MANUAL PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA CAWANGAN NEGERI SEMBILAN KAMPUS SEREMBAN 3

Transkripsi

1 MANUAL PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA CAWANGAN NEGERI SEMBILAN KAMPUS SEREMBAN 3 Nor Azizah Mohammad Amin Norfarhana Zulkifli Sri Yusmawati Mohd Yunus Eley Suzana Kasim Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 1

2 Cetakan Pertama 2016 Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 Persiaran Seremban Tiga/1, Seremban 3 Negeri Sembilan Darul Khusus Malaysia. Tel: Laman Web: Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 Hak cipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang dalam apa jua bentuk dan dengan cara apa jua pun baik secara elektronik, fotostat, mekanik atau lain-lain, mana-mana bahagian artikel/ilustrasi/isi kandungan manual ini sebelum mendapat izin bertulis daripada Rektor UiTM Cawangan Negeri Sembilan. Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan Nor Azizah Mohammad Amin Norfarhana Zulkifli Sri Yusmawati Mohd Yunus Eley Suzana Kasim MANUAL PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA CAWANGAN NEGERI SEMBILAN KAMPUS SEREMBAN 3 ISBN Rekabentuk kulit buku: Abdul Halim Bin Malek Dicetak oleh: SASTRONIC SALES &SERVICES No.11, Jalan Dato Lee Fong Yee Seremban NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS ii

3 KANDUNGAN KATA-KATA ALUAN REKTOR Tujuan Penggubalan Manual EKSA Pengenalan EKSA Dasar EKSA Visi EKSA Misi EKSA Objektif EKSA Logo Slogan Carta Organisasi EKSA Pelan Lantai Induk Faedah Pelaksanaan EKSA Kunci Kejayaan EKSA Elemen-elemen dalam EKSA Amalan 5S Imej Korporat Kreativiti dan Inovasi Amalan Hijau Persekitaran Kondusif Kepelbagaian Agensi Prosedur Pelaksanaan EKSA Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Mewujudkan Luak EKSA Menganjurkan Program Latihan Melancarkan Pelaksanaan EKSA Pelaksanaan Audit Dalam Kriteria Audit EKSA MAMPU Penutup Penghargaan Rujukan 48

4 iii

5 KATA-KATA ALUAN REKTOR Salam UiTM dihatiku. Bersyukur kita ke hadrat Allah SWT kerana dengan limpah kurnia-nya, Manual Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) khas untuk Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 telah berjaya diterbitkan. Manual ini merupakan rujukan bagi melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun khususnya di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3. Dengan adanya Manual EKSA ini, diharapkan akan meningkatkan lagi tahap pengurusan persekitaran kerja yang lebih kondusif di samping menggalakkan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 lebih inovatif seterusnya menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian perkhidmatan kita. Manual Pelaksanaan EKSA ini adalah selari dengan hasrat kerajaan untuk merakyatkan perkhidmatan secara total melalui pengurusan persekitaran pejabat yang mengambil kira kehendak dan ekspektasi pelanggan. Ianya juga dapat membantu warga UiTM merancang dan melaksanakan usaha-usaha meningkatkan imej korporat secara positif, menggalakkan pembudayaan amalan hijau, menyemarakkan budaya kreativiti dan inovasi, menghasilkan persekitaran tempat kerja yang selesa dan memenuhi keperluan warga universiti yang pelbagai. Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa EKSA UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 atas penerbitan Manual Pelaksanaan EKSA ini. Semoga pelaksanaan EKSA dapat memberi impak positif terhadap kualiti penyampaian perkhidmatan kita. Sekian, terima kasih. Prof. Dr. Nasrudin Mohamed Rektor UiTM Cawangan Negeri Sembilan 1

