BAB III ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM 3.1 Kajian Organisasi Dalam sub bab ini akan dijelaskan menengenai profil perusahaan dimana penulis melakukan analisa dan perancangan sistem untuk Tugas Akhir ini Profil PT Aero System Indonesia 1) Logo Perusahaan 2) Visi Gambar 3. 1 Logo PT ASYST Visi Perusahaan adalah menjadi penyedia layanan teknologi informasi dan managed service company yang mempunyai portfolio lengkap dan terdepan di indonesia 3) Misi Misi Perusahaan adalah menyediakan layanan yang berkalitas tinggi dan efisien dengan portfolio yang lengkap, dan memiliki jaringan dukungan yang kuat. 4) Tujuan Perusahaan Untuk memudahkan pelanggan dalam menggunakan Teknologi Informasi. ASYST dapat membantu untuk membuat dan berbagi servis yang unik dan otentik yang dapat meningkatkan bisnis anda 5) Tugas PT Aero System Indonesia Menyediakan layanan managed service untuk pelanggan dan memberikan solusi untuk pengembangan bisnis pelanggan Sejarah PT. Aero System Indonesia PT Aero System Indonesia (ASYST), yang sebelumnya lebih dikenal sebagai PT Lufthansa Systems Indonesia, terbentuk tahun Pada awalnya, PT Garuda Indonesia (Persero) memiliki 51% saham pada perusahaan, yang 49% saham lainnya dimiliki oleh Lufthansa System AG (LSY). Pada tahun 2009, 49% saham Lufthansa System berpindah ke PT Aerowisata. 22

2 3.1.3 Struktur Organisasi PT. Aero System Indonesia Direktur Utama Direktur Keuangan Direktur Pengembangan dan Operasi Internal Audit Human Resources Service Delivery Service Operation Corporate Secretary Finance Solutions Department Application Support Sales Business Support Program Management Office Service Assurance and Security Corporate Planning SAP Service Center Risk Management Gambar 3. 2 Struktur Organisasi PT ASYST PT ASYST Terbagi menjadi 3 direktorat, dengan detail seperti berikut: a. Direktur Utama atau Chief Executive Officer atau disingkat sebagai CEO. Membawahi beberapa sub departemen antara lain: o Internal Audit o Corporate Secretary o Sales b. Direktur Keuangan atau Chief Finance Officer atau disingkat sebagai CFO Membawahi beberapa sub departemen antara lain: o Human Resources o Finance o Business Support o Corporate Planning o Risk Management c. Direktur Pengembangan dan Operasi atau Chief Operation Officer atau disingkat sebagai COO. Membawahi beberapa sub departemen antara lain: 23

3 o o o o o o o o Service Delivery (OSD) Service Operation (OSO) Solution Departement (OSD) Application Support (OAS) Program Management Office (OPM) Service Assurance and Security (OSM) SAP (OSA) Service Center (OSC) Berikut adalah penjelasan singkat dari beberapa divisi yang terlibat didalam aplikasi Knowledge Base Management, dalam hal ini terdapat 3 tingkatan level untuk Managed Service pada. PT ASYST. - Service Assurance and Security (OSM) yang nantinya akan kita sebut sebagai Service Management. Merupakan bagian dari quality control yang mempunyai fungsi pengawasan dan pengembangan terhadap kualitas pelayanan IT Managed Services di PT ASYST. - Level 1, sebagai pihak pertama yang berinteraksi dengan user/customer. Dalam hal ini adalah Departemen Service Center (OSC) dengan Sub Departemen IT Service Desk yang kedepannya kita sebut helpdesk. Segala problem yang masuk harus melalui tim helpdesk terlebih dahulu dan kemudian diteruskan kepada engineer level 2 terkait. - Level 2, sebagai pihak kedua untuk eskalasi masalah. Dalam hal ini adalah Departemen Application Support (OAS) yang kedepannya akan kita sebut sebagai engineer. Segala masalah yang diteruskan dari bagian helpdesk diselesaikan oleh tim engineer ini. Namun, apabila ada masalah yang berada diluar lingkup atau tidak dapat diselesaikan dari sisi tim engineer, maka masalah tersebut akan diteruskan kepada tim developer level 3. - Level 3, sebagai pihak ketiga untuk eskalasi masalah. Dalam hal ini adalah Departemen Solution Departement (OSD) yang kedepannya kita sebut sebagai tim developer. Merupakan bagian yang melakukan pengembangan aplikasi, dalam rantai managed service. Tim developer berada pada tingkatan atas. Salah satu contoh masalah yang tidak dapat diselesaikan dari sisi tim engineer antara lain tim engineer tidak diberikan akses untuk merubah source code sehingga butuh bantuan dari tim developer untuk penyelesaian masalahnya. 3.2 Analisa Proses Bisnis Berjalan Pada sistem berjalan untuk saat ini masih belum ada prosedur untuk penyimpanan informasi secara terpusat. Seluruh informasi yang ada masih disimpan secara manual oleh masing-masing personel/individu. Berikut adalah alur dari proses bisnis berjalan: 24

