BAB 5 PENUTUP. lakukan. Bab ini berisi simpulan dari hasil analisis serta solusi atau rekomendasi

Transkripsi

1 85 BAB 5 PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir dalam pemaparan studi kasus yang penulis lakukan. Bab ini berisi simpulan dari hasil analisis serta solusi atau rekomendasi untuk perusahaan dalam membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi berdasarkan hasil analisis studi kasus. 5.1 Simpulan Penulis telah melakukan pemaparan temuan dan analisis dari hasil reduksi terhadap data-data yang penulis kumpulkan selama melakukan riset lapangan terkait dengan implementasi sistem dan prosedur pengadaan barang dan jasa pada PT Madu Baru. Analisis yang penulis lakukan bertujuan untuk menjawab pertanyaan studi kasus yang penulis ajukan pada Bab Implementasi Sistem dan Prosedur Pengadaan PT Madu Baru Berdasarkan paparan temuan dan analis terhadap implementasi sistem dan prosedur pengadaan PT Madu Baru dapat diketahui bahwa implementasi pengadaan kurang baik sehingga kurang dapat berjalan dengan optimal. Hal ini penulis ketahui dari wawancara dan observasi awal sebelum dimulainya penelitian studi kasus ini yang menunjukkan bahwa permasalahan yang merupakan dampak dari kekurangoptimalan implementasi pengadaan, yaitu kesalahan spesifikasi barang yang diterima dan keterlambatan barang yang diminta. Selanjutnya,kekurangoptimalan implementasi tersebut diperkuat dengan adanya

2 hasil analisis yang penulis lakukan berdasarkan hasil pengumpulan data selama melakukan penelitian studi kasus ini. Melalui analisis tersebut dapat diketahui bahwa penyebab kurang optimalnya implementasi sistem dan prosedur pengadaan pada PT Madu Baru ialah sebagai berikut. Permasalahan Kesalahan Spesifikasi Barang yang Diterima 1. Kelengkapan dan kejelasan SOP (standard operating procedure) SOP tidak mengandung kelengkapan dan kejelasan dalam memberikan informasi terkait dengan seluruh unsur sistem dan prosedur pengadaan, termasuk dalam memberikan panduan penulisan spesifikasi dan nama barang barang yang diminta pada dokumen DPP (daftar permintaan pembelian). Hal ini menyebabkan SOP yang ada kurang dapat dijadikan panduan dalam implementasi pengadaan perusahaan. 2. Aktivitas komunikasi Kurang adanya kejelasan mengenai penyebutan spesifikasi barang yang diminta menyebabkan sering terjadinya salah paham antaar divisi pengadaan dan pihak yang melakukan permintaan barang (peminta). 3. Sumber daya perusahaan Kualitas yang kurang mendukung dalam proses, khususnya pada SDM pada bagian gudang. Tidak ada pelatihan khusus yang dilakukan oleh perusahaan dalam memberikan arahan kepada SDM, sedangkan barang-barang yang ada pada perusahaan jumlahnya sangat banyak dan beragam sehingga diperlukan 86

3 keahlian dan pemahaman khusus dalam memahami barang-barang tersebut terlebih barang-barang yang digunakan pada proses produksi. Perusahaan tidak memiliki sistem komputerisasi khusus dalam membantu implementasi proses pengadaan. Penempatan barang-barang pada gudang pusat tidak tersusun dengan rapi dan adanya penggabungan antara barang yang idle dan barang yang masih aktif digunakan dapat menyebabkan kekeliruan dalam penempatan barang mengingat banyaknya jenis dan jumlah barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. 4. Aktivitas pemantauan (Pemantauan) Tidak ada aktivitas pemantauan selama proses pengadaan dalam perusahaan sedang berlangsung. Hal ini menyebabkan masih seringnya terjadinya permasalahan terkait ketidakjelasan mengenai spesifikasi barang. Tidak ada penilaian kinerja antarmasing-masing divisi, penilaian kinerja hanya dilakukan oleh pihak Direksi. Permasalahan Keterlambatan Barang yang Diminta 1. Sistem dan prosedur pengadaan perusahaan SOP yang ada belum diperbaharui. Prosedur pengadaan cukup rumit sehingga membutuhkan waktu lama dalam pemprosesan dokumen dari awal pengajuan DPP sampai dengan diterbitkannya SP. 87

