BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Menurut Mcleod, yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004, p9), Sistem adalah elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencari suatu tujuan, sedangkan menurut Mulyadi (2001, p5), Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Jadi, dapat disimpulkan Sistem adalah seperangkat bagianbagian yang saling berhubungan dan saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu secara bersama-sama Pengertian Informasi Menurut Mcleod (2001, p115), Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang telah memliki arti sedangkan menurut Turban, yang diterjemahkan oleh Deny Arnos Kwary dan Dewi Fitria Sari (2006, p52), Informasi adalah data yang telah diatur sehingga memiliki makna dan nilai bagi penerimanya. Jadi, dapat diambil kesimpulan Informasi adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. 9

2 Pengertian Akuntansi Menurut Warren et al. (2002, p6), Accounting is an information system that provides reports to stakeholder about the economic activities and condition of a business. (Akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihakpihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan). Jadi, dapat disimpulkan Akuntansi adalah ilmu yang mempelajari tentang informasi mengenai keuangan perusahaan, arus kas keluar masuk secara nyata yang dapat memberikan informasi yang bermanfaat bagi aktivitas langsung perusahaan Pengertian Sistem Informasi Menurut James A. O Brein, (2003, p7), pengertian Sistem Informasi adalah Any organized combination of people, hardware, software, communications, network and data resources that collects, transforms, and disseminates information in an organization (Kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi), sedangkan menurut Turban, yang diterjemahkan oleh Deny Arnos Kwary dan Dewi Fitria Sari (2006, p49), Sistem Informasi adalah proses yang menjalankan fungsi, menyimpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu.

3 11 Jadi, dapat disimpulkan Sistem Informasi adalah suatu sistem yang memberikan informasi penting yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk kepentingan perusahaan yang berguna juga untuk pengambilan keputusan perusahaan atau untuk membantu anggota-anggota perusahaan dalam menyelesaikan tugas mereka secara lebih terintegrasi Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2000, p181), Sistem Akuntansi adalah suatu organisasi yang terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, manganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungan jawab bagi aktiva dan kewajiban yang terkait dan menurut Mulyadi (2001, p3), Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh menejemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Jadi, dapat disimpulkan Sistem Akuntansi adalah bangunan sistem informasi yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan berguna untuk kebutuhan sistem informasi lainnya yang terkait.

4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2006, p5), Accounting Information system A subsystem of a management information system (MIS) that provides accounting and financial information as weel as other information obtained in the routin processing of accounting transaction. (Sistem Informasi Akuntansi adalah bagian dari Sistem Informasi Manajemen yang memberikan informasi keuangan dan informasi akuntansi yang diperoleh dari transaksi rutin perusahaan), sedangkan menurut James A. O Brien (2003, p240), Accounting Information System are the oldest and most widely used information systems in business. They record and report business transactions and other economic events. Accounting Information System are based on the double-entry bookkeeping concept, which is hundreds of years old, and other, more recent accounting concept such as responsibility accounting and activity-based costing. Computer-based accounting systems rescord and report the flow of funds trough an organization on a historical bases and produce important financial statements such as balance sheets and income statements. Such systems also produce forecasts of future conditions such as projected financial statements and financial budgets. (Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem informasi tertua yang digunakan dalm bisnis. Sistem ini menyimpan dan membuat laporan dari transaksi bisnis dan kejadian ekonomi lain. Sistem Informasi Akuntansi yang

5 13 berbasis komputer menyimpan dan membuat laporan dari alur uang pada sebuah organisasi dalam sebuah catatan sejarah dan menghasilkan beberapa laporan keuangan yang penting seperti neraca dan laporan laba rugi. Sistem Informasi Akuntansi juga dapat memproyeksikan ramalan kondisi keuangan perusahaan di masa depan seperti kondisi laporan keuangan dan budget perusahaan di masa yang akan datang). Jadi, dapat disimpulkan Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem inforamsi yang memberikan informasi mengenai akuntansi atau keuangan perusahaan yang bersifat nyata dengan tujuan untuk membantu kelancaran kerja perusahaan dan meningkatkan kinerja perusahaan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2006, pp6-7), Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi antara lain : a. Producing External Report (Menghasilkan External Report). Bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi investor, kreditor, petugas pajak, agen pengatur dan lain-lain. b. Supporting Routine Activities (Mendukung Aktivitas Rutin).

