ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN PADA PT.LOGITECH SAPTANUGRAHA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN PADA PT.LOGITECH SAPTANUGRAHA WIDIANA SURYATIN, SUGIARTO HARTONO, S.Kom., MMSI, A.S. MARSUDI, SE., Ak.,M.Si.,CA BINUS UNIVERSITY, Abstrak Tujuan penelitian yang dilakukan adalah untuk mengidentifikasi dan menganalisis masalah, merancang dan menciptakan pengendalian internal sesuai dengan kebutuhan akan sistem informasi akuntansi dari segi proses, prosedur, dan juga dokumen yang berkaitan dengan siklus pendapatan pada PT.Logitech Saptanugraha. Metode penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, survey, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan metode analisis dan perancangan yang dilakukan didalam penulisan skripsi ini adalah metode analisis sistem informasi akuntansi menggunakan pendekatan unified process yang disajikan dengan menggunakan UML (Unified Model Language). Ada tiga tahap proses yaitu inception, elaboration, dan construction. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Java, dengan MySQL sebagai database engine-nya. Sedangkan untuk laporan menggunakan ireport 7.0. Hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang dicapai merupakan aplikasi berbasis desktop application yang nantinya akan dapat membantu aktivitas dan proses bisnis yang terjadi didalam perusahaan, khususnya dalam hal pencatatan order, transaksi keuangan, dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan perusahaan. Simpulan yang didapat dari hasil penelitian adalah adanya pembangunan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan untuk membantu proses bisnis yang berjalan agar dapat berjalan dengan lebih baik dan dapat mempercepat aliran informasi yang cepat dan akurat serta terciptanya pengendalian internal didalam perusahaan dan dapat membantu kelancaran proses bisnis perusahaan terkait siklus pendapatan. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Unified Process, Siklus Pendapatan, Perancangan Sistem Abstract The aim of this research is to identify and analyze problems, to design and to create internal controls in accordance with accounting information systems needs in terms of processes, procedures, and documents related to the revenue cycle PT.Logitech Saptanugraha. The methodology used was literature review, surveys, interviews and documentation. While the analysis and design methods used in this is the analysis method of accounting information systems with a unified process and UML (Unified Model Language) was used to make modelof system in analysis and and design process. There are processes used in this research. They are inception, elaboration, and construction. The programming language used is Java, with MySQL as database. Whereas for the reports using the ireport 7.0. The results of the analysis and design of accounting information system revenue cycle is an desktop application that will be able to assist the business activities and processes that occur within the company, particularly in terms of recording orders, financial transactions, and produce reports that the company needs. The conclusions obtained from the research is the development of accounting information system revenue cycle can help the business processes in order to run better

2 and be able to speed up the flow of information quickly and accurately, and the creation of internal controls within the company related to revenue cycle. Keywords: Accounting Information Systems, Unified Process, Revenue Cycle, System Design PENDAHULUAN Perkembangan sistem informasi akuntansi telah berkembang dengan sangat pesat saat ini, dimana telah beperan penting dalam menunjang aktivitas perusahaan seperti penjualan, pembelian, serta pengambilan keputusan. Zarzycka (2012) As today's priority is to ensure that customers' orders are fulfilled quickly and on a timely basis, efficient, flawless and fast production processes are increasingly in demand. Managers struggling with fierce competition in the global markets have realised that they lack information systems capable of producing well-timed information, which they could use to plan, control, make decisions, and manage multinational corporations. Dalam hal perusahaan yang bergerak dibidang jasa, penanganan yang baik terhadap sistem pelayanan yang diberikan kepada customer merupakan salah satu unsur terpenting karena dengan sistem pelayanan yang terkendali dengan baik akan tercipta hubungan dengan customer dalam jangka