BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. berupa data data hasil wawancara, observasi, analisis masalah.

Transkripsi

1 25 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis sistem Tahap ini merupakan tahap awal dalam pembuatan aplikasi dimulai dari tahap perencanaan yang membahas mengenai proses pengumpulan informasi berupa data data hasil wawancara, observasi, analisis masalah Observasi Pada tahap ini penulis melakukan pengamatan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya pada tanggal 25 November 2016 sampai dengan 5 Desember Dari data yang didapat Bank Jatim belum menerapkan aplikasi untuk penilaian kinerja karyawan. Penulis juga melakukan pengamatan pada proses bisnis Bank Jatim dan mencatat berbagai hal yang diperlukan untuk membuat sebuah aplikasi penilaian kinerja Karyawan Wawancara Pada tahap ini penulis melakukan wawancara dengan Bapak Dias yang merupakan karyawan dari divisi Kredit & Retail, wawancara ini dilakukan penulis untuk mendapatkan informasi yang lebih relevan mengenai permasalahan yang dibahas pada tugas akhir ini. Dari wawancara tersebut menghasilkan data-data yang nanti akan dibahas pada analisis. Mulai dari Analisis Proses Bisnis, Analisis Kebutuhan Pengguna, Analisis Kebutuhan Fungsional, Analisis Kebutuhan non Fungsional hingga Analisis Kebutuhan Sistem. 25

2 Analisis Proses Bisnis Pada tahapan ini akan dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang terjadi pada proses penilaian kinerja karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Tahapan yang dilakukan dalam anilisis bisnis yaitu dengan melakukan Identifikasi masalah, Identifikasi pengguna, dan Identifikasi data Identifikasi Masalah Identifikasi permasalahan merupakan langkah awal yang harus dilakukan dalam membuat suatu sistem. Langkah awal yang dilakukan adalah proses wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap permasalahan yang ada pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya khususnya mengenai penilaian kinerja. Identifikasi masalah dimulai dengan observasi dan wawancara yang dilakukan pada tanggal 3 Oktober 2016 sampai 29 Desember Data-data yang harus dikumpulkan pada saat melakukan observasi dan wawancara diantaranya mengenai penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya dimulai dari divisi HRD menyediakan form penilaian. Selanjutnya form penilaian tersebut diserahkan kepada para penilai pada masing-masing divisi untuk dilakukan penilaian kinerja. Dalam proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya dilakukan oleh dua penilai. Penilai pertama adalah Pimpinan Divisi. Penilai kedua adalah atasan karyawan masing-masing divisi. Penilai kedua mempunyai fungsi mengawasi hasil penilaian dari penilai pertama dan melakukan penilaian kinerja terhadap para supervisor. Begitu juga dengan penilai ketiga

3 27 mempunyai fungsi mengawasi hasil penilaian dari penilai pertama dan kedua serta melakukan penilaian kinerja terhadap para chief supervisor. Setelah penilai pertama mengisi form, selanjutnya form diserahkan kepada penilai kedua. Penilai kedua melakukan kajian ulang dan menandatangani form yang telah dinilai tersebut. Penilai kedua juga melakukan penilaian terhadap penilai pertama. Setelah form diisi dan ditandatangani, form diserahkan kepada penilai ketiga untuk dilakukan kajian ulang lagi. Setelah dilakukan kajian ulang, penilai ketiga menandatangani form tersebut dan melakukan penilaian terhadap penilai kedua. Setelah ditandatangani dan diisi, form diserahkan ke bagian HRD untuk direkap. Bagian HRD merekap hasil penilaian kinerja tersebut menjadi laporan penilaian kinerja. Laporan penilaian dibagi menjadi dua laporan, yaitu laporan penilaian kinerja keseluruhan dan laporan penilaian kinerja tiap karyawan. Gambaran proses bisnis pada penilaian diatas dapat dilihat pada Gambar 3.1.

4 28 Docflow Proses Penilaian Kinerja Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya HRD Penyelia PimDiv Karyawan Start Memberikan Form-form penilaian kinerja 2 3 Form Penilaian Kinerja Melakukan proses penilaian kinerja Hasil Penilaian Kinerja 2 Melakukan proses penilaian kinerja Pimsubdiv & Penyelia Hasil Penilaian Kinerja Pimsubdiv & Penyelia Mengisi form penilaian kinerja karyawa n Laporan Hasil Penilaian Kinerja 2 3 Laporan Hasil Penilaian Kinerja Penyelia Merekap laporan hasil penilaian kinerja Laporan Hasil Penilaian kinerja Seluruh Karyawan per divisi 4 5 Laporan Hasil penilaian Kinerja Seluruhnya 4 5 End Gambar 3.1 Document Flow Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya

