BAB 4. HASIL dan PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB 4 HASIL dan PEMBAHASAN Pada Bab 3 telah dijelaskan secara rinci mengenai masalah yang dihadapi oleh PT. CAB. Tidak adanya sistem evaluasi membuat perusahaan kesulitan untuk menilai mitra outsource mana yang memiliki kinerja baik atau buruk. Berdasarkan analisa masalah yang ada, penulis telah merancang suatu sistem evaluasi yang dapat diterapkan untuk mengevaluasi mitra outsource dari PT. CAB, terutama mitra CMT. 4.1 Standar Produksi PT. CAB Bagi mitra kerja outsource, PT. CAB telah menetapkan standar produksi yang harus diikuti oleh semua mitra tanpa kecuali. Penjelasan mengenai standar ini telah dikemukan perusahaan sebelumnya dalam kontrak kerja awal dengan mitra. Standar produksi yang ditetapkan oleh PT. CAB adalah sebagai berikut. 1. Spesifikasi dasar output yang bagus adalah : Output yang telah berupa barang jadi harus sesuai dengan desain produksi Outpu tersebut menggunakan benang yang standar Benang jahitan halus sesuai standar kualitas Jika ada model kombinasi, maka kombinasi harus sesuai dengan permintaan dalam desain produksi Untuk kaos berkerah, kerah dan klep harus dilapisi kain keras 2. Kriteria kerapian : Benang tidak loncat dan rapi. Khusus untuk benang obras tidak boleh jebol Buang benang bersih dan rapi Layout packaging rapi 3. Kriteria kebersihan : Persentase BS bahan karena kotor harus 10% dari total produksi untuk artikel yang terkait.

2 Warna bahan terjaga dan tidak berubah seperti pada awal PO produksi diserahkan. 4. Standar packaging untuk semua produk PT. CAB secara umum yaitu sebagai berikut. Hasil gosokan licin dan rapi Lipatan rapi sesuai pola lipatan standar PT. CAB Penggunaan OPP dan polybag sesuai ukuran yang diminta dalam PO produksi Labeling merk dan barcode benar pada tempatnya Hasil akhir packaging rapi 5. Standar perkiraan waktu produksi Jenis artikel Rentang waktu total Produksi Finishing Delivery Bodyfit 1 minggu 4 hari 2 hari 1 hari Kombinasi / kerah 2 minggu 9 hari 4 hari 1 hari ) waktu yang diberikan merupakan waktu pengerjaan paling maksimal bagi CMT, sehingga tidak menutup kemungkinan CMT dapat menyelesaikannya kurang dari waktu tersebut. 4.2 Variabel Kinerja Evaluasi terhadap mitra outsource tidak hanya difokuskan pada satu indikator atau variabel, tetapi beberapa variabel. Penetapan variabel yang akan digunakan telah dirundingkan oleh penulis bersama dengan pihak manajemen. Dari sejumlah variabel yang diajukan oleh penulis, pihak manajemen menetapkan 6 variabel kinerja yaitu : 1. Output Variabel output merupakan variabel yang mengambil peran penting, dimana kinerja mitra outsource terlihat paling jelas dari segi ini. Penilaian terhadap variabel ini dititikberatkan pada persentase jumlah output bagus dari bad stock (BS), kesesuaian

3 dengan spesifikasi, pemenuhan kriteria kerapian dan kebersihan, kesesuaian standar packaging, dan produksi tanpa rework. Variabel ini merupakan variabel kinerja yang paling menggambarkan pencapaian kinerja dari CMT, maka penulis memberikan bobot tertinggi, yaitu 40 % atau 0.4. Semakin tinggi persentase yang dicapai maka porsi yang dihasilkan untuk penilaian kinerja akan semakin baik pula. 2. Waktu Selain output, kinerja mitra juga dinilai dari segi waktu. Penilaian dititikberatkan pada jumlah waktu (hari) yang digunakan oleh CMT untuk mengerjakan produksi (lebih cepat, tepat waktu, atau lewat dari waktu toleransi yang diberikan), mulai dari pengecekan PO produksi yang diterima, ketepatan jadwal produksi, finishing, pengiriman, dan rework. Bobot yang diberikan untuk variabel ini adalah 20 % atau 0.2 karena variabel ini erat kaitannya dengan kinerja CMT dalam hal produksi. Semakin rendah intensitas pelanggaran waktu, maka kinerja CMT juga semakin baik. 3. Sarana Variabel ini menilai penggunaan sarana dan alat-alat produksi yang dimiliki oleh mitra. Jumlah sarana-sarana tersebut harus memenuhi standar minimal yang ditetapkan oleh perusahaan. Jika sarana yang dimiliki berjumlah lebih dari standar minimal atau boleh dikatakan banyak, maka kinerja mitra dapat lebih ditingkatkan. Syarat utama penilaian ini adalah sarana tersebut dipakai secara aktif untuk berproduksi. Jadi jika sarana tersebut tidak dipakai atau tidak dijalankan oleh tenaga kerja, maka sarana yang dimiliki oleh CMT tidak dihitung dalam penilaian ini. Variabel ini diberi bobot 5 % atau 0.05 saja karena sarana hanya masukan atau input yang tidak berpengaruh langsung dengan nilai kinerja CMT, tetapi hanya bersifat mendukung peningkatan kinerja saja. 4. Tenaga kerja