4 2. Aktivitas komunikasi Terjadinya salah paham dalam aktivitas komunikasi antara peminta dan divisi pengadaan disebabkan oleh: kurang adanya pemahaman terhadap prosedur pengadaan, khususnya pada karyawan di luar divisi pengadaan, yang menyebabkan pihak peminta sering menanyakan keberadaan barangnya dan tidak adabya sosialisasi terhadap rencana kebutuhan barang (peminta) kepada divisi pembelian sehingga divisi pengadaan, khususnya bagian pembelian, tidak dapat merencanakan atau mengantisipasi dari awal ketika ada barang-barang yang akan diproses pengadaannya. 3. Sumber daya perusahaan Kualitas SDM kurang mendukung dalam proses, khususnya SDM pada bagian gudang. SDM tersebut tidak cepat tanggap dalam mempelajari setiap prosedur yang ada. Kuantitas SDM dalam seksi pembelian kurang memadai, sedangkan proses pengadaan tidak hanya dilakukan oleh satu departemen, tetapi dilakukan semua departemen. Hal ini menyebabkan proses pengadaan membutuhkan waktu yang cukup lama. Perusahaan tidak memiliki sistem komputerisasi khusus dalam membantu implementasi proses pengadaan. Sistem komputerisasi dapat menghemat dalam prosedur pengadaan, khususnya dalam pemrosesan dokumendokumen pengadaan. 88

5 Penempatan barang-barang pada gudang pusat tidak tersusun dengan rapi. Di samping itu, ada penggabungan antara barang yang idle dan barang yang masih aktif digunakan menyebabkan lamanya proses pencarian barangbarang yang dibutuhkan dan berakibat pada lamanya proses pengadaan. 4. Aktivitas pengendalian sistem dan prosedur pengadaan Terdapat perangkapan tugas dalam menerima dan menyimpan barang yang dilakukan oleh divisi gudang. Sistem otorisasi cukup rumit dan berbelit. 5. Aktivitas pengendalian proses pengadaan Perusahaan tidak menetapkan batasan waktu dalam proses pengajuan DPP sampai dengan dikeluarkannya SP/SPK. Selain itu, tidak ada batasan waktu atau hari dalam pemprosesan dokumen dalam setiap divisi sehingga menyebabkan implementasi pengadaan dapat berjalan lama. Peminta tidak menetapkan batasan sisa persediaan minimum sebelum melakukan pengajuan DPP. Selain itu, tidak adanya batasan waktu dan frekuensi bagi peminta dalam mengajukan permintaan barang menyebabkan banyak DPP yang perlu diproses oleh divisi pengadaan. 6. Hubungan dengan pemasok Proses pemilihan pemasok yang hanya didasarkan pada persyaratan dokumen menyebakan perusahaan terkadang berhadapan dengan pemasok yang kurang berkualitas. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya permasalahan seperti lamanya proses pengiriman barang dari pemasok sehingga membuat implementasi pegadaan kurang optimal. 89

6 Terkadang perusahaan dihadapkan dengan kurangnya peserta lelang karena spesifikasi yang baru sehingga menyebabkan terulangnya proses pengadaan. 7. Aktivitas pemantauan Tidak ada pihak yang melakukan pemantauan khusus untuk memastikan barang sudah diterima atau belum. Pihak pembelian akan mengetahui barang tersebut belum diterima jika peminta menelepon untuk menanyakan barang yang diminta.. Tidak ada pemantauan selama proses pengadaan dalam perusahaan sedang berlangsung. Tidak ada penilaian kinerja antarmasing-masing divisi. Penilaian kinerja hanya dilakukan oleh pihak Direksi. Ada kekurangdisiplinan terhadap ketepatan waktu berkerja sehingga pekerjaan yang masuk atau diterima dari divisi lain tidak langsung diproses dan menumpuk serta tidak ada yang melakukan pemantauan atas hal tersebut. Selain penyebab kurang optimalnya implementasi pengadaan berdasarkan kedua permasalahan di atas, terdapat juga penyebab kekurangoptimalan implementasi pengadaan yang lainnya sebagai berikut. Tidak diberlakukan rotasi karyawan. Kurang ada pengamanan terhadap dokumen dan fisik barang. Ruangan di gudang pusat sudah tidak mencukupi untuk menampung banyaknya barang yang ada. 90

