KOMPUTERISASI AKUNTANSI

Transkripsi

1

2 Annisa Fatimah, S.ST., M.SA. Suryan Widati, S.E., M.SA., Ak., CA. Zainal Abdul Haris, S.E., M.Si., Ak., CA. Novi Nugrahani, S.E., M.Ak. KOMPUTERISASI AKUNTANSI

3 KOMPUTERISASI AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA DAN DAGANG Penulis: Annisa Fatimah, S.ST., M.SA. Suryan Widati, S.E., M.SA., Ak., CA. Zainal Abdul Haris, S.E., M.Si., Ak., CA. Novi Nugrahani, S.E., M.Ak. Desain Cover: Ardika Feriyanto Setter: Much. Imam Bisri Diterbitkan oleh: Aditya Media Publishing Anggota IKAPI No. 003/DIY/94 Alamat: Jln. Tlogosuryo No. 49 Tlogomas Malang Tlp./Faks. (0341) Jln. Bimasakti No. 19 Yogyakarta Tlp./Faks. (0274) Cetakan Pertama, Desember 2016 Ukuran: 15,5 x 23 cm Jumlah: xii halaman ISBN: Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini ke dalam bentuk apa pun, secara elektronis, maupun mekanis, termasuk fotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2000 tentang Hak Cipta, Bab XII Ketentuan Pidana, Pasal 72, Ayat (1), (2), dan (6). I ii I

4 DAFTAR ISI Daftar Isi... iii Daftar Tabel... v Daftar Gambar... vii BAB 1 PENGANTAR PROGRAM KOMPUTER AKUNTANSI Apa itu Program Komputer? Program Aplikasi Komputer Akuntansi... 2 BAB 2 AKUNTANSI MANUAL VS AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI Pengertian Akuntansi Siklus Akuntansi Akuntansi Manual vs Akuntansi Terkomputerisasi... 6 BAB 3 BEKERJA DENGAN MYOB Prinsip Bekerja Dengan Program MYOB Membuka Program MYOB Melakukan Setup Computer Untuk MYOB BAB 4 SETUP MYOB SEBAGAI LANGKAH AWAL Setup File Perusahaan Setup Preferensi Perusahaan Command Centre BAB 5 PENCATATAN TRANSAKSI PEMBELIAN MELALUI MYOB Melakukan Berbagai Transaksi dengan Modul Pembelian (Purchase) BAB 6 PENCATATAN TRANSAKSI PENJUALAN MELALUI MYOB BAB 7 PENCATATAN TRANSAKSI KAS MELALUI MODUL BANKING I iii I

5 BAB 8 PENCATATAN TRANSAKSI MELALUI MODUL ACCOUNT BAB 9 PENCATATAN TRANSAKSI MELALUI MODUL INVENTORY BAB 10 LATIHAN I iv I

6 DAFTAR TABEL Tabel 1 Opsi Pada Startup MYOB Tabel 2 Karakter Nomor Rekening Pada Aplikasi MYOB Tabel 3 Account Type pada Header dan Detail Account Tabel 4 Daftar Akun pada Kasus PT AISHITERU I v I

7 I vi I

8 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Siklus Akuntansi... 6 Gambar 2. Tampilan Aplikasi MYOB v19 pada Dekstop.. 10 Gambar 3. Startup MYOB v Gambar 4. Setup Date, Language, dan Region Setting Gambar 5. Jendela Regional Setting and Language Options 12 Gambar 6. Jendela Customise Regional Setting Gambar 7. Jendela Customise Regional Setting Gambar 8. Startup MYOB Gambar 9. Wizard Selamat Datang MYOB Gambar 10. Wizard Isian Data Informasi Perusahaan Gambar 11. Jendela Informasi Akuntansi Gambar 12. Build Account List Gambar 13. Menu Bar Setup Preferences Gambar 14. System Preferences Setup Gambar 15. Windows Preferences Setup Gambar 16. Reports & Forms Preferences Setup Gambar 17. Banking Preferences Setup Gambar 18. Sales Preferences Setup Gambar 19. Terms of Sales Preferences Setup Gambar 20. Purchase Preferences Setup Gambar 21. Terms of Purchases Preference Setup Gambar 22. Security Preferences Setup Gambar 23. Tahap 1 Penyusunan User ID Password Gambar 24. Tahap 2 Pembatasan Akses User ID Gambar 25. Tampilan Command Centre Gambar 26. Tampilan Command Centre Modul Account Gambar 27. Masuk ke Profile Account Gambar 28. Menghapus Akun Gambar 29. Mengubah Akun Gambar 30. Command Centre Account List untuk Menambah Akun I vii I

9 Gambar 31. Tombol New untuk Menambah Akun Baru Gambar 32. Menambah Akun Baru Gambar 33. Daftar Akun Tampilan Ms Excel Gambar 34. Menyimpan Format Text Gambar 35. Wizard File > Import Data Account Information Gambar 36. Wizard Import Account Gambar 37. Import File **.txt Gambar 38. Import Field Account Gambar 39. Tombol Up/Down Untuk Menata Level Account 41 Gambar 40. Tampilan Akhir Chart of Account Gambar 41. Wizard Linked Account Untuk Account & Banking Account Gambar 42. Tampilan Akhir Linked Account Untuk Account & Banking Account Gambar 43. Wizard Linked Account Untuk Sales Account 44 Gambar 44. Tampilan Akhir Linked Account Untuk Sales Account Gambar 45. Wizard Linked Account Untuk Purchases Account Gambar 46. Tampilan Akhir Linked Account Untuk Purchases Account Gambar 47. Menu Tab List > Tax Codes Gambar 48. Daftar Tax Codes yang Akan Dihapus Gambar 49. Delete Tax Code Gambar 50. Tombol New Untuk Menambah Kode Pajak Baru 50 Gambar 51. Wizard Tax Code Information Gambar 52. Menu Tab List > Jobs Gambar 53. Tombol New Untuk Menginput Job List Gambar 54. Wizard Edit Jobs Gambar 55. Menu Tab List > Categories Gambar 56. Tombol New Untuk Menginput Category List 53 Gambar 57. Wizard Edit Categories Gambar 58. Modul Card File pada Command Centre I viii I

10 Gambar 59. Isian Card Profile Gambar 60. Modul Inventory Untuk Mencatat Item List Gambar 61. Isian Detail pada Item List Gambar 62. Menu Tab Auto Build pada Isian Detail Item List.. 59 Gambar 63. Edit List pada Auto Build Item List Gambar 64. Isian Detail pada Auto Build Item List Gambar 65. Menu Tab Setup Account Opening Balance Gambar 66. Isian Saldo Awal Rekening Gambar 67. Historical Balancing Sebagai Penguji Keseimbangan Gambar 68. Menu Setup Opening Customer Balance Gambar 69. Add Sale Untuk Pencatatan Saldo Awal Piutang 65 Gambar 70. Isian pada Saldo Awal Piutang Gambar 71. Menu Setup Opening Supplier Balance Gambar 72. Add Purchase Untuk Pencatatan Saldo Awal Utang Gambar 73. Isian pada Saldo Awal Utang Gambar 74. Modul Inventory pada Command Cantre Gambar 75. Isian Pada Kolom Counted Gambar 76. Tombol Adjustment Inventory Gambar 77. Opening Inventory Balance Gambar 78. Purchases Register Gambar 79. Modul Purchases pada Command Centre Gambar 80. Layout Service pada Purchases Gambar 81. Isian Form Service Purchases Gambar 82. Jurnal Pembelian Service Gambar 83. Layout Item pada Purchases Gambar 84. Isian Form Item Purchases Gambar 85. Jurnal Pembelian Item Gambar 86. Tampilan Quote untuk Permintaan Barang Gambar 87. Tombol Purchase Register pada Modul Purchase 80 Gambar 88. Proses Order pada MYOB Gambar 89. Mengubah Order menjadi Bill Gambar 90. Modul Purchase untuk Retur Pembelian I ix I

11 Gambar 91. Form Retur Pembelian Gambar 92. Tab Return & Debits Pada Purchase Register 84 Gambar 93. Isian Detail Return Applied Gambar 94. Jurnal Retur Pembelian Gambar 95. Pay Bills pada Modul Purchases Gambar 96. Isian Pay Bills Gambar 97. Jurnal Pay Bills Gambar 98. Sales Register Gambar 99. Layout Item Pada Sales Gambar 100. Isian Data Form Sales Item Gambar 101. Jurnal Penjualan Barang Dagang Gambar 102. Layout Service Pada Sales Gambar 103. Isian Data Form Sales Service Gambar 104. Tampilan Jurnal Penjualan Jasa Gambar 105. Layout Service Untuk Penerimaan Deposit Customer Gambar 106. Isian Data Prepaid Gambar 107. Tab Order pada Sales Register Gambar 107. Isian Data pada Form Sales (Invoice) Gambar 108. Isian Data untuk Potongan Penjualan Gambar 109. Tab Return & Debits Pada Purchase Register 101 Gambar 110. Settlement Credit Note untuk Potongan Penjualan Gambar 111. Receive Payment untuk Penerimaan Pembayaran Penjualan Gambar 112. Receive Payments untuk Penerimaan Pembayaran Customer Gambar 113. Isian Data Receive Payments Gambar 114. Jurnal Penerimaan Pembayaran dari Customer 104 Gambar 115. Spend Money Pada Modul Banking Gambar 116. Isian Data Spend Money Gambar 117. Jurnal Pengeluaran Kas Gambar 119. Receive Money pada Modul Banking Gambar 120. Isian Data pada Receive Money Gambar 121. Jurnal Penerimaan Kas I x I

12 Gambar 122. Reconcile Account pada Modul Banking Gambar 123. Reconciliation Statement Gambar 124. Record Jurnal Entry untuk Mencatat Penyesuaian Gambar 125. Jurnal Penyesuaian Depresiasi Gambar 126. Jurnal Depresiasi Gambar 127. Jurnal Penyesuaian Kliring Pajak Gambar 128. Jurnal Kliring Pajak Gambar 128. Tampilan Item List Gambar 129. Auto Build Item Gambar 130. Konfirmasi Build Item Gambar 131. Isian jurnal Auto Build Item Gambar 132. Jurnal Auto Build Gambar 133. Adjust Inventory untuk Penyesuaian Persediaan 121 Gambar 134. Adjust Inventory Lost Gambar 135. Jurnal Penyesuaian - Lost Gambar 136. Adjust Inventory Found Unit Cost Unknown Gambar 137. Jurnal Penyesuaian Persediaan Unit Cost Unknown Gambar 138. Adjust Inventory Unit Cost Adjustment Gambar 139. Jurnal Penyesuaian Persediaan - Unit Cost Adjustment I xi I

13

14 Bab 1 PENGANTAR PROGRAM KOMPUTER AKUNTANSI 1.1. Apa itu Program Komputer? Program komputer, sering pula disebut dengan program saja adalah serangkaian instruksi yang dibuat untuk melakukan suatu fungsi spesifik. Semua komputer pada dasarnya membutuhkan keberadaan program agar bisa menjalankan fungsinya yaitu eksekusi data menjadi informasi. Cara kerja komputer dengan mengeksekusi serangkaian instruksi program pada prosesor untuk mengolah suatu input (data). Program komputer sering juga disebut Software. Software berguna untuk menjalankan dan menunjang suatu pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Suatu program biasanya ditulis atau dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman khusus yang bisa didefinisikan oleh komputer. Secara garis besar software terdiri dari beberapa jenis, diantaranya sistem operasi, program utility, program aplikasi, program paket, dan bahasa pemrograman.banyak manfaat yang bisa kita peroleh, seperti program aplikasi bisa membantu kita dalam pengerjaan tugas-tugas atau memberikan hiburan. I 1 I

15 1.2. Program Aplikasi Komputer Akuntansi Perangkat lunak akuntansi atau biasa disebutsoftware Akuntansi merupakan perangkat yang dirancang untuk memudahkan aktivitas dan pencatatan data transaksi menjadi informasi akuntansi. Mekanisme proses pemasukan dan pengolahan data dijabarkan dalam serangkaian aktivitas spesifik seperti pembelian (account payable), penjualan (account receivable), penggajian, buku besar, dan lainlain. Perangkat lunak ini bisa merupakan perangkat lunak yang dikembangkan sendiri oleh perusahaan (divisi IT). Atau dibeli dari pihak ke tiga, atau kombinasi keduanya. Karena hal tersebut, kompleksitas dan kapabilitas perangkat lunak akuntansi menjadi sangat beragam. Hal ini dikarenakan karakteristik suatu usaha yang tidak sama dan variasi trasaksi yang ada. Pada prinsipnya program akuntansi (keuangan) ditujukan untuk memudahkan kita dalam menghasilkan Laporan Keuangan seperti Neraca (Balance Sheet) Laba rugi (Profit Lost Statement) - Laporan Perubahan Posisi Keuangan (Cash Flow) dan laporan manajemen lainnya. Untuk dapat menghasilkan laporan tersebut, langkah mendasar adalah menyusun perkiraan atau account atau ledger atau Buku Besar. Setiap pos ledger memiliki kode dan nama atau pos. setiap pos atau akun akan mengikuti kebutuhan informasi tiap jenis usaha, baik jasa, dagang dan pabrikasi (manufaktur). Dengan Software Accounting, pemilik perusahaan ataupun seorang akuntan dapat menerbitkan laporan-laporan yang dibutuhkan dengan waktu yang sangat cepat. Bila dibandingkan dengan cara kerja manual akuntansi, perangkat lunak akuntansi bisa menghemat waktu. Laporan keuangan dan laporan manajemen dapat langsung disajikan. Laporan Keuangan yang umumnya dapat diajikan adalah laporan laba/rugi, laporan neraca, arus kas, dan laporan perubahan modal. Laporan manajemen yang bisa dihasilkan misalnya laporan stok persediaan, data mutasi hutang/piutang, daftar inventaris, sampai dengan data analisa dan rasio keuangan Perangkat lunak akuntansi yang digunakan dalam praktek bisnis sebagian besar tidak gratis. Harganya berkisar puluhan ribu sampai ratusan juta rupiah. Contoh perangkat lunak akuntansi berbayar 2 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