4 Selain sarana, mitra juga harus memiliki tenaga kerja. Jumlahnya juga harus memenuhi standar minimal yang ditetapkan. Batasan untuk jumlah paling maksimal tergantung daripada penggunaan sarana dan permintaan produksi yang harus disesuaikan oleh mitra sendiri. Variabel ini juga diberi bobot 5 % atau 0.05 karena tenaga kerja juga hanya masukan atau input proses yang tidak berpengaruh langsung dengan nilai kinerja CMT, tetapi hanya bersifat mendukung peningkatan kinerja saja. 5. Lokasi / tempat produksi Penilaian terhadap tempat atau lokasi produksi akan menentukan kinerja mitra dari segi kebersihan tempat, keamanan lingkungan, layout lokasi, dan keterjangkauan tempat itu sendiri. Bobot untuk variabel ini adalah 10 % atau 0.1, karena lokasi produksi ikut berpengaruh pada hasil output dalam kriteria kebersihan. 6. Sikap dan komunikasi Perusahaan memiliki hak dan kewajiban untuk senantiasa melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan mitra melalui berbagai sarana dan media komunikasi. Selain itu, sikap mitra juga memberi nilai tambah pada penilaian terhadap kinerja. Bobot untuk variabel ini adalah 20 % atau 0.2, karena sikap dan komunikasi merupakan faktor yang penting, yang berkaitan dengan bisa atau tidaknya perusahaan bekerja sama dengan CMT.

5 Tabel 4.1 Variabel dan indikator penilaian kinerja CMT Variabel Bobot Indikator Output 0.4 Waktu 0.2 Sarana 0.05 Tenaga kerja 0.05 Lokasi produksi 0.1 Sikap & komunikasi 0.2 Total bobot 1 Output bagus dari total produksi Output bagus yg sesuai spesifikasi produksi Output yg memenuhi kriteria kerapian Output yg memenuhi kriteria kebersihan Packaging output yg sesuai standar dlm PO Produksi tanpa rework dlm periode ini Keterlambatan laporan kekurangan dlm PO produksi Ketidaktepatan jadwal produksi Jadwal produksi yg tertunda krn kelalaian CMT atau rework Ketidaktepatan jadwal finishing Ketidaktepatan jadwal pengiriman Ketidaktepatan jadwal penyelesaian rework produksi Mesin jahit Mesin obras Mesin kam Mesin gulung bis Mesin gulung benang Seterika uap Semprotan alkohol Daya listrik Tenaga kerja jahit Tenaga kerja obras Tenaga kerja kam Koordinator produksi Sopir / kernet Tenaga buang benang Tenaga kerja finishing Tenaga bagian umum Kebersihan lokasi produksi & lingkungan Keamanan lingkungan Keteraturan layout lokasi produksi Kemudahan utk dijangkau Kemudahan dihubungi melalui alat komunikasi Keramahan dlm komunikasi Menerima koordinasi dan arahan dgn baik Cepat tanggap terhadap keluhan Loyalitas dan konsistensi kerja Ketaatan terhadap kontrak kerja

6 Dari hasil pengembangan variabel tersebut, penulis telah merancang penilaian atas indikatorindikator tersebut dalam bentuk formulir penilaian sebagai berikut. Tabel 4.2 Formulir Penilaian CMT FORMULIR PENILAIAN CMT Periode evaluasi : s/d

