BAB III OBJEK PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB III OBJEK PENELITIAN III.1 Sejarah Singkat PT. Saga Machie PT. Saga Machie adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan sepatu dan sandal yang berdiri sejak Perusahaan ini berlokasi di Jalan H. Agus Salim No.67, Jakarta Pusat. PT. Saga Machie didirikan oleh Ibu Aulia Singgih berdasarkan akta nomor 202 tanggal 30 maret 199, yang dibuat di hadapan notaris Bapak Darsono Ps. S.H yang berkedudukan di Jakarta. Pada awal pendiriannya, PT. Saga Machie memproduksi dan menjual brand Andre Valentino. Brand tersebut pertama kali dipasarkan di Singapura pada tahun 1993, setelah itu ekspor ke Malaysia. Setelah berhasil di luar negeri, alas kaki hasil buatan Indonesia ini dipasarkan di dalam negeri tahun 1996 untuk segmen kelas atas. Awalnya mereka hanya membuka (counter) di Sogo, Jakarta. Kini merambah berbagai kota di Jawa dan Bali hingga Banjarmasin, Balikpapan, Medan, Palembang, dan Bandar Lampung. Setelah melihat peluang pasar yang positif, PT. Saga Machie semakin gencar mengeluarkan desain-desain up-to-date, sehingga mengeluarkan produk Studio Nine dan lisensi Elle dari Paris untuk memenuhi kebutuhan pasar sosial A dan pasar sosial B. Dengan kelebihan selalu memberikan kualitas material yang baik, menjadikan produk-produk PT. Saga Machie sering digunakan dalam daftar konsumen seperti Ritz Carlton, Exelcomindo dan sebagainya. 40

2 Namun tidak selamanya bisnis alas kaki ini berjalan mulus, alas kaki merek Studio Nine ini hampir berhenti diproduksi karena penjualannya yang semakin anjlok. Akhirnya, Marga Singgih selaku manager representative memutuskan untuk meninjau kembali produk Studio Nine, meliputi redesign dan repositioning pasar. Keputusan tersebut ternyata membuahkan hasil, penjualan sepatu Studio Nine meningkat dari tahun ke tahun, meskipun margin mengecil tetapi terbukti penjualan Studio Nine lebih tinggi 12% dibandingkan dengan Andre Valentino pada PT. Saga Machie telah diakui keunggulannya dan baru saja menerima sertifikat ISO 9001, Sertifikat Uji Kelayakan Balai Besar Kulit, Karet, dan Plastik (BBKKP), sehingga produk PT. Saga Machie siap bersaing dengan produk impor lainnya. III.1.1 Visi dan Misi Visi dari PT. Saga Machie adalah berkomitmen memberikan yang terbaik melalui kepemimpinan berkualitas, mengembangkan brand image produk serta perbaikan terus-menerus dalam perdagangan alas kaki untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Apabila dalam hal penjualan, misi yang ditetapkan PT. Saga Machie yaitu : No Misi Persentase 1. Kinerja kualitas produk 98,5% 2. Kinerja kualitas barang yang masuk 99% Tabel 3.1. Visi dan Misi PT. Saga Machie 41

3 Misi PT. Saga Machie adalah membuat sebuah pemikiran dari suatu pendekatan yang positif dan membantu kita untuk membangun relasi yang baik dengan customer dan tim. Menghargai satu sama lain merupakan inti terpenting dari sebuah perilaku antara tim, supplier, dan customer. Dalam misi departemen yang ditetapkan PT. Saga Machie adalah kenaikan penjualan tahunan sebesar 5%. III.2 Bidang Usaha PT. Saga Machie merupakan distributor sepatu dan sandal tunggal yang tidak mempunyai anak perusahaan. Adapun brand produk yang dipasarkan oleh perusahaan ini adalah Andre Valentino (Men, Ladies dan Children), Studio Nine (Men dan Ladies), dan Elle (Ladies). Pemasaran yang dilakukan oleh PT. Saga Machie adalah penjualan tunai dan penjualan konsinyasi (titip jual). Untuk penjualan tunai dilakukan melalui toko, sedangkan untuk penjualan konsinyasi dilakukan melalui counter-counter yang terdapat di departemen stores yang telah menjalin kerja sama. Beberapa departemen stores tersebut, seperti : - Centro Department Store (Jakarta, Bali, Yogyakarta) - Metro Department Store (Jakarta, Bandung) - Sogo Department Store (Jakarta, Surabaya, Medan, Bali) - Matahari Department Store (Jakarta, Manado, Medan) - Mega Department Store (Pekanbaru) - Java Department Store (Jakarta, Makassar) 42

