BAB III PELAKSANAAN MAGANG

Transkripsi

1 BAB III PELAKSANAAN MAGANG A. Laporan Kegiatan Berdasarkan pelaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO (KKP) di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta, kegiatan yang dilakukan penulis sebagai berikut: 1. Minggu Pertama Kegiatan yang dilakukan penulis minggu pertama: a. Pelayanan surat bebas pinjam perpustakaan untuk syarat semester. Kegiatan pada minggu pertama adalah melayani pembuatan surat bebas pinjam untuk mahasiswa akhir semester atau yudisium. Adapun kegiatan yang dilakukan pada minggu pertama adalah pemberian cap. Cap diberikan pada surat bebas perpustakaan yang sudah dicetak dan sebelumnya sudah diperiksa dan dipastikan bahwa mahasiswa sudah tidak memiliki pinjaman dan denda di perpustakaan. Cap berupa logo perpustakaan dengan tinta berwarna biru. Adapun syarat bebas pinjam perpustakaan untuk Mahasiswa Yudisium antara lain : 1) Membawa kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa. 2) Tidak mempunyai pinjaman buku. Adapun prosedur pembuatan surat bebas pinjam yaitu : 22

2 23 1) Menunjukkan kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa kepada petugas. 2) Petugas memeriksa data anggota pada data base komputer apakah masih mempunyai pinjaman atau tidak. 3) Jika anggota masih mempunyai pinjaman harus dikembalikan terlebih dahulu. 4) Petugas akan mencetak surat bebas pinjam perpustakaan dan diberi cap UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta. 5) Surat bebas pinjam dan kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa dikembalikan pada mahasiswa. 2. Minggu Kedua Kegiatan yang dilakukan penulis pada minggu kedua: a. Pelayanan surat bebas pinjam perpustakaan untuk syarat semester. Kegiatan pada minggu kedua melanjutkan kegiatan pada minggu pertama yaitu melayani pembuatan surat bebas pinjam untuk mahasiswa akhir semester atau yudisium. b. Pelayanana surat bebas pinjam perpustakaan untuk syarat wisuda. Pada minggu kedua penulias melakukan kegiatan pelayanan surat bebas pinjam perpustakaan untuk syarat wisuda atau calon wisudawan. Kegiatan yang dilakukan meliputi : pencetakan surat bebas

3 24 perpustakaan, pemberian cap, memeriksa pinjaman buku dan pemberian denda jika ada keterlambatan pengembalian buku. 1) Pembuatan surat bebas perpustakaan. Surat bebas perpustakaan berfungsi sebagai syarat dan bukti bahwa mahasiswa sudah tidak memiliki pinjaman buku dan denda di perpustakaan. 2) Pemberian cap. Cap diberikan pada surat bebas perpustakaan yang sudah dicetak dan sebelumnya sudah diperiksa dan dipastikan bahwa mahasiswa sudah tidak memiliki pinjaman dan denda di perpustakaan. Cap berupa logo perpustakaan dengan tinta berwarna biru. 3) Pemeriksaan pinjaman buku. Kegiatan ini bertujuan untuk melihat apakah mahasiswa masih memiliki pinjaman buku dan harus dikembalikan sebagai syarat pembuatan surat bebas pinjam perpustakaan. Pemeriksaan pinjaman buku dilakukan dengan dua cara yaitu secara otomatis dan manual. Pemeriksaan secara otomatis dilakukan dengan bantuan komputer dan scane barcode. Pemeriksaan secara manual dilakukan dengan melihat kartu kendali mahasiswa. Pemeriksaan secara manual hanya ditujukan kepada mahasiswa jurusan seni musik.

4 25 4) Pemberian denda. Pemberian denda dilakukan jika ada mahasiswa yang terlambat mengembalikan buku saat pemeriksaan pinjaman buku. Kegiatan ini sekaligus memberi pengingat kepada mahasiswa bahwa ada buku pinjaman yang belum dikembalikan sehingga jika mahasiswa lupa, denda yang ditanggung tidak terlalu banyak. Syarat Bebas Pinjam Perpustakaan untuk calon wisudawan. 1) Manyerahkan kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa. 2) Menunjukkan surat keterangan telah menyerahkan sumbangan buku (minimal 2 judul). 3) Menunjukkan bukti telah menyerahkan tugas akhir (hard copy dan soft copy) di bagian pelayanan skripsi. Syarat sumbangan buku calon wisudawan : 1) Jumlah buku minimal 2. 2) Judul atau tema buku harus sesuai jengan jurusan masing-masing. 3) Tahun buku harus 5 tahun terakhir. 4) Buku harus asli (tidak fotokopi) 5) Kondisi buku bagus.

