BAB IV HASIL ANALISIS DATA. maka didapatkan hasil dan pembahasannya sebagai berikut : ditemukan permasalahan (kelemahan) sebagai berikut :

Transkripsi

1 41 BAB IV HASIL ANALISIS DATA 4.1 Hasil Analisis Data Menurut alat analisis data yang telah ditentukan pada bab sebelumnya, maka didapatkan hasil dan pembahasannya sebagai berikut : 1. Tahap investigasi awal yang dilakukan di SOGD Jateng-DIY ternyata ditemukan permasalahan (kelemahan) sebagai berikut : a. Data pembelian dicatat oleh beberapa bagian secara berulang-ulang. Penyebabnya adalah harga yang tertera di invoice pembelian sering direvisi oleh Pimpinan. Hal ini dikarenakan saat barang yang dipesan datang, harga pasar Jateng-DIY mengalami penurunan. Master harga yang terdapat dalam aplikasi program TDS tidak dapat diedit. Sehingga bagian pembelian dan bagian akuntansi (hutang) mencatat kembali dengan menggunakan Microsoft Excel. b. Data dan Informasi yang didapat kurang akurat. Penyebabnya adalah harga yang tertera dalam aplikasi program TDS tidak dapat menunjukkan harga yang terbaru, sehingga harus dibuat ulang dengan menggunakan Microsoft Excel. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam melihat dan mencari harga per unit dan per type masing-masing merk handphone.

2 42 c. Data yang diterima tidak dapat digunakan tepat waktu. Penyebabnya adalah Pencatatan data pembelian dengan menggunakan rumus dari Microsoft Excel kurang akurat karena bagian hutang sering lalai dalam mengedit tanggal terbaru. Hal ini menyebabkan kurang terkontrolnya data yang belum dan atau yang sudah jatuh tempo. Harga yang ada pada data pembelian dari program TDS tidak bisa dipakai lagi karena tidak sesuai dengan situasi yang baru. d. Informasi baru yang diperlukan dari data yang disimpan tidak mudah untuk dicari. Penyebabnya adalah data-data pembelian per bulan yang ada pada SOGD Jateng selama ini kurang bisa disajikan dengan tepat dan tidak terkontrol dengan baik. Misalnya data-data yang dibutuhkan untuk menghitung kompensasi yang akan diterima oleh SOGD Jateng-DIY harus dicari dengan memakan waktu yang cukup lama. e. Output. Data pembelian yang diinput melalui program TDS tidak dapat menghasilkan laporan yang benar dan akurat, karena harga pembelian yang direvisi oleh pimpinan tidak dapat diedit. Program TDS tidak bisa menampilkan informasi mengenai umur seluruh faktur pembelian yang belum lunas.

3 43 Project : Sistem komputerisasi pembelian kredit dengan mengunakan software MYOB Masalah/Problem Analisis sebab-akibat Sebab-akibat 1. Data : pencatatan dilakukan oleh beberapa 1.Data : master harga dalam program TDS bagian secara berulang-ulang. tidak dapat diedit. Pencatatan de - ngan Microsoft Excel kurang efektif. data pembelian yang disimpan tidak data yang diinput melalui Microsoft mudah untuk dicari. Excel kurang efektif. data yang diterima tidak dapat diguna - kan tepat waktu. pencatatan dengan Microsoft Excel kurang akurat karena bagian hutang sering lalai dalam mengedit tanggal terbaru. 2.Harga : kesulitan mengetahui harga terbaru. 2.Harga : cepat berubah dan sering direvisi. 3.Laporan : lambat dalam penyajiannya 3.Laporan : pencatatan dengan Microsoft Excel kurang cepat dan tepat. laporan kurang akurat data yang diinput melalui program TDS kurang akurat. 2. Tahap Analisis kebutuhan Sistem Tahap analisis kebutuhan sistem ini dilakukan dengan mengidentifikasi data-data yang diperoleh, diproses dan diinput atau hasil/output yang dibutuhkan oleh sistem yang akan dikembangkan menjadi sistem informasi yang baru. Project : Sistem komputerisasi pembelian kredit dengan mengunakan software MYOB Perbaikan sistem Menyediakan sistem komputerisasi pembelian kredit dengan menggunakan software MYOB, guna mengatasi masalah yang ada, meliputi : 1. Data : menyajikan sistem informasi yang lengkap mengenai seluruh data pembeli an, yaitu data supplier, data barang, data harga, data historis barang. 2. Harga : menghasilkan sistem informasi yang memudahkan untuk melihat harga terbaru. 3. Laporan : menghasilkan sistem informasi yang dapat menyajikan laporan pembelian sesuai dengan kebutuhan perusahaan yaitu, 1. Laporan saldo hutang ke supplier berdasarkan periode umur. 2. Laporan yang menampilkan seluruh faktur pembelian yang belum lunas diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo. 3. Laporan seluruh faktur pembelian, retur dan nota debit. 4. Laporan mengenai informasi history item pembelian atau supplier. 5. Laporan pembelian per supplier.