6 1.0 Tujuan Penggubalan Manual EKSA Tujuan manual digubal adalah untuk memberi panduan kepada warga kampus Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 dalam mengamalkan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif dapat dihasilkan. Manual ini berfungsi sebagai bahan rujukan piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja. Pelaksanaan adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat luak. Penerbitan manual ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif. 2.0 Pengenalan EKSA EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. 2.1 Dasar EKSA EKSA menjadi teras kepada penghayatan nilai PERPATIH dalam mewujudkan cemerlang di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3. budaya kerja 2.2 Visi EKSA Mewujudkan ekosistem kondusif dalam persekitaran UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban Misi EKSA Mengukuhkan sistem budaya kerja berkualiti, selamat, bersih, berdisiplin, kemas dan selesa dengan melaksanakan amalan ekosistem kondusif dengan penerapan nilai PERPATIH dalam kalangan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban Objektif EKSA i. Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti iaitu selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa. ii. Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan dalam kalangan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 iii. Membantu meningkatkan tahap kepuasan pemegang taruh dan pelanggan terhadap perkhidmatan yang ditawarkan. iv. Mewujudkan budaya kerja yang yang berteraskan nilai PERPATIH. v. Meningkatkan kesedaran dalam kalangan warga kampus terhadap kepentingan penjimatan tenaga serta amalan hijau (Go Green). 2

7 2.5 Logo 2.6 Slogan Ekosistem Kondusif Pemangkin Kecemerlangan Organisasi 3

8 2.7 Carta Organisasi EKSA NUR HIDAYAH BT MOHD RAZALI AMALIA QISTINA C. ABDULLAH NOR HIDAYAH BT MOHD ZAKI 4

9 2.8 Pelan Lantai Induk 5

10 3.0 Faedah Pelaksanaan EKSA Pelaksanaan EKSA di Uiversiti Teknologi Mara Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 membawa faedah seperti berikut : Mewujudkan Persekitaran Tempat Kerja Berkualiti ( Bersih, Kemas Dan Rapi ) Meningkatkan Kecekapan Dan Keberkesanan Pengurusan Organisasi Mengenal Pasti, Mengurang Dan Menghapuskan Pembaziran Menjana Idea Kreatif Dalam Kalangan Warga Kampus Mewujudkan Piawaian Kerja Yang Jelas Meningkatkan Mutu Penyampaian Perkhidmatan Meningkatkan Disiplin Kampus Meningkatkan Semangat Kerja Berpasukan Meningkatkan Imej Universiti Teknologi MARA 6

11 4.0 Kunci Kejayaan EKSA Kejayaan pelaksanaan EKSA di Uiversiti Teknologi Mara Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 bergantung kepada faktor-faktor seperti: Sokongan & komitmen pengurusan atasan Stuktur pengurusan EKSA yang efektif & efisien Pendidikan & latihan kepada warga UiTM Komunikasi yang efektif Pelan pelaksanaan yang mantap Projek perintis EKSA 5.0 Elemen-elemen dalam EKSA Elemen-Elemen EKSA terdiri daripada :- Amalan 5S Imej Korporat Kreativiti dan Inovasi Amalan Hijau Persekitaran Kondusif Kepelbagaian Agensi 7

12 5.1 Amalan 5S Amalan 5S di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 adalah seperti berikut: SISIH pengasingan dan pelupusan barang - barang yang tidak diperlukan di tempat kerja SUSUN peralatan dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapai SAPU memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan SERAGAM sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri - ciri, susun atur atau peraturannya SENTIASA AMAL usaha mengekalkan 4 amalan 5S di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 8

13 5.2 Imej Korporat Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 berteraskan nilai PERPATIH. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga universiti amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitik beratkan aspek keselamatan persekitaran di Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3. P E R P A T I H PERMUAFAKATAN EKSELSIOR ROH KESUNGGUHAN PERJUANGAN AMANAH TUNTAS INTEGRITI HANDAL 5.3 Kreativiti dan Inovasi EKSA menggalakkan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan, Kampus Seremban 3 membudayakan elemen kreativiti dan inovasi dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Berasaskan kreativiti dan inovasi, kampus ini sentiasa bersedia mengikut peredaran masa bagi mewujudkan budaya organisasi yang dinamik. Warga kampus digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. 5.4 Amalan Hijau Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di ruang kerja dengan elaksanakan program seperti aktiviti kitar semula, penggunaan pokok berdaun hijau sebagai hiasan dalaman di ruang kerja dan penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga kampus ke arah penggunaan sumber secara optimum berteraskan nilai PERPATIH. 9