5 29 Melalui proses analisis permasalahan ini, Bank Jatim sampai saat ini menggunakan sistem manual pada perhitungan metode KPI, oleh karena itu masih sering ditemukan kekurangan dan kesulitan dalam pelaksanaannya. Kesulitan yang sering ditemui adalah pada penentuan skor dan masih banyak karyawan yang belum memahami bagaimana cara menilai KPI masing-masing. Kekurangan yang dihadapi oleh Bank Jatim adalah penilaian yang saat ini menggunakan metode KPI, karena pada tiap Divisi di Kantor Pusat dan di Cabang berbeda cara penilaiannya (ukuran kinerjanya). Secara sistem tidak dapat dikontrol, tetapi dapat dikontrol secara struktural melalui Divisi atau masing masing Cabang untuk menentukan sasaran nilai KPI masing-masing karyawan. Metode ini setiap tahunnya dirubah cara penilaiannya oleh pihak Bank Jatim. Selain itu proses penilaiannya juga membutuhkan waktu yang agak lama karena sering ditemukan kesalahan data, misalnya hasil penilaian kinerja karyawan Divisi Kredit & Retail tertukar dengan karyawan Divisi Akuntansi, serta dibutuhkannya grafik yang dibutuhkan oleh masing-masing pimpinan per divisi untuk mengetahui perkembangan kinerja para karyawan. Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya perlu dibuatkan sebuah aplikasi yang dapat mengelola proses penilaian kinerja. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan metode KPI dengan tambahan GRS untuk menampilkan grafiknya. Aplikasi ini berbasis desktop dengan menggunakan LAN agar grafik penilain kinerja karyawan dapat dipantau oleh pimpinan per divisi.untuk detailnya permasalahan dapat dilihat pada tabel dibawah.

6 30 Tabel 3.1 Permasalahan dan Solusi Proses Penilaian Kinerja Karyawan Permasalahan Dampak Solusi Proses penilaian sangat lama, menyebabkan banyak kesalahan seperti penilaian antar karyawan tertukar Pada proses penghitungan penilian kinerja karyawan Bank Jatim masih bersifat manual. Pimpinan divisi tidak dapat memantau langsung perkembangan kinerja karyawan pada divisinya, menyebabkan karyawan harus merealisasikan hasil penilaian perbulan. Proses pembuatan laporan penilaian kinerja karyawan membutuhkan waktu rata-rata tiga minggu karena divisi HRD harus merekap hasil penilaian kinerja karyawan Tidak dapat mengembangkan kualitas kinerja pegawainya Piminan divisi tidak dapat secara langsung mendapatkan laporan hasil penilaian kinerja karyawan sehingga terlambat untuk mengambil keputusan Membuat aplikasi untuk mencatat data hasil penilaian karyawan. Membuat grafik pada aplikasi penilaian karyawan dengan menggunakan Local Area Network (LAN), agar pimpinan divisi dapat memantau secara langsung hasil penilaian kinerja karyawan serta perkembangannya perbulan Membuat aplikasi yang dapat menghasilkan laporan penilaian kinerja secara keseluruhan Identifikasi Pengguna Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya pengguna yang terlibat pada proses penilaian kinerja karyawan yaitu HRD, Penyelia (penilai) dan Pimpinan Divisi Identifikasi Data Setelah melakukan proses identifikasi permasalahan dan pengguna maka dapat dilakukan identifikasi data. Proses penilaian kinerja karyawan ini membutuhkan data sebagai berikut: data karyawan, data divisi, data KRA, data KPI dan data penilaian kinerja karyawan.

7 Analisis Kebutuhan Pengguna Dalam proses merancang aplikasi penilaian kinerja karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya ini akan melibatkan beberapa pengguna didalamnya. Berikut ini telah dianalisis siapa saja yang dapat mengoperasikan dan menggunakan aplikasi ini beserta kebutuhannya berdasarkan penggunanya (user), dapat dilihat pada Tabel 3.2. Tabel 3.2 Analisis Kebutuhan No. Pengguna Kebutuhan Informasi yang Dihasilkan 1. HRD a. Mampu menginputkan data karyawan b. Mampu menginputkan data divisi c. Mampu menginputkan data jabatan d. Dapat merekap hasil penilaian kinerja 2. Penyelia (Atasan) a. Mendapatkan akses terhadap penilaian kinerja karyawan b. Dapat melakukan penilaian kinerja karyawan 3. Pimpinan Divisi a. Mendapatkan akses terhadap penilaian kinerja Penyelia dan Pimsubdiv b. Dapat melakukan penilaian kinerja Penyelia dan Pimsubdiv c. Dapat melihat Grafik Hasil penilaian karyawan per tahun (12 bulan). a. Form penilaian a. Hasil penilaian kinerja karyawan a. Hasil penilaian kinerja Penyelia dan Pimsubdiv

