PENGAJUAN DAN PENANGANAN ADUAN OLEH MAHASISWA

Transkripsi

1 TUJUAN: Menjamin bahwa mahasiswa dapat memberikan aduan mengenai ketidakpuasan mereka terhadap system pembelajaran di Jurusan Teknik. DEFINISI: 1. From Aduan merupakan form yang disediakan oleh Jurusan untuk diisi oleh Mahasiswa mengenai ketidakpuasan pelayanan, dan system pembelajaran di Jurusan. Bentuk Form Aduan terlampir 2. Staf GPM merupakan staf Penjaminan Mutu yang ditunjuk oleh Jurusan untuk mengkompilasi aduan yang masuk untuk dilaporkan ke 3. Staf Pengajaran adalah staf yang ditugaskan untuk urusan administrasi dan pengumpulan form aduan yang ditulis mahasiswa 4. Aduan yang ditulis mahasiswa adalah aduan yang berkaitan dengan proses belajarmengajar, dosen, fasilitas lain di Jurusan Teknik Kimia 5. Kotak aduan adalah kotak yang disediakan Jurusan untuk menampung form aduan mahasiswa dan diambil tiap hari. PIHAK TERKAIT: 1. Mahasiswa 2. Staf GPM 3. Staf Pengajaran SYARAT : Mahasiswa yang berhak mengajukan aduan adalah mahasiswa aktif teknik kimia Undip. MEKANISME DAN PROSEDUR: 1. Pengajuan Aduan ke Kotak Aduan/Saran a. Mahasiswa yang mempunyai aduan mengambil formulir pengaduan di Staf Pengajaran Hal 1 dari 5 47

2 b. Aduan ditulis dalam form dan diberi keterangan data diri mahasiswa. 2. Penanganan Komplain oleh Jurusan a. Staf pengajaran mengambil form yang ada di kotak saran/aduan. b. Form aduan diberikan ke GPM untuk dievaluasi dan kompilasi c. GPM merangkum aduan-aduan yang diterima dan diberikan ke ketua jurusan atau dosen wali untuk di ditindak lanjuti 3. Penyelesaian Aduan a. atau yang terkait mendisuksikan masalah yang diadukan dan melakukan investigasi b. Mahasiswa dipanggil oleh ketua Jurusan dan mendiskusikan permasalahn yang diadukan. Jika permasalahan dapat diselesaikan langsung, maka aduan dinyatakan tertutup c. Jika aduan belum terselesaikan, maka ketua jurusan membawa aduan ke sidang Jurusan untuk diselesaikan berdasarkan kesepakatan. d. merumuskan penyelesaian yang akan disampaikan ke mahasiswa dan pihak terkait yang diadukan ALUR PROSEDUR: Hal 2 dari 5

3 Staf Pengajaran GPM Mahasiswa mengambil form di pengajaran dan menuliskan aduannya dan memasukan ke kotak saran Staf Pengajaran mengambil form aduan di kotak saran GPM menerima form aduan dari staf pengajaran dan mengkompilasi menerima Laporan dari GPM memanggil mahasiswa dan pihak terkait melakukan investigasi Mahasiswa menerima keputusan? Tidak membawa ke Rapat Jurusan Ya Selesai/GPM mencatat hasil akhir penyelesaian aduan Mahasiswa menerima keputusan? Ya Tidak Selesai/GPM mencatat hasil akhir penyelesaian aduan Ketua Jurusan ke level yang lebih tinggi(dekan, rektor) Hal 3 dari 5

4 CONTOH FORM ADUAN : / FAK. TEKNIK UNIVERSITAS DIPONEGORO Form aduan No : Tgl diterima : Penerima : FORMULIR ADUAN ( ini di isi oleh GPM) Saya yang bertandatangan di bawah ini, Nama : NIM : Pada Hari/Tanggal :.., /./., ingin mengajukan aduan dalam hal (pilih yg sesuai): : Dosen (nama dosen :..) : Fasilitas Jurusan : Praktikum ( nama praktikum ) : Pelayanan Jurusan : Lainnya, yaitu : Aduan lengkap : Demikian aduan saya, mohon sekiranya untuk dapat ditindaklanjuti secepatnya. Yang Mengajukan (..) Hal 4 dari 5

5 Hal 5 dari 5