7 Belum ada tindak lanjut yang resmi dari perusahaan terkait dengan permasalahan-permasalahan yang terjadi seperti kesalahan spesifikasi atau kerterlambatan penerimaan barang yang disebabkan dari faktor internal. Berdasarkan hasil analisis terkait dengan penyebab permasalahan kurang optimalnya implementasi pengadaan dapar diketahui bahwa akar permasalahan adanya penyebab permasalahan-permasalahan tersebut ialah kebijakan pada perusahaan yang belum dapat secara maksimal memberikan panduan dalam keoptimalan implementasi sistem dan prosedur pengadaan barang dan jasa pada PT Madu Baru. 5.2 Solusi dan Rekomendasi Solusi dan Rekomendasi Penyebab Kurang Optimalnya Implementasi Sistem dan Prosedur Pengadaan Berikut ialah solusi atau rekomendasi untuk perusahaan dalam membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi berdasarkan penyebab kekurangoptimalan implementasi sistem dan prosedur pengadaan. 1. Kelengkapan dan kejelasan SOP Perlu ada pembaharuan terhadap SOP yang ada dengan melihat pada permasalahan-permasalahan yang seringkali terjadi pada proses pengadaan sehingga SOP yang ada dapat dijadikan panduan dalam implementasi pengadaan. 91

8 2. Aktivitas komunikasi Sosialisasi terhadap prosedur pengadaan perlu diberikan kepada setiap karyawan mengingat seluruh karyawan diizinkan dalam mengajukan permintaan barang. Rencana kebutuhan barang yang dibuat oleh peminta pada awal tahun perlu disosialisasikan kepada seluruh divisi pengadaan, khususnya pada divisi pembelian, sehingga divisi pembelian dapat membuat perencanaan proses pengadaan, misalnya pemilihan pemasok yang tepat, estimasi harga barang yang sesuai dengan kualitas sehingga dapat meminimalisasi permasalahan yang ada seperti keterlambatan barang atau kesalahan spesifikasi barang. Perlu ada kebijakan mengenai penulisan yang tepat terhadap spesifikasi barang yang diminta sehingga ada kesamaan dan tidak terjadi kesalahan dalam pemahaman spesifikasi, misalnya dengan menuliskan nomor jenis barang atau nama barang yang berlaku secara umum mengingat banyaknya barang dan jenis yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam beroperasi. 3. Sumber daya perusahaan Perusahaan perlu berfokus pada kualitas SDM yang ada, misalnya dengan memberikan pelatihan khusus karena SDM sangat mempengaruhi keoptimalan suatu implementasi dari sistem dan prosedur. Perlu adanya penambahan kuantitas SDM dalam seksi pembelian mengingat banyaknya permintaan barang yang perlu diproses dan banyaknya tugas yang perlu dilakukan. Melalui penambahan SDM ini diharapkan 92