8 Analisis Kebutuhan Fungsional Merupakan analisis tentang berisi proses-proses apa saja yang ada pada aplikasi yang akan dibuat nanti. Pada aplikasi yang akan penulis kerjakan terdapat beberapa proses-proses, yaitu mulai dari proses penghitungan KPI, sampai tampilnya grafik hasil penilaian karyawan dengan metode LAN agar dapat di lihat grafiknya oleh pimpinan masing-masing divisi. Kebutuhan-kebutuhan fungsional bisa dilihat pada tabel di bawah: Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Fungsional Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsional HRD Penyelia (Penilai) Pimpinan Divisi 1. Dapat menginput data karyawan 2. Dapat melihat data karyawan 3. Dapat menginput data KRA dan KPI 4. Dapat melihat data KRA dan KPI 1. Dapat menginput data pada tabel penilaian karyawan 2. Dapat melihat data pada tabel penilaian karyawan 3. Dapat melakukan proses penilian kinerja karyawan per divisi 1. Dapat menginput data pada tabel penilaian karyawan 2. Dapat melihat data pada tabel penilaian karyawan 3. Dapat melakukan proses penilian kinerja karyawan per divisi 4. Dapat melihat grafik hasil penilaian kinerja 1. Fungsi pencatatan data karyawan 2. Fungsi menampilkan data karyawan 3. Fungsi pencatatan data KRA dan KPI 4. Fungsi menampilkan data KRA dan KPI 1. Fungsi pencatatan data pada Tabel penilaian kinerja. 2. Fungsi menampilkan data pada Tabel penilaian kinerja. 3. Fungsi untuk proses penilaian kinerja karyawan 1. Fungsi pencatatan data pada Tabel penilaian kinerja. 2. Fungsi menampilkan data pada Tabel penilaian kinerja. 3. Fungsi untuk proses penilaian kinerja karyawan 4. Fungsi untuk menampilkan grafik penilaian kinerja

9 33 karyawan selama setahun karyawan selama setahun 3.5 Analisis Kebutuhan non Fungsional Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui kebutuhan selain proses didalam aplikasi yang akan dikerjakan oleh penulis. Seperti hak akses setiap pengguna pada tabel analisis kebutuhan non fungsional dibawah Keamanan Tabel 3.4 Tabel Analisis Kebutuhan non Fungsional Setiap user diberikan hak akses, untuk login dan dapat mengakses setiap menu aplikasi. Usability Dapat memberikan kemudahan bagi user untuk melakukan proses penilaian kinerja Kecepatan Jaringan Dapat mengakses menu penilaian karyawan untuk melakukan input dan save. Hak akses users dapat dilihat secara rinci pada tabel hak akses users di bawah Tabel 3.5 Hak Akses Users Users Dapat Mengakses Restriksi HRD Master Karyawan, Divisi, KRA dan KPI Penilaian kinerja, laporan penilaian kinerja & grafik penilaian kinerja Penyelia (Penilai) Penilaian kinerja & Master Karyawan, Divisi, Pimpinan Divisi laporan penilaian kinerja Master Karyawan, Penilaian kinerja, laporan penilaian kinerja & grafik penilaian kinerja KRA dan KPI Master Divisi, KRA dan KPI

10 Analisis Kebutuhan Sistem Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan sistem. Spesifikasi yang dimaksud merupakan kebutuhan hardware dan software. Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Key Performance Indicator pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya memerlukan spesifikasi seperti berikut : Hardware : 1. RAM : 1GB 2. Hard Disk Space : 20-30Mb 3. OS : Windows 7 64 bit Software : 1. Microsoft Visual Basic DevExpress 3. Microsoft SQL Server 2008 R2 3.7 Perancangan Sistem Dalam perancangan aplikasi, menurut SDLC ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem yaitu block diagram, system flow, data flow diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji coba.

11 Blok Diagram Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya Gambar 3.2 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh aplikasi penilaian kinerja karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Input yang dibutuhkan untuk pengolahan data karyawan, yaitu: daftar nama, jabatan dan divisi. Kemudian input yang dibutuhkan untuk pengolahan data karyawan, yaitu: daftar jabatan dan data karyawan. Selanjutnya input yang dibutuhkan untuk pengolahan data KRA, yaitu: daftar kategori KRA dan data KRA. Selanjutnya input yang dibutuhkan untuk pengolahan data keterangan nilai, yaitu: daftar KPI, data skor KPI, data bobot KPI. Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait dengan berbagai laporan antara lain: laporan penilaian kinerja karyawan keseluruhan dan laporan penilaian kinerja tiap karyawan.

