BAB II KAJIAN PUSTAKA. Suatu Informasi dari suatu perusahaan terutama informasi keuangan dan

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori Pengertian Prosedur Suatu Informasi dari suatu perusahaan terutama informasi keuangan dan informasi akuntansi diperlukan oleh berbagai pihak intern maupun perusahaan.informasi yang dihasilkan tersebut digunakan sebagai ekstern informasi yang pada umumnya berupa informasi akuntansi yang lebih banyak diperlukan oleh pihak ekstern perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan tersebut maka diperlukan suatu sistem informasi yang benar-benar akurat, Sehingga sistem inforamsi tersebut dapat dipercaya kebenarannya, oleh karena itu suatu sistem sudah seharusnya dimiliki oleh setiap perusahaan demi kelangsungan dari perusahaan itu sendiri. Sistem yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual maupun dengan komputerisasi. Menurut Mulyadi (2010 : 5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, sedangkan menurut Baridwan (2002 : 3) mendefinisikan sistem adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan

2 atau fungsi utama dari perusahaan. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan suatu kesatuan dari prosedur yang diintegrasikan dan diciptakan untuk dapat mengikuti, mencatat, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan salah satu bidang akuntansi sehingga tercapai tujuan perusahaan. Berkaitan dengan pengertian sistem tersebut yaitu bahwa sistem merupakan suatu kesatuan dari prosedur yang berkaitan, maka dapat dikemukakan beberapa pengertian prosedur, menurut Baridwan (2002 : 3) menyatakan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang saling terkait, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perubahan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan menurut Mulyadi (2010 : 3) prosedur adalah suatu kegiatan urutan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perubahan secara berulang-ulang. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan bagian dari sistem yang menyangkut urutan-urutan kegiatan perusahaan yang harus dilalui yang bersifat klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perubahan secara berulangulang agar aman dan lancar. Kegiatan klerikal yang dimaksud adalah kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir buku jurnal dan buku besar yang

3 terdiri dari mendaftar, menulis, member kode, melaksanakan, menghitung, memindahkan, serta membandingkan semua informasi yang ada. 1) Karakteristik Prosedur Berikut ini akan diuraikan beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah : a) Prosedur menunjang tercapainya tujuan suatu organisasi. b) Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin. c) Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana. d) Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab. e) Menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan. f) Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggotaanggota organisasi. g) Mencegah terjadinya penyimpangan. h) Membantu efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu unit organisasi. 2) Manfaat Prosedur Suatu prosedur dapat memberikan manfaat sebagai berikut : a) Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan dimasa yang akan datang.

4 b) Mengubah pekerjaan berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja. c) Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana. d) Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisien. e) Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masingmasing Pengertian Penjualan Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang. Pengertian Penjualan menurut Simamora (2004 : 24) menyatakan bahwa penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa. Pengertian penjualan menurut Marom (2002 : 28) menyatakan bahwa penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur. Berdasarkan pengertian diatas, maka

5 dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat menyerahkan sejumlah uang sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati. Transaksi penjualan memiliki beberapa macam transaksi yang dapat diklasifikasikan, menurut Simamora (2004 : 170) yaitu : 1) Penjualan Tunai 2) Penjualan Kredit. 3) Penjualan Tender. 4) Penjualan Ekspor. 5) Penjualan Grosir Penjualan Tunai Menurut Simamora (2004 : 129), penjualan tunai adalah pembeli langsung menyerahkan sejumlah uang tunai yang dicatat oleh penjual melalui register kas, sedangkan menurut Mulyadi (2010 : 115) penjualan tunai adalah penjualan barang dengan menerima pembayaran kas atau secara tunai dari pelanggan pada saat terjadinya penjualan Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai dan

