ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN UNTUK PROJECT SITE DI PT. ALSTOM POWER ENERGY SYSTEM INDONESIA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN UNTUK PROJECT SITE DI PT. ALSTOM POWER ENERGY SYSTEM INDONESIA Deddy Pratomo, Joko Lianto Buliali Magister Manajemen Teknologi - Manajemen Teknologi Informasi Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya pratomo.deddy@gmail.com, joko@cs.its.ac.id ABSTRAK Peranan sumber daya manusia sangat dibutuhkan di tiap tiap lokasi proyek pembuatan dan perawatan pembangkit listrik yang tersebar di Indonesia dan seluruh dunia dengan jangka waktu dan sumber daya manusia yang berbeda. PT. ALSTOM Power Energy System Indonesia berupaya memberikan yang terbaik untuk mengelola sumber daya manusia. Hal utama mengenai pengelolaan sumber daya manusia adalah dibutuhkannya suatu sistem penggajian. Sebuah usaha dilakukan untuk mencari solusi penggajian yang terintegrasi, memiliki tingkat akses serta dapat diterapkan di semua lokasi proyek. Untuk mencapainya diperlukan dukungan proses bisnis dan sistem informasi penggajian yang sesuai dengan tujuan bisnis. Untuk menjawab permasalahan bisnis tersebut, penelitian ini difokuskan pada penerapan proses penggajian dalam wujud analisis dan perancangan solusi sistem informasi yang digunakan. Rancangan solusi merupakan kombinasi antara sistem penggajian dan sistem pemisahan tugas atau segregation of duty yang dibuat menggunakan sistem aplikasi basis data sebagai media penyimpanan fisik serta aplikasi windows untuk proses penyimpanan dan operasional. Berdasarkan hasil validasi rancangan didapatkan bahwa kebutuhan pengguna sudah dapat terpenuhi. Semua kebutuhan fungsional pengguna ditinjau dari aspek proses, data dan antar muka telah dipenuhi. Semua kebutuhan non fungsional pengguna ditinjau dari aspek jangkauan, keamanan, fleksibilitas, standar basis data dan standar operasional juga telah dipenuhi oleh rancangan solusi yang dibuat. Kata kunci: Penggajian, Segregation of Duty dan Basis PENDAHULUAN PT. ALSTOM Power Energy System Indonesia merupakan anak perusahaan dari ALSTOM Power yang berkantor pusat di Prancis. ALSTOM group bergerak dalam dua bidang usaha. ALSTOM Transport yang bergerak dibidang transportasi kereta api dan infrastrukturnya dan ALSTOM Power bergerak dibidang pembangkit listrik yang meliputi pembangkit tenaga batubara, gas, minyak, air, angin dan nuklir. PT. ALSTOM Power Energy System Indonesia memiliki banyak proyek pembuatan dan perawatan pembangkit listrik yang tersebar di Indonesia dan seluruh dunia dengan jangka waktu dan sumber daya manusia yang berbeda beda. penggajian untuk lokasi proyek di Indonesia berada sepenuhnya dibawah PT. Alstom Power Energy System Indonesia tetapi untuk lokasi proyek di luar Indonesia berada sepenuhnya pada Alstom Power pusat. Peranan sumber daya manusia sangat dibutuhkan di tiap tiap lokasi proyek untuk itu PT. ALSTOM Power Energy System Indonesia berupaya memberikan yang terbaik untuk mengelola sumber daya manusia ini. Salah