16 yang terkenal adalah MYOB atau SAP. Begitu juga dengan Zahir Accounting, Seventhsoft, Accurate, armadillo, Bee yang merupakan produk perangkat lunak aplikasi akuntansi keuangan berbahasa Indonesia yang mudah diterapkan. Ada juga software yang bisa diunduh (download) secara gratis dengan fitur yang tidak kalah dengan program akuntansi berbayar, misalnya TurboCash yang dirilis secara gratis sejak Bab 1 Pengantar Program Komputer Akuntansi I 3

17

18 2 Bab AKUNTANSI MANUAL VS AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI 2.1. Pengertian Akuntansi Jusup (2007:4) berpendapat bahwa definisi akuntansi dapat dirumuskan dari 2 sudut pandang, yaitu dari sudut pandang pemakai jasa akuntansi serta dari sudut pandang proses kegiatannya. Dari sudut pemakainya, akuntansi didefinisikan sebagai disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. Selanjutnya, dari sudut proses kegiatannya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi Siklus Akuntansi Siklus akuntansui adalah suatu proses penyediaan laporan keuangan perusahaan untuk suatu periode waktu tertentu. Siklus ini dimulai saaat terjadinya transaksi hingga penyusunan laporan keuangan pada akhir periode. Pada gambar 1 berikut ini akan dijelaskan bagaimana siklus akuntansi berlangsung: I 5 I

19 Gambar 1. Siklus Akuntansi 2.3. Akuntansi Manual vs Akuntansi Terkomputerisasi Senada dengan pembahasan sebelumnya, sistem pengolahan data yang terkomputerisasi memiliki keunggulan dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity)pemrosesan dibandingkan dengan sistem manual.suatu transaksi dapat diproses dalam waktu seketika dengan ketelitian yang jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dan komputer telah diprogram dengan benarmaka komputer akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi sehingga kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besarkarena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Bahkan dengan memanfaatkan komputasi awan (cloud computing) pengguna akan diuntungkan dalam hal penyimpanan. Oleh karena itu, di samping laporan utama dalam bentuk laporan keuangan, komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporanlaporan manajemen tambahan lainnya termasuk informasi rincian pos-pos yang ingin ditampilkan. Mata kuliah Komputer Akuntansi adalah mata kuliah praktik yang mengenalkan mahasiswa berkaitan dengan pengolahan data secara elektronik menggunakan perangkat lunak. Pengolahan data transaksi dengan perangkat lunak memudahkan pengguna untuk mengakses informasi akuntansi yang dibutuhkan. Lebih lanjut dengan pengenalan salah satu program komputer akuntansi, mahasiswa diharapkan mampu menyesuaikan diri dengan berbagai program 6 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

20 aplikasi komputer akuntansi yang akan dihadapi saat bekerja nantinya. Mahasiswa juga diharapkan mampu memanfaatkan program aplikasi komputer akuntansi dalam mengelola transaksi yang terjadi dalam suatu entitas yang mengelola sumber daya baik pada perusahaan jasa, dagang maupun manufaktur, bahkan pada entitas yayasan atau organisasi non profit lainnya. Pengolahan transaksi yang akan dikenalkan dalam modul ini adalah dengan menggunakan MYOB. MYOB merupakan kepanjangan dari Mind Your Own Bussiness, yang berarti bagaimana cara kita untuk mengelola transaksi keuangan kita sendiri. Secara umum fungsi dari MYOB sama dengan program akuntansi lainnya, yaitu mengerjakan siklus akuntansi dan menghasilkan laporan keuangan serta laporan lain yang disediakan oleh MYOB Accounting. Namun, MYOB sering digunakan dalam praktek bisnis karena sudah mengakomodasi siklus akuntansi yang umum dalam suatu perusahaan. Dengan memanfaatkan fasilitas maupun fitur yang ada, diharapkan mahasiswa akan mampu memaksimalkan program ini untuk kebutuhan di masa yang akan datang. Bab 2 Akuntansi Manual vs Akuntansi Terkomputerisasi I 7

21

22 3 Bab BEKERJA DENGAN MYOB 3.1. Prinsip Bekerja Dengan Program MYOB Program komputer akuntansi apapun pada dasarnya bekerja dengan dasar proses input data terlebih dahulu. Alat input data yang bisa digunakan bisa sionner, kode bar, joystick, voice recorder, dan sebagainya. Input data yang dimaksud meliputi data keuangan saat konversi awal dan data transaksi. Data transaksi berupa dokumen bukti transaksi terdapat dalam faktur (invoice), nota (bill), struk, cek, slip, yang kemudian diinputkan dalam program. Proses menginput data harus memperhatikan kandungan informasi dalam formulir Membuka Program MYOB Program MYOB dapat langsung dibuka melalui desktop komputer apabila telah terinstall sebelumnya dengan benar. Caranya adalah dengan mengklik double atau tekan Enter pada ikon MYOB seperti gambar 2 berikut: I 9 I

23 Gambar 2. Tampilan Aplikasi MYOB v19 pada Dekstop Setelah ikon MYOB diklik ganda atau di enter, maka akan muncul tampilan awal MYOB seperti gambar 3 berikut: Gambar 3. Startup MYOB v19 Penjelasan atas opsi opsi yang ditampilkan pada Gambar 3 akan dijelaskan pada tabel di bawah ini: Tabel 1 Opsi Pada Startup MYOB Open : Membuka Data Perusahaan yang telah dibuat sebelumnya Create : Membuat Data baru perusahaan Explore : Melihat contoh data perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB What s : Melihat informasi tentang fasilitas baru yang New disediakan MYOB Exit : Keluar dari program MYOB 10 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

24 3.3. Melakukan Setup Computer Untuk MYOB Untuk memulai aplikasi MYOB sebaiknya pastikan dulu setup pada komputer untuk Currency Symbol dan format tanggal telah tepat sesuai dengan yang berlaku umum untuk wilayah Indonesia agar memudahkan pengguna dalam melakukan aplikasi MYOB. Adapun beberapa langkah yang dapat dilakukan menurut Jaya (2010:12-13) adalah sebagai berikut: Langkah 1 : Pada Ms-Windows silahkan klik START > CONTROL PANEL, lalu double click pada Regional and Language Options seperti pada Gambar 4 di bawah ini: Gambar 4. Setup Date, Language, dan Region Setting Bab 3 Bekerja dengan MYOB I 11

25 Langkah 2 : Dari Opsi Regional and Language > Format pada Tab menu, lalu klik Customize this format... seperti pada Gambar 5 di bawah ini: Gambar 5. Jendela Regional Setting and Language Options Langkah 3 : Klik tab menu Currency dan edit Currency Symbol dengan Rp, lalu klik Apply. Contoh tampilan customise setting ada pada Gambar 6. Gambar 6. Jendela Customise Regional Setting 1 12 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

26 Langkah 4 : Klik Tab menu Date dan edit format Short Date menjadi DD-MM-YYYY, lalu klik Apply dan OK yang ditunjukkan pada Gambar 7. Gambar 7. Jendela Customise Regional Setting 2 Setelah setup format tanggal, region, dan satuan mata uang dilakukan maka pengguna bisa melanjutkan aplikasi MYOB dengan segera. Bab 3 Bekerja dengan MYOB I 13

27

28 Bab4 SETUP MYOB SEBAGAI LANGKAH AWAL Menggunakan kasus yang telah disiapkan, langkah awal yang perlu dilakukan setelah setup komputer adalah setup MYOB untuk memudahkan pengguna dalam melakukan berbagai aktivitas dalam MYOB. Berikut masing-masing penjelasan dan langkah mudah yang dapat dilakukan. Untuk mempermudah pembelajaran, diberikan contoh kasus dari PT AISHITERU. PT Aishiteru yang beralamat di Jl. Suka Maju 11 Malang ( ) memulai usahanya di awal tahun Semua transaksi keuangan untuk kepentingan penyusunan laporan keuangan selama tahun 2014 dicatat secara manual. Anda sebagai tenaga kerja bidang akuntansi mendapat pekerjaan untuk melakukan setting awal penggunaan MYOB Accounting versi 19, pencatatan-pencatatan transaksi keuangan, dan penyajian laporan keuangan PT Aishiteru untuk bulan Januari tahun 2014.Untuk kepentingan tersebut, Anda telah berhasil mengumpulkan beberapa informasi keuangan dan informasi relevan lainnya yang tersedia pada PT Aishiteru sebagai berikut: I 15 I

29 Data yang berkaitan dengan informasi akuntansi: Current Financial Year : 2014 Last Month of Financial Year : December Conversion Month : January Number of Accounting Periods : Thirteen (13) 4.1. Setup File Perusahaan Agar memudahkan pengguna dalam melakukan berbagai aktivitas dalam MYOB, langkah awal yang perlu dilakukan setup MYOB adalah membuat file data entry keuangan perusahaan (Company File) dapat mengklik ikon Create, dengan langkah-langkah selanjutnya sebagai berikut: Langkah 1 Buka aplikasi MYOB dan klik Create a new company file seperti pada Gambar 8. Gambar 8. Startup MYOB 16 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

30 Langkah 2 Klik Next sampai muncul Wizard isian data perusahaan yang disajikan pada Gambar 9. Gambar 9. Wizard Selamat Datang MYOB Langkah 3 Ketika muncul Wizard isian data perusahaan, Cukup isikan data pada: - Company Name - Address - Phone Number - dan lain sebagainya. Untuk contoh kasus ini, silahkan lihat pada Gambar 10. Gambar 10. Wizard Isian Data Informasi Perusahaan Langkah 4 Klik Next sampai muncul Wizard Accounting Information. Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 17

31 Langkah 5 a. Pada opsi Current Financial Year berarti yang diisikan adalah awal periode akuntansi. Untuk kasus ini diisikan b. Pada Last Month of Financial Year, dimaksudkan untuk menentukan bulan akhir periode akuntansi. Untuk kasus ini diisikan December. c. Sementara itu, Conversion Month dimaksudkan untuk menentukan bulan pergantian periode akuntansinya. Apabila bulan akhir periode keuangan adalah Desember maka secara pasti bulan konversinya adalah Januari. Untuk kasus ini diisikan January. d. Terakhir Number Accounting Period dimaksudkan untuk menentukan panjangnya periode akuntansi. Ditetapkan 12 yang umum dilakukan dan 13 jika menginginkan 1 periode khusus untuk melakukan penyesuaian. Untuk kasus ini diisikan 13. Isian datanya secara detail tampak pada Gambar 11. Gambar 11. Jendela Informasi Akuntansi Langkah 6 Klik Next sampai muncul wizard konfirmasi informasi akuntansi. 18 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

32 Langkah 7 Ketika opsi Accounting Information telah sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan dan mengklik Next, maka muncul tampilan Wizard Build Your Account List pada Gambar 12 berikut ini: Gambar 12. Build Account List Untuk contoh kasus pilihlah opsi III I would like to import a lis of accounts provided by my accountant after i m done creating my company file, lalu klik Next hingga muncul tampilan Wizard Command Centre. Maksud dari tampilan Wizard di atas adalah: Opsi I: Pemakai menggunakan akun-akun yang telah secara otomatis disediakan oleh aplikasi MYOB. Opsi II: Pemakai mengimport data akunakun yang telah dibuat sebelumnya oleh perusahaan. Artinya perusahaan telah memiliki daftar akun dan tinggal menggunakannya dalam aplikasi MYOB. Opsi III: Pemakai menyusun sendiri daftar akunnya sebelum menggunakan MYOB. Setelah setup MYOB selesai dilakukan, pengguna dapat mulai mengerjakan perintah yang diinstruksikan seperti memulai mensetup preferences. Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 19

33 4.2. Setup Preferensi Perusahaan Perusahaan dapat menentukan kebijakan untuk berbagai transaksi dengan preference. Untuk menyusun sistem preferensi pada MYOB dijelaskan sebagai berikut: Langkah 1 Dari Menu bar, pilih opsi Setup > Preferences seperti pada Gambar 13, lalu edit MYOB Preferences. Gambar 13. Menu Bar Setup Preferences Langkah 2 Pada Tab System Preferences: - Centang ( ) opsi Warn if Jobs Are Not Assigned to All Transaction. Hal ini dimaksudkan agar terdapat peringatan apabila pengguna tidak menyertakan keterangan Job pada form transaksi. - Centang ( ) opsi Turn on Category Tracking, Categories are Required on All Transactions. Hal ini dimaksudkan untuk mengaktifkan penelusuran kategori karena kategori transaksi diperlukan untuk seluruh transaksi. Visualisasi lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 14: Gambar 14. System Preferences Setup 20 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

34 Langkah 3 Pada Tab Windows Preferences: - Hilangkan centang ( ) pada opsi Automatically Check Spelling in Text Fields Before Recording Transactions. Hal tersebut dimaksudkan agar apabila terjadi kesalahan/ketidaksesuaian dalam penamaan akun atau penulisan transaksi tidak dipermasalahkan. Visualisasi lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 15: Gambar 15. Windows Preferences Setup Langkah 4 Pada Tab Reports & Forms Preferences: - Centang ( ) opsi Always Display Report Customization Options Before Printing Reports. Hal ini dimaksudkan agar selalu menampilkan opsi untuk kustomisasi laporan sesuai keinginan sebelum dicetak. - Centang ( ) opsi Always Display Advanced Filters Before Sending Forms. Hal ini dimaksudkan untuk selalu menampilkan opsi Advance Filter sebelum membuat Report/Laporan. Visualisasi lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 16: Gambar 16. Reports & Forms Preferences Setup Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 21

35 Langkah 5 Pada Tab Banking Preferences: - Hilangkan centang ( ) pada opsi Display Payee, Rather Than Memo, in Registers. Hal tersebut dimaksudkan menampilkan penerima pembayaran saja pada register. Visualisasi lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 17: Gambar 17. Banking Preferences Setup Langkah 6 Pada Tab Sales Preferences: - Hilangkan centang ( ) pada opsi Show Customer Purchase Number in Receive Payments. Hal tersebut dimaksudkan menampilkan nomor faktur pembelian customer pada form Receive Payment. - Centang ( ) pada opsi Warn for Duplicate Invoice Numbers on Recorded Sales. Hal tersebut dimaksudkan untuk menampilkan kotak peringatan apabila pengguna menginput nomor faktur yang sama pada Form Sales yang telah tercatat. - Hilangkan centang ( ) pada opsi Retain Original Invoice Number on Backorders. Hal tersebut dimaksudkan agar tetap menampilkan nomor faktur pembelian yang asli pada transaksi backorder. Visualisasi lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 18: Gambar 18. Sales Preferences Setup 22 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

