Semoga laporan tengah tahunan ini dapat bermanfaat untuk kebaikan dimasa mendatang dan mendapat tanggapan.

Transkripsi

1 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH s.w.t. bahwa laporan tengah tahunan tahun 2013 Sub Bidang Layanan Sirkulasi telah selesai disusun salah satu bentuk pertanggung jawaban kerja dan sekaligus sebagai dokumen evaluasi diri bagi Sub Bidang Layanan Sirkulasi untuk upaya perbaikan di masa mendatang. Pelaporan ini dibuat berdasarkan hasil kegiatan sehari hari Sub Bidang Layanan Sirkulasi melalui otomasi Perpustakaan, hal ini dapat disajikan secara faktual dan utuh namun cukup rinci untuk menjadi kajian evaluasi. Semoga laporan tengah tahunan ini dapat bermanfaat untuk kebaikan dimasa mendatang dan mendapat tanggapan. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Sub Bidang Layanan Sirkulasi merupakan bagian dari ujung tombak layanan Perpustakaan, untuk itu Sub Bidang Sirkulasi harus mempunyai tata kerja teknis yang harus senantiasa dicatat dan dilaporkan dari setiap kegiatannya, secara otomatis. Untuk saat ini otomasi Perpustakaan IPB masih menggunakan program SIPISIS for Windows versi 3.1. Untuk otomasi layanan pencatatannya meliputi : pencatatan pengunjung, pencatatan peminjam, pencatatan buku dipinjam, pencatatan buku dikembalikan, pencatatan anggota Perpustakaan dan lain lain. Sebelumnya laporan tengah tahunan dilaporkan ke Perpustakaan hanya data pengunjung dan peminjam Perpustakaan, untuk kali ini sub bidang layanan sirkulasi akan menyajikan laporan kegiatan pekerjaan setiap hari dilakukan, laporan kegiatan ini tertuang dalam data statistik layanan setiap bulan. Sehubungan dengan itu, dalam rangka melakukan evaluasi diri dan untuk mengukur kinerja dalam Perpustakaan sepanjang tahun 2013, maka dokumen laporan tengah tahunan 2013 perlu dibuat. 2. Tujuan Dokumen laporan tengah tahunan 2013 ini bertujuan sebagai evaluasi diri bagi sub bidang layanan sirkulasi dan sebagai bentuk pertanggungjawaban. 3. Hasil yang diharapkan Laporan tengah tahunan 2013 ini diharapkan memberi masukan dan inspirasi bagi sub bidang layanan Perpustakaan di tahun tahun berikutnya, dan menjadi gambaran kegiatan yang telah dilakukan oleh sub bidang layanan sirkulasi. Dengan demikian dapat 1

2 dilakukan eveluasi terhadap kelembah kelemahan yang telah dilakukan serta kemungkinan perbaikan dan pengembangan dimasa mendatang. I. Pengunjung Perpustakaan Pengunjung Perpustakaan IPB terdiri dari berbagai kalangan, tidak hanya sivitas IPB saja tetapi juga pengunjung luar IPB. Pengunjung dikelompok dalam dua kelompok yaitu : a. Sivitas IPB terdiri dari : Mahasiswa, staf pengajar dan staf pegawai. Untuk katagori mahasiswa dikelompokkan berdasarkan kode fakultas, yaitu (A) Faperta; (B) FKH; (C) FPIK; (D) Fapet; (E) Fahutan; (G) FMIPA; (H) FEM; (PPS) Pascasarjana, (TPB) untuk mahasiswa tingkat persiapan bersama, dan untuk staf pengajar serta staf administrasi masing masing dengan kode SP dan SA. b. Pengunjung luar IPB seperti : umum, dan masyarakat. Pengunjung luar IPB menggunakan kartu studi pustaka (KSP), kartu tersebut dikeluarkan oleh Perpustakaan IPB, ada tiga jenis kartu yang dikeluarkan, seperti satu hari, satu minggu dan Tiga bulan. Setiap pengunjung yang datang ke Perpustakaan dicatat melalui scan barkode Besar kecilnya pengunjung dipengaruhi oleh jadwal akademik IPB, di tahun 2013 mulai bulan Januari sampai dengan bulan Juni 2013 terdapat berbagai macam libur Nasional dan libur akademik diantaranya : libur tahun baru, Maulid Nabi, Hari Raya nyepi, wafat Isa Almasih, Kenaikan Isa Almasih dan Hari Raya Waisak, kemudian di bulan Juni sampai dengan bulan Agustus adanya libur panjang setelah UAS. Selain itu data pengunjung ini dapat dipengaruhi oleh adanya kerusakan pada alat seperti jaringan, aliran listrik mati hal seperti ini sangat mempengaruhi sistem pencatatan pengunjung pada pangkalan data tamu. Hal ini mengakibatkan Perpustakaan terpaksa tutup untuk sementara waktu. Untuk menanggulangi kejadian tersebut Perpustakaan IPB perlu mempertimbangkan tersedianya generator, sehingga tidak mengganggu layanan Perpustakaan. Statistik Pengunjung Perpustakaan IPB Januari Juni 2013 Rata rata per DH Juni Jumlah Jan Peb Maret April Mei bulan A B C D E F G H I PPS SA SP

