GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) UiTM CAWANGAN NEGERI SEMBILAN KAMPUS KUALA PILAH

Transkripsi

1 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) UiTM CAWANGAN NEGERI SEMBILAN

2 ISI KANDUNGAN TAJUK MUKA SURAT 1.0 KATA-KATA ALUAN TUJUAN LATAR BELAKANG KONSEP DALAM EKSA PRINSIP EKSA GO GREEN PENJIMATAN TENAGA PRINSIP 5S SISIH SUSUN SAPU SERAGAM SENTIASA AMAL PELAKSANAAN EKSA (5S) VISI MISI POLISI OBJEKTIF LOGO SLOGAN PENUBUHAN JAWATANKUASA & PERANAN PEWUJUDAN ZON STANDARD EKSA UITM CAW. NEGERI SEMBILAN KEPERLUAN FAIL

3 TAJUK MUKA SURAT 7.0 TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA (5S) KOMPONEN A KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN KOMPONEN B RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT PERALATAN PEJABAT BILIK / RUANG PENYIMPANAN FAIL HIASAN DALAMAN TANDA ARAH / PETUNJUK / PERINGATAN RUANG KERJA TERPERINGKAT RUANG KAUNTER LANTAI KOMPONEN C TEMPAT UMUM BILIK MESYUARAT SURAU PANTRI TANDAS PUSAT SUMBER RUANG MENUNGGU KAUNTER LALUAN UTAMA / LALUAN AWAM PENUTUP LAMPIRAN KRITERIA AUDIT PENGHARGAAN

4 1.0 KATA-KATA ALUAN Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan Salam Satu Malaysia. Puji dan syukur ke hadrat Ilahi, atas limpah nikmat dan kurnia-nya, UiTM Negeri Sembilan Kampus Kuala Pilah telah berjaya menerbitkan Panduan Pelaksanaan Eksistem Kndusif Sektr Awam (EKSA). EKSA merupakan penjenamaan semula bagi Pelaksanaan Amalan 5S Sektr Awam yang bertujuan untuk meningkatkan budaya kecemerlangan rganisasi yang lebih berimej krprat dan melahirkan idea kreatif dan invasi. Panduan Pelaksanaan EKSA ini diterbitkan sebagai rujukan dalam melaksanakan pengurusan persekitaran kerja di jabatan awam khususnya di UiTM Negeri Sembilan Kampus Kuala Pilah. Agama tidak hanya menumpu kepada sembahyang, berzakat dan berpuasa malah budaya kerja yang cemerlang juga dituntut leh agama. Justeru untuk mengejar budaya kerja yang cemerlang, nilai yang baik seperti prduktif, kreatif dan berinvasi perlu diamalkan. Perlaksanaan EKSA adalah berkait rapat dengan budaya kerja cemerlang ini. Apabila kerja dijalankan dengan bersistematik, maka pelaksanaan tugas leh kakitangan sesebuah rganisasi akan menjadi lebih cekap dan seterusnya menjadi nilai tambah kepada jabatan itu sendiri. Besarlah harapan agar terbitan dkumen Panduan Pelaksanaan dapat membantu staf di UiTM Negeri Sembilan Kampus Kuala Pilah ini mewujudkan persekitaran kerja yang lebih berinvasi kreatif dan prduktif. Mawar Teratai tumbuh di taman Cantik nan mekar berhari-hari Pelaksanaan EKSA jadi amalan Organisasi kndusif dan berinvasi Terima kasih. Prf Dr Nasrudin Mhammed Rektr, UiTM Cawangan N. Sembilan 4 84

5 2.0 TUJUAN Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan, Kampus Kuala Pilah dalam mengamalkan Eksistem Kndusif Sektr Awam (EKSA) agar persekitaran kerja bersih, kemas dan kndusif dapat dihasilkan. Garis panduan ini berfungsi sebagai bahan rujukan bagi piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja. Pelaksanaan adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zn. 3.0 LATAR BELAKANG Sebelum ini amalan EKSA dikenali sebagai amalan 5S dan berasal dari Jepun. Pada tahun 2014, MAMPU telah membuat penjenamaan semula dengan dinamakan EKSA dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil sebagai punca kuasa pelaksanaan. EKSA diamalkan di sektr kerajaan bertujuan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kndusif dalam masa yang sama imej krprat dapat dikekalkan. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal selain daripada berupaya mengurangkan pembaziran dari segi masa dan ruang. Secara langsung, ks perasi dapat dijimatkan. 5 84

6 4.0 KONSEP DALAM EKSA Knsep dalam EKSA (EKSA) merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam jadual di bawah: BAHASA BAHASA BAHASA JEPUN MALAYSIA INGGERIS Seiri Sisih Srt MAKSUD Menyisih barangbarang yang tidak perlu: Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik. CONTOH Membuang sampah Seitn Susun Set In rder Kekemasan: Menyusun secara kemas dan sistematik, barang yang diperlukan supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat selepas digunakan. berupaya mendapatkan dkumen dalam 30 saat Seis Sapu Shine Pembersihan: Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau ktran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja. Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu. 6 84

7 Seiketsu Seragam Standardise Keseragaman: Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa. Tempat penyimpanan peralatan dan dkumen yang jelas. Shitsuke Sentiasa Sustain Disiplin: Melatih Lakukan amalan Amal pekerja untuk EKSA secara mengamal EKSA harian. secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja rganisasi dalam merealisasikan EKSA. 7 84

8 5.0 PRINSIP EKSA 5.1 G Green Reduce (mengurangi), Reuse (guna semula) dan Recycle (kitar semula) 5.2 Penjimatan Tenaga 8 84

9 5.3 5S Sisih Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan: i. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera ii. iii. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang maka dihapuskan / dijual mengikut prsedur Item yang tiada nilai tetapi melibatkan ks pelupusan tinggi, maka kaedah / ks yang paling rendah perlu ditentukan Susun Merujuk kepada prinsip "Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya". Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan: i. Item disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out(Luput Dulu- Keluar Dulu) bagi item yang mempunyai tarikh luput. Jika item 9 84