36 Dari Sales Preferences, klik Terms lalu ubah Default Customer Terms untuk: - "Payment is Due "menjadi" C.O.D." C.O.D = Cash On Delivery - "Tax Code" and "Freight Tax Code" to: "N-T" N-T = Non Taxable - Centang ( ) pada opsi Use Customer's Tax Code Visualisasi lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 19: Gambar 19. Terms of Sales Preferences Setup Langkah 7 Pada Tab Purchase Preferences: - Centang ( ) pada opsi Warn for Duplicate Purchase Order Numbers on Recorded Purchases. Hal tersebut dimaksudkan menampilkan menampilkan kotak peringatan apabila pengguna menginput nomor faktur pesanan pembelian yang sama pada Form Purchase yang telah tercatat. - Hilangkan centang ( ) pada opsi Retain Original PO Number on Backorders. Hal tersebut dimaksudkan menampilkan agar tetap menampilkan nomor faktur pesanan pembelian yang asli pada transaksi backorder seperti pada Gambar 20. Gambar 20. Purchase Preferences Setup Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 23

37 Seperti pada Gambar 21, dari Purchase Preferences, klik Terms lalu ubah Default Supplier Terms untuk: - "Payment is Due "menjadi" C.O.D." C.O.D = Cash On Delivery - "Tax Code" and "Freight Tax Code" to: "N- T" N-T = Non Taxable Centang ( ) pada opsi Use Supplier's Tax Code Gambar 21. Terms of Purchases Preference Setup Langkah 8 Pada Tab Security Preferences: - Hilangkan centang ( ) pada opsi Prompt for Session Report When Closing. Hal tersebut dimaksudkan agar selalu meminta laporan saat melakukan penutupan. - Centang ( ) pada opsi Check Company File for Errors before the Backup Process. Hal tersebut dimaksudkan untuk selalu memeriksa File Error sebelum melakukan proses Backup. Lebih jelasnya ada pada Gambar 22. Gambar 22. Security Preferences Setup 24 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

38 Dalam aplikasi MYOB juga dimungkinkan untuk digunakan oleh beberapa pengguna dengan job desc yang berbeda-beda sehingga diperlukan batasan-batasan tertentu sesuai dengan job desc masingmasing. Caranya adalah dari Security Preferences, klik User Id lalu klik NEW untuk setup NEW User ID. Gambar lebih jelas seperti Gambar 23 di bawah ini: Gambar 23. Tahap 1 Penyusunan User ID Password Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 25

39 4.3. Command Centre Mulai bekerja dengan MYOB pengguna dapat memilih dua opsi yang pertama dengan command centre dan yang kedua dengan easy set up assistant (Mahmudi, 2009). Pada bagian ini akuntan menggunakan command centre sebagai langkah awal memahami mekanisme kerja di MYOB (Mahmudi, 2009). Easy set up assistant sesuai dengan namanya memudahkan bekerja dengan MYOB. Tetapi fasilitas ini akan dipergunakan pada tahap latihan lanjutan. Pada bagian pertama adalah meng-input data dari perusahaan, setelah langkah tersebut dilakukan, buatlah file perusahaan dengan mengkuti langkah-langkah yang telah diinstruksikan. Perhatikan periode akuntansi dan tanggal konversi data! Salah meng-input data akan berakibat pada laporan yang dibuat. Misalnya laporan keuangan tidak bisa ditampilkan atau menampilkan informasi yang tidak sesuai. Setelah data file dibuat, pengguna bisa mulai menyusun kode akun (chart of Account) dan mengisikan saldo akun berdasarkan informasi data perusahaan. Program MYOB menyediakan beberapa fasilitas yang terdapat pada command centre diantaranya adalah: Command Button: merupakan bagan alur transaksi dari modul Command Centre Command Panel: akan menampilkan hasil pengolahan dari transaksi yang telah diinputkan, terdiri dari: a. To Do List (tugas rutin) b. Find Transaction (pencarian transaksi) c. Reports (laporan) d. Analysis (analisa keuangan) Modul Command Centre: merupakan pembagian dari kegiatan atau transaksi perusahaan, terdiri dari 6 modul: a. Accounts (Jurnal Umum) b. Banking ( Modul Bank) c. Sales (Modul Penjualan) d. Purchases (Modul Pembelian) e. Inventory (Modul Pengelolaan Inventory/stok) f. Card File ( Modul Relasi). 26 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

40 Modul utama tersebut masing-masing mewakili setiap kegiatan akuntansi seperti penjurnalan, penerimaan piutang, penjualan, pembelian dan sebagainya. Setiap modul memiliki bagian-bagian sendiri yang digunakan untuk kegiatan akuntansi. Untuk memudahkan akan dijelaskan secara singkat masing-masing modul utama MYOB di Gambar 25. Gambar 25. Tampilan Command Centre - Accounts Modul Accounts adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan pemeliharaan bagan rekening seperti pembuatan rekening baru, edit rekening baru, penghapusan dan lain-lain. Selain itu juga modul accounts berisikan materi pencatatan jurnal untuk transaksi-transaksi umum (jurnal umum). - Banking Modul Banking adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan lewat bank seperti pembayaran hutang melalui giro, penerimaan piutang, rekonsiliasi saldo perusahaan dengan saldo Bank dan lain-lain. - Sales Modul Sales adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan kegiatan penjualan seperti penerbitan faktur, surat jalan dan lain-lain. Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 27

41 - Purchases Modul Purchases adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan kegiatan pembelian yang dilakukan perusahaan seperti pemesanan pembelian dan lain-lain. - Inventory Modul Inventory adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan seperti kartu persediaan, mentransfer persediaan dan lain-lain. - Card File Modul Card File adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan pengelolaan daftar pelanggan, kreditor dan daftar kontak perusahaan dengan pihak lainnya. Pada jendela command centre, setiap modul mempunyai bagian masing-masing yang ditampilkan dengan button-button yang berkaitan dengan modul yang dipilih. Sehingga bila ingin mengakses kegiatan tertentu pengguna harus memilih modul yang berkaitan. Misalnya bila ingin menginput jurnal umum maka pilihlah modul Accounts, bila ingin mencatat pembelian maka yang dipilih modul Purchases dan sebagainya. Selain dari modul-modul utama, pada jendela command centre juga terdapat command panel yang menyediakan fasilitas laporan dan analisis yang dapat diakses kapanpun selama berada pada jendela command centre tidak peduli pngguna berada dalam modul apapun. Command panel ini menyediakan beragam fungsi sesuai dengan nama item yang dipilih. Misalnya pada panel Analysis, pengguna dapat menganalisa laporan keuangan dua tahun terakhir, menganalisa penjualan dan sebagainya. Pada sub bab berikutnya akan dijelaskan contoh kasus dan langkah pengerjaannya (masih menggunakan contoh perusahaan PT AISHITERU) Menyusun Daftar Akun Fasilitas yang terdapat dalam Accounts - Accounts List (Chart of Accounts) digunakan untuk mengubah atau mencatat data awal 28 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

42 perusahaan berupa nomor rekening beserta saldonya, mengaitkan rekening, mencatat transaksi, proses jurnal, dan sebagainya. Daftar rekening (chart of account) default ditampilkan dalam bahasa Inggris. Melalui pilihan Accounts Account List pengguna dapat mengganti nama, nomor, dan mengisi saldo rekening. Pada bagian atas Jendela Account List terdapat beberapa kotak yang berisi tulisan Assets, Liabilities, Equity, Income, Cost of Sales, Expenses, Other Income,dan Other Expense yang menunjukkan kelompok rekening. Pencatatan kelompok rekening dalam MYOB pada prinsipnya dikelompokkan berdasarkan pada golongan rekening pada Tabel 3 berikut: Tabel 2. Karakter Nomor Rekening Pada Aplikasi MYOB Nama Rekening Nomor Rekening Assets (aktiva) diawali dengan nomor rekening 1- Liabilities (utang/kewajiban) diawali dengan nomor rekening 2- Equity (modal/ekuitas) diawali dengan nomor rekening 3- Income (pendapatan) diawali dengan nomor rekening 4- Cost of Sales (HPP/HP diawali dengan nomor rekening 5- produksi) Expenses (biaya) diawali dengan nomor rekening 6- Other Income (pendapatan diawali dengan nomor rekening 8- lain-lain) Other Expense (biaya lainlain) diawali dengan nomor rekening 9- Beberapa catatan dalam kegiatan menyusun daftar akun adalah sebagai berikut: a. Walaupun pengguna memilih untuk menyusun akun sendiri, MYOB telah menyediakan akun-akun default seperti pada Gambar 27. Akun-akun default disediakan oleh MYOB dengan mengacu pada sifat bisnis, regulasi bidang ketenagakerjaan, dan perpajakan. b. Di antara akun-akun default tersebut terdapat 13 yang saling berhubungan (linked account). Pada Gambar 27, akun-akun tersebut ditandai dengan tanda. Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 29

43 Beberapa akun diantaranya tidak dapat dihapus (delete account) dengan terlebih dahulu melepas hubungan antar akunnya; c. Apabila pengguna menterjemahkan 12 akun-akun default tersebut kepada akun-akun dalam bahasa Indonesia, maka hendaknya diterjemahkan secara kontekstual. Sebagai contoh, akun General Cheque Account dapat diterjemahkan menjadi Kas/ Bank dengan pemahaman bahwa seluruh penerimaan kas harus masuk ke dalam akun Kas/ Bank dan seluruh pengeluaran kas harus keluar dari akun tersebut; d. Pengguna menambahkan akun-akun baru sesuai dengan kebutuhan pencatatan transaksi keuangan yang terjadi di dalam usaha yang dijalankannya; Tahapan berikutnya adalah membuat daftar akun yang akan digunakan sebagai tempat posting setiap transaksi di dalam laporan keuangan. Menurut Triantoro dan Saputra (2011:32) MYOB membagi akun dalam 2 bagian, yaitu: - Header, adalah akun yang digunakan sebagai total dari suatu kelompok akun. - Detail, merupakan bagian dari kelompok akun Header, tetapi yang akan digunakan sebagai pos penampung suatu transaksi. Akun ini digunakan sebagai penampung buku besar. A. Menghapus Akun Menghapus akun dapat dilakukan ketika perusahaan merasa tidak membutuhkan akun akun yang telah disediaakan oleh MYOB. Beberapa contoh diantaranya yang telah disinggung pada kasus PT AISHITERU yaitu akuntan diminta untuk menghapus akun akun yang tidak digunakan dalam perusahaan seperti: Payroll Liabilities Wages & Salaries Other Employer Expenses 30 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

44 Untuk menghapus akun akun di atas, anda dapat melakukan beberapa langkah di bawah ini: - Langkah 1 Klik Account List pada Menu Account seperti pada gambar 26. Gambar 26. Tampilan Command Centre Modul Account - Langkah 2 seperti pada Gambar 27 yaitu klik ganda pada kode akun Payroll Liabiities Gambar 27. Masuk ke Profile Account Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 31

45 - Selanjutnya pada Gambar 28 di langkah ke 3 dari menu bar, pilih Edit > Delete Account, untuk menghapus kode akun Payroll Liabiities Gambar 28. Menghapus Akun - Lakukanlah pada akun akun lainnya yang diinstruksikan untuk dihapus. B. Mengedit Akun Mengubah akun juga bisa dilakukan oleh Perusahaan agar menyesuaikan kebutuhannya. Mengubah atau mengedit akun sangat mudah dilakukan. Langkah langkahnya hampir sama seperti pada langkah 1 dan 2 ketika akan menghapus akun. Untuk kasus contoh, akun yang diubah adalah Cheque Account Change menjadi Cash. Perbedaan langkah adalah pada langkah ke 3, yaitu saat masuk profile account, pengguna langsung mengubah nomor akun atau nama akun yang dianggap tepat seperti pada Gambar 29 dan klik OK. 32 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

46 Gambar 29. Mengubah Akun C. Menambah Akun Sama halnya dengan mengubah akun yang ditujukan untuk kesesuaian atas kebutuhan perusahaan, menambah akun baru juga dapat dilakukan apabila dirasa dapat memenuhi kebutuhan tempat penampungan berbagai transaksi yang selama ini tidak bisa dihandle oleh akun yang telah tersedia selama ini. Seperti yang telah disampaikan sebelumnya bahwa ada dua jenis akun, yaitu Header dan Detail Account. Ketika menambahkan akun baik yang menjadi Header/ Kepala (tempat penampungan bagi beberapa akun di bawahnya) ataupun yang menjadi Detail Account (akun berada di bawah kelompok header) maka pengguna dapat memilih Account Typenya sebagai berikut: Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 33

47 Tabel 3 Account Type pada Header dan Detail Account Header Detail Keterangan Untuk akun yang sifatnya sebagai Bank penampungan pembayaran. Misalnya, Bank; Kas; Kas Kecil; dll Untuk akun yang digunakan sebagai Accounts pos penerimaan dari piutang. Receivable Misalnya, Piutang Usaha; Piutang Karyawan; Piutang Lain-lain Asset Liability Other Current Asset Fix Asset Other Asset Credit Card Account Payable Other Current Liability Long Term Liability Other Liability Untuk akun aset lancar yang digunakan sebagai pos di luar Bank dan Account Receivable. Misalnya, Perlengkapan; dll Untuk akun aset tetap yang umur penggunaannya di atas 1 tahun/ periode misalnya, Peralatan; Kendaraan; tanah; Bangunan; dll Untuk akun aset lancar maupun tetap yang digunakan sebagai pos lainnya. Misalnya, Sewa Dibayar Di Muka; Uang Muka Pembelian; dll Untuk akun yang digunakan sebagai pos pengeluaran khusus Utang Kartu Kredit. Misalnya, Visa; dll Untuk akun yang digunakan sebagai pos pembayaran dari Utang. Misalnya, Utang Usaha; dll Merupakan akun Utang Lancar lainnya yang terdiri dari Utang Gaji; Utang Sewa; dll Merupakan akun Utang Jangka Panjang yang umurnya lebih dari 1 periode, biasanya terjadi karena pinjamnan pada pihak ketiga (contohnya Bank) Merupakan akun Utang lainnya yang terdiri dari Utang Hipotek; dll 34 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