7 Variabel : output ( I ) No Pernyataan Output bagus dari total produksi Output bagus yg sesuai spesifikasi produksi Output yg memenuhi kriteria kerapian Output yg memenuhi kriteria kebersihan Packaging output yg sesuai standar dlm PO Produksi tanpa rework dlm periode ini Variabel : waktu ( II ) No Pernyataan Keterlambatan laporan kekurangan dlm PO produksi Ketidaktepatan jadwal produksi Jadwal produksi yg tertunda krn kelalaian CMT atau rework Ketidaktepatan jadwal finishing Ketidaktepatan jadwal pengiriman Ketidaktepatan jadwal penyelesaian rework produksi Variabel : sarana ( III ) No. Pernyataan Tdk punya 13. Mesin jahit 14. Mesin obras 15. Mesin kam 16. Mesin gulung bis 17. Mesin gulung benang 18. Seterika uap 19. Semprotan alkohol 20. Daya listrik Persentase Total I Intensitas x 2x 3x 50% dr min. Jumlah Standar min. 150% dr min. Total II 200% dr min. Total III Nilai Nilai Nilai

8 Variabel : tenaga kerja ( IV ) Jumlah No. Pernyataan Tdk punya 50% dr min. Standar min. 150% dr min. 200% dr min. 21. Tenaga kerja jahit 22. Tenaga kerja obras 23. Tenaga kerja kam 24. Koordinator produksi 25. Sopir / kernet 26. Tenaga buang benang 27. Tenaga kerja finishing 28. Tenaga bagian umum Total IV Variabel : lokasi / tempat produksi ( V ) No. Pernyataan Persentase Kebersihan lokasi produksi & lingkungan 30. Keamanan lingkungan 31. Keteraturan layout lokasi produksi 32. Kemudahan utk dijangkau Total V Variabel : sikap dan komunikasi ( VI ) No. Pernyataan Persentase Kemudahan dihubungi melalui alat komunikasi 34. Keramahan dlm komunikasi 35. Menerima koordinasi dan arahan dgn baik 36. Cepat tanggap terhadap keluhan 37. Loyalitas dan konsistensi kerja 38. Ketaatan terhadap kontrak kerja Total VI Nilai Nilai Nilai 4.3 Pedoman Penilaian Pedoman untuk mengisi formulir evaluasi tersebut adalah sebagai berikut : I. Output 1. Output bagus dari total produksi

9 Pernyataan pertama merupakan penilaian terhadap jumlah total output yang bagus dari total produksi pada periode evaluasi dalam bentuk persentase. Rumus perhitungan untuk persentase ini adalah : Total output bagus yg diproduksi dalam periode ini (lusin) Total output yg diproduksi CMT periode ini (lusin) X 100% 2. Output bagus yang memenuhi spesifikasi produksi Output bagus yang diterima dari CMT selanjutnya akan diperiksa oleh bagian Quality Control (QC). Faktor-faktor yang dinilai oleh bagian QC antara lain kesesuaian spesifikasi, kerapian, kebersihan, serta packaging. Rumus perhitungan : Jumlah artikel yang memenuhi spesifikasi Total artikel yang dikerjakan CMT periode ini X 100% 3. Output yang memenuhi kriteria kerapian Rumus perhitungan : Jumlah artikel sesuai kriteria kerapian Total artikel yang dikerjakan CMT periode ini X 100% 4. Output yang memenuhi kriteria kebersihan Rumus perhitungan : Jumlah artikel sesuai kriteria kebersihan Total artikel yang dikerjakan CMT periode ini X 100% 5. Packaging output yang sesuai standar dalam PO produksi Hal terakhir yang paling penting diperhatikan dalam proses produksi bagi CMT adalah packaging atau pengemasan. Rumus perhitungan : Jumlah artikel dgn packaging standar Total artikel yang dikerjakan CMT periode ini X 100% 6. Produksi tanpa rework dalam periode ini

