BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Menurut Bodnar dan Hoopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000, p1), sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004, p9), sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Mulyadi (2001, p5), sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen atau subsistem-subsistem yang saling berkaitan dan saling berintegrasi untuk mencapai suatu tujuan yang sama Pengertian Informasi Menurut Bodnar dan Hoopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000, p1), informasi adalah data yang berguna 8

2 9 yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Pendapat McLeod yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004, p12), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan data yang telah diproses ke dalam bentuk yang mempunyai arti dan berguna bagi penerima seperti membantu membuat keputusan yang tepat Pengertian Akuntansi Menurut Warren et al. (2002, p6), Accounting is an information system that provides reports to stakeholders about the economic activities and condition of a business. (Akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihakpihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan) Pengertian Sistem Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000, p4), sistem informasi berbasis komputer merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat.

3 10 Menurut O Brein (2003, p7), pengertian sistem informasi adalah any organized combination of people, hardware, software, communications networks, and data resources that collects, transforms, and disseminates information in an organization in an organization. Jadi sistem informasi adalah suatu sistem dimana semua komponennya saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat dan berguna bagi pemakai melalui serangkaian prosedur (mengumpulkan data, memproses, menyimpan, dan menyebarkan) baik menggunakan perangkat keras maupun perangkat lunak Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001, p3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolahan perusahaan. Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000, p181), sistem akuntansi adalah suatu organisasi yang terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan

4 11 menyelenggarakan pertanggung-jawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan. Sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa sistem akuntansi merupakan pengorganisasian catatan-catatan, data-data, dan laporan keuangan yang dikumpulkan, dicatat, dianalisa untuk menghasilkan suatu informasi keuangan yang berguna bagi para pihak dalam perusahaan baik untuk pihak yang mengelola maupun sebagai suatu bentuk pertanggung-jawaban kepada yang bersangkutan Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2006, p5), The Accounting Information System is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions. Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi (2000, p1), sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi secara umum adalah subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang dirancang untuk mengubah data akuntansi, keuangan dan data

5 12 lainnya yang berhubungan dengan perusahaan yang mencakup siklus-siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi yang terdapat dalam proses rutin dari transaksi akuntansi yang dapat digunakan untuk menjalankan perusahaan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi menurut Jones dan Rama (2006, p6-7), antara lain : a. Producing External Report (Menghasilkan External Report) Businesses use accounting information systems to produce special reports to satify the information needs of investors, creditors, tax collectors, regulatory agencies and others. (Bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi investor, kreditor, petugas pajak, agen pengatur dan lain-lain). b. Supporting Routine Activities (Mendukung Aktivitas Rutin) Managers need an accounting information system for handling routine operating activities during the firms s operating cycle. (Manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasional yang rutin dalam siklus operasi perusahaan).

6 13 c. Decision Support (Pengambilan Keputusan) Information is also needed for nonroutine decision support at all levels of an organization. (Informasi juga dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tidak rutin pada semua level dari organisasi). d. Planning and Control (Perencanaan dan Pengendalian) An information system is required for planning and control activities as well. (Sebuah sistem informasi dibutuhkan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas secara baik). e. Implementing Internal Control (Implementasi Pengendalian Internal) Internal control includes the policies, procedures, and information system used to protect a company s assets from loss or embezzlement and to maintain accurate financial data. (Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi harta (asset) perusahaan dari kerugian atau pencurian dan untuk memelihara keakuratan data keuangan) Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Karakteristik sistem informasi akuntansi menurut Mcleod yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004, p239), yaitu : a. Melaksanakan tugas yang diperlukan

7 14 Berdasarkan undang-undang perusahaan diharuskan memelihara catatan kegiatannya. Manajemen perusahaan pasti menerapkan sistem informasi akuntansi sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian. b. Berpegang pada prosedur yang relatif standar Peraturan dan praktik yang diterima perusahaan menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. c. Menangani data yang rinci Data-data yang tersedia harus lengkap dan terperinci, sehingga mudah ditangani dan ditemukan solusi apabila terdapat masalah. d. Berfokus pada historis Data yang dikumpulkan sistem informasi akuntansi umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. e. Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan seperti laporan laba / rugi Pengertian Proses Bisnis dan Event Menurut Jones dan Rama (2006, p4), A business process is a sequence of activities performed by a business for acquiring, producing, and selling goods and services. (Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan suatu bisnis untuk pembelian, produksi, dan penjualan barang maupun jasa).