48 Equity Income Cost of Sales Expense Other Income Other Expense Equity Income Cost of Sales Expense Other Income Other Expense Tempat penampungan akun yang menjadi elemen penambah atau pengurang modal, misalnya Laba tahun Berjalan; Laba Ditahan; Modal Saham; dll Tempat penampungan untuk pencatatan penerimaan pendapatan operasional Tempat penampungan untuk pencatatan berbagai elemen Harga Pokok Penjualan Tempat penampungan untuk pencatatan pengeluaran beban operasional Tempat penampungan untuk pencatatan penerimaan pendapatan non operasional, misalnya Pendapatan Bunga Bank; dll Tempat penampungan untuk pencatatan pengeluaran beban non operasional, misalnya beban Bunga Bank; dll. Untuk contoh kasus PT AISHITERU misalnya saja ingin menambah akun baru yaitu: Tabel 4 Daftar Akun pada Kasus PT AISHITERU Header/ Acc # Nama Akun Detail Account Account Type Level Current Assets Header Asset Bank Detail Bank Inventory Detail Other Current Asset Fixed Assets Header Asset Office Equipments Header Asset 3 Office Equip at Cost Detail Fixed Asset 4 Office Equip Accum Depn Detail Fixed Asset 4 Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 35

49 Current Liabilities Header Liability Credit Card Detail Credit Card VAT Liabilities Header Liability VAT Collected Detail Other Current Liability VAT Paid Detail Other Current Liability VAT Clearing Detail Other Current Liability Share Capital Detail Equity Sales (Products) Detail Income Sales (Services) Detail Income COGS (Products) Detail Cost of Sales COGS (Services) Detail Cost of Sales Rent Detail Expense Bank Charges Detail Expense Depreciation Detail Expense Interest Income Detail Other Income Income Tax Detail Other Expense 2 Langkah langkah yang dapat dilakukan untuk menambah akun di atas, misalnya saja untuk menambah akun Current Assets yang menjadi Header bagi akun di bawahnya adalah sebagai berikut: Langkah 1: Dari menu Account pada Command Centre, klik Accounts List. Anda dapat melihat Gambar 30 untuk lebih jelasnya. Gambar 30. Command Centre Account List untuk Menambah Akun 36 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

50 Langkah 2: Klik NEW untuk membuat akun baru seperti pada Gambar 31. Gambar 31. Tombol New untuk Menambah Akun Baru Langkah 3: Pilih Header Account untuk membuat akun header baru. Isikan data pada Account Type yaitu Other Asset, selanjutnya isi Account Number dengan dan Account Name: Current Assets lalu klik OK atau langsung klik New untuk menambahkan akun lainnya. Untuk lebih jelasnya ada pada Gambar 32. Gambar 32. Menambah Akun Baru Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 37

51 Dengan demikian akun baru telah berhasil ditambahkan dan anda dapat melanjutkan langkah yang sama untuk menambahkan akun lainnya sesuai instruksi. D. Menyusun Akun Melalui Import Data Selain menggunakan Account > Account List, penyusunan akun juga bisa dilakukan dengan cara mengimport data dari Microsoft Excel. Import akun merupakan metode yang digunakan agar pekerjaan membuat daftar akun menjadi lebih cepat dan lebih praktis, serta daftar akun yang telah dibuat dapat digunakan lagi untuk data perusahaan yang lain. 38 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

52 Gambar 33. Daftar Akun Tampilan Ms Excel Langkah 2 Save as AKUN.xls menjadi file name AKUN.txt dengan format type Text (Tab Delimited) pada folder yang sama agar dapat diimport oleh MYOB seperti pada tampilan Gambar 34. Selanjutnya tutup Ms. Excel anda. Gambar 34. Menyimpan Format Text Langkah 3 Klik menu File > Import Data > Accounts > Account Information sampai muncul tampilan wizard import account pada Gambar 35. Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 39

53 Gambar 35. Wizard File > Import Data Account Information Langkah 4 Pada Duplicate Records silahkan pilih opsi Update Existing Record seperti Gambar 36. Lalu klik Continue hingga muncul tampilan file yang akan diimport. Gambar 36. Wizard Import Account Langkah 5 Pilih file name AKUN.txt > Open hingga muncul tampilan import data dan field yang akan dimasukkan seperti pada Gambar 37. Gambar 37. Import File **.txt 40 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

54 Langkah 6 Klik Match All > Import > OK. Lebih jelasnya akan ditunjukkan pada Gambar 38. Gambar 38. Import Field Account Menata Level Account Menggunakan Fasilitas Up/Down Setelah setup akun selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah melakukan penataan level akun. Hal ini dimaksudkan agar akun akun yang menjadi header (kepala kelompok) dapat menampung jumlah dari akun akun di bawahnya (detail). Langkah langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: Langkah 1 Pilih akun yang akan dinaik/turunkan levelnya pada Account List seperti pada Gambar 39. Gambar 39. Tombol Up/Down Untuk Menata Level Account Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 41

55 Langkah 2 Hasil akhirnya dapat dilihat pada tampilan Gambar 40 di bawah ini: Gambar 40. Tampilan Akhir Chart of Account Menyusun Keterkaitan Akun (Linked Account) Linked Account adalah rekening yang terkait dengan rekening lain. Penetapan Linked Account, yakni akun-akun terkait dengan Penjualan dan Pembelian. MYOB otomatis akan mendistribusikan nilai-nilai penjualan dan pembelian pada akun-akun terkait di Buku Besar, sehingga pengguna tidak perlu mendistribusikan akun tersebut secara manual saat menyusun sebuah jurnal. Dengan demikian, pengguna dapat lebih mudah dalam mencatat berbagai transaksi di jurnal tanpa adanya akun terkait yang terlewatkan. Untuk memastikan bahwa akun akun telah dikaitkan dengan tepat maka dapat dilakukan beberapa langkah di bawah ini: 42 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

56 A. Linked Account: Accounts & Banking Accounts Langkah 1 Klik Setup > Linked Accounts > Accounts & Banking Accounts (Gambar 41) Gambar 41. Wizard Linked Account Untuk Account & Banking Account Langkah 2 Pilih Akun - akun yang berkaitan pada transaksi Kas/Bank dan Akun: Akun Ekuitas untuk menampung Jumlah Laba Tahun Berjalan Current Year Earnings Akun Ekuitas untuk menampung Laba yang Ditahan Retained Earnings (sebagian laba yang disisihkan sebagai tambahan modal dana operasional) Akun Ekuitas untuk menampung Historical Balancing (fungsinya untuk menguji keseimbangan Debit dan kredit) Akun Bank/Kas untuk menampung Dana yang Belum Dialokasikan Undeposited Funds : Current Year Earnings (3-0900) : Retained Earnings (3-0800) : Historical Balancing (3-9999) : Undeposited Funds (1-0150) Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 43

57 Untuk lebih jelasnya pengguna dapat melihat tampilan akhir dari Linked Account Untuk Account & Banking Account pada Gambar 42. Langkah 3 Klik OK Gambar 42. Tampilan Akhir Linked Account Untuk Account & Banking Account B. Linked Account: Sales Accounts Langkah 1 Seperti pada Gambar 43 silahkan klik Setup > Linked Accounts > Sales Accounts Gambar 43. Wizard Linked Account Untuk Sales Account 44 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

58 Langkah 2 Pilih Akun - akun yang berkaitan pada transaksi Penjualan Akun Aset untuk : Trade menampung Piutang Usaha - Debtors Receivables (1-0200) Akun Bank/Kas untuk menampung Penerimaan dari Pelanggan Customer Receipts : Cash (1-0100) Untuk lebih jelasnya pengguna dapat melihat tampilan akhir dari Linked Account Untuk Sales Account pada Gambar 44. Langkah 3 Klik OK Gambar 44. Tampilan Akhir Linked Account Untuk Sales Account Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 45

59 C. Linked Account : Purchases Accounts Langkah 1 Klik Setup > Linked Accounts > Purchases Accounts seperti pada Gambar 45. Gambar 45. Wizard Linked Account Untuk Purchases Account 46 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

60 Langkah 2 Pilih Akun - akun yang berkaitan pada transaksi Pembelian Akun Kewajiban untuk menampung Utang Usaha - Payables Akun Bank/Kas untuk menampung Pembayaran ke Pemasok Paying Bills : Trade Creditors (2-0200) : Cash (1-0100) Untuk lebih jelasnya pengguna dapat melihat tampilan akhir dari Linked Account Untuk Purchases Account pada Gambar 46. Langkah 3 Klik OK Gambar 46. Tampilan Akhir Linked Account Untuk Purchases Account Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 47

61 Menyusun Kode Pajak Saat menyusun kode pajak, perusahaan biasanya menghapus kode pajak yang tidak dibutuhkan terlebih dahulu, selanjutnya menambahkan kode pajak baru. Misalnya saja pada kasus AISHITERU, kode pajak yang digunakan hanyalah N-T (Non Taxable / Tidak dikenakan pajak) serta VAT (Value Added Tax / Pajak Pertambahan Nilai / PPN). Langkah yang dapat dilakukan dalah sebagai berikut: Langkah 1 Dari menu bar, pilih Lists > Tax Codes (Gambar 47) Gambar 47. Menu Tab List > Tax Codes 48 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

62 Langkah 2 Klik tanda panah putih di sebelah kiri dari kode pajak yang ditentukan seperti pada Gambar 48. Gambar 48. Daftar Tax Codes yang Akan Dihapus Langkah 3 Delete semua kode pajak kecuali "N-T" (Non Taxable) seperti pada Gambar 49. Gambar 49. Delete Tax Code Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 49

63 Langkah 4 Untuk menambahkan kode pajak baru silahkan klik New (Gambar 50) Gambar 50. Tombol New Untuk Menambah Kode Pajak Baru Langkah 5 Silahkan mengisi nomor dan nama akun sesuai instruksi pada Wizard Tax Code Information di Gambar 51 agar lebih jelas. Tax Code : V00 : V10 Description : VAT 0 % : VAT 10 % Tax Type : Goods & Services Tax : Goods & Services Tax Rate : 0 % : 10 % Linked Account: - Tax Collected : VAT Collected : VAT Collected - Tax Paid : VAT Paid : VAT Paid Langkah 6 Klik OK Gambar 51. Wizard Tax Code Information 50 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

64 Menyusun Job dan Category List Bagi perusahaan yang sangat memperhatikan detail biaya bagi masing-masing sumber pendapatan, perlu kiranya dibuatkan daftar job sebagai muara dari masing-masing pendapatan dan biayanya (Mansoor, 2013: 61). Job dalam MYOB diartikan sebagai suatu bagian pekerjaan didalam sebuah Departemen. Fasilitas Job memungkinkan perusahaan untuk dapat melihat Laporan Laba/Rugi per masing-masing Job (Pekerjaan) selain dapat pula melihat Laporan Laba/Rugi secara keseluruhan. Hampir sama seperti penyusunan akun, Job terdiri dari Job Header dan Job Detail. Sebuah Job Header berfungsi menampung Akumulasi pendapatan, biaya, beban dan pendapatan bersih Job Detail dibawahnya. Pengguna hanya dapat membukukan transaksi transaksi pada job datail. Akumulasi total pendapatan, biaya, dan pendapatan bersih dari job detail akan ditampung oleh Job Headernya. Selanjutnya, Mansoor (2013:62) menyatakan bahwa Category dapat berfungsi sebagai departemen, divisi, atau cabang usaha. Contohnya, adalah bila perusahaan memiliki cabang di berbagai kota sehingga pimpinan menginginkan laporan kinerja untuk masingmasing cabang tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat Category. A. Menyusun Job List Langkah penyusunan job list adalah sebagai berikut: Langkah 1 Dari menu bar, pilih Lists > Job (Gambar 52). Gambar 52. Menu Tab List > Jobs Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 51

65 Langkah 2 Klik New seperti tampilan Gambar 53 Gambar 53. Tombol New Untuk Menginput Job List Langkah 3 Masukkan data rinci pada Job Detail kasus AISHITERU seperti pada Gambar 54 Job No. Job Name P PRODUCTS S SERVICES Langkah 4 Lalu klik OK Gambar 54. Wizard Edit Jobs 52 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

66 B. Menyusun Category List Langkah langkah dalam penyusunan Category List akan dijelaskan secara rinci sebagai berikut: Langkah 1 Dari menu bar, pilih Lists > Categories seperti pada Gambar 55 di bawah ini. Gambar 55. Menu Tab List > Categories Langkah 2 Klik New (dijelaskan pada Gambar 56) Gambar 56. Tombol New Untuk Menginput Category List Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 53

67 Langkah 3 Masukkan data rinci pada Category List kasus AISHITERU seperti pada Gambar 57 Category No. Category Name SBY SURABAYA MLG MALANG Gambar 57. Wizard Edit Categories Langkah 4 Lalu klik OK Seandainya ada lebih dari 1 macam category, saat data telah terisi seluruhnya langsung klik New agar memudahkan pengisian data selanjutnya Menyusun Card List Card File (Card List) adalah kumpulan kartu dengan pengelompokan sebagai Customer, Supplier, Employee atau Personal. Dalam MYOB kartu-kartu tersebut terutama untuk kartu customer dan supplier sekaligus berfungsi sebagai Buku Pembantu untuk Piutang Dagang dan Hutang Dagang karena menurut Kuntoro dan Irton (2008:59) dari kelompok tersebut ada 2 kelompok yang memiliki saldo (balance) yakni kelompok Supplier (Hutang Dagang) dan kelompok Customer (Piutang Dagang). Selain itu, Card list juga digunakan untuk mencatat profile dari tenaga kerja (Employee). Berikut akan disajikan langkah langkah penyusunan Card List. 54 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

68 Langkah 1 Dari menu Card File pada command centre, klik Card List seperti pada Gambar 58 Gambar 58. Modul Card File pada Command Centre Langkah 2 Klik New dan masukkan data rinci pada berbagai kartu sebagai berikut: Gambar 59. Isian Card Profile Nb: Sesuaikan Card Type sesuai instruksi kasus AISHITERU untuk kepentingan pengisian data. Card Type Name Country Customer MR. DAVID INDONESIA Customer SHIZUKA JAPAN Supplier CV.MERBABU INDONESIA Supplier KOTAKO INC JAPAN Employee SARAH INDONESIA Employee HIROSHI JAPAN Langkah 3 Lalu OK Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 55