4 44 3. Tahap Analisis Keputusan Solusi yang dihasilkan dari pemakaian program MYOB Premier v 7.5 ini dapat diterapkan pada SOGD Jateng-DIY. Program akuntansi MYOB Premier ini sangat fleksibel, mudah dipelajari, mudah digunakan dan memuat fungsi dan fitur yang dibutuhkan oleh SOGD Jateng-DIY. Laporan yang dihasilkan oleh MYOB ini juga dapat dikirim ke Microsoft Excel, dengan , faksimili ( jika komputer terhubung ke internet ) dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa alasan dengan dipilihnya paket software ini adalah sebagai berikut: 1) MYOB premier v7,5 merupakan paket software yang langsung dapat digunakan tanpa harus mengeluarkan biaya yang besar. 2) Jenis transaksi dalam program ini cukup lengkap dan mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat dan diharapkan dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan. 3) Program ini sudah teruji, dan diharapkan saat program diimplementasikan tidak banyak terjadi masalah. 4) Keamanan data terjamin. 5) Program mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang terus berkembang. 6) Program sudah terpadu, sehingga bagian akuntansi tidak harus menginput data jurnal.

5 45 4. Tahap setup sistem pada paket software MYOB Tahap ini membahas mengenai langkah-langkah menginstal dan menjalankan program MYOB Premier v7,5 dengan sistem operasi Windows 98/2000/Me/XP atau Windows NT 4.0. A. Langkah-langkah dalam menginstall adalah sebagai berikut : 1) Aktifkan komputer. 2) Simpan seluruh dokumen dan tutup seluruh program yang aktif. 3) Masukkan CD MYOB v7,5 pada CD Drive, beberapa saat jendela Flash ditampilkan seperti gambar berikut, Gambar Jendela Flash untuk menginstal MYOB Premier 4) Klik tombol Install, dan ditampilkan gambar berikut ini, Gambar Jendela Preparing to Install

6 46 5) Baca dan pelajari halaman Welcome to MYOB Premier v7.5 Setup kemudian klik tombol Next. 6) Pada halaman Software Licence Agreement, baca perjanjiannya kemudian klik tombol Accept. 7) Pada halaman Install Type, klik type yang dipilih, kemudian klik tombol Next. 8) Pada halaman InstallShield Wizard Complete, klik tombol Finish. Internet Explorer akan aktif dan menampilkan topik What s New in This Version dari MYOB Help. B. Langkah-langkah dalam menjalankan Program MYOB v7.5 adalah sebagai berikut : 1) Klik ikon shortcut program MYOB v7.5 2) Pada jendela Welcome to MYOB Premier v7.5 terdapat sejumlah pilihan sebagai berikut : Gambar Welcome to MYOB Premier

7 47 Open your company file : Membuka file data perusahaan yang sudah ada. Create new company file : Membuat file data perusahaan untuk bisnis anda. Explore the sample company: Mencoba dengan sebuah contoh file data perusahaan dan pelajari cara menggunakan MYOB Premier. What s New in this version : Mempelajari tentang fitur-fitur baru MYOB Premier versi ini. Exit : mengakhiri program MYOB Premier. C. Membuat dan Mengaktifkan File Data Perusahaan C.1. Prosedur untuk membuat data suatu perusahaan yaitu : 1) Aktifkan program aplikasi MYOB Premier dan klik tombol Create new company file pada jendela Welcome to MYOB Premier. Jendela New Company File Assistant ditampilkan, seperti yang diperlihatkan gambar dibawah ini, Gambar Jendela New Company File Assistant/Welcome to the MYOB New Company File Assistant

8 48 2) Pada Company Information, masukkan informasi perusahaan. Klik tombol Next, seperti gambar dibawah ini, Gambar Jendela New Company File Assistant/Enter information about your company 3) Masukkan struktur tahun fiskal keuangan perusahaan. Klik tombol Next sehingga jendela New Company File Assistant/Tell us about accounting year ditampilkan seperti berikut ini, Gambar Jendela New Company File Assistant/Tell us about your accounting year

9 49 4) Klik tombol Next untuk melanjutkan proses berikutnya. Jendela New Company File Assistant/Please confirm your accounting information ditampilkan sebagai berikut, Gambar Jendela New Company File Assistant/Please confirm your accounting information 5) Pada Accounts List, diminta untuk membuat daftar akun perusahaan. Klik tombol Next sehingga jendela New Company File Assistant/Build your accounts list ditampilkan, seperti pada gambar berikut, Gambar Jendela New Company File Assistant/Build your accounts list