12 36 BLOK DIAGRAM INPUT PROCESSES OUTPUT Data Karyawan Proses Penetapan KRA dan KPI Penetapan Key Result Area (KRA) Data KRA Data KPI Penetapan Key Performance Indicator (KPI) Target KPI Data KRA Data KPI Target KPI Proses Perhitungan Skor dari Rating Penetapan Rating Menentukan Skor KPI Menentukan Persen KPI Data Rating Data Skor Persentase KPI Data KRA Proses Perhitumgan Nilai Akhir Karyawan Data KPI Data Skor Data Bobot Menentukan Bobot KPI Perhitungan Skor Terbobot KPI = Skor KPI x Bobot KPI Data Bobot Data Skor Terbobot KPI Data Skor Terbobot KPI Perhitungan Nilai Akhir = jumlah dari skor terbobot Hasil Akhir Penilaian Karyawan per bulan Proses Grafik Kinerja Hasil Akhir Penilaian Karyawan per bulan Proses Graphic Rating Scale (GRS) Grafik hasil Penilaian kinerja Karyawan selam 12 bulan yang sesuai dengan GRS Gambar 3.2 Blok Diagram Penilaian Kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya System Flow Untuk membuat aplikasi penilaian kinerja pegawai pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan yang berlaku pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Berikut

13 37 penjelasan system flow yang dibuat untuk membuat proses pembuatan aplikasi penilaian kinerja ini. A. System Flow Master Karyawan Pada gambar 3.3 merupakan system flow master karyawan yang didalamnya terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data karyawan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam Tabel Master Karyawan. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data karyawan yang akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis. System Flow Tabel Master Karyawan HRD Aplikasi Start Pencatatan Data Karyawan Karyawan Entry data karyawan Data Karyawan Menampilkan Data Karyawan Ubah Data Karyawan? yes Masukan data karyawan Proses mengubah data karyawan no Hapus Data Karyawan? Pilih data karyawan Proses menghapus data karyawan Finish Gambar 3.3 System Flow Tabel Master Karyawan B. System Flow Master Divisi Pada gambar 3.4 merupakan system flow master Divisi yang didalamnya terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data Divisi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel Master Divisi.

14 38 Setelah itu untuk mengubah data, masukan data Divisi yang akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis. System Flow Tabel Divisi HRD Aplikasi Start Entry data divisi Pencatatan Data Divisi Divisi Data Dvisi Menampilkan Data Divisi Ubah Data Divisi? yes Masukan data divisi Proses mengubah data divisi no Hapus Data Divisi? Pilih data divisi Proses menghapus data divisi Finish Gambar 3.4 System Flow Tabel Master Divisi C. System Flow Master Key Result Area (KRA) Pada gambar 3.5 merupakan system flow master KRA yang didalamnya terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data KRA ke dalam

15 39 aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel KRA. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data KRA yang akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis. System Flow Tabel master KRA HRD Aplikasi Start Pencatatan Data KRA KRA Entry data KRA Data KRA Menampilkan Data KRA Ubah Data KRA? yes Masukan data KRA Proses mengubah data KRA no Hapus Data KRA? Pilih data KRA Proses menghapus data KRA Finish Gambar 3.5 System Flow Master KRA D. System Flow Master Key Performance Indicator (KPI) Pada gambar 3.6 merupakan system flow master KPI yang didalamnya terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data periode

16 40 penilaian ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel KPI. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data jabatan yang akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis. System Flow Tabel Master KPI HRD Aplikasi Start Entry data KPI Pencatatan Data KPI KPI Data KPI Menampilkan Data KPI Ubah Data KPI? yes Masukan data KPI Proses mengubah data KPI no Hapus Data KPI? yes Pilih data KPI Proses menghapus data KPI no Finish Gambar 3.6 System Flow Master KPI E. System Flow Transaksi Penilaian Kinerja Pada gambar 3.7 merupakan system flow penilaian yang didalamnya terdapat satu aktor yaitu Penyelia (penilai). Proses pertama penilai memilih menu

17 41 penilaian kinerja, setelah aplikasi menampilkan menu penilaian, penilai melakukan penilaian kinerja. Setelah menilai kinerja karyawan, penilai menyimpan penilaian tersebut sehingga aplikasi dapat menghitung total nilai karyawan yang telah dinilai. Setelah dihitung maka munculah hasil penilaian kinerja karyawan. System Flow Tabel transaksi penilaian kinerja Penyelia Aplikasi Start Input data KPI Proses Penjumlahan Total Skor KPI Data Penilaian Kinerja Menampilkan Data Penilaian Kinerja Penilaian Kinerja Ubah Data? yes Pilih data penilaian no Finish Gambar 3.7 System Flow Transaksi Penilaian Kinerja F. System Flow Laporan Penilaian Kinerja Karyawan Pada gambar 3.7 merupakan system flow pada proses membuat laporan penilaian kinerja. Proses pertama penilai memilih menu laporan, setelah aplikasi