69 Menyusun Item List MYOB telah menyediakan fasilitas yang digunakan untuk mencatat informasi tentang barang yang akan diperdagangkan, yakni menggunakan fasilitas Item List. Menurut Kuntoro dan Irton (2008: 64) fasilitas Item List biasanya meliputi: 1. Mencatat barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan dijual kembali dan nilai barang dicatat dalam persediaan. 2. Mencatat pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan kantor. 3. Mencatat barang hasil penggabungan beberapa komponen misalnya komputer yang dirakit dari beberapa komponen. 4. Mencatat barang berupa komponen untuk membuat 1 produk misal casing, board, processor, disk drive, keyboard, dan sebagainya yang merupakan komponen untuk merakit sebuah komputer. 5. Mencatat jenis jasa yang ditawarkan kepada konsumen. Beberapa fasilitas yang ada di jendela Item Information akan dijelaskan berdasarkan Triantoro dan Saputra (2012: ). A. Fasilitas Profile untuk memasukkan informasi yang berkaitan dengan barang atau jasa yang diperjualbelikan, yang terdiri dari: 1) Item Number, diisi dengan nomor atau kode barang 2) Name, diisi dengan nama barang 3) I Buy This Item, diisi apabila membeli barang untuk dijual kembali 4) I Sell This Item, diisi untuk barang yang dijual kembali 5) I Inventory This Item, diisi apabila nilai barang yang dijual tersebut dicatat dalam rekening persediaan (Inventory) 6) Cost of Sales Account, diisi dengan nomor akun yang dipilih untuk mencatat HPP 7) Income Account for Tracking Sales, diisi dengan nomor akun untuk mencatat hasil penjualan barang dagangan 8) Assets Account for Item Inventory, diisi dengan nomor akun untuk mencatat persediaan barang dagangan 56 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

70 9) Khusus Item Jasa (Service) hanya dapat dijual saja sehingga kotak yang perlu diisi hanya kode, nama, selling details (termasuk memilih I Sell This Item). B. Dalam fasilitas Item Details, pengguna dapat menambahkan link gambar atas item yang sedang terbuka, yaitu dengan cara double-click Link Picture, lalu klik Link untuk memasukkan gambar yang diinginkan. C. Fasilitas Buying Details, terdiri dari: 1) Last Purchases Price, yaitu harga beli terakhir yang pernah dilakukan 2) Standard Cost, yaitu dasar perhitungan harga beli barang dagangan perusahaan 3) Buying Unit of Measure, yaitu satuan pembelian dalam ukuran terkecil 4) Number of Item per Buying Unit, yaitu ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty Item. Misalnya dalam Buying Unit of Measure: Ons, jika dalam transaksi pembelian selalu berbentuk kg maka diisikan 10 ons (1 kg). 5) Tax Code When Bought, yaitu kode pajak saat membeli item tersebut D. Fasilitas Selling Details, terdiri dari: 1) Best Selling Price, yaitu dasar perhitungan harga jual barang dagangan perusahaan pada customer 2) Selling Unit of Measure, yaitu satuan pembelian dalam ukuran terkecil dalam Qty penjualan 3) Number of Item per Selling Unit, yaitu ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty Item. 4) Tax Code When Sold, yaitu kode pajak saat menjual item tersebut Inclusive/Exclusive, yaitu pilihan apakah harga yang ditetapkan tersebut sudah termasuk pajak (inclusive) atau belum (exclusive) 5) Calculate Sales Tax on, adalah pilihan apakah pajak dihitung dari harga Base Selling Price atau dari Actual Selling Price Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 57

71 E. Fasilitas History, menampilkan ringkasan total barang yang telah dibeli dalam kuantitas maupun dalam nilai, dan total barang yang telah dijual baik dalam kuantitas maupun dalam nilai penjualannya serta nilai harga pokoknya dalam suatu periode. F. Fasilitas Auto-Build, berguna untuk merakit suatu item barang dari beberapa item lain yang ada di gudang Berikut adalah langkah langkah untuk menyusun Item List: Langkah 1 Dari menu Inventory pada command centre, klik Item List (Gambar 60) Gambar 60. Modul Inventory Untuk Mencatat Item List Langkah 2 Klik New sehingga muncul jendela Item Information Langkah 3 Masukkan data item yang tersedia pada kasus AISHITERU seperti pada Gambar 61. Item # P1 P2 P3 S1 Name Product1 Product2 Product3 Service1 I Buy COGS (Products) COGS (Products) COGS (Products) COGS (Services) I Sell Sales (Products) I Inventory Inventory Buying/Se lling Tax Min. Level to Reorder Selling Rp200,000 Price Unit Measure Sales (Products) Inventory Sales (Products) Sales (Services) Inventory - N-T N-T N-T N-T Rp400,000 Rp600,00 0 Rp800,00 0 UNIT UNIT UNIT UNIT 58 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

72 Langkah 4 Klik OK Gambar 61. Isian Detail pada Item List Lakukan untuk menyusun semua Item List (seandainya ada lebih dari 1 macam item, saat data telah terisi sepenuhnya langsung klik New agar memudahkan pengisian data selanjutnya). Menyusun Auto Build Jika salah satu persediaan yang dimiliki merupakan rakitan dari beberapa komponen persediaan barang dagang lainnya maka harus dibuatkan standarnya dengan cara menyusun Auto-Build sebagai berikut: Langkah 1 Dikarenakan P3 (PRODUCT 3) merupakan gabungan/rakitan dari komponen yang terdiri atas P1 (PRODUCT 1) dan P2 (PRODUCT 2) maka pilih Tab Auto-Build saat mengisi data item P3 untuk membuat rakitan produk Product 3 seperti kasus AISHITERU pada Gambar 62 Gambar 62. Menu Tab Auto Build pada Isian Detail Item List Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 59

73 Langkah 2 Pilih Auto-Build dan klik Edit List. Lebih jelasnya lihat pada gambar 63. Gambar 63. Edit List pada Auto Build Item List Langkah 3 Isi data List what it takes to build : 1 inventory; Item Number : P1; Quantity: 1 Item Number : P2; Quantity: 1 sesuai dengan gambar 64 berikut: Langkah 4 Klik OK Gambar 64. Isian Detail pada Auto Build Item List Mencatat Saldo Awal Langkah berikutnya adalah memindahkan saldo awal (Opening Balance) periode akuntansi atau saldo-saldo rekening buku besar dan buku pembantu pada saat dimulainya proses akuntansi. Baik pemasok ataupun pelanggan mempunyai peranan penting bagi kelangsungan 60 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

74 operasional perusahaan. Untuk itu perusahaan perlu mengelola data pemasok dan pelanggan. Selain Saldo awal seluruh rekening, buku pembantu yang sebaiknya disusun terdiri dari Buku pembantu Piutang (Customer Balance), Buku pembantu Utang (Supplier Balance), serta Kartu Persediaan (Opening Inventory Count). Saldo Awal Rekening (Account Opening Balance) Langkah langkah yang dapat dilakukan untuk menyusun saldo awal rekening rekening akan dijelaskan di bawah ini. Langkah 1: Dari menu bar silahkan pilih Setup > Balances > Account Opening Balances seperti pada Gambar 65. Gambar 65. Menu Tab Setup Account Opening Balance Langkah 2: Masukkan data saldo awal sesuai nama akunnya pada kasus AISHITERU seperti Gambar 66. Account# Name Balance Cash Rp 1,000, Bank Rp 4,000, Undeposited Funds Rp Trade Debtors Rp 2,200, Inventory Rp 1,000, Office Equip at Cost Rp 2,400,000 Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 61

75 Office Equip Accum Depn (Rp 200,000) Credit Card Rp Trade Creditors Rp 4,400, VAT Collected Rp 200, VAT Paid (Rp 400,000) VAT Clearing Rp Share Capital Rp 6,000, Retained Earnings Rp 200,000 Gambar 66. Isian Saldo Awal Rekening 62 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

76 Menurut pendapat Mansoor (2013: 30) pengguna harus memperhatikan contra account (misalnya Akumulasi Depresiasi), saldo ini harus diawali dengan tanda minus (-) agar nantinya akan masuk pada posisi akun kredit. Contoh kontra akun/saldo abnormal lainnya menurut Triantoro dan Saputra (2008:76) adalah Penyisihan Piutang Tidak Tertagih, Prive, Retur Penjualan, dan Retur Pembelian). Selanjutnya masih menurut Triantoro dan Saputra (2008:76) selisih pemasukan saldo awal ini ditampilkan di bagian Historical Balancing seperti pada Gambar 67. Jika belum seimbang maka saldonya belum nol dan berarti ada yang salah atau belum dimasukkan. Gambar 67. Historical Balancing Sebagai Penguji Keseimbangan Langkah 3: Klik OK Mengisi Saldo Awal Buku Pembantu Piutang (Customer Balance) Dalam pengertian sehari-hari pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli dan menggunakan suatu produk, baik barang maupun jasa, secara terus menerus. Pelanggan disebut juga konsumen. Pelanggan atau pemakai suatu produk adalah orangorang yang berhubungan secara langsung maupun tidak langsung dengan perusahaan-perusahaan bisnis. Pada perusahaan besar, pelanggan ini bukan lagi perorangan atau individu tetapi meliputi pula perusahaan lain. Missal pada Perusahaan penerbangan (airways), pelanggan ini adalah agen-agen penjual tiket. Pada perusahaan pabrikasi, pelanggan ini adalah perusahaan distributor atau agen penjualan. Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 63

77 Penjualan barang untuk pelanggan perusahaan umumnya secara kredit karena terjadi dalam frekuensi sering dan melibatkan pembayaran dalam jumlah besar. Sedangkan pelanggan perseorangan umumnya untuk penjualan secara retail dan diberlakukan tunai. Pelanggan perseorangan tidak perlu dibuatkan kartu atau dibuatkan kartu tersendiri untuk menampung semua penjualan retail. Adapun langkah langkah penyusunan Saldo Awal Buku Pembantu Piutang adalah sebagai berikut: Langkah 1 Pilih menu bar Setup > Balances > Customer Balance, sehingga jendela Supplier Sumary ditampillkan seperti Gambar 68. Gambar 68. Menu Setup Opening Customer Balance Langkah 2 Klik tombol Add Sale untuk memulai memasukkan saldo faktur-faktur pembelian historis tersebut hingga jendela Historical Sales ditampilkan serta masukkan data rincian sesuai yang telah ditetapkan di bawah ini. Customer Name : MR.DAVID Terms : Net30 Invoice # : S Date : Customer PO # : BSP Memo : Pre-conversion sale Total Including Tax : Rp2,200,000 Tax Code : V10 (VAT 10%) Category : SBY (SURABAYA) 64 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

78 Gambar 69. Add Sale Untuk Pencatatan Saldo Awal Piutang Klik OK Apabila pengisian saldo telah sesuai/seimbang dengan saldo yang ada dalam neraca awal akan muncul tampilan pop-up yang hampir sama ketika pengisian saldo awal buku pembantu piutang. Gambar 70. Isian pada Saldo Awal Piutang Mengisi Saldo Awal Buku Pembantu Utang (Supplier Balance) Pemasok adalah perusahaan-perusahaan dan individu yang menyediakan sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa tertentu. Pemasok disebut juga dengan supplier atau vendor. Vendor tetap, secara kontinyu memberikan surat penawaran dan katalog produk ke perusahaan sebagai dasar pembuatan surat order pembelian. Surat order pembelian akan dibuat sebagai dasar untuk realisasi pembelian. Vendor tetap akan dibuatkan kartu. Sedangkan vendor tidak tetap biasanya untuk pembelian yang jarang dilakukan. Adapun langkah langkah penyusunan Saldo Awal Buku Pembantu Piutang adalah sebagai berikut: Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 65

79 Langkah 1 Pilih menu bar Setup > Balances > Supplier Balance, sehingga jendela Supplier Sumary ditampillkan seperti Gambar 71. Gambar 71. Menu Setup Opening Supplier Balance Langkah 2 Klik tombol Add Purchase untuk memulai memasukkan saldo faktur-faktur pembelian historis tersebut hingga jendela Historical Purchase ditampilkan serta masukkan data rincian sesuai yang telah ditetapkan di bawah ini. Supplier Name : CV. MERBABU Terms : Net30 PO# : P Date : Supplier Inv# : DSS Memo : Pre-conversion purchase Total Including Tax : Rp4,400,000 Tax Code : V10 (VAT 10 %) Category : SBY (SURABAYA) Gambar 72. Add Purchase Untuk Pencatatan Saldo Awal Utang 66 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

80 Langkah 3 Klik OK Apabila pengisian saldo telah sesuai/seimbang dengan saldo yang ada dalam neraca awal akan muncul tampilan pop-up yang hampir sama ketika pengisian saldo awal buku pembantu piutang. Gambar 73. Isian pada Saldo Awal Utang Mengisi Saldo Awal Kartu Persediaan (Opening Inventory Count) Prosedur untuk memasukkan saldo awal persediaan adalah sebagai berikut: Langkah 1 Klik tombol Count Inventory pada Command Centre Inventory (Gambar 74). Gambar 74. Modul Inventory pada Command Cantre Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 67

81 Langkah 2 Selanjutnya masukkan kuantitas awal persediaan pada kolom Counted yang bersangkutan seperti Gambar 75 di bawah ini. Gambar 75. Isian Pada Kolom Counted Langkah 3 Klik tombol Adjust Inventory. Ketika muncul jendela Adjustment Inventory, klik Continue > Opening Balance. Gambar 76. Tombol Adjustment Inventory 68 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

82 Langkah 4 Isikan data sesuai instruksi dan Klik Record Inventory Journal # : I Date : Memo : INVENTORY OPENING BALANCE Item# : P1 : P2 Name : PRODUCT1 : PRODUCT2 Quantity : 6 : 2 UnitCost : Rp100,000 : Rp200,000 Account : Inventory : Inventory Category : SBY (SURABAYA) Gambar 77. Opening Inventory Balance Saat penyusunan saldo awal telah dilakukan maka pengguna siap untuk menyelesaikan berbagai transaksi menggunakan MYOB. Bab 4 Setup MYOB sebagai Langkah Awal I 69

83

84 Bab 5 PENCATATAN TRANSAKSI PEMBELIAN MELALUI MYOB Bukti transaksi atau dokumen atau formulir adalah alat perekam transaksi yang pertama kali. Formulir adalah wujud fisik rekaman transaksi sebagai alat penetapan tanggung jawab dan permintaan dilakukannya suatu kegiatan (Widjajanto, 2009). Fungsi dokumen atau form secara umum adalah untuk: - Alat pemantau aliran fisik - Pendukung akuntabilitas - Bahan pemutakhir database - Bahan pembuatan output dokumen lain Dokumen/form manual ataupun elektronik dalam pembuatannya harus meperhatikan kaidah-kaidan seperti: kandungan informasi didalamnya, cara pengerjaan (pengisian data), sampai dengan cara penyimpanannya. Catatan dalam akuntansi didefinisikan sebagai alat perekam transaksi secara kronologis. Catatan dalam akuntansi biasanya mengacu pada jurnal/register. Bentuk jurnal yang umum meliputi (1) jurnal/buku harian dan (20) register, sebagai pengganti jurnal. I 71 I