5 26 Prosedur pembuatan surat bebas pinjam perpustakaan calon wisudawan: 1) Calon wisudawan menuju bagian sirkulasi. 2) Menyerahkan kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa, surat bukti penyerahan tugas akhir (hard copy dan soft copy), dan surat bukti sumbangan buku (jika sudah menyumbang). 3) Petugas memeriksa di data base komputer dan kartu kendali manual (untuk mahasiswa jurusan seni musik) apakah ada pinjaman buku. 4) Calon wisudawan mengisi absen Calon Wisudawan. 5) Petugas mencetak surat bebas pinjam perpustakaan, memberi cap dan tanda tangan. 6) Kartu mahasiswa, surat bukti penyerahan tugas akhir (hard copy dan soft copy), dan surat bukti sumbangan buku (jika sudah menyumbang) yang sudah di tanda tangani dan di beri cap dikembalikan pada calon wisudawan. 7) Petugas menghapus data anggota pada data base komputer. 8) Kartu anggota perpustakaan akan disimpan oleh pihak perpustakaan. Prosedur penyerahan sumbangan buku :

6 27 1) Calon wisudawan menuju bagian sirkulasi. 2) Menyerahkan minimal 2 buku dengan tema atau judul yang sesuai dengan jurusan masing-masing. 3) Petugas memeriksa tema atau judul buku, apakah sudah sesuai persyaratan. 4) Petugas akan memberi cap pada kedua buku dan calon wisudawan akan mengisi data pada cap tersebut berupa Nama, NIM, dan Jurusan. 5) Petugas memberikan surat tanda bukti penyerahan sumbangan buku berupa 2 lembar surat dengan kertas karbon ditengahnya dan akan di isi oleh calon wisudawan berupa Nama, NIM, Jurusan, Judul Buku dan Tanda tangan. 6) Petugas akan memberikan cap dan memisahkan 2 surat tersebut. 7) Petugas memberikan satu surat tanda bukti penyerahan sumbangan buku asli kepada calon wisudawan. 8) Petugas menyimpan satu surat tanda bukti penyerahan sumbangan buku beserta buku sumbangan yang telah di isi datanya oleh calon wisudawan. 3. Minggu Ketiga

7 28 Kegiatan yang dilakukan penulis pada minggu ketiga: a. Pelayanan surat bebas pinjam perpustakaan. Kegiatan pada minggu ketiga melanjutkan kegiatan pad minggu pertama dan minggu kedua yaitu melakukan kegiatan pelayanan bebas pinjam perpustakaan untuk mahasiswa yudisium dan calon wisudawan. b. Pelayanan peminjaman, pengambalian dan perpanjangan buku. 1) Layanan Peminjaman Pemustaka yang akan meminjam buku harus sudah menjadi anggota dengan ketentuan yang berlaku. Peminjaman buku maksimal 2 buku untuk mahasiswa, dosen dan karyawan, 4 buku untuk mahasiswa yang sedang mengerjakan tugas akhir. Masa peminjaman yaitu satu minggu dan perpanjangan maksimal satu kali. Sistem peminjaman di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta mempunyai dua sistem yaitu secara manual dan digital. Peminjaman secara manual dilakukan hanya untuk bahan pustaka tertentu yaitu bahan pustaka buku seni musik dan pada tahun 2015 buku seni musik baru sudah mulai di input ke data base komoputer sehingga sudah menggunakan barcode dan sudah bekerja secara otomatis. Selain itu untuk peminjaman manual juga diterapkan kepada

8 29 dosen Institutu Seni Indonesia Yogyakarta. Peminjaman manual ini dilakukan dengan cara : a) Pemustaka yang akan meminjam buku membawa buku tersebut ke bagian sirkulasi. b) Pemustakan menyerahkan kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa kepada petugas. c) Petugas memeriksa kartu pada data base komputer dan mengambil kartu kendali sesuai data mahasiswa. d) Petugas menuliskan nomor panggil buku, nomor anggota mahasiswa, dan tanggal pinjam pada kartu kendali serta menuliskan nomor anggota mahasiswa dan tanggal kembali di kartu buku. e) Petugas mengambil kartu buku dan dumasukkan ke dalam kartu kendali mahasiswa. f) Petugas mencatat judul buku, nomor panggil buku, tanggal pinjam dan tanggal kembali pada data base komputer. g) Petugas menyerahkan kartu anggota atau kartu mahasiswa dan buku yang dipinjam kepada mahasiswa, buku sudah bisa di bawa.