6 14 Manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasional yang rutin dalam siklus operasi perusahaan. c. Decision Support (Pengambilan Keputusan). Informasi juga dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tidak rutin pada semua level dari organisasi. d. Planning and control (Perencanaan dan Pengendalian). Sebuah sistem informasi dibutuhkan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas secara baik. e. Implementing Internal Control (Implementasi Pengendalian Internal). Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi harta (asset) perusahaan dari kerugian atau pencurian dan untuk memelihara keakuratan data keuangan Pengertian Proses Bisnis dan Event Menurut Jones dan Rama (2006, p4), A business process is a sequence of activities performed by a business for acquiring, producing, and selling goods and services. (Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan suatu bisnis untuk pembelian, produksi, dan penjualan barang maupun jasa) dan menurut Jones dan Rama (2006, p4), Events are activities that happen ar a particular point in time. For example,

7 15 a customer places an order, goods are shipped, and a sales report is printed. (Event merupakan aktivitas-aktivitas yang terjadi pada waktu tertentu. Misalnya : pelanggan memesan barang, barang dikirim dan laporan penjualan dicetak. Setiap siklus transaksi mempunyai beberapa event) Tahapan Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Connolly, Begg(2002. p273), tahapan dalam siklus aplikasi database adalah : a. Database Planning (Perencanaan Database). Merencanakan bagaimana langkah dari siklus bisa direalisasikan dengan lebih efisien dan efektif. b. System Definition (Sistem Definisi). Menspesifikasikan ruang lingkup dan batasan dari aplikasi database tersebut, usernya, dan area penggunaan aplikasinya. c. Requirements Collection and Analysis (Pengumpulan dan Analisis Data). Mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan dari user dan aplikasinya. d. Database Design (Mendesain Database). Mendesain database secara konseptual, logika dan secara fisik. e. Data Base Management System Selection (Seleksi DBMS). Memilih DBMS yang paling cocok dengan aplikasi database.

8 16 f. Application Design (Desain Aplikasi). Mendesain aplikasi yang digunakan dan proses database mendesain user interface dan program aplikasi. g. Prototyping (Pemodelan). Membuat model dari aplikasi database dimana memudahkan designer dan user untuk bagaimana memvisualisasikan dan mengevaluasi sistem akhir dapat berfungsi. h. Implementation (Implementasi). Membuat definisi external, konseptual, dan internal database dan program apikasinya. i. Data Conversion and Loading (Loading dan Konversi Data). Peralihan data dari sistem yang lama ke sistem yang baru. j. Testing (Testing). Apikasi database yang diuji untuk mencari kesalahan dan yang tidak tervalidasi dalam menspesifikasikan kebutuhan oleh user. k. Operational Maintenance (Pemeliharaan Operasional). Aplikasi database sepenuhnya diimplementasikan. Sistem secara berkelanjutan dipantau dan di maintenance. Ketika diperlukan, kebutuhan yang baru akan dimasukan kedalam aplikasi database melalui tahap awal dari siklus tersebut.

9 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berorientasi Object-Oriented Analisis Sistem Pengertian Analisis Sistem Menurut Jones dan Rama (2006, p568), System Analysis is the next phase of system development. The task in system analysis are similar to those in system investigations. However the analysis phase is more detailed and requires more information (Analisis sistem adalah tahap lanjutan dari pengembangan sistem. Aktivitas yang dilakukan pada analisis sistem sama dengan yang ada pada investigasi sistem. Bagaimanapun, tahap analisis lebih detail dan memerlukan lebih banyak informasi), sedangkan menurut Mulyadi (2001, p41), Analisis Sistem adalah tahap mengidentifikasi informasi yang diperluhkan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Jadi, dapat disimpulkan Analisis Sistem adalah tahapan untuk meneliti suatu sistem yang lama untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut sehingga dapat ditentukan perubahan yang lebih baik apa saja untuk sistem yang baru.