10 tidak mempunyai tarikh luput ATAU item-item yang mempunyai tarikh luput yang sama, maka aturan First-In-First- Out (Masuk Dulu Keluar Dulu) akan digunakan. ii. iii. iv. Item dilabelkan dengan nama dan nmbr indeks. Item disimpan mengikut kategri. Item diatur supaya mudah dikesan dan bleh dicapai dalam masa kurang dari 30 saat. v. Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan semasa adalah di atas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali ke tempat asal Sapu Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja. Aktiviti ini melibatkan: i. Menetapkan pemilik (wnership) bagi ruang/perkakas dan mesin. ii. iii. Memastikan prses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan. Merekd dan melaprkan segala kersakan untuk tindakan penyelenggaraan 10 84

11 5.3.4 Seragam i. Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat kerja bersih dan teratur sepanjang masa. ii. Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman prsedur, susun atur atau frmat Sentiasa Amal Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan EKSA. Aktiviti ini melibatkan: i. Audit dalaman dilakukan secara berkala. ii. iii. iv. Aktiviti prmsi dijalankan secara berterusan. Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan leh warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan, Kampus Kuala Pilah Mengadakan prgram kesedaran EKSA (EKSA) secara berterusan melalui latihan

12 6.0 PELAKSANAAN EKSA 6.1 Visi Amalan EKSA bertujuan untuk mewujudkan eksistem yang kndusif di persekitaran kerja warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan 6.2 Misi Mengukuhkan sistem budaya kerja yang selamat, bersih, berdisiplin, kemas dan selesa dengan melaksanakan amalan eksistem yang kndusif di kalangan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan. 6.3 Plisi UiTM Cawangan Negeri Sembilan mengamalkan kerja secara berpasukan dan menerima pakai Eksistem Kndusif Sektr Awam (EKSA) sebagai pemangkin kepada peningkatan kualiti kerja, perkhidmatan dan prduktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra, sihat, bersih, kemas dan selamat. 6.4 Objektif Mewujudkan persekitaran kerja yang kndusif dan berkualiti iaitu selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang ditawarkan leh UiTM Cawangan Negeri Sembilan

13 6.4.4 Mewujudkan budaya kerja yang ceria, efektif dan invatif Meningkatkan kesedaran di kalangan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan terhadap kepentingan penjimatan tenaga serta kitar semula G Green 6.5 Lg 6.6 Slgan Persekitaran Kndusif, Warga Prduktif 13 84

14 6.7 Penubuhan Jawatankuasa & Peranan Carta Organisasi Jawatankuasa Induk EKSA UiTM Cawangan Negeri Sembilan, Kampus Kuala Pilah

15 6.7.2 Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksana EKSA 15 84

16 16 84

17 17 84

18 6.7.3 Peranan Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Induk EKSA PENGERUSI Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan EKSA. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan EKSA. Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan. Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitatr. Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa kecil (Latihan, Prmsi, Audit Dalam). FASILITATOR Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zn dan ahli Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan Menentukan pembahagian zn Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana Menyelaras dan memantau aktiviti PENYELARAS Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA. Menyelaraskan prgram Amalan EKSA. Melaprkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA. Membantu pengurusan aktiviti prmsi, latihan dan audit. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan EKSA dalam rganisasi Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan EKSA melalui cnth amalan terbaik. JAWATANKUASA Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti prmsi EKSA. PROMOSI Mengenalpasti aktiviti / kempen prmsi bagi memupuk kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan Amalan EKSA. Menganalisis keberkesanan aktiviti prmsi yang telah dilaksanakan. Melaprkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam kalangan warga UiTM Negeri Sembilan

19 JAWATANKUASA AUDIT Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA. Menyediakan lapran dan analisis keputusan audit dalaman EKSA. Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan. JAWATANKUASA LATIHAN Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagimemupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam rganisasi. Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti Amalan EKSA. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli kumpulan. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan. SETIAUSAHA Menyimpan rekd utama dan minit berkait dengan pelaksanaan Amalan EKSA. Membantu Penyelaras bagi pengurusan aktiviti prmsi, latihan dan audit. KETUA ZON EKSA Mewujudkan subzn bagi Zn EKSA masing-masing Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA. Merancang aktiviti kumpulan. Memberikan maklumbalas mengenai status pelaksanaan Amalan EKSA kepada fasilitatr. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar. AHLI-AHLI KUMPULAN Memberikan kmitmen secara berterusan. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif. Bekerjasama dalam kumpulan. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan Amalan EKSA

20 6.8 Pewujudan Zn Pewujudan Zn EKSA berdasarkan kmpnenkmpnen bangunan dan kawasan untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan Senarai pembahagaian ruang 5 luak yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA UiTM Cawangan Negeri Sembilan, Kampus Kuala Pilah

21 6.8.3 Pembahagian Zn 21 84

22 6.9 Standard EKSA UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Kuala Pilah Sudut EKSA MAKLUMAT KEKAL MAKLUMAT BERUBAH Nama Zn/Luak Plisi dan Objektif EKSA Gambar Sebelum dan Selepas EKSA Data-data / Makluman Semasa Pelan Tapak Zn/Luak Carta Organisasi J/K EKSA Pencapaian (Audit Dalaman) Pelan Perancangan Penghargaan Pelan Tindakan Aktiviti EKSA Zn/Luak 22 84