4 Terjadi Problem Pegawai Melakukan Handling Problem Membuat Dokumentasi Problem Dokumen disimpan secara individual Gambar 3. 3 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan Dari alur yang terlihat bahwa dari setiap problem yang terjadi, pegawai membuat dokumentasi dari problem tersebut untuk kedepannya apabila problem tersebut terjadi lagi maka akan mempercepat proses handling problem, namun data tersebut disimpan secara individual. Kekurangan dari hal tersebut adalah: - Informasi yang disimpan tersebut disimpan per-individu, untuk eskalasi ke pegawai lain dalam satu departemen maka akan membutuhkan waktu lama karena pegawai lain tidak memiliki referensi tersebut. - Apabila pegawai tersebut berhenti dan digantikan oleh pegawai baru, ada kalanya dokumentasi tersebut tidak terdistribusikan dengan baik yang mana dapat menyebabkan kesulitan pada pegawai baru kedepannya Use Case Diagram Berjalan Use Case diagram dibawah ini menampilkan notasi dari system yang sedang berjalan.dari sudut pandang pengguna. Membuat Dokumentasi Karyawan Gambar 3. 4 Use Case Diagram Sistem Berjalan 25

5 Deskripsi Use Case Berikut adalah penjelasan secara lebih detail dari diagram use case pada sistem berjalan. Tabel 3. 1 Deskripsi Use Case Pada Sistem Berjalan Use Case Name : Membuat Dokumentasi Baru ID : UCB-01 Priority : High Actor : Karyawan Description : Karyawan Membuat Dokumentasi baru Trigger : Inisiatif Karyawan Type : External Temporal Pre-Conditions : - Karyawan menyiapkan segala kebutuhan resolusi masalah (problem) - Karyawan mengalami suatu penyelesaian masalah yang berulang-ulang Normal Conditions : - Karyawan menyimpan dokumentasi dalam format word/excel/paper Post-Conditions : - Dokumen yang ada disimpan didalam harddisk masing-masing karyawan. 3.3 Analisa Proses Bisnis Usulan berikut: Jika melihat dari kekurangan yang ada dapat dibuat sebuah sistem usulan dengan alur seperti Terjadi Problem Pegawai Melakukan Handling Problem Membuat Dokumentasi Problem Melakukan upload Ke aplikasi Pegawai B Akses ke Dokumen Dokumen disimpan secara terpusat Pegawai C Akses ke Dokumen Gambar 3. 5 Rich Picture Proses Bisnis Usulan 26

6 3.3.1 Use Case Diagram Usulan Use Case diagram di bawah ini menampilkan tentang notasi UML yang dilihat dari sudut pandang pengguna sistem informasi Knowledge Management System : Menerima Laporan General Manager Melakukan Approval Service Management Membuat Dokumen Baru Membuat Laporan Maintain Data Karyawan Karyawan Maintain Data Department Admin Gambar 3. 6 Use Case Diagram Sistem Usulan Deskripsi Use Case Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.6 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi sebagai berikut: Tabel 3. 2 Deskripsi Use Case Membuat Dokumentasi Baru Use Case Name : Membuat Dokumentasi Baru ID : UC-01 Priority : High Actor : Karyawan Description : Karyawan Membuat Dokumentasi baru Trigger : Inisiatif Karyawan Type : External Temporal 27