85 Sedangkan berdasarkan jenisnya dibedakan menjadi jurnal umum dan jurnal khusus. Jurnal sebagai alat mencatat transaksi belum bisa menampilkan informasi yang berguna. Diperlukan tahap klasifikasi dan ikhtisar transaksi melalui buku besar (general ledger). Proses pemindahan dari jurnal ke buku besar dinamakan dengan posting. Dalam pengolahan data akuntansi secara terkomputerisasi, buku besar didefinisikan sebagai kumpuan record. Record ini berisi file-file tertentu. File adalah tempat penyimpanan data dan merupakan bagian dari keseluruhan database perusahaan. Jenis File diantaranya: (1) Master file; (2) Transaction file; (3) Reference file dan (4) History file Melakukan Berbagai Transaksi Dengan Modul Pembelian (Purchase) Menurut Mansoor (2013:71) modul pembelian (Purchase) digunakan untuk mencatat transaksi non tunai, yang terdiri atas pembelian, utang, dan pembayarannya. Beberapa sub modul yang sering digunakan dalam Purchase adalah Purchase Register, Enter Purchase, Pay Bill, dan Transaction Journal. Berikut penjelasan dari masing-masing sub modul tersebut: 1) Purchase Register Purchases Register berfungsi sebagai informasi rekapitulasi transaksi yang berkaitan dengan aktivitas transaksi pembelian (Mansoor, 2013:72). Berikut tampilan pada Purchases Register pada Gambar 78. Gambar 78. Purchases Register 72 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

86 Beberapa tab di atas memiliki fungsi sebagai berikut: - All Purchases, merupakan rekapan aktivitas transaksi pembelian dalam periode tertentu yang dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Supplier. - Quotes, merupakan rekapan aktivitas permintaan penawaran produk yang akan dibeli dalam periode tertentu yang dapat difilter lebih lanjut berdasarkan salah satu Supplier. - Orders, merupakan rekapan aktivitas pemesanan produk yang akan dibeli perusahaan ke Supplier dalam periode tertentu yang dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Supplier. - Open Bills, merupakan rekapan aktivitas pembelian produk yang dibeli dalam periode tertentu dan posisi utangnya masih belum lunas yang dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Supplier. - Return & Credit, merupakan rekapan aktivitas retur pembelian produk, jasa atau potongan oleh supplier dalam periode tertentu sehingga posisi utang minusnya harus dikurangkan ke utangnya (apply to purchase). Tab ini juga dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Supplier. - Closed Bills, merupakan rekapan aktivitas pembelian produk atau jasa yang dalam periode tertentu yang posisi utangnya sudah lunas. Tab ini juga dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Supplier. 2) Enter Purchases Dalam bisnis biasanya pembelian barang dagangan melalui tiga cara, pertama langsung ke proses pembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian, kedua melalui tahap pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya, dan ketiga melalui tahap permohonan pesanan dari bagian gudang ke bagian pembelian. Pembelian cara yang pertama dicatat dengan istilah Purchase (Bill), proses pemesanan barang pada cara yang kedua dicatat dengan istilah Purchase Orders (Order), sedangkan cara ketiga dicatat dengan istilah Purchase Quote (Quote). Mansoor (2013:73) menjelaskan bahwa sub modul ini digunakan untuk memasukkan Bab 5 Pencatatan Transaksi Pembelian Melalui MYOB I 73

87 transaksi quote, order, maupun bill sebagai pengakuan telah terjadinya transaksi pembelian. Pada saat yang lain sub modul ini juga digunakan untuk mencatat retur pembelian. Mansoor (2013:75) melanjutkan penjelasannya bahwa aktivitas pembelian produk dapat dimulai dari permintaan pembelian barang oleh bagian Persediaan (Gudang), kemudian dilakukan Purchase Order oleh bagian Purchasing. Selanjutnya, setelah barang yang diorder diterima oleh gudang maka berdasarkan Bukti Penerimaan Barang dan Faktur yang diterima, kemudian dicatat sebagai Persediaan dan Utang Perusahaan atau Kas/Bank jika dibayar tunai. 3) Transaction Journal Sub modul ini dipergunakan untuk melihat jurnal-jurnal atas transaksi yang telah dilakukan (Mansoor, 2013: 87). PEMBELIAN JASA Pembelian Jasa sering dilakukan pada perusahaan biasanya yang terkait dengan perbaikan atau perawatan. Misalnya saja pada tanggal 16 Januari 2014 perusahaan melakukan pembelian pada salah satu supplier yaitu KOTAKO Inc. Langkah langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: Langkah 1 Dari Modul Purchases pada Command Centre, klik Enter Purchases. Seperti Gambar 79 di bawah ini. Gambar 79. Modul Purchases pada Command Centre 74 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

88 Langkah 2 Lalu klik Layout > Service > OK. Lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 80. Gambar 80. Layout Service pada Purchases Langkah 3: Isikan data pembelian seperti kasus yang secara rinci bisa dilihat pada Gambar 81 lalu klik Record, yaitu: Supplier Name : KOTAKO INC Terms : C.O.D Purchase # : P Date : Supplier Inv # : EOS Description : SEWA GEDUNG PERTEMUAN Account # : Rent Amount (excl.tax) : Rp2,000,000 Job : S Tax Code : V00 (VAT 0 %) Category : MLG (MALANG) Bab 5 Pencatatan Transaksi Pembelian Melalui MYOB I 75

89 Gambar 81. Isian Form Service Purchases Seandainya pengguna ingin melihat hasil jurnal yang telah dibuat oleh MYOB cukup klik ctrl+r atau klik tombol Journal sehingga tampilan jurnal dapat dilihat pada Gambar 82 berikut. Gambar 82. Jurnal Pembelian Service PEMBELIAN BARANG DAGANG (ITEM) Untuk kasus pembelian Barang Dagang, misalnya saja pada tanggal 15 Januari 2014 telah terjadi transaksi pembelian barang dagang pada CV Merbabu. Langkah langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: 76 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

90 Langkah 1 Dari Modul Purchases pada Command Centre, klik Enter Purchases. Seperti Gambar 79 di atas. Langkah 2 Lalu klik Layout > Item > OK. Lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 83. Gambar 83. Layout Item pada Purchases Langkah 3: Isikan data pembelian seperti kasus yang secara rinci bisa dilihat pada Gambar 84 lalu klik Record, yaitu SupplierName : CV. MERBABU Terms : Net 30 Purchase# : P Date : SupplierInv# : DSS Bill/ Received : 3 : 3 Item# : P1 : P2 Description : PRODUCT 1 : PRODUCT 2 UnitPrice(excl.tax) : Rp100,000 : Rp200,000 TaxCode : V10 (VAT 10 : V10 (VAT 10 %) %) Category : SBY (SURABAYA) Bab 5 Pencatatan Transaksi Pembelian Melalui MYOB I 77

91 Gambar 84. Isian Form Item Purchases Untuk melihat hasil jurnal yang telah dibuat oleh MYOB cukup klik ctrl+r atau klik tombol Journal sehingga tampilan jurnal dapat dilihat pada Gambar 85 berikut. Gambar 85. Jurnal Pembelian Item Contoh kasus AISHITERU di atas menggunakan prosedur layout BILL (tagihan), maksudnya asumsi yang digunakan dalam transaksi tersebut merupakan transaksi pembelian yang telah diterima barangnya di Departemen Gudang sehingga perusahaan menerima tagihan (BILL) dari pemasok (Supplier). Dalam kenyataannya, ketika melakukan transaksi biasanya terlebih dahulu melalui berbagai prosedur sesuai sistem informasi 78 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

92 akuntansi, yaitu proses permintaan barang, proses order ke supplier baru diikuti oleh proses pembelian dan penerimaan barang. Berikut akan dijelaskan apabila perusahaan menggunakan prosedur sesuai sistem informasi akuntansi. CATATAN TAMBAHAN : (tidak untuk dipraktekkan dalam kasus AISHITERU) Apabila transaksi pembelian di atas melalui tahapan quote dan order, akan dijelaskan secara singkat di bawah ini: Langkah 1 Pada saat terjadi permintaan pembelian oleh Bagian persediaan (Gudang) maka pilih modul Purchases > Enter Purchases, pilih purchase type: Quote. Isikan data misalnya saja pada Gambar 86 di bawah ini. Gambar 86. Tampilan Quote untuk Permintaan Barang Bab 5 Pencatatan Transaksi Pembelian Melalui MYOB I 79

93 Langkah 2 Setelah itu klik Save Quote. Langkah 3 Selanjutnya apabila pada tanggal tersebut Bagian Pembelian langsung melakukan pesanan (segera setelah menerima permintaan pembelian dari Bagian Gudang) maka Bagian Pembelian langsung membuat PO (Purchase Order). Masuklah ke Purchase Register (Gambar 87) Gambar 87. Tombol Purchase Register pada Modul Purchase Langkah 4 Pada Tab Quotes dan pilih permintaan barang yang bersangkutan dalam list tersebut, lalu klik Change to Order dan klik Record seperti pada Gambar 88 di bawah ini. 80 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

94 Gambar 88. Proses Order pada MYOB Apabila barang yang dipesan telah sampai/diterima. Bagian Gudang segera mengecek jenis item berikut kuantitasnya, lalu dibuatkan Bukti Penerimaan Barang. Atas dasar dokumen tersebut di atas (termasuk Surat Jalan dan Faktur) maka Bagian Pembelian harus mengubah Order menjadi Bill. Langkah 5 Masuklah ke Purchase Register pada Tab Order dan pilih pesanan barang yang bersangkutan dalam list tersebut, lalu klik Change to Bill dan klik Record. Gambar 89. Mengubah Order menjadi Bill Bab 5 Pencatatan Transaksi Pembelian Melalui MYOB I 81

95 Saat barang dan tagihan diterima maka Departemen Gudang harus melakukan pengecekan spesifikasi dan jumlah barang apakah telah sesuai dengan yang dipesan. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan yang diorder, maka ketik jumlah barang yang diterima pada kolom Received dan sisanya yang belum diterima akan masuk pada kolom Backorder (akan diposisikan sebagai order pembelian). Apabila transaksi yang dilakukan perusahaan adalah pembelian secara tunai, maka langkah-langkah yang dilakukan sama saja seperti pada pembelian secara kredit. Namun, pada isian Paid today : isikan sejumlah yang dibayar secara tunai tersebut dan Payment Method: Cash dengan Terms: C.O.D RETUR PEMBELIAN Dalam transaksi pembelian, biasanya akan ada transaksi retur pembelian yang disebabkan karena tidak cocoknya antara spesifikasi atau jumlah barang yang dipesan dengan barang yang diterima. Apabila terjadi retur maka transaksi ini akan mengurangi persediaan sekaligus sisa hutang. Langkah langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut: Langkah 1 Dari Modul Purchases pada Command Centre, klik Enter Purchases. Lalu pilih layout menjadi Item seperti pada Gambar 90. Gambar 90. Modul Purchase untuk Retur Pembelian 82 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

96 Langkah 2 Berdasarkan kasus AISHITERU, silahkan hilangkan centang ( ) pada opsi Tax Inclusive, pilih purchase type: BILL, dan Supplier: CV. MERBABU. Masukkan data detail pada pembelian yang diretur. Purchase#: P , Date: , Supplier Inv#: DSS , Terms: C.O.D. Untuk isian jumlah barang yang diretur harus diisi dengan awal tanda minus (-) pada kolom Bill karena retur sama dengan mengurangi jumlah persediaan, seperti pada Gambar 91 di bawah ini. Gambar 91. Form Retur Pembelian Langkah 3 Setelah semua isian telah sesuai seperti yang diinstruksikan silahkan klik OK lalu klik Tombol Register (bisa juga dari Modul Purchases pada Command Centre lalu klik Purchase Register). KlikTab menu Return & Debits, pilihlah transaksi yang dimaksud. Terdapat 2 tombol di bawah, yaitu Pay Refund dan Apply to Purchase. Pay refund dipilih apabila transaksi tersebut telah lunas atau pembelian dilakukan secara tunai sehingga supplier mengembalikan uang sebagai ganti retur secara tunai, sedangkan Apply to purchase digunakan apabila transaksi yang dilakukan secara kredit dan belum lunas sehingga retur tersebut akan mengurangi Utang Usaha. Bab 5 Pencatatan Transaksi Pembelian Melalui MYOB I 83

97 Untuk Kasus ini silahkan klik Apply to Puchase untuk menutup utang yang masih out standing seperti pada Gambar 92. Gambar 92. Tab Return & Debits Pada Purchase Register Langkah 4 Masukkan data rincian retur. Date: , gunakan ID yang sama ID#: P dan tanggal yang sama ( ) dengan Debit pembelian. Klik kolom Applied pada baris tanggal transaksi yang dimaksud ( ) dan klik Record. Gambar 93. Isian Detail Return Applied 84 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

98 Dengan demikian anda telah menyusun jurnal retur pembelian seperti yang ditampilkan pada Gambar 94 berikut. Gambar 94. Jurnal Retur Pembelian POTONGAN TUNAI PEMBELIAN CATATAN TAMBAHAN: (tidak untuk dipraktekkan dalam kasus AISHITERU) Apabila ingin memberikan potongan tunai pembelian maka langkah langkah yang dilakukan sama seperti melakukan retur, hanya saja pada langkah ke 3 silahkan klik Pay Refund bukan Apply to purchase seperti retur pembelian. Lebih lanjut akan dijelaskan pada Bab berikutnya tentang potongan tunai penjualan. Potongan tunai pembelian biasanya menjadi hal yang menarik dan menggiurkan bagi customer, selain itu perusahaan juga mendapatkan manfaat jumlah pembelian yang besar. Potongan tunai pembelian ini biasanya dilakukan perusahaan apabila customer telah melakukan pembayaran penuh atas transaksi yang akan diberikan potongan tunai. Bab 5 Pencatatan Transaksi Pembelian Melalui MYOB I 85