3 TPB DPL KSP Jumlah Dari data statistic pengunjung Perpustakaan, pengunjung yang paling sedikit terdapat dibulan Juni 2013 sebanyak orang, hal tersebut dipengaruhi adanya liburan semester genap perkuliahan, sedangkan di bulan April 2013 pengunjung mencapai orang merupakan pengunjung paling banyak pada 6 bulan pertama, hal ini mungkin disebabkan adanya tugas tugas tengah semester, dan UTS. Untuk kategori mahasiswa PPS (program pascasarjana) adalah pengunjung yang paling banyak yaitu orang, karena mahasiswa PPS banyak yang membutuhkan literature untuk tulisannya, sihingga dituntut untuk selalu berkunjung keperpustakaan, sedangkan pengunjung yang paling sedikit untuk tingkat mahasiswa ini adalah FKH sebanyak orang. Pengunjung yang paling sedikit adalah staf administrasi dan TPB (tingkat persiapan bersama). Jika dirata rata perbulan jumlah pengunjung yang datang ke Perpustakaan sebanyak 9,995 setiap bulan, jumlah tersebut dimulai dari bulan Januari 2013 sampai dengan bulan Juni 2013 Grafik Statistik Jumlah Pengunjung Perpustakaan IPB Grafik statistic jumlah pengunjung Perpustakaan ditandai dengan dua warna, warna biru menunjukan jumlah pengunjung dari bulan Januari 2013 sampai dengan bulan Juni 2013, warna merah menunjukan jumlah rata rata perbulan pengunjung yang datang ke Perpustakaan. Perpustakaan tidak hanya dikunjungi oleh civitas akademika saja, akan tetapi dikunjungi oleh pengguna Perpustakaan dari luar, selama enam bulan dari bulan Januari 2013 sampai dengan bulan Juni 2013 sebanyak orang dengan jumlah ratarata perbulan sebanyak 739 orang. 3

4 II. Layanan Peminjaman Perpustakaan Kegiatan layanan Sub Bidang Sirkulasi meliputi peminjaman dan pengembalian buku, kegiatan layanan sirkulasi melayani pengguna selama tujuh hari, mulai dari hari Senin sampai dengan hari Sabtu jam buka pelayanan dimulai jam WIB sampai dengan jam WIB. Hari Minggu layanan buka mulai jam 8.00 sampai jam 16.00, sedangkan hari hari besar nasional, layanan diliburkan. Aktivitas layanan peminjaman buku perpustakaan dikhususkan bagi civitas akademika, sedangkan KSP atau luar civitas IPB tidak mempunyai hak pinjam buku. Setiap peminjam hanya berhak meminjam buku sebanyak 7 buah dan masing masing buku mempunyai lama waktu peminjaman, ada yang tiga hari dan dua minggu, perbedaan hari disini dikondisikan dengan buku tersedia, apabila buku yang dimiliki mempunyai eksemplar lebih dari satu, maka satu buku dipinjam 3 hari dan buku lainnya dapat dipinjam selama dua minggu. Untuk keteran buku yang dipinjam maka Perpustakaan memberlakukan denda, untuk yang dipinjam selama 3 hari, jika ter maka akan kena denda sebesar Rp per hari, sedangkan untuk yang dipinjam selama 2 minggu, jika ter maka akan kena denda sebesar Rp. 500 per hari. Semua kegiatan tersebut diatas akan dituangkan kedalam statistik layanan sirkulasi, statistik tersebut meliputi : peminjaman, buku dipinjam berdasarkan kelompok anggota, meliputi : A (Fakultas Pertanian, B (Fakultas Kedokteran Hewan), C (Fakultas Perikanan), D (Fakultas Peternakan), E (Fakultas Kehutanan), F (Fakultas Teknologi Pertanian), G (Fakultas Matematika dan Ilu Pengetahuan Alam), H (Fakultas Ekonomi dan Manajemen), I (Fakultas Ekologi Manusia), PPs (Pascasarjana), SA (Staf Administrasi), SP (Staf Pengajar). buku dipinjam berdasarkan kelompok klas (golonga) meliputi : golongan 000 (karya umum), 100 (filsafat, metafisika, psikologi), 200 (agama), 300 (ilmu ilmu social), 400 (bahasa) saat ini sudah tidak digunakan lagi akan tetapi sudah subjek tersebut masuk kedalam golongan 800 (Kesusasteraan dan bahasa), 900 (Geografi, Biografi, Sejarah). A. Statistik Peminjaman Ada tiga katagori peminjaman diantaranya : a. peminjam berdasarkan transaksi peminjaman, b. peminjam berdasarkan orang dan c. berdasarkan frekwensi waktu. Sebagai contoh seseorang meminjam buku sebanyak tujuh buah, dengan waktu dua kali datang keperpustakaan, maka penghitungan tersebut jika berdasarkan transaksi buku yang dipinjam akan dihitung sebanyak tujuh kali, sedangkan pencatatan berdasarkan orang hanya dihitung sebanyak satu kali pencatatan, dan berdasarkan 4

