PEMILIHAN VENDOR DAN ALOKASI ORDER UNTUK JASA TRANSPORTASI DARAT (STUDI KASUS DI PERUSAHAAN ROKOK)

Transkripsi

1 PEMILIHAN VENDOR DAN ALOKASI ORDER UNTUK JASA TRANSPORTASI DARAT (STUDI KASUS DI PERUSAHAAN ROKOK) Kurniawan Wiyono, I Nyoman Pujawan 2 Program Pascasarjana, Bidang Keahlian Manajemen Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember 2 pujawan@ie.its.ac.id ABSTRAK Supply Manajemen merupakan strategi untuk membuat dan memastikan kontinuitas pasokan dengan layanan yang lebih baik dan melibatkan supplier untuk memberikan hasil seperti yang diharapkan oleh pelanggan. Pemilihan supplier merupakan elemen yang penting dalam proses manajemen pasokan sehingga dituntut untuk bekerja lebih baik dan lebih cepat dengan sumber daya yang lebih efisien. Untuk mendukung hal ini maka dibutuhkan teknik pemilihan supplier yang mudah dan ekonomis. Pada tesis ini melakukan penelitian dan pengembangan model model evaluasi pemilihan supplier yang dapat membantu memaksimalkan kinerja supply chain dan memberikan kontribusi bagi perusahaan dengan optimal dalam memberikan produk dan jasa yang berkualitas dengan jumlah yang tepat dan tepat waktu. Metode Analytical Hierarchy Process dan Mixed Integer Programming merupakan metodologi multi kriteria pemilihan untuk faktor kualitatif dan kuantitatif dimana metodologi ini digunakan pada penelitian ini dalam memilih supplier jasa transportasi angkutan darat. Penelitian ini diawali dengan menetapkan kriteria untuk melakukan klasifikasi setelah itu diikuti dengan pemberian bobot pada setiap kriteria dengan metode Analytical Hierarchy Process dan pengolahan data kapasitas pabrik, kapasitas supplier dan permintaan pasar dengan metode Mixed Integer Programming dalam menentukan jumlah alokasi order ke supplier. Hasil analisis menunjukan pemilihan supplier dapat lebih baik dan fair berdasarkan kinerja supplier sehingga memberikan hasil yang optimal bagi perusahaan dalam hal distribusi hasil produksi ke pasar. Kata Kunci : Pemilihan Supplier, AHP, Mixed Integer Programming PENDAHULUAN Latar Belakang Pada saat ini persaingan yang ketat pada perusahaan dalam memberikan produk dan jasa membuat mereka berusaha untuk dapat memberikan pelayanan yang cepat dan lebih baik daripada pesaingnya. Para pemilik/manajer perusahaan menyadari bahwa mereka tidak dapat mengerjakannya sendiri tanpa dukungan dari supplier-supplier mereka. Oleh karena itu meningkatnya kepentingan dari keputusan dalam pemilihan supplier membuat organisasi/perusahaan untuk berpikir kembali strategi pengadaan mereka dan mengevaluasinya. Studi selama bertahun-tahun telah dialamatkan pada bermacam-macam kriteria yang penting dalam pemilihan supplier selain kualitas, harga, pengiriman tepat waktu dan jasa. Faktor- faktor tersebut dikategorikan kedalam 4 group yaitu: kemampuan finansial, kultur organisasi, strategi teknologi dan faktor-faktor lainnya seperti fasilitas produksi, lokasi supplier dan kapasitas produksi supplier.