18 42 menampilkan menu laporan, penilai memilih laporan seorang karyawan. Setelah itu memutuskan untuk mencetak laporan tersebut atau tidak. System Flow Laporan Penilaian Kinerja Penyelia Pimpinan Divisi Aplikasi Karyawan Start Pilih Menu Laporan 1 3 Pilih Menu Laporan 1 Menampilkan Laporan Menampilkan Halaman Cetak Laporan Halaman cetak laporan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan Menampilkan Laporan 2 Entri Data Pilihan Cetak Laporan 2 2 Cetak? Cetak? No End Yes No End Yes Cetak Laporan Cetak Laporan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan Phase 3 Gambar 3.8 System Flow Laporan Penilaian Kinerja

19 Diagram HIPO (Hierarchy Input Process Output) 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan 1.1 Pengelolaan Data Master Pengelolaan Data Master Karyawan 1.2 Transaksi Proses Penilaian Kinerja Karyawan Penghitungan Skor Terbobot 1.3 Laporan Laporan Penilaian Kinerja Pengelolaan Data Master Divisi Grafik Penilaian Kinerja Karyawan Penghitungan Skor Total Pengelolaan Data Master KRA Pengelolaan Data Master KPI Gambar 3.9 HIPO Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya Hierarchy Input Process Outpout Hierarchy Input Process Output (HIPO) menggambarkan susunan proses yang terlibat dalam aplikasi penilaian kinerja, yang diawali dari context diagram sampai Data Flow Diagram (DFD) level n, dan menunjukan sub proses-sub proses dari context diagram. HIPO ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD.

20 44 Seperti pada Gambar 3.8, HIPO tersebut terdiri dari tiga proses utama yaitu maintenance data master, penilaian kinerja karyawan, grafik penilaian kinerja dan membuat laporan. Dari proses tersebut dijelaskan secara detil ke dalam beberapa sub proses. Pertama maintenance data master mempunyai empat sub proses yaitu maintenance data master divisi, maintenance data master karyawan, maintenance data master KRA dan maintenance data master KPI. Kedua yaitu proses penilaian kinerja. Ketiga yaitu grafik penilaian kinerja karyawan. Proses ini tidak memiliki sub proses. Keempat membuat laporan penilaian kinerja tiap karyawan Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. DFD pada aplikasi penilaian kinerja terbagi menjadi context diagram, DFD Level 0, dan DFD Level 1. A. Context Diagram Karyawan Data KPI Laporan Hasil Penilaian Kinerja Data KRA Data Divisi Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Laporan Hasil Penilaian Kinerja Data Penilaian Kinerja Karyawan HRD Data Karyawan Laporan Hasil Penilaian Kinerja 1 Grafik Penilaian Kinerja Penyelia (Penilai) PimDiv Data Penilaian Kinerja Karyawan Gambar 3.10 Context Diagram Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

21 45 Context diagram merupakan rancangan diagram dalam membangun suatu DFD yang menjelaskan hubungan antara entity dengan sistem dan aliran data secara umum. Pada context diagram berikut dijelaskan aliran data yang masuk dan keluar sesuai dengan proses yang dijalankan diantaranya yaitu hubungan HRD dengan aplikasi, Penyelia dengan aplikasi, Pimpinan Divisi dengan aplikasi dan Karyawan dengan aplikasi. Pertama, aliran data dari HRD yang masuk antara lain, data karyawan, data divisi, data KRA, dan data KPI. Kedua, untuk aliran data keluar dari aplikasi ke penyelia adalah hasil penilaian kinerja karyawan, begitu juga untuk aliran data masuk dari pimpinan ke aplikasi. Ketiga, untuk aliran data keluar dari aplikasi ke pimpinan sub divisi adalah grafik penilaian kinerja karyawan. 1. DFD Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya Data Penilaian Kinerja Karyawan Grafik Penilaian Kinerja PimDiv Data Divisi HRD Data Karyawan Laporan Laporan Hasil Penilaian Kinerja 3 Data KPI KRA Transaksi 2 + Master 1 + Data KPI Data KRA Data Divisi Data Karyawan Karyawan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Data Penilaian Kinerja Karyawan Penyelia (Penilai) Laporan Hasil Penilaian Kinerja Gambar 3.11 DFD Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

22 46 Berdasarkan context diagram Gambar 3.10 maka dapat dirancang DFD Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya yang merupakan decompose dari proses utama pada context diagram yang dilihat berdasarkan data-data aliran masuk dan data-data aliran keluar yang berhubungan dengan aplikasi, seperti yang ada pada Gambar Pada Gambar 3.11 DFD level 0 memiliki tiga proses yang fungsinya masing-masing adalah penjabaran lebih lanjut tentang proses dalam sistem dan tabel yang digunakan dalam penyimpanan data. Selanjutnya, empat proses tersebut juga dijelaskan lebih detil kedalam DFD Level 1 berikut: 2. DFD Level 1 Pengelolaan Data Master Transaksi [Data Karyawan] Karyawan [Data Karyawan] [Data Divisi] Transaksi [Data Divisi] Divisi HRD Transaksi [Data KRA] KRA [Data KRA] Transaksi [Data KPI] KPI Gambar 3.12 DFD Level 1 Maintenance Data Master [Data KPI] Pada Gambar 3.12 terdapat empat sub proses dalam maintenance data master yaitu, maintenance data master karyawan, maintenance data master divisi, maintenance data master KRA dan maintenance data master KPI. Tabel yang

