BORANG PENCALONAN. ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012)

Transkripsi

1 BORANG PENCALONAN LAMPIRAN A ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012) 1. Nama Organisasi: Bahagian Pentadbiran, Kementerian Pertahanan 2. Nama Prjek/Sistem/Inisiatif OSS Yang Dicalnkan: Sistem Tempahan Kenderaan 3. Tarikh (bulan & tahun) prjek/system/inisiatif yang dicalnkan mula berperasi: Oktber Maklumat pegawai yang membuat pencalnan: Nama: Jawatan: Agensi: Alamat: Siti Nrmah binti Abdul Aziz Setiausaha Bahagian Bahagian Pentadbiran, Kementerian Pertahanan Tingkat 2, Wisma Pertahanan, Jalan Padang Tembak, Telefn: Faks: E-mel: Kuala Lumpur sitinrmah.aziz@md.gv.my 5. Pegawai yang bleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lanjut: Nama: Wan Nrisham bin Pa wan Chik Jawatan: Pembantu Tadbir Telefn: Faks: E-mel: nrisham@md.gv.my

2 1. Nama Prjek/Sistem/Inisiatif Sistem Tempahan Kenderaan (STK) 2. Prfil Kementerian / Jabatan / Institusi (maksimum 200 patah perkataan) Bahagian Pentadbiran pada dasarnya merupakan satu Bahagian yang bertanggungjawab terus kepada TKSU (U) Kementerian Pertahanan. Bahagian ini ditubuhkan pada 1 Ogs Pada asalnya Bahagian ini dikenali sebagai Urus Setia dan Pentadbiran, telah diubah nama kepada Bahagian Pentadbiran dan Perhubungan Awam berikutan kemasukan cawangan baru iaitu Cawangan Perhubungan Awam. Pada tahun 2006, bahagian ini dikenali sebagai Bahagian Pentadbiran berikutan keputusan pihak pengurusan agar Cawangan Perhubungan Awam berfungsi secara berasingan. Lkasi Bahagian Pentadbiran adalah di Tingkat 2 serta sebahagiannya di Tingkat bawah, Wisma Pertahanan, Jalan Padang Tembak, 50634, Kuala Lumpur. Bahagian ini diketuai leh serang pegawai PTD Gred M54. Bahagian Pentadbiran terdiri daripada empat (4) Cawangan utama iaitu : Cawangan Lgistik Cawangan Penyelenggaraan Bangunan Cawangan Belanjawan dan Kewangan serta Unit Prtkl dan Pengurusan Acara. Bahagian Pentadbiran bertanggungjawab untuk : Menentukan persekitaran Wisma Pertahanan sentiasa dalam keadaan yang bersih, selamat dan selesa; Menyediakan dan memastikan segala bantuan lgistik dibekalkan mengikut keperluan di tahap yang memuaskan; Kerja - kerja penyelenggaraan dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memelihara keselamatan dan keselesaan pengguna; Kerja ubah suai/pembaikan pejabat/bangunan akan diseliakan dengan teliti bagi menentukan kerja-kerja dilaksanakan mengikut kualiti/spesifikasi yang telah ditetapkan;