panjang. Di dalam siklus pendapatan terdapat tiga karakteristik yang harus diperhatikan, yaitu penjualan tunai dan kredit, pengelolaan piutang dan penerimaan kas. Jika salah satu karakteristik tersebut tidak jelas, maka akan memiliki dampak terhadap proses pendapatan yang terjadi di perusahaan seperti informasi keuagan yang ditampilkan tidak dalam keadaan yang sebenarnya. Menghasilkan pendapatan yang maksimal merupakan salah satu tujuan dari perusahaan, oleh karena itu, sangat dibutuhkan sistem informasi dalam melakukan perhitungan dan mengetahui pendapatan yang dihasilkan perusahaan selama satu periode. Sistem yang telah terkomputerisasi akan membantu untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar lebih efektif dan efisien seperti setiap informasi sudah tersimpan didalam sistem sehingga memudahkan perusahaan untuk menelusuri transaksi-transaksi yang sudah dilakukan sebelumnya. PT. Logitech Saptanugraha merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa inspektor atau surveyor. Di dalam melakukan proses bisnisnya, perusahaan ini masih melakukan pencatatan secara sederhana dan hanya menggunakan Microsoft Excel, sehingga tidak terintegrasi. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem informasi akuntansi yang dapat mengendalikan, dan mengawasi proses terjadinya penjualan jasa dimulai dari proses penerimaan pesanan, perilisan jadwal inspeksi, pengiriman inspektor ke pabrik dan penyelesaian inspeksi sesuai instruksi hingga proses pembayaran. Penggunaan sistem yang terkomputerisasi, juga secara otomatis akan memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan, seperti menghemat waktu, serta memiliki tingkat kehandalan dan akurasi yang tinggi dalam menghasilkan laporan untuk dapat membantu dalam pengambilan keputusan bagi pihak yang membutuhkan. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk menyusun penulisan skripsi ini adalah: 1. Studi Lapangan. Di dalam penelitian ini, dilakukan dengan mengunjungi PT.Logitech Saptanugraha yang dimulai pada akhir Januari, dan aktivitas-aktivitas yang terjadi antara lain: a. Observasi (Observation) yaitu pengamatan (observasi) langsung mengenai siklus pendapatan dan manajemen yang dilakukan sehari hari oleh PT. Logitech Saptanugraha dan dengan pihak admin, keuangan dan akuntansi. b. Documentation (Dokumentasi) yaitu proses penelusuran bukti bukti catatan tertulis dari pihak ekstern maupun intern atas transaksi atau kegiatan yang diteliti. Mengemukakan dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan dan fungsi dokumen tersebut, baik format, isi yang dikandung, pembuat, otorisasi, distribusi maupun kegunaannya. c. Interview (Wawancara) yaitu membuat daftar pertanyaan dan melakukan komunikasi langsung dengan pihak yang terkait dan memiliki otorisasi dengan siklus pendapatan seperti pihak admin, keuangan, dan akuntansi pada pertengahan Februari.

3 2. Studi Kepustakaan Di dalam penelitian ini yaitu dilakukan dengan cara membaca dan mengambil informasi sebagai referensi dari buku-buku yang berhubungan. 3. Metode Analisis Desain Sistem Informasi Akuntansi Dengan cara melakukan analisis pada proses bisnis yang sedang berjalan dan permasalahan yang ditemui serta mengidentifikasi kebutuhan sistem yang diperlukan untuk perbaikan dengan dijelaskan menggunakan metode unified process (Siau, 2011) yang terbagi dalam tiga fase yaitu. a. Inception (Analysis). Mendefinisikan ruang lingkup dan tujuan proyek serta menggambarkan informasi-informasi yang harus diadministrasi, diawasi, dan dikendalikan oleh sistem. b. Elaboration (Design). Merancang penyusunan sistem yang akan digunakan serta menentukan kebutuhan dan fungsi dari sistem sehingga sistem dapat melakukan otorisasi, administrasi, dan melakukan pengendalian terhadap informasi-informasi. Seperti penggambaran Event table, Activity Diagram, Usecase Diagram, Usecase Description, Class Diagram, First-cut Class Diagram, System Sequence Diagram, Three-Layer Design Sequence Diagram, User Interface, serta coding. c. Construction, membangun sistem sampai siap untuk digunakan, sesuai dengan tujuan dari proyek. HASIL DAN BAHASAN 1. Prosedur Penerimaan Order Klien bisa langsung mendatangi PT. Logitech atau konfirmasi melalui e- mail untuk mendapatkan pelayanan jasa inspektor. Bagian Admin menerima order kemudian akan menginput data order ke dalam Form Penerimaan Order. Kemudian Bagian operasional akan melakukan pengecekan Form Penerimaan Order. Jika klien yang melakukan order adalah klien yang