23 47 digunakan dalam sub proses ini adalah tabel karyawan, tabel divisi, tabel KRA dan tabel KPI. 3. DFD Level 1 Pengelolaan Data Transaksi [Data Karyawan] Master Master [Data Divisi] [Data KRA] Penilaian Kinerja [Data Penilaian Kinerja Karyawan] Penyelia (Penilai) Master [Data KPI] Master Grafik Penilaian Kinerja [Grafik Penilaian Kinerja] PimDiv Gambar 3.13 DFD Level 1 Maintenance Data Penilaian Kinerja Pada Gambar 3.13 terdapat satu sub proses dalam maintenance data penilaian kinerja yaitu, maintenance data master penilaian karyawan. Tabel yang digunakan dalam sub proses ini adalah penilaian karyawan.

24 48 4. DFD Level 1 Laporan Penilaian Kinerja Karyawan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Penyelia (Penilai) Laporan Hasil Penilaian Kinerja Laporan Penilaian Kinerja 1 Laporan Hasil Penilaian Kinerja PimDiv Data Penilaian Kinerja Karyawan Gambar 3.14 DFD Level 1 Laporan Penilaian Kinerja Pada Gambar 3.14 terdapat satu proses yaitu laporan penilaian kinerja. Pada DFD ini merupakan laporan untuk karyawan, penyelia dan pimsubdiv Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem dengan rincian atribut-atribut yang digunakan. ERD disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) Conceptual Data Model (CDM) Conceptual Data Model (CDM) berisi tujuh entity, yaitu entity Karyawan, entity Divisi, entity KRA, entity KPI, entity Detail KPI, entity PKK, dan entity Detail PKK. Dapat dilihat pada Gambar 3.15.

25 49 Reference_6 # Kode_Divisi o Nama_Divisi Divisi Variable characters (15) Variable characters (20) Reference_1 # NIP o Nama Karyawan o Jabatan Karyawan Variable characters (15) Variable characters (50) Variable characters (15) Reference_2 # o o o o # Reg_KPI o Tgl_Berlaku PKK Reg_PKK TGL_Penilaian Bulan Tahun Total_Skor KPI Variable characters (15) Date Reference_7 Characters (4) Date Date Date Integer Reference_5 # o o o o Reference_3 Detail_PKK Urut_PKB Hasil Persen Skor Skor_Terbobot Characters (4) Text Decimal Integer Integer # urut o KPI o o o o o o o o o o Bobot jns_ukuran_kinerja Target Satuan_Target Minimum rating1 rating2 rating3 rating4 rating5 Reference_4 # Kode_KRA o Kategori o Perspektif_KRA Detail_KPI Variable characters (15) Text Integer Float VAMAX Float Integer Integer Integer Integer Integer Integer KRA Variable characters (15) Characters (4) Text Gambar 3.15 Conceptual Data Model (CDM)

26 Physical Data Model (PDM) Physical Data Model (PDM) berisi tujuh entity, yaitu entity Divisi, entity Karyawan, entity KRA, entity KPI, entity Detail_KPI, entity Penilaian Kinerja Karyawan (PKK), entity Detail_PKK. Dapat dilihat pada Gambar Kode_Divisi FK_PKK_REFERENCE_DIVISI Nama_Divisi Divisi varchar(15) <pk> varchar(20) FK_KARYAWAN_REFERENCE_DIVISI NIP Kode_Divisi Nama Karyawan Jabatan Karyawan varchar(15) <pk> varchar(15) <fk> varchar(50) varchar(15) FK_KPI_REFERENCE_DIVISI Reg_PKK Kode_Divisi urut TGL_Penilaian Bulan Tahun Total_Skor Reg_KPI Kode_Divisi Tgl_Berlaku FK_PKK_REFERENCE_DETAIL_K PKK KPI char(4) varchar(15) varchar(15) date date date integer varchar(15) <pk> varchar(15) <fk> date <pk> <fk1> <fk2> FK_DETAIL_K_REFERENCE_KPI FK_DETAIL_P_REFERENCE_PKK Urut_PKB Reg_PKK Hasil Persen Skor Skor_Terbobot Detail_PKK char(4) char(4) text decimal integer integer <pk> <fk> Gambar 3.16 Physical Data Model (PDM) urut Reg_KPI Kode_KRA KPI Bobot jns_ukuran_kinerja Target Satuan_Target Minimum rating1 rating2 rating3 rating4 rating5 Detail_KPI varchar(15) varchar(15) varchar(15) text integer float varchar(max) float integer integer integer integer integer integer FK_DETAIL_K_REFERENCE_KRA Kode_KRA Kategori Perspektif_KRA KRA varchar(15) char(4) text <pk> <fk1> <fk2> <pk>