2 Seiring dengan berjalannya waktu fungsi procurement berkembang dari yang biasanya kegiatan administratif menjadi kegiatan yang bersifat managerial. Para pemilik/manajer perusahaan menyadari bahwa procurement memberikan kontribusi yang besar pada perusahaan dalam memberikan keuntungan dari penghematan biaya pembelian materi sebagai contoh perusahaan consumer goods menghabiskan dana 70% dari total biaya produksi pertahun untuk membeli material, perusahaan automotif 60%, perusahaan farmasi 65%, perusahaan minyak 80% sedangkan labour cost menghabiskan dana 0-5 % dari total biaya produksi pertahun dengan adanya ini maka diperlukan procurement yang baik dan efisien. PT. X merupakan salah satu perusahaan consumer goods besar dimana supplier, produksi/pabrik dan pelanggan merupakan bagian yang sangat penting dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Pemilihan supplier merupakan kegiatan strategis dalam perusahaan terutama karena supplier tersebut akan memasok produk dan jasa yang bersifat kritis atau strategis dan akan digunakan dalam kontrak jangka panjang yaitu selama 2 (dua) tahun. Pemilihan supplier dan jasa logistik pada hakekatnya adalah permasalahan multi kriteria karena ada sejumlah kriteria yang harus diperhitungkan. Beberapa dari kriteria tersebut bersifat conflicting misalnya antara kualitas dengan harga barang/jasa. Pentingnya dari procurement operation telah disadari dalam beberapa tahun terakhir ini dengan mengembangkan bermacam-macam algoritma dan sistem. Hubungan model matematika diidentifikasikan dalam masalah pemilihan supplier. Selama ini dalam pemilihan supplier dilakukan di PT. X menggunakan metode evaluasi pemilihan supplier dengan hanya mempertimbangkan dari kriteria harga/nilai barang dan lamanya waktu pengiriman saja untuk kebutuhan barang-barang yang rutin dengan nilai kecil sedangkan untuk kebutuhan barang dan jasa yang bernilai besar dilakukan proses tender dengan menggunakan metoda weighted average, sedangkan untuk mengalokasikan jumlah order menggunakan skala prioritas dari hasil penilaian sehingga hasil evaluasi pemilihan supplier kurang objektif dan tidak optimal dimana akhirnya berdampak pada supplier yang mempunyai kemampuan lebih dan berpotensial tidak terpilih atau mendapat order dibawah kemampuannya. Untuk mengantisipasi hal tersebut diperlukan kriteria-kriteria dan metodametoda pemilihan supplier yang lebih agar penilaian bisa lebih objektif dan optimal terutama pada pemilihan supplier untuk kebutuhan barang dan jasa yang bersifat krusial/strategis dan bernilai besar bagi organsasi/perusahaan. Salah satu metode Multi Criteria Decision Making (MCDM) yang sering digunakan dalam proses pemilihan untuk memperoleh alternatif terbaik adalah Analytical Hierarchy Process dimana metoda ini adalah metoda yang paling komprehensif untuk pengambilan keputusan dalam masalah sosial, ekonomi, pemerintahan serta perusahaan/organisasi dengan mempertimbangkan semua kriteria baik tangible dan intangible yang mempengaruhi hubungan timbal balik diantara faktor yang mempengaruhinya (interaction and feedback within cluster of elements and between clusters) dan Mixed Integer Programming merupakan teknik program matematika digunakan untuk mencari hasil yang optimal dengan melakukan alokasi order ke para supplier dimana pada penelitian ini titik distribusi yang dilakukan oleh para supplier berbeda-beda yang dimulai dari satu lokasi pabrik ke lokasi mitra usaha dan dilanjutkan ke lokasi gudang pemasaran yang tersebar di pulau Jawa. A-24-2

3 METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini diuraikan langkah-langkah penulisan secara rinci seluruh kegiatan yang dilaksanakan selama penelitian berlangsung dimana diagram alir metodologi penelitian dapat dilihat pada gambar dibawah ini: Gambar. Diagram Alir Metodologi PROSES SELEKSI SUPPLIER DENGAN MENGGUNAKAN AHP Setelah diketahui kriteria apa saja yang masuk dalam proses tender maka dilakukan pembobotan terhadap masing-masing kriteria. Penentuan prioritas terhadap A-24-3

4 masing-masing kriteria menggunakan metode Anaytical Herarchcy Process (AHP) melalaui kuisoner yang diberikan kepada pihak pengambil keputusan (decision maker). Kemudian dilakukan pengolahan data dengan bantuan Software Expert Choice (EC) untuk mendapatkan bobot dari setiap kriteria yang ada. Pada proses ini terdapat beberapa kriteria yang kemudian diolah untuk mendapatkan bobot untuk masing masing kriteria. Untuk kriteria-kriteria yang akan dilakukan pembobotan dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP) dengan bantuan software expert choice. Struktur AHP diperlihatkan pada gambar di bawah ini. Gambar 2. Kriteria-kriteria yang Diolah MENENTUKAN KRITERIA UNTUK PEMILIHAN SUPPLIER No. I Deskripsi Kriteria Kualitas Kemampuan dalam ketepatan dan kesesuaian jumlah barang dalam pengiriman / Keutuhan dan Kesesuaian Barang (Q) 2 Kemampuan dalam pengiriman barang tanpa cacat / Keamanan Barang (Q2) II Kriteria Ketepatan Pengiriman (D) Kemampuan untuk mengirimkan barang sesuai dgn tanggal yang disepakati / Ketepatan Waktu Pengiriman (D) Kemampuan dalam hal penanganan sistem transportasi / Manajemen 2 Pengiriman (D2) III Kriteria Customer Care ( C ) Kecepatan dalam menanggapi permintaan pelanggan/respond Time (C) Cepat Tanggap dalam menyelesaikan masalah/keluhan pelanggan/resolutin 2 Time (C2) Kemampuan untuk memberikan informasi secara jelas dan mudah untuk 3 dimengerti/service level (C3) 4 Kemudahan dihubungi/komunikasi (C4) IV Kriteria Penanganan dan Klaim Pembayaran (K) Kemampuan memberikan semua data seperti barang rusak atau holang ditengah jalan (K) A-24-4