9 permasalahan seperti keterlambatan barang yang diterima yang disebabkan faktor internal dapat diminimalisasi. Perusahaan dapat menyediakan sistem komputerisasi khusus dalam proses pengadaan agar implementasinya dapat berjalan dengan optimal. Melalui sistem komputerisasi yang khusus juga dapat meminimalkan terjadinya kesalahan-kesalahan dalam spesifikasi barang karena bisa secara otomatis terprogram dalam komputer. Perlunya penyusunan yang rapi dan jelas terkait dengan penyimpanan barang (dikelompokkan berdasarkan jenis dan kebutuhannya) sehingga akan memudahkan dalam pencarian barang mengingat banyak jenis barang. Selain itu, akan menghemat waktu dalam proses pengadaan. 4. Aktivitas pengendalian terhadap sistem dan prosedur pengadaan Penerimaan dan penyimpanan barang yang diterima dari pemasok perlu dilakukan oleh pihak yang berbeda sehingga kedua kegiatan tersebut dapat lebih maksimal mengingat kedua tugas tersebut membutuhkan keahlian dan pemahaman yang khusus. Pemisahan tersebut dapat meminimalisasi terjadinya permasalahan, seperti kesalahan spesifikasi dan keterlambatan barang karena yang akan menyimpan persediaan barang di gudang akan memahami dengan baik setiap jenis/spesifikasi barang yang diminta sehingga dapat menghemat waktu dalam pemprosesan dokumen. Perlu ada kebijakan dalam perampingan aktivitas terkait dengan sistem otorisasi sehingga meskipun sistem otorisasi dilakukan sebagi bentuk 93

10 pengendalian, tetapi jangan sampai menjadi penghambat dalam implementasi. 5. Aktivitas pengendalian terhadap proses pengadaan Perusahaan perlu menetapkan batasan waktu maksimal dalam proses pengadaan yang ada di perusahaan, termasuk batasan berapa lama maksimal pemrosesan dokumen pada setiap divisi pengadaan. Melalui pembatasan tersebut dapat meminimalkan permasalahan, seperti keterlambatan barang yang diterima yang disebabkan faktor internal. Perusahaan perlu menetapkan batasan keseringan (frekuensi) dalam seminggu atau sebulan dalam pengajuan permintaan barang. Hal ini dapat meminimalkan terjadinya penumpukan dokumen yang harus diproses oleh divisi pengadaan mengingat banyaknya departemen yang mengajukan permintaan barang. Peminta juga perlu menetapkan batasan minimal sisa persediaan barang sebelum mengajukan permintaan barang sehingga jika ada keterlambatan barang yang diminta baik dari faktor internal maupun eksternal atau adanya kesalahan yang menyebabkan terulangnya proses pengadaan, pihak peminta masih memiliki persediaan barang dan tidak menghambat proses operasi perusahaan. Perlu adanya penyegaran terhadap karyawan dengan melakukan rotasi. Hal ini dapat membantu meminimalisasi terjadinya risiko-risiko. Terhadap akses dokumen dan fisik barang perlu ada pengamanan, seperti CCTV atau akses pintu dengan menggunakan sidik jari. 94

11 6. Hubungan dengan pemasok Perusahaan perlu memeriksa dengan teliti mengenai keaslian dokumen dari pemasok atau dengan mendatangi langsung lokasi pemasok untuk memastikan bahwa pemasok tersebut benar-benar layak dijadikan rekan kerja perusahaan. Hal ini diharapkan dapat meminimalisasi terjadinya permasalahan dalam implementasi. Perusahaan perlu menetapkan alternatif batasan jumlah peserta lelang jika syarat jumlah perserta tidak memenuhi sehingga proses pengadaan tidak memakan waktu yang lama. 7. Aktivitas pemantauan Peran pengawas internal perlu dimaksimalkan dalam membantu kelancaran implementasi pengadaan perusahaan misalnya dengan melakukan pemantauan baik selama proses pengadaan berlangsung (on going activities) maupun diluar proses pengadaan berlangsung (separated activities). Hal ini dapat membantu meminimalkan terjadinya permasalahan dalam implementasi pengadaan. Perusahaan perlu memberlakukan penilaian kinerja antarmasing-masing divisi atau personil pengadaan sehingga permasalahan dalam implementasi, seperti komunikasi antardivisi, dapat dicarikan solusinya. Perusahaan perlu melakukan tindak lanjut (follow-up) solusi terhadap permasalahan-permaslaahan yang seringkali terjadi dalam proses pengadaan, khususnya yang disebabkan oleh faktor internal. 95