sudah terdaftar maka bagian operasional tidak perlu melakukan survei terhadap bidang usaha dan profil singkat perusahaan. Jika klien yang melakukan order adalah klien yang belum terdaftar dalam arti klien baru maka bagian operasional akan melakukan survei agar bisa mengetahui klien tersebut bergerak dalam bidang apa dan untuk mengetahui profile singkat perusahaan. Setelah itu bagian operasional akan membuat surat kontrak kerja dan apabila surat kontrak kerja telah disepakati kedua belah pihak, maka surat kontrak kerja 3 rangkap, kemudian rangkap pertama diserahkan kepada Bagian Admin, rangkap kedua diserahkan kepada klien dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip. Setelah Bagian Admin menerima rangkap kedua surat kontrak kerja, maka Bagian Admin akan mengisi data klien serta menginput Form Jadwal Inspeksi yang berisi rincian dari tugas dan jadwal untuk inspektor, Bagian Admin juga membuat Surat Jalan 2 rangkap, dimana rangkap pertama diserahkan kepada inspektor dan rangkap kedua di simpan sebagai arsip. Inspektor akan menerima Surat Jalan dari Bagian Admin dan mengecek Jadwal Inspeksi sebagai panduan dalam melakukan tugas sesuai dengan yang diperintahkan. 2. Prosedur Penagihan dan Penerimaan Kas Setelah proses inspeksi selesai, inspektor akan menyerahkan hasil Laporan Inspeksi dan bukti kuitansi pembayaran tiket, hotel, dan transportasi kepada Bagian Admin dan Klien. Setelah hasil Laporan Inspeksi disetujui, maka Bagian Admin menginput Form Penagihan, kemudian akan dicetak sebanyak 3 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada klien sebagai Nota Penagihan, rangkap kedua diberikan kepada Bagian Keuangan, dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip. Setelah menerima Nota Penagihan, maka klien melakukan pembayaran tagihan via transfer bank, dan mengirimkan bukti transfer melalui fax atau kepada Bagian Admin. Setelah menerima bukti transfer,maka Bagian Admin akan melakukan verifikasi pembayaran dan melaporkan kepada Bagian Keuangan. Bagian Keuangan mengecek pembayaran yang masuk, jika pembayaran sudah diterima maka Bagian keuangan akan menginput FormPembayaran berdasakan Nota Penagihan yang diterima dari Bagian Admin sebelumnya, dan mencetak Form Pembayaran sebanyak 3 rangkap, rangkap pertama diserahkan kepada klien, rangkap kedua diberikan kepada Bagian Akuntansi dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip. Jika tidak, maka Bagian Admin akan melaporkan Nota Penagihan yang belum terbayar kepada klien. Prosedur penerimaan kas akan dimodelkan sebagai berikut :

4 3. Prosedur Pencatatan Kas Masuk Prosedur ini dimulai dengan Bagian Keuangan menyerahkan Nota Pembayaran dari proses penjualan jasa. Bagian Akuntansi akan membuat Bukti Kas Masuk sesuai dengan Nota penagihan dan kuitansi yang ditagihkan pada sistem. Sehingga jelas bahwa kuitansi dan penagihan pembayaran sekian adalah pembayaran dari Nota penagihan yang mana. Bila status transaksi belum lunas maka Bukti Kas Masuk dan rangkapnya (Nota Penagihan, Bukti Transfer) akan di arsip sementara dan dikumpulkan hingga transaksi selesai (lunas). Bila status transaksi sudah lunas maka Bukti Kas Masuk dan rangkapnya (Nota penagihan, dan Bukti Transfer) akan di arsip permanen dan Bagian Akuntansi membuat Laporan Penerimaan Kas. Kemudian, Bagian Akuntansi akan menginput semua transaksi-transaksi yang ada ke dalam Laporan Penjualan Jasa, yang dicetak dan diserahkan ke Pihak Direktur. Prosedur pencatatan untuk kas masuk akan dimodelkan sebagai berikut : 4. Prosedur Pembuatan Faktur Pajak Prosedur ini dilakukan setiap ada transaksi yang telah berhasil dilakukan atau lunas. Bagian Keuangan akan mencetak Faktur Pajak berdasarkan Nota Penagihan yang telah lunas pada periode tersebut. Faktur Pajak akan dibuat dalam 3 rangkap. Rangkap pertama akan diberikan kepada klien sebagai bukti pajak masukan. Rangkap kedua akan diarsip oleh perusahaan sebagai bukti pembuatan Faktur Pajak. Sedangkan rangkap ke 3 akan disimpan, dan di akhir bulan akan dikumpulkan bersama Faktur Pajak dari transaksi lainnya dan akan dilaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak. Prosedur pembuatan faktur pajak akan dimodelkan sebagai berikut Contoh Rancangan User Interface yang diusulkan: Tampilan Menu Utama

5 Keterangan: Pada form menu utama terdapat menu menu seperti Menu, Master, Transaksi, dan Laporan. Berikut adalah rincian dari menu menu tersebut : 1. Menu : Logout, Exit. 2. Master : Karyawan, Klien, Jasa, Rate, dan Log Transaksi.

