BAB IV PEMBAHASAN MASALAH. 4.1 Sistem Pengadaan Perlengkapan Produksi pada PT. Indomo Mulia

Transkripsi

1 46 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Sistem Pengadaan Perlengkapan Produksi pada PT. Indomo Mulia PT Indomo mulia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang distribusi peralatan rumah tangga salah satu produk yang diimport untuk didistibusikan tersebut antara lain adalah mesin cuci type WF 64 yang dijadikan oleh penulis sebagai objek penelitian Untuk dapat melakukan kegiatan produksinya PT Indomo Mulia harus melakukan pengadaan perlengkapan produksi dan mengendalikan persediaan perlengkapan produksi tersebut untuk dapat mengantisipasi permintaan yang datang diluar perencanaan perusahaan. Pada saat ini pengadaan perlengkapan produksi yang dilakukan oleh PT. Indomo Mulia masih secara manual. Dalam pengadaan perlengkapan produksi, PT. Indomo Mulia melakukan pengadaan ketika perusahaan memerlukan bahan penunjang kegiatan produksinya. PT. Indomo Mulia melakukan pengadaan perlengkapan produksi berdasarkan kebiasaan, tanpa membuat perencanaan setiap berapa periode perlengkapan produksi akan dipesan dan tidak memperhitungkan kemungkinan adanya pesanan secara mendadak dari konsumen.

2 47 Supplier yang ditunjuk langsung dan dipercaya oleh perusahaan, akan melakukan pengiriman sesuai jadwal yang diberikan oleh perusahaan. Perusahaan akan menghubungi supplier untuk mempercepat jadwal pengiriman atau meminta tambahan jumlah persediaan bila perusahaan mendapat pesanan secara mendadak. Pada tahun 28, biaya yang dikeluarkan oleh PT. Indomo Mulia untuk persediaan sebesar Rp Biaya tersebut harus dikeluarkan oleh PT. Indomo Mulia karena tidak adanya perencanaan dalam sistem pengadaan perlengkapan produksi yang dilaksanakan dan pengendalian persediaan yang diterapkan didalam perusahaan masih kurang optimal untuk dapat mengantisipasi kemungkinan yang akan terjadi Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengadaan Perlengkapan Produksi Adapun faktor-faktor yang mendorong PT. Indomo Mulia untuk selalu menyediaakan perlengkapan produksi, antara lain: a. Terdapatnya gedung yang bisa digunakan sebagai tempat penyimpanan perlengkapan produksi. b. Mempunyai karyawan untuk dipekerjakan dalam memelihara dan pengawasan terhadap perlengkapan produksi tersebut. c. Mengantisipasi apabila sewaktu-waktu perlengkapan produksi sulit didapat sesuai jumlah yang dibutuhkan.

3 48 d. Menjaga apabila sewaktu-waktu perlengkapan produksi mengalami kenaikan harga sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian Jadwal Induk Produksi (MPS) Pada tabel berikut diketahui kebutuhan bersih untuk produk mesin cuci selama tahun 28 Tabel 4.1 Kebutuhan bersih hasil rata-rata pemesanan baku selama tahun 28 Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agst Sept Okt Nov Des Kebutuhan Sumber : PT. Indomo Mulia Struktur Produk (BOM) Gambar 4.1 BOM Mesin Cuci WF 64 Mesin Cuci WF 64 1 Manual Book 1 Unit Anti rat cover 1 Unit Water inlet hose 4 Unit

4 Biaya Persediaan Biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan: a. Biaya Pemesanan Biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam satu kali pemesanan adalah sebesar Rp 112..,-. Biaya tersebut termasuk harga perlengkapan produksi, biaya transportasi, dan biaya angkut. b. Biaya Penyimpanan Untuk penyimpanan perusahaan juga harus mengeluarkan biaya sebesar Rp 2.,- per bulan untuk per barang yang disimpan. Biaya tersebut merupakan biaya akumulasi dari biaya listrik, biaya gudang, biaya perawatan, dan biaya kerusakan. Besarnya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan merupakan hasil akumulasi dari biaya-biaya yang termasuk didalamnya, karena perusahaan tidak bisa memberikan data untuk biaya-biaya tersebut secara terperinci kepada penulis Pengadaan Persediaan dengan Menggunakan Metode MRP Setelah diketahui biaya-biaya yang dikeluarkan oleh PT. Indomo Mulia untuk persediaan dengan sistem pengadaan yang diterapkan PT. Indomo Mulia, maka biaya tersebut akan dibandingkan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk persediaan dengan menggunakan metode-metode MRP.