23 6.10 Keperluan Fail Dkumentasi pelaksanaan EKSA perlu disediakan di peringkat Pelaksana, Pemandu (Audit / Prmsi / Latihan) dan Zn Keperluan dalam Fail EKSA adalah seperti berikut: BIL TAJUK BAHAGIAN (PARTITION) KANDUNGAN FAIL YANG BERKAITAN 1 PENGENALAN Plisi, Objektif dan Garispanduan Fail Induk, Jawatankuasa EKSA (Pemandu) dan Zn 2 CARTA ORGANISASI Carta Organisasi Induk, Fail Induk, Jawatankuasa Jawatankuasa (Pemandu) dan Zn (Pemandu) dan Zn 3 PELAN LANTAI Pelan lantai keseluruhan / zn Fail Induk dan Zn sahaja masing-masing 4 CARTA GANTT Carta Gantt Induk / JK (Pemandu) / Fail Induk, Jawatankuasa Zn masing-masing (Pemandu) dan Zn 5 MINIT MESYUARAT Minit mesyuarat yang disimpan Fail Induk, Jawatankuasa mengikut peringkat jawatankuasa (Pemandu) dan Zn masing-masing 6 GAMBAR AKTIVITI Gambar yang diambil Fail Induk, Jawatankuasa mempamerkan suasana aktiviti (Pemandu) dan Zn EKSA (EKSA). Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan bersama 7 GAMBAR SEBELUM DAN Gambar yang diambil Fail Induk dan Zn SELEPAS mempamerkan suasana sebelum dan selepas pelaksanaan EKSA. Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan bersama 8 AUDIT Kriteria dan keputusan audit Fail Induk, Jawatankuasa (Seperti di bawah) Audit dan Zn 23 84

24 Bagi maklumat dkumen tambahan seperti mem,surat, rekd belanjawan, maklumbalas, lapran dan lain-lain yang berkaitan aktiviti EKSA selain dari yang dinyatakan dalam jadual di atas, dkumentasi bleh dibuat dalam fail yang sama dengan cara menambahkan satu lagi bahagian / partitin dalam Fail EKSA di bawah tajuk 10.0 LAIN-LAIN Alternatif cara mendkumentasikan maklumat tersebut mengguna fail yang berasingan adalah juga dibenarkan. Fail berasingan tersebut perlu dinamakan sebagai Fail EKSA (EKSA)-LAIN-LAIN

25 7.1 TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA (5S) 7.1 Kmpnen A: Keperluan Utama Pelaksanaan Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana SUB KOMPONEN A1 TANGGUNGJAWAB JK Pelaksana AKTIVITI Menyediakan Manual atau Garispanduan selaras dengan Plisi EKSA UiTM Cawangan Negeri Sembilan A2 A3 JK Pelaksana (melalui penyelaras) JK Pelaksana (melalui JK Audit) Menyebarkan Manual/ Garispanduan serta Plisi EKSA dan memastikan semua kakitangan memahaminya Memastikan Amalan EKSA dipatuhi dan diimplimentasi leh semua kakitangan A4 A5 A6 Sekretariat (JK Pelaksana) Setiausaha (JK Latihan,Prmsi & Audit dan JK Zn) JK Pelaksana Ketua Zn Memastikan Dkumentasi dalam Fail EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti manual / garis panduan yang dibangunkan leh UiTM Cawangan Negeri Sembilan Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA ditempat yang strategik (secara fizikal atau maya) dan mengandungi beberapa perkara yang wajib dipaparkan A7 JK Pelaksana Ketua Zn Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut i. JK Latihan ii. JK Prmsi iii. JK Audit 25 84

26 SUB KOMPONEN A8 TANGGUNGJAWAB JK Pelaksana JK Latihan,Prmsi dan Audit JK Zn AKTIVITI Merancang dan melaksana prgram/aktiviti EKSA secara berkala seperti: i. Menyedia dan kemaskini Carta Gantt ii. Menyebar Maklumat Latihan, Prmsi dan Audit iii. Melaksana Prgram EKSA (5S) A9 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai Penaung/Penasihat EKSA A10 A11 JK Pelaksana Penyelaras JK Pelaksana Ketua JK Latihan Ketua JK Prmsi Ketua JK Audit Ketua Zn Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA seperti prgram kesedaran dan lawatan Membentang dan melaprkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam Mesyuarat Pengurusan JKR/ Mesyuarat JK Pelaksana EKSA /Mesyuarat lain yang berkaitan A12 JK Audit Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada leh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun A13 JK Audit Menyebarkan hasil/lapran Audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan kakitangan UiTM Cawangan Negeri Sembilan A14 A15 JK Audit JK Prmsi (Pelaksana) dengan bantuan JK Audit (Pelaksana) Mengemukakan lapran penilaian kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan semula) Cadangan Prgram Pengiktirafan di peringkat Jabatan seperti berikut i. Anugerah Zn Terbaik ii. Anugerah Bilik Terbaik iii. Anugerah Bahagian Terbaik iv. Anugerah Wrkstatin Terbaik v. Anugerah Tandas Terbaik 26 84

27 SUB TANGGUNGJAWAB AKTIVITI KOMPONEN vi. Hasil kreativiti dan invasi terbaik vii. Anugerah G Green terbaik A16 JK Pelaksana dengan bantuanfasilitatr Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada pada peringkat jabatan, daerah, negeri,kebangsaan atau lain-lain A17 Menyebar dan memaklumkan mengenai prgram pengiktirafan kepada semua kakitangan UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Kuala Pilah JK Prmsi (Pelaksana) i. Hebahan secara media cetak - Buletin ii. Hebahan secara media elektrnikinfblast, prtal A18 JK Pelaksana JK Zn Melaksanakan invasi yang bleh meningkatkan prduktiviti dan kualiti kerja anggta A19 JK Zn dan dipantau leh JK Prmsi (Pelaksana) Melaksanakan prgram kreativiti dan invasi Cnth: Kreativiti mengguna bahan terpakai A20 JK Zn Sekretariat (JK Pelaksana) Setiausaha (JK Zn) Cadangan prgram penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti cnth berikut :- i. Ntis / Arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/peralatan elektrik save energy iii. Penetapan suhu ptimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan Air vi. Kempen Hijau dan kitar semula Menyediakan analisis perbelanjaan (penjimatan) 27 84