5 Kemampuan dalam memberikan ganti rugi atas kehilangan/kerusakan barang 2 dari klaim asuransi (K2) V Kriteria Kinerja Supplier (P) Kemampuan dalam menyediakan sarana transportasi dalam kualitas dan jumlah armada (P) 2 Kemampuan menangani area dari lokasi pengiriman sampai tujuan(p2) VI Kriteria Harga (H) Kemampuan memberikan harga yang kompetitif berdasarkan kualitas yang ditawarkan (H) 2 Kemampuan memberikan cara pembayaran (H2) ALOKASI ORDER DENGAN MIXED INTERGER PROGRAMMING Minimize C ) sw ( X sw + j C 2) swj Parameter-parameternya adalah : s = supplier w = index untuk gudang mitra usaha j = index untuk gudang pemasaran () C sw ( Y swj... () = Biaya angkut bahan semi product per trip dari pabrik ke gudang mitra usaha X sw = Jumlah trip pengiriman oleh supplier s dari pabrik ke gudang skt plant atau mitra usaha w (dalam trip) (2) C swj = Biaya pengiriman per trip oleh supplier s dari gudang skt plant atau mitra usaha w ke gudang pemasaran j Y swj = Jumlah trip pengiriman oleh supplier s dari gudang skt plant atau mitra usaha w ke gudang pemasaran j (dalam trip) DJ = permintaan pengiriman tahunan dari gudang pemasaran j (dalam trip) K = Kapasitas produksi pabrik dalam jumlah trip / tahun K w = Kapasitas produksi mitra usaha w dalam jumlah trip / tahun Bs = Bobot yang diperoleh untuk para supplier dari AHP A sw = Jumlah armada yang dimiliki oleh supplier untuk rute dari pabrik ke mitra usaha A swj = Jumlah armada yang dimiliki oleh supplier untuk rute dari mitra usaha ke gudang pemasaran. Kendala yang menjamin bahwa pengiriman dari pabrik ke semua gudang mitra usaha harus lebih kecil atau sama dengan kapasitas pabrik. sw K X A-24-5

6 2. Kendala berikut bahwa pengiriman dari pabrik ke semua gudang mitra usaha harus sama dengan kapasitas produksi mitra usaha yang bersangkutan. X sw = K w 3. Kendala berikut bahwa jumlah yang dikirim dari gudang mitra usaha w dalam setahun keseluruh gudang pemasaran j sama kapasitas produksi tahunan (throughput) dari mitra usaha w yang bersangkutan. Hal ini diformulasikan sebagai berikut : s j Y = swj K w w 4. Kendala berikut menyatakan bahwa jumlah yang dikirim dari gudang mitra usaha w ke seluruh gudang pemasaran j harus sama atau lebih kecil dari permintaan pihak marketing / bagian pemasaran : Y swj D j j 5. Kendala berikut menyatakan bahwa jumlah yang akan di order ke para supplier untuk rute dari pabrik ke gudang mitra usaha w dan jumlah untuk rute dari gudang mitra usaha w ke seluruh gudang pemasaran j harus sama atau lebih kecil dari bobot yang diperoleh para supplier melalui AHP : j X sw Bs K dan j Y swj Bs D j 6. Kendala berikut menyatakan bahwa jumlah barang yang dikirim baik ke gudang mitra usaha dan ke gudang pemasaran tidak boleh melebihi kapasitas armada yang dimiliki oleh supplier. Hal ini diformulasikan sebagai berikut : X A sw sw dan j Y swj A swj Rute Distribusi Transportasi Darat Pulau Jawa pada PT. X A-24-6

