Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVI Program Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Juli 2012

Transkripsi

1 ANALISIS PENENTUAN LOKASI REGIONAL DISTRIBUTION CENTER DI PULAU JAWA UNTUK OPTIMALISASI PENDISTRIBUSIAN DAN PENINGKATAN ORDER FULFILLMENT RATE PADA PT. XYZ GRESIK Bortiandy TPL Tobing dan Ahmad Rusdiansyah Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya ABSTRAK Persaingan dalam dunia usaha global khususnya untuk produk yang bergerak cepat (fast moving consumer goods/fmcg) telah mengidentifikasikan pentingnya pelayanan cepat dan efisien terhadap pelanggan dan ketersediaan produk adalah sebagai salah satu strategi bisnis untuk memenangkan kompetisi ini. PT. XYZ pabrik di Gresik, sebagai perusahaan swasta nasional di industri makanan dan minuman, juga melakukan berbagai usaha untuk meningkatkan ketersediaan produk, melalui distribusi produk ke seluruh depo dalam waktu yang tepat dan biaya distribusi yang optimal. Sebuah pertanyaan penting peningkatan ketersediaan produk yang optimal adalah bagaimana mengidentifikasi lokasi yang akan dijadikan sebagai pusat distribusi ( Regional Distribution Center/RDC). Penelitian ini melakukan analisa lokasi dari RDC dari 57 depo yang ada di pulau Jawa, untuk mendukung distribusi PT. XYZ dari pabrik di Gresik dengan menggunakan metode P- Median. Fokus dari penelitian ini adalah pada alokasi efektif pengiriman produk dari pabrik ke RDC dengan parameter peningkatan tingkat pemenuhan pesanan ( Order Fulfillment Rate/OFR) dalam periode pengiriman dua mingguan. Pada akhirnya, perhitungan enumerasi yang dilakukan dari 1 median hingga 6-Median, menghasilkan jumlah optimal RDC adalah 4-Median (Depo: CNJR, SDRJ, SOLO dan TGAL) dengan total biaya distribusi Rp dan peningkatan order fulfillment rate periode pengiriman (2 mingguan) dari 66.63% menjadi 97.88%. Kata kunci: distribusi, demand, enumerasi, ketersediaan produk, lokasi, order fulfillment rate. PENDAHULUAN PT. XYZ adalah salah satu perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam industri makanan dan minuman yang siap untuk dikonsumsi dan berpusat di Jakarta. Pada awalnya, perusahaan ini didirikan pada tahun 1971 di salah satu kabupaten di Jawa Tengah dan untuk lebih meningkatkan daya saing serta seiring dengan permintaan pengembangan perusahaan, maka pada tahun 1987 perusahaan memindahkan kantor pusatnya ke Jakarta. Dalam melakukan distribusi produknya ke seluruh depo, PT. XYZ memiliki kendala dalam pemenuhan permintaan produk (OFR) atau disebut juga sebagai tingkat pelayanan pelanggan (customer service level) dimana pemenuhan permintaan produk (OFR) pada tahun 2010 di pulau Jawa untuk periode pengiriman 2 (dua) mingguan hanya mencapai %. Salah satu penyebab utama adalah kekurangan jumlah muatan dengan standard armada yang digunakan, yaitu armada truk dengan kubikasi 30m 3. A-28-1

2 Untuk dapat memenangkan persaingan saat ini, perusahaan harus memberikan perhatian dan upaya yang serius pada sistem logistik karena beberapa alasan (Kotler da n Amstrong, 2010), yaitu: Perbaikan/improvement sistem logistik untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan atau biaya yang lebih murah, sehingga hal ini merupakan keuntungan yang dimiliki perusahaan dan menjadi salah satu keunggulan dalam bersaing/competitive adventage; Perbaikan/improvement sistem logistik dapat menghasilkan penghematan yang luar biasa baik bagi perusahaan maupun bagi pelanggan; Peningkatan yang tinggi terhadap jumlah variasi produk yang dihasilkan, menuntut dilakukannya perbaikan dalam manajemen logistik. Mengacu pada pendapat di atas, maka PT. XYZ perlu menetapkan jumlah dan lokasi gudang distribusi (RDC), sehingga akan diperoleh peningkatan pemenuhan permintaan produk (OFR) dengan biaya distribusi yang optimal. METODE PENELITIAN Untuk memperoleh jumlah dan lokasi RDC yang optimal, penelitian ini menggunakan metoda P-Median dari 57 depo yang tersebar di pulau Jawa. Adapun tahapan penelitian yang dilakukan dapat digambarkan sebagai berikut: Identifikasi Sistem Perusahaan Penyusunan matriks jarak antar depo dan kubikasi setiap produk PT. XYZ Input Data Permintaan (Demand) per Depo Input Data Biaya Transportasi/km Input Biaya Transportasi dari Pabrik ke setiap Depo Input Data Realisasi Kirim untuk periode pengiriman Pembuatan Model: Pusat Area Distribusi yang akan melayani depo-depo dengan menggunakan Metoda P_Median Analisis dan Pembahasan Kesimpulan dan saran Gambar 1: Diagram alur Metode Penelitian Untuk dapat melakukan pemilihan lokasi distribution center, model yang digunakan adalah: Minimum : j j Xj + α i,j hi dij Yij Dimana : A-28-2

