Manual Prosedur Pembelian Alat dan Bahan Bagi Intern PKH Di DEPO PKH

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pembelian Alat dan Bahan Bagi Intern PKH Di DEPO PKH PROGRAM KEDOKTERAN HEWAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012

2 Permohonan Pembelian Alat dan Bahan Bagi Intern PKH dari DEPO PKH Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 1 Tanggal : Agustus 2012 Diajukan oleh : Ketua GJM Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Dikendalikan oleh : Wabid. Akademik Disetujui oleh : Ketua Program Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Prof. Dr. Pratiwi Trisunuwati, drh., MS

3 Pembelian Alat dan Bahan Intern PKH di DEPO PKH Tujuan Memberikan Pelayanan kepada dosen / Mahasiswa / Klinik untuk memenuhi Alat dan Bahan kebutuhan penelitian atau pelayanan klinik Ukuran Keberhasilan Kegitan penelitian mahasiswa / dosen dan pelayanan klinik hewan PKH terlaksana dengan baik Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup prosedur pengambilan alat dan bahan Pihak yang terlibat 1. Kepala Tata Usaha 2. Kasubag Umum & Perlengkapan 3. Petugas DEPO Dokumen yang digunakan 1. Daftar Stok alat dan Bahan DEPO 2. Kartu Stok Barang 3. Daftar Pengajuan Alat dan Bahan dari Laboratorium 4. Log book Pengambilan alat dan Bahan 5. Form pembelian alat dan bahan Definisi 1. Depo adalah tempat penyediaan bahan kemikalia dan peralatan habis pakai oleh PKHUB untuk keperluan praktikum, sesuai pengajuan dari masing-masing laboratorium dan dimungkinkan pembelian alat dan bahan tersebut oleh pihak non- PKH. 2. Pengajuan laboratorium untuk praktikum adalah pengajuan bahan dan peralatan habis pakai yang termuat dalam pengajuan dana oleh masing-masing laboratorium, atas persetujuan oleh Koordinator Praktikum, Wakil Bidang Akademik, Wakil Bidang Administrasi & Keuangan dan oleh Ketua Program

4 3. Daftar Stok alat & Bahan adalah pembukuan yang mencatat semua bahan dan alat yang masih tersedia di Depo, meliputi jumlah barang, kondisi dan tanggal kadaluwarsa 4. Daftar Penerimaan Alat dan Bahan adalah pembukuan yang mencatat jenis barang, jumlah barang, merek barang, kondisi barang dan tanggal kadaluwarsa bahan dan alat yang dimasukkan ke dalam Depo dari Penyedia Barang 5. Kartu Stok Barang adalah kartu yang mencatat kondisi, jumlah, tanggal kadaluwarsa untuk tiap bahan dan alat yang terdapat di Depo 6. Laporan Penerimaan & Berita Acara Penerimaan Barang adalah catatan yang mendaftar kesesuaian antara barang yang dipesan/diajukan dengan barang yang diterima dari Penyedia Barang 7. Daftar Pengajuan Alat & Bahan adalah catatan tentang bahan dan alat yang dipesan PKHUB kepada Penyedia Barang, yang meliputi jumlah, merek, spesifikasi dan harga barang Langkah Prosedur : 1. Pemohon (Mahasiswa / Dosen / petugas klinik) menuliskan Alat/Bahan yang akan diperlukan pada form permohonan pembelian Alat dan Bahan. 2. Petugas DEPO menerima form Pengambilan Alat/ /Bahan dari Pemohon (Mahasiswa / Dosen / petugas klinik). 3. Petugas DEPO memeriksa dan mempersiapkan Alat/ Bahan sesuai dengan daftar pengajuan pemohon. 4. Petugas DEPO mencatat kartu stok dan log book Alat/Bahan setiap pembelian alat dan bahan. 5. Petugas DEPO menyerahkan Alat/Bahan yang telah disiapkan sesuai dengan pengajuan pemohon (Mahasiswa / Dosen / petugas klinik) 6. Pemohon (Mahasiswa / Dosen / petugas klinik) memeriksa alat/bahan dan menandatangani log book pengambilan alat dan bahan 7. Petugas DEPO merekap alat/bahan yang diambil sesuai dengan kartu Stok dan Log Book ke daftar stok bahan. 8. Pemohon melakukan pembayaran sesuai dengan bahan yang dibeli dan menerima nota pembayaran dari petugas DEPO. 9. Petugas DEPO setiap bulan melaporkan daftar stok bahan ke Kasubag Umum & Perlengkapan yang di teruskan kepada wakil bidang administrasi dan keuangan

5 Bagan Alir : Pemohon (Mahasiswa / Dosen / petugas klinik) Petugas DEPO Kasubag umum dan perlengkapan Wakil bidang administrasi dan keuangan Mulai Menerima sesuai form pembelian Menulis alat/bahan yang akan dibeli 15 menit 30 menit s/d 1 hari Form pembelian Mempersiapkan alat/bahan 15 menit Menerima dan memeriksa alat/bahan menit Catat di Log Book Catat di Kartu stok menit Menandatangani log book penggunaan alat/bahan menit Merekap alat/bahan yang diambil ke daftar stok pembayaran

6 15 menit selesai Melaporkan Daftar stok Alat/Bahan ke Bagianbagian Pengadaan Menerima Laporan daftar Stok alat/bahan Menerima Laporan daftar Stok alat/bahan

7