28 7.2 Kmpnen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat PERALATAN PEJABAT Alat tulis disusun dengan kemas di atas meja / tray dalam laci Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa bleh digunakan dengan selamat Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci bertanda atau berlabel Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami Arahan / Ntis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan dipamerkan di tempat bersesuaian Susun Atur Peralatan Pejabat : Semua perabt dan peralatan pejabat tersusun kemas dan berkeadaaan baik serta selamat Kreativiti menyusun perabt dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej krprat Teknik susunan peralatan bleh memendekkan masa memprses sesuatu kerja. Cnthnya: Kabinet fail diletakkan berhampiran dengan wrk statin pegawai 28 84

29 BILIK/RUANG PENYIMPANAN FAIL Pelan Susun Atur / Pelan Lantai Bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik Ruang / Bilik Fail berada dalam keadaan bersih, tidak berdebu tersusun dan kemas Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dkumen dan meletakkan indeks Susun atur fail: Senarai Indeks dan nmbr fail disediakan Setiap fail dan dkumen lengkap berlabel dengan jelas dan mudah dilihat. Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudah diperleh / disimpan dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian /capaian dalam temph 30 saat (Cnth: 30 saat untuk setiap fail) Fail di dalam kabinet perlu disusun secara menegak dengan tetulangnya menghala ke atas dan nmbrrujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nmbr siri fail Fail perlu disusun semula ke tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet Fail disusun secara sistematik 29 84

30 Frmat pelabelan fail:- Tetulang fail mengandungi: N fail (mengikut siri) Lg UiTM Tajuk fail N Rujukan Fail WARNA diseragamkan mengikut bahagian masing-masing Muka depan fail mengandungi: Lg UiTM Tajuk fail N Rujukan Fail CONTOH MUKA DEPAN RING 30 84

31 Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau fail aktif / tidak aktif /fail yang perlu ditutup. Kakitangan dilarang makan, minum dan merkk di dalam bilik fail. Tangga, trli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat. Etika dan peraturan penggunaan bilik fail dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nmbr untuk dihubungi). Susunan fail kemas 31 84

32 HIASAN DALAMAN Mudah dan jimat untuk disenggara. Mengekalkan imej krprat. Dinding hendaklah sentiasa bersih. Kurangkan penggunaan pkk hiasan. Hiasan hendaklah sentiasa berkeadaan baik. Susunan hiasan hendaklah sentiasa kemas, tersusun dan menyenangkan pergerakan. Hiasan dinding TANDA PERINGATAN/TANDA ARAH/PETUNJUK Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisik seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit Tanda nama, gambar dan jawatan pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap partitin dan bilik pegawai Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat leh rang ramai Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat leh rang 32 84

33 RUANG KERJA TERPERINGKAT Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja Larangan Bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan) Pegawai yang bertanggungjawab perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nmbr untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan. Bilik Server Persn In Charge (PIC) dipamerkan

34 RUANG KAUNTER Persekitaran kaunter hendaklah sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan kemas. Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan, Direktri Pelanggan, Brang / Brsur berkaitan dan Bahan Bacaan untuk pelanggan. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat leh rang ramai. Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan bleh digunakan dengan selamat Maklumat krprat bleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Cnth: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan) Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan brang-brang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan Sfa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Knsep Mesra Pelanggan Menyediakan buku daftar pelawat di setiap kaunter dan memastikan pelawat mendaftar sebelum berurusan Kaunter Utama 34 84

35 LANTAI Pastikan tng sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin, tiada kektran atau sampah sarap serta tidak berlubang/pecah atau rsak Prgram pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi Inisiatif / Tindakan praktif pembaikan sekiranya berlaku kersakan direncanakan dengan segera, jika ada. Sudut G Green atau kitar semula 35 84

36 7.3 Kmpnen C: Tempat Umum Ruang Umum juga merupakan ruang yang perlu diberi penumpuan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan leh semua kakitangan termasuk pelawat. Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan adalah: BILIK MESYUARAT a) Dipamerkan dengan jelas: PIC (Persn in Charge) Nama Bilik Mesyuarat Etika Penggunaan Pelan Lantai Label Penjimatan Air dan Elektrik 36 84

37 b) Penggunaan papan tanda (slt in bard) dipamerkan di pintu 37 84

38 c) Hiasan berimej krprat Cnth; gambar, maklumat pencapaian Jabatan / Bahagian, penyataan kualiti / hala tuju, piagam pelanggan, prgram Kementerian / Bahagian dan lain-lain

39 d) White bard (papan putih) bersih. Pemadam dan marker pen disediakan. e) Barang-barang elektrik dan elektrnik ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat

40 7.3.2 SURAU a) Dipamerkan dengan jelas: PIC (persn in charge) Etika Penggunaan Arah Kiblat Label Penjimatan Air dan Elektrik b) Surau di label dan disertakan da untuk rujukan

41 c) Rak mestilah berlabel berdasarkan bahan yang simpan di ruang tersebut d) Tempat telekung dan sejadah dilabelkan 41 84

42 e) Selipar/kasut disusun rapi 42 84

43 7.3.3 PANTRI a) Dipamerkan dengan jelas: PIC (persn in charge) Etika Penggunaan Label Penjimatan Air dan Elektrik b) Rak mestilah berlabel berdasarkan bahan yang simpan di ruang tersebut. c) Barang-barang elektrik dan lampu ditutup sebelum meninggalkan pantri

44 d) Barang keperluan disusun rapi di dalam almari bertutup. e) Infrmasi pemakanan dipaparkan untuk rujukan

45 7.3.4 TANDAS a) Dipamerkan dengan jelas: PIC (persn in charge) Etika Penggunaan Label Penjimata n Air dan Elektrik b) Pasukan pemantau dibentuk bagi memantau kerja Pekerja Am yang dilantik 45 84

46 c) Lg / Jadual Pembersihan d) Label Peralatan (sabun dan lain-lain yang perlu sahaja) e) Bersih, wangi dan ceria 46 84

47 7.3.5 PUSAT SUMBER a) Dipamerkan dengan jelas: PIC (persn in charge) Etika Penggunaan KEW PA 7 dipamerkan b) Rak berlabel dan penyusunan buku serta katlg yang sistematik