10 Produksi yang dikategorikan tanpa rework adalah hasil atau output dari CMT yang lolos final QC dan tidak dikenakan rework. Rumus perhitungan : Jumlah artikel yg tdk dikenakan rework Total artikel yang dikerjakan CMT periode ini X 100% II. Waktu 1. Keterlambatan laporan kekurangan dalam PO produksi CMT diberi waktu untuk melaporkan segala bentuk kekurangan dalam PO produksi yang diterimanya maksimal 2 hari. Jika dalam waktu tersebut tidak ada laporan, maka perusahaan menganggap PO telah diterima sesuai dengan jumlah dalam surat jalan dan PO. Laporan yang diterima setelah 2 hari dianggap merupakan kelalaian CMT. 2. Ketidaktepatan jadwal produksi Lama produksi maksimal untuk artikel bodyfit adalah 1 minggu, sedangkan untuk kombinasi dan kaos berkerah maksimal 2 minggu. Waktu yang diberikan merupakan hasil kesepakatan dalam kontrak kerja, dimana penetapannya telah diperhitungkan dengan kerumitan desain atau model yang diproduksi. Ketepatan dalam jadwal produksi merupakan hal penting yang menunjukkan produktivitas CMT terhadap produksi perusahaan. 3. Jadwal produksi yang tertunda karena kelalaian CMT atau rework Lama pengerjaan produksi untuk 1 artikel adalah maksimal 4 hari (bodyfit) dan 10 hari (kombinasi/kerah). Produksi yang dikerjakan melewati batas waktu pengerjaan merupakan pelanggaran ketepatan jadwal produksi. 4. Ketidaktepatan jadwal finishing Lama pengerjaan untuk finishing adalah 2 hari (bodyfit) dan 3 hari (kombinasi/kerah). Finishing yang tidak diselesaikan dalam waktu tersebut merupakan pelanggaran terhadap jadwal produksi.

11 5. Ketidaktepatan jadwal pengiriman Sisa waktu yang ada setelah produksi dan finishing merupakan jangka waktu untuk melakukan pengiriman bagi CMT. 6. Ketidaktepatan jadwal penyelesaian rework Jika CMT dikenakan rework, perusahaan memberikan batas waktu maksimal untuk melakukan rework selama 3 hari. III.Sarana dan tenaga kerja Standar minimal bagi semua CMT yang direkrut oleh PT. CAB dalam hal sarana dan tenaga kerja adalah sebagai berikut. Tabel 4.3 Standar Sarana dan Tenaga Kerja No. Nama Jumlah minimal 1. Mesin jahit 8 buah 2. Mesin obras 4 buah 3. Mesin kam 1 buah 4. Mesin gulung bis 1 buah 5. Mesin gulung benang 1 buah 6. Seterika uap 2 buah 7. Semprotan alkohol 1 buah 8. Daya listrik 5500 watt 9. Tenaga kerja jahit 8 orang 10. Tenaga kerja obras 4 orang 11. Tenaga kerja kam 1 orang 12. Koordinator produksi 1 orang 13. Sopir / kernet 2 orang 14. Tenaga buang benang 2 orang 15. Tenaga kerja finishing 4 orang

12 16. Tenaga bagian umum 1 orang IV. Lokasi / tempat produksi 1. Kebersihan lokasi produksi dan lingkungan Lokasi / tempat produksi dianggap memenuhi penilaian terhadap faktor kebersihan jika : Got dan saluran air di sekitar lingkungan lancar dan bersih Ada petugas kebersihan dan sarana kebersihan umum yang memadai Tersedianya air bersih dari PAM dan mempunyai toilet atau WC yang memenuhi standar kebersihan Area produksi yang bersih dan rapi Ada tumbuhan hijau yang membuat keadaan menjadi asri 2. Keamanan lingkungan Lokasi / tempat produksi dianggap memenuhi penilaian terhadap faktor keamanan jika : Antisipasi tindakan pencurian dengan menyediakan tempat penyimpanan tas bagi para pekerja dan pemeriksaan setiap kali pekerja pulang Petugas keamanan yang siap siaga 24 jam Sistem keamanan dan ronda 24 jam Intensitas kriminalitas jarang dan bahkan tidak ada Kemudahan menghubungi bantuan aparat dan bantuan lainnya dalam keadaan darurat 3. Keteraturan layout lokasi produksi Layout produksi yang teratur adalah sebagai berikut. Tersedia tempat penyimpanan tas dan bawaan para pekerja Susunan alat-alat produksi yang teratur Susunan PO produksi dan barang ½ jadi yang teratur dan terpisah