5 Metode Lot For Lot (LFL) Metode Lot For Lot dikenal juga sebagai metode persediaan minimal. Dengan metode LFL, pemesanan perlengkapan produksi yang dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan yang diperlukan untuk proses produksi pada periode tersebut. Metode ini mengandung resiko, yaitu jika terjasi keterlambatan dalam pengiriman perlengkapan produksi maka akan mengakibatkan terhentinya proses distribusi atau pemasaran. Dengan menggunakan metode LFL, kebutuhan perlengkapan produksi dirumuskan seperti terlihat pada tabel 4.2. Tabel 4.2 Bagan MRP dengan menggunakan metode LFL Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agst Sept Okt Nov Des Kebutuhan Bersih Rencana 12 Penerimaan kali Proyeksi 247 Persediaan Sumber : Hasil Analisis penulis Karena pemesanan sesuai dengan kebutuhan bersih pada setiap bulan, maka dengan menggunakan metode ini tidak terdapat persediaan perlengkapan produksi

6 51 yang menunggu untuk proses produksi. Dengan tidak adanya persediaan, perusahaan hanya mengeluarkan biaya pemesanan yang dihitung sebagai berikut: Biaya Pemesanan = 12 x Rp = Rp Biaya Penyimpanan = = Rp Biaya Total Persediaan = Rp Biaya total persediaan yang dikeluarkan oleh perusahaan sebesar Rp per tahun dengan menggunakan metode Lot For Lot, dan perusahaan dapat menghemat biaya sebesar Rp Metode Part Periode Balancing (PPB) Metode penyeimbang sebagian periode dalam menentukan ukuran lot untuk suatu kebutuhan material yang tidak seragam, yang bertujuan untuk suatu kebutuhan material yang tidak seragam, bertujuan untuk memperkecil biaya total persediaan. Metode ini menggunakan pendekatan sebagian periode ekonomis (economic partperiod, EPP) untuk mencari ukuran lot. Kebutuhan setiap periode diakumulasikan hingga mendekati nilai EPP. Besarnya akumulasi persediaan yang mendekati nilai EPP merupakan ukuran lot yang dapat memperkecil biaya persediaan. Nilai EPP dapat diperoleh dengan menggunakan rumus: EPP = Biaya Pemesanan Biaya Penyimpanan per per periode

7 52 = Rp = 56 periode-bagian Rp 2. Tabel 4.3 Bagan untuk menentukan ukuran lot dengan menggunakan EPP Periode Kebutuhan Lama penyimpanan (periode) Periode- bagian Akumulasi periode Jan Jan, Feb 1 Jan, Feb, Mar Apr Apr,Mei 1 Apr,Mei,Jun Jul Jul, Agst 1 Jul, Agst, Sept Okt Okt, Nov 1 Okt, Nov, Des Sumber : Hasil Analisi Penulis

8 53 Tabel 4.3 dibuat bertujuan untuk menentukan setiap berapa periode pemesanan akan dilakukan. Pemesanan dilakukan ketika akumulasi periodenya mendekati nilai 53 periode bagian (EPP). Berdasarkan pada tabel 4.3, pemesanan dilakukan setiap tiga periode sekali. Pada periode Januari dilakukan akumulasi pemesanan untuk periode Februari dan Maret, pemesanan dilakukan kembali pada bulan April akumulasi untuk periode Mei dan Juni. Untuk periode Agustus dan September pemesanan dilakukan pada periode Juli, pemesanan terakhir untuk tahun berjalan dilakukan pada periode Oktober akumulasi periode November dan Desember. Penentuan besarnya ukuran lot dijelaskan pada tabel 4.3. Baris pertama, pemesanan dilakukan hanya untuk memenuhi periode Januari saja, sehingga tidak ada persediaan yang disimpan. Baris kedua, pemesanan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan periode Januari dan Februari, selama periode itu terdapat (kolom 2) yang belum digunakan dan tersimpan selama 1 periode (kolom 3). Kolom 4 menunjukkan periode bagian, yang diperoleh dari besar kebutuhan dikalikan dengan lama penyimpanan (periode). Untuk memenuhi kebutuhan tiga periode sekaligus, terdapat tambahan yang tersimpan selama 2 periode Januari, Februari, dan Maret sebanyak 73. Perhitungan untuk lot berikutnya sama dengan perhitungan pada lot pertama. Untuk lot kedua dipesan sebanyak 74, angka tersebut mendekati angka 56 (EPP) dibandingkan. Lot kedua dilakukan sekaligus untuk kebutuhan periode April, Mei, dan Juni. Untuk lot ketiga mencakup kebutuhan untuk Juli, Agustus, dan

