APLIKASI PERENCANAAN BIAYA PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SOFTWARE BERBASIS ACTIVITY-BASED COSTING

Transkripsi

1 APLIKASI PERENCANAAN BIAYA PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SOFTWARE BERBASIS ACTIVITY-BASED COSTING Panca Rahardiyanto1), Rully Soelaiman2) 1) Jurusan Manajemen Teknologi Informasi, MMT-ITS Surabaya, 2) Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya, ABSTRAK Dalam pengembangan dan implementasi software dibutuhkan adanya perencanaan biaya untuk mengetahui besar biaya yang dibutuhkan dalam pembuatan software, hal ini sangat bermanfaat untuk penentuan harga software maupun untuk mengetahui ketercukupan anggaran dalam pengembangan software dengan model inhouse. Perkiraan dalam perencanaan biaya yang tepat dan akurat sangat dibutuhkan dalam ketepatan dan keakuratan suatu keputusan. Pada penelitian ini digunakan pendekatan Activity-based Costing untuk merencanakan biaya pengembangan dan implementasi software. Activity-based Costing adalah suatu pendekatan umum dalam akuntansi biaya sehingga akan lebih dimengerti oleh pihak manajemen tingkat atas maupun manajer departemen. Dengan pendekatan Activity-based costing terhadap pengembangan dan implementasi software lebih memberikan hasil estimasi terhadap biaya proyek secara maksimal karena akan melihat secara menyeluruh tiap-tiap aktivitas yang terjadi dalam proses pengembangan dan implementasi software. Serta melihat dengan detil aktivitas mana saja yang menjadi cost driver untuk menjadi perhatian dalam proses estimasi biaya. Dengan mengacu pada model dan contoh kasus yang ada dapat dibuat suatu aplikasi perencanaan biaya dengan berbasis Activity-based Costing yang akan menghasilkan estimasi biaya total proyek dari tiap-tiap aktivitas yang ada. Kata kunci: Activity-Based Costing, Software, estimasi, cost driver PENDAHULUAN Latar Belakang Saat ini software sudah menjadi kebutuhan utama bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Perencanaan biaya pengembangan suatu software juga dibutuhkan dalam perencanaan proyek software, alokasi sumber daya dan penganggaran di departemen Teknologi Informasi serta penentuan apakah pengembangan software perlu dilakukan secara out-sourcing atau tidak. Perencanaan biaya yang tidak tepat dapat mengakibatkan kelebihan atau kekurangan biaya dari anggaran, hal ini tentu sangat mempengaruhi dalam manajemen dan pengorganisasian suatu software. Model perencanaan software yang ada saat ini kebanyakan menitikberatkan pada perkiraan waktu pengembangan software. Beberapa pendekatan yang umum bahkan menghitung perkiraan waktu total proyek dan mengasumsikan bahwa perkiraan yang tepat terhadap waktu pengerjaan proyek software secara otomatis akan mempengaruhi ketepatan dalam memperkirakan biaya pengembangan software itu sendiri. Asumsi seperti ini tidak sepenuhnya salah tetapi akan kurang tepat bila kita melihat lebih detil