10 Perancangan Sistem Menurut Mcleod (2001, p192), perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru dan menurut Mulyadi (2001, p51), Perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi untuk pertimbangan sedangkan menurut Whitten et. al. (2004, p186), System design a complementary problem-solving technique (to system analysis) that reassembles a system s component pieces back into a complete system-hopefully, an improved system. (Perancangan sistem adalah teknik untuk melengkapi penyelesaian masalah pada analisis sistem dengan menyatukan kembali bagian-bagian komponen sistem menjadi sistem yang utuh, dengan harapan memperoleh sistem yang lebih baik) Jadi dapat disimpulkan perancangan sistem adalah proses merancang sistem yang terintegrasi untuk mendapatkan suatu sistem informasi yang akurat sesuai dengan kebutuhan pemakai.

11 Pengertian Object Menurut Mathiassen (2000, p51), Object is an entity, state, and behaviour. (Objek adalah sebuah entitas, aktivitas dan tingkah laku sebuah events). Pengertian Objek secara umum adalah suatu hal yang bersifat benda yang memiliki karakteristik tertentu. Suatu entitas yang memiliki identity, state and behavior, yang merefleksikan kemampuan dari sistem untuk menjaga informasi tentang sistem dan berinteraksi dengan sistem tersebut atau keduanya Pengertian Object Oriented Analysis and Design Menurut Mathiassen (2000, p14), Object Oriented Analysis and Design terbagi dalam 4 aktivitas utama, yaitu Problem Domain Analysis, Application Domain Analysis, Architectural Design, dan Component Design. (Secara umum object oriented analysis and design adalah sekumpulan alat dan teknik untuk mengembangkan sistem dengan 4 aktivitas utama yaitu Problem Domain Analysis, Application Domain Analysis, Architectural Design, dan Component Design) Pengertian UML Menurut Jones Rama (2006, p60), mendefinisikan Unified Modeling Language (UML) adalah : A modeling Language for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system. (Unified Modelling Language adalah bahasa

12 20 pemodelan untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sebuah sistem informasi) Rich Picture Menurut Mathiassen (2000, p334), Rich Picture is an overview of the people, objects, processes, structures, and problems in the system s problem and application domains. (Rich Picture adalah overview dari people, objects, proses, stuktur dan masalah-masalah dalam masalah sistem dan aplikasi domain) Identifikasi Event Menurut Jones Rama (2006, p18), Event is a part of a business process. Typical event in a business process include agreement with customers or suppliers or employees for goods and services, receiving and providing goods and services recognizing claims, paying or receiving cash. (Event adalah bagian dari proses bisnis. Ciri event dalam proses bisnis termasuk persetujuan dengan customer atau supplier atau karyawan untuk barang atau jasa, menerima dan menambah barang dan jasa, membayar atau menerima arus kas) Pengertian Workflow Menurut Jones Rama (2006, p73), Workflow is a two column table that identifies the actor and action in a process. A workflow is a depiction of a sequence of operations, declared as work of a person, work of a simple or complex mechanism, work

13 21 of a group of persons, work of an organization of staff, or machines. (Workflow adalah dua table dengan dua kolom yang menjelaskan aktor dan kegiatan yang dilakukan dalam sebuah proses. Workflow adalah urutan operasi, yang menunjukkan pekerjaan seorang karyawan, pekerjaan yang secara mekanisme sederhana ataupun kompleks, pekerjaan dalam sebuah grup, pekerjaan seorang staff atau mekanik) Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p60), Activity Diagram is a diagram that shows the sequence of activities in a process.(activity Diagram adalah diagram yang menunjukkan urutan aktivitas dalam sebuah proses). Activity Diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity Diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi Klasifikasi Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p61), Activity Diagram dibagi menjadi 2 jenis, yaitu sebagai berikut: 1. Overview Activity Diagram menjelaskan gambaran proses bisnis secara umum dengan mendokumentasikan kunci event, urutan events

14 22 dan arus informasi diantara event-event yang ada ini. 2. Detailed Activity Diagram adalah seperti sebuah peta yang memberikan gambaran secara khusus dan detail mengenai aktivitas-aktivitas yang saling berhubungan dengan satu atau dua events yang ditunjukkan dalam Overview Activity Diagram Simbol Activity Diagram Menurut Jones Rama (2006, p88) mengklasifikasikan simbol-simbol dalam activity diagram sebagai berikut : Initial State adalah simbol untuk memulai proses dalam Activity Diagram. Rounded Retangle adalah event, aktivitas atau event di-trigger. Countinous lines adalah urutan dari satu event atau aktivitas dalam text.

