ARAHAN KERJA PERSARAAN WAJIB. Ringkasan Pindaan Dokumen. Disediakan Oleh Dokumen Baru TP(P) TPK(HCM)

Transkripsi

1 Muka : 1/9 PROFIL PINDAAN Edisi Pindaan No. BPD Ringkasan Pindaan Dokumen Disediakan Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa Dokumen Baru TP(P) TPK(HCM) Dokumen lengkap boleh didapati di dalam Borang Pindaan Dokumen mengikut nombor berkaitan dan tersimpan di Pusat Kawalan Dokumen Pengurusan Kualiti, Pejabat Pendaftar

2 Muka : 2/9 1.0 TUJUAN Tujuan arahan kerja ini disediakan adalah untuk menerangkan langkahlangkah untuk menguruskan urusan persaraan wajib bagi staf Pejabat Pendaftar dan bahagian-bahagian di bawah tanggungjawab Pejabat Pendaftar. 2.0 SKOP Bagi semua kategori jawatan yang bertaraf tetap iaitu: 2.1 Staf Akademik 2.2 Kumpulan Pengurusan & Profesional 2.3 Kumpulan Sokongan I 2.4 Kumpulan Sokongan II 3.0 SUMBER RUJUKAN 3.1 Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (AKta 239) 3.2 Pekeliling Perkhidmatan 3.3 Perintah Am 4.0 DEFINISI 4.1 Staf Akademik Tenaga pengajar Universiti yang meliputi jawatan Profesor (Gred Khas VK5/VK6/VK7), Profesor Madya (Gred DS53/54), Pensyarah Kanan (Gred DS51/52), Pensyarah (Gred DS45), Guru (Gred DG41) dan Tutor (Gred DA41). 4.2 Kumpulan Pengurusan & Profesional Staf bukan akademik yang mempunyai kelayakan minimum Ijazah Sarjana Muda. 4.3 Kumpulan Sokongan I Staf bukan akademik yang mempunyai kelayakan minimum di peringkat Sijil Pelajaran Malaysia. 4.4 Kumpulan Sokongan II Staf bukan akademik yang mempunyai kelayakan minimum di peringkat Penilaian Menengah Rendah dan tamat persekolahan Darjah Enam.

3 Muka : 3/9 4.5 Anggota Berpencen Seorang pekerja yang telah diberi taraf sebagai pekerja berpencen di bawah seksyen 6 Akta 239 atau disifatkan sebagai seorang pekerja berpencen di bawah Seksyen 7 Akta Pesara Anggota yang telah bersara atau dibersarakan di bawah undang-undang pencen. 4.7 Akta 239 Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan SINGKATAN Singkatan-singkatan yang akan digunakan di dalam dokumen ini adalah seperti di bawah iaitu: 5.1 UTM - Universiti Teknologi Malaysia 5.2 HCM - Human Capital Management 5.3 TPK - Timbalan Pendaftar Kanan 5.4 TP (P) - Timbalan Pendaftar (Perkhidmatan) 5.5 PP (P) - Penolong Pendaftar (Perkhidmatan) Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) 5.7 Std. - Standard 5.8 JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam 5.9 KWSP - Kumpulan Wang Simpanan Pekerja 5.10 LHDN - Lembaga Hasil Dalam Negeri 5.11 GCR - Gantian Faedah Cuti Rehat 5.12 P.P - Pekeliling Perkhidmatan 5.13 UTMHR - Sistem Maklumat UTMHR 5.14 BPO - Bahagian Pengurusan Organisasi 5.15 ROC - Penyata Perubahan Pendapatan

4 Muka : 4/9 6.0 KETERANGAN Pegawai Bertanggungjawab Tindakan 6.1 Mengenalpasti staf yang akan bersara wajib di bawah tanggungjawab Pejabat Pendaftar Umur 55/56, 58 dan 60 tahun berdasarkan opsyen Berdasarkan tarikh lahir staf 6.2 Menyediakan borang dan dokumen pra persaraan staf Pemberian Taraf Berpencen (jika belum lagi diproses) Pencantuman Perkhidmatan Lepas Penyediaan maklumat asas bakal pesara 6.3 Menyediakan borang dan dokumen urusan persaraan wajib. Borang-borang yang diperlukan: Borang JPA.BP.SPPP.B01a - Maklumat pesara Borang JPA.BP.SPPP.B03 - Maklumat tanggungan Borang JPA.BP.UMUM.B01 - Sijil Akuan Berhutang/Tidak Berhutang Borang JPA.BP. UMUM.B04 - Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota (jika berkenaan) Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan Cuti Salinan Sijil Nikah; sekiranya tiada, surat akuan sumpah Salinan Kad Pengenalan Anggota dan Suami/Isteri Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21 tahun dan tiada had umur bagi anak cacat Salinan dokumen bank yang menunjukkan nama, nombor kad pengenalan dan nombor akaun bank.