2 pada setiap aktivitas pengembangan software itu sendiri. Setiap aktivitas membutuhkan biaya yang berbeda dengan aktivitas yang lain, beberapa aktivitas memerlukan biaya yang lebih banyak dibandingkan aktivitas yang lain. Sebagai contoh biaya satu orang tenaga manajemen proyek dalam suatu aktivitas tentu berbeda dengan biaya satu tenaga programmer untuk aktivitas yang berbeda. Hal ini dikarenakan aktivitas yang dilakukan masing-masing berbeda, baik kompleksitas maupun pengalaman kerja. Activity-based Costing (ABC) adalah sebuah pendekatan yang terintegrasi untuk melakukan estimasi pada dua aspek baik waktu maupun biaya dengan cara yang lebih sederhana dan berbasis kontekstual melakukan estimasi berdasarkan aktivitas. Dengan pendekatan Activity-based costing terhadap pengembangan dan implementasi software diharapkan dapat lebih memberikan hasil estimasi terhadap biaya proyek dengan lebih maksimal karena akan melihat secara menyeluruh tiap-tiap aktivitas yang terjadi dalam proses pengembangan dan implementasi software. Serta melihat dengan detil aktivitas mana saja yang menjadi cost driver untuk menjadi perhatian dalam proses estimasi biaya. Dalam penelitian ini akan diujicoba suatu mekanisme untuk merencanakan biaya pengembangan dan implementasi software dengan menggunakan pendekatan ActivityBased Costing. Sehingga diharapkan hasil perencanaan biaya lebih mendekati kondisi yang sebenarnya. Perumusan Masalah Berdasarkan kebutuhan diatas, berikut ini pokok perumusan masalah yang ada pada penelitian ini: Bagaimana mengimplementasikan model sesuai paper yang dirujuk menjadi sebuah aplikasi estimasi biaya pengembangan dan implementasi software. Bagaimana melakukan pengujian untuk menentukan kebenaran berdasarkan data yang dimasukkan pada aplikasi. Asumsi Berikut ini beberapa batasan masalah yang terdapat dalam penelitian ini: Biaya software yang dihitung disini adalah total keseluruhan biaya dalam proyek pengembangan software dengan melihat pada aktivitas berdasarkan peran dari masing-masing personil yang terlibat dalam proyek. Total biaya software yang dihitung meliputi biaya-biaya untuk: manajemen proyek, analisa kebutuhan, desain sistem, pembuatan program, software testing, dan proses implementasi. Tujuan Berikut ini beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan penelitian ini: Membangun aplikasi estimasi biaya pengembangan dan implementasi software berdasarkan model sesuai paper yang dirujuk. Melakukan pengujian untuk menentukan kebenaran dari aplikasi yang dibuat. KAJIAN PUSTAKA Activity-Based Costing Menurut Blocher (2005) Activity-Based Costing(ABC) adalah pendekatan perhitungan biaya yang membebankan biaya sumber daya ke obyek biaya seperti produk, jasa atau pelanggan berdasarkan aktivitas yang dilakukan untuk obyek biaya C-13-2

3 tersebut. Dasar pemikiran pendekatan perhitungan biaya ini adalah bahwa produk atau jasa perusahaan merupakan hasil dari aktivitas dan aktivitas tersebut menggunakan sumber daya yang menyebabkan timbulnya biaya. Biaya dari sumber daya dibebankan ke aktivitas berdasarkan aktivitas yang menggunakan atau mengkonsumsi sumber daya (penggerak konsumsi sumber daya) dan biaya dari aktivitas dibebankan ke obyek biaya berdasarkan aktivitas yang dilakukan untuk obyek biaya (penggerak konsumsi aktivitas). ABC mengakui hubungan sebab akibat atau hubungan langsung antara biaya sumber daya, penggerak biaya, aktivitas, dan obyek biaya dalam membebankan biaya pada aktivitas dan kemudian pada obyek biaya. Berikut adalah langkah untuk mendesain ABC, yaitu : 1. Identifikasi Biaya dan Aktivitas Sumber Daya 2. Bebankan Biaya Sumber Daya pada Aktivitas 3. Bebankan Biaya Aktivitas pada Objek Biay Activity-Based Costing pada Pengembangan Software Pendekatan Activity-based Costing bisa dilakukan untuk merencanakan biaya dalam pengembangan software. Dimana pada pengembangan software ini ABC difokuskan pada setiap aktivitas dalam proses pengembangan software, dengan demikian dapat memberikan data yang detail terhadap pihak manajemen untuk bisa melakukan pengawasan dan evaluasi kinerja berdasarkan aktivitas. Menurut Ooi dan Soh (2003) ABC memiliki kelebihan dibandingkan cara perencanaan biaya yang lain seperti COCOMO(Constructive Cost Models) ataupun FPA(Function Point Analysis) dimana ABC bisa membedakan tipe-tipe dari sumber daya dan bisa mengasosiasikan biaya yang dibutuhkan oleh sumber daya dengan setiap aktivitas yang ada. Selain itu ABC lebih mudah dimengerti oleh pihak manajemen tingkat atas maupun manajer departemen karena ABC adalah pendekatan yang umum dan banyak digunakan dalam akuntansi biaya. METODA DAN DISKUSI Metoda Penelitian Metoda penelitian digunakan sebagai kerangka atau urutan langkah kerja yang telah dilakukan selama penelitian ini. Secara garis besar, berikut ini langkah-langkah kerja yang dilakukan antara lain sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi permasalahan yang akan diselesaikan. 2. Merumuskan masalah berdasarkan hasil identifikasi permasalahan yang ada. 3. Menetapkan tujuan penelitian yang diharapkan pada penelitian ini. 4. Melakukan studi literatur khususnya yang berhubungan dengan Activity-Based Costing secara umum, dan Activity-Based Costing pada pengembangan software. 5. Penulisan model pengukuran data penelitian berdasarkan paper yang dirujuk. 6. Melakukan implementasi terhadap model penelitian dan desain data dengan membuat aplikasi perencanaan biaya pengembangan dan implementasi software berbasis Activity-Based Costing. 7. Melakukan ujicoba terhadap aplikasi yang dibangun 8. Menyimpulkan seluruh rangkaian proses penelitian, baik terhadap hasil yang diperoleh maupun kendala yang dihadapi serta pemberian saran untuk penelitian lanjutan dimasa mendatang. C-13-3