5 frekwensi kedatangan maka peminjam tersebut akan tercatat sebanyak dua kali peminjaman. A 1. Peminjam berdasarkan transaksi Peminjam berdasarkan transaksi adalah penghitungan berdasarkan jumlah buku yang ditransaksikan. Berikut table peminjaman buku selama bulan Januari sampai dengan Juni NO Kelom pok Tahun 2013 JUMLAH RATA RATA JAN FEB MAR APR MEI JUN buku PER BULAN 1 A B C D E F G H I PPS SA SP DPL JUMLAH Tabel diatas menunjukkan mahasiswa yang meminjam buku Perpustakaan dari bulan Januari sampai dengan bulan Juni 2013, paling sedikit ada pada bulan Januari buku yang dipinjam sebanyak buku hal ini dikarenakan adanya libur akademik, sedangkan yang paling banyak buku dipinjam ada di bulan Maret sebanyak buku, pada bulan tersebut mahasiswa banyak melakukan tugas tugas membuat makalah dan lainlian. Bila dilihat dari rata rata perbulan jumlah buku yang dipinjam untuk kelompok mahasiswa, yang paling banyak adalah kelompok PPS Pascasarjana sebanyak hal ini karenakan jumlah mahasiswa pascasarjana lebih banyak disbanding dengan mahasiswa s1 yang ada di fakultas, menurut data dari AJMP IPB mahasiswa s1 yang aktif di tahun 2012 sebanyak orang tersebar di 9 Fakultas tidak termasuk mahasiswa diploma. 5

6 Grafik Jumlah Peminjaman berdasarkan transaksi Grafik diatas adalah jumlah buku yang dipinjam selama 6 bulan dari bulan Januari sampai dengan bulan Juni Untuk pencatatan keanggotaan Perpustakaan IPB menggunakan KTM (Kartu Mahasiswa), begitu juga dalam peminjaman buku Perpustakaan, mahasiswa wajib membawa KTM untuk peminjaman, karena pada kartu KTM tertera nomor registrasi mahasiswa yang berdasarkan kode fakultas, hal tersebut diatas memudahkan pencatatan statistic. Untuk jumlah yang paling sedikit meminjam buku adalah kelompok mahasiswa TPB yaitu sebanyak 2 buah buku, hal ini disebabkan mahasiswa tersebut belum melaporkan atau mendaftar ulang keanggotaannya sehingga kartu yang masih aktif diperpustakaan adalah kartu TPB (tingkat persiapan bersama), sedangkan di tahun tahun ini pencatatan mahasiswa baru, atau mahasiswa TPB tidak lagi menggunakan kode TPB akan tetapi KTM sudah otomatis dengan kode fakultasnya. A2. Peminjam Buku berdasarkan Orang Peminjaman buku berdasarkan orang adalah jumlah peminjam tanpa memperhatikan berapa buah buku tersebut dipinjam, dan berapa kali orang tersebut datang ke Perpustakaan untuk meminjam buku. Frekwensi hitungan adalah bulan, jika orang tersebut dalam satu bulan hanya satu kali meminjam buku frekwensinya sama dengan sepuluh kali bahkan lebih datang keperpustakaan untuk meminjam buku. Tabel peminjaman berdasarkan jumlah orang selama bulan Januari s/d Juni Kelompok Tahun 2013 Jml Rata rata JAN FEB MAR APR MEI JUN (orang) per bulan A B C D E F G H I PPS SA SP Diploma JUMLAH

7 Pada tabel diatas menunjukkan jumlah peminjam setiap bulan berdasarkan katagori kelompok anggota, mahasiswa yang paling banyak meminjam buku terdapat di bulan Maret 2013 yaitu sebanyak orang, hal ini dipengaruhi oleh jadwal kalender akademik IPB, yaitu dengan banyaknya tugas mahasiswa. Sedangkan jumlah peminjam yang paling sedikit jatuh pada bulan Januari, sebanyak orang hal ini dipengaruhi dengan adanya libur akademik, sehingga mahasiswa belum banyak melakukan kegiatan kuliah. Grafik Jumlah peminjaman berdasarkan jumlah orang selama bulan Januari sampai dengan Juni Pada Grafik terdapat dua warna, untuk warna biru adalah jumlah akumulasi peminjam buku berdasarkan orang dari bulan Januari sampai dengan bulan Juni 2013, untuk warna merah adalah jumlah rata rata perbulan meminjam buku. Jumlah rata rata per bulan kelompok mahasiswa IPB yang meminjam buku ke Perpustakaan, adalah mahasiswa pascasarjana sebanyak 464, hal ini disebabkan mahasiswa pascasarjana adalah mahasiswa paling banyak dibandingkan dengan mahasiswa yang ada di fakultas masing masing, dan paling sedikit meminjam adalah staf pengajar atau dosen, hal ini disebabkan jumlah staf pengajar lebih sedikit disbandingkan dengan mahasiswa IPB. A3. Peminjam berdasarkan frekwensi waktu (kedatangan) Peminjaman berdasarkan waktu adalah seorang peminjam datang keperpustakaan untuk meminjam buku, dimana frekwensinya akan dihitung berdasarkan waktu kedatangan. Misalnya seseorang datang keperpustakaan untuk meminjam dalam satu hari datang dua kali, maka akan dihitung sebanyak dua kali peminjaman. 7

