Manual Prosedur Peminjaman Koleksi Barang Tradisional Jepang

Transkripsi

1 Manual Prosedur Peminjaman Koleksi Barang Tradisional Jepang Program Studi Sastra Jepang Jurusan Bahasa dan Sastra Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya Malang 2014

2 Manual Prosedur Peminjaman Koleksi Barang Tradisional Jepang Program Studi Sastra Jepang Jurusan Bahasa dan Sastra Fakultas Ilmu Budaya Kode Dokumen : Revisi : 3 Tanggal : Oktober 2014 Diajukan oleh : Ketua Program Studi Ttd Disetujui oleh Aji Setyanto, M.Litt. : Ketua Jurusan Ttd Ismatul Khasanah, M.Pd., M.Ed., Ph.D.

3 KATA PENGANTAR Manual prosedur ini berisi tentang prosedur yang berkaitan dengan peminjaman barang tradisional Jepang yang dimiliki oleh Program Studi S1 Sastra Jepang, meliputi pakaian tradisional Jepang (yukata) beserta perlengkapannya, serta kostum tari yosakoi dan aksesorisnya (naruko). Dokumen ini disusun sebagai pedoman agar pengelolaan peminjaman barang tradisional Jepang milik program studi dapat berjalan lebih tertib dan teratur sehingga dapat mendukung proses penyelenggaraan proses belajar mengajar si Program Studi S1 Sastra Jepang itu sendiri. Malang, Oktober 2014 Ketua Program Studi Aji Setyanto, M.Litt

4 DAFTAR ISI Kata Pengantar... ii Daftar Isi... iii Pengertian dan Tujuan... 1 Pihak-pihak Yang Terkait... 1 Dokumen/buku/laporan/formulir... 1 Mekanisme dan Prosedur... 2 Sebelum Peminjaman... 2 Peminjam dari kalangan eksternal... 2 Peminjam dari kalangan internal... 2 Setelah Peminjaman... 2 Ketua Program Studi... 3 Dosen Penanggung Jawab... 3 Alur Prosedur Peminjaman Koleksi Barang Tradisional (Kalangan Eksternal)... 4 Alur Prosedur Peminjaman Koleksi Barang Tradisional (Kalangan Internal)... 5

5 PEMINJAMAN KOLEKSI BARANG TRADISIONAL JEPANG Pengertian dan tujuan: Prosedur ini adalah prosedur yang mengatur aktivitas peminjaman barang tradisional Jepang milik Program Studi S1 Sastra Jepang, meliputi pakaian tradisional Jepang (yukata) beserta perlengkapannya (obi, zori/geta, himo, dan uchiwa), serta kostum tari yosakoi dan aksesorisnya (naruko, yaitu alat bunyi-bunyian dari kayu yang digunakan sebagai pelengkap tari yosakoi). Perlengkapan ini merupakan salah satu sarana pendukung yang bermanfaat sebagai salah satu media pengenalan budaya Jepang. Layanan peminjaman diberikan kepada staf pengajar program studi, baik dosen tetap, dosen luar biasa, maupun penutur asing, serta mahasiswa Program Studi S1 Sastra Jepang, yang selanjutnya disebut kalangan internal. Layanan peminjaman juga diberikan kepada pihak luar, yakni lembaga pendidikan, yang selanjutnya disebut kalangan eksternal. Pihak-pihak yang terkait: 1. Peminjam 2. Dosen Penanggung Jawab 3. Ketua Program Studi Dokumen/buku/laporan/formulir: 1. Surat permohonan peminjaman 2. Formulir peminjaman 3. Lembar aturan peminjaman 4. Lembar kesepakatan peminjaman

6 Mekanisme dan prosedur: Sebelum Peminjaman Peminjam dari kalangan eksternal 1. Peminjam mengajukan surat permohonan dari lembaga yang akan meminjam barang tradisional Jepang kepada Ketua Program Studi, 1 minggu sebelumnya. 2. Setelah mendapat persetujuan dari Ketua Program Studi, peminjam menemui dosen penanggung jawab untuk melakukan kesepakatan berkaitan dengan peminjaman. 3. Peminjam akan mengisi formulir peminjaman dan menandatangani kesepakatan yang berkaitan dengan aturan peminjaman. 4. Peminjam akan memperoleh barang yang akan dipinjam dari dosen penanggung jawab. Peminjam dari kalangan internal 1. Peminjam mengajukan surat permohonan peminjaman kepada dosen penanggung jawab 1 minggu sebelumnya. 2. Setelah mendapat persetujuan dari dosen penanggung jawab, peminjam melakukan kesepakatan berkaitan dengan peminjaman. 3. Peminjam akan mengisi formulir peminjaman dan menandatangani kesepakatan yang berkaitan dengan aturan peminjaman. 4. Peminjam akan memperoleh barang yang akan dipinjam dari dosen penanggung jawab. Setelah Peminjaman 1. Peminjam mengembalikan barang yang dipinjam kepada dosen penanggung jawab. 2. Peminjam menyelesaikan urusan administrasi dengan dosen penanggung jawab.

7 Ketua Program Studi 1. Memberikan persetujuan atas surat permohonan peminjaman yang diajukan oleh pihak peminjam. 2. Mendisposisikan surat permohonan kepada dosen penanggung jawab. Dosen Penanggung Jawab 1. Menyiapkan barang yang akan dipinjam, formulir kesepakatan, dan lembar kesepakatan yang harus ditandatangani oleh pihak peminjam. 2. Melakukan pengecekan terhadap barang yang telah dikembalikan. 3. Melakukan pencatatan administrasi.

8 Alur Prosedur Peminjaman Koleksi Barang Tradisional Jepang Kalangan Eksternal Sebelum Peminjaman Mulai Peminjam Mengajukan permohonan peminjaman kepada dosen penanggungjawab Surat Permohonan Peminjaman Dosen penanggungjawab Peminjam Disetujui? Ya Mengisi form peminjaman Tidak Form peminjaman Peminjam & Dosen Penanggungjawab Memperoleh barang yang akan dipinjam dari dosen penanggungjawab Selesai

9 Kalangan Internal Mulai Peminjam Mengajukan permohonan peminjaman kepada Kaprodi Surat Permohonan Peminjaman Kaprodi Peminjam Disetujui? Ya Mengisi form peminjaman Tidak Form peminjaman Peminjam & Dosen Penanggungjawab Memperoleh barang yang akan dipinjam dari dosen penanggungjawab Selesai

10 Setelah peminjaman Mulai Peminjam Mengembalikan barang yang dipinjam Peminjam, Dosen Penanggungjawab Menyelesaikan urusan administrasi Form administrasi Selesai