8 15 Menurut Jones dan Rama (2006, p4), Event are activities that happen at a point in time. For example, a customer places an order, goods are shipped, and a sales report is printed. Each transaction cycle involves several events. (Event merupakan aktivitas-aktivitas yang terjadi pada waktu tertentu. Misalnya : pelanggan memesan barang, barang dikirim, dan laporan penjualan dicetak. Setiap siklus transaksi mempunyai beberapa event) Siklus Transaksi dalam Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2006, p4), A Transaction cycle is a group related events that typically occur in a particular sequence. (Siklus transaksi merupakan kumpulan event-event yang berhubungan, yang biasanya terjadi di dalam rangkaian aktivitas-aktivitas (sequence) tertentu). Menurut Jones dan Rama (2006, p4), Ada 3 siklus transaksi utama antara lain : a. An Acquisition (Purchasing) cycle is the process of purchasing and paying for goods or services. (Proses pembelian dan membayaran untuk barang maupun jasa). b. A Conversion cycle is the process of transforming resources acquired into goods and sercives. (Proses perubahan sumber daya yang diperoleh menjadi barang ataupun jasa).

9 16 c. A Revenue cycle is the process of providing goods or services to customers and collecting cash. (Proses menyediakan barang ataupun jasa ke customer dan mengumpulkan kas) Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berorientasi Object-Oriented Analisis Sistem Pengertian Analisis Sistem Menurut Mcleod yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004, p138), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Menurut Bodnar dan Hoopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000, p21), analisis sistem meliputi formulasi dan evaluasi solusisolusi masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem. Dasar dari semua ini adalah analisis untung-rugi diantara tujuan-tujuan sistem. Dari beberapa pendapat diatas, maka dapat disimpulkan bahkan analisis sistem secara umum adalah penelitian atas sistem yang telah ada yang dapat membantu pemakai dalam merancang sistem yang baru

10 17 untuk menentukan bagaimana sistem informasi yang ada dalam fungsi-fungsi organisasi meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi masalah sistem Tujuan Analisis Sistem Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000, p21), tujuan analisis sistem dapat diikhtisarkan sebagai berikut: a. Untuk memperbaiki kualitas informasi b. Untuk memperbaiki pengendalian intern c. Untuk meminimalkan biaya yang berkaitan Perancangan Sistem Menurut Mcleod yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004, p140), rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem tersebut berbasis komputer rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. Dalam bukunya, Whitten et al. (2004, p39), System design is the spesification or construction of a technical, computer based solution for the business requirements identified in a system analysis.

11 18 Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah penentuan spesifikasi proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru sebagai solusi teknikal dari permasalahan yang diidentifikasikan dalam analisis sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan Object Oriented Analysis And Design ( OOAD ) Pengertian Object Menurut Mathiassen et al. (2000, p51), Object is an entity with identity, state, and behavior. Menurut Bennet et al. (2006, p69), Object is an abstraction of something in a problem domain, reflecting the capabilities of the system to keep information about it, interact with it, or both. Pengertian object secara umum adalah suatu entitas yang memiliki identity, state dan behaviour, yang merefleksikan kemampuan dari sistem untuk menjaga informasi tentang sistem dan berinteraksi dengan sistem tersebut atau keduanya Pengertian Object Oriented Menurut Britton dan Doake (2001, p268) Object-Oriented is an approach to developing software systems that is based on data items and the attributes

