BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN. yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk

Transkripsi

1 BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka 1. Prosedur Pengertian prosedur menurut Ismail masya (1994 : 74) bahwa Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang.. Peralatan Kantor Peralatan kantor merupakan jenis inventaris yang tergolong dalam aktiva tetap yang mendukung lancarnya aktifitas perusahaan. Pengertian aktiva tetap menurut PSAK Nomor 16 tentang Pengelolaan Aktiva Tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Menurut Nurdiawan (007: 4), peralatan kantor adalah merupakan biaya perolehan meliputi harga pembelian, biaya pengangkutan, biaya instalasi, serta biaya langsung lainnya untuk memperoleh dan mempersiapkan sampai peralatan tersebut siap digunakan. Sedangkan menurut Bastian (005: 69), aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun 17

2 18 terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi entitas pemerintah, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal entitas pemerintah dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Karena kekayaan memiliki wujud, sering kali aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud (tangible fixed assets). 3. Pengadaan Peralatan Pengadaan peralatan untuk kepentingan perusahaan merupakan salah satu alat guna menggerakan roda perekonomian perusahaan pula. Oleh karena itu, pengadaan barang dan jasa menjadi sangat penting. Namun, hal yang tidak kalah penting adalah urgensi pelaksanaan pengadaan barang layaknya harus efektif, efisien, serta ekonomis untuk mendapatkan manfaat maksimal dari penggunaan biaya ataupun anggaran perusahaan. a. Metode yang digunakan dalam sistem pengadaan barang/jasa 1) Pelelangan Umum Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metoda pelelangan umum antara lain adalah:

3 19 a) Prakualifikasi, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. (1) Pengumuman. () Pengambilan dokumen prakulifikasi. (3) Pemasukan dokumen prakualifikasi. (4) Evaluasi dokumen prakualifikasi. (5) Penetapan hasil prakualifikasi. (6) Pengumuman hasil prakualifikasi. (7) Masa sanggah prakualifikasi. (8) Undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi. (9) Pengambilan dokumen lelang umum. (10) Penjelasan. (11) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya. (1) Pemasukan penawaran. (13) Pembukaan penawaran. (14) Evaluasi penawaran. (15) Penetapan pemenang. (16) Pengumuman pemenang. (17) Masa sanggah. (18) Penunjukan pemenang. (19) Penandatanganan kontrak. b) Pasca kualifikasi, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini.

4 0 (1) Pengumuman pelelangan umum. () Pendaftaran untuk mengikuti pelelangan. (3) Pengambilan dokumen lelang umum. (4) Penjelasan. (5) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya. (6) Pemasukan penawaran. (7) Pembukaan penawaran. (8) Evaluasi penawaran termasuk evaluasi kualifikasi. (9) Penetapan pemenang. (10) Pengumuman pemenang. (11) Masa sanggah. (1) Penunjukan pemenang. (13) Penandatangan kontrak. ) Pelelangan Terbatas Metode ini dilakukan apabila pelelangan umum dinilai sulit dilaksanakan karena penyedia barang/jasa yang mampu mengerjakannya diyakini terbatas serta pekerja yang dilaksanakan adalah pekerjaan yang kompleks. Pekerjaan kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi atau mempunyai resiko tinggi atau yang menggunakan peralatan yang didesain khusus atau yang bernilai di atas Rp ,00 (Lima Puluh Juta Rupiah).

5 1 Pelelangan terbatas diumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman yang resmi dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang telah diyakini mampu, untuk memberikan kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya yang mampu memenuhi kualifikasinya. Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metoda pelelangan terbatas antara lain adalah: a) Pemberitahuan dan konfirmasi kepada peserta terpilih. b) Pengumuman pelelangan terbatas. c) Pengambilan dokumen prakualifikasi. d) Pemasukan dokumen prakualifikasi. e) Evaluasi dokumen prakualifikasi. f) Penetapan hasil prakualifikasi. g) Pemberitahuan hasil prakualifikasi. h) Masa sanggah prakualifikasi. i) Undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi. j) Penjelasan. k) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya. l) Pemasukan penawaran. m) Pembukaan penawaran. n) Evaluasi penawaran. o) Penetapan pemenang.