12 5.2.2 Solusi dan Rekomendasi Sistem dan Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa Rekomendasi sistem dan prosedur pengadaan barang dan jasa berdasarkan permasalahan dan penyebab permasalahan pada perusahaan ialah sebagai berikut Standard Operating Procedure Pengadaan Barang dan Jasa SOP merupakan bentuk panduan dalam pelaksanaan implementasi pengadaan barang dan jasa sehingga kelengkapan dan kejelasan dalam memberikan informasi sangat dibutuhkan. Rekomendasi informasi-informasi yang perlu dijelasakan dalam SOP pengadaan yang penulis adopsi dari Fatimah dkk. (2015) ialah: 1. judul dan nomor SOP, 2. lembar pengesahan, tanggal pembuatan dan pengesahan, 3. daftar isi, 4. daftar distribusi dokumen, Daftar distribusi dokumen berisi nama-nama unit kerja, divisi, dan karyawan yang didistribusikan dokumen SOP pengadaan. Hal ini merupakan bentuk sosialisasi terhadap SOP yang ada. 5. lembar pembuka yang berisi surat keputusan pimpinan, visi dan misi perusahaan, tujuan dan ruang lingkup prosedur, dasar hukum, 6. indikator keberhasilan implementasi prosedur, 7. daftar referensi yang berisi definisi istilah-istilah dalam prosedur, 8. fungsi-fungsi yang terlibat dalam prosedur, 96

13 Paparan mengenai fungsi-fungsi yang terlibat perlu berisi penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing. 9. dokumen-dokumen yang digunakan, Dokumen yang diterbitkan dalam prosedur pengadaan perlu dijelaskan secara lengkap. Selain itu, dokumen-dokumen yang digunakan perlu dilampiri: petunjuk penggunaan dan pengisiannya, khusunya pada pengisian nama barang dan spesifikasi barang, validasi dan otorisasi, contoh blanko dokumen. 10. prosedur pengadaan, Prosedur pengadaan dapat dibuat dalam bentuk narasi sehingga lebih memudahkan dalam menggambarkan rangkaian kegiatan proses dan bersifat lebih fleksibel dalam pemodifikasian. Prosedur pengadaan perlu dibuat secara lengkap dengan ketentuan-ketentuan jika pengadaan dilakukan dengan metode pengadaan lainnya, seperti penunjukan langsung atau pengadaan dilakukan dalam keadaan mendesak di luar masa giling. Prosedur pengadaan juga perlu dilampiri batasan/rentang waktu yang diperlukan dalam pelaksanaan prosedur. 11. metode pengadaan dan penggolongan rekanan, Dalam metode pengadaan perlu dilampirkan petunjuk jika terjadi permasalahan terkait dengan ketidaksesuaian terhadap SP dan SPK dari pemasok dengan penjelasan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam pemrosesan tersebut. 97

14 12. Lampiran, Lampiran dapat berisi: bagan alir dari setiap prosedur pengadaan barang dan jasa, contoh blanko formulir atau dokumen pengadaan barang dan jasa, dan ketentuan penulisan dalam dokumen, termasuk ketentuan penulisan spesifikasi barang atau pekerjaan (jasa) Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa Rekomendasi terhadap dokumen tambahan yang digunakan dalam prosedur pengadaan ialah sebagai berikut. 1. DPP (Daftar Permintaan Pembelian) Dalam DPP yang ada pada perusahaan sebaiknya ditambah: kolom nama barang (diberikan keterangan yang ditulis secara lengkap), kolom spesifikasi barang/nomor jenis barang, pemakaian rata-rata perbulan, sisa persediaan pada divisi yang bersangkutan, dan otoritas dilakukan oleh karyawan yang mengajukan DPP, kabag. yang bersangkutan, gudang pusat, akuntansi, dan seksi pembelian. 2. Berita acara kebutuhan barang/jasa Dalam hal pembelian barang di atas nominal seratus juta rupiah atau nominal lainnya yang dianggap material oleh perusahaan, perlu diadakan pemeriksaan terhadap barang yang dibutuhkan sebelum dilakukannya proses pengadaan barang tersebut mengingat jumlahnya bersifat material bagi perusahaan. 98