9 30 Peminjaman secara digital dilakukan dengan cara : a) Pemustaka yang akan meminjam buku membawa buku tersebut ke bagian sirkulasi. b) Pemustakan menyerahkan kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa kepada petugas. c) Petugas memeriksa kartu di data base komputer lalu memasukkan barcode buku yang akan dipinjam. d) Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu tanggal kembali di buku. e) Petugas menyerahkan kartu anggota atau kartu mahasiswa dan buku yang dipinjam kepada mahasiswa, buku sudah bisa di bawa. Bagan 2 Alur Peminjaman Sumber : Hasil Observasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta, tahun 2016

10 31 2) Layanan Pengembalian dan Perpanjangan Pemustaka yang akan mengembalikan atau memperpanjang buku dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut : a) Pemustaka yang akan mengembalikan buku menuju bagian sirkulasi. b) Pemustaka menyerahkan buku yang akan dikembalikan dan kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa. c) Petugas memeriksa kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa di data base komputer dan memeriksa apakah ada denda. d) Petugas memasukkan barcode buku dan langsung dikembalikan. e) Jika buku diperpanjang, petugas akan menuliskan tanggal kembali selanjutnya pada kartu tanggal kembali di buku. f) Petugas mengembalikan kartu anggota perpustakaan atau kartu mahasiswa.

11 32 Bagan 3 Alur Pengembalian dan Perpanjangan. Sumber : Hasil observasi di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta, tahun 2016 Sanksi dan Denda bahan pustaka buku berupa : a) Keterlambatan pengembalian buku Rp 250,00 per buku per hari. b) Keterlambatan pengembalian buku yang akan diperpanjang mendapat denda yang sama yaitu Rp 250,00 per buku per hari. c) Buku yang terlambat lebih dari satu minggu tidak boleh diperpanjang. d) Buku hilang harus mengganti dengan buku yang sama atau diusahakan buku revisi terbaru.

12 33 e) Penggantian buku hilang dengan buku yang sudah tidak terdapat revisi baru, sudah tidak diterbitkan lagi, buku sulit di cari atau buku dari luar negeri diharuskan mengganti buku dengan tema yang sama. f) Penggantian buku yang rusak parah harus mengganti buku dengan judul atau tema yang sama atau buku revisi baru. c. Statistik pengunjung Statistik pengunjung bertujuan untuk mengetahui jumlah pengunjung setiap bulannya, dapat mengukur efisiensi bagian perpustakaan, menyusun laporan tahunan, menyusun rencana dan jasa perpustakaan. Kegiatan ini dilakukan setiap bulan sekali dengan cara mengambil data statistik kunjungan dari data base komputer dan akan diproses lebih lanjut. Proses statistik dilakukan dengan memisahkan jumlah pengunjung kedalam masing-masing jurusan yang pada data aslinya hanya menunjukkan urutan absensi secara acak.

13 34 Tabel 5 Tabel Satistik Pengunjung Sumber : Statistik pengunjung UPT Perpustakan ISI Yogyakarta, d. Input buku sumbangan wisudawan. tahun 2016 Pada bagian ini penulis membuat laporan periodik dari buku hasil sumbangan calon wisudawan yang sudah terkumpul. Buku sumbangan tersebut dijadikan data tabel yang berisi judul, pengarang, penerbit, penyumbang buku dan NIM penyumbang.

14 35 Tabel 6 Input Buku Wisudawan Sumber : Input buku sumbangan calon wisudawan UPT Perpustakan ISI Yogyakarta, tahun 2016 Buku sumbangan dan data lampiran tersebut akan diserahkan pada bagian pengolahan dan akan diproses lebih lanjut sebagai buku koleksi.. e. Penelusuran informasi. Kegiatan ini dilakukan untuk menelusuri informasi bagi pmustaka sekaligus sebagi penuntun, penujuk dan pembimbing bagi pemustaka. Selain itu pada layanan ini juga memberikan jalan atau bantuan untuk membantu pemustaka untuk menemukan informasi yang dibutuhkan khususnya bahan pustaka buku.