6 3. Transaksi :Penerimaan Order, Surat Kontrak Kerja, Jadwal Insepeksi Harga, Surat Jalan, Kuitansi, Penagihan, Pembayaran, Kuitansi, Faktur Pajak, dan Hapus Data Transaksi. 4. Laporan : Laporan Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Order, dan Laporan Jurnal. Membuat Penerimaan Order System Security and Control yang dihasilkan oleh sistem antara lain : 1. Integrity Control Merupakan control yang dilakukan sebagai suatu upaya untuk mengurangi kesalahan atas data yang akan diolah oleh sistem. Untuk terciptanya integrity control yaitu dapat melakukan validasi dengan menggunakan kemampuan sistem dalam memeriksa input. Dalam rancangan sistem yang diusulkan, terdapat beberapa integrity conrol antara lain : 2. Input integrity control - Completeness control Completeness control yaitu memastikan bahwa textfield diisi secara lengkap. Ketika user mengisi form, selain textfield untuk primary key, textfield untuk kebutuhan informasi-informasi tambahan juga harus diisi. Contoh completeness control pada rancangan sistem yang diusulkan yaitu :

7 - Field combination control Control yang terdapat pada sistem yang diusulkan yaitu Validity Test. Control ini dilakukan dan diterapkan pada textfield yang hanya dapat diisi oleh karakter tertentu. Misalnya diterapkan pada textfield Biaya dan Jumlah. Pada textfield tersebut, user hanya dapat memasukkan karakter angka. Jika user memasukkan selain angka, maka textfield tidak akan menerima input yang dilakukan user, yang menandakan bahwa action yang dilakukan user tidak dapat diterima sistem. - Data validation control Control yang terdapat pada sistem yang diusulkan yaitu Validity Test. Untuk mengecek bahwa field diisi dengan kode yang tepat. Penerapan control ini, terjadi pada saat melakukan login, dimana user harus memasukkan kode yang tepat agar dapat masuk kedalam sistem. Login terdiri dari Username dan Password. Username dan Password yang dimasukkan harus sesuai dengan data yang ada di database Karyawan. User harus terlebih dahulu memasukkan Username dan Password. Ketika tombol Login ditekan, sistem akan mencocokkan data Kode Karyawan dengan yang ada di dalam Database. Jika tidak cocok maka akan keluar pesan Gambar Contoh Data Validation Control Password Wrong 3. Database integrity controls - Access control Setiap user memiliki hak akses sesuai dengan kepentingan masing-masing didalam proses transaksi. - Transaction control Log Transaksi berfungsi sebagai audit trace, yang artinya seseorang memiliki kewenangan atau hal dalam menelusuri jejak audit histori dari perusahaan, misalnya dimana seorang direktur atau orang yang nantinya akan diberi ijin untuk memeriksa dapat dengan mudah melacak orang yang salah atau hendak berbuat curang dalam melakukan transaksi. 4. Output integrity control

8 Sistem yang diusulkan telah menghasilkan dokumen yang memiliki output integrity control, seperti penomoran urut yang dapat ter-generate otomatis, sehingga user tidak dapat memasukkan nomor dokumen sendiri. Setiap dokumen yang dicetak juga memiliki tanggal cetak, periode laporan dan halaman, sehingga akan dapat mencegah terjadinya kecurangan seperti pemalsuan dokumen yang dapat dilakukan oleh karyawan. 5. Security Control Dari sistem yang telah diusulkan, standar security control yang dirancang yaitu penggunaan password bagi setiap user. Masing-masing user diberikan dengan hak akses berbeda dengan mengacu pada username dan password, sehingga pihak yang tidak berwenang tidak dapat melakukan transaksi proses bisnis. SIMPULAN DAN SARAN - Simpulan Berdasarkan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pada sistem yang berjalan saat ini: 1. Proses bisnis pada siklus pendapatan yang dilakukan secara sederhana dapat membuat perusahaan mengalami kesulitan ketika memeriksa atau menelusuri transaksi yang terjadi di perusahaan, proses bisnis dan pengelolaan transaksi dapat didukung oleh sistem yang telah terkomputerisasi sehingga dapat membantu dalam pencatatan transaksi yang berhubungan dengan siklus pendapatan agar proses bisnis dapat berjalan dengan sesuai. 2. Pengendalian terhadap kas masuk dilakukan dengan pembagian tugas dan hak akses dapatdibantu dengan adanya sistem yang membagi hak akses berdasarkan username dan password yang telah diatur didalam tabel database, sehingga setiap transaksi hanya dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan saja sesuai dengan tugasnya. Pembagian tugas dan hak akses dalam menjadi cara pengendalian internal yang baik didalam perusahaan untuk mencegah terjadinya kecurangan atau data dan informasi diakses oleh orang yang tidak berkepentingan. 