3 Mengendalikan majlis dan lawatan rasmi secara prfesinal dengan penambahbaikan berterusan demi menjaga imej Kementerian Pertahanan. 3. Sinpsis Prjek/Sistem/Inisiatif (maksimum 150 patah perkataan) Bagi prjek/sistem/inisiatif: # Ringkasan / Keterangan # Faedah kepada rang awam / Kerajaan # Kelebihan / keistimewaan prjek/sistem/inisiatif # Mengapa prjek/sistem/inisiatif layak memenangi Anugerah MYGOSS Tempahan Kenderaan telah diwujudkan bagi memberi peluang kepada kakitangan yang berkhidmat di Kementerian Pertahanan (MinDef) membuat permhnan tempahan kenderaan untuk tugasan rasmi di luar pejabat. Sebelum ini tempahan kenderaan dilakukan secara manual. Brang permhnan diisi dan dihantar ke Bahagian Pentadbiran untuk kelulusan. Tempahan yang berjaya akan dimaklumkan melalui telefn kepada kakitangan yang memhn. Dengan wujudnya sistem ini, ia memudahkan kakitangan MinDef untuk membuat tempahan kenderaan untuk pertimbangan pentadbir di Bahagian Pentadbiran serta menetapkan dan kenderaan dengan cepat sekiranya permhnan diluluskan. Kelebihan-kelebihan sistem ini adalah: Mempercepatkan prses membuat tempahan kenderaan. Memudahkan capaian terhadap rekd-rekd tempahan kenderaan. Memudahkan pengguna menyemak status permhnan secara nline. Menjimatkan masa kerana seluruh perasi dilakukan dalam satu sistem sahaja. Menyahut seruan persekitaran paperless. Membudayakan ICT dalam persekitaran kerja. 4. Teknlgi yang digunakan (maksimum 150 patah perkataan) Penggunaan develpment tls, pangkalan data, language, teknlgi, platfrm, dan lain-lain Bahasa pengaturcaraan: PHP Pangkalan data: MySQL Develpment Tls: Macrmedia Dreamweaver SQLYg

4 5. Kelebihan / Keunikan (maksimum 350 patah perkataan) # Faedah kepada rang awam / Kerajaan # Kelebihan prjek/sistem/inisiatif berbanding prjek/sistem/inisiatif lain # Kelainan knsep dan idea bagi prjek/sistem/inisiatif # Peningkatan keberkesanan (termasuk mengurangkan birkrasi) # Perkngsian maklumat # Lain-lain Penjimatan kertas - sebagai cnth:3 helai kertas x 150 permhnan sebulan x 12 bulan = 5400 helai kertas bernilai RM 5400 setahun. Penjimatan masa penghantaran permhnan leh pengguna daripada 2 jam kepada 5 minit. Penjimatan masa dalam memberikan maklum balas permhnan kepada pengguna daripada 2 jam kepada serta merta melalui sistem selepas permhnan diluluskan. Penjimatan masa pentadbir untuk memprses permhnan. Sebelum ini pentadbir perlu merujuk jadual pemandu secara manual, tetapi sekarang pentadbir hanya perlu 20 minit. Penjimatan masa sebanyak 10 minit x 130 permhnan diluluskan sebulan x 12 = 260 jam setahun. Penggunaan tenaga manusia yang lebih efisien. Pembantu Awam Pejabat tidak perlu lagi menghantar dan mengambil brang permhnan. Penjimatan penggunaan telefn untuk memaklumkan status permhnan kepada pengguna. Penjimatan sebanyak 150 panggilan x RM0.30 setiap panggilan x 12 bulan = RM 540 setahun. Penjimatan masa pentadbir untuk membuat panggilan telefn memaklumkan status permhnan kepada pengguna. Dalam setahun sebanyak 150 panggilan x 2 minit x 12 bulan = 60 jam dapat dijimatkan. Prses birkrasi dikurangkan. Pengguna tidak perlu memhn kelulusan pegawai atasan. Permhnan bleh dibuat selepas arahan diberikan. Pemantauan dapat dilakukan dengan lebih mudah bagi mengelakkan permhnan bertindih. Sebelum ini tiada cara untuk bahagian-bahagian memantau permhnan yang dihantar/diterima. Status permhnan bleh dilihat melalui sistem. Sebelum ini pengguna perlu membuat panggilan kepada pentadbir untuk mendapatkan status permhnan. Pembahagian tugas kepada pemandu dapat diatur sama rata berdasarkan maklumat permhnan yang diterima. 6. Invasi (maksimum 350 patah perkataan)