7 Tabel 3. 3 Deskripsi Use Case Membuat Dokumentasi Baru - lanjutan Pre-Conditions : - Karyawan harus melakukan login kedalam aplikasi. Normal Conditions : - Dari dokumentasi yang ada, karyawan melakuakn input kedalam aplikasi - Karyawan mensubmit dokumentasi tersebut. Post-Conditions : - Service Management dan General Manager harus melakukan Approval agar dokumentasi tersebut dapat terpublish. Tabel 3. 4 Deskripsi Use Case Melakukan Approval oleh GM Use Case Name : Melakukan Approval Actor : General Manager, Karyawan ID : UC-02 Priority : High Description : - General Manager membuka form approval dan melakukan pengecekan terhadap isi form dan kesesuaiannya dengan lampiran yang diberikan Trigger : Form Approval telah disetujui oleh bagian Service Management Type : External Temporal Pre-Conditions : - General Manager harus melakukan login kedalam aplikasi - Form Approval telah disetujui oleh bagian Service Management Normal Conditions : - General Manager dapat mengecek isi dari dokumentasi. - Setelah dilakukan pengecekan, General Manager dapat melakukan approve apabila dokumentasi tersebut diterima dan reject apabila dokumentasi tersebut tidak diterima. Post-Conditions : - Dokumentasi terpublish Tabel 3. 5 Deskripsi Use Case Melakukan Approval oleh SM Use Case Name : Melakukan Approval ID : UC-03 Priority : High 28

8 Tabel 3. 6 Deskripsi Use Case Melakukan Approval oleh SM - lanjutan Actor : Service Management, Karyawan Description : - Service Management membuka form approval dan melakukan pengecekan terhadap isi form dan kesesuaiannya dengan lampiran yang diberikan Trigger : Type : External Temporal Pre-Conditions : - Service Management harus melakukan login kedalam aplikasi - Dokumentasi disubmit oleh Karyawan Normal Conditions : - Service Management dapat mengecek isi dari dokumentasi. - Setelah dilakukan pengecekan, Service Management dapat melakukan approve apabila dokumentasi tersebut diterima dan reject apabila dokumentasi tersebut tidak diterima. Post-Conditions : - Dokumentasi Menunggu Approval dari General Manager Tabel 3. 7 Deskripsi Use Case Membuat Laporan Use Case Name : Membuat Laporan Actor : Karyawan ID : UC-04 Priority : Medium Description : - Karyawan membuat dokumen baru yang akan terpublish setelah mendapatkan approval dari General Manager. - Setelah mendapatkan approval dari General Manager, karyawan lain dapat melihat dokumentasi yang telah dibuat Trigger : Type : External Temporal Pre-Conditions : - Karyawan harus melakukan login kedalam aplikasi Normal Conditions : - Laporan dapat dihasilkan apabila data tersedia 29

9 Post-Conditions : Tabel 3. 8 Deskripsi Use Case Membuat Laporan - lanjutan - Karyawan atau General Manager menerima output laporan Tabel 3. 9 Deskripsi Use Case Menerima Laporan Use Case Name : Menerima Laporan Actor : General Manager ID : UC-05 Priority : Medium Description : General Manager menerima laporan terkait dokumentasi yang ada secara periodic/apabila diperlukan dari karyawan. Trigger : Type : External Temporal Pre-Conditions : - General Manager harus melakukan login kedalam aplikasi. Normal Conditions : - Laporan diterima secara periodic atau sesuai dengan permintaan. Post-Conditions : - General Manager menerima laporan dalam bentuk softcopy ataupun hardcopy 30

10 3.3 Rancangan Activity Diagram Berdasarkan analisa dan use case sistem usulan di atas, maka berikut adalah activity diagram pada sistem usulan Activity Diagram Proses Upload Dokumentasi Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses pembuatan dokumentasi yang melibatkan karyawan yang mengajukan dan system Activity Diagram Proses Upload Dokumentasi Karyawan Sistem Menyiapkan Dokumentasi Menampilkan Form Upload Mengisi Form Upload Melakukan Validasi Tidak valid valid Simpan Data dan Lanjutkan Proses Phase Gambar 3. 7 Activity Diagram Proses Upload Dokumentasi 31

11 3.3.2 Activity Diagram Proses Persetujuan General Manager Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuann dari pembuatan dokumentasi yang melibatkan general manager Activity Diagram Proses Approval Oleh General Manager General Manager Sistem Melakukan Approval Membuka Form Approval Melakukan Pengecekan Dokumentasi ditolak Update Status Permintaan ditolak diterima Lanjutkan Permintaan ke Service Management Phase Gambar 3. 8 Activity Diagram Proses Approval GM 32