8 Tabel peminjam berdasarkan frekwensi kedatangan peminjam Kelompok Tahun 2013 JUMLAH RATA RATA JAN FEB MAR APR MEI JUNI (orang) PER BULAN A B C D E F G H I PPS SA SP DPL JUMLAH Peminjam yang paling banyak terdapat di bulan Maret yaitu orang hal ini disebabkan adanya tugas perkuliahan membuat karya tulis, sedangkan jumlah peminjam yang paling sedikit ada pada bulan Juni yaitu orang, karena bertepatan dengan libur persiapan UAS. Untuk katagori mahasiswa, mahasiswa pascasarjana sebanyak orang, karena diantara semua fakultas maka jumlah mahasiswa yang paling banyak adalah mahasiswa Pascasarjana. Sedangkan yang paling sedikit adalaah mahasiswa Diploma yaitu 285 orang. Peminjam yang paling sedikit adalah staf administrasi dan staf pengajar, yaitu dari jumlah keseluruhan staf pengajar hanya mencapai 0.25 persen. Grafik Jumlah Peminjam berdasarkan frekwensi kedatangan peminjam selama Bulan Januari sampai dengan Juni Tahun 2013 Pada grafik diatas terdapat dua warna, warna biru jumlah peminjam per katagori, warna merah jumlah rata rata perbulan, jumlah peminjam yang paling banyak datang ke Perpustakaan di tingkat fakultas adalah mahasiswa pascasarjana sebanyak orang, 8

9 hal ini disebabkan mahasiswa pascasarjana paling banyak dibandingkan dengan mahasiswa yang ada di fakultas. Sedangkan yang paling sedikit adalah mahasiswa Diploma yaitu 285 orang hal ini disebabkan mahasiswa diploma tidak berada diarea lingkungan kampus Darmaga sehingga untuk datang ke Perpustakaan membutuhkan waktu. B. Statistik Buku yang dipinjam Penghitungan jumlah buku yang dipinjam melalui layanan sirkulasi akan dihitung berdasarkan eksemplar buku yang dikeluarkan melalui nomor barcode. Statistik buku yang dipinjam meliputi : statistik buku dipinjam berdasarkan kelompok anggota dan statistik buku dipinjam berdasarkan kelompok klas. B1. Statistik buku dipinjam berdasarkan kelompok anggota Statistik buku dipinjam berdasarkan kelompok anggota, data data yang tertuang didalamnya meliputi, kategori peminjam (kelompok peminjam), nomor registrasi buku dan judul buku. Penghitungan jumlah berdasarkan pada jumlah judul dan jumlah eksemplar yang dipinjam oleh suatu kelompok. Tabel buku dipinjam berdasarkan kelompok anggota DH Jan Peb Mar APR Mei Juni Jumlah Rata2/bulan jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks A B C D E F G H I PPS SA SP DPL JML Buku yang paling banyak dipinjam ada di bulan Mei sebanyak judul, eksemplar, hal ini disebabkan mahasiswa banyak mendapatkan tugas, sedangkan yang paling sedikit ada di bulan Januari sebanyak judul, eksemplar, pada bulan ini ada libur perkuliahan. 9

10 Grafik Jumlah buku dipinjam berdasarkan kelompok anggota Pada grafik diatas jumlah buku dipinjam selama enam bulan dari bulan Januari sampai dengan bulan Juni 2013, balok warna biru menunjukkan jumlah judul buku, sedangkan balok warna merah menunjukkan jumlah eksemplar buku, jumlah paling banyak meminjam ada pada kelompok Pascasarjana sebanyak judul buku, eksemplar buku, hal ini disebabkan mahasiswa pascasarjana paling banyak di tingkat Fakultas, sedang jumlah paling sedikit meminjam buku adalah staf pengajar sebanyak 79 judul buku, 225 eksemplar buku Grafik Rata rata per Bulan buku dipinjam berdasarkan kelompok anggota Pada Grafik diatas terdapat balok balok berwarna biru dan merah, yang berwarna, balok warna biru menunjukkan banyaknya judul buku yang dipinjam rata rata per bulan, sedangkan balok warna merah banyaknya eksemplar buku yang dipinjam rata rata per bulan, jumlah judul buku yang paling banyak dipinjam rata rata perbulan adalah dari kelompok mahasiswa pascasarjana sebanyak 975 judul, eks hal ini disebabkan mahasiswa pascasarjana paling banyak untuk ditingkat 10