4 Langkah-langkah kerja tersebut akan diilustrasikan pada bagan alir seperti pada gambar 3.1. Selanjutnya akan dijelaskan secara rinci tentang urutan langkah-langkah yang dilakukan pada penelitian ini seperti yang terlihat pada gambar 3.1 untuk menghasilkan suatu aplikasi perencanaan biaya pengembangan dan implementasi software berbasis Activity-Based Costing. HASIL DAN DISKUSI Studi Kasus Studi kasus yang digunakan pada penelitian ini adalah studi kasus sesuai dengan studi kasus pada paper yang menjadi rujukan utama. Dimana pada paper tersebut studi kasus dilakukan pada sebuah perusahaan finansial yang terkemuka yang mempunyai banyak proyek pengembangan dan implementasi software. Dari perusahaan tersebut dipilih dua puluh dua proyek pengembangan dan implementasi software. Pemilihan proyek berdasarkan pada kelengkapan data pencatatan waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek. Dari kedua puluh dua proyek yang dijadikan studi kasus tersebut terdiri dari lima proyek berupa in-house enhancement, sembilan proyek berupa in-house development, dan delapan lainnya berupa package project(software package). Dimana dari semua tersebut diatas lima proyek adalah berbentuk host-based system dan tujuh belas lainnya berbentuk client-server system. Proyek yang dipilih memiliki total nilai man-day antara 49 sampai 2640, dengan rata-rata total man-day adalah 651. Sebenarnya jumlah sampel yang diharapkan lebih besar tetapi peneliti mengalami keterbatasan dalam memilih proyek pengembangan software karena kebanyakan proyek pengembangan software memakan waktu yang cukup lama dan biasanya dalam satu perusahaan tidak banyak berjalan proyek secara pararel, hal ini menyulitkan jika harus dianalisis dalam suatu periode tertentu untuk penelitian. Gambar 1. Bagan Alir Metodologi C-13-4