3 j = biaya tetap fasilitas pada kandidat lokasi j hi = permintaan pada depo i di,j = jarak diantara permintaan pada depo i dan kandidat regional distribution center-j α = biaya transportasi per unit jarak per unit permintaan Fungsi Pembatas: = 1; permintaan pada lokasi i akan dapat dipenuhi dari RDC j bila RDC j = 1 (dibangun/ada dilokasi j) = ; menyatakan bahwa jumlah depo (P) yang akan dijadikan RDC Yi,j Xj 0; menyatakan bahwa permintaan pada depo i akan disupplai dari RDC j bila RDC j dibuka (ada) Xj = 0, 1; menyatakan bahwa RDC j sama dengan 0 (nol) apabila ditutup dan sama dengan 1 (satu) apabila dibuka Yi,j = 0, 1; menyatakan bahwa apabila ada pengiriman akan bernilai 1 (satu) dan apabila tidak ada pengiriman akan bernilai 0 (nol) Langkah-langkah dalam melakukan perhitungan dalam menentukan P_Median yang dapat dibentuk adalah: Langkah 1 : Lakukan perkalian jarak antar depo dengan permintaan pada masing masing depo untuk mendapatkan nilai Z. Langkah 2 : Nilai Z yang telah diperoleh untuk masing-masing depo dikalikan dengan biaya transportasi (m 3 per km), sehingga diperoleh hasil total bobot biaya. Hasil perkalian akan terbentuk menjadi tabel 57 x 57, dimana baris merupakan indeks i dan kolom merupakan indeks j) Langkah 3 : Bobot biaya untuk masing-masing depo selanjutnya ditambahkan dengan biaya tetap pada masing-masing depo tersebut dan selanjutnya disebut sebagai biaya distribusi. Langkah 4 : Seluruh biaya tersebut dijumlahkan untuk masing-masing kolom dan selanjutnya dipilih nilai yang paling minimum. Total biaya distribusi terkecil ini selanjutnya disebut P_Median-1 Langkah 5 : Penetapan P_Median-2, dilakukan dengan menggunakan hasil dari P_Median-1. Apabila bobot biaya pada baris ( i) melebihi nilai dari P_Median-1, maka nilai tersebut dianggap sama (dijadikan sama) dengan nilai P_Median-1 dan bila bobot biaya pada baris (i) lebih kecil dari nilai P_Median-1, maka nilai tersebut tetap. Langkah 6 : Sama seperti langkah 3 (tiga), seluruh bobot biaya tersebut dijumlahkan dan ditambah biaya tetap untuk masing-masing depo. Nilai minimum biaya distribusi ini dipilih sebagai P_Median-2 Langkah 7 : Dalam menentukan P_Median-j selanjutnya dilakukan berulang seperti langkah 4. Sedangkan langkah-langkah untuk menentukan jumlah P fasilitas (distribution center) yang dibutuhkan dilakukan dengan memprioritaskan jarak terpendek antar median dengan langkah-langkah sebagai berikut: Langkah 1 : Gunakan seluruh data nilai bobot biaya dan total biaya distribusi pada P_Median-1. Langkah 2 : Lakukan perbandingan bobot biaya terkecil antar depo untuk Median-1 hingga Median-2. Langkah 3 : Hitung biaya distribusi untuk masing-masing median dengan menambahkan biaya tetap untuk masing-masing fasilitas. Langkah 4 : Hitung jumlah total biaya distribusi dari Median-1 hingga Median-2. A-28-3