11 fakultas. Sedangkan jumlah buku yang paling sedikit dipinjam ada pada kelompok Staf Pengajar sebanyak 13 judul, 38 eksemplar. B2. Statistik buku dipinjam berdasarkan kelompok klas Statistik buku dipinjam berdasarkan kelompok klas terdiri dari data, data data yang tertuang didalamnya meliputi nomor identitas peminjam, klas buku yang dipinjam, nomor registrasi buku yang dipinjam, dan judul buku yang dipinjam. Penghitungan jumlah berdasarkan pada jumlah judul dan eksemplar yang dipinjam dari setiap klas (klasifikasi) buku. Tabel Buku dipinjam berdasarkan kelompok klas Gol. Kelompok JAN FEB MAR APR MEI JUN Jumlah Rata2 per bulan jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks jdl eks 000 Karya Umum Filsafat, Metafisika, Psikologi Agama Ilmu ilmu Sosial Bahasa Ilmu Murni, Mat, IPA Ilmu Terapan, 600 Kedokteran Seni, Olah Raga, 700 permainan Kesusasteraan & Bahasa Geografi, Biografi, Sejarah JUMLAH Pada tabel diatas jumlah buku paling banyak dipinjam berada pada Bulan Maret sebanyak judul buku, eksemplar buku, karena pada bulan tersebut mahasiswa banyak tugas yang harus diselesaikan, sedangkan jumlah buku paling sedikit dipinjam jatuh pada bulan Juni sebanyak judul buku, eksemplar buku, bila dibandingkan antara bulan Januari dengan bulan Juni jumlah judul buku paling sedikit dipinjam terdapat di bulan Januari sebanyak judul, akan tetapi eksemplar di bulan Januari paling banyak berjumlah eksemplar buku, pada bulan Januari adanya libur perkuliahan. Grafik jumlah buku dipinjam berdasarka klas (golongan) 11

12 Pada grafik diatas merupakan jumlah buku berdasarkan klas selama enam bulan dari bulan Januari sampai dengan bulan Juni 2013, balok pada grafik terdapat dua warna, warna biru adalah jumlah judul sedangkan warna merah adalah jumlah eksemplar buku, jumlah buku paling banyak dipinjam menurut klas terdapat pada klas 600 merupakan ilmu terapan, kedokteran, yaitu sebanyak judul, eksemplar, hal ini disebabkan bidang ilmu sesuai dengan pendidikan yang ada di IPB, sedangkan yang paling sedikit dipinjam terdapat pada klas 900 merupakan Geografi, Biografi, sejarah. Grafik Rata rata per bulan buku dipinjam berdasarkan klas (golongan) Grafik diatas Rata rata perbulan buku dipinjam berdasarkan klas (golongan), penghitungan ratarata berdasarkan data dari bulan Januari sampai dengan bulan juni 2013 pada grafik diatas terdapat dua warna balok, balok biru adalah jumlah judul buku per rata rata bulan sedangkan warna merah adalah jumlah eksemplar rata rata perbulan, jumlah yang paling banyak dipinjam yaitu klas (golongan) 600 yaitu ilmu terapan, dan kedokteran sebanyak 1900 judul buku, 4789 eks buku hal ini sesuai dengan kegiatan civitasnya. 12

13 III. Pengembalian Buku Perpustakaan Otomasi kegiatan pengembalian buku di Perpustakaan Pusat IPB menggunakan SIPISIS, kegiatan tersebut berada di sub bidang layanan sirkulasi, dalam kegiatan pengembalian meliputi : pengembalian berdasarkan kelompok anggota, dan pengembalian berdasarkan klas (klasifikasi). Tanggal pengembalian buku telah ditentukan berdasarkan pinjaman dengan jangka waktu 3 hari dan 2 minggu, kondisi tersebut disesuaikan dengan buku yang dimiliki perpustakaan. Bagi pengguna yang ter mengembalikan buku akan dikenakan sangsi berupa denda. Ketentuan tersebut ditentukan dari jenis pinjaman, untuk pinjaman 3 hari jika ter akan dikenakan denda sebesar Rp per hari, sedangkan yang dipinjam selama 2 minggu, jika ter akan dikenakan denda sebesar Rp. 500 per hari. Untuk membedakan buku pinjaman 3 hari dan 2 minggu dapat dilihat pada cap tanggal kembali, cap tersebut menggunakan tinta merah untuk pinjaman 3 hari, sedangkan cap tinta berwarna biru untuk buku buku pinjaman 2 minggu. Tujuan adanya pinjaman 3 hari dan 2 minggu supaya buku tersebut dapat dipakai secara merata oleh pengguna. Kegiatan kegiatan tersebut diatas akan tertuang dalam laporan tengah tahunan, laporan tengah tahunan dibuat dari bulan Januari sampai dengan bulan Juni tahun 2013, pembuatan laporan tengah tahunan pengembalian buku Perpustakaan bertujuan untuk mengetahui sampai sejauh mana perkembangan serta kesadaran pengguna dalam mengembalikan buku. 1. Pengembalian berdasarkan kelompok anggota Statistik pengembalian berdasarkan kelompok anggota adalah buku buku Perpustakaan yang dikembalikan oleh peminjam kebagian layanan sirkulasi. Secara teknis buku yang telah dikembalikan dicatat secara otomatis, pencatatan ini meliputi katagori peminjam, registrasi buku, tanggal buku harus kembali, tanggal buku dikembalikan oleh pengguna. Penyajian laporan statistic pengembalian buku dapat diakumulasikan bedasarkan jumlah eksemplar buku yang telah kembali dan jumlah eksemplar buku ter dikembalikan. Berikut tabel pengembalian buku berdasarkan kelompok anggota. NO. TAHUN 2013 JAN (eks) FEB (eks) MAR (eks) APR (eks) MEI (eks) JUN (eks) Jumlah DH kebali Ter kembali Ter kembali Ter kebali 13 Ter kembali Ter kembali ter kembali Ter A B C D E F G H I PPs