2 satu yang menjadi hal utama mengenai pengelolaan sumber daya manusia ini adalah dibutuhkannya suatu sistem penggajian. Pada saat ini sistem penggajian di lokasi proyek masih dilakukan secara manual sehingga banyak ditemui banyak permasalahan di lapangan. Belum adanya standar baku yang harus diikuti setiap lokasi proyek menyebabkan tidak adanya keseragaman dalam memberikan laporan ke manajemen. Oleh karena itu inisiatif perusahaan dalam menghadapi permasalahan antara lain : Bagaimana mendefinisikan suatu bisnis proses untuk sistem penggajian yang baku berdasarkan sistem timesheet atau kehadiran dan dapat diterapkan di berbagai lokasi proyek di Indonesia. Bagaimana merumuskan kebutuhan pihak manajeman di dalam mengevaluasi dan mengambil keputusan terhadap proyek. Bagaimana merancang sistem informasi yang mampu mendukung kemudahan dan keakuratan sistem penggajian di lokasi proyek. Penelitian ini dilakukan untuk menjawab permasalahan di atas dengan mengaplikasikan terapan konsep sistem penggajian terhadap praktek penggajian di lokasi proyek saat ini dalam wujud analisis dan perencanaan fasilitas alat bantu teknologi informasi, perhitungan dalam penggajian dan integritas informasi dalam sistem penggajian. Suatu usaha untuk membangun suatu solusi sistem penggajian yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi sehingga diharapkan diperoleh cara, metode dan alat yang mudah dalam pencapaian kualitas dan integeritas sistem penggajian. Perancangan solusi fasilitas alat bantu teknologi informasi akan dibuat menggunakan aplikasi Microsoft Access sebagai bentuk implementasi. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sebuah solusi sistem informasi penggajian yang terintegrasi dan memiliki tingkatan akses aplikasi serta dapat diaplikasikan di semua lokasi proyek secara nyata sehingga mampu memenuhi kebutuhan perusahaan di dalam kegiatannya, khususnya untuk lokasi proyek yang terkait. Perancangan solusi manajemen yang dibuat berupa rekomendasi proses baku sistem penggajian dan standarisasi sistem penggajian yang akan digunakan serta fasilitas alat bantu teknologi informasi yang mempermudah dan mempercepat proses sistem penggajian dan proses pengambilan keputusan di lokasi proyek. Manfaat yang didapatkan dari penelitian ini adalah pihak manajemen dapat memperoleh rancangan sistem penggajian yang jika diimplementasikan dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi kerja, memperoleh informasi secara cepat dan akurat di dalam pengelolan penggajian terhadap lokasi proyek, mendukung upaya perusahaan dalam mengembangkan kemampuan organisasi dan meningkatkan kinerja proyek. METODA Metoda penelitian merupakan prosedur atau langkah langkah yang diperlukan dalam melakukan penelitian agar pembahasan yang dilakukan dapat tersusun secara sistematis. Adapun tahapan dalam perencanaan penelitian ini melalui tiga tahapan utama. Tahap tahap tersebut meliputi : Tahap perencanaan penelitian : Langkah pertama yang dilakukan pada tahap ini adalah dengan melakukan survei awal. Dari survei awal ini akan diketahui struktur organisasi, proses kerja bisnis dan permasalahan yang terjadi dalam kegiatan proses bisnis tersebut. Tahap analisis sistem : Pada tahap ini dilakukan penggalian informasi yang lebih C-4-2

3 dalam terhadap permasalahan yang terjadi melalui observasi dan wawancara. Dari penggalian informasi akan dapat digambarkan proses bisnis yang terjadi saat ini. Tahap perancangan sistem : Langkah langkah yang dilakukan pada tahap ini meliputi perancangan Flow Diagram (DFD) yang menggambarkan aliran data pada proses proses sistem, perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan data serta hubungan data data tersebut, perancangan antar muka dan perancangan infrastruktur yang dibutuhkan. HASIL DAN DISKUSI Tinjauan Saat ini penggajian dimulai dari proses pencatatan timesheet atau daftar kehadiran sampai pada proses penyerahan laporan slip gaji untuk para karyawan proyek. Timesheet dari lokasi proyek dibawa ke kantor administrasi proyek oleh petugas yang ada dilokasi proyek setelah mendapat persetujuan persetujuan dari para pimpinan pimpinan di lokasi proyek. Persetujuan ini berupa tanda tangan dan biasanya disertai beberapa catatan jika diperlukan. Staf bagian penggajian merupakan karyawan yang mempunyai kewajiban dalam mengelola dan memproses kehadiran sampai dengan munculnya slip gaji. Setelah di proses oleh staf penggajian kemudian diserahkan kepada administrator proyek. Administrator proyek berkewajiban untuk mengkoreksi semua informasi yang dimasukkan dan di proses oleh staf penggajian dan menyetujui besar hasil perhitungan. Untuk tahap selanjutya setelah disetujui oleh administrator proyek maka akan diberikan kembali ke staf penggajian dan kemudian diserahkan kepada manajer proyek untuk disetujui bahwa akan ada pengeluaran biaya untuk gaji para karyawan proyek. Hasil perhitungan proses penggajian kemudian di dokumentasikan berupa beberapa file microsoft excel yang diberi identitas sesuai dengan nama dan waktu proyek. Adapun yang dapat mengakses file ini adalah staf penggajian, administrator proyek dan manajer proyek. Semua file disimpan di komputer staf penggajian dan apabila diperlukan data maka administrator proyek dan manajer proyek menggunakan komputer staf penggajian dan juga bisa dilakukan dengan menduplikasi file tersebut ke komputer yang meminta data. Melalui slip gaji yang telah disetujui oleh manajer proyek maka kasir dapat membayar gaji untuk karyawan proyek sesuai dengan besar yang tertulis pada slip gaji yang diterima. Adapun jika ada ketidaksesuaian maka karyawan proyek dapat mengajukan koreksi kepada staf penggajian atas persetujuan administrator proyek terlebih dahulu. Kemudian dilakukan proses persetujuan kembali sampai dengan keluarnya slip gaji seperti pada proses sebelumnya. Kekurangan Saat ini Dari uraian tinjauan proses yang berjalan saat ini, diidentifikasi sejumlah kekurangan sebagai berikut: Sistem hanya bisa diproses oleh seorang pengguna, sehingga segregation of duty tidak dapat diterapkan. Tidak adanya SOD membuat sistem menjadi lemah terhadap tindakan tindakan yang menyebabkan tidak validnya suatu informasi. Tingkatan persetujuan suatu informasi penggajian tidak dapat dilakukan secara online dikarenakan para pemberi persetujuan harus menunggu dicetaknya dokumen secara hardcopy atau fisik. Sehingga terjadi proses menunggu yang lama hal ini C-4-3

