BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM PROFIL PERUSAHAAN A. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAAN PT BFI berdiri pada tahun 1982 dengan nama PT Manufacturers Hanover Leasing Indonesia. Didirikan oleh PT Manufacturers Hanover Leasing Corporation (MHLC) milik Amerika Serikat bergabung dengan pemilik saham dari Indonesia. Pada awal berdiri, perusahaan baru ini khusus bergerak di bidang sewa guna usaha alat berat. Empat tahun kemudian MHLC menginvestasikan seluruh kepemilikan sahamnya kepada Bank Umum Nasional Grup (BUN) yang menjadi satu diantara lima bank komersil di Indonesia yang bertahan ditengah krisis Asia saat itu. Pada tahun 1990 perusahaan berganti nama menjadi PT Bunas Finance Indonesia sekaligus ditetapkan dengan lisensi sebagai perusahaan Multifinance dan terdaftar untuk pertama kali di Surabaya Stock Exchange (sekarang Jakarta Stock Exchange). Seiring perkembangan ekonomi nasional dan dunia, sebagaimana perusahaan-perusahaan lain, PT Bunas Finance Indonesia juga mengalami masa-masa sulit terutama saat krisis financial di Asia. Namun perusahaan tetap dapat mempertahankan eksistensinya berkat pinjaman sindikasi dari beberapa bank dan dapat melunasi sebagaimana tenor pinjaman yang menjadi kewajiban perusahaan. Bersamaan dengan itu pada tahun 2001, perusahan merubah lagi namanya menjadi PT BFI Finance Indonesia Tbk hingga saat ini. Pada tahun tersebut juga perusahaan merambah bisnisnya pada pembiayaan kendaraan bermotor. Tahun-tahun berikutnya PT BFI semakin memfokuskan bisnisnya pada pembiayaan konsumen tersebut dan sewa guna usaha alat berat yang telah dijalankan sejak awal berdirinya perusahaan. Seiring dengan eksistensinya, PT BFI semakin dikenal masyarakat sebagai perusahaan pembiayaan nasional sejajar dengan perusahaan-perusahaan multifinance besar seperti Astra Multi Finance, MPM, MNC Finance, Adira Finance, FIF, Suzuki Finance, dan lain sebagainya. Sehubungan dengan itu PT BFI juga telah banyak memperoleh penghargaan sebagai perusahaan multifinance yang unggul baik terkait kinerjanya maupun berkat kegiatan-kegiatan sosial yang telah dilakukan. 31

2 32 Diantara penghargaan tersebut yang diperoleh yaitu penghargaan yang diperoleh beberapa tahun berturut-berturut seperti Perusahaan Pembiayaan Terbaik 2010 dan 2011 oleh Asosiasi Perusahaan Pembiayaan Indonesia (APPI), Perusahaan Multifinance dengan Kinerja Keuangan Sangat Bagus selama 7 tahun berturut-turut (Infobank, ), sebagai perusahaan yang diketahui Paling Dikagumi di Indonesia untuk kategori Sewa Guna Usaha Alat Berat (Corporate Images Award 2013 by Blomberg Businessweek dan Frontier Consulting Group), Top Executive of Multifinance Company yang diberikan kepada Presiden Direktur BFI, Bpk Francis Lay (Investor, 2013), Peringkat 4 sebagai perusahaan terbaik (Investor Award Best Listed Companies, 2014). PT BFI tidak hanya unggul dalam kinerjanya, tapi juga banyak berperan serta dalam kegiatan-kegiatan sosial seperti bedah rumah warga miskin, bakti sosial operasi mata katarak dan bibir sumbing, periksa kesehatan gratis, dan lain sebagainya. Setiap kinerja dan kegiatan yang PT BFI lakukan adalah semata-mata berpegang teguh pada Visi dan Misi perusahaan, yaitu: Visi Menjadi partner solusi keuangan terpercaya yang turut berkontribusi terhadap peningkatan taraf hidup masyarakat Misi 1. Menyediakan solusi keuangan yang terpercaya & efektif kepada konsumen kami 2. Memberikan kontribusi positif bagi masyarakat dimana kami beroperasi 3. Mencapai tingkat pengembalian modal yang superior dan menciptakan gambaran positif di pasar modal 4. Menyediakan tempat kerja yang kondusif, adil dan menantang yang akan mendorong potensi terbaik dari para karyawan 5. Membangun hubungan kemitraan jangka panjang dengan partner bisnis kami berdasarkan saling percaya & menguntungkan Dalam rangka menjalankan visi dan misi perusahaan, BFI selalu melakukan dan memberikan dengan semaksimal mungkin untuk masyarakat Indonesia baik melalui strategi bisnis maupun kegiatan-kegiatan sosial yang mendukung pada perjalanan bisnis jangka panjang. Saat ini PT BFI telah memiliki 226 cabang dengan 12 region, 21 area dan 7835 karyawan yang tersebar diseluruh Indonesia, jumlah tersebut akan bertambah seiring perluasan fokus bisnis perusahaan setiap tahunnya.