13 Pembagian area produksi yang teratur antara produksi, buang benang, dan finishing Kenyamanan dan keleluasaan gerak dalam ruang 4. Kemudahan untuk dijangkau Kemudahan suatu lokasi untuk dijangkau bergantung dari ketersediaan sarana transportasi menuju lokasi tersebut. Jika sarana yang tersedia banyak dan mudah didapat, maka lokasi tersebut mudah untuk dijangkau. Untuk poin 1, 2, dan 3 satu syarat bernilai 20 %, sedangkan untuk poin 4, penilaian dilakukan sebagai berikut % jika sarana transportasi sangat sulit didapat, mahal, dan atau lokasi sulit dijangkau % jika sarana transportasi menuju lokasi tidak pasti selalu ada karena kondisi lalu lintas dan alam % jika sarana transportasi yang cukup memadai dengan 1 atau 2 pilihan angkutan % jika sarana transportasi sangat bervariasi (lebih dari 2 pilihan) % jika lokasi berada di daerah perkotaan yang lebih mudah dijangkau sarana apapun dengan sarana transportasi yang beraneka ragam V. Sikap dan komunikasi 1. Kemudahan dihubungi 20 % jika CMT sulit dihubungi baik melalui telepon, selular, dan atau alat komunikasi lainnya 40 % jika CMT tidak selalu bisa dihubungi, kadang-kadang bisa dan kadang-kadang tidak bisa 60 % jika CMT bisa dihubungi pada jam-jam tertentu saja sehingga menyulitkan perusahaan dalam melakukan koordinasi dalam keadaan urgent atau perubahan mendadak dalam produksi

14 80 % jika CMT selalu bisa dihubungi melalui alat komunikasi yang dimilikinya atau yang diberikan kepada perusahaan 100 % jika CMT selalu bisa dihubungi setiap saat perusahaan ingin melakukan koordinasi dan pengarahan dengan alat komunikasi yang lengkap, mulai dari telepon, faximile, selular, , dan sebagainya 2. Keramahan dlm komunikasi 20 % jika CMT selalu sangat tidak ramah, kasar, dan tidak menunjukkan sikap kerja sama dalam hubungan koordinasi produksi 40 % jika CMT kurang ramah, kadang-kadang ramah dan kadangkadang tidak ramah, bergantung dari hasil kerjanya. Pada saat hasil kerja bagus, CMT selalu ramah, sebaliknya pada saat hasil kerja dinilai jelek oleh perusahaan, CMT menunjukkan sikap yang tidak ramah 60 % jika CMT ramah dalam berkomunikasi, menanggapi semua keluhan dan koordinasi perusahaan dengan baik dan secara pasif (hanya menerima arahan saja) 80 % jika CMT sangat ramah, disertai dengan memberikan tanggapan terhadap keluhan maupun koordinasi dengan sikap terbuka serta aktif memberikan saran dan pandangan terhadap permasalahan produksi 100 % jika CMT sangat ramah, senantiasa menanggapi keluhan dan koordinasi, dan melakukan tindak lanjut yang cepat, dan memuaskan bagi perusahaan 3. Menerima koordinasi dan arahan dgn baik 20 % jika CMT sangat sulit menerima koordinasi dan arahan dengan baik 40 % jika CMT kurang bisa menerima koordinasi dan arahan, yang ditunjukkan dengan hasil kerja yang selalu dikenakan rework

15 60 % jika CMT dapat menerima koordinasi dan arahan dengan baik tapi secara pasif, artinya hanya menerima tanpa memberi masukan apapun 80 % jika CMT menerima koordinasi dan arahan dengan baik, dan secara aktif menyumbangkan ide dan saran untuk mengembangkan koordinasi yang telah diterima, sehingga hasil produksi lebih baik 100 % jika CMT menerima koordinasi dan arahan dengan sangat baik, dan melakukan tindak lanjut untuk koordinasi dan arahan yang telah diterima dengan segera, agar perusahaan dapat segera melihat hasilnya 4. Cepat tanggap terhadap keluhan 20 % jika CMT menanggapi keluhan dalam waktu lebih dari 3 hari setelah keluhan diterima 40 % jika CMT menanggapi keluhan dalam waktu lebih dari 2 hari setelah keluhan diterima 60 % jika CMT kadang-kadang menanggapi sehari setelah keluhan diterima dari perusahaan, tapi terkadang juga langsung ditindaklanjuti, bergantung dari kemauannya sendiri 80 % jika CMT selalu menanggapi keluhan dengan cepat dan segera setelah keluhan tersebut diterima 100 % jika CMT selalu menanggapi keluhan dengan cepat dan segera setelah keluhan tersebut diterima, dan mengkoordinasikan hasilnya kepada perusahaan segera setelah tindak lanjut selesai 5. Loyalitas dan konsistensi kerja 20 % jika CMT sering melakukan pelanggaran (lebih dari 3 kali) dalam hal konsistensi kerja yang tidak menentu dan loyalitas yang sangat meragukan