48 7.3.6 RUANG MENUNGGU a) Dipamerkan dengan jelas: PIC (persn in charge) KEW PA 7 dipamerkan Peralatan/kemudahan/ perabt di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik 48 84

49 Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria KAUNTER Dipamerkan dengan jelas: KEW PA

50 Kaunter perlu menyediakan perkara berikut: Sistem Maklumbalas Pelanggan Brang-brang / Brsur berkaitan Bahan bacaan untuk pelanggan Kuanter sentiasa bersih, kemas dan ceria 50 84

51 7.3.8 LALUAN UTAMA Hiasan seperti pkk bunga dan peralatan elektrik yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan tidak menghalang laluan. Papan Ntis yang diletakkan di sepanjang laluan sentiasa diselenggara dan dikemaskini 51 84

52 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup 52 84

53 8.0 PENUTUP Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan agar ia dapat membantu warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan, Kampus Kuala Pilah dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui pelaksanaan EKSA dan mengamalkannya secara berterusan sehingga menjadi suatu budaya yang cemerlang

54 9.0 LAMPIRAN - KRITERIA AUDIT Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA terkini yang telah dikeluarkan yang mengandungi Kmpnen A (Keperluan Utama Pelaksanaan), Kmpnen B (Ruang Tempat Kerja / Pejabat), Kmpnen C (Tempat Umum), Kmpnen D (Keselamatan Persekitaran), Kmpnen E (Kawasan Persekitaran Jabatan) dan Kmpnen F (Tempat-tempat Khusus)

55 KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN A1) Dasar EKSA Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA agensi. Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja memahaminya. Memastikan EKSA diamalkan dan dipatuhi leh semua warga agensi. Memastikan dkumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemas kini termasuk perkara yang berikut: i. Minit mesyuarat ii. Surat lantikan Jawatankuasa iii. Lapran aktiviti Jawatankuasa Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan agensi/garis panduan yang dibangunkan leh agensi. a) Menyediakan dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara seperti yang berikut: i. Dasar EKSA agensi ii. Carta rganisasi iii. Gambar aktiviti SEBELUM dan SELEPAS iv. Pelan lantai v. Carta Perbatuan semasa vi. Infrmasi/hebahan vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik. KOMPONEN GENERIK KOMPONEN A Garis panduan tidak disediakan Garis panduan disediakan kepada sebahagian warga agensi Garis panduan disediakan kepada semua warga agensi Dasar dan Garis Panduan EKSA tidak disebarkan EKSA tidak diamalkan dan dipatuhi leh warga agensi Dasar dan Garis Panduan EKSA disebar dan difahami leh sebahagian warga EKSA diamalkan dan dipatuhi leh sebahagian warga agensi Dasar dan Garis Panduan EKSA disebar dan difahami leh semua warga EKSA diamalkan dan dipatuhi leh semua warga agensi Dkumentasi tidak teratur dan tidak dikemas kini dkumentasi teratur dan dikemas kini Semua dkumentasi teratur dan dikemas kini Tiada keseragaman Keseragaman pada sebahagian agensi Keseragaman pada keseluruhan agensi Sudut EKSA tidak disediakan Sudut EKSA disediakan tetapi hanya mengandungi dua perkara seperti dicadangkan Sudut EKSA disediakan tetapi hanya mengandungi tiga hingga empat perkara seperti dicadangkan Sudut EKSA mengandungi semua perkara seperti dicadangkan Sudut EKSA mengandungi semua perkara seperti dicadang serta dipaparkan secara kreatif dan invatif Tidak terkini dan tidak berada dalam keadaan baik sahaja yang terkini dan dalam keadaan baik Terkini dan berada dalam keadaan baik MARKAH 55 84

56 A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya tiga Jawatankuasa seperti yang berikut: i. Jawatankuasa Latihan ii. Jawatankuasa Prmsi iii. Jawatankuasa Audit b) Melantik fasilitatr terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan EKSA. Merancang dan melaksana prgram/aktiviti EKSA secara berkala seperti yang berikut: i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti ii. Menyebar maklumat latihan, prmsi dan audit iii. Melaksana prgram pengayaan ilmu A3) Penglibatan Pengurusan Atasan Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat EKSA. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti prgram kesedaran/pendedahan dan lawatan. Membentang dan melaprkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan. Jawatankuasa Pelaksana tidak dibentuk dan tidak dilantik Fasilitatr tidak dilantik Prgram/aktiviti EKSA tidak dirancang dan dilaksanakan Pengurusan atasan bukan penaung/penasihat EKSA Prgram tidak dilaksanakan Aktiviti EKSA tidak dibentang dan dilaprkan dalam mesyuarat pengurusan Mempunyai prgram kesedaran/ pendedahan yang kurang aktif Jawatankuasa Pelaksana dibentuk dan dilantik tetapi hanya mempunyai satu hingga dua jawatankuasa yang disyrkan Fasilitatr dilantik tapi tidak terlatih Prgram/aktiviti EKSA dirancang tetapi tidak dilaksanakan Mempunyai prgram kesedaran/ pendedahan yang aktif tanpa penglibatan pengurusan atasan aktiviti EKSA dibentang dan dilaprkan dalam mesyuarat pengurusan Mempunyai prgram kesedaran/ pendedahan yang aktif dengan sebahagiannya melibatkan pengurusan atasan Jawatankuasa Pelaksana dibentuk dan dilantik serta mempunyai semua jawatankuasa yang disyrkan Fasilitatr telah dilantik dan terlatih Prgram/aktiviti EKSA dirancang dan dilaksanakan Pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat EKSA Mempunyai prgram kesedaran/ pendedahan yang aktif dengan penglibatan pengurusan atasan sepenuhnya Semua aktiviti EKSA dibentang dan dilaprkan dalam mesyuarat pengurusan 56 84