12 19 and operations that define them. (Suatu pendekatan sistem untuk mengembangkan software yang didasarkan atas data item, atribut, dan operasi yang mendefinisikannya) Pengertian Object Oriented Analysis ( OOA ) Menurut Mathiassen et al. (2000, p4), An analysis object s identity expresses how the user differentiates it from the other objects in the context. Sedangkan menurut Whitten et al. (2004, p190), Object Oriented Analysis is a model-driven technique that integrates data and process concerns into constructs called objects. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, maka object oriented analysis adalah suatu cara untuk menganalisis dan membedakan objek dari objek yang lain dalam menentukan model yang mengintegrasikan data ke dalam suatu rancangan Pengertian Object Oriented Design ( OOD ) Menurut Mathiassen et al. (2000, p4), A design object s identity expresses how other objects in the systems can recognize it, and thereby gain access to it.

13 20 Sedangkan menurut Whitten et al. (2004, p686), Object oriented design is an approach used to specify tah software solution in terms of collaborating objects, their attributes, and their methods. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa object oriented design adalah pendekatan yang dilakukan untuk membuat solusi dari hubungan antara objek, atribut, dan metode yang dimiliki oleh sistem dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu sehingga objek lain dapat mengenal dan mengaksesnya Pengertian Object Oriented Analysis And Design ( OOAD ) Menurut Mathiassen et al. (2000, p14), object oriented analysis and design terbagi dalam empat aktivitas utama, yaitu Problem Domain Analysis, Application Domain Analysis, Architectural Design, dan Component Design. Menurut Whitten et al. (2004, p31), Object oriented analysis and design is a collection of tools and techniques for systems development that will utilize object technologies to construct a system and its software.

14 21 Secara umum object oriented analysis and design adalah sekumpulan alat dan teknik untuk mengembangkan sistem dengan empat aktivitas utama yaitu, Problem Domain Analysis, Application Domain Analysis, Architectural Design, dan Component Design UML ( Unified Modeling Language ) Menurut Jones dan Rama (2006, p60), UML is a language used for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system. (UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan mendokumentasikan sistem informasi) Rich Picture Menurut Mathiassen et al. (2000, p334) bahwa Rich picture is an overview, objects, processes, structures, and problems in the sistem s problem and application domains. (Rich picture adalah sebuah gambar, objek, proses, struktur, dan masalah dalam masalah sistem dan domain aplikasi).

15 Identifikasi Event Menurut Jones and Rama (2006, pp21-22), ada beberapa cara dalam mengidentifikasi event, yaitu : 1. Recognize the first event in a process when a process when a person or department within an organization becomes for an activity. (kenali event pertama di dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau departemen bertanggung jawab dalam suatu proses bisnis). 2. Ignore activities that do not require participation by an internal agent. (abaikan suatu kegiatan yang tidak memerlukan partisipasi dari internal agent). 3. Recognize a new event when responsibility is transferred from one internal agent to another. (mengenali sebuah event baru pada saat bertanggung jawab berpindah dari satu internal agent ke yang lainnya). 4. Recognize a new event when a process has been interrupted and resumed later by the same internal agent. (mengenali sebuah event baru ketika suatu proses terganggu dan dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama). 5. Use an event name and description that reflects the broad nature of the event. (gunakan nama dan

16 23 gambaran event yang merefleksikan secara menyeluruh dari event tersebut) Workflow Table Menurut Jones and Rama (2006, p73), Workflow table is information in a simple two-column format called. (Workflow merupakan suatu tabel yang terbagi menjadi dua kolom tabel yang mengidentifikasikan para aktor dan aktivitas yang dilakukan dalam suatu proses) Activity Diagram Menurut Jones and Rama (2006, p60), Activity diagram plays the role of a map in understanding business processes by showing the sequence of activieces in the process. (Activity diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan urutan aktivitas dalam suatu proses). Menurut Jones dan Rama (2006, p61), Activity diagram ada 2 tipe antara lain : 1. The overview diagram presents a high-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows among these event. (Overview diagram