4 Perusahaan kini mempekerjakan +/- 600 karyawan dengan rincian sebagai berikut : 300 karyawan di bidang produksi, 45 karyawan di kantor pusat, dan +/- 300 karyawan di bagian promosi (SPG/SPB). Dengan jam operasional di kantor pusat adalah sebagai berikut : Senin Jumat : Sabtu : III.3 Produk Produk Bahan baku untuk produksi sandal dan sepatu didapat dari luar negeri dan dalam negeri dengan menggunakan jenis bahan baku utama kulit disamping bahan baku yang digunakan untuk detail-detail sepatu seperti gesper, benang, hak, dan semua detail tersebut disesuaikan dengan model sepatu yang diproduksi. Daftar harga dari produk PT. Saga Machie antara lain : a. Sandal wanita dengan brand Studio Nine berkisar dari Rp hingga Rp b. Sepatu wanita dengan brand Studio Nine berkisar dari Rp hingga Rp c. Sandal pria dengan brand Studio Nine berkisar dari Rp hingga Rp d. Sepatu pria dengan brand Studio Nine berkisar dari Rp hingga Rp e. Sandal wanita dengan brand Elle berkisar dari Rp hingga Rp f. Sepatu wanita dengan brand Elle berkisar dari Rp hingga Rp

5 III.4 Struktur Organisasi PT. Saga Machie Struktur organisasi mempunyai peranan penting dalam sebuah perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, dapat menjelaskan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi suatu perusahaan harus disusun dengan sedemikian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota dapat terlibat dengan jelas sehingga kelancaran kerja dan hubungan baik antar setiap bagian dalam perusahaan dapat terlaksana. Bentuk struktur organisasi yang digunakan PT.Saga Machie adalah struktur organisasi fungsional dimana setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti penjualan, produksi, dan lain-lain. Adapaun struktur organisasi PT. Saga Machie adalah sebagai berikut : 44

6 ORGANIZATION CHART PT SAGA MACHIE DIRECTOR GENERAL MANAGER OPERATION MANAGER SALES MANAGER TAX & ACCOUNTING MANAGER DOCUMENT CONTROLLER/HRD FINANCE MANAGER GENERAL AFFAIR AV PRODUCT EXECUTIVE TAX PURCHASING EDP ENGINEER WAREHOUSE ADMIN ELLE, AVC PRODUCT EXECUTIVE SN ADMINISTRATOR COLLECTOR WAREHOUSE SUPERVISOR QUALITY CONTROLLER GUNZE SALES ACCOUNT ADMINISTRATOR IT & SALES SUPPORT AVC. AVL, LEGO ADV & PROMOTION KASIR ELLE, ACL S N L CORPORATE SALES EXECUTIVE A V M STORE SUPERVISOR S N M BOUTIQUE SUPERVISOR GUNZE OUT SOURCE Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Saga Machie Sumber : PT. Saga Machie 45 45

7 III.4.1 Uraian Tugas dan Wewenang Adapun tugas dan wewenang dari setiap bagian struktur organisasi PT. Saga Machie adalah sebagai berikut : 1) Direktur Tugas dan wewenang direktur adalah : a. Memimpin dan mengendalikan jalannya perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. b. Mengawasi pelaksanaan operasi melalui laporan yang diterima. c. Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran perusahaan. d. Merupakan pengambilan keputusan terakhir atas perencanaan, investasi dan masalah dalam perusahaan. e. Memimpin rapat direksi dan memberikan petunjuk kepada bawahan. 2) General Manager Tugas dan wewenangnya adalah : a. Bertanggung jawab kepada direktur. b. Membantu memberikan saran kepada direktur. c. Bertanggung jawab untuk menggerakan apa yang direncanakan perusahaan. d. Mengkoordinir dan mengawasi aktivitas manager di bawahnya. 3) Operation Manager Tugas dan wewenangnya adalah : a. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan operasional perusahaan. b. Mengkoordinasi dan mengawasi semua kegiatan operasional perusahaan. 46