6 p) Pengumuman pemenang. q) Masa sanggah. r) Penunjukan pemenang. s) Penandatanganan kontrak. 3) Penunjukan Langsung Metode ini langsung menunjuk 1 (satu) penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga. Metode ini biasanya digunakan pada keadaan tertentu dan khusus, termasuk apabila nilai pengadaan di bawah Rp ,00 (Lima Puluh Juta Rupiah). Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metoda penunjukan langsung antara lain dalah: a) Undangan kepada peserta terpilih. b) Pengambilan dokumen prakualifikasi dan dokumen penunjukan langsung. c) Pemasukan dokumen prakualifikasi, penilaian kualifikasi, penjelasan dan pembuatan berita acara penjelasan. d) Pemasukan penawaran. e) Evaluasi penawaran. f) Negosiasi baik teknis maupun biaya. g) Penetapan/penunjukan penyedia barang/jasa. h) Penandatanganan kontrak.

7 3 4) Pemilihan Langsung Metode ini dilakukan apabila pelaksanaan metode pelelangan umum dan pelelangan terbatas sulit dilaksanakan dan dinilai mungkin tidak mencapai sasaran. Pemilihan langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan yang bernilai Rp ,00 (Lima Puluh Juta Rupiah) sampai dengan Rp ,00 (Seratus Juta Rupiah). Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metoda pemilihan langsung antara lain adalah: a) Pengumuman pemilihan langsung. b) Pengambilan dokumen prakualifikasi. c) Pemasukan dokumen prakualifikasi. d) Evaluasi dokumen prakualifikasi. e) Penetapan hasil prakualifikasi. f) Pemberitahuan hasil prakualifikasi. g) Masa sanggah prakualifikasi. h) Undangan pengambilan dokumen pemilihan langsung. i) Penjelasan. j) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya. k) Pemasukan penawaran. l) Pembukaan penawaran. m) Evaluasi penawaran.

8 4 n) Penetapan pemenang. o) Pemberitahuan penetapan pemenang. p) Masa sanggah. q) Penunjukan pemenang. r) Penandatanganan kontrak. b. Prinsip-prinsip yang wajib digunakan dalam sistem pengadaan barang/jasa. 1) Efisien Pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. ) Efektif Pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesarbesarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. 3) Terbuka dan bersaing Pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

9 5 4) Transparan Semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya. 5) Adil/tidak diskriminatif Memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun. 6) Akuntabel Harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa. B. Pembahasan 1. Sistem Pengadaan Peralatan Kantor a. Bagian-bagian terkait 1) Kepala Cabang Bagian yang dimintai pertimbangan dan memimpin proses pengadaan peralatan.

10 6 ) General Affair (GA) Bertanggungjawab atas pengadaan barang dan jasa yang mendukung seluruh aktivitas operasional kantor dan melakukan pemeliharaan asset fisik kantor serta bekerjasama dengan bagian bisnis, operasional dan keuangan untuk melakukan pengelolaan anggaran atas biaya pengadaan barang/jasa, pemeliharaan serta biaya-biaya lain yang terkait. 3) Penyedia Peralatan (Pihak Ketiga) Badan usaha atau perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang atau peralatan. 4) Bagian Penyimpan Barang Bagian yang ditunjuk oleh SDM yang bertanggungjawab atas penyimpanan barang/peralatan setelah diserahkanya dari pihak ketiga. Selanjutnya akan didistribusikan ke unit pemakai atau pengguna peralatan yang membutuhkan. 5) Panita Pengadaan Peralatan Panitia yang dibentuk oleh SDM dan BM untuk melakukan proses pengadaan peralatan kantor, biasanya terdiri dari bagian finance karena mereka yang bekerja sebagai back office dan tidak bekerja di lapangan. 6) Accounting Bertanggungjawab secara fungsional atas pengelolaan uang yang menjadi tanggungan perusahaan.

11 7 7) Head Legal Bagian yang bertugas mencatat setiap pembukuan yang terjadi dalam setiap transaksi dan menyimpan arsip-arsip perusahaan 8) Surveyor Menilik, menilai dan membandingkan produk dari pihak ketiga berdasarkan perintah panitia pengadaan peralatan kantor berdasarkan spesifikasi yang ditulis pada dokumen prakualifikasi. b. Dokumen yang digunakan 1) Dokumen permintaan pengadaan peralatan Surat yang dibuat oleh bagian perlengkapan atau administrasi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pimpinan perusahaan bahwa akan melaksanakan pengadaan peralatan yang nantinya akan dikirimkan ke pusat hingga disetujui oleh General Affair. ) Dokumen Prakualifikasi Dokumen ini dibuat oleh panitia pengadaan yang digunakan untuk kualifikasi bagi penyedia barang dan penyampaian dokumen ini sebelum pemasukkan dokumen penawaran. Dokumen ini sedikit berbeda dengan dokumen yang dibuat oleh perusahaan pemerintah, tetapi maksud dan isinya sama, seperti data administrasi, keuangan, personil, pengalaman kerja, terdapat pada calon perusahaan/instansi penyedia peralatan.