14 SA SP TPB DPL JMl Jumlah pengembalian buku yang paling banyak terdapat dibulan Maret yaitu sebanyak eksemplar buku hal ini disebabkan banyaknya kegiatan kegiatan kependidikan mahasiswa yang akan lulus, hal lain seperti salah satu syarat untuk wisuda dan pengambilan ijazah harus bebas pinjaman buku. Sedangkan jumlah paling sedikit pengembalian terdapat di bulan Pebruari sebanyak eksemplar buku yang di kembalikan hal ini disebabkan adanya awal perkuliahan semester genap sehingga belum banyak aktifitas yang dilakukan mahasiswa. Grafik Statistik Jumlah Pengembalian Buku Berdasarkan Kelompok Pengguna h la m Ju A B C D E F G H I PPS SA SP DPL Kelompok Anggota kemb ali terla mbat Grafik statistic jumlah pengembalian buku berdasarkan kelompok pengguna ditandai dengan dua warna, warna biru menunjukan jumlah pengembalian buku, warna merah menunjukan jumlah buku terlabat dikembalikan. Buku yang paling banyak dikembalikan selama enam bulan terdapat pada mahasiswa pascasarjan berjumlah eksemplar, hal ini disebabkan jumlah mahasiswa pascasarjana paling banyak ditingkat fakultas, sedangkan jumlah yang paling sedikit adalah mahasiswa TPB sebanyak satu eksemplar, seharusnya hal ini tidak perlu ditampilkan Karena untuk saat ini mahasiswa TPB sudah langsung dikelompokkan berdasarkan kelompok fakultasnya masing masing, sebenarnya jumlah yang paling sedikit ada pada staf pengajar (SP) sebanyak 225 eksemplar. Untuk jumlah keteran buku yang paling banyak ada di bulan Mei sebanyak eksemplar hal ini dipengaruhi dengan hari libur nasional, sedang jumlah keteran yang paling sedikit ada di bulan ada di bulan Pebruari sebanyak eksemplar hal ini disebabkan adanya awal perkuliahan semester genap sehingga belum banyak aktifitas yang dilakukan mahasiswa. 14

15 I. Pengembalian berdasarkan kelompok klas/golongan Statistik pengembalian berdasarkan kelompok klas (klasifikasi) adalah buku buku Perpustakaan yang telah dikembalikan akan tercatat secara otomatis pencatatan ini meliputi katagori klas (klas subjek buku) nomor registrasi buku, nomor anggota perpus (menggunakan NIM), nama pengguna, tanggal buku harus kembali, tanggal buku dikembalikan oleh pengguna. Penggolongan klas meliputi : Klas 000 untuk karya umum, 100 filsafat, metafisika, psikologi, 200 agama, 300 ilmu ilmu social, 400 bahasa, 500 ilmu murni, matematika, IPA, 600 ilmu terapan, kedokteran, 700 seni, olah raga, permainan, 800 kesusasteraan, dan bahasa, 900 geografi, bioggrafi dan sejarah Sedangkan untuk penyajian laporan statistic pengembalian buku berdasarkan klas (klas subjek buku), jumlah pengembalian buku diakumulasikan bedasarkan jumlah eksemplar buku yang telah kembali dan jumlah eksemplar buku ter dikembalikan. Tabel pengembalian buku berdasarkan klas. No. Gol. kem bali Tahun 2013 JAN (eks) FEB (eks) MAR (eks) 4 APR (eks) MEI (eks) JUN (eks) ter kem bali ter kem bali ter kem bali ter kem bali ter kem bali Ter kem bali Jumlah ter RATA RATA PER BULAN JML kem bali ter Pada table diatas (table pengembalian buku berdasarkan, buku yang paling banyak dikembalikan terdapat pada bulan Maret sebanyak eksemplar sedangkan yang paling sedikit terdapat di bulan Februari sebanyak alasan tersebut hampir sama dengan dengan buku buku yang dikembalikan berdasarkan kelompok fakultas. Grafik Statistik Jumlah Pengembalian Buku Berdasarkan Klas 15

16 Grafik diatas terdiri dari dua warna balok, warna biru adalah jumlah buku yang dikembalikan, sedangkan warna mera jumlah buku ter dikembalikan. Jumlah buku yang paling banyak dikembalikan menurut kelompok klas terdapat pada klas 600 (ilmu terapan dan kedokteran) hal ini sesuai dengan institusi IPB dimana bidang ilmu akademik yang ada di IPB hampir sebagian besar berada pada klas ini atau golongan 600. Sedangkan jumlah yang paling sedikit dikembalikan menurut klasifikasi terdapat pada 400 (Bahasa) hal ini dikarenakan golongan 400 sudah tidak dipakai lagi akan tetapi sudah digabungkan kedalam golongan 800 (kesusasteraan dan bahasa), jadi untuk golongan klas ini yang paling sedikit terdapat pada golongan 900 (geografi, biografi dan sejarah) sebanyak 217. Dikarenakan klas ini bukan bidang ilmu utama bagi civitasnya. 16