57 A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment) Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusan sama ada leh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua kali setahun. Menyebarkan hasil/lapran Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga agensi. Mengemukakan lapran Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula) A5) Pengiktirafan Melaksanakan prgram pengiktirafan EKSA di peringkat agensi seperti cnth anugerah seperti yang berikut : i. Zn Terbaik ii. Bilik Terbaik iii. Bahagian Terbaik iv. Ruang Kerja Terbaik v. Tandas Terbaik vi. Hasil kreativiti terbaik vii. Anugerah G Green terbaik Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada di peringkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain. Menyebarkan dan mempamerkan maklumat mengenai prgram pengiktirafan kepada semua warga agensi. Audit Dalam tidak dilaksanakan Hasil/lapran Audit Dalam tidak disebarkan Lapran Penilaian Kendiri tidak dikemukakan kepada MAMPU Prgram pengiktirafan tidak dilaksanakan Tiada pengiktirafan diterima/tidak ditanda aras leh agensi lain Prgram pengiktirafan tidak disebarkan Satu hingga dua prgram pengiktirafan dilaksanakan Audit Dalam dilaksanakan sekali dalam satu tahun Hasil/lapran Audit Dalam disebarkan kepada sebahagian warga Sekurangkurangnya tiga prgram pengiktirafan dilaksanakan Menerima pengiktirafan tetapi tidak ditanda aras leh agensi lain Prgram pengiktirafan disebarkan dan dipamerkan kepada sebahagian warga Empat prgram pengiktirafan dilaksanakan Audit Dalam dilaksanakan mengikut jadual Hasil/lapran Audit Dalam disebarkan kepada semua warga Lapran Penilaian Kendiri dikemukakan kepada MAMPU Lima atau lebih prgram pengiktirafan dilaksanakan Menerima pengiktirafan dan ditanda aras leh agensi lain Prgram pengiktirafan disebarkan dan dipamerkan kepada semua warga 57 84

58 A6) Pembudayaan Kreativiti dan Invasi 18 Melaksanakan invasi/best Practice yang bleh meningkatkan prduktiviti dan kualiti kerja warga. Prgram invasi/ Best Practice tidak dilaksanakan 19 Melaksanakan prgram kreativiti dan invasi seperti cnth yang berikut: i. Kreativiti mengguna barangan terpakai ii. Barang terpakai untuk hiasan iii. Hiasan/kegunaan EKSA Prgram kreativiti dan invasi tidak dilaksanakan A7) Tindakan Penjimatan/G Green 20 a) Melaksanakan prgram penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti cnth berikut: i. Ntis/arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/peralatan jimat tenaga (save energy ) iii. Penetapan suhu ptimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan air vi. Kempen hijau b) Melaksanakan prgram kitar semula pada peringkat agensi. c) Menyediakan analisis penjimatan, cnthnya: i. Ks ii. Masa iii. Tenaga Pekerja iv. Ruang Tidak melaksanakan prgram penjimatan tenaga Tiada prgram/usaha kitar semula dilaksanakan. Tiada analisis penjimatan disediakan JUMLAH SKOR (KOMPONEN A) Jumlah Markah : /120X 100% = % (Jumlah Markah Diperleh Dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%) Melaksana sekurangkurangnya dua prgram penjimatan tenaga Prgram invasi/ Best Practice dilaksanakan Prgram kreativiti dan invasi dilaksanakan Melaksana sekurangkurangnya tiga prgram penjimatan tenaga Prgram/usaha kitar semula dilaksanakan Analisis penjimatan disediakan

59 RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT FIZIKAL B1) Lantai 1 Memastikan lantai memenuhi kriteria yang berikut: i. Selamat dan tidak licin ii. Tiada kektran/sampah di lantai iii.tidak berlubang/pecah atau rsak iv. Tng sampah disediakan 2 Menyediakan prgram pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi. B2) Dinding dan Siling 3 Memastikan dinding dan siling bersih daripada kektran dan dalam keadaan baik. 4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej krprat. B3) Lampu dan Sket 5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik. 6 Memastikan sket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik. KOMPONEN B Tidak bersih Bersih dan memenuhi satu kriteria Bersih dan memenuhi dua kriteria Bersih dan memenuhi tiga kriteria Bersih dan memenuhi semua kriteria Tiada prgram pemantauan Menyediakan prgram pemantauan tetapi tidak dipatuhi Menyediakan prgram pemantauan dan dipatuhi Dinding ktr dan rsak Dinding dalam keadaan baik tetapi tidak bersih Dinding dalam keadaan baik dan bersih Hiasan keterlaluan dan tidak bersesuaian Hiasan sederhana tetapi tidak selaras dengan imej krprat Hiasan bersesuaian dan selaras dengan imej krprat Ada lampu yang rsak Semua lampu berfungsi Semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik Sket elektrik tidak berfungsi sket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik Semua sket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik MARKAH 59 84

60 KEPERLUAN UMUM B4) Susun Atur Peralatan Menyeragamkan susunan laci meja/kekaki bleh gerak (mbile pedestal ). Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas: i. Kmputer ii. Dulang (Tray)Keluar/Masuk iii. Fail iv. Perhiasan tidak keterlaluan v. Kedudukan laci B5) Keadaan Peralatan Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ dulang (tray)/ dalam laci. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan bleh digunakan. Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci. Susunan laci meja/ kekaki bleh gerak (mbile pedestal) tidak seragam Semua peralatan tidak teratur dan tidak kemas Alat tulis tidak disusun dengan kemas dan teratur Semua peralatan tidak dalam keadaan baik dan tidak bleh digunakan Tiada tanda/label bagi barang yang disimpan susunan laci meja/ kekaki bleh gerak (mbile pedestal) seragam peralatan teratur dan kemas alat tulis disusun dengan kemas dan teratur peralatan dalam keadaan baik dan bleh digunakan barang yang disimpan bertanda/berlabel Semua susunan laci meja/ kekaki bleh gerak (mbile pedestal) seragam Semua peralatan teratur dan kemas Semua alat tulis disusun dengan kemas dan teratur Semua peralatan dalam keadaan baik dan bleh digunakan Semua barang yang disimpan bertanda/berlabel 60 84