15 36 Pada kegiatan ini, penulis menggunakan tiga cara sebagai alat penelusuran informasi bahan pustaka yaitu dengan melalui OPAC komputer, bibliografi dan mobile OPAC. Untuk penggunaan bibliografi hanya petugas yang diberi wewenang untuk dapat mencarinya. Setiap pencarian bahan pustaka, penulis selalu mencatat judul, tema, pengarang dan kondisi bahan pustaka pada tabel yang nantinya dijadikan sebagai bahan untuk membuat pengadaan bahan pustaka. 4. Minggu Keempat Kegiatan yang dilakukan penulis pada minggu keempat adalah sebagai berikut : a. Pelayanan surat bebas pinjam perpustakaan Kegiatan pada minggu keempat melanjutkan kegiatan pada minggu pertama, kedua dan ketiga yaitu melakukan kegiatan pelayanan bebas pinjam perpustakaan untuk mahasiswa yudisium dan calon wisudawan. b. Pelayanan peminjaman, pengambalian dan perpanjangan buku. Kegiatan ini melanjutkan kegiatan pada minggu ketiga yaitu melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku. c. Input buku sumbangan wisudawan. Kegiatan input buku sumbangan wisudawan pada minggu ini melanjutkan kegiatan pada minggu ketiga yaitu membuat laporan

16 37 periodik tentang buku sumbangan wisudawan sebagai lampiran untuk proses pengolahan buku di bagian pengolahan. d. Penelusuran informasi Kegiatan penelusuran informasi ini melanjutkan kegiatan pada minggu ketiga yaitu pelayanan penelusuran informasi dengan menggunakan OPAC komputer, Bibliografi dan mobile OPAC. 5. Minggu Kelima Kegiatan yang dilakukan penulis pada minggu kelima adalah sebagai berikut : a. Pelayanan peminjaman, pengambalian dan perpanjangan buku. Kegiatan ini melanjutkan kegiatan pada minggu sebelumnya yaitu melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku. e. Input buku sumbangan wisudawan. Kegiatan input buku sumbangan wisudawan pada minggu ini melanjutkan kegiatan pada minggu ketiga yaitu membuat laporan periodik tentang buku sumbangan wisudawan sebagai lampiran untuk proses pengolahan buku di bagian pengolahan. b. Penelusuran informasi Kegiatan penelusuran informasi ini melanjutkan kegiatan pada minggu sebelumnya yaitu pelayanan penelusuran informasi dengan menggunakan OPAC komputer, Bibliografi dan mobile OPAC. c. Identifikasi koleksi buku untuk penyiangan.

17 38 Kegiatan ini bertujuan untuk menyaring buku yang akan masuk dalam penyiangan. Kegiatan yang penulis lakukan antara lain; mengumpulkan buku dan mendata identitas buku. 1) Pengumpulan buku. Kegiatan pengumpulan buku ini dilakkukan dengan cara menyisir semua rak dan koleksi buku di perpustakaan. Penentuan kerusakan buku dilihat dari cover, jilidan dan tampilan buku. 2) Mendata identitias buku. Buku yang sudah dipilih dari kerusakannya kemudian mendata identitas buku. Indentitas buku yang dicatat adalah judul, pengarang, tahun terbit, dan jenis kerusakan. 6. Minggu Keenam Kegiatan yang dilakukan penulis pada minggu keenam adalah sebagai berikut : a. Pelayanan peminjaman, pengambalian dan perpanjangan buku. Kegiatan ini melanjutkan kegiatan pada minggu sebelumnya yaitu melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku. b. Input buku sumbangan wisudawan. Kegiatan input buku sumbangan wisudawan pada minggu ini melanjutkan kegiatan pada minggu ketiga yaitu membuat laporan periodik tentang buku sumbangan wisudawan sebagai lampiran untuk proses pengolahan buku di bagian pengolahan.

18 39 c. Penelusuran informasi Kegiatan penelusuran informasi ini melanjutkan kegiatan pada minggu sebelumnya yaitu pelayanan penelusuran informasi dengan menggunakan OPAC komputer, Bibliografi dan mobile OPAC. d. Identifikasi koleksi buku untuk penyiangan. Kegiatan ini bertujuan untuk menyaring buku yang akan masuk dalam penyiangan. Kegiatan yang penulis lakukan antara lain; mengumpulkan buku dan mendata identitas buku. e. Seleksi pengadaan koleksi. Kegiatan ini bertujuan untuk pengadaan koleksi perpustakaan. Kegiatan yang penulis lakukan antara lain; mencari referensi buku baru atau buku yang belum dimiliki oleh perpustakaan dari berbagai sumber. Selain itu, penulis hanya bertugas melakukan pencarian referensi buku dengan tema kesenian. Dari berbagai judul buku yang sudah dikumpulkan, penulis memeriksa dan mendata nama pengarang, tahun terbit dan penerbit buku. Setelah semua data terkumpul, dat tersebut akan diajukan ke bagian pengolahan dan selanjutnya akan diseleksi lagi di bagian pengolahan. 7. Minggu Ketujuh Kegiatan yang dilakukan penulis pada minggu ketujuh adalah sebagai berikut : a. Pelayanan peminjaman, pengambalian dan perpanjangan buku.