14 5.5 Persekitaran Kondusif Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan UiTM Cawangan Negeri Sembilan. Amalan EKSA menggalakkan UiTM Cawangan Negeri Sembilan memberikan penekanan nilai PERPATIH pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan. 5.6 Kepelbagaian Agensi EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis UiTM Cawangan Negeri Sembilan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencakupi keperluan kepelbagaian UiTM Cawangan Negeri Sembilan pada masa kini. 6.0 Prosedur Pelaksanaan EKSA EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus serta tindakan pengurusan yang mantap dan mapan merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut: I. mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas II. mewujudkan luak bagi ruang kerja yang bersesuaian III. mengadakan program latihan IV. mengadakan pelancaran EKSA di kampus Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan. Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah- langkah penambahbaikan yang perlu diambil. 10

15 6.1 Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Penaung/ Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA i. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA; ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA; iii. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan iv. Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan; v. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator; vi. Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan; vii. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan viii. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik Fasilitator i. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua luak dan ahli; ii. Memastikan semua warga kampus mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan; iii. Menentukan pembahagian luak; iv. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan v. Menyelaras dan memantau aktiviti Penyelaras i. Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA; ii. Menyelaras program EKSA; iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA; iv. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan v. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi Jawatankuasa Promosi i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA; ii. Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA; iii. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan iv. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dikalangan warga kampus Jawatankuasa Audit i. Menyediakan kriteria audit dalam EKSA; ii. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA; iii. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan iv. Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikutkeperluan. 11

16 6.1.6 Jawatankuasa Latihan i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kampus; ii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan iii. Menyelaras dan memastikan setiap warga kampus diberikan latihan EKSA secukupnya Jawatankuasa Standard i. Menyediakan kriteria penyeragaman EKSA ii. Menentukan kriteria penyeragaman EKSA dipatuhi iii. Menyemak kriteria penyeragaman EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan Ketua Luak i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli ahli luak; ii. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA; iii. Merancang aktiviti kumpulan; iv. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepadafasilitator; dan v. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli luak Ahli-ahli i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA; ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif; iii. Bekerjasama dalam luak; dan iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA. 6.2 Mewujudkan Luak EKSA i. Mewujudkan kawasan tanggungjawab luak bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA. ii. Pembahagian luak hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi luak bagi memudahkan rujukan. iii. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian luak adalah seperti yang berikut: susun atur keseluruhan kampus dan pembahagian kepada luak-luak kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah luak tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan. menentukan nama luak untuk setiap luak dan jumlah keahlian bagi setiap luak; mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan luak dengan mengambil kira hala tuju EKSA di kampus; dan luak haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian. 12

17 6.3 Menganjurkan Program Latihan Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan EKSA dalam kalangan warga kampus. 6.4 Melancarkan Pelaksanaan EKSA Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini di samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam kampus. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang berikut: dasar EKSA; luak EKSA; objektif EKSA; pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan manual panduan pelaksanaan EKSA. 7.0 Pelaksanaan Audit Dalam Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh kampus secara penilaian kendiri. Audit Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan kampus membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya. Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh kampus. 7.1 Kriteria Audit EKSA MAMPU Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA yang di amalkan di Kampus atau persekitaran tempat kerja. Komponen yang digunakan ialah; KOMPONEN A - Keperluan Utama Pelaksanaan i. Dasar EKSA ii. Polisi iii. Visi iv. Misi v. Objektif vi. Logo dan slogan vii. Carta Jawatankuasa EKSA viii. Pelan Lantai Induk EKSA 13

18 7.1.2 KOMPONEN B- Ruang Tempat Kerja LANTAI Memastikan lantai memenuhi kriteria yang berikut; 1 - selamat dan tidak licin 2 - tiada \ kekotoran/sampah di lantai 3 - tidak berlubang/pecah atau rosak Menyediakan program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi DINDING DAN SYILING Memastikan dinding dan syiling bersih daripada kekotoran dan dalam keadaan baik Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat 14