17 IV. Anggota Perpustakaan Keanggotaan Perpustakaan IPB terdiri dari anggota biasa dan anggota luar biasa, yang termasuk dalam katagori keanggotaan biasa adalah mahasiswa, staf pengajar, dan staf administrasi civitas akademika Institut Pertanian Bogor, sedangkan untuk katagori keanggotaan luar biasa adalah masyarakat di luar civitas akademika Institut Pertanian Bogor, anggota luar biasa yang sering mengunjungi Perpustakaan IPB adalah mahasiswa, ada juga diantaranya pegawai dan pengusaha. Kelompok anggota Perpustakaan civitas Institut Pertanian Bogor terdiri dari kelompok mahasiswa Fakultas Pertanian (A), Fakultas Kedokteran Hewan (B), Fakultas Perikanan (C), Fakultas Peternakan (D), Fakultas Kehutanan (E), Fakultas Teknologi Pertanian (F), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (G), Fakultas Ekonomi dan Manajemen (H), Fakultas Ekologi Manusia (I), Fakultas Pascasarjana (PPs), Staf Administrasi, Staf Pengajar (SP), Diploma, Tingkat Persiapan Bersama (TPB), dan anggota luar biasa atau luar civitas akademika Institut Pertanian Bogor (KSP), KSP singkatan dari Kartu Studi Pustaka. Untuk menjaring keanggotaan Perpustakaan dilingkungan IPB, Perpustakaan mengadakan promosi diawal tahun ajaran baru dengan cara layanan mahasiswa cinta Perpustakaan (MCP) atau layanan literasi informasi, MCP dilakukan sekali dalam setahun. MCP diperkenalkan kepada mahasiswa Tingkat Persiapan Bersama (TPB), mulai dari jam masuk perpustakaan, keanggotaan, layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan literasi koleksi, peraturan peraturan dan lain lain. Bagi anggota biasa cukup mengaktifkan kartu mahasiswa atau kartu pegawai dibagian pendaftaran anggota, hal ini Perpustakaan tidak mengeluarkan kartu Perpustakaan. Bagi anggota luar biasa, calon anggota Perpustakaan harus membuat kartu studi pustakan (KSP), KSP dikeluarkan perustakaan dengan jangka waktu berlaku, satu hari, satu minggu dan tiga bulan Tabel Keanggotaan Perpustakaan selama 6 bulan dari bulan Januari s/d bulan Juni 2013 No. DH JAN FEB MAR APR MEI JUN Jumlah rata2 per Bulan 1 A B C D E F G H I PPs SA SP Diploma TPB KSP JUMLAH Pada tabel diatas jumlah yang paling banyak ada pada bulan Januari sebanyak orang hal ini disebabkan mahasiswa belum lulus, terutama mahasiswa S0 (diploma), sedangkan jumlah yang paling sedikit ada di bulan Juni sebanyak orang, pada bulan ini banyak yang lulus 17

18 terutama mahasiswa S0 (diploma) hal ini bisa dilihat dari jumlah orang perkelompok setiap bulannya. Grafik Keanggotaan Perpustakaan selama 6 bulan dari bulan Januari s/d bulan Juni 2013 Menurut grafik keanggotaan Perpustakaan IPB bila dirata rata per bulan bahwa mahasiswa yang paling banyak menjadi anggota Perpustakaan adalah diploma (S0) hingga akhir bulan Juni 2013 sebanyak orang, ini disebabkan diploma mempunyai mahasiswa paling banyak, sedangkan yang paling sedikit menjadi anggota Perpustakaan adalah staf administrasi (SA) sebanyak 112 orang hal ini disebabkan pegawai IPB tidak diharuskan untuk menjadi anggota perpustakaan. 18

19 V. Bebas Pustaka Bebas pustaka adalah layanan Perpustakaan ditujukan bagi pengguna Perpustakaan IPB, khususnya bagi mahasiswa yang telah menempuh ujian akhir, dan telah menyelesaikan studi, bebas pustaka ini juga berlaku bagi mahasiswa yang akan keluar dari IPB atau pindah jurusan. Surat keterangan bebas pustaka dikeluarkan oleh kepala Perpustakaan yang berisi nama, departemen, nim, serta pernyataan tidak mempunyai pinjaman Bahan Pustaka pada Perpustakaan di lingkungan Institut Pertanian Bogor. Surat keterangan bebas pustaka sebagai syarat diantaranya : acara wisuda mahasiswa, pengambilan Ijazah dan lain lain. Tabel Bebas Pustakan selama 6 bulan tahun 2013 Kelompok Ratarata Jumlah JAN FEB MAR APR MEI JUN A B C D E F G H I PPs DPL Jumlah Pada tabel diatas yang paling banyak bebas pustaka terdapat pada bulan Juni 2013 sebanyak orang hal ini disebabkan adanya wisuda tahap V tanggal 3 Juli 2013 khusus bagi S0 sehingga di bulan Juni mahasiswa S0 harus segera menyelesaikai semua administrasi termasuk bebas pustaka. Akan tetapi di bulan Januari dan bulan Pebruari mahasiswa diploma sama sekali tidak ada yang bebas pustaka, hal ini disebabkan libur perkuliahan di bulan Desember sampai dengan bulan Juni