9 54 September dipesan sebanyak 74. Dibandingkan lebih mendekati angka EPP dipesan untuk kebutuhan periode Oktober, November dan Desember. Berdasarkan perhitungan lot diatas, pemesanan pada periode Januari sebanyak 74 untuk memenuhi kebutuhan dua periode berikutnya. Pada periode Mei dan Juni diakumulasikan pemesanannya pada periode April sebanyak 75. Sebanyak 75 juga dipesan pada periode Juli untuk memenuhi kebutuhan periode Agustus dan September. dan untuk periode diakhir tahun, sebanyak 76 dipesan pada periode Oktober untuk kebutuhan periode November dan Desember. Rencana kebutuhan perlengkapan produksi dan biaya total dapat dihitung sebagai berikut. Tabel 4.4 Bagan MRP dengan menggunakan metode PPB Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agst Sept Okt Nov Des Kebutuhan Bersih Rencana Penerimaan kali Proyeksi Persediaan Sumber : Analisis Penulis

10 55 Biaya Pemesanan = 4 x Rp = Rp Biaya Penyimpanan = 298 x Rp 2. = Rp Biaya Total Persediaan = Rp Dengan metode PPB, pemesanan dilakukan sebanyak 4 kali dalam setahun setiap tiga periode dan mengeluarkan biaya pemesanan sebesar Rp karena pemesanan dilakukan secara akumulasi maka ada perlengkapan produksi yang disimpan sebelum proses yang mengakibatkan timbulnya biaya penyimpanan sebesar Rp Dengan metode PPB yang biaya total persediaannya sebesar Rp , perusahaan dapat menghemat sebesar Rp untuk waktu satu tahun Metode Periode Order Quantity (POQ) Metode kuantitas pesanan periode merupakan pengembangan dari metode EOQ untuk jumlah permintaan yang tidak sama dalam beberapa periode. Nilai POQ dapat diperoleh dengan menggunakan rumus berikut: Dimana : S H D = Biaya Pemesanan = Biaya Penyimpanan = Kebutuhan Rata-rata = 3 / 12 bulan = /bln

11 56 Hasil perhitungan diatas berarti, pemesanan dilakukan setiap 2 periode sekali dengan jumlah pesanan sesuai dengan kebutuhan untuk 2 periode yang bersangkutan. Pada tabel 4.5 dapat dilihat perencanaan kebutuhan perlengkapan produksi dengan menggunakan metode POQ. Pada bulan Januari, pemesanan dilakukan untuk 2 periode yaitu Januari dan Februari sebanyak 5. Dan akan dipesan kembali pada bulan Maret untuk 2 periode mendatang, begitu juga untuk periode-periode selanjutnya Tabel 4.5 Bagan MRP dengan Menggunakan metode POQ Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agst Sept Okt Nov Des Kebutuhan Bersih Rencana Penerimaan kali Proyeksi 153 Persediaan Sumber : Analisis Penulis

12 57 Berdasarkan tabel diatas, dalam satu tahun perusahaan melakukan pemesanan sebanyak 6 kali. Karena pemesanan dilakukan setiap 2 periode, maka ada perlengkapan produksi yang disimpan untuk persediaan periode berikutnya. Hal ini menyebabkan timbulnya biaya penyimpanan. Untuk mengetahui besarnya biaya penyimpanan, perlengkapan produksi yang tersisa pada setiap periode harus diakumulasikan terlebih dahulu. Maka akan diperoleh banyaknya yang disimpan (+++++ = 153). Dan biaya-biaya untuk persdiaan akan diketahui dengan perhitungan berikut: Biaya Pemesanan = 6 x Rp = Rp Biaya Penyimpanan = 153 x Rp 2. = Rp 36.. Biaya Total Persediaan = Rp Biaya total persediaan yang dihasilkan dengan menggunakan metode POQ sebesar Rp Pemesanan metode POQ lebih sering dibandingkan dengan metode PPB, namun dalam jumlah perlengkapan produksi yang disimpan metode POQ jauh lebih sedikit yang dapat memperkecil biaya penyimpanan. Dengan metode POQ, dalam satu tahun perusahaan dapat menghemat sebesar Rp 72...