17 24 memperlihatkan gambaran umum secara garis besar atas proses bisnis dengan mendokumentasikan eventevent penting, urutan event dan arus informasi antara event-event tersebut). 2. The detailed diagram is similar to a map of a city or town. It provides a more detailed representation of the activities associated with one or two events shown on the overview diagram. (Detail Diagram hampir sama dengan peta sebuah kota. Detail Diagram menyediakan gambaran yang lebih rinci dari aktivitas yang berhubungan dengan 1 atau 2 event). Menurut Jones dan Rama (2006, p65), Langkahlangkah mempersiapkan Overview Activity Diagram adalah sebagai berikut : Preliminary Steps (Langkah Persiapan) : Step 1: Read the narrative and identify key events. (Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting). Step 2: Annotate the narrative to clearly show event boundaries and event names. (Mencatat narasi secara jelas untuk menunjukkan batas event dan nama event).

18 25 Steps for Preparing the Activity Diagram (Langkah Untuk Mempersiapkan Activity Diagram) : Step 3: Represent agents participating in the business process using swimlanes. (Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes). Step 4: Diagram each event. Show the sequence of these event. (Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan event yang terjadi). Step 5: Draw documents created and used in the business process. Show the flow of information from events to documents, and vice versa. (Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari event ke dokumen dan sebaliknya). Step 6: Draw tables (files) created and used in the business process. Show the flow of information from events to tables, and vice vers. (Menggambarkan table (files) yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari event ke tables dan sebaliknya).

19 26 Menurut Jones dan Rama (2006, p80), Langkahlangkah untuk mempersiapkan detail activity diagram adalah sebagai berikut : Step 1: Annotate narrative to show activities. (Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas). Step 2: Prepare a workflow table. (Menyiapkan workflow table). Step 3: Identify necessary detailed diagrams. (Mengidentifikasi detail diagram yang dibutuhkan). Step 4: For each detailed diagram, perform the following substep. (Untuk setiap detailed diagram dibuat dengan mengikuti langkah langkah yang mendetail) Class Diagram Menurut Mathiassen et al. (2000, p334) Class diagram is a collection of classes and their mutual structural relationship. Can also contain instances in the form of objects and links. (Class diagram adalah sekumpulan kelas-kelas dengan hubungan struktur yang saling menguntungkan. Dan dapat saja berisi instan dalam formulir dari objek dan hubungan). Berdasarkan Jones dan Rama (2006, pp ), Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk

20 27 mengembangkan rancangan data menggunakan UML class diagram, diantaranya: Step 1: Place the required transaction tables(files) on the UML class diagram. (Menempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UML class diagram). Step 2: Place the required master tables (files) on the UML class diagram. (Menempatkan master table yang dibutuhkan pada UML class diagram). Step 3: Determine the required relationship between the tables. (Menentukan hubungan yang dibutuhkan antar masing-masing table (transaction dan master)). Step 4: Determine the required attributes. (Menentukan atribut yang dibutuhkan) Use Case Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p267), Use case is a sequence of steps that occur when an actor is interacting with the system for a particular purpose. (Urutan atas tahap tahap yang melibatkan interaksi antara aktor dan sistem untuk tujuan yang nyata). Menurut Bennett et al. (2006, p146), Actors represent the roles that people, other systems or devices take on when communicating with the particular use cases in the system. (Actor adalah merupakan

21 28 perputaran dimana manusia, sistem atau hubungan termasuk di dalamnya ketika terjadi komunikasi dengan bagian use case dalam sistem) Navigation Diagram Navigation Diagram menurut Mathiassen et al. (2000, p344), Navigation Diagram is a special kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamics of the user interface. The diagram shows the participating windows and the transitions between them. The navigation diagram is not found in UML. (Navigation Diagram merupakan jenis khusus dari statechart diagram yang focus pada perpindahan dinamis atas tampilan user. Diagram ini menampilkan windows yang ada dan perpindahan antara windows. Navigation diagram tidak terdapat dalam windows Rancangan Database Database menurut Britton dan Doake (2001, p266), All the data required to support the operations of an organization, collected, organized, and maintained centrally in such a way what it can be used by many different programs.