19 SUSUN ATUR PERALATAN Menyeragamkan susunan laci meja/ kekaki boleh gerak (mobile pedestal) tidak seragam Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaaan teratur dan kemas 1 - Komputer 2 - Dulang (tray) keluar / masuk 3 - folder/ Fail 4 - perhiasan tidak keterlaluan 5 - kedudukan laci LAMPU DAN SOKET Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik Memastikan soket eletrik berfungsi dan dalam keadaan baik 15

20 KEADAAN PERALATAN Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ dulang (tray)/ dalam laci Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama (yang bersesuaian) mempamerkan arahan/ notis bagi memastikan peralatan disusun kemas PELABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA ARAH Menyediakan tanda nama pegawai/ kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam Menyediakan label bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/ unit Menggunakan papan tanda/ tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca Meletakkan papan tanda/ tanda arah pada kedudukan strategik dan mudah dilihat 16

21 KEPERLUAN UMUM Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ ruang guna sama yang mudah dilihat ( sekiranya melebihi dua suis ) Memaparkan senarai aset alih kerajaan (KEW.PA - 7) di semua bilik/ ruang. Melantik pegawai bertangungjawab atau Person - In - charge (PIC) bagi setiap ruang/ bilik guna sama beserta nombor telefon untuk dihubungi Menyedia dan memaparkan etika/ tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas merencakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera ( jika ada ) PERHIASAN Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdedu dan dalam keadaan baik 17

22 MEJA KERJA WARGA/ KUBIKEL KERJA Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat BILIK PEGAWAI/ PENSYARAH Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik Memastikan susunan perabot kemas menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat 18

23 STOR PERALATAN PEJABAT Memastikan stor memenuhi kriteria yang berikut; 1 - Bersih 2 - Tidak berdebu 3 - Susunan kemas dan teratur Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemas kini. Memastikan tiada bahan. peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor Menyediakan penanda aras minimum barang dalam stor 19

24 BILIK FAIL Memastikan bilik fail memenuhi kriteria yang berikut; 1 - Bersih 2 - Tidak berdebu 3 - Susunan kemas dan teratur Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur baik dan kemas Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat Menyediakan senarai indeks dan nombor fail Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/ dokumen yang mengandungi; 1 - Tajuk Fail 2 - Nombor susunan fail Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/ fail tidak aktif/ fail tutup. 20

25 SUDUT/ BILIK CETAK/ DOKUMENTARI Memastikan sudut/ bilik cetak/ dokumentasi memenuhi kriteria yang berikut; 1 - Bersih 2 - tidak berdebu 3 - tersusun 4 - kemas 5 - selamat Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas BILIK PEMANDU Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat 21

26 BILIK SERVER/ TERPERINGKAT Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria yang berikut; 1 - Bersih 2 - tidak berdebu 3 - tersusun 4 - kemas 5 - selamat 22

27 7.1.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM LOBI UTAMA/ RUANG HADAPAN Memastikan persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh yang berikut; 1 - Visi 2 - Misi 3 - Maklumat pengurusan atasan 4 - Moto; dan 5 - Piagam Pelanggan Menyediakan perkara berikut di lobi utama 1 - Buku kedatangan pelawat 2 - Direktori pelawat 3 - Sudut informasi untuk pelanggan 4 - perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat 23

28 KAUNTER UTAMA Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria yang berikut; 1 - Sistem maklumbalas pelanggan 2 - Direktori warga 3 - borang - borang/ brosur berkaitan 4 - bahan bacaan/ informasi 5 - Info mengenai agensi/ piagam pelanggan 6 - maklumat kadar bayaran (sekiranya ada) Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria Memastikan usaha - usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemas kini 24

29 RUANG MENUNGGU Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi BILIK MESYUARAT Memastikan semua perlatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat 25

30 PERPUSTAKAAN/ PUSAT SUMBER Memastikan ruang perpustakaan/ pusat sumber bersih, kemas dan teratur Menyediakan sistem susunan/ capaian/ label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan. LIF Memastikan lif dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan Memaparkan nama bahagian/ seksyen bagi setiap aras dengan jelas Memaparkan sijil perakuan keselamatan Mesin Angkat yang mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala 26