15 Dokumen ini dapat digunakan sebagai bentuk evaluasi terhadap pembelian barang dengan nominal yang besar. Formulir ini berisi: hasil pemeriksaan barang, analisis penyebab kebutuhan barang, dampak ketidaktersediaan barang yang akan timbul, bentuk usaha yang telah dilakukan, sejarah barang, dan tanggal, bulan, dan tahun batasan dibutuhkannya barang atau jasa tersebut. (sumber referensi : pada tanggal 17 Juni 2016) Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa Rekomendasi terhadap prosedur pengadaan barang dan jasa ialah sebagai berikut. Peminta Peminta mengajukan DPP rangkap empat dengan mengisi kolom nama barang (disii dengan nama barang yang lengkap), spesifikasi barang, ukuran barang, kode barang, jumlah, satuan, pemakaian rata-rata per bulan, dan sisa persediaan barang pada divisi yang bersangkutan (peminta). DPP ditandatangani oleh pihak yang mengajukan DPP dengan melampirkan tanggal otorisasi dan selanjutnya dimintakan tanda tangan kabag. yang bersangkutan. Kabag. yang bersangkutan memeriksa seluruh pengisian dokumen termasuk penulisan spesifikasi dan pengisian sisa persediaan barang dengan mencocokan pada batas minimum persediaan barang tersebut. 99

16 Jika barang yang diminta merupakan barang yang nilai pengadaannya besar atau material, peminta selanjutnya membuat formulir berita acara kebutuhan barang dan jasa untuk dilampirkan bersama DPP dengan meminta otorisasi kabag. yang bersangkutan. DPP yang sudah ditandatangani dimasukkan ke dalam rekapan atau catatan permintaan barang dengan tanggal pengajuannya sehingga memudahkan dalam memantau proses pemintaan barang. DPP dikirimkan ke bagian gudang untuk dilihat sisa persediaan barangnya. Gudang pusat Gudang pusat melakukan pemeriksaan dan pengisian sisa persediaan barang di gudang. Pemeriksaan ini dilakukan dengan mencocokkan pada kartu persediaan gudang. Gudang pusat mengisi nomor urut dokumen DPP. Dokumen yang telah diisi nomor urut dan sisa persediaan barang dimintakan tanda tangan Kabag. Gudang Pusat dengan melampirkan tanggal otorisasi. Mengambil DPP rangkap tiga sebagai arsip. Jika persediaan barang di gudang tidak mencukupi, DPP lembar 1, 2, dan 4 tersebut dikirimkan langsung ke divisi akuntansi dan keuangan untuk diproses pengadaannya. Jika persediaan barang mencukupi, gudang selanjutnya memproses prosedur pengeluran barang. 100

17 Akuntansi dan Keuangan DPP lembar 1, 2, dan 4 diisi harga terakhir barang dan dicocokkan dengan RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan) divisi pemintan. Jika barang yang diminta ialah jenis barang dengan spesifikasi baru dan belum ada harga terakhir, penulisan harga terakhir disesuaikan dengan harga pasar yang berlaku saat periode tersebut. DPP yang telah diisikan harga terakhir barang selanjutnya ditandatangani dengan melampirkan tanggal otorisasi. DPP lembar 2 disimpan sebagai arsip. DPP lembar 1 dan 4 dikirimkan ke bagian seksi pembelian. Seksi Pembelian Seksi pembelian menerima DPP lembar 1 dan 4 kemudian melakukan evaluasi dan menyeleksi DPP untuk melihat metode yang akan digunakan dalam proses pengadaan. Proses penyeleksian ini didasarkan pada harga terakhir barang tersebut. Jika pengadaan barang yang menggunakan metode penunjukkan langsung atau pembelian langsung, seksi pembelian selanjutnya akan menghubungi pemasok untuk melakukan pembelian barang dengan mengeluarkan SP (Surat Pesanan)/SPK (Surat Perintah Kerja). Berdasarkan hasil evaluasi DPP Jika pengadaan barang menggunakan metode lelang atau nilai pengadaannya besar atau material, pihak pembelian melakukan pemeriksaan dokumen formulir berita acara kebutuhan barang atau jasa yang dilampirkan bersamaan dengan DPP dan menandatangani dokumen tersebut. 101