4 Langkah 6 : Lakukan proses yang sama (Langkah 2) untuk P_Median-j. Proses perulangan akan berhenti apabila jumlah total biaya antara P_Median-j dengan P_Median-(j+1) tidak mengalami perubahan atau mengalami peningkatan. Input Data untuk 57 Depo: Jarak antar depo Jumlah Demand per depo Biaya transport dari pabrik ke setiap Depo Penentuan Lokasi Fasilitas Pertama yang optimal (1- median) dengan menggunakan total enumerasi (Hasil perhitungan dari: Demand per Depo x Jarak antar Depo x Biaya per km + Biaya Transportasi dari Pabrik ke setiap depo) Minimize: +, h Fungsi Pembatas: = 1 i = 1, 2, 3,, 57 = j = 1, 2, 3,, n Y i,j X j 0 X j = 0, 1 Y i,j = 0, 1 Apakah kita telah mendapatkan P- fasilitas? Ya Tidak Menempatkan fasilitas selanjutnya pada lokasi optimal (menggunakan total Enumerasi) dan menahan lokasi dari fasilitas lain yang telah tetap/tidak berubah Menampilkan Improvement Algorithm (mencari lokasi bersebelahan/terdekat atau pengganti) Selesai Gambar 2: Algoritma Myopic Penentuan lokasi dan jumlah RDC PT. XYZ HASIL DAN PEMBAHASAN Untuk melakukan analisa penentuan lokasi gudang distribusi PT. XYZ, peneliti menggunakan data permintaan (demand) dari 57 depo di pulau Jawa selama tahun Dan berdasarkan pengumpulan data yang telah dilakukan, hasil yang diperoleh adalah: A-28-4

5 1. Hasil Perhitungan P-Median Perhitungan P-Median terhadap 57 depo di pulau Jawa dilakukan dengan menggunakan matriks perkalian jarak antar depo dan faktor perhitungan lainnya, sesuai dengan tahapan yang telah dijelaskan di atas, sehingga dihasilkan kandidat RDC sebagai berikut: Tabel 1: Hasil perhitungan P-Median P-Median Kode Depo Biaya Distribusi 1 TGAL 3,015,155,823 2 SDRJ 1,857,813,420 3 CNJR 1,035,023,999 4 SOLO 780,919,761 5 BYWG 661,084,807 6 JNGL 603,898, Hasil Perhitungan Biaya Distribusi Untuk menentukan jumlah RDC yang akan dipilih, maka dilakukan perhitungan enumerasi total biaya distribusi (bobot biaya + biaya tetap) untuk masing-masing depo yang dilayani oleh kandidat RDC dengan memprioritaskan jarak terpendek antar median, sebagaimana yang telah dijelaskan di atas. Berdasarkan perhitungan enumerasi tersebut, diperoleh hasil sebagai berikut: Tabel 2: Biaya Distribusi 6 Median Biaya Distribusi Jumlah Kandidat Biaya Median RDC Bobot Biaya Sub Total Total Biaya Tetap 1 TGAL 2,799,155, ,000,000 3,015,155,823 3,015,155,823 2 TGAL 1,242,661, ,000,000 1,458,661,853 2,073,813,420 SDRJ 381,151, ,000, ,151,568 3 TGAL 223,452, ,000, ,452,878 1,485,023,999 SDRJ 381,151, ,000, ,151,568 CNJR 214,419, ,000, ,419,553 4 TGAL 67,709, ,000, ,709,068 1,446,919,761 SDRJ 207,333, ,000, ,333,120 CNJR 214,419, ,000, ,419,553 SOLO 75,458, ,000, ,458,020 5 TGAL 67,709, ,000, ,709,068 1,543,084,807 SDRJ 85,555, ,000, ,555,383 CNJR 214,419, ,000, ,419,553 SOLO 75,458, ,000, ,458,020 BYWG 19,942, ,000, ,942,783 6 TGAL 67,709, ,000, ,709,068 1,683,898,718 SDRJ 85,555, ,000, ,555,383 CNJR 72,534, ,000, ,534,702 SOLO 75,458, ,000, ,458,020 BYWG 19,942, ,000, ,942,783 JNGL 66,698, ,000, ,698,763 A-28-5