27 Struktur Database Pada tahapan pembuatan struktur database aplikasi penilaian kinerja, database yang digunakan yaitu SQL Server 2008 R2. Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini sebagai berikut: A. Tabel Karyawan a. Primary Key (PK) : Id_Karyawan b. Foreign Key (FK) : Id_Divisi c. Fungsi : Mengelola data master karyawan Tabel 3.6 Tabel Karyawan No. Name Type Size Keterangan 1. Id_Karyawan Varchar 12 Primary Key 2. Id_ Divisi Varchar 12 Foreign Key 3. Nama_Karyawan Varchar Jabatan Varchar 25 - B. Tabel Divisi a. Primary Key (PK) : Id_Divisi b. Foreign Key (FK) : - c. Fungsi : Mengelola data master Divisi Tabel 3.7 Tabel Divisi No. Name Type Size Keterangan 1. Id_ Divisi Char 3 Primary Key 2. Nama_Divisi Char 3 Foreign Key

28 52 C. Tabel KRA a. Primary Key (PK) : Id_KRA b. Foreign Key (FK) : - c. Fungsi : Mengelola data master KRA Tabel 3.8 Tabel KRA No. Name Type Size Keterangan 1. Id_KRA Varchar 15 Primary Key 2. Kategori_KRA Varchar Perspektif_KRA Varchar 50 - D. Tabel Master KPI a. Primary Key (PK) : Id_KPI b. Foreign Key (FK) : Id_KRA c. Fungsi : Mengelola data master KPI Tabel 3.9 Tabel KPI No. Name Type Size Keterangan 1. Id_KPI Varchar 20 Primary Key 2. Id_KRA Varchar 100 Foreign Key 3. KPI Varchar Bobot Int Ukuran Float Hasil Float Minimum Int Rating1 Int Rating2 Int Rating3 Int Rating4 Int Rating5 Int - -

29 Desain User Interface A. Desain Form Login Desain Form Login digunakan sebagai hak akses pengguna sebelum masuk ke form master atau transaksi. Pengguna melakukan login berdasarkan kode user dan password yang telah dibuat, maka pengguna dapat masuk ke form yang diinginkan. Berikut desain form login dapat dilihat pada Gambar Gambar 3.17 Desain Form Login B. Desain Form Home (Beranda) Desain form home merupakan tampilan awal setelah pengguna melakukan proses login. Pada form utama ini digunakan untuk menampilkan informasi secara sekilas tentang hasil penilaian keseluruhan dari periode tertentu. Desain form utama dapat dilihat pada Gambar 3.18.

30 54 Gambar 3.18 Desain Form Home C. Desain Form Master Karyawan Desain form master karyawan merupakan form master karyawan. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data karyawan yang terdapat pada database. Desain form master karyawan dapat dilihat pada Gambar Gambar 3.19 Desain Form Master Karyawan

31 55 Pada saat menekan tombol tambah di form master karyawan, maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar Form tambah berfungsi untuk menambahkan data karyawan, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan tombol simpan. Gambar 3.20 Desain Form Tambah Master Karyawan D. Desain Form Master Divisi Desain form master divisi merupakan form master divisi. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data divisi yang terdapat pada database. Desain form master divisi dapat dilihat pada Gambar 3.21.

32 56 Gambar 3.21 Desain Form Master Divisi Pada saat menekan tombol tambah di form master divisi, maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar Form tambah berfungsi untuk menambahkan data divisi, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan tombol simpan. Gambar 3.22 Desain Form Tambah Master Divisi

33 57 E. Desain Form Master KRA Desain form master KRA merupakan form master KRA. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data KRA yang terdapat pada database. Desain form master KRA dapat dilihat pada Gambar Gambar 3.23 Desain Form Master KRA

34 58 Pada saat menekan tombol tambah di form master KRA, maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar Form tambah berfungsi untuk menambahkan data KRA, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan tombol simpan. Gambar 3.24 Desain Form Tambah Master KRA F. Desain Form Master KPI Desain form master KPI merupakan form master KPI. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data periode penilaian yang terdapat pada database. Desain form master KPI dapat dilihat pada Gambar 3.25.

35 59 Gambar 3.25 Desain Form Master KPI Pada saat menekan tombol tambah di form master KPI, maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar Form tambah berfungsi untuk menambahkan data simpan. Gambar 3.26 Desain Form Tambah Master KPI G. Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan Desain form penilaian kinerja karyawan merupakan form transaksi penilaian kinerja. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui, menghapus data dan melakukan proses penilaian kinerja karyawan yang terdapat pada database. Desain form penilaian kinerja karyawan dapat dilihat pada Gambar 3.27.