22 29 Menurut Post (2002, p2), A database is a collection of data stored in a standardize format, designed to be shared by multiple users. Secara umum, database adalah kumpulan table yang merupakan representasi atau kumpulan data yang disimpan dalam format standar dan digunakan untuk mendukung operasi organisasi Rancangan Formulir Form menurut Jones dan Rama (2006, p228), Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data. When the form is displayed on a computer sceen, the data entered in the blank fields are saved to one or more data table. (Form adalah format dokumen yang berisi field-field kosong di mana user dapat mengisinya dengan data. Ketika form ditampilkan pada layar komputer, data dimasukkan dalam field yang kosong dan disimpan pada satu atau lebih tabel data. Menurut Mulyadi (2003, p3), Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa formulir adalah dokumen yang berisi field-field kosong yang digunakan untuk mengisi dan merekam data dari suatu transaksi dalam suatu format tertentu.

23 30 Berdasarkan Jones dan Rama (2006, pp ), ada 3 tipe formulir antara lain : a. Single-record entry forms A single-record entry form shows only one record at a time. This form is used to add, delete, or modify data in a single record in a particular table. (Form single record ini menunjukkan hanya ada satu record saja dalam satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data dalam catatan tunggal dalam tabel yang nyata). b. Tabular entry forms The tabular entry form provides a spreadsheet-like design for entering multiple records in a single table. (Form tabular entry inir menyediakan sebuah lembar kerja yang dirancang untuk memasukkan beberapa record dalam sebuah table tunggal). c. Multi-table entry forms The multi-table form is used to add data to more than one table. (Form multi-table digunakan untuk menambah data lebih dari 1 table).

24 Rancangan Layar Interface menurut Britton dan Doake (2001, p268), The system interface is its connection to the outside world. Menurut Mathiassen et al. (2000, p151), Interface is facilities that make a system s model and functions available to actors. Menurut Bennet et al. (2006, p402), Interface in UML is a group of externally visible operations. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa interface sekumpulan pengenalan operasi umum yang berhubungan dengan dunia luar dan dapat dilihat secara eksternal yang membuat sebuah model dan fungsi sistem yang dapat digunakan oleh actor Rancangan Laporan Berdasarkan Jones dan Rama (2006, p201), A Report is a formatted and organized presentation of data. (Laporan adalah presentasi/penyajian data yang telah terformat dan terorganisasi). Berdasarkan Jones dan Rama (2006, pp ), ada 4 bentuk dari laporan antara lain: a. Simple Event List Simple event lists provide a simple listing of events during a time period organized by event data or transaction number with no grouping or subtotals. (Simple event list menyediakan tampilan yang sederhana dari sebuah

25 32 transaksi/event yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu pengelompokan). b. Group Event Detail Reports Group event detail reports show a list of events during a period and are commonly grouped by product/services or agents. (Grouped Event Detail Reports yang menampilkan daftar event yang terjadi selama periode tertentu dengan pengelompokan atas produk/layanan, ataupun agent). c. Event Summary Report An event summary report summarizes event data by various parameters. Examples include sales summarized by month, or sales summarized by customer.(event Summary Reports yang mengelompokkan event data berdasarkan parameter yang bervariasi. Contohnya: penjualan dikelompokkan berdasarkan bulan atau penjualan dikelompokkan berdasarkan customer). d. Single Event Report A single event report gives details about a single event. Example : sales invoice and purchase order. (Single Event Reports yang memberikan detail tentang suatu event tertentu. Contohnya: faktur penjualan dan purchase order).