31 SURAU/ BILIK SOLAT Memastikan barang - barang/ peralatan yang berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadan bersih; 1 - Telekung 2 - Sejadah 3 - Penyidai Menyediakan kemudahan berikut; 1 - Tanda arah kiblat 2 - Rak menyimpan Al - Quran dan bahan bacaan 3 - Tempat letak/ rak kasut 4 - Selipar Memastikan Al - Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik Memastikan surau/ bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan) Memastikan tempat wuduk bersih 27

32 TANDAS Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering Memastikan bau tandas menyenangkan Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik Memastikan pengudaraan tandas baik Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas Menyediakan peralatan tambahan seperti yang berikut; 1 - Cecair pencuci tangan 2 - Tisu tangan 3 - Bakul sampah/ tong sanitari 4 - cermin muka 5 - Bahan pewangi Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik PANTRI Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus 28

33 7.1.4 KOMPONEN D- KESELAMATAN PERSEKITARAN PELAN TINDAKAN KECEMASAN Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang mengandungi; 1 - Arahan keselamatan 2 - Latihan pengungsian bangunan, latihan kebakaran (fire- drill) 3 - Tanda Amaran 4 - Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul 5 - tanda arah laluan kecemasan Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan PENDAWAIAN/ KABEL Memastikan pendawaian eletrik/ telefon/ kabel komputer/ mesin/ peralatan dalam keadaan kemas. teratur dan selamat Memastikan plag dilabelkan mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan 29

34 PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut; 1 - Penyeleggaraan secara berkala 2 - Mempunyai tatacara penggunaan 3 - Berkeadaan bersih 4 - Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik LALUAN/ TANGGA KECEMASAN Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/ pintu kecemasan Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas 30

35 KUNCI Memastikan anak kunci dilabelkan/ ditandai dan memenuhi tatacara keselamatan Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertangungjawab Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemas kini 31

36 7.1.5 KOMPONEN E - Kawasan persekitaran pejabat KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU Menyediakan tanda/ garisan yang jelas di antara lot - lot tempat letak kenderaan yang disediakan Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik Memastikan taman permaian dan peralatan taman permaianan dalam keadaan baik dan boleh digunakan (jika ada) Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak/ mati di sekitar kawasan Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih 32

37 7.1.6 KOMPONEN F KHUSUS I. HOSPITAL/ KLINIK BILIK RAWATAN Memastikan persekitaran bilik kemas dan selamat Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik Menyediakan tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestik dan alatan tajam Menyediakan senarai ubat troli kecemasan Memastikan ubat tidak rosak atau luput tarikh 33

38 PETI SEJUK Setiap bahan dilabelkan, disusun kemas dan berada dalam keadaan baik Memastikan suhu peti sejuk direkod dan dikemas kini WAD Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik 34

39 FARMASI Memastikan persekitaran bilik adalah bersih, kemas dan selamat Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik Menyusun dan melabelkan ubat - ubatan dengan baik dan teratur STOR PERALATAN/ UBAT FARMASI Memastikan stor memnuhi kriteria seperti yang berikut; 1 - Bersih 2 - Tidak berdebu 3 - Susunan kemas dan teratur Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi oleh warga kerja Memastikan tiada bahan atau peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor Menyediakan penanda aras minimum barang dalam stor Memastikan suhu peti sejuk direkodkan dan dikemas kini Ubat disusun mengikut sistem First in first out (FIFO) atau First Expiry First Out (FEFO) 35

40 BILIK MAKMAL Memastikan persekitaran bilik makmal bersih, kemas dan selamat Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik Menyediakan tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal. domestik. alatan tajam dan bahan buangan berbahaya BILIK/ RUANG KAD REKOD PERUBATAN Memastikan persekitaran bilik atau ruang rekod perubatan bersih, kemas dan selamat Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian rekod dengan cepat dan pantas Menyediakan peraturan pengambilan rekod untuk dipatuhi warga kerja 36