36 60 Gambar 3.27 Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan Pada saat menekan tombol tambah pada form penilaian kinerja karyawan, maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar Form tambah berfungsi untuk menambahkan data penilaian kinerja dan melakukan proses penilaian, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan tombol simpan. Gambar 3.28 Desain Form Tambah Penilaian Kinerja Karyawan

37 61 H. Desain Form Grafik Penilaian Kinerja Desain form grafik penilaian kinerja merupakan form transaksi grafik penilaian kinerja. Form ini digunakan untuk menampilkan data penilaian kinerja karyawan selama dua belas bulan yang terdapat pada database. Desain form grafik penilaian kinerja dapat dilihat pada Gambar Gambar 3.29 Desain Form Grafik Penilaian Kinerja Pada saat menekan tombol tampilkan grafik di form grafik penilaian kinerja, maka akan muncul grafik seperti pada Gambar Gambar 3.30 Desain Tampilan Grafik

38 62 I. Desain Form Laporan Penilaian Kinerja Desain form nilai kriteria merupakan form yang digunakan untuk mencetak laporan penilaian kinerja karyawan. Desain laporan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, jabatan, divisi serta KRA, KPI dan hasil penilaiannya Desain form laporan penilaian kinerja dapat dilihat pada Gambar Gambar 3.31 Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan Desain Uji Coba Desain uji coba merupakan desain dari uji coba sistem yang telah dibangun khusus untuk Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Dalam hal ini dilakukan dengan menggunakan metode black box testing. Pada Tabel 3.9 ini merupakan test case yang telah direncanakan pada saat uji coba desain. Tabel 3.10 Desain Test Case No Tujuan Input Output Diharapkan 1. Menampilkan menu Login sebagai admin. Tampil menu utama. utama. 2. Tambah data karyawan. Memasukkan data Tampil daftar karyawan pada form karyawan yang di tambah kemudian tambahkan pada tabel

39 63 No Tujuan Input Output Diharapkan menekan tombol karyawan simpan 3. Ubah data karyawan. Menekan tombol Data karyawan koreksi, kemudian berhasil diubah. muncul data pada form ubah karyawan, jika sudah tekan tombol simpan. 4. Hapus data karyawan. Menekan tombol Data karyawan hapus opsi daftar berhasil dihapus. karyawan. 5. Tambah data divisi. Memasukkan data Tampil daftar divisi divisi pada form yang di tambahkan tambah kemudian pada tabel divisi menekan tombol simpan. 6. Ubah data divisi. Menekan tombol Data divisi berhasil koreksi, kemudian diubah. muncul data pada form ubah divisi, jika sudah tekan tombol simpan. 7. Hapus data divisi. Menekan tombol Data divisi berhasil hapus opsi daftar dihapus. divisi. 8. Tambah data KRA. Memasukkan data Tampil daftar KRA KRA pada form yang di tambahkan tambah kemudian pada tabel KRA menekan tombol simpan. 9. Ubah data KRA. Menekan tombol koreksi, kemudian muncul data pada form ubah KRA, jika sudah tekan tombol simpan. 10. Hapus data KRA. Menekan tombol hapus pada opsi daftar KRA. 11. Tambah data KPI. Memasukkan data KPI pada form tambah kemudian menekan tombol simpan. 12. Ubah data KPI. Menekan tombol koreksi, kemudian Data KRA berhasil diubah. Data KRA berhasil dihapus. Tampil daftar KPI yang di tambahkan pada tabel KPI Data KPI berhasil diubah.

40 64 No Tujuan Input Output Diharapkan muncul data pada form ubah KPI, jika sudah tekan tombol simpan. 13. Hapus data KPI. Menekan tombol hapus pada opsi daftar KPI. 14. Tambah data penilaian kinerja karyawan. 15. Ubah data penilaian kinerja karyawan. 16. Hapus data penilaian kinerja karyawan. 17. Grafik Penilaian Kinerja 18. Mencetak laporan penilaian kinerja tiap karyawan Memasukkan data penilaian kinerja karyawan pada form tambah kemudian menekan tombol simpan. Menekan tombol koreksi, kemudian muncul data pada form ubah penilaian kinerja karyawan, jika sudah tekan tombol simpan. Menekan tombol hapus pada opsi daftar penilaian kinerja karyawan. Memasukkan data kriteria pada form add kemudian menekan tombol save change Masuk ke laporan, pilih laporan penilaian kinerja tiap karyawan, pilih penilaian. periode Data KPI berhasil dihapus. Tampil daftar penilaian kinerja yang di tambahkan dan perhitungannya pada tabel penilaian kinerja. Data penilaian kinerja karyawan berhasil diubah. Data penilaian kinerja karyawan berhasil dihapus. Tampil daftar kriteria yang di tambahkan pada tabel kriteria Cetak penilaian karyawan karyawan laporan kinerja tiap