5 Pengumpulan Data Pengumpulan data pada studi kasus di paper utama yang dirujuk dilakukan dengan cara mempelajari general ledger dan laporan-laporan human resource untuk mengetahui struktur organisasi, pengaturan staf dan struktur gaji. Selain itu juga dipelajari manual dari pengembangan software untuk mengetahui aktivitas apa saja yang terkait dalam setiap proyek pengembangan software. Kemudian juga dilakukan wawancara terhadap dua orang staf bagian process quality dan dua orang manajer proyek untuk mengkonfirmasikan semua aktivitas yang telah dipelajari. Selanjutnya dari data yang ada dibuat suatu prototipe dari Activity-based Costing berdasarkan data yang diambil dari dua proyek pengembangan software. Kemudian prototipe yang ada tersebut didiskusikan secara bersama dengan pihak manajemen, manajer proyek, manajer quality assurance, dan bagian akuntan untuk mengklarifikasikan perihal resource pools, aktivitas dan cost driver. Dari protitipe yang sudah dibuat kemudian dilakukan wawancara dengan dua puluh manajer proyek dari dua puluh proyek sisanya. Hal ini dilakukan untuk menyaring atau memperhalus prototipe yang ada terutama tentang aktivitas yang dilakukan dan cost driver yang ada di tiap proyek. Selanjutnya dilakukan driver counts dan analisis project time sheets untuk kedua puluh proyek tersebut. Kemudian mengumpulkan informasi kualitatif terkait dengan masing-masing proyek secara individu untuk memisahkan ketidaksesuaian. Satu kelebihan dari pendekatan yang digunakan dalam paper yang digunakan sebagai rujukan utama ini adalah penggunaan 2 model data yaitu kuantitatif dan kualitatif. Data kuantitatif didapat dari time sheets, financial accounts dan driver counts sedangkan data kualitatif didapatkan dari wawancara dan diskusi untuk menentukan aktivitas dan cost driver. Analisis data Proses analisis data yang dilakukan dalam paper utama yang dirujuk adalah terdiri dari empat tahap yaitu antara lain : 1. Analisis Biaya Menghasilkan analisis resource pools, total cost untuk tiap resource, identifikasi macam aktivitas, total cost untuk tiap aktivitas dan activity cost per hari. 2. Analisis Cost Driver Menghasilkan laporan tentang macam-macam cost driver dari tiap aktivitas, menentukan driver rates, dan estimasi dari total man-days yang dibutuhkan berdasarkan jumlah driver yang ada. 3. Estimasi menggunakan model ABC Menghasilkan hasil estimasi dari model yang telah ada, dengan diukur terlebih dahulu keakuratan hasil estimasinya. 4. Analisis varian Membandingkan antara budgeted time dengan actual time, dan budgeted cost dengan actual cost untuk tiap aktivitas yang ada dan melihat total variance. Alur Proses Aplikasi Alur proses aplikasi bisa dilihat pada gambar 2. C-13-5

6 M u la i In p u t a n n u a l c o s t p e r r e s o u r c e In p u t a n n u a l T o ta l M a n - d a y s p e r r e s o u r c e In p u t e s tim a s i ju m la h tia p c o s t d r iv e r H itu n g H itu n g c o s t p e r m a n - d a y s a k tiv ita s u n tu k d e n g a n m o d e l A B C u n tu k m a n - d a y s p e r a k tiv ita s tia p e s tim a s i T a m p ilk a n h a s il p e r h itu n g a n d ile n g k a p i g r a fik H itu n g p e r e n c a n a a n b ia y a p e r a c tiv ita s d a n to ta l c o s t u n tu k p r o y e k S im p a p e r h it d a la m e x n h a s il u n g a n fo r m a t c e l S e le s a i Gambar 2. Flowchart proses aplikasi perencanaan biaya Implementasi Aplikasi Dalam aplikasi yang dibuat ini semua formulasi yang digunakan mengacu pada paper yang menjadi rujukan utama. Model ABC untuk pengembangan dan implementasi software yang digunakan bisa dilihat pada gambar 2.2. Dimana pada gambar tersebut terlihat struktur dari model ABC secara lengkap yang terdiri dari resource pools, cost allocation, activities, cost driver dan kaitannya dengan masing-masing proyek. Masing-masing dari struktur tersebut bisa dijelaskan sebagai berikut : (1) Resource pool, terdiri dari 5 yaitu : Project manager, System analyst, Programmer, Business analyst, Development support. (2) Aktivitas, terdiri dari 10 yaitu : Project management, Requirement Analysis, Detailed design, Programming back-end, System testing, User acceptance testing, User procedures dan training, Migration, conversion dan rollout, dan Post implementation review. (3) Cost driver, terdiri dari 6 macam yaitu : Project duration, Project type, Number of Functions, Number of Back-end program, Number of screens dan Number of files. Menghitung Cost Per Man-Day Tiap Aktivitas Pada proses ini perhitungan cost per man-day tiap aktivitas dilakukan berdasarkan rata-rata prosentase dari waktu yang dibutuhkan oleh masing-masing resource pool. Detil tentang rata-rata prosentase dari waktu yang dibutuhkan oleh resource pool di tiap aktivitas bisa dilihat pada tabel 4.1. Rata-rata prosentase untuk resouce pool development support sama dengan rata-rata total project time karena development support digunakan terus selama berlangsungnya proyek. Berdasarkan rata-rata prosentase yang ada jika dihitung dengan annual mandays dan annual cost untuk tiap resource pool maka bisa didapatkan man-days yang digunakan resource pool per aktivitas dan cost allocated dari tiap resource pool per aktivitas. Kemudian dari keduanya yaitu cost allocated dibagi dengan jumlah man-days yang digunakan resource pool per aktivitas bisa didapatkan cost per man-days dari tiap resource pool. Apabila semua cost per man-day tiap resource pool dari satu aktivitas tertentu dijumlahkan maka akan dihasilkan total cost per man-days dari tiap aktivitas. Hasil rekap dari semua perhitungan diatas bisa dilihat pada tabel 4.1 dimana akan terlihat jelas total cost per man-days dari semua aktivitas yang ada. C-13-6