12 3.3.3 Activity Diagram Proses Persetujuan Service Management Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuan dari pembuatan dokumentasi yang melibatkan service management. Activity Diagram Proses Approval Oleh Service Management Service Management Sistem Melakukan Approval Membuka Form Approval Melakukan Pengecekan Dokumentasi ditolak Update Status Permintaan ditolak diterima Dokumen Terpublish Phase Gambar 3. 9 Activity Diagram Proses Approval oleh SM 33

13 3.4 Rancangan Sequence Diagram Diagram yang menjelaskan interaksi antar obyek yang disusun berdasasrkan urutan waktu serta menampilkan pesan yang disampaikan antar obyek tersebut, Sequence Diagram Data Karyawan Admin melakukan pendaftaran data karyawan. Untuk itu admin akan melakukan input dari list karyawan yang didapat dari HRD dengan memasukan beberapa informasi yang terkait. Admin formlistkaryawan Form Karyawan :Karyawan :Department 1: open() 2: redirect() 3: create() 4: getlistgm() ListGM 5: getlistdepartment() ListDepartment 6: insert() 7: insert() 8: update() 9: update() Gambar Sequence Diagram Data Karyawan Sequence Diagram Data Department Admin melakukan pendaftaran data department. Untuk itu admin akan melakukan input dari list department yang ada di perusahaan. 34

14 Admin formlistdepartment formdepartment :Department 1: open() 2: getlistdepartment() ListDepartment 3: create() 4: insert() 5: insert() 6: update() 7: update() Gambar Sequence Diagram Data Department Sequence Diagram Proses Upload Dokumentasi Dalam proses ini karyawan melakukan proses upload dokumentasi. Karyawan formdokumen :Dokumen :Approval :Karyawan :Kategori Department 1: open() 2: open form() 3: getkaryawan() getkaryawan 4: getdepartment() 5: getkategori getkategori getdepartment 6: submit() 7: submit() 8: submit() Gambar Sequence Diagram Proses Upload Dokumentasi Sequence Diagram Proses Persetujuan General Manager Pada saat membuka form ini form akan mengambil data dari tabel dokumentasi berdasarkan kode dokumen yang akan di-approve oleh General Manager. Dan setelah form disubmit form akan mengupdate dan menambahkan data pada tabel approval. 35

15 Karyawan formapproval :Approval :Dokumen 1: open() 2: openform() 3: getapproval() Approval() 4: getdokumen() Dokumen() 5: submit() 6: submit() 7: update() 8: insert() Gambar Sequence Diagram Proses Approval GM 36

16 3.4.5 Sequence Diagram Proses Persetujuan Service Management Pada saat membuka form ini form akan mengambil data dari tabel dokumentasi berdasarkan kode dokumen yang akan di-approve oleh General Manager. Dan setelah form disubmit form akan mengupdate dan menambahkan data pada tabel approval. Karyawan formapproval :Approval :Dokumen 1: open() 2: openform() 3: getapproval() Approval() 4: getdokumen() Dokumen() 5: submit() 6: submit() 7: update() 8: insert() Gambar Sequence Diagram Approval SM 37

17 3.5 Rancangan Class Diagram Departemen id_departemen nama_departemen tambah() rubah() hapus() cari() 1 1..* Karyawan id_karyawan nama_lengkap no_telepon username password jabatan id_departemen tambah() rubah() hapus() cari() * Dokumen id_dokumen id_karyawan status_app id_kategori judul_dokumen deskripsi_singkat deskripsi_full tgl_upload keyword file tambah() rubah() hapus() cari() 1..* 1..* 1 Kategori id_kategori kategori tambah() rubah() hapus() Approval 1 Status_Approval status_app statusapp tambah() rubah() hapus() 1..* 1..* id_approval tanggal komentar id_karyawan id_dokumen status_app tambah() rubah() hapus() cari() 3.6 Rancangan Basis Data Rancangan Basis Data Gambar Class Diagram Berikut ini merupakan uraian rinci spesifikasi dari tiap-tiap tabel yang jumlah record masingmasing tabel merupakan perkiraan perhitungan dari umur sistem selama tiga tahun Tabel Departemen 1. Nama File : Departemen 2. Media : Hard disk 3. Fungsi : Menyimpan data department 4. Organisasi File : Index Sequential 5. Primary Key : id_departemen 6. Jumlah Record : - Tabel Tabel Department No. Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1. id_departemen varchar 3 primary key, not null 2. departemen varchar Tabel Karyawan 1. Nama File : Karyawan 2. Media : Hard disk 38