12 8 3) Dokumen penawaran Dokumen yang berisi tentang penawaran suatu barang atau jasa yang ditujukan kepada perseorangan atau instansi perusahaan atau yang disebut surat jual. Tujuan dari surat penawaran barang ini berguna untuk menawarkan barang kepada pembeli 4) Dokumen Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh Bagian Penyimpanan Barang sebagai pernyataan penerimaan barang dari penyedia barang. 5) Nota bon untuk pencairan dana Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencairan dana yang diterbitkan oleh pihak ketiga yang sebelumnya harus disetujui oleh kepala cabang perusahaan. 6) Dokumen atas pembayaran peralatan untuk pihak ketiga Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi yang digunakan untuk bukti pembayaran kepada pihak ketiga dan untuk arsip laporan bulanan c. Jaringan prosedur yang membentuk sistem. 1) Prosedur Permintaan Pengadaan Barang Bagian terkait adalah GA, BM, SDM dan Head legal. Prosedur-prosedur terkait dapat dijelaskan antara lain adalah: a) Head legal membuat surat permintaan pengadaan peralatan kantor atas dasar permintaan karyawan terkait dan SDM perusahaan. Dan kemudian atas dasar persetujuan oleh BM,

13 9 surat tersebut dikirimkan ke GA beserta ketentuan dan informasi yang spesifik. b) Bersamaan dengan surat persetujuan dari GA untuk pengadaan peralatan, GA membuat surat perintah kepada BM untuk memproses kegiatan pengadaan peralatan kantor. c) BM menunjuk panitia-panitia pengadaan yang berkaitan dengan pengadaan peralatan kantor dan bagian-bagian yang meminta dan menggunakan peralatan tersebut dengan tujuan memaksimalkan kinerjanya.

14 30 Bagian Peralatan dan SDM General Affair (GA) Mulai 1 Memberitahukan kepada GA bahwa akan mengadakan pengadaan dok.permintaan pengadaan 1 Memeriksa ketersediaan dok.permintaan pengadaan barang 1 Menerbitkan Pemberitahuan surat 1 1 T pemberitahuan Menandatangani Surat Dok. permintaan pengadaan surat 1 pemberitahuan 1 Gambar.1 Bagan Flowchart commit to Prosedur user Permintaan Pengadaan. T

15 31 BM surat pemberitahuan 1 Menunjuk Panitia untuk melakukan surat perintah pembentukan surat pemberitahuan 1 panitia pengadaan 1 surat perintah pembentukan panitia pengadaan 3 T Gambar. Bagan Flowchart Perintah Pembentukan Panitia.

16 3 ) Prosedur pengadaan barang Bagian terkait adalah Penyedia peralatan,panitia pengadaan peralaan dan GA. Prosedur-prosedur terkait dapat dijelaskan antara lain adalah: a) Panitia pengadaan mengumumkan pengadaan di papan pengumuman,internet, ataupun surat untuk para penyedia barang dan menerima pendaftaran dari calon penyedia. b) Panitia menerima dokumen prakualifikasi dari para calon penyedia peralatan kantor. c) Panitia mengusulkan calon pemenang ke GA bersamaan dengan dokumen prakualifikasi dari para calon. d) GA memilih pemenang dan panitia mengumumkan pemenang, kemudian mengundangnya untuk penyampaian kontrak kerja. e) Panitia menerima dokumen-dokumen penawaran dari para pemenang prakualifikasi. f) Surveyor yang ditunjuk oleh SDM untuk mengevaluasi, menilai, dan membandingkan produk dari penyedia peralatan. g) Atas persetujuan GA, panitia mengumumkan pemenang penyedia peralatan dan meminta GA untuk menerbitkan surat memulai perngerjaan pengadaan peralatan kantor yang akan dilakukan oleh bagian-bagian terkait.