3 33 A. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN Sebagai perusahaan yang cukup besar, PT BFI membagi fungsi utama bidang kerja yang dikepalai oleh masing-masing direkturnya yaitu Consumer Business, Operation & Corporate Business, Enterprise Risk dan Finance & Information Technology. Masing-masing directorate membawahi satu atau beberapa Division Head, Department Head, Regional Manager, sub-departemen Head, Area Manager, Unit head, Branch Manager dan beberapa level jabatan lainnya sampai dengan staff dan support staff dilevel paling bawah. Berikut struktur organisasi besaran BFI, pada penelitian ini akan difokuskan pada Human Capital sebagai Departemen Head yang membawahi unit Talent Management. Dalam struktur organisasi dibawah ini digambarkan letak unit Talent Management sebagai unit spesialis yang berada dalam Performance and Career Management sub departemen dibawah departemen Human Capital yang berada langsung dibawah directorate Presiden Director. Saat ini dalam unit Talent Management baru terisi dengan satu spesialis officer dibawah Talent Management Unit Head. Seiring perkembangan unit spesialis ini maka.dalam tim akan ditambahkan anggota tim untuk koordinasi yang lebih baik lagi nantinya. Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT BFI dan Unit Talent Management

4 34 B. PROFIL TALENT MANAGEMENT Unit TM mulai bekerja pada tahun 2013 dengan pertimbangan kebutuhan pada spesialis unit kerja yang dapat menangani hal-hal terkait rencana dan pengembangan kader pemimpin mengingat perkembangan perusahaan beserta rencana pembukaan cabang baru setiap tahunnya. Adapun detail pekerjaan unit TM perusahaan saat ini adalah: 1. Mengidentifikasi talent internal sebagai persiapan awal pengembangan kader pemimpin, termasuk talent prohire dan talent eksternal yang dapat diprospek. 2. Melakukan talent review setiap enam bulan sekali bersama dengan user atau komite talent terkait untuk menetapkan talent yang akan dikembangkan, termasuk merencanakan pengembangan successor dalam satu tahun kedepan. Sebagai antisipasi persediaan talent internal perusahaan juga perlu untuk dapat mengidentifikasi talent eksternal yang dapat diprospek sebelum dilakukan tahap-tahap perekrutan, sehingga biaya-biaya yang tidak seharusnya dikeluarkan perusahaan terkait hal itu dapat diminimalisir dengan pemilihan talent eksternal yang sangat mendekati kebutuhan perusahaan. Hingga saat ini dalam unit TM belum menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi mengenai proses kerja secara keseluruhan. Walaupun sudah tersedia sistem Human Resources Information System (HRIS), namun untuk pengolahan data talent sendiri masih dilakukan secara manual dengan cara mengumpulkan data-data yang diperlukan dari unit kerja lain yang menangani untuk diolah kembali secara manual dalam microsoft office excel. Hasil dari pengolahan data tersebut akan menjadi data talent sebagai bentuk penyajian data yang paling objektif untuk manajemen mengambil keputusan terkait pengembangan karyawan. Dalam sistem kerjanya, unit TM juga berinteraksi langsung dengan user melalui diskusi terkait persetujuan rencana pengembangan talent dan successor atau yang disebut sebagai talent review. Selain itu, pada proses talent review, tim TM dan komite talent akan saling update informasi terkait talent yang direncanakan untuk promosi jabatan, mutasi ataupun untuk rencana program pengembangan yang disarankan. Hasil dari talent review tersebut akan disimpan dalam data talent pool. Proses talent review sendiri idealnya dilaksanakan minimal enam bulan sekali.