15 23 Dotted lines adalah aliran informasi diantara event. Dokumen untuk menggambarkan asal dokumen atau laporan. Diamond menggambarkan cabang event. Komputer adalah file dari data yang mungkin dibaca atau datanya diambil selama event bisnis itu. Note ditujukan untuk pembaca untuk diagram lain atau dokumen untuk detail. Final State untuk menunjukkan akhir dari rangkaian proses yang ada.

16 Class Diagram Menurut Mathiassen (2000, p334), Class Diagram is a Collection of clasess and their mutual structural relationships. Can also contain instances in the form of objects and links. (Class Diagram adalah kumpulan kelas-kelas dan terhubungkan oleh struktur masing-masing. Bisa juga mengandung form objek dan link yang sederhana) dan menurut Jones Rama (2006, p158), Class Diagram is a diagram that can be use to document tables in an AIS (Accounting Information System), relationship between tables and attribute of tables. (Class Diagram adalah diagram yang digunakan untuk dokumen dalam table Sistem Informasi Akuntansi, hubungan antara table dan atribut dalam table tersebut) Pengertian Class Menurut Mathiassen (2000, p4), Class is a description of a collection of objects sharing structure, behavioral pattern and attributes. (Class adalah penjelsan dari kumpulan objek-objek yang memiliki struktur yang sama, langkah dan atribut yang sama) Pengertian Atribut Menurut Jones Rama (2006, p181), Attribute is the smallest unit of data that can have meaning to a user. The columns in a relational

17 25 database that are equivalent to fields in a file. (Atribut adalah unit yang paling kecil dari data yang mempunyai arti untuk user. Kolom dalam database yang berhubungan dalam fields dalam file) Pengertian Behavioral Menurut Mathiassen (2000, p25), Behavioral is a process property specified in a class and activated through the class object. (Behavioral adalah proses yang dispesifiksikan dalam sebuah kelas dan diaktifkan melalui objek dalam kelas) Hubungan dalam Class Diagram Menurut Mathiassen (2000, pp72-76), hubungan dalam Class Diagram dapat dibagi menjadi: 1. Penurunan adalah kelas umum (super class) yang menjelaskan bagian-bagian dalam grup dari kelas khusus (subclass).

18 26 2. Agregasi adalah objek superior (kepala) yang terdiri dari angka-angka dari objek inferior (bagian). 3. Asosiasi adalah hubungan penuh antara angka dengan objek Use Case Diagram Pengertian Use Case Menurut Jones Rama (2006, p267), Use case is a sequence of steps involving interaction between an actor and a system for a particular

19 27 purpose. An actor can be a person, computer, or even another system. (Use Case adalah urutan interaksi antara aktor dengan sistem untuk tujuan umum. Seorang aktor bisa menjadi orang, komputer, atau bahkan sistem lainnya) Pengertian Actor Menurut Jones Rama (2006, pp21-32), aktor di bagi menjadi dua, yaitu : Internal Agent (p,21), is people or departments within an organizational unit who are responsible for various event in a business proses. (Internal Agent adalah orang atau departemen dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab untuk berbagai event dalam proses bisnis). External Agent (p,32), is people or organizational unit who are outside the company. (External Agent adalah orang atau organisasi yang berada di luar lingkup perusahaan) Pengertian Use Case Diagram Menurut Jones Rama (2006, p267), Use Case Diagram is a list of use cases that occur in an application and that indicate the actor responsible for each use case. (Use Case Diagram adalah gambaran use cases yang terjadi dalam aplikasi dan

20 28 diindikasikan oleh aktor yang bertanggungjawab untuk setiap use case) Simbol Use Case Diagram Menurut Mathiassen (2000,p344), mengklasifikasikan simbol-simbol dalam use case diagram sebagai berikut: Sistem Bondari adalah grup sebuah use case. Aktor adalah orang yang menggunakan sistem. Use case adalah aktivitas yang dilakukan oleh aktor dan sistem untuk mencapai tujuan tertentu.