18 Jika pengadaan barang yang diminta menggunakan metode lelang, seksi pembelian akan menghubungi calon pemasok dengan meminta dikirim penawaran harga. Penawaran harga yang masuk dibuat rekapitulasi penawaran harga. Data rekapitulasi penawaran harga kemudian ditandatangani dan dikirimkan ke bagian tim pembelian dengan menyertakan DPP lembar 1 dan 4 yang sudah ditandatangani, dokumen berita acara kebutuhan barang yang sudah ditandangani, dan surat asli penawaran harga dari para pemasok. Tim Pembelian Tim pembelian menerima dokumen-dokumen dari seksi pembelian. Melalui dokumen-dokumen tersebut, tim pembelian melakukan negosiasi dengan para pemasok dan menentukan calon pemenang. Hasil negosiasi dan calon pemenang ditandatangani oleh seluruh anggota tim pembelian dengan dilampiri tanggal otorisasi. Seluruh anggota tim pembelian juga menandatangani berita acara kebutuhan barang atau jasa. Hasil negosiasi kemudian diserahkan kepada Direksi dan Kabag. Akuntansi dan Keuangan untuk ditentukan pemasok pemenang dan dimintakan otorisasinya sert tanggal otorisasi. Hasil keputusan pemenang dan negosiasi dikirimkan ke seksi pembelian untuk dibuat SP/SPK dengan menyertakan DPP lembar 1 dan 4, dokumen berita acara kebutuhan barang yang sudah ditandangani oleh tim pembelian, dan surat asli penawaran harga dari para pemasok. 102

19 Seksi Pembelian Seksi pembelian membuat SP/SPK rangkap 3 untuk dikirimkan kepada pemasok pemenang berdasarkan hasil keputusan pemenang dan menandatangani SP/SPK tersebut dengan diketahui Kabag. Akuntansi dan Keuangan. DPP lembar 1 dan 4 yang sudah lengkap ditandatangani oleh peminta, kabag. yang bersangkutan, gudang. akuntansi, dan seksi pembelian kemudian diberi keterangan oleh seksi pembelian dengan tulisan SP/SPK telah dikirimkan kepada pemasok pada tanggal... DPP lembar 1 kemudian dikirimkan ke peminta;sp lembar 1 dikirimkan ke gudang; dan SP lembar 2 dikirimkan ke akuntansi. DPP lembar 4 dan SP/SPK lembar 3 disimpan sebagai arsip Solusi dan Rekomendasi pada Sumber Daya Perusahaan Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan sumber daya terbesar dalam perusahaan, khususnya pada perusahaan manufaktur seperti PT Madu Baru. Oleh sebab itu, kualitas dan kuantitas SDM yang ada pada perusahaan perlu menjadi fokus perusahaan. Berdasarkan paparan temuan dan analisis terhadap sumber daya perusahaan dapat diketahui bahwa kuantitas SDM, khususnya pada SDM bagian pembelian, sebaiknya perlu dipertimbangkan penambahan jumlahnya. Hal ini mengingat banyaknya jumlah departemen yang ada pada perusahaan sehingga keterbatasan SDM, khususnya pada SDM bagian pembelian, menjadi salah satu penyebab kurang optimalnya implementasi yang ada. 103