5 ANALISA SISTEM BERJALAN A. TALENT MANAGEMENT PT BFI Sebagaimana konsep TM pada umumnya, tugas utama unit TM PT BFI meliputi : 1. Mengumpulkan data-data terkait yang diperlukan. 2. Mengolah dan mengidentifikasi talent. 3. Melakukan talent review bersama user terkait. 4. Merekap dan monitoring talent pool. 5. Membuat report talent. Pada proses identifikasi talent, unit kerja TM mengumpulkan data data yang diperlukan dari tiga unit kerja lain yaitu : a. Data Karyawan, disciplinary record karyawan di-download langsung dari HRIS b. Data Performance/Performance Management System (PMS), merupakan business outcome berupa score performance karyawan (Performance Review dan Performance Appraisal) setiap semester, didapatkan dari Unit HC Performance Management c. Data Potential, merupakan penilaian terhadap kompetensi karyawan, didapatkan dari Unit HC Assessment Center Berdasarkan data-data tersebut kemudian secara manual diidentifikasi area HAV dengan mengawinkan nilai potential dan performance selama empat semester atau dua tahun berturut-turut dan dihitung prosentase pemenuhan persyaratan sebagai talent. Untuk mendapatkan angka yang dibutuhkan ditentukan score PMS dan potential karyawan dikonversi dalam nilai satu sampai dengan lima. Hal ini dikarenakan hasil dari nilai potential tidak berupa angka sebagaimana performance score karyawan. Setelah dilakukan konversi maka ditentukan bobot untuk setiap nilai tersebut seperti dalam table dibawah ini. Tabel 3.1. Tabel Pembobotan Syarat Penetapan Area HAV Persyaratan HAV Talent Bobot Performance 35% Potential 35% Working period ( 1 tahun) 30%

6 36 Berikut range nilai untuk setiap area HAV yang dijadikan acuan untuk mendapatkan nilai keseluruhan sehingga talent teridentifikasi area HAV nya. Grafik dibawah ini menggunakan metode 9 Box Performance-Potential yang merupakan ide Kevin Coyne, seorang alumnus McKinsey. < Potensial > HUMAN ASSET VALUE MAP - BFI FINANCE Low Performance, High Potential (O1) Low Performance, Moderate Potential (O2) Good Performance, High Potential (H2) Good Performance, Moderate Potential (K1) Outstanding Performance, High Potential (B) Outstanding Performance, moderate Potential (H1) Good Outstanding Low Performance, Performance, Low Performance, Low Low Potential (M) Potential (K3) Potential (K2) < Business Outcome > Gambar 3.2. Matrik Human Asset Value (HAV) PT BFI Berdasarkan area HAV tersebut, PT BFI menetapkan lima level talent dengan urutan prioritas area HAV yang dapat direkomendasikan oleh usernya sebagaimana pada Tabel dibawah ini. setiap range pada sumbu X dan sumbu Y pada grafik diberikan range kriteria talent sebagaimana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Adapun membaca grafik, yaitu semakin jauh posisi area HAV talent dari sudut atau titik nol, maka semakin baik hasil kinerja dan kompetensinya. Tabel 3.2. Tabel kriteria HAV Perioritas Area Detail Kualifikasi Business Outcome (X) Potential (Y) 1 BIRU B Outstanding 4.00 X Y HIJAU H X Y 3.50 Super Keeper H X Y 5.00 K X Y KUNING K2 Keeper 4.00 X X 2.50 K X X ORANGE O X Y 5.00 Citizen O X Y MERAH M Misfit 0.00 X X 2.50