61 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas. Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama (yang bersesuaian) Mempamerkan arahan/ntis bagi memastikan peralatan disusun kemas. B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam. Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/unit. Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca. Meletakkan papan tanda/tanda arah pada kedudukan strategik dan mudah dilihat. Semua peralatan berdebu, tidak bersih dan tidak kemas Tiada tatacara penggunaan dipamerkan Tiada arahan/ntis dipamerkan Tiada tanda nama pada bilik/kubikel Tidak berlabel Saiz yang tidak sesuai dan sukar dibaca Semua papan tanda pada kedudukan tidak strategik dan sukar dilihat peralatan berdebu, tidak bersih dan tidak kemas Mempamerkan tatacara penggunaan pada sebahagian peralatan guna sama Arahan/ntis dipamerkan di sebahagian tempat (yang bersesuaian) bilik/ kubikel memaparkan tanda nama pegawai yang seragam Label lengkap, jelas tetapi tidak seragam Saiz yang sesuai tetapi sukar dibaca papan tanda pada kedudukan strategik dan mudah dilihat Semua peralatan tidak berdebu, bersih dan kemas Mempamerkan tatacara penggunaan dengan jelas dan mudah difahami pada semua peralatan guna sama Arahan/ntis dipamerkan di semua tempat (yang bersesuaian) Semua bilik/ kubikel memaparkan tanda nama pegawai yang seragam Label lengkap, jelas dan seragam Saiz yang sesuai dan mudah dbaca Semua papan tanda pada kedudukan strategik dan mudah dilihat 61 84

62 B7) Perhiasan 19 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej krprat. 20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik. B8) Keperluan Umum 21 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang guna sama yang mudah dilihat. 22 Menyediakan dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang guna sama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis). 23 Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di dalam semua bilik/ruang. 24 Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Persn-in-Charge (PIC) bagi setiap ruang/bilik guna sama berserta nmbr telefn untuk dihubungi. 25 Menyediakan dan memaparkan etika/tata cara penggunaan bilik guna sama dengan jelas. 26 Merencanakan inisiatif/tindakan praktif pembaikan sekiranya berlaku kersakan dengan segera (jika ada). Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej krprat Perhiasan berdebu dan usang Pelan lantai tidak disediakan Pelan lampu tidak disediakan KEW.PA-7 tidak dipaparkan PIC tidak dilantik bagi setiap ruang/bilik Etika/tatacara bilik tidak disediakan Tiada inisiatif bilik/ruang menyediakan KEW.PA-7 tetapi tidak dikemas kini ruang/bilik mempunyai PIC tetapi tidak mempunyai nmbr untuk dihubungi Hiasan minimum tetapi tidak selaras dengan imej krprat perhiasan dalam keadaan baik dan tidak berdebu bilik/ruang menyediakan pelan lantai yang jelas difahami bilik/ruang menyediakan pelan lampu yang jelas difahami bilik/ruang menyediakan KEW.PA-7 dan dikemas kini ruang/bilik mempunyai PIC dan mempunyai nmbr untuk dihubungi Etika/tatacara bilik disediakan tetapi tidak jelas Semua bilik/ruang menyediakan KEW.PA-7 tetapi tidak dikemas kini Semua ruang/bilik mempunyai PIC tetapi tiada nmbr untuk dihubungi Hiasan minimum dan selaras dengan imej krprat Perhiasan dalam keadaan baik, bersih dan tidak berdebu Semua bilik/ruang menyediakan pelan lantai yang jelas difahami Semua bilik/ruang menyediakan pelan lampu yang jelas difahami Semua bilik/ruang menyediakan KEW.PA-7 dan dikemas kini Semua ruang/bilik mempunyai PIC dan nmbr untuk dihubungi Etika/tatacara bilik disediakan dengan jelas Merencanakan inisiatif/tindakan pembaikan praktif 62 84

63 RUANG KERJA B9) Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja 27 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan baik 28 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej krprat. Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej krprat B10) Bilik Pegawai 29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan baik 30 Memastikan susunan perabt kemas. Perabt tidak disusun kemas 31 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej krprat. Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej krprat B11) Str Peralatan Pejabat 32 Memastikan str memenuhi kriteria yang berikut: i. Bersih; ii. Tidak berdebu; iii. Susunan kemas dan teratur Tidak memenuhi kriteria 33 Menyediakan sistem rekd inventri yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas. Tidak menyediakan sistem 34 Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan. Tiada label meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik Hiasan minimum tetapi tidak selaras dengan imej krprat meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik perabt disusun kemas Hiasan minimim tetapi tidak selaras dengan imej krprat Memenuhi dua kriteria Sistem kurang jelas dan tidak teratur ruang letak barang/bahan berlabel Semua meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik Hiasan minimum dan selaras dengan imej krprat Semua meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik Semua perabt disusun kemas Hiasan minimum dan selaras dengan imej krprat Memenuhi semua kriteria Sistem jelas dan teratur Semua ruang letak barang/bahan berlabel 63 84

64 35 Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari str untuk dipatuhi warga kerja. 36 Menyediakan kad inventri stk dengan maklumat yang sentiasa dikemas kini. 37 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam str. 38 Menyediakan penanda aras minimum barang dalam str. B12) Bilik Fail 39 Memastikan bilik fail memenuhi kriteria yang berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas 40 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas Tidak menyediakan etika penggunaan Tidak menyediakan kad inventri Terdapat bahan/ peralatan tidak diperlukan disimpan dan tidak disusun dengan kemas Tiada penanda aras minimum Tidak memenuhi kriteria Tidak teratur, tidak baik dan tidak kemas barang sahaja memaparkan kad inventri dan tidak dikemas kini Etika penggunaan disediakan tetapi tidak dipaparkan kepada warga kerja barang memaparkan kad inventri dan dikemaskini Terdapat bahan/ peralatan tidak diperlukan disimpan tetapi disusun dengan kemas Penanda aras minimum disediakan pada sebahagian barang sahaja Memenuhi sebahagian kriteria peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas Semua barang memaparkan kad inventri tetapi tidak dikemas kini Etika penggunaan disediakan dan dipaparkan kepada warga kerja Semua barang memaparkan kad inventri dan sentiasa dikemas kini Tiada barang/ peralatan tidak diperlukan disimpan dalam str Penanda aras minimum disediakan pada semua barang Memenuhi kesemua kriteria Peralatan, kabinet, dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas 64 84

