EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL TERKAIT DENGAN SISTEM PENGGAJIAN STUDI KASUS PT SIGMA ENERGY COMPRESSINDO

Transkripsi

1 EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL TERKAIT DENGAN SISTEM PENGGAJIAN STUDI KASUS PT SIGMA ENERGY COMPRESSINDO Tom Johnn Iswandi SE., Ak., MM., CA BINUS UNIVERSITY, Jl. Kemanggisan Ilir III/45, Palmerah Jakarta Barat, ABSTRAK Tujuan penelitian, ialah untuk mengevaluasi pengendalian internal pada sistem penggajian ang terjadi pada Sigma Energ mpressindo. Pengendalian internal ang baik sangatlah penting dalam menentukan keberhasilan untuk mencapai tujuan. Metoda dan objek penelitian ang digunakan adalah berdasarkan teori mmittee of Sponsoring Organization atau sering disebut COSO. Analisisna dengan membandingkan teori pengendalian internal ang dibuat COSO dengan pengendalian internal ang digunakan pada. Hasil ang dicapai adalah terdapat lemahna kontrol pada bagian HRD dalam melakukan absensi. Dari hasil penelitian maka disarankan untuk mengevaluasi sistem pengendalian internal ang ada pada dan melakukan perbaikan terhadap kelemahan sistem pengendalian internal. ( TJ ) Kata kunci : evaluasi, pengendalian internal, sistem penggajian

2 PENDAHULUAN Pada era globalisasi sekarang ini persaingan antar semakin ketat. Selain harus mempertahankan eksistensi di pasar, juga harus berupaa untuk meneimbangkan setiap pemasukan dan pengeluaran agar tercapaina tujuan aitu memperoleh laba ang optimal. Untuk tercapaina laba ang maksimal perlu dilakukan pengawasan internal dan konsisten serta menerapkan pengendalian internal ang memadai dalam rangka membantu manajemen dalam meningkatkan efektifitas kegiatan. Sistem penggajian dan upah lembur karawan harus diberikan sesuai aturan ang berlaku di, jumlah ang benar dan waktu ang tepat. Dalam hal ini tentuna sistem penggajian karawan sangatlah penting untuk diperhatikan oleh. Setiap mempunai sistem penggajian dan cara menghitung gaji karawan berdasarkan penilaian.dalam hal penggajian dapat juga terjadi kecurangan dan manipulasi seperti mencantumkan nama dan jumlah pegawai secara fiktif, karawan ang absen dianggap masuk, karawan ang terlambat bahkan telah berhenti atau meninggal dunia pun masih saja tercatat sebagai penerima tunjangan dan gaji tanpa ada ang mengoreksi. Hal ini dapat dicegah jika ada pengawasan dan pengendalian internal ang dilaksanakan dengan memadai. Pengendalian internal sangat penting di dalam karena pengendalian internal merupakan sebuah metode atau prosedur ang sangat penting dalam untuk meminimalkan tindakan penelewengan dan segala tindakan kecurangan ang dapat merugikan. Tujuan dari pengendalian internal ini dapat tercapai apabila unsur-unsur ang ada dalam pengendalian internal tersebut dapat terpenuhi. Agar pengendalian dapat berjalan dengan efektif dan efisien kita harus mengawasi dan mengontrol aktivitas ang ada di dalam apakah sudah efektif dan efisien. Untuk mempermudah pegawasan dalam hal tersebut diperlukan bagian tersendiri untuk mengawasi kegiatan tersebut Dalam penulisan skripsi ini, penulis mengunakan PT. Sigma Energ mpressindo sebagai objek ang akan diteliti. METODE PENELITIAN Dalam penelitian di PT. Sigma Energ mpressindo, penulis menggunakan pendekatan data kualitatif aitu penelitian tentang riset ang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan induktif. Sumber data didapat dari pemilik itu sendiri (data primer). Metode pengumpulan data ang digunakan dalam penelitian ini dilakukan dengan penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan. Penelitian kepustakaan dimana peneliti mencari referensi dan teori-teori ang berkaitan langsung dengan masalah pokok dalam skripsi. Penelitian lapangan dilakukan dengan beberapa cara, aitu dengan pengamatan (observasi) dimana peneliti melakukan pengamatan langsung. Cara wawancara dilakukan dengan mewawancarai langsung Bagian ang terkait dalam penggajian aitu Ibu Wenn dan Bapak Herr sebagai narasumber. Serta dengan cara dokumentasi dimana peneliti menelusuri bukti-bukti dan dokumen-dokumen ang berkaitan dengan kegiatan ang diteliti. Penulis menggunakan metode evaluasi dengan metode COSO, dimana dalam metode ini, penulis mempelajari mengenai lingkungan pengendalian,pengendalian resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian dan pengawasan. HASIL DAN BAHASAN Hasil evaluasi pengendalian internal pada sistem penggajian ang di teliti dari PT. Sigma Energ mpressindo menggunakan 5 unsur pengendalian COSO ang terdiri dari: evaluasi lingkungan pengendalian, evaluasi resiko pengendalian, evaluasi informasi dan komunikasi, evaluasi aktivitas pengendaliann dan evaluasi pemantauan disimpulkanpada tabel berikut