5 # Penggunaan teknlgi atau metdlgi secara invatif # Keaslian atau penambahbaikan # Keaslian knsep atau pelaksanaan (reka bentuk / pembangunan dan/atau pemasaran) # Ciri-ciri / fungsi yang ketara # Teknik pembangunan, penyelidikan atau pemasaran yang kreatif # Teknlgi enabling # Menggunakan pelbagai teknlgu untuk menghasilkan invasi dan penyelesaian yang berkesan Statistik bulanan dan tahunan permhnan dapat dijana dengan lebih mudah menggunakan sistem. Sebelum ini statistik permhnan perlu dibuat secara manual yang memerlukan masa yang lama. Statistik permhnan bleh digunakan sebagai input leh pihak pengurusan atasan bagi tujuan perancangan keperluan perjawatan dan lgistik. Penyediaan dan pencapaian SKT pemandu dapat disediakan dengan cepat dengan merujuk kepada data statistik daripada sistem. Pemandu bleh menggunakan rekd penugasan untuk tujuan tuntutan elaun kerja lebih masa. Sistem tersedia dan bleh dicapai pada bila-bila masa sahaja dengan capaian internet. Sistem ini telah menjadi cnth kepada pembangunan sistem-sistem penempahan yang lain seperti Sistem Tempahan Premis. Pencapaian SKT pemandu bleh diukur untuk melihat keberkesanan dan mencapai sasaran. Pentadbir dan pengguna sistem dapat memantapkan kemahiran ICT melalui penggunaan sistem ini. Pembudayaan ICT dalam pelaksanaan kerja dapat ditingkatkan dengan penggunaan sistem. Piagam pelanggan untuk tempahan kenderaan dapat ditepati dengan lebih mudah dengan bantuan sistem ini. 7. Kualiti / Pengiktirafan (maksimum 350 patah perkataan) # Piawaian kebangsaan atau antarabangsa yang digunakan # Metdlgi prjek/sistem/inisiatif # Keberkesanan ks # Peningkatan prduktiviti dan keberkesanan # Kepakaran kakitangan # Keberkesanan prjek/sistem/inisiatif # Tahap bantuan dan skngan prjek/sistem/inisiatif # Kejayaan pelaksanaan # Pengikitirafan leh pelanggan / pengguna # Diakui leh pakar bidang yang berkaitan prjek/sistem/inisiatif # Pengiktirafan kmuniti atau media # Pengiktirafan atau pencapaian dalam industri dan Kerajaan # Pencapaian pengiktirafan antarabangsa # Hasil yang bleh diukur mencapai sasaran # Perkngsian pasaran # Beridentitikan Malaysia Pentadbir telah menerima penghargaan daripada pengguna melalui panggilan telefn dan di dalam mesyuarat. Tidak menerima sebarang aduan sejak pelaksanaan sistem.

6 Maklumat yang dijana daripada sistem ini bleh digunakan untuk pelbagai tujuan. Cnth: Semakan butiran perjalanan, bukti tuntutan pemandu. 8. Ptensi (maksimum 350 patah perkataan) # Ptensi prjek untuk diekspt, menghasilkan peluang pekerjaan atau meningkatkan eknmi # Pelaksanaan yang lebih luas # Faedah kepada industri lain pada masa hadapan # Strategi pembangunan dan menerajui persaingan # Bidang-bidang yang dikenalpasti untuk peluasan/penambahbaikan Pada masa ini, sistem ini digunakan di semua bahagian di Wisma Pertahanan dan agensi-agensi di bawah kementerian di sekitar Lembah Kelang. Sistem ini bleh diperluaskan ke agensi di bawah Kementerian Pertahanan di luar Lembah Kelang. Sistem ini turut bleh diperluaskan untuk digunakan di kementerian lain. Fungsi-fungsi baru bleh ditambah untuk memantapkan lagi sistem ini seperti: penjadualan pemandu statistik pergerakan pemandu rekd status kenderaan (rsak) Ntifikasi secara SMS kepada pengguna dan pemandu Paparan status pemandu di tempat menunggu kenderaan. Paparan jadual tugas di bilik rehat / bilik menunggu pemandu. Maklumbalas terhadap pengurusan tempahan kenderaan leh pengguna. Sistem dipaut dengan Ggle Map 9. Kandungan Tempatan (maksimum 350 patah perkataan) # Dibangunkan sepenuhnya di Malaysia atau # Dibangunkan sebahagian di Malaysia (nyatakan peratusan pembangunan di Malaysia) # Sekiranya pembangunan sebahagian di Malaysia, nyatakan mdul yang dibangunkan di Malaysia # Sumbangan dan/atau penyelidikan yang dijalakan di Malaysia # Tambah nilai di Malaysia Sistem ini telah dibangunkan sepenuhnya di Malaysia.