65 Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam temph 30 saat. Menyediakan senarai indeks dan nmbr fail. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dkumen yang mengandungi: i. Tajuk fail ii. Nmbr susunan fail Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategri fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup. B13) Sudut/Bilik Cetak/Dkumentasi Memastikan sudut/bilik cetak/dkumentasi memenuhi kriteria yang berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas Fail berselerak dan tidak teratur. Senarai indeks dan nmbr fail tidak disediakan Tiada label Sistem kawalan dan pergerakan fail tidak disediakan Tidak memenuhi kriteria. Tidak teratur, tidak baik dan tidak kemas Hanya dua kriteria dipenuhi Fail disusun kemas tetapi tidak teratur sahaja berlabel Sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan tetapi tidak dikemas kini Hanya tiga kriteria dipenuhi peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas Hanya empat kriteria dipenuhi Fail disusun kemas dan teratur Senarai indeks dan nmbr fail disediakan Setiap fail/ dkumen berlabel Sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan dan dikemas kini Memenuhi semua kriteria Peralatan, kabinet, dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas 65 84

66 B14) Bilik Pemandu B14) Bilik Pemandu 47 Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak kemas, tidak bersih dan peralatan tidak disusun dengan baik meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik 48 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej krprat. Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej krprat Hiasan minimum tetapi tidak selaras dengan imej krprat B15) Bilik Pelayan (Server) /Terperingkat 49 Memastikan bilik server /terperingkat memenuhi kriteria yang berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas Tidak memenuhi kriteria. \ Memenuhi satu kriteria Memenuhi dua kriteria Jumlah Markah : /245 X 100% = % (Jumlah Markah Diperleh Dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%) Memenuhi tiga hingga empat kriteria Semua meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik Hiasan minimum dan selaras dengan imej krprat Memenuhi semua kriteria K.EKOSISTEM (A-E)_v

67 TEMPAT UMUM C1) Lbi Utama/Ruang Hadapan 1 Memastikan persekitaran lbi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej krprat. 2 Mempamerkan maklumat krprat berkaitan agensi yang terkini seperti cnth yang berikut: i. Visi; ii. Misi; iii. Maklumat Pengurusan Atasan; iv. Mt dan iv. Piagam Pelanggan 3 Menyediakan perkara seperti yang berikut di lbi utama: i. Buku kedatangan pelawat ii. Direktri pegawai iii. Sudut infrmasi untuk pelanggan iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej krprat C2) Kaunter Utama 4 Memastikan kaunter utama berimej krprat dan memenuhi kriteria yang berikut: i. Sistem maklum balas pelanggan ii. Direktri warga agensi iii. Brang-brang/brsur berkaitan iv. Bahan bacaan/infrmasi v. Inf mengenai agensi/piagam pelanggan vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada) 5 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria. KOMPONEN C Persekitaran lbi ktr, tidak kemas tidak ceria dan tidak selaras dengan imej krprat Persekitaran lbi bersih dan kemas tetapi kurang ceria dan tidak selaras dengan imej krprat Tiada maklumat dipaparkan maklumat yang dipaparkan dan terkini Tidak menyediakan semua perkara yang disyrkan Menyediakan satu hingga tiga perkara yang disyrkan Kaunter menyediakan satu kriteria yang disyrkan Kaunter menyediakan dua kriteria yang disyrkan Kaunter tidak bersih, tidak kemas dan tidak ceria Kaunter bersih dan kemas tetapi tidak ceria 4 5 MARKAH Persekitaran lbi bersih, kemas ceria selaras dengan imej krprat Semua maklumat yang dipaparkan dan terkini Menyediakan semua perkara yang disyrkan Kaunter menyediakan semua kriteria yang disyrkan Kaunter bersih, kemas dan ceria 67 84

68 6 Memastikan usaha-usaha delighting the custmer seperti persekitaran yang kndusif dan kemudahan skngan dilaksanakan. 7 Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan. 8 Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemas kini. C3) Ruang Menunggu 9 Menyedia dan memastikan sfa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej krprat. 10 Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur. 11 Menyediakan tng sampah yang bersesuaian dan mencukupi. C4) Laluan Utama/Kridr 12 Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur. 13 Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan. Usaha-usaha delighting the custmer tidak dilaksanakan Perkhidmatan yang tidak mesra pelanggan Tidak disediakan Sfa/tempat duduk dan bahan bacaan tidak disediakan Semua peralatan ktr, tidak kemas dan tidak teratur Tng sampah tidak disediakan Semua susunan peralatan atau hiasan tidak kemas, tidak bersih dan berserabut Terdapat halangan di semua laluan dan pintu kecemasan Carta aliran perkhidmatan disediakan tetapi tidak dikemas kini Sfa/tempat duduk disediakan tetapi tiada bahan bacaan peralatan bersih, kemas dan teratur Tng sampah disediakan tetapi tidak bersesuaian dan tidak mencukupi susunan peralatan atau hiasan kemas, bersih dan teratur Terdapat halangan di sebahagian laluan dan pintu kecemasan Usaha-usaha delighting the custmer dilaksanakan Perkhidmatan yang mesra pelanggan Carta aliran perkhidmatan disedia dan dikemas kini Sfa/tempat duduk dan bahan bacaan bersesuaian disediakan Semua peralatan bersih, kemas dan teratur Tng sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan Semua susunan peralatan atau hiasan kemas, bersih dan teratur Tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan 68 84