7 37 Kemudian setelah seluruh karyawan teridentifikasi area HAV nya, data talent juga diolah kembali untuk menghitung prosentase meet qualification-nya dengan dua penilaian HAV tersebut diatas dikawinkan lagi dengan lama menjabat pada posisi terakhir untuk mengetahui besar kesesuaian teridentifikasi talent sekaligus sebagai pertimbangan user merekomendasikan rencana pengembangan talent untuk kondisi tertentu. Pada talent PT BFI ditetapkan bahwa area Biru dan Hijau merupakan prioritas utama untuk dikembangkan tanpa perlu mempertimbangkan prosentase meet qualification-nya. Sementara untuk area Kuning merupakan talent yang masih dapat dipertimbangkan untuk pengembangannya dalam waktu dekat dengan prosentase meet qualification diatas 79%. Berdasarkan besar prosentase tersebut sudah ditetapkan standard atau nilai minimum dari setiap nilai performance talent B. USE CASE SISTEM BERJALAN Pada proses pengolahan data talent, data-data yang diperlukan sudah ada pada sistem informasi karyawan (HRIS) dan PMS sebagai sistem informasi data performance dan potential. Berikut dibawah ini use case diagram yang merepresentasikan sistem TM yang berjalan. Gambar 3.3. Use Case Sistem Berjalan

8 SISTEM USULAN A. USE CASE USULAN Secara umun sistem TM yang ideal adalah sistem informasi yang dapat mengintegrasikan serangkaian report dari aktifitas-aktifitas yang berkaitan dengan identifikasi talent. Dengan demikian seluruh data pendukung tersebut dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh TM dan pengambilan keputusan oleh manajemen karena berada dalam database yang sama. Gambar 3.4. Use Case Usulan Pada sistem TM yang diusulkan, setiap unit kerja diatas memiliki media penyimpanan data yang lebih baik dan tentunya efisien dan efektif dalam penggunaannya sewaktu-waktu. Begitu juga dengan keuntungan yang didapat karyawan, setiap karyawan dapat memperoleh keseluruhan informasi karir dan performance-nya dalam satu sistem informasi yang baru. Hal ini dapat memotivasi baik untuk karyawan sendiri maupun user atau atasan dalam mengembangkan atau mempromosikan bawahannya melalui data-data yang valid.

9 39 B. RANCANGAN DATABASE Tahap selanjutnya dalam proses desain sistem usulan ini adalah mendeskripsikan hubungan antar table yang diperlukan dalam design class diagram, struktur spesifikasi tabel dari data-data yang diperlukan, activity diagram dan sequence diagram. Setiap tahapan design tersebut akan dijelaskan berikut gambar hasil design dibawah ini. 1. CLASS DIAGRAM Untuk membuat hubungan hubungan antar kelas atau tabel-tabel yang diperlukan maka dijelaskan dalam gambar design Class Diagram dibawah ini. Class diagram terdiri dari table Karyawan, Performance, Potential, Performance Score, Potential Score dan Talent Pool. Satu karyawan dapat memiliki lebih dari satu performance record dan atau potential record. Hal ini dapat terjadi karena setiap karyawan dengan jabatan yang berbeda dapat mempunyai jumlah model kompetensi yang berbeda dan perolehan nilai performance bisa jadi tidak seragam tergantung lama bekerjanya. Berdasarkan data seluruh karyawan, performance dan potential maka akan diproses dalam sistem untuk mengidentifikasi area HAV dan MQ talent. Pada data talent identification tersebut akan merekam kualifikasi talent selama satu tahun, untuk semua karyawan. Namun bisa saja tidak semua karyawan teridentifikasi sebagai talent karena bisa jadi karyawan tersebut tidak masuk kedalam persyaratan yang harus dipenuhi pada proses identifikasi talent. Gambar 3.5. Class Diagram Usulan