7 Tabel 1. Rekap Cost Allocation Dari Resource Pools Terhadap Aktivitas No Activity Project Management Requirement Analysis Detailed Design Programming Front-end Programming Back-end System Testing User Acceptance Testing User Procedures & Training Migration, Conversion & Rollout Post Implementation Review Total of Project cost per day Cost per man-day $ 620 $ 480 $ 529 $ 315 $ 351 $ 443 $ 387 $ 384 $ 494 $ 451 $ Menghitung Estimasi Total Man-Days Per Aktivitas Proses estimasi total man-days per aktivitas diawali dengan mengidentifikasi semua cost driver untuk tiap aktivitas. Untuk menganalisa cost driver digunakan stepwise regression yang dijalankan pada setiap aktivitas yang ada, dengan actual time spent sebagai dependent variable dan cost driver yang berpengaruh secara signifikan pada aktivitas sebagai independent variables. Dari hasil regresi didapat bahwa cost driver yang berpengaruh signifikan terhadap Project Management adalah project duration. Requirement analysis dipengaruhi secara signifikan oleh number of function dan project type. Yang berpengaruh signifikan pada programming back-end adalah number of back-end program. Dan User acceptance testing dipengaruhi oleh number of files. Sedangkan yang terakhir Migration, conversion and rollout dipengaruhi secara signifikan oleh number of files. Sedangkan tiga aktivitas lainnya yaitu antara lain Detailed design dan Programming front-end yang dipengaruhi secara signifikan oleh number of function, serta System testing yang dipengaruhi secara signifikan oleh number of function dan integration factor. Selain kedelapan aktivitas diatas terdapat dua aktivitas yang dari hasil regresi tidak menunjukkan hasil yang signifikan. Tetapi berdasarkan rekomendasi dari kebanyakan project manager maka ditetapkan diberi nilai konstan untuk User procedure and training dengan angka 10 sedangkan Post implementation review diberi angka konstan 5. Dari perhitungan yang dilakukan didapat estimasi total man-days per aktivitas sepertii terlihat pada tabel 2. Menghitung Biaya Per Aktivitas Dan Total Cost Untuk Proyek Pada tahap ini merupakan perhitungan terakhir dalam penelitian ini, dimana dari hasil estimasi man-days per aktivitas dan cost of man-days per aktivitas bisa dihitung berapa total cost untuk per aktivitas,sehingga bisa diketahui pula nilai total untuk satu proyek. Detil hasil perhitungan bisa dilihat pada tabel 3 C-13-7