7 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Dari penelitian dan hasil analisa dapat disimpulkan bahwa :. Dalam pemilihan supplier kriteria-kriteria yang dipertimbangkan beserta bobot yang diperoleh dari hasil quisioner untuk aspek kualitas dengan bobot sebesar aspek ketepatan pengiriman, aspek pelayanan pelanggan, aspek klaim asuransi, aspek kinerja supplier dan aspek harga. 2. Dengan menggunakan Analytical Hierarchy Process dalam seleksi terhadap supplier nomimasi mendapatkan peringkat masing-masing supplier. 3. Untuk alokasi order jasa transportasi menggunakan Mixed Integer Programming dimana hasil alokasi jumlah ordernya ke para supplier dalam setahun untuk rute X (pabrik ke mitra usaha) dan rute Y (mitra usaha ke gudang pemasaran). Saran Beberapa saran yang dapat digunakan untuk penelitian sejenis dimasa yang akan datang adalah:. Perlunya pengembangan dalam pemilihan alternatif dengan menggunakan sistem yang lebih baik dengan mempertimbangkan kriteria-kriteria dan komponen berpengaruh yang mempunyai hubungan feedback lebih banyak. 2. Dengan adanya sistem ini maka perusahaan hendaknya menggunakan sistem ini dimulai dengan penerapannya dalam menetapkan lokasi mitra usaha, perencanaan distribusi antara lain dengan memasukkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi ke formula-formula diatas sehingga dapat menghasilkan penghematan yang cukup besar bagi perusahaan. 3. Agar dilakukan penelitian serupa untuk optimasi biaya transportasi distribusi diluar pulau jawa seperti sumatera, kalimantan atau biaya transportasi pengiriman melalui expedisi laut yang mana permasalahannya mirip dengan distribusi di Pulau Jawa. DAFTAR PUSTAKA Beamon, B. M, (999) Measuring Supply Chain Performance, International Journal of Operation and Production Management, Vol. 9 No. 3, pp Briscoe, Geoffrey., R.J. Dainty, Andrew, Millet, Sarah, (200) Construction supply chain partnership : skills, knowledge and attitudinal requirements. Journal od Purchasing & Supply Management, Vol. 7, pp Chan. F.T.S (2003) Performance Measurement in a supply chain, International Journal of Advanced Manufacturing Technology, Vol. 2, pp Choi, T. Y, Hartley, J.L, (996), An Exploration of Supplier Selection Practice Across the Supply Chain. Journal of Operation Management, Vol. 4, pp Dickson GW, (996), An Analysis of Vendor Selection System and Decision. Journal of Purchasing, vol. 2, pp 5-7. Dobler, D. W; Burt, D.N., and Lee Jr.,L (990), Purchasing and Material Management, Mcgraw-Hill. Expert Choice (2000). Decision Support Software, mcleaan, VE. A-24-7

8 Gunasekaran, a., Patel, C., and Tirtiroglu,E. (200), Performance Measures and Metrics in a Supply Chain Enviroment, International Journal of Operation an Production Management, Vol. 2 No. ½, pp Hakannson (200), Design and Managing The Supply Chain : Concept, Strategies and Case Studies, Mc-Graw Hill, Singapore. Humphreys, P. K., Wong, Y. K. and Chan, F. T. S. (2003), Integrating enviromental criteria into supplier selection process. Journal of Materials Processing Technology, Vol. 38, pp Indrajit, R.E, Djokopranoto. R (2002), Konsep Manajemen Supply Chain : Cara Baru Memandang Mata Rantai Penyediaan Barang, Grasindo, Jakarta. Kasilingan, R.G., and Lee, CP (996), Selection of vendors -A mixed integer programming approach, Computers & Industrial Engineering, 3, ½, pp Narasimhan R, (983), An analytical approach supplier selection. Journal of Purchasing and Materials Management, Vol. 9 No. 4, pp Pujawan, I Nyoman (2005), Supply Chain Management, Guna Widya, Surabaya. Saaty, T.L (993), Decision Making for Leader; The analytical network process for Decision in Complex World, Prentice Hall Ltd, Pittsburgh. Verna, R, Pullman, M. (998). An analysis of the supplier selection process, International Journal Management Science. Vol. 2, pp Weber, C. A., and Current, J.R (993), A multiobjective approach to vendor selection, European Journal of Operation Research, 68. pp A-24-8