99 PEMBAYARAN TRANSAKSI PEMBELIAN Sub Modul Pay Bills ini digunakan untuk memfasilitasi transaksi pembayaran utangke supplier. Contoh transaksi pada kasus AISHITERU yang berkaitan dengan transaksi pembayaran pembelian adalah sebagai berikut: Langkah 1 Dari Modul Purchases pada Command Centre, klik Pay Bills seperti pada Gambar 95 di bawah ini. Gambar 95. Pay Bills pada Modul Purchases Langkah 2 Pilih Supplier: KOTAKO INC, pilih Pay Bills. Masukkan Account: Credit Card, Cheque No: D , Date: , Amount: Rp Masukkan jumlahnya pada kolom amount applied lalu klik Record. Tampilan lebih jelas silahkan lihat Gambar I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

100 Gambar 96. Isian Pay Bills Setelah isian pay bills telah dilakukan maka hasil jurnal yang telah disusun adalah sebagai berikut: Gambar 97. Jurnal Pay Bills Bab 5 Pencatatan Transaksi Pembelian Melalui MYOB I 87

101

102 Bab 6 PENCATATAN TRANSAKSI PENJUALAN MELALUI MYOB Menurut Mansoor (2013:89) modul sales digunakan untuk mencatat transaksi non tunai, terutama yang berkaitan dengan penjualan dan piutang. Beberapa sub modul yang sering digunakan dalam Sales adalah Sales Register, Enter Sales, Receive Payments, dan Transaction Journal. Berikut penjelasan dari masing-masing sub modul tersebut: 1) Sales Register Sales Register berfungsi sebagai informasi rekapitulasi transaksi yang berkaitan dengan aktivitas transaksi penjualan (Mansoor, 2013:89). Berikut tampilan pada Sales Register. Gambar 98. Sales Register I 89 I

103 Beberapa tab di atas memiliki fungsi sebagai berikut: - All Sales, merupakan rekapan aktivitas transaksi penjualan dalam periode tertentu yang dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Customer. - Quotes, merupakan rekapan aktivitas penawaran produk yang akan dijual dalam periode tertentu yang dapat difilter lebih lanjut berdasarkan salah satu Customer. - Orders, merupakan rekapan aktivitas pemesanan produk oleh customer dalam periode tertentu yang dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Customer. - Open Invoices, merupakan rekapan aktivitas penjualan produk/jasa atau pinjaman customer yang posisi piutangnya masih belum lunas dan dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Customer. - Return & Credit, merupakan rekapan aktivitas retur penjualan produk, jasa atau potongan oleh Customer dalam periode tertentu sehingga posisi piutang minusnya harus dikurangkan ke piutangnya (apply to sale). Tab ini juga dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Customer. - Closed Invoice, merupakan rekapan aktivitas penjualan produk atau jasa yang dalam periode tertentu yang posisi piutangnya sudah lunas. Tab ini juga dapat di-filter lebih lanjut berdasarkan salah satu Customer. 2) Enter Sales Mansoor (2013:90) menjelaskan bahwa sub menuini adalah fasilitas yang berfungsi untuk mencatat persiapan barang yang akan dijual (Quotes), Order Penjualan, dan Pengakuan Pendapatan (Invoice). Melalui menu ini pun pencatatan advance maupun oiutang karyawan dapat dilakukan. 3) Transaction Journal Sub modul ini dipergunakan untuk melihat jurnal-jurnal atas transaksi yang telah dilakukan (Mansoor, 2013: 87). 90 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

104 PENJUALAN BARANG DAGANG (ITEM) Berikut langkah langkah berdasarkan contoh kasus AISHITERU yang digunakan untuk memberikan ilustrasi penggunaan sub modul tersebut: Langkah 1 Dari modul Sales pada Command Centre, klik Enter Sales. Lalu pilih Layout dan ganti layout menjadi Item seperti pada Gambar 99. Gambar 99. Layout Item Pada Sales Langkah 2 Masukkan data rincian di bawah ini lalu klik Record seperti pada Gambar 100. Bab 6 Pencatatan Transaksi Penjualan Melalui MYOB I 91

105 Customer Name : MR.DAVID Terms : Net 30 Invoice # : S Date : Customer PO # : BSP Ship : 1 : 1 Item # : P1 : S1 Description : PRODUCT1 : SERVICE1 Unit Price (excl.tax) : Job : P : S Tax Code : V10 (VAT 10 : V10 (VAT 10 %) Salesperson : SARAH Category : SBY (SURABAYA) Gambar 100. Isian Data Form Sales Item 92 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

106 Langkah 3 Karena MYOB menggunakan default sistem pencatatan perpetual maka jurnal yang dapat dilihat dengan cara klik tombol Journal lalu akan tampak jurnal pada tampilan gambar 101 di bawah ini. Gambar 101. Jurnal Penjualan Barang Dagang PENJUALAN JASA Untuk beberapa perusahaan, transaksi penjualan seringkali tidak terbatas pada penjualan barang dagang saja, perusahaan juga melakukan penjualan jasa. Misalnya saja pada usaha dagang perakitan komputer, selain melakukan transaksi penjualan komputer juga menerima servis komputer. Dalam kasus AISHITERU berikut ini akan dijelaskan beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk transaksi penjualan jasa. Langkah 1 Dari modul Sales pada Command Centre, klik Enter Sales. Lalu pilih Layout dan ganti layout menjadi Service seperti pada Gambar 102. Bab 6 Pencatatan Transaksi Penjualan Melalui MYOB I 93

107 Gambar 102. Layout Service Pada Sales Langkah 2 Masukkan data rincian di bawah ini lalu klik Record seperti pada Gambar 103. Customer Name : SHIZUKA Terms : C.O.D. Invoice # : S Date : Customer PO # : CWP Description : WORKSHOP Account # : Sales (Services) Amount (excl. tax) : Rp Job : S Tax Code : V00 (VAT 0 %) Salesperson : HIROSHI Category : MLG (MALANG 94 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

108 Gambar 103. Isian Data Form Sales Service Langkah 3 Jurnal dapat dilihat dengan cara klik tombol Journal sebagai berikut. Gambar 104. Tampilan Jurnal Penjualan Jasa Bab 6 Pencatatan Transaksi Penjualan Melalui MYOB I 95

109 CATATAN TAMBAHAN: (tidak untuk dipraktekkan dalam kasus AISHITERU) Pada perusahaan sering terjadi penerimaan uang muka sebelum pelaksaan aktivitas ekonomi, tahapan proses yang dilakukan menurut Mansoor (2013:98) adalah sebagai berikut: Langkah 1 Untuk mencatat transaksi tersebut, masuk ke Modul Sales lalu klik Enter Sales, kemudian pilih Customer yang dituju. Pastikan model inputnya berlayout Service. Gambar 105. Layout Service Untuk Penerimaan Deposit Customer Langkah 2 Ganti posisi Invoice dengan Order. Kondisikan Term pada posisi Prepaid. 96 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

110 Isikan keterangan pada Description dan kolom Account# pendapatan, lalu masukkan jumlah pada kolom Amount, lalu klik Record.seperti pada Gambar 106 di bawah ini. Gambar 106. Isian Data Prepaid CATATAN TAMBAHAN: (tidak untuk dipraktekkan dalam kasus AISHITERU) Misalkan Customer mengonfirmasi bahwa mereka positif menggunakan jasa service perusahaan, maka ubah posisi Order menjadi Invoice dan uang muka dianggap sebagai pengurang total piutang. Langkah langkah selanjutnya yang dapat dilakukan: Langkah 1 Klik Sales Register pada modul Sales, kemudian klik Tab Order. Cari transaksi yang dimaksud. Klik tombol Change to Invoice untuk mengubah status order menjadi invoice. Bab 6 Pencatatan Transaksi Penjualan Melalui MYOB I 97

111 Gambar 107. Tab Order pada Sales Register Langkah 2 Sesuaikan tanggalnya. Klik Record seperti pada Gambar 108. Gambar 107. Isian Data pada Form Sales (Invoice) 98 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

112 Apabila transaksi yang dilakukan perusahaan adalah penjualan secara tunai, maka langkah-langkah yang dilakukan sama saja seperti pada penjualan secara kredit. Namun, pada isian Paid today: isikan sejumlah yang dibayar secara tunai tersebut dan Payment Method: Cash dengan Terms: C.O.D. POTONGAN PENJUALAN Seperti yang sudah dujelaskan pada bab sebelumnya bahwa perusahaan seringkali menetapkan kebijakan potongan penjualan (di luar syarat kredit) untuk menarik minat customer untuk melakukan pembelian dalam jumlah yang besar agar terjadi peningkatan penjualan. Potongan penjualan dapat diberikan untuk penjualan tunai maupun kredit bahkan untuk tagihan yang statusnya masih belum lunas maupun yang sudah lunas. Berikut akan disajikan langkah langkah yang dapat dilakukan pengguna apabila terjadi transaksi potongan penjualan yang masih belum lunas pembayarannya. POTONGAN PENJUALANLangkah 1 Dari modul Sales pada Command Centre, klik Enter Sales. Pastikan layout service (karena melakukan potongan penjualan yang tidak terkait dengan isian spesifik jumlah unit barang). Langkah 2 Hilangkan centang ( ) pada opsi Tax Inclusive karena pada kasus ditentukan nominal harganya exclude tax (tidak termasuk pajak), pilih sale type: INVOICE. Selanjutnya silahkan isi datanya sesuai dengan kasus AISHITERU seperti di bawah ini dan klik Record. Untuk gambar lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 108. Customer Name : SHIZUKA Terms : C.O.D. Invoice # : S Date : Customer PO # : CWP Description : WORKSHOP - CASH PAYMENT DISCOUNT10% Bab 6 Pencatatan Transaksi Penjualan Melalui MYOB I 99

113 Account# : Sales (Services) Amount (excl.tax) : -Rp400,000 Job : S Tax Code : V00 (VAT 0 %) Salesperson : HIROSHI Journal Memo : Sales DISCOUNT; C-WORKSHOP Category : MLG (MALANG) Gambar 108. Isian Data untuk Potongan Penjualan Langkah 3 Setelah merecord data di atas, silahkan klik tombol Register yang ada di form sales tersebut (bisa juga melalui modul Sales > Sales Register). Pilih tab Return & Credits dan carilah transaksi yang dimaksud. Terdapat 2 tombol di bawah, yaitu Pay Refund dan Apply to Sale. Pay refund dipilih apabila transaksi tersebut telah lunas atau penjualan dilakukan secara tunai sehingga perusahaan mengembalikan potongan penjualan secara tunai, sedangkan Apply to sale digunakan apabila transaksi yang dilakukan secara kredit dan belum lunas sehingga potongan tersebut akan mengurangi Piutang Usaha. 100 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

114 Untuk kasus AISHITERU silahkan klik Apply To Sale karena transaksi belum lunas. Untuk tampilan lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 109. Langkah 4 Isikan data di bawah ini seperti pada Gambar 110 untuk mengisi form settlement Apply to Sale pada Potongan Penjualan. ID # : S Date : Credit Amount : Rp400,000 Invoice # Date : S ; Amount Applied : Rp400,000 Gambar 109. Tab Return & Debits Pada Purchase Register Gambar 110. Settlement Credit Note untuk Potongan Penjualan Bab 6 Pencatatan Transaksi Penjualan Melalui MYOB I 101

115 PENERIMAAN PEMBAYARAN TRANSAKSI PENJUALAN Saat melakukan transaksi penjualan secara kredit maka saat customer melakukan pembayarannya, dicatat melalui Modul Sales > Receive Payments. Gambar 111. Receive Payment untuk Penerimaan Pembayaran Penjualan Untuk kasus AISHITERU misalnya, customer SHIZUKA melakukan pembayaran melalui Cash untuk transaksinya. Langkah langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: Langkah 1 Dari Modul Sales pada Command Centre, Klik Receive Payments. Gambar 112. Receive Payments untuk Penerimaan Pembayaran Customer 102 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

116 Langkah 2 Isikan data sesuai dengan ketentuan di bawah ini seperti pada Gambar 113 lalu klik Record: CustomerCustomer Name : SHIZUKA Deposit to Account : Cash ID # : R Date : Amount Received : Rp Invoice # Date : S ; Amount Applied : Rp Gambar 113. Isian Data Receive Payments Langkah 3 Hasil Jurnal penerimaan pembayaran dari customer dapat dilihat dengan cara klik Journal seperti pada Gambar 114. Bab 6 Pencatatan Transaksi Penjualan Melalui MYOB I 103

117 Gambar 114. Jurnal Penerimaan Pembayaran dari Customer 104 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

118 Bab 7 PENCATATAN TRANSAKSI KAS MELALUI MODUL BANKING Menurut Mansoor (2013:66); Kuntoro dan Irton (2008: 113); serta Triantoro dan Saputra (2012:140) modul Bank dipergunakan untuk mencatat transaksi tunai, khususnya penerimaan dan pengeluaran kas yang terdiri dari beberapa fasilitas diantaranya: - Spend Money, untuk mencatat pengeluaran kas - Receive Money, untuk mencatat penerimaan kas - Print Cheques, untuk mencetak cek pengeluaran kas - Print/ remittance advices, untuk mengirimkan atau mencetak remittance - Prepare Bank Deposit, untuk mencatat pengiriman ke bank - Bank Register, untuk mengetahu rekapan pencatatan transaksi yang dilakukan pada modul bank - Reconcile Account, untuk merekonsiliasi kas-bank - Transaction Journal, untuk melihat jurnal transaksi yang telah dibuat. I 105 I

119 PENGELUARAN KAS MELALUI SPEND MONEY Pada kasus AISHITERU terdapat transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran biaya Credit Card dan biaya administrasi. Berikut langkah langkah yang dapat dilakukan untuk mencatat transaksi tersebut: Langkah 1 Silahkan klik Modul Banking > Spend Money (Gambar 115). Gambar 115. Spend Money Pada Modul Banking Langkah 2 Isikan data pengeluaran kas seperti ketentuan dan klik Record seperti Gambar 116. Account : Cash Cheque No. : D Date : Amount : Rp MemoMemo : CREDIT CARD PAYMENT & BANK CHARGES Category : MLG (MALANG) 106 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