13 Metode Economic Order Quantity (EOQ) Dengan metode kuantitas pesanan ekonomis (EOQ), diharapkan dapat memperkecil biaya persediaan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Jumlah perlengkapan produksi yang dipesan dengan menggunakan metode ini dianggap konstans. Yaitu perlengkapan produksi yang dipesan sama banyak di setiap periode pemesanan. Untuk mendapatkan jumlah yang paling ekonomis pada setiap pemesanan, dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai berikut : EOQ = 2DS H Dimana : D = jumlah kebutuhan bahan baku per tahun S = biaya pemesanan (rupiah/pesanan) H = biaya penyimpanan (rupiah//pertahun) EOQ = 2(3)(112 = = 28. = 529,15 ~ 529 (dibulatkan)

14 59 Dari perhitungan diatas, diperoleh angka 529 sebagai jumlah pemesanan yang paling ekonomis. Pada tabel 4.6 dapat dilihat, pemesanan dilakukan setiap 2 periode sekali. Karena jumlah kebutuhan periode Januari dan Februari dapat terpenuhi dengan satu kali pemesanan, walaupun ada kelebihan perlengkapan produksi pada periode Februari. Kelebihan tersebut dapat digunakan pada periode-periode berikutnya. Pada periode November jumlah pesanan sebanyak 529 saja, karena terdapat kelebihan pada periode sebelumnya yang dapat memenuhi kebutuhan untuk periode November dan Desember. Dari tabel tersebut dapat diketahui berapa banyak pemesanan dilakukan dan berapa banyak perlengkapan produksi yang disimpan, dan biaya persediaan dapat dihitung dengan perhitungan yang dapat dilihat dibawah tabel. Tabel 4.6 Bagan MRP dengan menggunakan model EOQ Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agst Sept Okt Nov Des Kebutuhan Bersih Rencana Penerimaan kali Proyeksi Persediaan Sumber : Analisis Penulis

15 6 Biaya total persediaan dapat dihitung sebagai berikut : Biaya Penyimpanan (Total Inventory Coast) = EOQ 2 H 529 = 2 = Rp Biaya Pemesanan = D EOQ S 3 = = Rp Total biaya persediaan = Rp Rp = Rp Dengan kuantitas pemesanan yang sama dengan metode POQ, pada metode EPQ perlengkapan produksi yang disimpan lebih banyak yang mengakibatkan biaya penyimpanan yang dikeluarkan oleh perusahaan lebih besar. Namun dengan metode EOQ perusahaan masih bisa menghemat biaya total persediaan sebesar Rp Rp = Rp selama satu tahun.

16 Hasil Perhitungan Dengan Menggunakan Metode MRP Dari metode-metode yang digunakan, setiap metode diketahui berapa biaya persediaan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Pada setiap metode-metode MRP mempunyai hasil yang berbeda-beda, dan dari empat metode MRP ringkasan hasil perhitungannya dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.7 Ringkasan Biaya Total Persediaan dengan Metode LFL, PPB, POQ, dan EOQ Jenis Biaya Metode LFL PPB POQ EOQ Biaya Pemesanan Rp Rp Rp Rp Biaya Penyimpanan Rp Rp Rp 36.. Rp Biaya Total Rp Rp Rp Rp Sumber : Hasil Analisis Penulis Dari tabel diatas, dapat terlihat perbedaan pada setiap metode MRP yang digunakan dan dilakukan perhitungan. Diperoleh hasil, dengan menggunakan metode POQ yang menghasilkan biaya total persediaan yang paling rendah dibandingkan dengan metode yang lainnya. Berdasarkan metode tersebut, pemesanan sebaiknya

17 62 dilakukan secara periodik yaitu setiap 2 periode sekali, dimana setiap pemesanan mencakup kebutuhan untuk du periode sekaligus. Dari hasil perhitungan diatas, setiap metode MRP yang digunakan menghasilkan biaya persediaan yang lebih rendah dibandingkan dengan biaya persediaan yang dikeluarkan oleh PT Indomo Mulia yang sebesar Rp Dengan menggunakan metode POQ yang mempunyai biaya persediaan terendah dibandingkan dengan metode lain, PT Indomo Mulia bisa menghemat biaya persediaan sebesar Rp 72.. dalam satu tahun (tahun 28). Tabel 4.8 Perbandingan Biaya Total Persediaan PT. Indomo Mulia dengan Biaya Total Persediaan menggunakan Metode MRP Biaya Total Biaya Total Biaya Total Metode Persediaan Persediaan dengan yang dapat MRP PT. Indomo Mulia Metode MRP Dihemat LFL Rp Rp Rp PPB Rp Rp POQ Rp Rp 72.. Sumber : Hasil Analisa Penulis EOQ Rp Rp

18 63 Dan ringkasan tersebut dapat dijadikan sebagai suatu pertimbangan bagi perusahaan untuk dapat meminimalkan biaya persediaan. Perusahaan juga dapat memilih metode yang paling sesuai untuk diterapkan di dalam perusahaan, karena tidak selamanya metode POQ memberikan biaya total yang paling rendah dibandingkan dengan metode lainnya. Hal ini tergantung dari besarnya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan juga besarnya bahan yang dibutuhkan pada setiap periodenya.