21 29 Komunikasi adalah garis yang menghubungkan sistem dan aktor Navigation Diagram Menurut Mathiassen (2000, p344), Navigation Diagram is a special kind of statechat diagram that focuses on the overall dynamics of the user interfaces. The diagram shows the participating windows and the transitions between them. The navigation diagram is not found in UML (Unified Modelling Language). (Navigasi Diagram adalah bagian yang khusus dari statechart diagram yang berfokus pada keseluruhan dari user interface. Diagram ini menunjukkan tampilan yang mengambil bagian dan transisi diantaranya. Navigasi Diagram tidak ditemukan dalam UML (Unified Modelling Language)) Rancangan Formulir Menurut Jones dan Rama (2006, p288), Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data. When the form is displayed on a computer screen, the data entered in the blank fields are saved to one or more data tables. (Formulir adalah dokumen yang telah diformat dengan rapi yang mengandung kolom-kolom kosong yang digunakan user untuk mengisi data. Ketika formulir tersebut ditampilkan dalam layar komputer, maka data dimasukkan ke dalam kolom kosong kemudian disimpan untuk satu atau

22 30 lebih tables) dan menurut Mulyadi (2003, p3), Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Jadi, dapat disimpulkan formulir adalah secarik kertas atau dokumen yang digunakan untuk mengisi data mengenai informasi suatu hal dan kemudian disimpan Rancangan Layar Menurut Mathiassen (2000, p151), Interface is facilities that make a system s model and function available to actors. (Interface adalah fasilitas yang membuat model dan fungsi sistem semudah mungkin untuk pengguna sistem) dan menurut Mathiassen (2000, p152), User Interface is an interface to users. (User Interface adalah interface untuk users), sadangkan menurut Mathiassen (2000, p152), System Interface is an interface to other systems. (System Interface adalah interface untuk sistem lainnya). Jadi dapat disimpulkan layar (interface) adalah tampilan di layar komputer yang memudahkan pengguan sistem dalam melaksanakan tugas mereka Rancangan Laporan Menurut Jones dan Rama (2006, p201), Report is formatted and organized presentation of data. Report are created and used as an integral part of business processes. Report also can be displayed on a computer screen or printed. (Laporan adalah laporan yang telah diatur dengan rapi dan disahkan oleh perusahaan untuk kepentingan data perusahaan yang perlu ditunjukkan kepada orang-orang tertentu. Laporan dibuat dan

23 31 digunakan oleh bagian dari pelaku proses bisnis. Laporan juga bisa ditampilkan di layar komputer atau di print). 2.2 Teori Khusus Penjualan Pengertian Penjualan Menurut Warren yang diterjemahkan oleh Aria Faramita, Amangnugrahani dan Taufik Hendrawan (2005, p300), Penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang dagang yang dijual, baik secara tunai maupun kredit Pengertian Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001, p202), Penjualan Kredit adalah order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit Pengertian Sistem Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001, p210), Penjualan Kredit perusahaan melakukan penjualan kredit dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli

24 32 tersebut diberi kredit. Umumnya perusahaan manufaktur melakukan penjualan produknya dengan sistem penjualan kredit ini Fungsi Yang Terkait Menurut Mulyadi (2001, pp ), bahwa fungsi yang terkait dalam Sistem Penjualan Kredit adalah sebagai berikut: Fungsi Penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk: 1. Menerima surat order dari pembeli. 2. Mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman). 3. Meminta otorisasi kredit. 4. Menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim. 5. Mengisi surat order pengiriman. Fungsi Kredit. Fungsi ini bertanggung jawab untuk: 1. Meneliti status kredit pelanggan. 2. Memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk: 1. Menyimpan barang. 2. Menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan. 3. Menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Fungsi Pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk:

25 33 1. Menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. 2. Menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Fungsi Penagihan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk: 1. Membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan. 2. Menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk: 1. Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit. 2. Membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. 3. Membuat laporan penjualan Dokumen Yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001, pp ), Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit adalah sebagai berikut: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari:

26 34 a) Surat Order Pengiriman b) Tembusan Kredit (Credit Copy) c) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) d) Surat Muat (Bill of Lading) e) Slip Pembungkus (Packing Slip) f) Tembusan Gudang (Warehouse Copy) g) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) h) Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) 2. Faktur dan tembusannya. Faktur Penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari : a) Faktur Penjualan (Customer s Copies) b) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) c) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) d) Tembusan Analisis (Analysis Copy) e) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) 3. Rekapitulasi harga pokok penjualan. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang tercantum dalam rekapitulasi harga pokok penjualan