8 4) Driver Tugas dan wewenangnya adalah : a. Mengirim barang ke counter. b. Mengambil barang yang diretur dari setiap counter. 5) Controller Tugas dan wewenangnya adalah mengontrol / recheck weekly / monthly stock antara komputer dan counter, semua stock harus balance. 6) Warehouse supervisor Tugas dan wewenangnya adalah bertanggung jawab terhadap sirkulasi (keluar masuk) barang di gudang. Retur barang yang datang maupun keluar. 7) Administration staff a. Menerima surat pesanan dan retur barang dari setiap counter. b. Membuat surat jalan dan faktur IST untuk penjualan konsinyasi. 8) Shoes and Sandal Clerk Tugas dan wewenangnya adalah : a. Mencatat setiap pengeluaran dan penerimaan persediaan pada bukti penerimaan dan pengeluaran barang. b. Membuat stock list untuk menginformasikan barang yang dipesan itu ada atau tidak berdasarkan surat pesanan. 9) Sales and Marketing Manager Tugas dan wewenangnya adalah : a. Merencanakan, mengawasi dan mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan perjanjian produk dan berusaha untuk meningkatkan penjualan dengan mempelajari situasi pasar. 47

9 b. Menganalisa dan menilai pelaksanaan seluruh kegiatan penjualan serta mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan pemasaran produk. c. Memberikan persetujuan terhadap penjualan konsinyasi. 10) Product Executive Tugas dan wewenangnya adalah : a. Membuat PO dan laporan pemesanan barang yaitu OTB per brand. b. membuat laporan jumlah kuantitas per brand per acara. c. Membuat analisa ranking sales toko / counter per brand based on value, qty, dan average. 11) SPG / Counter Supervisor Tugas dan wewenangnya adalah : a. Mengumpulkan weekly / monthly report b. Menginput semua stock counter c. Mediator antara SPG dab manajemen d. Mengkoordinir program acara sales 12) SPG Tugas dan wewenangnya adalah a. Menerima / meretur barang b. Menjual barang c. Membuat weekly / monthly stock report / daily sales report d. Menerima komplain customer untuk direparasi dan diteruskan ke kantor (bagian customer service) 48

10 13) Finance and Accounting Manager a. Tugas dan wewenangnya adalah b. Merumuskan tujuan rencana jangka pendek dan panjang, strategi, dan kebijakan di bidang keuangan dan akuntansi. c. Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran tahunan unit organisasi keuangan dan akuntansi. d. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas pencatatan transaksi sesuai dengan prinsip dan sistem akuntansi yang berlaku termasuk pelaporan keuangan dan manajemen. e. Bertanggung jawab atas penyajian laporan akuntansi dan keuangan perusahaan. 14) Accounting Tugas dan wewenangnya adalah a. Membuat laporan keuangan (GL P&L, Jurnal) per bulan per perusahaan b. Membuat laporan penjualan counter c. Membuat laporan penjualan 15) Financial Tugas dan wewenangnya adalah a. Mencatat penerimaan kas dan pengeluaran kas di buku kas finance b. Mengkontrol dan menerima penagihan dan pembayaran dari customer c. Mengecek mutasi dan saldo bank setiap hari d. Melakukan pembayaran hutang dan pengeluaran perusahaan. 49

11 16) Tax Tugas dan wewenangnya adalah membuat laporan keuangan (GL P&L, Jurnal) per bulan per perusahaan untuk kepentingan perpajakan.membuat / mengisi SSP per bulan. III.5 Prosedur Penjualan Konsinyasi Yang Sedang Berjalan Prosedur penjualan dan penerimaan kas pada PT. Saga Machie dijelaskan sebagai berikut : III.5.1 Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Prosedur penerimaan pesanan pelanggan yang terjadi dalam PT. Saga Machie adalah : a. SPG/SPB melakukan pemesanan melalui telepon atau fax kepada perusahaan yang diterima oleh bagian Product Executive b. Product Executive akan membuat form order berdasarkan pesanan yang diminta oleh SPG/SPB counter atau toko c. Product Executive akan menghubungi bagian gudang untuk melakukan penyiapan barang yang dipesan. III.5.2 Prosedur Pengecekan dan Penerimaan Pesanan Setelah prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan, dilakukan prosedur pengecekan dan penerimaan pesanan untuk dikirim ke counter / toko terkait, seperti berikut: 50