26 Teori Khusus Sistem Penjualan Kredit Pengertian Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri Attention:maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit Pengertian Sistem Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan pada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit Fungsi Yang Terkait Menurut Mulyadi (2001, pp ), bahwa fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:

27 34 1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan.

28 35 3. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan. 5. Fungsi Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 6. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat

29 36 laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen Menurut Mulyadi (2001, p213), informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu 4. Nama dan alamat pembeli 5. Kuantitas produk yang dijual 6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan 7. Otorisasi pejabat yang berwenang Dokumen Yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001, pp ) bahwa dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya

30 37 Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari : a. Surat order pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti tertera di atas dokumen tersebut. b. Tembusan kredit (credit copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. c. Surat pengakuan (Acknowledgement copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. d. Surat muat (bill of lading) Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan 1 lembar disimpan

31 38 sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut. e. Slip pembungkus (packing slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. f. Tembusan gudang (warehouse copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. g. Arsip pengendalian pengiriman (sales order follow up copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informsasi untuk membuat

32 39 laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs). h. Arsip index silang (cross index file copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya. 2. Faktur dan tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan surat order pengiriman a. Faktur penjualan (Customer s Copies) Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim oleh fungsi kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan. b. Tembusan piutang (Account Receivable copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirmkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

33 40 c. Tembusan jurnal penjualan (Sales journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. d. Tembusan analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim dari fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (salesperson) e. Tembusan wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. 3. Rekapitulasi harga pokok penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu

34 41 dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 4. Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu Catatan Akuntansi Yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001, pp ) bahwa catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Jurnal penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut.

35 42 2. Kartu piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3. Kartu persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Menurut Mulyadi (2001, pp ) bahwa jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order

36 43 pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2. Prosedur persetujuan kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3. Prosedur pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. 4. Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. 5. Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

37 44 6. Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periode total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu Unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001, pp ) bahwa unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap oleh satu fungsi tersebut.

38 45 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman) 7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order pengiriman. 8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit).

39 Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang sehat 12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan 14. Setiap periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. 15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar Sistem Akuntansi Piutang Pengertian Piutang Menurut Mulyadi (2001, p257), prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan dan penghapusan piutang.

40 Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen Menurut Mulyadi (2001, p257), Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah : a. saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur b. riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur c. umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu Dokumen Yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001, pp ), dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah: 1. Faktur penjualan Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. 2. Bukti kas masuk Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer melalui sistem perbankan, bukti kas masuk tidak perlu dibuat oleh perusahaanyang

41 48 menerima pembayaran, karena cancelled check dapat berfungsi sebagai tanda terima bagi pembayar. Sebagai dasar pencatatan ke dalam buku piutang digunakan surat pemberitahuan (remittance advice) sebagai dokumen sumber. 3. Memo kredit Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh Bagian Order Penjualan, dan jika dilampiri dengan Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh bagian Penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. 4. Bukti memorial (journal voucher) Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi Catatan Akuntansi Menurut Mulyadi (2001, p260) catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah:

42 49 1. Jurnal penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Jurnal retur penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. 3. Jurnal umum Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. 4. Jurnal penerimaan kas Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 5. Kartu piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur Prosedur Pernyataan Piutang Menurut Mulyadi (2001, p270) pernyataan piutang adalah formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal

43 50 tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya.pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini: 1. Pernyataan saldo akhir bulan (balance-end-of-month statement). 2. Pernyataan satuan (unit statement). 3. Pernyataan saldo berjalan dengan rekening konversional (running balance statement with conventional account). 4. Pernyataan faktur yang belum dilunasi (open item statement) Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Informasi yang Dibutuhkan dalam Piutang Dagang Menurut Mulyadi (2001, p257), informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah : 1. Saldo piutang setiap debitur pada saat tertentu 2. Riwayat pelunasan piutang dilakukan oleh setiap debitur 3. Umur piutang setiap debitur pada saat tertentu Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang Menurut Mulyadi (2001, p493), sistem penerimaan kas dari piutang dilaksanakan dengan prosedur berikut : 1. Bagian Piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada Bagian Penagihan. 2. Bagian Penagihan melakukan penagihan ke debitur.