3 Standar COSO Kondisi ang terjadi pada 1 1.Lingkungan Pengendalian : A. Integritas dan nilai etika - mengkomunikasikan kepada semua karawan baik verbal maupun pernataan tertulis mengenai kebijakan dan kode etik berperilaku. Pada saat penerimaan karawan baru, bagian HRD memberikan penjelasan tentang kebijakan, tata tertib serta sanksi ang diberikan apa bila terjadi pelanggaran Penebab Kes imp ulan - B. Komitmen terhadap kompetensi -untuk mencapai tujuan entitas, karawan pada setiap tingkatan harus memiliki pengetahuan dan keahlian ang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif - manajemen merencanakan pelatihan kepada karawan untuk mendapatkan karawan ang berkompetensi - C. Struktur organisasi - struktur organisasi memiliki kontribusi pada dalam mencapai tujuan. Struktur organisasi harus mampu menediakan kerangka kerja ang meneluruh atas perencanaan, pelaksanaan pengendalian dan pemantauan aktivitas karawan. - D. Pemberian wewenang dan tanggung jawab - pemberian wewenangdan tanggung jawab ditujukan untuk menjelaskan bahwa kepada siapa wewenang dan tanggung jawab atas tindakan ang di lakukan karawan dibebankan. Dan setiap karawan harus mengetahui bagaimana tindakanna saling berhubungan dengan karawan lainna dalam memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan. - E. Kebijakan dan praktik sumber daa manusia Agar pengendalian internal berjalan dengan efektif maka bagian HRD harus menjamin bahwa kebijakan dan tata tertib ang ada pada telah diterapkan dan menjamin bahwa karawan memiliki tingkat integritas, nilai etika dan kompetensi ang diharapkan. Komponen kebijakan dan praktik - melakukan tes kepada karawan baru agar mendapat karawan ang memiliki keahlian ang dibutuhkan - manajemen mengadakan pelatihan untuk karawan apabila dirasa dibutuhkan tetapi tidak dilakukan secara berkala. - dalam terdapat kelemahan pada struktur organisasi HRD, aitu tidak menediakan sistem pengawasan pada bagian HRD saat melakukan proses absensi. - memberikan wewenang ang kepada bagian finance dalam menghitung dan membagikan gaji. bagian finance bertanggung jawab dalam menghitung gaji setelah itu membagikan gaji ang telah di hitung tanpa adana koreksi atau verifikasi dari pihak atasan. - bagian HRD telah membuat kebijakan tentang penerimaan karawan baru, pemberhentian kerja karawan, pengangkatan jabatan serta sanksi atas pelanggaran kerja. - bagian HRD mengkomunikasikan serta menjelaskan mengenai semua kebijakan ang ada di pada saat penerimaan karawan baru. Perusahaan tidak menadari kelemahan ang terdapat pada bagian HRD. com pl Perusahaan mempercaai bagian finance melakukan perhtungan dan pembagian gaji karena menurut perhitungan gaji ang dilakukan berdasarkan surat keputusan golongan gaji jadi menurut tidak akan terjadi kecurangan. -