6 Dari hasil perhitungan enumerasi 1-Median hingga 6-Median Tabel 2, dapat terlihat bahwa biaya distribusi mengalami penurunan dari 1-Median hingga 4-Median, namun biaya distribusi mengalami kenaikan mulai 5-Median dan 6-Median. Hal ini juga dapat dilihat melalui perhitungan selisih absolut antar P-Median pada Tabel 3 serta Gambar 3. Sehingga pada penelitian ini, jumlah RDC yang akan ditetapkan sebanyak 4 dengan kandidat depo CNJR, SDRJ, SOLO dan TGAL dan masing-masing kandidat RDC akan melayani depo-depo dalam masing-masing area, seperti yang terlihat pada Tabel 5.3. Tabel 3: Selisih Biaya Distribusi antar P-Median Hasil Perhitungan Enumerasi 1-Med vs 2-Med 2-Med vs 3-Med 3-Med vs 4-Med 4-Med vs 5-Med 5-Med vs 6-Med Selisih 941,342, ,789,421 38,104,238 96,165, ,813,911 3,500 3,000 3,015 2, ,000 2,000 1,500 2,074 1,485 1,447 1,543 1,684 1, Med 2-Med 3-Med 4-Med 5-Med 6-Med Gambar 3: Grafik trend Total Biaya Distribusi 1-Median hingga 6-Median 3. Hasil Perhitungan Tingkat Pemenuhan Produk (OFR) melalui 4 (empat) Kandidat RDC Dengan menggunakan data 4 kandidat RDC, maka selanjutnya dilakukan perhitungan pengiriman produk untuk masing-masing depo melalui kandidat RDC. Tabel 4 menunjukkan pencapaian pengiriman produk pada setiap kandidat RDC. RDC Tabel 4: Pengiriman Produk melalui 4 Kandidat RDC Permintaan Kirim Langsung Kirim dari RDC Total Sisa Kirim OFR (%) CNJR 18, , , , % SDRJ 14, , , , % SOLO 10, , , , % TGAL 5, , , , % Total 49, , , , , % A-28-6

7 KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil penelitian dan analisa yang telah dilakukan terhadap 57 depo di pulau Jawa, dalam menentukan lokasi RDC di atas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Jumlah Regional Distribution Center (RDC) yang optimal adalah 4 (empat) fasilitas yaitu CNJR, SDRJ, SOLO dan TGAL, dengan biaya distribusi sebesar Rp. 1,446,919, Sistem distribusi melalui RDC, memberikan peningkatan terhadap Order Fulfillment Rate (OFR) dari 66.73% menjadi 97.88%, atau meningkat sebesar 31.26%. Agar hasil penelitian ini dapat lebih bermanfaat, maka peneliti memberikan beberapa saran, yaitu: 1. Perlu dilakukan analisa lebih lanjut terhadap opportunity cost yang dihasilkan dari peningkatan pemenuhan produk (OFR) yang dihasilkan dari RDC yang telah ditetapkan. 2. Mengingat produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ merupakan produk consumable yang memiliki tingkat persaingan yang cukup tinggi, serta munculnya produk-produk baru, maka perlu dilakukan evaluasi alokasi RDC secara berkala, agar sistem distribusi dapat berjalan dengan efektif dan efisien. DAFTAR PUSTAKA Ballou, Ronald H., (2004), Business Logistics/Supply Chain Management, Fifth Edition, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey. Caccetta, L., and M. Dzator, (2000), Heuristic Methods for Locating Emergency Facilities, Western Australian Center of Excellence in Industrial Optimization, Curtain University of Technology, p Chopra, Sunil and Meindl, Peter (2007), Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation, Third Edition, Pearson Education Inc. Daskin, M. S., (1995), Network and Discrete Location: Models, Algorithms and Application, John Willey & Sons, Inc., New York Frendendall, Lawrence D., and Ed Hill, (2001), Basics of Supply Chain Management, St. Lucie Press/APICS series on Resource Management Kotler, Philip and Gary Armstrong, (2010), Principles of Marketing, Third Edition, Pearson Education, Inc., Maranzana, F. E., (1964), On the Location of Supply Points to Minimize Transport Costs, Operational Research Quaterly, 15, p Nozick, L. K., Turnquist, M. A., (2000), Case Study: Inventory, Transportation, Service Quality and the Location of Distribution Centers, European Journal of Operation Research 120, p Pujawan, IN. dan Mahendrawathi ER., (2010), Penerbit Guna Widya Supply Chain Management, Edisi Kedua, Simchi-Levi, D., Kaminsky, P. and Simchi-Levi, E. (2004), Managing the Supply Chains: the Definitive Guide for the Business Professional, The McGraw-Hill. Teitz, M. B., and P. Bart (1968), Heuristic Methods for Estimating Generalized Vertex Median of a Weighted Graph, Operation Research, 16, p A-28-7