41 III. MASJID RUANG AZAN Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan berfungsi (cth; alat siar raya dan jam dinding Menyediakan tatacara penggunaan alatan Memaparkan info solat 37

42 TEMPAT WUDUK Menyediakan etika dan peraturan tempat wuduk Menyediakan arah/ simbol ruang wuduk wanita dan lelaki di tempat yang mudah dilihat Menyediakan tempat wuduk mesra OKU atau orang tua Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik Memastikan persekitaran bilik adalah bersih, kemas dan selamat 38

43 TEMPAT MANDI JENAZAH Menyediakan dan memaparkan etika dan peraturan tempat mandi jenazah Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan teratur Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat 39

44 III. BALAI POLIS / PEJABAT POLIS BANTUAN KAUNTER ADUAN Menyediakan kaunter aduan yang bersih, kemas dan ceria Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan Memastikan kemudahan untuk pelanggan selesa dan mencukupi Memaparkan carta aliran/proses kerja atau piagam pelanggan 40

45 STOR SIMPANAN BARANG - BARANG BUKTI Memastikan barang - barang disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan untuk memudahkan capaian Menyediakan senarai indeks barang - barang Memastikan bilik simpanan kes memenuhi kriteria yang berikut; 1 - Bersih 2 - Tidak berdebu 3 - Tersusun; dan 4 - Kemas Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap barangan kes Memastikan peralatan kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas Menyediakan tangga khas untuk penyimpanan dan capaian barang bukti 41

46 IV. UMUM BILIK KULIAH/ BILIK LATIHAN/ BILIK PERBINCANGAN Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini DEWAN/ AUDITORIUM Memastikan persekitaran bilik kemas, bersih dan selamat Memastikan semua perlatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik Memastikan maklumat yang dipaprkan dalam keadaan baik dan terkini 42

47 DEWAN MAKAN/ TEMPAT MAKAN/ KAFETERIA/ KANTIN Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik Memastikan susunan perabot kemas GARAJ Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat Memastikan tempat letak kenderaan disediakan 43

48 PREMIS PERNIAGAAN Memastikan persekitaran premis bersih, kemas dan selamat Menyediakan etika dan peraturan yang perlu dipatuhi penyewa ASRAMA Memastikan persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik Memastikan susunan perabot kemas 44

49 BILIK PENGINAPAN/ BILIK REHAT/ BILIK TRANSIT/ RUMAH TAMU Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat Memastikan semua peralatan/ perabot berada dalam keadaan baik dan tersusun PADANG Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan baik Memastikan rumput di kawasan padang pendek 45

50 GELANGGANG Memastikan kawasan gelanggang dalam keadaan bersih, baik dan selamat digunakan Menyediakan dan memaparkan peraturan/ etika penggunanaan gelanggang Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusn dengan kemas dan berada dalam keadaan baik GIMNASIUM Memastikan kawasan gimnasium bersih dan dalam keadaan baik Memastikan kawasan gimnasium berada dalam keadaan bersih, tersusun dan selamat digunakan 46

51 8.0 Penutup Pelaksanaan EKSA di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 akan lebih sistematik dan sempurna dengan adanya Manual Pelaksanaan EKSA ini. Khususnya, manual ini dapat dijadikan sebagai rujukan utama bagi seluruh warga kampus pada setiap masa. 9.0 Penghargaan Ucapan terima kasih dirakamkan kepada pihak pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 di atas sokongan yang diberikan kepada gerakan EKSA ini. Juga penghargaan kepada Champion EKSA yang telah membantu pihak universiti untuk merealisasikan hasrat melaksanakan EKSA di kampus ini. 47

52 RUJUKAN Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Sektor Awam (EKSA) IKBN Seri Iskandar. (2015). Retrieved from pengenalan5s.blogspot.my/2015/03/garis-panduan-pelaksanaan-ekosistem.html Kementerian Pertahanan Malaysia. Buku Panduan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). MAMPU. Panduan Pelaksanaan EKSA Ekosistem Kondusif Sektor Awam. 48