3. Dokumen yang mendukung setiap transaksi bisnis diberi penomoran secara berurut dan otomatis sehingga dapat memudahkan setiap bagian perusahaan untuk melakukan pengecekan agar dapat digunakan lebih teratur dan mudah untuk dipertanggung jawabkan gunajuga sebagai pengendalian internal bagi perusahaan. 4. Terkait dengan adanya sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang mencatat serta mendata semua proses transaksi bisnis perusahaan, hal tersebut dapat meningkatkan kinerja perusahaan karena seluruh proses penomoran, penghitungan dan pencarian data telah dilakukan secara terkomputerisasi, oleh karena itu dapat mempermudahperusahaan ketika melakukan pekerjaan terkait dengan siklus pendapatan - Saran Saran yang dapat diberikan kepada PT. Logitech Saptanugraha terkait dengan sistem informasi akuntansi adalah 1. Sistem informasi akuntansi ini dapat digunakan sebagai penelitian lanjutan, dan perusahaan sebaiknya mengembangkan sistem informasi akuntansi dengan modul yang lain seperti pada siklus pembelian. 2. Melakukan pelatihan kepada setiap karyawan untuk dibekali dengan pengetahuan terkait dengan sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan sehingga bagi karyawan yang tidak mengenal sistem dengan baik dapat memiliki pemahaman yang cukup atas data dan informasi yang dihasilkan 3. Melakukan pengujian terhadap sistem informasi akuntansi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. 4. Melakukan evaluasi secara berkala sehingga dapat menjaga kebutuhan sistem. Sistem yang telah dirancang dan dikembangkan dapat terus diperbaharui untuk memenuhi kebutuhan dari perusahaan. 5. Perusahaan sebaiknya meningkatkan pengendalian internal terhadap prosedur-prosedur yang berkaitan dengan transaksi siklus pendapatan sehingga perusahaan dapat melakukan proses bisnis sesuai dengan standar yang berlaku secara umum dan perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah diharapkan.

9 REFERENSI Anggarawirya E. (2000). Akuntansi 1 Perusahaan Jasa dan Dagang Penerbit: Ercontara Rajawali Jakarta Carl S. Warren, James M. Reeve, dan Philip E. Fess (2005). Pengantar Akuntansi Edisi ke 21. Terjemahan Aria Farahmita, SE.Ak.;Amanugrahani, SE.Ak.;TaufikHendrawan SE,Ak. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Gelinas, U. J., & Dull, R. B. (2008). Accounting Information System. (7 th edition). Canada : Thomson South-Western. Hall, James A. (2008) Sistem Informasi Akuntansi (edisi 4). Jakarta : Salemba Empat Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry D. (2007). Intermediate Accounting, (12 th edition). Asia: John Wiley & Sons, Inc. Mcleod, Raymond dan Schell Sistem Informasi Manajemen. Edisi 9. Jakarta: PT Index. Mulyadi (2008).Sistem Akuntansi. Jakarta : Penerbit Salemba Empat. Niedzwiecki (2013), The revenue cycle: What it is, how it works, and how to enhance it. Vol.86, Diakses pada 21 Mei Pandya K. (2013), Network Structure or Topology. International Journal of Advance Research in Computer Science and Management Studies. Vol. 1, Diakses 20 Juni Rama, Dasaratha V dan Frederick L. Jones. (2009). Accounting Information Systems atau Sistem Informasi Akuntansi, terjemahan M. Slamet Wibowo. Salemba Empat, Jakarta. Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John. (2012). Accounting Information System. Jakarta : Salemba Empat. Rynberg W. (2013) Linking Business Processes and Transaction Cycles. Vol.1, Diakses 30 Maret 2014 dari Journal Karaa S. (20013), Unified Process for Developing E-Learning Cycle. For Learning and Distance Education. Vol. 1, Diakses 30 Maret 2014 dari journal eli.elc.edu.sa/2013/sites/default/files/vew.pdf Satzinger, J.W., Jackson, R.B. and Burd, S.D. (2005).Object-Oriented Analysis &Design with the Unified Process.(1st edition). Boston: Course Technology Yulius, Hendri. (2012). 9 Langkah Praktis Membuat Pencatatan Akuntansi Keuangan Perusahan Dagang. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Zarzycka (2012) A Recurring Set of Business Activities and Related Information Processing Operations Associated With Providing Goods and Services to Customers and Collecting Cash in Payment for Those Sales. Vol. 59. Diakses pada 17 Juni Web : RIWAYAT PENULIS Widiana Suryatin lahir di kota Medan pada 13/09/1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di BINUS UNIVERSITY dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada Penulis aktif di sebagai penulis di website Koreanindo.net.