16 40 % jika CMT pernah melakukan pelanggaran terhadap konsistensi kerja lebih dari 1 kali, dan loyalitas masih sangat diragukan 60 % jika CMT menunjukkan konsistensi kerja yang baik, tapi oyalitas kerjanya masih diragukan 80 % jika CMT selalu konsisten terhadap pekerjaan dan loyalitasnya telah diketahui dengan jelas oleh perusahaan 100 % jika CMT sangat konsisten dalam hal kerja dan ketaatan terhadap kontrak kerja, serta loyalitasnya tidak diragukan sama sekali 6. Ketaatan terhadap kontrak kerja 20 % jika CMT sering melakukan pelanggaran terhadap ketentuan dalam kontrak kerja dengan intensitas lebih dari 3 kali dalam periode evaluasi 40 % jika CMT pernah melakukan pelanggaran lebih dari 1 kali 60 % jika CMT menaati ketentuan kontrak kerja dengan baik, tapi rasa loyalitas kerjanya masih diragukan 80 % jika CMT selalu menaati ketentuan kontrak kerja dan loyalitasnya telah diketahui dengan jelas oleh perusahaan 100 % jika CMT selalu menaati kontrak kerja, loyalitas tidak diragukan sama sekali, ditambah lagi tidak pernah melakukan pelanggaran sekalipun

17 Pedoman perhitungan nilai untuk formulir di atas dijabarkan sebagai berikut. Variabel I Persentase Nilai Variabel II Intensitas x 2x 3x Nilai ) ++ jika CMT selalu menyelesaikan lebih cepat dari waktu yang diberikan Variabel III dan IV Jumlah Tdk punya 50% dr min. Standar min. 150% dr min. 200% dr min. Nilai Variabel V dan VI Persentase Nilai Selanjutnya, hasil penilaian akan dievaluasi lebih lanjut dan disajikan ke bentuk laporan singkat. Formulir untuk laporan adalah seperti di bawah ini.

18 Tabel 4.4 Laporan Kinerja CMT Periode evaluasi : s/d LAPORAN KINERJA CMT CMT I II III IV V VI Total Nilai (T) Skala Kinerja Nilai per variabel Total nilai : total nilai per variabel bobot : total I +total II + total III + total IV + total V + total VI

19 Kolom Skala kinerja adalah kolom yang memberikan keterangan mengenai peringkat kinerja CMT. Tabel 4.5 Skala Kinerja CMT No. Total nilai Skala kinerja Grade 1. > 24 Kinerja sangat memuaskan atau lebih tinggi dari harapan A < T 24 Kinerja memuaskan atau sesuai dengan harapan B < T 18 Kinerja cukup memuaskan, tetapi harus disertai perbaikan pada kekurangan yang ada C 4. < 12 Kinerja kurang dari standar harapan, perlu perbaikan hampir di semua titik indikator evaluasi U Contoh penilaian terhadap CMT XXX FORMULIR PENILAIAN CMT Periode evaluasi : Januari 2006 s/d April 2006

20 Variabel : output ( I ) No. Pernyataan Persentase Nilai 1. Output bagus dari total produksi 4 Output bagus yg 2. sesuai spesifikasi 4 produksi 3. Output yg memenuhi kriteria kerapian 3 4. Output yg memenuhi kriteria kebersihan 3 5. Packaging output yg sesuai standar dlm PO 4 6. Produksi tanpa rework dlm periode ini 3 Total I 21 Variabel : waktu ( II ) No. Pernyataan Intensitas x 2x 3x Nilai Keterlambatan laporan 7. kekurangan dlm PO 2 produksi 8. Ketidaktepatan jadwal produksi 3 Jadwal produksi yg 9. tertunda krn kelalaian 3 CMT atau rework 10. Ketidaktepatan jadwal finishing Ketidaktepatan jadwal pengiriman 4 Ketidaktepatan jadwal 12. penyelesaian rework 5 produksi Total II 20 Variabel : sarana ( III ) Jumlah No. Pernyataan Tdk 50% Standar 150% 200% Nilai punya dr min. min. dr min. dr min. 13. Mesin jahit Mesin obras Mesin kam Mesin gulung bis Mesin gulung benang Seterika uap Semprotan alkohol Daya listrik 3 Total III 22 Variabel : tenaga kerja ( IV )