4 sumberdaa adalah - kebijakan perekrutan karawan baru - orientasi karawan baru terhadap budaa dan gaa operasi - kebijakan pelatihan untuk menambah kompetensi karawan - tindakan pendisiplinan untuk prilaku pelanggaran ang dilakukan karawan - pengevaluasian hasil kerja karawan -mempromosikan karawan berdasarkan kinerja periodik 2 2.Penilaian resiko : Perusahaan mengidentifikasi risiko terhadap pencapaian tujuan di seluruh entitas dan analisis risiko sebagai dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. Perusahaan mempertimbangkan potensi penipuan dalam menilai resiko terhadap pencapaian tujuan. Resiko ang mungkin terjadi pada sistem penggajian adalah: A. Perubahan surat keputusan golongan gaji oleh pihak ang tidak berwenang. Surat keputusan golongan gaji adalah dokumen ang selalu akan digunakan menjadi daftar perhitungan gaji karawan. Pada surat keputusan golongan gaji terdapat informasi ang menjelaskan bahwa karawan ang bersangkutan berhak atas sejumlah gaji ang disahkan oleh pimpinan - B. Data jam kerja dan kehadiran ang tidak akurat Data kehadiran karawan atau daftar absensi adalah data ang berisi tentang kehadiran karawan sampai dengan periode tertentu (biasana bulanan). Data absensi ini dipakai sebagai perhitungan gaji ang diterima karawan per bulan. - C. Pengolahan atau perhitungan gaji karawan ang - kebijakan mengenai pelatihan tidak rutin diadakan oleh perusahaaan karena pelatihan ang diadakan membutuhkan dana, sehingga apabila menganggap pelatihan tersebut penting untuk karawan, maka barulah pelatihan tersebut diadakan. - mempromosikan karawan secara periodik setiap tahun sekali dilihat dari hasil kinerja karawan. Dan memiliki acara tahunan ang pada acara itu dihadiri semua karawan dan direktur utama beserta wakilwakil direktur memilih karawan terbaik untuk diberikan hadiah dan penghargaan berupa piagam dan sertifikat karawan terbaik. - Perusahaan memiliki surat keputusan golongan gaji ang berisi tentang nama karawan dan informasi mengenai gaji pokok karawan serta tunjangan karawan. Surat tersebut ditandatangani oleh vice president. Pada kemungkinan perubahan surat keputusan golongan gaji tidak ditemukan dikarenakan ang dapat mengakses surat keputusan golongan gaji hana VP Finance, HRD and Administration Manager. Bagian finance hana mendapat daftar golongan gaji sehingga tidak ada kemungkinan bagian finance dapat merubah surat keputusan golongan gaji. - memiliki daftar absensi ang di isi oleh bagian HRD setiap harina. Kelemahan terhadap sistem pengabsenan pada adalah tidak ada ang bertugas mengecek hasil absensi ang dibuat oleh bagian HRD. - Bagian finance atau bagian keuangan ang merangkap - Perusahaan masih menggunakan pencatatan secara manual sehingga pengawasanna kurang efektif Perusahaan berpendapat bahwa mp com

5 tidak akurat Perhitungan gaji seharusna dilakukan oleh bagian paroll lalu di verifikasi oleh atasan setelah itu diberikan kepada bagian keuangan untuk tahap pembagian gaji. - D. Kemungkinan adana pegawai fiktif Pegawai fiktif adalah pegawai ang tidak ada di tetapi dimasukkan ke daftar pembagian gaji. Pegawai fiktif biasa ditemukan dalam kasus seorang karawan telah berhenti dari, tetapi bagian HRD masih tetap mencatatna pada daftar hadir, sehingga tetap dilakukan perhitungan gaji 3 3. Aktifitas kontrol : Aktifitas kontrol pada dapat dikategorikan menjadi - pemisahan tugas - sistem otorisasi atas transaksi dan aktifitas - dokumen ang digunakan - pengendalian fisik atas aktiva dokumen - pemeriksaan independen atas kinerja 4 4. Informasi dan komunikasi : Informasi dan komunikasi sudah seharusna tersampaikan dengan baik kepada setiap karawan ang ada di. Informasi mencakup tentang data-data karawan seperti, daftar riwaat hidup karawan, daftar absensi karawan, surat golongan gaji karawan, surat pengangkatan karawan, serta surat pemberhentian karawan. Sedangkan komunikasi mencakup tentang pemahaman karawan mengenai kebijakan, tugas dan tanggung jawab ang seharusna dikerjakan oleh karawan sebagai bagian paroll untuk menghitung gaji pegawai lalu membagikan gaji pegawai - kemungkinan adana pegawai fiktif dari karawan ang sudah berhenti sangat kecil karena pada saat karawan berhenti, VP Finance, HRD and Administration akan langsung menghapuskan nama karawan tersebut dalam daftar gaji. - pemisahan tugas ang dilakukan oleh sudah cukup baik. Perusahaan memiliki bermacam-macam divisi untuk menunjang operasional. - sistem otorisasi ang dibuat telah dijalankan dengan baik. Tidak terdapat pihak ang menjalankan tugasna melebihi wewenang dan tanggung jawab ang seharusna dijalankan - dokumen ang digunakan sudah cukup lengkap - memiliki tempat penimpanan khusus untuk menimpan dokumen - Informasi berupa data karawan ang meliputi daftar riwaat hidup, golongan gaji karawan disimpan oleh VP finance, HRD and administration. Sehingga apabila terjadi penambahan data atau pengubahan data, hal tersebut harus melalui VP finance, HRD and administration. - Bagian HRD menjelaskan kepada setiap karawan baru mengenai hak dan kewajiban karawan. Kewajiban karawan mencakup tugas kerja karawan, lokasi kerja karawan, waktu kerja karawan, tata tertib ang harus di taati karawan,serta sanksi ang tidak mungkin terjadi kecurangan karena bagian finance hana akan menghitung gaji berdasarkan surat keputusan golongan gaji. pl - com pl