10 40 2. SPESIFIKASI TABEL Untuk membentuk sebuah sistem informasi TM yang tertintegrasi, maka perlu dibuatkan tabel dengan spesifikasi tertentu dan seragam sehingga dapat menghasilkan sistem yang baik untuk mendukung kerja unit TM. Adapun tabel-tabel yang diperlukan yaitu terkait data karyawan, nilai performance karyawan, nilai potensial karyawan, data training karyawan serta data talent dan talent pool. Dibawah ini akan dijelaskan spesifikasi masing-masing tabel data tersebut. Spesifikasi tabel yang dibuat ini merupakan struktur database sederhana namun yang utama diperlukan untuk membentuk sistem informasi identifikasi talent. 2.1 Tabel User Pada tabel ini akan merekam data akses masuk (login) user yang diperbolehkan menggunakan sistem informasi TM. Hal ini dikarenakan tidak semua karyawan dapat login ke menu talent, hanya user yang berkepentingan dapat masuk ke sistem informasi TM ini karena sifat datanya yang confidential. Pada tabel ini merekam nik serta nama user dan password untuk membuka sistem informasi TM. Tabel 3.3. Tabel User Kolom Tipe Null Konten Format Ket. nik Medinteger(5) No Nomor Induk Karyawan (NIK) PK nm_user varchar(10) No Nama Pengguna (user name) XXXXXXX unique paswd varchar(10) No Password Pengguna XXXXXXX 2.2 Tabel Karyawan Merupakan tabel yang merekam seluruh data personal karyawan untuk kebutuhan pengolahan data TM. Selain Nomor Induk Karyawan (NIK) dan nama karyawan itu sendiri, jabatan, lokasi bekerja atau cabang, dan region lokasi kerja diperlukan dalam proses pengolahan identifikasi talent untuk nantinya talents yang teridentifikasi dapat diinformasikan ke masing-masing regionnya untuk keperluan talent review. Sehubungan dengan data karyawan beberapa atribut ditabel dibuatkan format input tertentu. Format NIK: Input NIK hanya berupa 5 angka yang berurut melanjutkan NIK yang pernah diinput sebelumnya disistem dan belum pernah dipakai untuk karyawan manapun diperusahaan. Format Region: Reg 99

11 41 Input region sebagai induk lokasi kerja karyawan perlu dilakukan dengan tujuan ketika data talent akan dikirimkan kemasing-masing kepala region maka memudahkan untuk penyaringan datanya, hal ini dimaksudkan setiap region tidak akan diberikan data talent dari region lain supaya fokus pada talent review regionnya. Tabel 3.4. Tabel Karyawan Kolom Tipe Null Konten Format Ket. nik mediumint(5) No Nomor Induk Karyawan (NIK) PK nm_kary varchar(50) No Employee Name XXXXXXX position_nm varchar(50) No Position Name XXXXXXX wk_location varchar(20) No Work Location XXXXXXX reg_wklocation varchar(6) No Region XXX Tabel Performance Karyawan Berisi seluruh record pencapaian kinerja karyawan setiap semesternya. Sehubungan dengan ini maka ada dua tabel, yaitu tabel performance dan tabel performance score. Tabel performance merupakan rekam data performance apa saja yang diberlakukan untuk seluruh karyawan di perusahaan. Performance merupakan sistem penilaian kinerja karyawan setiap enam bulan sekali atau dua kali dalam setahun. Pada semester pertama terhitung dari bulan Januari hingga Juni dinamakan Performance Review (PR) dan performance semester kedua dinamakan Performance Appraisal (PA). Sehingga untuk format performance id menjadi singkatan nama tersebut disambung dengan tahun penilaiannya. Contoh format Performance ID Performance Id : PR-2014 Performance Name : Performance Review Tahun 2014 Tabel 3.5. Tabel Performance Kolom Tipe Null Konten Format Keterangan performance_id varchar(7) No Performance ID XX-YYYY PK Performance_nm varchar(30) No Performance Name XXXXXXX

