fungsi setiap tahapan sistem serta kelebihan dan kekurangan sistem tersebut.

21 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas mengenai hasil akhir dari tugas akhir penulis dalam simpulan dan saran yang berisi masukan masukan untuk mengembangkan dan melengkapi sistem informasi yang sudah dibangun di masa mendatang.