6 pemindahan hak atas barangnya langsung melalui register kas atau bagian kasir, sehingga tidak perlu ada prosedur pencatatan piutang pada perusahaan penjual Prosedur Penjualan Tunai Prosedur Penjualan tunai memiliki alur dalam penerapannya, bagianbagiannya diantara lain : 1) Prosedur Order Penjualan Dalam proses order penjualan, bagian order penjualan berperan dalam menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar yang akan di distribusikan masing-masing satu kepada pembeli sebagai bukti pembayaran ke bagian kasir, dikirimkan ke bagian gudang, dan untuk bagian order penjualan sendiri sebagai arsip dokumentasi yang akan disimpan menurut nomor urut faktur. 2) Prosedur Penerimaan Kas Penerimaan kas dilakukan oleh bagian kasir bersamaan setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan tunai dari pembeli sekaligus mengoperasikan mesin cash register sehingga menghasilkan bukti cash register yang akan ditempelkan pada faktur yang telah dibubuhkan cap lunas dan diserahkan kembali kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. 3) Prosedur Pembungkus Barang dan Penyerahan Barang

7 Proses penyiapan barang ditangani oleh bagian gudang setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan sesuai dengan kuantitas yang sebenarnya sekaligus pencatatannya kedalam kartu gudang yang akan diserahkan kepada pembeli. 4) Prosedur Pencatatan Penjualan dan Pencatatan Kas Pencatatan kas ditangani oleh departemen akuntansi dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas setelah menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri oleh pita register kas dari bagian pengiriman barang Dokumen Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2010 : 463) dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut : 1) Faktur penjualan tunai (FPT) Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu: lembar 1 akan diberikan kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran barang kepada kasir. Lembar 2 akan diserahkan kepada bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kasir dan sekaligus sebagai slip pembungkus yang akan ditempel di pembungkus barang sebagai identitas barang, dan lembar 3 yang akan diserahkan ke bagian order penjualan yang akan

8 dijadikan sebagai arsip sementara berdasarkan nomor urutnya sebagai pengendali apabila terjadi kejanggalan transaksi penjualan. 2) Pita Register kas Dokumen yang dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh bagian kasir setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas. 3) Credit Card Sales Slip Dokumen yang digunakan sebagai alat menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit. Sebagai transaksi penjualan yang dilakukan oleh pemegang kartu kredit. 4) Bill of lading Dokumen yang digunkan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang dalam penjualan COD (Cash On Delivery). 5) Faktur penjualan COD Dokumen yang digunakan sebagai perekam berbagai informasi yang diperlukan untuk manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 6) Bukti Setor Bank Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyetoran kas dari penjualan tunai ke bank. Adapun bukti setor bank ini dipakai oleh bagian

9 akuntansi sebagai dokumen sumber untuk mencatat transaksi penerimaan kas atas penjualan tunai kedalam jurnal penerimaan kas. 7) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan bagian akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode dan sebagai dokumen pendukung bagian pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga produk yang dijual. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai dan penerimaan kas adalah faktur penjualan, pita register kas, credit card sales slip, bill of lading, faktur penjualan COD, bukti setor bank serta rekap harga pokok penjualan Prosedur Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2010 : 456), Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi dalam tiga prosedur sebagai berikut: 1. Penerimaan Kas dari Over the Counter Sale. Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Prosedur-prosedur yang dijalankan dalam penerimaan kas dari Over the counter sale dengan langkah pembeli memesan barang langsung kepada Wiraniaga (sales-person) di bagian penjualan, Bagian kas menerima pembayaran dari pembeli dapat berupa uang tunai atau

10 kartu kredit. Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli. Bagian kasir menyetorkan kas yang diterima ke bank, bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan, Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas. 2. Penerimaan Kas dari COD Sales Cash On Delevery Sales (COD Sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD Sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli serta jaminan penerimaan kas dari perusahaan penjual. 3. Penerimaan Kas dari Credit Card Sales Merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over the counter sales maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui COD Sales. Dalam over the counter sales, pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir dengan menggunakan kartu kredit. Dalam penjualan tunai yang melibatkan COD Sales, Pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual. Pembeli memberikan

11 persetujuan tertulis untuk penggunaan kartu kredit dalam pembayaran barang Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Tunai Prosedur penjualan tunai melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dimaksudkan agar penjualan dapat diawasi dan berjalan baik. Menurut Mulyadi (2010 :462), fungsi yang terkait dalam penjualan tunai adalah: 1) Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan tunai dan penerimaan kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga ke fungsi kas. 2) Fungsi kas Dalam transaksi penjualan tunai dan penerimaan kas, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3) Fungsi gudang Dalam transaksi penjualan tunai dan penerimaan kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk memepersiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman barang.