21 Jumlah No. Pernyataan Tdk 50% Standar 150% 200% Nilai punya dr min. min. dr min. dr min. 21. Tenaga kerja jahit Tenaga kerja obras Tenaga kerja kam Koordinator produksi Sopir / kernet Tenaga buang benang Tenaga kerja finishing Tenaga bagian umum 3 Total IV 26 Variabel : lokasi / tempat produksi ( V ) No. Pernyataan Persentase Nilai 29. Kebersihan lokasi produksi & lingkungan Keamanan lingkungan Keteraturan layout lokasi produksi Kemudahan utk dijangkau 2 Total V 11 Variabel : sikap dan komunikasi ( VI ) No. Pernyataan Persentase Nilai 33. Kemudahan dihubungi melalui alat komunikasi Keramahan dlm komunikasi Menerima koordinasi dan arahan dgn baik Cepat tanggap terhadap keluhan Loyalitas dan konsistensi kerja Ketaatan terhadap kontrak kerja 2 Total VI 14

22 Perhitungan nilai per variabel : Variabel I : 21 x 0.4 = 8.4 Variabel II : 20 x 0.2 = 4 Variabel III : 22 x 0.05 = 1.1 Variabel IV : 26 x 0.05 = 1.3 Variabel V : 11 x 0.1 = 1.1 Variabel VI : 14 x 0.2 = Total Nilai (T) = 18.7 T dari CMT XXX adalah 18.7 menunjukkan bahwa skala kinerja CMT ini memuaskan atau telah sesuai dengan harapan (skala kinerja grade B). Hasil perhitungan dimasukkan dalam laporan kinerja CMT sebagai berikut. LAPORAN KINERJA CMT Periode evaluasi : Januari 2006 s/d April 2006 CMT I II III IV V VI Total Nilai (T) Skala Kinerja XXX B YYY C ZZZ C AAA B BBB C CCC C DDD B EEE C

23 4.4 Sistem Evaluasi CMT Sedangkan tahapan dalam pelaksanaan evaluasi CMT dapat digambarkan dalam skema sistem berikut ini. PERSIAPAN PEMBENTUKAN TIM KERJA LAPORAN HASIL EVALUASI PERPANJANGAN / PEMUTUSAN KONTRAK PENGUMPULAN DATA & INF. EVALUASI MEETING MD & TIM DECISION Gambar 4.1 Skema Sistem Evaluasi CMT Sistem yang terlihat di atas adalah gambaran sistem evaluasi yang dirancang untuk mengevaluasi kinerja mitra CMT. Penjelasan tahap-tahap yang ada dalam skema adalah sebagai berikut. 1. Persiapan Persiapan adalah tahap awal dalam evaluasi. Pada tahap persiapan, departemen manufaktur sebagai penyelenggara melakukan perencanaan waktu pelaksanaan evaluasi, penganggaran sumber daya yang akan digunakan, menyiapkan alat dan formulir evaluasi, merencanakan pembentukan tim kerja, kemudian mengkoordinasikan dengan Managing Director (MD). Jika koordinasi positif atau dengan kata lain disetujui oleh MD, maka persiapan dianggap selesai.

24 2. Pembentukan tim kerja Departemen manufaktur pada perusahaan garmen pada khususnya merupakan departemen yang sangat sibuk setiap tahunnya. Sub-departemen di dalamnya memiliki tanggung jawab masing-masing yang tidak dapat dicampuradukkan. Untuk itu, departemen manufaktur sebagai penyelenggara evaluasi perlu membentuk tim kerja yang bertanggung jawab untuk melaksanakan evaluasi. Karyawan yang akan dilibatkan dalam hal evaluasi harus dirundingkan dengan MD dan harus dengan persetujuannya pula. Pembentukan tim ini juga bertujuan agar proses evaluasi terselesaikan dengan cepat, mengingat CMT yang harus dievaluasi berjumlah banyak. Tim kerja kemudian akan diberi penyuluhan mengenai tugas dan tanggung jawab mereka berkenaan dengan tugas mereka untuk melakukan evaluasi. Tim harus bersifat proporsional dalam melaporkan hasil evaluasi dan temuan mereka di lapangan. 3. Pengumpulan Data dan Informasi Setelah tim kerja terbentuk dan penyuluhan selesai, maka selanjutnya tim tersebut mulai melakukan tahap awal evaluasi, yaitu mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan evaluasi. Dalam hal ini, departemen manufaktur dalam tahap persiapan telah menyiapkan formulir yang berisi penyataan-pernyataan berkenaan dengan kinerja CMT. Formulir ini disertai dengan petunjuk atau pedoman pengisian. Jawaban yang diberikan harus sesuai dengan kenyataan, dengan kata lain harus ada fakta yang mendukungnya. Formulir berisi 38 pernyataan yang dikembangkan dari 6 variabel atau indikator evaluasi. 4. Evaluasi Tugas tim kerja yang dibentuk selanjutnya adalah mengevaluasi data yang telah diperoleh. Tahapan evaluasi yang dimaksud adalah :