4 akan semakin parah apabila jumlah laporan slip yang dicetak berjumlah sangat besar dan kejadiannya bersamaan antara satu proyek dengan proyek yang lain. Integritas dan riwayat informasi kehadiran dan penggajian sebagai referensi proyek yang sedang berjalan sulit untuk diperoleh. Tidak memiliki format standar aplikasi sehingga sulit dipahami dan sulit diterapkan dilokasi proyek yang lain. Adanya perbedaan ini akan menimbulkan proses pelaporan yang tidak standar. Kesulitan untuk memperbarui data apabila dalam perjalanannya mengalami perubahan pada data utamanya sehingga staf penggajian harus mengubah data transaksi satu per satu. Aplikasi saat ini menggunakan microsoft excel 97 dimana didalamnya terdapat beberapa rumus - rumus dan kunci kunci sel yang tidak standar dan tidak dapat dipahami oleh versi terbaru microsoft excel. Menggunakan banyak sarana yaitu penggunaan kertas yang berlebihan untuk proses persetujuan proses penggajian. Penelitian dan Survei telah dilakukan dan menghasilkan kebutuhan Fungsional Sistem dan Non Fungsional Sistem adapun kebutuhan Fungsional dijelaskan pada tabel 1. Tabel 1 Deskripsi Kebutuhan Fungsional Sistem No F1 Aspek F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15 F16 F17 F18 F19 F20 F21 F22 Kebutuhan Diperlukkan tempat penyimpanan informasi sistem penggajian yang terintegrasi, mudah, cepat, tepat dan dapat diterapkan di berbagai lokasi proyek Diperlukan informasi sistem Segregation of Duty yang digunakan pada sistem penggajian Diperlukan informasi login dan password yang menunjang penggunaan tingkat akses sesuai dengan SOD Diperlukan informasi yang dapat digunakan untuk melihat atau melacak informasi timesheet dan penggajian yang sudah berjalan secara terintegrasi Diperlukan informasi audit trail terhadap proses yang terjadi didalam sistem Diperlukan kemudahan dalam pencarian suatu informasi baik berupa informasi karyawan, timesheet dan penggajian pada suatu proyek Diperlukan proses pemberian akses terhadap pengguna dan penentuan tingkat akses Diperlukan proses persetujuan secara satu persatu dan secara bersamaan atau masal Diperlukan proses pencetakan laporan slip gaji Diperlukan proses pencetakan laporan timesheet Diperlukan proses duplikasi suatu proyek dengan karyawan proyek yang ada di dalamnya Diperlukan proses pencetakan laporan Total ManPower ManHours Mandays Diperlukan proses pencetakan laporan pengeluaran biaya Diperlukan proses perhitungan gaji yang terintegrasi Diperlukan proses perhitungan jam lembur Diperlukan proses perhitungan pajak terhadap penghasilan Diperlukan antar muka untuk memasukkan, memperbarui informasi Karyawan dan Proyek Diperlukan antar muka untuk memasukkan informasi timesheet dari dokumen hardcopy ke dalam sistem Diperlukan antar muka penanggalan yang digunakan oleh perusahaan Diperlukan antar muka untuk proses persetujuan secara satu persatu dan bersamaan Diperlukan antar muka untuk mengetahui tingkat akses pengguna sistem penggajian Diperlukan antar muka untuk melihat informasi sebelum dilakukan pencetakan dakumen ke kertas Serta kebutuhan Non Fungsional dijelaskan pada tabel 2. Tabel 2 Deskripsi Kebutuhan Non Fungsional Sistem No NF1 NF2 NF3 Aspek Jangkauan Keamanan Standar base NF4 NF5 Standar Operasional Fleksibilitas NF6 Infrastruktur Kebutuhan Menggunakan Sistem Online jaringan komputer Hanya dapat diakses di dalam jaringan komputer PT ALSTOM Power ESI Menggunakan standar basis data microsoft access dengan mengoptimalkan infrastruktur yang ada Diperlukan dokumentasi alur kerja dalam pemrosesan penggajian mulai dari memasukkan informasi, merubah informasi dan memberikan keluaran informasi Diperlukan kemudahan penggunaan basis data dan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna Diperlukannya komputer yang mampu berkomunikasi melalui jaringan komputer C-4-4