6 5 5. Pemantauan : proses menilai kualitas kinerja pengendalian internal pada waktu tertentu. Pemantauan melibatkan penilaian, rancangan dan pengoperasian pengendalian dan menjadi dasar dari sebuah evaluasi lalu melakukan tindakan perbaikan. diberikan atas pelanggaran kerja. Bagian HRD juga menjelaskan tentang hak karawan aitu gaji dan tunjangan Pemantauan ang dilakukan meliputi : 1. Data karawan VP finance, HRD and administration melakukan pemantauan atas seluruh data karawan untuk memastikan bahwa karawan ang telah keluar, tidak terhitung dalam pembagian gaji. Aktifitas pemantauan juga dilakukan untuk memastikan bahwa pengendalian internal ang ada di telah berjalan dengan baik 2. Kinerja karawan Perusahaan memiliki quisioner ang wajib di isi oleh para peserta training ang diadakan oleh. Hal ini dapat menjadi evaluasi bahwa training ang diadakan bermanfaat atau tidak bagi karawan, serta sebagai bahan untuk pihak HRD dalam mengadakan training berikutna. - SIMPULAN DAN SARAN Dari hasil observasi di PT. Sigma Energ mpressindo ditemukan bahwa pelaksanaan penggajian sudah cukup baik namun masih terdapat beberapa kelemahan ang ditemukan, seperti pada proses absensi tidak ada ang bertugas mengecek hasil absensi ang dilakukan oleh bagian HRD. Tidak adana absensi pada saat jam makan siang. Pencatatan absensi hana mencatat kehadiran saja tidak mencatat jam hadir karawan. Selain itu pada proses perhitungan gaji, perhitungan potongan pajak dicatat pada dokumen ang terpisah dari dokumen slip gaji. Dari hasil evaluasi ang dilakukan penulis, secara keseluruhan pengendalian internal ang dilakukan telah sesuai dengan komponen pengengdalian internal ang dibuat oleh COSO.. Saran ang diberikan dari hasil observasi ang dilakukan penulis adalah : a. Pada prosedur pencatatan absensi direkomendasikan untuk merubah prosedur absensi ang dilakukan oleh bagian HRD menjadi, masing-masing karawan melakukan absensi sendiri dengan menulis jam masuk dan menandatangani daftar absenna. Lalu bagian HRD melakukan pengecekan absen setiap harina. Selain itu sebaikna juga mambuat jadwal absensi saat makan siang. Sehhingga karawan tidak ada ang pulang dan tidak kembali ke. b. Perusahaan harusna mencantumkan perhitungan potongan pajak pada slip gaji karawan agar karawan mengetahui gaji ang seharusna diterima sebelum potongan pajak.

7 c. Perusahaan dapat melakukan perbaikan fungsi verifikasi hasil perhitungan gaji ang dilakukan oleh bagian finance atau dapat menambah bagian paroll untuk menghitung gaji karawan dan bagian finance ang mentransfer gaji. d. Sebaikna menambahkan fungsi pengawasan internal audit untuk dapat mengetahui kelemahan-kelemahan pada sistem pengendalian internal ang diterapkan REFERENSI Anastasia Diana, Lilis Setiawati. (2012). Sistem Informasi Akuntansi, Perancangan, Proses dan Penerapan. Edisi I. Yogakarta: Andi Yogakarta Arens, Elder, Beasle. (2010). Auditing and Assurance Service An Integrated Approach, 14th Global Edition. Upper Saddle River : Pratice Hall, Inc. Bonton, C.W., Ramond, N.J., Walter, G.K. (2003). Modern Auditing 8th Edition. Jakarta: Erlangga COSO. International ntrol Integrated Frame Work, Edition in two volumes, mitte of Sponsoring Organization of The Tradeawa mmission, Jul 1997 Gondodioto, S. (2007). Audit sistem informasi dengan pendekatan COBIT. Jakarta : Yaasan Pustaka Nusantara diakses pada tanggal 23 maret 2014 Institut Akuntan Publik Indonesia; (2011). Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP). Jakarta: Salemba Empat Muladi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat Rama, D.V.,Jones, F.L.(2008). Sistem Informasi Akuntansi buku 1. Jakarta : Salemba Empat Romne, Marshall B. (2009). Accounting Information Sstem Edisi 11. New jerse : Pearson Education. Sawer, Dittenhofer, dan Scheiner. (2005). Internal Auditing. Jakarta: Penerbit Salemba Empat Wegandt, Jerr J., Kimmel, Paul D., dan Keiso, Donald E. (2010). Accounting Princilpes 9. Asia: John Wile and Sons (Asia) Pte Ltd. RIWAYAT PENULIS Tom Johnn lahir di kota Bandar Lampung 30 oktober Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ekonomi Akuntansi pada tahun Penulis aktif di organisasi Himpunan Mahasiswa Akuntansi pada divisi web,design and merchandice, selain itu aktif juga pada organisasi Student Advisor Center - Binus Universit sebagai Budd ordinator.