44 51 3. Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur. 4. Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada Bagian Kasir. 5. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian Kasir mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. 7. Bagian Kasir menyetorkan cek ke Bank, setelah atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Menurut Mulyadi (2001, p487), fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : 1. Fungsi sekretariat Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan ( remittance advice ) melalui pos dari para debitur. Fungsi sekretariat bertugas membuat daftar

45 52 surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab melakukan penagihan kepada para debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih, yang dibuat oleh Bagian Akuntansi. 3. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau dari fungsi penagihan. Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut ke bank dalam jumlah penuh. 4. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang dalam kartu piutang. 5. Fungsi pemeriksa intern Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu, fungsi pemeriksa intern juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

46 Jurnal Pengertian Jurnal Menurut Mulyadi (2001, p101), Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan Jenis Jurnal Menurut Mulyadi (2001, pp ), Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif besar adalah sebagai berikut: a. Jurnal penjualan Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik kredit maupun tunai. b. Jurnal pembelian Jurnal pembelian ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. c. Jurnal penerimaan kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. d. Jurnal pengeluaran kas jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mecatat transaksi pengeluaran kas.

47 54 e. Jurnal umum Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus. Jika perusahaan hanya menyelenggarakan 2 jurnal khusus : jurnal kas dan jurnal penjualan, maka jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi selain penerimaan dan pengeluaran kas serta transaksi penjualan. Pada umumnya jurnal jurnal umum berbentuk jurnal dia kolom ( artinya kolom rupiahnya hanya terdiri dari 2 kolom ) yaitu kolom debit dan kolom kredit. Hal ini dibuat demikian karena transaksi yang dicatat dalam jurnal umum sangat bervariasi, dengan frekuensi kejadian yang rendah. Jika transaksi tertentu yang dicatat dalam jurnal umum relatif sering terjadi, maka rekening yang terkait dapat dibuatkan kolom tertentu, sehingga jurnal umum tidak hanya tediri 2 kolom saja Metode Pencatatan Data Ke Dalam Jurnal Menurut Mulyadi (2001, p109), Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam jurnal : 1. Dengan pena Informasi dalam dokumen sumber disalin dalam jurnal dengan menggunakan tulisan tangan. 2. Dengan mesin pembukuan

48 55 Informasi dalam dokumen sumber dicatat dalam jurnal dengan mesin pembukuan, bersamaan dengan pembukuan ke dalam rekening buku pembantu. Pencatatan ke dalam jurnal dapat pula dilakukan bersamaan dengan pembuatan dokumen sumber, yaitu dengan menggunakan jurnal dan rekening buku pembantu sebagai tembusannya pada saat pembuatan dokumen sumber. Dalam kedua cara tersebut, jurnal diperoleh sebagai tembusan pencatatan ke dalam rekening pembantu atau tembusan pencatatan informasi di dokumen sumber. 3. Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal Dalam cari ini jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya transaksi. Cara ini menghindari pekerjaan penyalinan informasi dari dokumen sumber ke dalam jurnal. Pembukuan ke dalam rekening buku besar dilakukan dengan cara membuat rekapitulasi dari dokumen sumber ini. 4. Dengan komputer Data dalam dokumen sumber dimasukkan ke dalam sistem komputer melalui keyboard dan di catat ke dalam arsip transaksi (transaction file) yang berfungsi sebagai jurnal. Jika perusahaan menggunakan formulir elektronik, penangkapan data sekaligus dilakukan pada saat entry ke dalam formulir elektronik dan sekaligus pencatatan ke dalam arsip transaksi.

49 56 Arsip transaksi ini setelah divalidasi, digunakan untuk memutakhirkan arsip iinduk (buku besar dan buku pembantu).