5 Muka : 5/9 Pegawai Bertanggungjawab Tindakan 6.4 Siapkan borang permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan (C.P 22B. Pin. 3/98) dan kemukakan kepada LHDN, semak dengan bakal pesara fail cukai mereka berada di LHDN cawangan mana. 6.5 Kemukakan borang maklumat pinjaman perumahan (Lampiran C) kepada perbendaharaan sekiranya ada membuat pinjaman perumahan. 6.6 Kemaskini Buku Kenyataan Rekod Perkhidmatan dan rekod cuti serta taip untuk dihantar ke JPA. 6.7 Meminta staf menyemak dan menandatangani dokumendokumen yang berkaitan. 6.8 Kemukakan surat kepada JPA dan nyatakan sekali sama ada bakal pesara ada/tiada ikatan kontrak serta kemukakan perkara-perkara berikut: Borang JPA.BP.SPPP.B01a - Maklumat pesara Borang JPA.BP.SPPP.B03 - Maklumat tanggungan Borang JPA.BP.UMUM.B01 - Sijil Akuan Berhutang/Tidak Berhutang Borang JPA.BP. UMUM.B04 - Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota (jika berkenaan) Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan Cuti Salinan Sijil Nikah; sekiranya tiada, surat akuan sumpah

6 Muka : 6/9 Pegawai Bertanggungjawab Tindakan Salinan Kad Pengenalan Anggota dan Suami/Isteri Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21 tahun dan tiada had umur bagi anak cacat Salinan dokumen bank yang menunjukkan nama, nombor kad pengenalan dan nombor akaun bank Surat pengesahan bebas dari tindakan tatatertib akan dihantar ke JPA selewat-lewatnya 3 bulan sebelum persaraan. 6.9 Menerima surat pengesahan penerimaan dan nombor rujukan fail urusan pencen staf daripada JPA Menyediakan dokumen untuk kelulusan Pendaftar dan mengemukakan ke BPO bagi tujuan mendapatkan nombor siri pembayaran GCR staf. Maklumat-maklumat yang diperlukan: Jadual Rekod Cuti Borang Pengiraan GCR 6.11 Kemukakan Borang A & F kepada bakal pesara untuk dilengkapkan dan kemukakan ke HCM selewat-lewatnya seminggu sebelum 6.12 Mengemukakan borang tuntutan perpindahan kepada Bendahari (jika berkaitan) (setelah diperolehi dari bakal pesara) Membuat ROC persaraan dan rekodkan dalam BKRP Mengemaskini dalam UTMHR Mengklasifikasikan fail staf sebagai Fail Tutup.

7 Muka : 7/9 CARTA ALIR Standard Carta Alir Tanggungjawab Std. A Dalam tempoh dua (2) tahun sebelum Std. B Dalam tempoh dua (2) tahun sebelum Std. C Dalam tempoh enam (6) bulan sebelum Std. D Dalam tempoh empat (4) bulan sebelum tarikh persaraan. Std. E Tidak lewat dari tiga (3) bulan sebelum Mula Kenalpasti staf yang akan genap umur 55/56, 58 dan 60 tahun (Std. A) Sediakan borang dokumen pra persaraan dan kemukakan kepada staf untuk semakan (Std. B) Kemukakan ke JPA Kemukakan borang permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ke LHDN (Std. C) Kemukakan borang bahagian Pinjaman Perumahan (jika ada) (Std. C) Kemaskini BKRP dan rekod cuti (Std. D) Minta staf menyemak dan mengesahkan dokumen-dokumen yang berkaitan 6.8 Kemukakan dokumen-dokumen berkaitan ke JPA (Std. E) 6.9 Terima surat pengesahan daripada JPA A

8 Muka : 8/9 Standard Carta Alir Tanggungjawab Std. F Tidak lewat dari tempoh satu (1) bulan sebelum A 6.10 Sediakan dokumen GCR untuk kelulusan (Std. F) Std. G Tidak lewat dari tempoh satu (1) minggu sebelum Std. H Tidak lewat dari tempoh dua (2) hari sebelum tarikh persaraan Kemukakan Borang A dan F (Std. G) Uruskan tuntutan perpindahan staf (jika berkaitan) Sediakan ROC dan rekodkan dalam BKRP (Std. H) Kemaskini dalam UTMHR 6.15 Klasifikasi fail sebagai fail tutup Selesai

9 Muka : 9/9 7.0 REKOD 7.1 Borang JPA.BP.SPPP.B01a maklumat pesara 7.2 Borang JPA.BP.SPPP.B03 maklumat tanggungan 7.3 Borang JPA.BP.UMUM.B01 Sijil Akuaun Berhutang/Tidak Berhutang 7.4 Borang JPA.BP.UMUM.B04 Laporan Pengesahan Pakar Perubatan 7.5 Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota (jika berkenaan) 7.6 Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan Cuti 7.7 Salinan Sijil Nikah; sekiranya tiada, surat akuan sumpah 7.8 Salinan Kad Pengenalan Anggota dan Suami/Isteri 7.9 Salinan Sijil Kelahiran Anak di bawah umur 21 tahun dan tiada had umur bagi anak cacat 7.10 Salinan dokumen bank yang menunjukkan nama, nombor kad pengenalan dan nombor akaun bank 7.11 Jadual Rekod Cuti 7.12 Borang Pengiraan GCR 7.13 Buku Kenyataan Rekod Perkhidmatan 7.14 Fail Sulit 7.15 Fail Peribadi