25 Memasukkan nilai atau poin untuk setiap jawaban atas pernyataan. Nilai dalam masing-masing variabel kemudian dijumlahkan. Dalam formulir laporan kinerja CMT secara global, total variabel dikalikan masing-masing dengan bobot yang diberikan pada variabel tersebut. Hasilnya kemudian dijumlahkan sehingga diperoleh total nilai kinerja. Keterangan mengenai total kinerja yang diperoleh dapat dilihat pada tabel keterangan kinerja. Semakin tinggi total nilai yang diperoleh, maka kinerja CMT pasti semakin memuaskan, sebaliknya jika total nilai semakin rendah, maka kinerja CMT tersebut pasti semakin mengecewakan. Siklus atau tahapan ini dilakukan sekali dalam setahun. Hasil evaluasi dalam bentuk formulir laporan kinerja global periode tahun yang bersangkutan, yang mana akan ditindaklanjuti oleh departemen manufaktur. Jika kinerja CMT mencapai angka skala kinerja yang semakin menurun, maka CMT tersebut akan diberi surat peringatan yang berisi himbauan untuk memperbaiki kinerjanya. Pada akhir periode, MD dan tim kerja akan melakukan pertemuan atau meeting untuk mengambil keputusan mengenai perpanjangan atau pemutusan kontrak kerja perusahaan dengan CMT. Jika jawabannya Yes, maka berarti perusahaan akan memperpanjang kontrak kerja dengan CMT. Sedangkan jika No, maka berarti perusahaan akan memutuskan kontrak tersebut.

26 Untuk memudahkan pemahaman terhadap sistem tersebut, maka penulis menyajikan sistem berjalan dalam bentuk flow chart sebagai berikut. Persiapan (perencanaan waktu evaluasi, budget, alat & formulir tim kerja, koordinasi dgn MD) Pembentukan tim kerja (pemilihan orang-orang utk mengevaluasi; syarat independen dan transparan) Pengumpulan data periode I Pengumpulan data periode II Pengumpulan data periode III Evaluasi Kinerja I Evaluasi Kinerja II Evaluasi Kinerja III Simpulan Laporan periode I Simpulan Laporan periode II Simpulan Laporan periode III Performance OK? Performance OK? Performance OK? No SP I No SP II No SP III Pelaporan simpulan I, II, dan II ke MD Meeting antara MD & tim Simpulan Final Performance OK? Perpanjangan / pemutusan kontrak Gambar 4.2 Flow Chart Sistem Evaluasi CMT

27 TAHAP Persiapan Pembent ukan tim kerja Pengump ulan data dan informasi Rencana Tahunan Evaluasi Tahapan dalam skema sistem dapat disusun dalam rencana evaluasi berperiode tahunan. Perencanaan evaluasi tahunan untuk PT. CAB dapat disajikan dalam tabel sebagai berikut. Tabel 4.6 Rencana implementasi evaluasi tahunan KEGIATAN Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des Perencanaan waktu evaluasi Perencanaan anggaran Persiapan alat dan formulir Perencanaan tim kerja Koordinasi dengan MD Penentuan kualifikasi dan jumlah tim Pengajuan kandidat Seleksi kandidat Penjelasan tugas dan tanggung jawab Rapat tim : pembagian tugas Pengumpulan data Pengolahan data Evaluasi data Penarikan kesimpulan evaluasi Evaluasi Tindak lanjut : surat peringatan (SP) jika hasil evaluasi tidak memuaskan Laporan hasil evaluasi Meeting MD dan tim Laporan pertanggungjawaba n CMT Rapat MD dan tim Keputusan perihal kontrak