27 35 berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 4. Bukti Memorial. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu Catatan Akuntansi Yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001, pp ), Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi pejualan, baik secara tunai maupun kredit. 2. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3. Kartu Persediaan

28 36 Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001, pp ), Jaringan Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Order Penjualan Fungsi penjualan bertugas untuk menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli dan membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2. Prosedur Persetujuan Kredit

29 37 Fungsi penjualan bertugas meminta penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3. Prosedur Pengiriman Fungsi pengiriman bertugas mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. 4. Prosedur Penagihan Fungsi penagihan bertugas untuk membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. 5. Prosedur Pencatatan piutang. Fungsi Akuntansi bertugas mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 6. Prosedur Distribusi Penjualan Fungsi akuntansi bertugas mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Fungsi akuntansi bertugas mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

30 Contoh Jurnal Atas Transaksi Penjualan Contoh jurnal pada transaksi penjualan kredit: Piutang dagang xxx Penjualan xxx Sistem Akuntansi Piutang Dagang Pengertian Piutang Dagang Menurut Mulyadi (2001, p257), Prosedur Pencatatan Piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang Informasi yang Diperlukan Manajemen Menurut Mulyadi (2001, p257), Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah sebagai berikut: 1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur. 2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur. 3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu Dokumen Yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001, pp ), Dokumen pokok yang dgunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah: 1. Faktur Penjualan Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan

31 39 kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. 2. Bukti Kas Masuk Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur 3. Memo Kredit Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh Bagian Order Penjualan, dan jika dilampiri dengan Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh Bagian Penerimaan Barang yang dibuat oleh Bagian Penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. 4. Bukti memorial (journal voucher) Dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum Catatan Akuntansi Yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001, p260), Catatan Akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah: 1. Jurnal Penjualan

32 40 Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Jurnal Retur Penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. 3. Jurnal Umum Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. 4. Jurnal Penerimaan Kas Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 5. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang Dagang Menurut Mulyadi (2001, p493), Sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih perusahaan

33 41 melakukan penyelewengan kas hasil penagihan. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk cek tunai (cek atas unjuk) juga memberikan peluang bagi karyawan perusahaan untuk menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya Pengendalian Internal Pengertian Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2001, p163), Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut Tujuan Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2001, p163), Sistem Pengendalian Intern memiliki tujuan yaitu: 1. Menjaga kekayaan organisasi. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi dan, 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Unsur Pengendalian Internal

34 42 Menurut Mulyadi (2001, p164), Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Jurnal Pengertian Jurnal Menurut Mulyadi (2001, p101), catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan Jenis Jurnal Menurut Mulyadi (2001, pp ), jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relative besar adalah sebagai berikut: 1. Jurnal Penjualan Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai. 2. Jurnal Pembelian

35 43 Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. 3. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. 4. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas. 5. Jurnal Umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus. Jika perusahaan hanya menyelenggarakan dua jurnal khusus : jurnal kas dan penjualan, maka jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi selain penerimaan dan pengeluaran kas serta transaksi penjualan. Pada umumnya jurnal umum berbentuk dua kolom (artinya kolom rupiahnya hanya terdiri dari dua kolom) yaitu kolom debit dan kolom kredit. Hal ini dibuat demikian karena transaksi dicatat dalam jurnal umum sangat bervariasi, dengan frekuensi kejadian yang rendah. Jika transaksi tertentu yang dicatat dalam jurnal umum relatif sering terjadi maka rekening yang terkait dapat dibuatkan kolom tertentu, sehingga jurnal umum tidak hanya terdiri dua kolom saja Metode Pencatatan Data ke Dalam Jurnal

36 44 Menurut Mulyadi (2001, p109), ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam jurnal: 1. Dengan pena Informasi dalam dokumen sumber disalin dalam jurnal dengan menggunakan tulisan tangan. 2. Dengan mesin pembukuan Informasi dalam dokumen sumber dicatat dalam jurnal dengan mesin pembukuan, bersamaan dengan pembukuan ke dalam rekening buku pembantu. 3. Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal Dalam cara ini jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya transaksi. 4. Dengan komputer Data dalam dokumen sumber dimasukkan ke dalam sistem komputer melalui keyboard dan di catat ke dalam arsip transaksi (transaction file) yang berfungsi sebagai jurnal.