20 Terkait dengan kualitas SDM yang ada, perusahaan perlu untuk mempertimbangkan dalam memberikan pelatihan dan pengembangan pada SDM terkait dengan proses bisnis perusahaan, khususnya pada proses pengadaan. Pelatihan dan pengembangan pada SDM perusahaan tidak hanya dilakukan pada tingkat manajerial (management development program), tetapi juga perlu dilakukan pada tingkat karyawan pelaksana. Pelatihan-pelatihan tersebut dapat dilakukan dengan cara berikut. Training merupakan pelatihan jangka pendek yang dilakukan pada saat awal bekerja pada perusahaan. Seminar atau Workshop Seminar atau workshop umumnya dilakukan pada saat pengenalan sistem atau program baru yang akan diterapkan oleh perusahaan. Studi Banding Studi banding umumnya dilakukan sebagai bentuk penyegaran terhadap SDM agar dapat meningkatkan motivasi karyawan dengan melihat pada perusahaan sejenis atau perusahaan lainnya yang berskala lebih besar dibandingkan perusahaan tempat bekerja Sistem Informasi Perusahaan Salah satu permasalahan dalam kekurangoptimalan implementasi pengadaan perusahaan ialah terkait dengan banyaknya jenis barang pada perusahaan sehingga seringkali terjadinya permasalahan dalam pengelolaan barang atau persediaan, penyimpanan barang digudang yang tidak tertata dengan baik, dan permasalahan-permasalahan lainnya sehingga berdampak pada 104

21 kesalahan spesifikasi barang, kerusakan atau kehilangan barang, keterlambatan proses pengadaan, dan dampak lainnya. Perusahaan perlu memiliki sebuah sistem informasi yang dapat mencegah terjadinya permasalahan-permasalahan tersebut. Salah satunya ialah dengan menerapkan warehouse management system (WMS). WMS merupakan sebuah sistem yang digunakan dalam manajemen pergudangan perusahaan. Adapun tujuan penerapan WMS ialah sebagai berikut. Speed up handling process Penerapan WMS dapat mempercepat proses yang ada karena dilakukan secara komputerisasi dan otomatis. Ensure accurate inventory data Penerapan WMS membantu pemrosesan persediaan secara tepat dan akurat secara real time. Optimize your warehouse layout and space utilization Penerapan WMS dapat membantu dalam penyimpanan barang secara optimal berdasarkan tipe atau spesifikasi barang. Salah satu aplikasi yang berbasis pada WMS ialah aplikasi oracle warehouse management system. Oracle warehouse management system merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengelola dan mengoptimalkan proses rantai pasokan khususnya pada proses di gudang. Aplikasi oracle warehouse management system dapat membantu dalam mengintegrasikan proses secara fungsional baik dari pengadaan, manufaktur, SOP, persediaan, transportasi maupun keuangan. Kelebihan dalam aplikasi oracle ialah: 105

22 meningkatkan ketepatan dalam persediaan (salah satunya dengan penggunaan bar-code pada barang), meningkatkan produktivitas tenaga kerja, dan mendukung pelaksanaan mobilitas distribusi, manufaktur, dan pemeliharaan proses. 5.3 Keterbatasan Penelitian Studi Kasus Keterbatasan dalam penelitian studi kasus ini ialah jumlah narasumber yang penulis wawancara hanya empat narasumber dan narasumber tersebut ialah pihakpihak yang berperan sebagai pimpinan setiap fungsi dalam pelaksanaan pengadaan perusahaan. Hal ini disebabkan oleh pada saat melakukan pengumpulan data, keterbatasan waktu menjadi salah satu penghambat dalam proses pencarian data. Waktu pengumpulan data bersamaan dengan masa giling perusahaan (proses produksi perusahaan) sehingga seluruh karyawan, khususnya karyawan pelaksana, sedang sibuk dalam penyelesaian tugas masing-masing. 5.4 Saran untuk Penelitian Berikutnya Studi kasus yang penulis lakukan ini hanya terfokus pada implementasi sistem dan prosedur pengadaan sehingga aspek-aspek lainnya seperti keputusan anggaran dalam pengadaan barang dan jasa, kebijakan dalam nilai dan metode pengadaan, dampak permasalahan pengadaan yang terjadi pada cost perusahaan (akuntansi), dan aspek lainnya diluar implementasi sistem dan prosedur pengadaan tidak diangkat dalam studi kasus ini. Oleh sebab itu, penelitian studi kasus berikutnya dapat mengembangkan studi kasus ini dengan melihat pada 106

23 anggaran pengadaan, metode pengadaan, dan dampaknya pada aspek cost dalam laporan keuangan pada perusahaan. 107