12 4) Fungsi pengiriman Dalam transaksi penjualan tunai dan penerimaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5) Fungsi akuntansi Dalam transaksi penjualan tunai dan penerimaan kas, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta pembuatan laporan penjualan. Berdasarkan uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta pembuat laporan penjualan. Dalam Penjualan tunai terdapat Catatan Akuntansi, bagian dari catatan tersebut adalah : 1) Jurnal Penjualan (Tunai) Jurnal penjualan ini digunakan untuk merekam terjadinya transaksi penjualan barang.terjadinya penjualan barang ini menambah jumlah penjualan yang ada.

13 2) Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas ini digunakan untuk merekam terjadinya penerimaan uang dari hasil penjualan tunai yang akan menambah kas. 3) Kartu Persediaan Barang Kartu persediaan barang ini berfungsi sebagai buku besar pembantu untuk mencatat pengurangan barang pada persediaan karena dijual. Pada kasus perusahaan menggunakan jurnal umum (tanpa menggunakan jurnal khusus), transaksi penjualan ini dicatat pada jurnal umum sebagai berikut : Penjualan Rp Kas Rp Unsur Sistem Pengendalian Intern (Pengendalian Akuntansi) Menurut Mulyadi (2010 : 166)untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka terdapat empat unsur pokok yang harus dipenuhi, antara lain 1) Organisasi a) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh bagian order penjualan, bagian kas, bagian pembungkus dan bagian akuntansi.

14 b) Tidak ada satupun transaksi penjualan terjadi yang dilaksanakan secara keseluruhan oleh salah satu bagian 2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a) Penerimaan order dari pemebeli diotorisasi oleh bagian order penjualan dengan menggunakan faktur penjualan tunai. b) Penerimaan kas diotorisasi oleh bagian kasir dengan cara membubuhkan cap Lunas pada faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. c) Penyerahan barang ke pembeli diotorisasi oleh bagian pembungkus dengan cara membubuhkan cap Sudah Diserahkan pada faktur penjualan tunai. d) Pencatatan ke dalam catatan jurnal dan buku pembantu persediaan barang diotorisasi oleh bagian akuntansi dengan cara membubuhkan paraf pada faktur penjualan tunai. 3) Praktik Yang Sehat a) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan penggunaanya dipertanggungjawabkan oleh bagian order penjualan. b) Jumlah Kas yang diterima dari hasil dari hasil penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya. c) Dilakukannya penghitungan saldo kas yang ada di tangan bagian kasir secara periodik oleh bagian pemeriksa Intern dan dibandingkan dengan seluruh jumlah faktur penjualan tunai dan tembusan pita registrasi kas.

15 d) Secara periodik dilakukan penghitungan fisik barang dan dibandingkan dengan jumlah yang tertera pada kartu persediaan barang. 4) Karyawan yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung jawabnya a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut. b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. 2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Penelitian sebelumnya tentang prosedur penjualan tunai dan kredit dilakukan oleh Restiti (2013), dengan judul Prosedur Penjualan Tunai dan Kredit Pada CV. IT SHOP Cabang Laptop Shop, teknik analis yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskritif naratif. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui prosedur penjualan tunai dan kredit pada CV. IT SHOP Cabang Laptop Shop.Hasil penelitian yang diperoleh dari penelitian ini menunjukan bahwa penjualan laptop secara tunai dan kredit sudah efektif.

16 Arta Purbawa (2009), dengan judul Prosedur Penjualan Tunai pada PT. Astra Internasional Tbk (Toyota Auto 2000) Cabang Denpasar, dengan menggunakan teknik analisis deskriptif. Hasil penelitian yang diperoleh dari penelitian ini menunjukan bahwa prosedur penjualan tunai pada PT. Astra Internasional Tbk (Toyota Auto 2000) Cabang Denpasar sudah memadai. Dari beberapa hasil penelitian sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa persamaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah sama-sama meneliti tentang prosedur penjualan, akan tetapi pada penelitian ini penulis menggunakan teknik analisis komparatif.