5 Rancangan Arsitektur Sistem Server Aplikasi perangkat lunak digunakan supaya aplikasi penggajian dapat berjalan dan digunakan secara bersamaan antar pengguna dengan baik. Jaringan Komputer dibutuhkan untuk berjalannya aplikasi. Beberapa pengguna aplikasi akan berinteraksi dengan pengguna lain di dalam aplikasi penggajian melalui suatu jaringan komputer. Basis diperlukan untuk menyimpan informasi data Rancangan Penggambaran rancangan proses penggajian dilakukan menggunakan Flow Diagram yang dimulai dari Level 0 atau konteks pada gambar 1 sampai dengan level yang terendah. Gambar 1. DFD Level 0 (Konteks) Sistem Penggajian Dari DFD diatas dapat dilihat keterlibatan entitas yang ada yaitu Sistem Administrator, Karyawan Proyek, Staf Penggajian, Kantor Cabang, Staf Kasir, Koordinator Proyek, Enjiner, Administrator Proyek dan Manajer Proyek. DFD level 1 atau overview pada gambar 2 terdapat 10 proses utama didalam sistem yaitu Memasukkan Timesheet Karyawan, Perhitungan Gaji, Persetujuan Manajemen, Penerimaan Gaji, Konfigurasi Akses, Registrasi Pengguna, Konfigurasi Proyek, Persetujuan Lapangan, Laporan ke Karyawan dan Laporan Kantor Cabang. C-4-5

6 Gambar 2 DFD Level 1 Sistem Penggajian Entity Relationship Diagram Rancangan ERD pada gambar 3 yang dibuat harus dapat memenuhi fungsionalitas yang diinginkan. Rancangan data yang dibuat terdiri atas beberapa entitas utama untuk menampung konfigurasi dan layout yang akan ditampilkan dalam bentuk grid, informasi timesheet, informasi karyawan proyek dan profil pengguna dan tingkat akses pengguna terhadap keamanan informasi sistem penggajian. Rancangan dibuat fleksibel untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis saat ini dan untuk integritas informasi proses bisnis yang akan datang. Gambar 3. Entity Relationship Diagram Sistem Penggajian C-4-6

7 Rancangan Sistem penggajian akan mengimplementasikan teknologi client server dengan menggunakan jaringan komputer. Rancangan antar muka yang akan dibahas seluruhnya merupakan rancangan antar muka yang di rancang dengan microsoft access. Rancangan Tampilan Halaman Kehadiran Karyawan Pada halaman ini staf penggajian dapat memasukkan informasi kehadiran karyawan yang didapat dari laporan kehadiran dari site berupa catatan di kertas. Pada halaman ini juga digunakan untuk melakukan persetujuan timesheet oleh administrator proyek dan persetujuan timesheet oleh manajer proyek secara satu persatu atau secara kolektif. Tampilan halaman ini ditampilkan pada gambar 4. Gambar 4. Tampilan Halaman Kehadiran Karyawan Rancangan Halaman Laporan Slip Gaji Pada halaman ini ditampilkan beberapa informasi nama proyek, karyawan dan nilai gaji yang diterima oleh karyawan proyek. Tampilan halaman ini ditampilkan pada gambar 5. Selanjutnya rancangan antar muka dapat dilihat pada buku tesis. Gambar 5. Tampilan Halaman Laporan Slip Gaji C-4-7

8 KESIMPULAN Penelitian yang dilakukan untuk mencari solusi rancangan sistem penggajian untuk lokasi proyek ini menghasilkan beberapa kesimpulan. Solusi sistem penggajian yang dirancang dengan memanfaatkan teknologi informasi ini telah berhasil menganilisis dan merancang suatu sistem penggajian yang terintegrasi dan dapat digunakan untuk semua lokasi proyek. Fasilitas alat bantu teknologi informasi yang dirancang dapat secara efektif dan efisien mendukung usaha untuk menciptakan suatu sistem penggajian dengan mengoptimalkan infrastruktur yang ada. Penelitian ini membuktikan bahwa pemanfaatan manajemen teknologi informasi yang tepat guna dapat memecahkan permasalahan sistem penggajian di lokasi proyek selama ini. DAFTAR PUSTAKA [KEN-08] Kendall, Kenneth, Julie E. Kendall, Analysis and Design, Pearson Prentice Hall, 2008 [RAM-04] Ramakrishnan, Rogue, Johannes Gehrke, System base Management, McGraw Hill Education & Penerbit ANDI, 2004 [MAR-06] Marakas, George M, System Analysis & Design an active approach, McGraw Hill/Irwin, 2006 [BAQ-03] Baqui, Sikha et al, base Design Using Entity Relationship Diagrams, Auerbach Publication, 2003 C-4-8