12 a. Setelah otorisasi persetujuan permintaan SPG/SPB diberikan oleh manajer operasional, maka bagian gudang mempersiapkan barang pesanan sesuai form order. b. Bagian gudang akan membuat Form Stock List yang berisi daftar barang yang akan dikirim ke counter atau toko berdasarkan Form Order. c. Bagian gudang memberikan Form Stock List ke bagian administrasi gudang untuk diberikan faktur pengiriman (Surat jalan) dan diserahkan ke driver. d. Driver akan membawa faktur pengiriman (Surat Jalan) untuk diminta tanda tangan bahwa barang telah diterima dengan baik. e. Supervisor akan mendistribusikan faktur warna merah ke department stores, warna kuning didistribusikan ke bagian gudang, dan faktur berwarna putih dibawa pulang oleh driver. f. Jurnal yang dilakukan dalam pengecekan dan pengiriman pesanan, adalah Konsinyasi Keluar xxx Kas xxx B. pengepakan xxx III.5.3 Prosedur Pembuatan Faktur Pengiriman (Surat Jalan) Prosedur otorisasi yang dilakukan dalam proses pembuatan faktur pengiriman atau surat jalan dalam PT. Saga Machie adalah: a. Setelah bagian gudang siap untuk menyerahkan barang ke driver, maka bagian gudang meminta bagian administrasi gudang untuk membuat Faktur Pengiriman berdasarkan Form Stock List. Faktur ini akan menjadi surat jalan ke counter atau toko. 51

13 b. Faktur pengiriman (surat jalan) dibuat 4 rangkap yang telah ditanda tangani oleh manajer operasi dan didistribusikan. c. SPG/SPB akan membuat laporan/ data penjualan harian/bulanan dan diserahkan ke bagian penjualan. d. Berdasarkan data penjualan yang diberikan SPG/SPB maka bagian penjualan akan membuat Daily Sales Report yang akan menjadi acuan untuk membuat rekapitulasi penjualan. e. Rekapitulasi penjualan dibuat ketika akan dilakukan penagihan berdasarkan penjualan yang terjadi selama sebulan dan dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 dan 2 didistribusikan kepada department store dan rangkap 3 kepada bagian akuntansi. f. Jurnal yang digunakan dalam proses pengiriman adalah: Konsinyasi Keluar xxx Pengiriman barang Konsinyasi xxx III.5.4 Prosedur Pencatatan Penjualan Prosedur yang terjadi ketika melakukan proses pencatatan penjualan tersebut, dilakukan dengan cara berikut : a. Bagian akuntansi menerima rekapitulasi penjualan dan mengecek ketepatan perhitungan, kelengkapan dan keabsahan dokumen-dokumen tersebut. b. Berdasarkan Rekapitulasi Penjualan maka bagian akuntansi akan membuat kwitansi yang dibuat 1 rangkap dan didistribusikan ke department store. 52

14 c. Pada akhir bulan bagian administrasi pajak akan membuat faktur pajak sesuai Rekapitulasi Penjualan yang ada. Faktur pajak dibuat 1 rangkap dan didistribusikan ke department store, dan di fotocopy 2 rangkap untuk diarsip oleh bagian akuntansi dan bagian pajak. d. Rekapitulasi penjualan, Penjualan, Kuitansi, dan Faktur Pajak diserahkan kepada bagian penagihan. III.5.5 Prosedur Pemrosesan dan Penerimaan Kas Pertimbangan utama dalam penerapan penerimaan kas adalah seluruh kas dengan tepat waktu. Prosedur yang dilakukan damlam pemrosesan dan penerimaan kas tersebut adalah sebagai berikut : a. Pembayaran dapat dilakukan dengan transfer ke rekening perusahaan dan yang akan dilakukan pengecekan oleh bagian akuntansi. b. Bagian akuntansi akan melakukan pencatatan jurnal ketika terjadi pembayaran. c. Jurnal yang dilakukan ketika terjadi penerimaan kas tersebut adalah: Jurnal Penjualan tunai dengan kas yang terjadi di boutique : Kas xxx - Penjualan tunai - xxx PPN Out - xxx Penjualan dengan sistem kartu ATM / Debit : Piutang Dagang xxx - Penjualan - xxx PPN Out - xxx 53

15 Penerimaan kas dengan sistem kartu kredit : Piutang Dagang xxx - Biaya potongan kredit xxx - Penjualan - xxx PPN Out - xxx Jurnal penerimaan yang diterima dari department store : Bank xxx - Piutang dagang - xxx III.6 Prosedur Penjualan Pihak Konsinyi dan Kebijakan Penjualan Konsinyasi III.6.1 Proses Penjualan Barang Konsinyasi pada Pihak Konsinyi Dimulai dari konsumen datang ke counter yang disediakan oleh department store dan akan dilayani SPG/SPB. Setelah konsumen menentukan barang yang akan dibeli, SPG/SPB akan melakukan pencatatan bon konsinyasi sesuai dengan pesanan serta tanggal pembelian maupun diskon atas barang tersebut. Bon terdiri dari 3 rangkap yaitu, rangkap 1 berwarna putih, rangkap 2 berwarna merah, dan rangkap 3 berwarna kuning. Bon konsinyasi warna putih diberikan kepada konsumen untuk proses pembayaran di kasir. Setelah penyerahan bon konsinyasi ke konsumen, SPG akan menyerahkan barang konsumen yang telah dicatat. Ketika konsumen melakukan pembayaran, kasir akan memberikan barang dengan disertakan struk bukti pembayaran dan bon konsinyasi warna merah. Bon konsinyasi warna putih akan diarsip oleh department store, warna kuning diberikan pada konsinyor (PT. Saga Machie). SPG/SPB juga akan melakukan 54