12 42 Dikarenakan setiap karyawan yang sudah bergabung lebih dari tiga bulan pasti memiliki performance record, maka nilai performance-nya akan terekam pada tabel performance score. Tabel 3.6. Tabel Performance_score Kolom Tipe Null Konten Format Ket performance_id varchar(7) No Performance ID XX-YYYY FK nik mediumint(5) No NIK PK-FK Performance_score decimal(4,2) No Performance Score Tabel Potential Karyawan Pada tabel ini merekam model potential atau kompetensi apa saja yang berlaku di perusahaan. Bisa jadi model kompetensi yang diberlakukan untuk setiap karyawan berbeda tergantung jabatannya. Sehubungan dengan penilaian potensial terdapat tabel potential dan tabel potential score Tabel potential merekam setiap kode (id) potential yang berlaku di perusahaan. Dalam tabel ini format penulisan potential id hanya dibatasi maksimal dua puluh karakter dan dapat berupa variasi huruf dan angka. Tabel 3.7. Tabel Potential Kolom Tipe Null Konten Format Keterangan potential_id varchar(20) No Potential ID XXXXXXX PK potential_nm varchar(50) No Potential Name XXXXXXX Sebagaimana nilai performance, nilai potential juga menjadi penentu area HAV talent, karena keduanya merupakan faktor utama penentu titik posisi talent di sumbu x (untuk nilai performance) dan sumbu y (untuk nilai potential) pada identifikasi area HAV talent. Oleh karena itu seluruh nilai potential yang dimiliki setiap karyawan akan direkam dalam tabel potential score. Tabel 3.8. Tabel Potential_score Kolom Tipe Null Konten Format Ket. potential_id varchar(20) No Potential ID XX-YYYY FK nik mediumint(5) No NIK PK-FK potential_score decimal(4,2) No Potential Score 9.99

13 Tabel Potential Karyawan Pada tabel kerja Talent Management terdiri dari tabel data identifikasi talent dan talent pool. Pada tabel identifikasi talent akan tampil hanya hasil akhir pengolahan data identifikasi talent dengan cara penentuan area HAV talent seperti disebutkan diatas, yaitu memanggil data dari tabel karyawan, tabel performance score dan tabel potential score. Sedangkan pada talent pool user dapat memilih talent yang ada pada tabel identifikasi talent, nama-nama yang dipilih yang sudah pasti akan dikembangkan, sehingga akan terekam dalam talent report daftar talent yang dipilih dalam talent pool tersebut. Tabel 3.9. Talent_Pool Kolom Tipe Null Konten Format Ket. nik mediumint(5) No Nomor Induk Karyawan (NIK) FK performance_id varchar(7) No Employee Name XX-YYYY FK potential_id varchar(30) No Work Location XXXXXX FK Hav varchar(20) No HAV Talent XXXXXX Mq float(5,2) No Meet Qualification 99.99% 3. ACTIVITY DIAGRAM Pada alur penggunaan sistem informasi TM, pertama kali ada data karyawan dan data performance serta potential score yang sudah diinput oleh masing-masing unit kerja yang menangani masing-msing data tersebut. Berdasarkan ketiga data tersebut maka sistem akan langsung mengolah data tersebut membentuk data identifikasi talent. Sistem akan menghitung score yang dimiliki setiap karyawan sehingga dapat diketahui area HAV karyawan dan Meet Qualification karyawan tersebut sebagai talent. Pada menu identifikasi talent ini, user dapat memilih talent yang direkomendasikan user, lalu memilih program training yang direkomendasikan untuk talent tersebut kemudian menyimpan data talent yang dipilih. Sesuai inputan pada menu tersebut, data talent pool akan muncul sebagai report kerja Unit Talent Management. Jika ternyata talent tidak dapat ditetapkan untuk dikembangkan, user dapat mereview pada eksternal talent dari system lain yang tersedia, kemudian mengikuti alur sebagaimana flow activity diagram dari awal aktifitas.

14 44 Gambar 3.6. Activity Diagram Usulan 3. SEQUENCE DIAGRAM Pada pengaksesan sistem secara langsung, maka akses menu talent diuraikan dalam sequence diagram dibawah ini. pada diagram menunjukkan penggunaan tabel identifikasi talent dan talent pool. Pada tabel identifikasi talent, user dapat melihat data talent dan memilih menu talent pool untuk meng-input talent yang siap dikembangkan. Selain itu user dapat melihat menu talent eksternal yang berisi data calon karyawan yang telah melakukan input data ke menu talent eksternal.

15 45 Gambar 3.7. Gambar Sequence Diagram Menu Talent Pool