19 40 Kegiatan ini melanjutkan kegiatan pada minggu sebelumnya yaitu melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku. b. Penelusuran informasi Kegiatan penelusuran informasi ini melanjutkan kegiatan pada minggu sebelumnya yaitu pelayanan penelusuran informasi dengan menggunakan OPAC komputer, Bibliografi dan mobile OPAC. c. Identifikasi koleksi buku untuk penyiangan. Kegiatan ini bertujuan untuk menyaring buku yang akan masuk dalam penyiangan. Kegiatan yang penulis lakukan antara lain; mengumpulkan buku dan mendata identitas buku. d. Seleksi pengadaan koleksi. Kegiatan ini melanjutkan kegiatan minggu kemarin yaitu seleksi pengadaan koleksi untuk penyiangan. Kegiatan yang penulis lakukan antara lain; mencari referensi buku baru atau buku yang belum dimiliki oleh perpustakaan dari berbagai sumber, pemeriksaan dan pendataan nama pengarang, tahun terbit dan penerbit buku. e. Identifikasi kelengkapan pengadaan buku. Kegiatan ini bertujuan untuk mengidentifikasi atau memeriksa kelengkapan identitas buku yang akan diadakan. Kegiatan yang dilakukan penulis antara lain; melakukan identifikasi ulang dengan memeriksa kelengkapan buku, misalnya judul buku, nama pengarang, tahun terbit dan ISBN/ISSN dari berbagai sumber.

20 41 8. Minggu Kedelapan Kegiatan yang dilakukan penulis pada minggu kedelapan adalah sebagai berikut : a. Pelayanan peminjaman, pengambalian dan perpanjangan buku. Kegiatan ini melanjutkan kegiatan pada minggu sebelumnya yaitu melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku. b. Penelusuran informasi Kegiatan penelusuran informasi ini melanjutkan kegiatan pada minggu sebelumnya yaitu pelayanan penelusuran informasi dengan menggunakan OPAC komputer, Bibliografi dan mobile OPAC. c. Identifikasi koleksi buku untuk penyiangan. Kegiatan ini bertujuan untuk menyaring buku yang akan masuk dalam penyiangan. Kegiatan yang penulis lakukan antara lain; mengumpulkan buku dan mendata identitas buku. d. Seleksi pengadaan koleksi. Kegiatan ini melanjutkan kegiatan minggu kemarin yaitu seleksi pengadaan koleksi untuk penyiangan.

21 42 B. Laporan Persepsi, Pendapat dan Penilaian Diri Terhadap Kegiatan Kuliah Kerja PUSDOKINFO (KKP) di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta. Pada saat melakukan kegiatan kuliah kerja PUSDOKINFO (KKP) di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta, penulis dapat memberi penilaian diri sebagai berikut: 1. Minggu Pertama dan Minggu Kedua Dapat memahami syarat bebas perpustakaan dan dapat memberikan saran jika ada masalah. 2. Minggu Ketiga a. Dapat menggunakan Microsof Exel dan percetakan data secara lebih lanjut. b. Dapat menggunakan SLiMS secara lebih lanjut. c. Mampu melayani pemustaka dengan lebih cepat, tepat dan ramah. 3. Minggu Keempat dan Minggu Kelima a. Mampu memberikan saran dan masukan secara detail kepada pemustaka dalam pencarian informasi. b. Melakukan penelusuran informasi dan buku lebih cepat. c. Mampu memahami karakteristik pemustaka sehingga dapat langsung memberi informasi yang dibutuhkan. 4. Minggu Keenam Mampu melakukan penelusuran buku dan informasi secara detail dan tepat.

22 43 5. Minggu Ketujuh a. Mampu melakukan penelusuran buku dan informasi secara detail dan tepat. b. Mampu mengidentifikasi kelengkapan buku secara cepat dan akurat. 6. Minggu Kedelapan a. Mampu memahami kebutuhan pengguna. b. Mampu mencari informasi tentang buku lebih luas.