120 Digunakan untuk pembayaran dengan rincian sebagai berikut: Acct# Name Amount Job Tax Credit Card Rp N-T Bank Charges Rp N-T Gambar 116. Isian Data Spend Money Langkah 3 Dengan demikian jurnal yang dibuat ditampilkan pada Gambar 117. Gambar 117. Jurnal Pengeluaran Kas Bab 7 Pencatatan Transaksi Kas Melalui Modul Banking I 107

121 CATATAN TAMBAHAN : (tidak untuk dipraktekkan dalam kasus AISHITERU) PENGISIAN DANA KAS KECIL Untuk pengeluaran Kas di Bank pada pengisian kembali Kas Kecil, bisa dilakukan sesuai dengan sistem yang ditetapkan, yaitu menggunakan Sistem Imprest atau Fluktuatif. Pada sistem Imprest berarti pengeluaran kas pada nilai yang ditentukan oleh Perusahaan tidak dicatat pada Sub modul Spend Money sesuai tanggal transaksi, melainkan pada saat pengisian kembali (bukti transaksi disimpan untuk pencatatan pengisian kembali). Ketika sistem dana kas kecil yang ditetapkan adalah sistem Fluktuatif, maka setiap pengeluaran yang nilai telah ditentukan oleh perusahaan, harus dicatat pada sub modul Spend Money sesuai dengan tanggal transaksi menggunakan akun Kas Kecil. PENERIMAAN KAS MELALUI RECEIVE MONEY Apabila terjadi transaksi penerimaan kas (di luar penerimaan dari customer), misalnya pendapatan sewa ruko atau pendapatan bunga bank maka dapat dilakukan melalui modul Banking > Receive Money. Dalam kasus AISHITERU berikut ini akan dijelaskan beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk transaksi penerimaan kas. Langkah 1 Dari modul Banking pada Command Centre, klik Receive Money (Gambar 118). 108 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

122 Gambar 119. Receive Money pada Modul Banking Langkah 2 Isikan data seperti ketentuan yang diminta pada kasus dengan informasi di bawah ini lalu klik Record seperti pada Gambar 120: Account : Bank ID # : R Date : Amount : Rp Memo : INTEREST INCOME Category : SBY (SURABAYA) Gambar 120. Isian Data pada Receive Money Bab 7 Pencatatan Transaksi Kas Melalui Modul Banking I 109

123 Langkah 3 Untuk melihat jurnal yang telah dibuat oleh MYOB maka pengguna dapat menekan tombol Journal dan tampilannya seperti Gambar 121. Gambar 121. Jurnal Penerimaan Kas CATATAN TAMBAHAN : (tidak untuk dipraktekkan dalam kasus AISHITERU) PREPARE BANK DEPOSIT Kuntoro dan Irton (2008:103) menyatakan bahwa pengguna dapat melakukan pencairan (clearing) untuk beberapa jenis cek/ giro dari beberapa bank pada satu tanggal tertentu. Pada prinsipnya proses pencairan cek/giro dalam menu sub modul ini adalah memindahkan rekening dana yang belum disetor (undeposited funds) ke rekening kas di bank. Pengguna juga dapat pula menyetorkan sejumlah dana tertentu dan sekaligus melakukan pencairan atas sejumlah BG/cek yang diterima dari perusahaan. Jadi proses melakukan transaksi ini harus didahului dengan proses penerimaan kas (Receive Money) misalnya saja dari pembayaran oleh customer namun untuk rekening tujuan yang ditetapkan adalah Dana yang Belum Dialokasikan (Undeposited Funds) bukan Kas atau Bank karena penerimaan tersebut rencananya langsung disetor ke bank pada tanggal tertentu yang telah ditetapkan oleh kebijakan perusahaan. Sebagai contoh dilakukan penyetoran uang tunai ke rekening bank perusahaan 110 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

124 (pada tanggal 1/1/2008) dari customer Toko Kharuan Jaya sekaligus pencairan Bilyet Giro yang diterima dari Portable Outlet. Langkah-langkah pencatatan bisa dilakukan dengan cara berikut: Langkah 1 Klik modul Banking pada Command Centre, lalu klik Prepare Bank Deposit. Langkah 2 Isilah ID# (nomor bukti setoran) dan tanggal penyetoran. Langkah 3 Klik kolom Deposit dan klik centang ( ), lalu klik Record. REKONSILIASI BANK Saldo dalam MYOB harus dicocokkan dengan saldo dari rekening Bank atau Kartu Kredit. Proses ini disebut dengan Rekonsiliasi Bank. Dalam contoh kasus, penggun sebagai akuntan diminta untuk membuat rekonsiliasi Bank dengan detail Account: Bank pada tanggal yang jumlahnya Rp langkah langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: Langkah 1 Dari modul Banking pada Command Centre, klik Reconcile Account seperti pada Gambar 122. Bab 7 Pencatatan Transaksi Kas Melalui Modul Banking I 111

125 Gambar 122. Reconcile Account pada Modul Banking Langkah 2 Pilih Reconcile Account: Bank. Masukkan data Bank Statement Date: , New Statement Balance: Rp Centang ( ) transaksi yang sesuai dengan catatan Bank. Klik Reconcile seperti pada Gambar 123. Gambar 123. Reconciliation Statement 112 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

126 Bab 8 PENCATATAN TRANSAKSI MELALUI MODUL ACCOUNT Menurut Mansoor (2013:114) selain digunakan untuk membuat dan megedit Chart of Account, modul ini juga digunakan untuk mencatat jurnal umum, melakukan transfer dana antar akun yang bertipe bank, dan lainnya. Selanjutnya Mansoor (2013:115) juga menjelaskan pada sub modul Record Journal Entry digunakan untuk mencatat jurnal umum, jurnal penyesuaian, maupun jurnal koreksi yang tidak bisa dilakukan oleh modul lainnya. Pada kasus ASHITERU dicontohkan jurnal penyesuaian untuk mencatat depresiasi dan kliring pajak. Langkah langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: Langkah 1 Dari modul Account pilihlah Record Journal Entry seperti pada Gambar 124. I 113 I

127 Gambar 124. Record Jurnal Entry untuk Mencatat Penyesuaian Langkah 2 Masukkan detail jurnal penyesuaian seperti informasi di bawah ini. Langkah ini akan dijelaskan pada Gambar 125. G.Journal# : G Date : Memo : DEPRECIATION (JAN 2014) Category : SBY (SURABAYA) Acct# Name Debit Credit Tax Depreciation Rp100,000 N-T Office Equip Accum Depn Rp100,000 N-T Gambar 125. Jurnal Penyesuaian Depresiasi 114 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

128 Review jurnal ditampilkan saat menekan tombol Journal seperti Gambar 126 di bawah ini: Gambar 126. Jurnal Depresiasi Berikutnya dalah langkah langkah untuk mencatat kliring pajak pertambahan nilai (VAT) saat penyesuaian. \Langkah 1 Dari modul Account pada Command Centre, klik Record Journal Entry seperti Gambar 124 di atas. Langkah 2 Masukkan detail jurnal umum seperti informasi di bawah ini lalu klik record yang ditampilkan pada Gambar 127. G.Journal # : G Date : Memo : VAT CLEARING (DEC 2013) Category : SBY (SURABAYA) Acct# Name Debit Credit Tax VAT Collected Rp200,000 N-T VAT Paid Rp400,000 N-T VAT Clearing Rp200,000 N-T Bab 8 Pencatatan Transaksi Melalui Modul Account I 115

129 Gambar 127. Jurnal Penyesuaian Kliring Pajak Hasil jurnal dapat dilihat pada Gambar 128 berikut ini: Gambar 128. Jurnal Kliring Pajak 116 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

130 Bab 9 PENCATATAN TRANSAKSI MELALUI MODUL INVENTORY Menurut Mansoor (2013:102) semua aktivitas yang berkaitan dengan persediaan, dapat dilakukan dengan modul ini. Kegiatan tersebut diantaranya pembuatan kartu persediaan, membuat produk, perubahan bentuk produk, pencatatan selisih persediaan, dan pindah gudang barang. Untuk pembuatan kartu persediaan sudah dijelaskan pada sub bab sebelumnya. Lebih lanjut Mansoor (2013: ) juga menjelaskan beberapa sub modul Inventory adalah: 1. Item Register, berfungsi sebagai rekap data mutasi produk yang ada di perusahaan 2. Item List, berfungsi sebagai rekap data produk dengan tampilan Gambar 128 sebagai berikut: I 117 I

131 Gambar128. Tampilan Item List 3. Receive Items, berfungsi untuk mencatat penerimaan barang tanpa melalui prosesquote maupun Order. Pencatatan ini diakui sebagai penerimaan persediaan dan munculnya utang usaha. 4. Build Items, adalah fasilitas untuk mencatat barang yang terdiri dari beberapa jenis item lainnya. 5. Auto-Bulid Items, merupakan fasilitas yang sama dengan Build Items. Hanya saja dengan Auto Build Items dapat secara otomatis membuat produk yang komposisinya sudah standar. 6. Adjust Inventory, digunakan untuk mencatat selisih persediaan karena barang rusak, hilang, berkurang, atau habis karena penguapan, tumpah, dan lain sebagainya. Dengan fasilitas ini pula, pengguna dapat mengurangi harga perolehan karena adanya diskon dari supplier yang tidak dianggap sebagai pendapatan diskon pembelian. Dapat pula terjadi koreksi harga pembelian dari supplier. 7. Set Item Prices, adalah fasilitas untuk membuat harga jual baru untuk produk-produk yang dimiliki. 8. Count Inventory, digunakan untuk mencatat awal persediaan atau pada setiap akhir periode untuk mencatat selisih persediaan hasil stock opname. 118 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

132 AUTO- BUILD ITEMS DAN BUILD ITEMS Pada kasus AISHITERU telah diberikan contoh apabila perusahaan telah menyelesaikan pengerjaan Product 3 maka otomatis komponen komponen yang menjadi bagian dari product 3 akan terkurangi. Seperti contoh kasusnya perusahaan telah menyelesaikan 2 unit product 3 maka langkah langkah yang dapat dikerjakan adalah sebagao berikut: Langkah 1 Silahkan pilih modul Inventory pada Command Centre, klik Auto- Build Items. Gambar 129. Auto Build Item Langkah 2 Masukkan Qty to Build: P3 = 2 (unit), lalu klik Build Items. Bab 9 Pencatatan Transaksi Melalui Modul Inventory I 119

133 Gambar 130. Konfirmasi Build Item Langkah 3 Masukkan dan konfimasi detail Auto-Build Items seperti informasi di bawah ini dan silahkan klik OK. I. Journal# : I Date : Memo : INVENTORY AUTO-BUILD P3 = 2 UNIT Category : SBY (SURABAYA) Item# Qty UnitCost Amount Job P3 2 Rp300,000 Rp600,000 - P1-2 Rp100,000 (Rp200,000) - P2-2 Rp200,000 (Rp400,000) - Gambar 131. Isian jurnal Auto Build Item 120 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

134 Sehingga hasil tampilan jurnal yang dapat di review adalah sebagai berikut: Gambar 132. Jurnal Auto Build INVENTORY ADJUSTMENT Biasanya tidap akhir periode bagian Gudang dan Akuntansi selalu mencocokkan catatan masing masing. Seandainya terdapat penyesuaian akan dijelaskan sebagai berikut: a. INVENTORY LOST Kehilangan barang di gudang seringkali terjadi. Kehilangan ini biasanya diketahui jumlah unit yang hilang sehingga langkah langkah pengerjaannya berdasarkan kasus AISHITERU adalah sebagai berikut: Langkah 1 Dari modul Inventory pada Command Centre, klik Adjust Inventory. Gambar 133. Adjust Inventory untuk Penyesuaian Persediaan Bab 9 Pencatatan Transaksi Melalui Modul Inventory I 121

135 Langkah 2 Silahkan isi form adjust inventory dengan informasi di bawah ini lalu klik OK seperti Gambar 132. I. Journal# : I Date : Memo : INVENTORY (LOST) Category : SBY (SURABAYA) Item# Qty Unit Cost Amount A/c Job P2-1 Rp200,000 (Rp200,000) P Gambar 134. Adjust Inventory Lost Hasil jurnal yang dapat dilihat adalah sebagai berikut: Gambar 135. Jurnal Penyesuaian - Lost b. FOUND UNIT COST UNKNOWN Penyesuaian barang juga dapat terjadi apabila ditemukan barang namun harga per unit nya tidak dapat ditelusuri. Berikut langkah langkah yang dapat dikerjakan: 122 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

136 Langkah 1 Dari modul Inventory pada Command Centre, klik Adjust Inventory seperti pada Gambar 131 di atas. Langkah 2 Silahkan isi form adjust inventory dengan informasi di bawah ini lalu klik Record seperti Gambar 134. I.Journal # : I Date : Memo : INVENTORY (FOUND - UNIT COST UNKNOWN) Category : SBY (SURABAYA) Item# Qty Unit Cost Amount A/c Job P2 1 Rp0 Rp P Gambar 136. Adjust Inventory Found Unit Cost Unknown Berikut jurnal yang dihasilkan dengan menekan tombol Journal: Gambar 137. Jurnal Penyesuaian Persediaan Unit Cost Unknown Bab 9 Pencatatan Transaksi Melalui Modul Inventory I 123

137 c. UNIT COST ADJUSTMENT Beberapa aturan pada akuntansi memerintahkan pengukuran dan penyajian persediaan barang dagang dihitung mana yang lebih rendah dari cost atau nili realisasi netonya sehingga dapat menimbulkan perbedaan nominal yang diakui dalam laporan keuangan. Berikut langkah langkah yang harus dilakukan untuk menyesuaikan nilai persediaan. Langkah 1 Dari modul Inventory pada Command Centre, klik Adjust Inventory seperti pada Gambar 131 di atas. Langkah 2 Silahkan isi form adjust inventory dengan informasi di bawah ini lalu klik Record seperti Gambar 136. I. Journal # : I Date : Memo : INVENTORY(UNITCOSTADJUSTMENT) Category : L (LOCAL) Item# Qty Unit Cost Amount A/c Job P2 0 Rp0 Rp100, P Gambar 138. Adjust Inventory Unit Cost Adjustment 124 I Komputerisasi Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang

138 Jurnal dari penyesuaian di atas ditampilkan ebih jelas dalam Gambar 137 sebagai berikut: Gambar 139. Jurnal Penyesuaian Persediaan - Unit Cost Adjustment Bab 9 Pencatatan Transaksi Melalui Modul Inventory I 125