18 3. Fungsi : Menyimpan data karyawan 4. Organisasi File : Index Sequential 5. Primary Key : id_karyawan 6. Jumlah Record : - Tabel Tabel Karyawan No. Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1. id_karyawan varchar 7 primary key, not null 2. nama_lengkap varchar username varchar no_telepon varchar password varchar jabatan varchar id_departemen varchar 3 foreign key, not null Tabel Dokumen 1. Nama File : Dokumen 2. Media : Hard disk 3. Fungsi : Menyimpan data dokumentasi 4. Organisasi File : Index Sequential 5. Primary Key : id_dokumen 6. Jumlah Record : - Tabel Tabel Dokumen No. Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1. id_dokumen varchar 7 primary key, not null 2. id_karyawan varchar 7 foreign key 3. status_app char 1 foreign key 4. id_kategori varchar 7 foreign key 5. judul_dokumen varchar deskripsi_singkat varchar deskripsi_full varchar

19 Tabel Tabel Dokumen - lanjutan 8. tgl_upload datetime 9. keyword varchar File Text Lokasi dari dokumen Tabel Kategori 1. Nama File : kategori 2. Media : Hard disk 3. Fungsi : Menyimpan data kategori 4. Organisasi File : Index Sequential 5. Primary Key : id_kategori 6. Jumlah Record : - Tabel Tabel Kategori No. Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1. id_kategori nvarchar 7 primary key, not null 2. kategori nvarchar 50 not null Tabel Approval 1. Nama File : approval 2. Media : Hard disk 3. Fungsi : Menyimpan data approval 4. Organisasi File : Index Sequential 5. Primary Key : id_approval 6. Jumlah Record : - Tabel Tabel Approval No. Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1. id_approval nvarchar 7 primary key, not null 2. id_dokumen nvarchar 7 foreign key 3. id_karyawan nvarchar 7 foreign key 4. komentar nvarchar

20 Tabel Tabel Approval - lamjutan 5. status_app char 1 foreign key 6. tanggal datetime Tabel Status_Approval 1. Nama File : status_approval 2. Media : Hard disk 3. Fungsi : Menyimpan data status approval 4. Organisasi File : Index Sequential 5. Primary Key : status_app 6. Jumlah Record : - Tabel Tabel Status Approval No. Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1. status_app char 1 primary key, not null 2 keterangan varchar 10 notnull 3.7 Rancangan Dialog Layar Struktur Tampilan Berikut ini adalah struktur tampilan pada Aplikasi Knowledge Based Management. Aplikasi Knowledge Based Management Karyawan Admin Service Management General Manager Form Input Dokumen Form Input Pegawai Form Approval Form Approval Form Input Form Laporan Form Laporan Form Laporan Department Form Input Kategori Form Laporan Gambar Struktur Tampilan 41

21 3.7.2 Rancangan Layar Gambar Form Login Gambar Form Main Page 42

22 Gambar Form Input Dokumen Gambar Form Search Dokumen 43

23 Gambar Form Data Karyawan Gambar Form Data Department 44

24 Gambar Form Data Kategori Gambar Form Approval 45

25 Gambar Form Laporan 3.8 Rancangan Arsitektur Diagram Pada sistem usulan, segala bentuk dokumentasi yang ada akan menjadi bentuk digital. Data akan disimpan pada server database, dan aplikasi akan di-deploy pada server. Kedua server ini harus selalu terhubung agar aplikasi dapat berjalan dengan baik. Aplikasi ini dapat diakses melalui internet, sehingga ketika karyawan yang sedang off-duty juga dapat mengakses aplikasi ini. Selain itu aplikasi ini juga bisa diakses melalui jaringan internal kantor tanpa melalui internet. Karyawan 1 Application Server Database Karyawan 2 Karyawan 3 Karyawan 4 Gambar Rancangan Arsitektur 46