17 33 PANITIA PENGADAAN 3 4 surat perintah pembentukan Mengumumkan DOKUMEN 1 PRAKUALIFIKASI 3 adanya Membuka pendaftaran dari calon Menerima dokumen prakualifikasi T Memilih pemenang sementara Mengusulkan pemenang prakualifikasi DOKUMEN 1 PRAKUALIFIKASI 3 DOKUMEN 1 PRAKUALIFIKASI Gambar.3 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang.

18 34 GA 4 PANITIA PENGADAAN 5 kontrak kerja 1 3 DOKUMEN 1 PRAKUALIFIKASI Menerima Dokumen Penawaran dari Mengumumkan pemenang T DOKUMEN 1 PENAWARAN 3 kontrak kerja 1 Menyampaikan pemenang prakualifikasi Surveyor Mengevaluasi Dokumen Menyampaikan kepada panitia pengadaan Melakukan negosiasi dan kualifikasi kontrak kerja kontrak kerja DOKUMEN 1 PENAWARAN 5 5 T Gambar.4 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan).

19 35 PANITIA PENGADAAN GA 5 6 DOKUMEN PENAWARAN DOKUMEN PENAWARAN Mengumumkan pemenang Memeriksa dokumen Memberitahuk an ke GA Menetapkan Pemenang 3 PENAWARAN DOKUMEN1 PENAWARAN DOKUMEN 1 PENAWARAN 6 7 T Gambar.5 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan).

20 36 GA BM 8 9 Membuat surat mulai pengerjaan BM menerima surat mulai kerja dari GA surat surat 1 perintah surat 3 perintah perintah Disampaikan ke panitia 9 T surat surat 1 perintah perintah 10 Gambar.6 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan).

21 37 3) Prosedur penerimaan barang/peralatan Bagian yang terkait adalah bagian penyimpanan barang dan Panitia pengadaan peralatan, prosedur-prosedur yang terkait dapat dijelaskan antara lain adalah: a) Penyedia peralatan menyelesaikan pekerjaanya, setelah selesai, barang diserahkan oleh pihak ketiga ke panitia pengadaan peralatan. b) Bagian penyimpanan barang dan panitia memeriksa apakah sudah sesuai dengan kesepakatan. c) Setelah sesuai, Bagian penyimpanan barang segera mendistribusikan barang kepada bagian yang memerlukan.

22 38 PANITIA PENGADAAN BAGIAN PENYIMPANAN BARANG surat perintah surat perintah 1 pengerjaan pengerjaan Bersama Barang surat perintah 1 pengerjaan Bersama barang Memeriksa Barang Menyimpan Barang Pendistribusian barang Mendistribusikan Barang surat perintah 1 surat perintah 1 pengerjaan pengerjaan 11 T 1 Gambar.7 Bagan Flowchart Prosedur Penyimpanan Barang.

23 39 4) Prosedur pembayaran dan pencairan dana Bagian yang terkait adalah bagian akuntansi dan Head legal, prosedur-prosedur yang terkait dapat dijelaskan antara lain adalah: a) Panitia menerima nota bon pembayaran dari penyedia barang yang telah disepakati oleh GA dan panitia pengadaan itu sendiri. b) Kemudian memberikan nota pembayaran ke bagian akuntansi untuk segera diproses. c) Bagian akuntansi menerbitkan bukti pembayaran kepada pihak ketiga. d) Head legal mengarsipkan seluruh bukti pembayaran untuk lampiran laporan bulanan ke pusat.

24 40 PANITIA PENGADAAN BAGIAN AKUNTANSI surat perintah 1 NOTA BON pengerjaan NOTA BON 1 NOTA BON NOTA BON 1 pengerjaan Mengotorisasi Semua dokumen Mencairkan dana dan mencetak bukti pembayaran NOTA BON NOTA BON 1 pengerjaan NOTA BON NOTA BON 1 BUKTI 3 pengerjaan BUKTI PEMBAYAR BUKTI 1 PEMBAYAR PEMBAYAR T Gambar.8 Bagan Flowchart Prosedur Pencairan Dana.

25 41 HEAD LEGAL 15 BUKTI 1 NOTA BON 1 BUKTI pengerjaan PEMBAYAR PEMBAYARAN Diberikan ke pihak ketiga T SELESAI Gambar.9 Bagan Flowchart Prosedur Pencairan Dana (Lanjutan).