20 Grafik Bebas Pustaka Januari sampai dengan Juni 2013 Bebas Pustaka h1000 la m 800 Ju A B C D E F G H I PPs DPL Kelompok Anggota Pada grafik diatas jumlah bebas pustaka didominasi oleh Diploma sebanyak orang yang ditandai dengan grafik berwarna biru, sedangkan grafik yang berwarna merah merupakan ratarata perbulan selama 6 bulan dari bulan Januari sampai dengan bulan Juni 2013, untuk diploma rata rata perbulan sebanyak 232, yang paling sedikit ada pada fakultas peternakan sebanyak 63 orang dengan rata rata perbulan sebanyak 11 orang hal ini disebabkan Fakultas Peternakan mempunyai mahasiswa paling sedikit diantara fakultas lain. 20

21 VI. Tagihan ter mengembalikan buku Tagihan buku pinjaman adalah tagihan kepada anggota Perpustakaan yang meminjam buku, untuk saat ini tagihan yang telah dilakukan adalah tagihan di tahun 2010, dimana buku buku tersebut dipinjam di tahun 2010 namun hingga tahun 2013 tepatnya di bulan juni 2013 buku buku tersebut belum juga kembali ke Perpustakaan sehingga dilakukan penagihan ke Departemen departemen dan mahasiswa yang bersangkutan. Kemudian dilanjutkan penagihan di tahun 2011 sampai dengan Pebruari 2013, tagihan buku Perpustakaan dilakukan berdasarkan buku harus kembali atau cap tanggal kembali. Tabel Tagihan buku Perpustakaan di tahun 2013 Tahun eksemplar Orang Departemen s/d Peb Pada tabel diatas tagihan dilakukan pada Bulan Mei 2013, tahun 2010 jumlah buku yang harus ditagih sebanyak 92 eksemplar buku, buku buku tersebut dipinjam oleh 56 orang yang tersebar di 86 Departemen. Tahun 2011 jumlah buku yang harus ditagih sebanyak 191 eksemplar buku, buku tersebut dipinjam oelh 95 orang tersebar di 43 Departemen. Tagihan 2012 sampai dengan Pebruari 2013 buku yang harus ditagih sebanyak 840 eksemplar buku, buku buku tersebut dipinjam oleh 413 orang tersebar di 36 Departemen. Tabel hasil penagihan per 4 Juli 2013 Tahun eksemplar Orang s/d Peb Penagihan dilakukan per 4 Juli 2013, untuk tagihan buku tahun 2010 sebanyak 92 eksemplar buku, setelah penagihan berkurang menjadi 83 eksemplar buku yang masih harus ditagih, buku berhasil dikembalikan sebanyak 9 eksemplar buku terdiri dari 5 orang peminjam. 21

22 Untuk tahun 2011 dari tagihan 191 eksemplar buku berkurang menjadi 177 eksemplar, buku yang berhasil dikembalikan sebanyak 14 eksemplar buku dari 10 orang peminjam. Penagihan Tahun 2012 sampai dengan Pebruari 2013 dari jumlah 840 eksemplar buku dipinjam oleh 413 orang, hal ini menjadi berkurang setelah ada penagihan, menjadi 457 eksemplar buku yang dipinjam 214 orang. Buku yang berhasil dikembalikan sebanyak 383 eksemplar buku dari 199 orang peminjam. Data penagihan ini akan selalu berubah setiap saat Pada bulan Juli 2013 Perpustakaan melakukan penagihan buku yang ter tahun 2003 sampai dengan tahun 2006 secara perorangan, jumlah tagihan sebanyak 220 eksemplar buku dipinjam oleh 108 orang peminjam, surat tagihan ditujukan langsung perorangan, karena kemungkinan peminjam tersebut sudah tidak aktif lagi menjadi mahasiswa. Tabel Tagihan 2003 s/d 2006 tahun eksemplar orang terkirim 2003 s/d Tagihan berikut ini adalah tagihan tahun 2003 sampai 2006 per Juli 2013, hasil penelusuran tagihan tahun 2003 sampai 2006 terdapat 220 ekseplar buku dalam keadaan kondisi dipinjam, buku buku tersebut dipinjam oleh 108 orang mahasiswa, penagihan dilakukan ke alamat peminjam karena dikhawatirkan mahasiswa tersebut sudah lulus atau juga sudah tidak aktif lagi, dari 108 orang hanya 65 orang peminjam yang dikirim surat penagihan, sisanya peminjam tidak menyertakan alamat asal yang tidak lengkap. 22