16 pencatatan laporan penjualan yang terjadi dan nantinya akan dilaporkan ke bagian penjualan konsinyor (PT. Saga Machie). Jurnal yang dilakukan ketika terjadi penerimaan kas dari pendapatan konsinyasi di counter counter konsinyasi, adalah: Piutang Dagang xxx - Penjualan - xxx PPN keluaran - xxx III.6.2 Kebijakan Akuntansi Penjualan Konsinyi Kebijakan akuntansi yang dilakukan dalam melakukan perjanjian kerjasama terhadap pihak konsinyi, diperlukan adanya suatu kesepakatan yang terjadi, antara lain: a. Melakukan perjanjian kerjasama mengenai hak dan kewajiban yang harus ditanggung oleh masing-masing pihak dan telah ditetapkan PT. Saga Machie sebagai konsinyor dan department store sebagai konsinyi. b. Besar margin yang diberikan konsinyor kepada pihak konsinyi antara 30% sampai 35% yang nantinya akan dipotong dari hasil penjualan. c. Produk dari PT. Saga Machie yang telah dititipkan menjadi tanggung jawab sepenuhnya pihak department store d. Produk yang rusak di pihak konsinyi menjadi tanggung jawab PT. Saga Machie, sedangkan produk yang hilang di pihak konsinyi menjadi tanggung jawab konsinyi. e. Jika penjualan di bawah target, maka akan dilakukan peninjauan kembali. f. Dilakukan pengecekan sebulan sekali. 55

17 III.7 Flowchart Penjualan dan Penerimaan Kas PT. Saga Machie Berdasarkan narasi prosedur penjualan, dan penerimaan kas, maka akan dibuat suatu proses yang menggambarkan alir dari sistem penjualan dan penerimaan kas yang berjalan, siapa saja yang berwenang mengotorisasi dokumendokumen yang digunakan dalam transaksi, bagaimana dokumen tersebut berpindah dari berbagai bagian, serta bagaimana akhirnya proses pencatatan dokumen tersebut ke dalam catatan akuntansi. Flowchart penjualan dan penerimaan kas PT. Saga Machie yang sedang berjalan, yaitu : 56

18 Berikut merupakan bagan alir dari Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang berjalan, antara lain : Product Executive Warehouse Mulai 1 Menerima pesanan dari SPG Form Order PE membuat Form Order Menyiapkan Barang Form Order Membuat Form Stock List 1 Stok List 2 Keterangan : SPG : Sales Promotion Girl SPB : Sales Promotion Boy PE : Product Executive Gambar 3.2. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang Berjalan 57

19 Berikut merupakan bagan alir dari Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang berjalan (lanjutan), antara lain : Warehouse Admin 2 Stok List Membuat Surat Jalan Surat Jalan T 3 Keterangan : OM : Operation Manager Gambar 3.3. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang Berjalan (Lanjutan) 58

20 Berikut merupakan bagan alir dari Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang berjalan (lanjutan), antara lain : Product Executive Accounting 4 Membuat Daily Sales Report Berdasarkan data penjualan dari SPG/SPB 5 Rekapitulasi Penjualan Daily Sales Report Membuat Jurnal Jurnal Membuat Daily eport Sales Membuat Kuitansi Rekapitulasi Penjualan Kuitansi Diberi materai 6 5 Membuat Faktur Pajak Faktur Pajak 8 9 Gambar 3.4. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang Berjalan ( Lanjutan ) 59

21 Berikut merupakan bagan alir dari Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang berjalan (lanjutan), antara lain : Collector Finance Rekapitulasi Penjualan 1 2 Kuitansi Faktur Pajak Tunai, cek, giro Menagih ke Department Store Menyetorkan ke bank Faktur Pajak Bukti setor bank Kuitansi Dikirim Rekapitulasi Penjualan 12 Pembayaran dengan transfer Pembayaran dengan tunai, cek, giro 10 Tunai, cek, giro 11 Gambar 3.5. Bagan Alir Sistem Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas yang Berjalan (Lanjutan ) 60