8 Tabel 2 Hasil Estimasi man-days No Activity Project Management Requirement Analysis Detailed Design Programming Front-end Programming Back-end System Testing User Acceptance Testing User Procedures & Training Migration, Conversion & Rollout Post Implementation Review Total of Project Estimated # of Man Days 15,2 13,4 10,2 56,6 42,1 3,9 18,8 10,0 20,0 5,0 195,2 Penjelasan Aplikasi Aplikasi perencanaan biaya pengembangan dan implementasi software ini berbentuk program add-in yaitu suatu program tambahan yang bisa tambahkan dengan melakukan instalasi pada software Microsoft Project Setelah aplikasi ini dipasang pada Microsoft Project 2007 maka selanjutnya pada software tersebut akan ada tambahan menu seperti terlihat pada gambar 3. Tabel 3. Hasil Perhitungan Cost Per Aktivitas No Activity Estimated # of Man-Days Cost per Day of Activity Total Cost per Activity 1 Project Management 15,2 $ 619,58 $ 9.417,62 2 Requirement Analysis 13,4 $ 480,33 $ 6.436,42 3 Detailed Design 10,2 $ 528,89 $ 5.394,68 4 Programming Front-end 56,6 $ 315,08 $ ,53 5 Programming Back-end 42,1 $ 351,46 $ ,47 6 System Testing 3,9 $ 443,44 $ 7 User Acceptance Testing 18,8 $ 387,14 $ 7.278,23 8 User Procedures & Training 10,0 $ 384,29 $ 3.842,90 9 Migration, Conversion & Rollout 20,0 $ 494,26 $ 9.885,20 Post Implementation Review 5,0 $ 451,12 $ 2.255,60 10 Total Cost of Project 1.729,42 $ ,06 Pada aplikasi ini terdapat 3 form input yaitu terdiri dari (1) input total annual cost per resource pool (2) input total man-days per resource pool dan (3) input estimasi jumlah cost driver seperti terlihat pada gambar 4. Gambar 3. Menu add-in ABC C-13-8

9 Semua inputan yang ada bersifat mandatory fill jadi harus diisi karena setiap isian digunakan untuk perhitungan. Hasil dari proses perhitungan bisa dilihat pada laporan dalam bentuk file excel maupun tampilan di layar. Gambar 4. Form input Uji Coba Aplikasi Dalam ujicoba sistem ini akan dilaksanakan dengan skenario memasukkan data sesuai paper utama yang dirujuk. Kemudian akan dilihat hasil semua perhitungan apakah sesuai atau tidak. Tahap pengujian dikatakan berhasil jika pada tahap pengujian tersebut hasil yang diberikan oleh aplikasi sesuai dengan hasil yang diharapkan seperti pada paper rujukan utama, dan hasil pengujian dikatakan gagal, apabila hasil yang diberikan oleh aplikasi tidak sesuai dengan hasil yang telah ditetapkan. Dari hasil ujicoba ini dipastikan bahwa proses perhitungan dari model yang ada adalah valid. KESIMPULAN Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian ini adalah: 1. Aplikasi yang dibuat berhasil mengimplementasikan model yang ada pada paper utama yang dirujuk, dimana pada aplikasi ini dengan memasukkan beberapa data tentang total annual cost per resource, annual man-days per resource dan estimasi jumlah cost driver maka aplikasi bisa melakukan estimasi biaya dan waktu yang dibutuhkan per aktivitas dalam proyek. 2. Dengan menggunakan pendekatan Activity-based Costing pada pengembangan dan implementasi software maka seorang project manager bisa menelusuri biaya sampai ke level aktivitas. 3. Sesuai dari hasil ujicoba sistem didapatkan bahwa dengan memasukkan data sesuai dengan paper pada aplikasi yang ada maka hasil estimasi yang didapat telah sesuai dengan yang diharapkan. Adapun saran yang dapat dikemukakan dalam penelitian ini guna penyempurnaan dari penelitian ini adalah: 1. Pengembangan dari model yang ada perlu dilakukan guna untuk mendapatkan suatu model yang bisa bersifat umum untuk berbagai jenis pengembangan software. 2. Perlu dilakukan penelitian lebih lanjut berkenaan dengan pemanfataan pendekatan Activity-based costing untuk perencanaan biaya investasi infrastruktur Teknologi Informasi. C-13-9

10 DAFTAR PUSTAKA Ooi, G. dan Soh C., Developing an Activity-based Costing Approach for System Development and Implementation, ABI/INFORM Global. Database for Advances in Information Systems, vol 34, No. 3, pg. 54, 2003 Blocher, E., Chen, K., Cokins, G., dan Lin, T., Cost Management: a strategic emphasis 3rd ed., McGraw-Hill, 2005 C-13-10