10 50 6) Klik tombol Next, Jendela New Company File Assistant/Select your accounts list ditampilkan seperti gambar berikut, Gambar Jendela New Company File Assistant/Select your accounts list 7) Menentukan nama file data perusahaan dan lokasinya. Klik tombol Next sehingga jendela New Company File Assistant/Create your company file ditampilkan seperti gambar berikut ini, Gambar Jendela New Company File Assistant/Create your company file

11 51 8) Klik tombol Next, Jendela terakhir New Company File Assistant/Congratulation ditampilkan sebagai berikut, Gambar Jendela New Company File Assistant/Congratulation Klik tombol Setup Assistant jika menetapkan dan mengkustomisasi file data tersebut. Klik tombol Command Centre jika langsung mulai memasukkan transaksi transaksi pada file data. Klik tombol Cancel jika ingin keluar dari New Company File Assistant. C.2. Prosedur mengaktifkan file data perusahaan sebagai berikut : 1. Klik tombol Open your company file pada jendela Welcome to MYOB Premier. Kotak dialog Open ditampilkan seperti gambar berikut,

12 52 Gambar Kotak Dialog Open 2. Masukkan nama file data perusahaan yang ingin diaktifkan pada kotak teks File name. Klik tombol Open. Jendela Sign-on ditampilkan. 3. Masukkan identitas pengguna pada field User ID. Nilai default field ini adalah Administrator, yaitu orang yang berhak menentukan pengguna dan batasan-batasan akses pengguna tersebut. Anda dapat menggantinya jika perlu. Masukkan juga password pada field Password. Pada gambar Sign-on/User ID and Password. Pada field File Access, pilih opsi Single-user Access jika file data hanya dapat diakses oleh 1 orang, atau pilih opsi Multi-user Access jika file data dapat diakses bersama pengguna lainnya. Pada field drop-down Protocol, tentukan network protocol yang akan digunakan ketika bekerja dengan file data MYOB Premier. Setiap pengguna yang menggunakan file data ini secara bersamaan, harus memilih protocol yang sama.

13 53 Klik tombol OK setelah parameter-parameter jendela ini dimasukkan atau ditentukan. Gambar Sign-on/User ID and Password D. Mengakhiri Program MYOB Premier. Untuk mengakhiri program MYOB Premier, pilih Exit dari menu File. Sebuah Prompt yang menginformasikan saat terakhir kali melakukan backup data ditampilkan, seperti gambar dibawah ini. Gambar Prompt mengakhiri program MYOB

14 54 Kita dapat memilih membuat backup file data bersangkutan atau mengabaikannya. Klik tombol No untuk langsung keluar dari MYOB Premier, atau klik tombol Yes jika ingin membuat backup file data sebelum keluar dari program ini. 4.2 Tahap Penyusunan dan Pengujian Mendesain nomor akun dan namanya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Nomor akun yang pada kolom Linked diberikan tanda check mark ( ), tidak bisa dihapus melainkan hanya bisa diganti nomor akun dan namanya saja. Berikut ini contoh desain daftar akun:

15 55 1. Membuat Linked Accounts, aturannya dapat dilihat dari menu : SETUP LINKED ACCOUNTS ACCOUNTS & BANKING ACCOUNTS. Equity Account for Current Earning : menampung Laba/Rugi periode berjalan. Equity Account for Retained Earning : menampung laba/rugi tahun lalu. Equity Account for Historical Balancing : menampung selisih pemasukan saldo awal. Bank Account for Undeposited Funds : menampung akun bank atas cek/giro yang belum cair.

16 Mengaktifkan Card File, klik Cards list, masukkan data supplier. Gambar Data Supplier Masukkan data Customer. Gambar Data Customer

17 57 Aktifkan Command Centre Inventory, klik Items list, masukkan Item Number,Nama, klik pada kotak I buy, I sell dan I inventory the Item. Klik OK. Gambar Data Daftar Kode Barang dan Harga Memasukkan Saldo Awal Neraca. Buka modul Setup, pilih Balance. Pilih dan klik Account Opening Balances. Isikan saldo awal. Hanya saldo awal type Balance Sheet saja yang bisa diisikan saldonya.

18 58 Berikut contoh gambar Account Opening Balances. Letakkan pada sembarang Command Centre, klik Reports/Inventory, Pilih Item List Summary, klik Display. Gambar Saldo Awal Persediaan Barang

19 59 Letakkan pada sembarang Command Centre, klik Reports/Purchases, Pilih Payables/Ageing Summary. Klik Display. Gambar Saldo Awal Hutang Prosedur Pencatatan Pembelian. 1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol Enter Purchases. Seperti gambar berikut ini, Gambar Jendela Purchases-New Item untuk memasukkan detail informasi pembelian item-item persediaan

20 60 2. Pilih status transaksi pembelian yang akan dibuat, (QUOTE, ORDER atau BILL) dari daftar drop-down di kiri atas jendela. Quote atau penawaran : dibuat untuk penawaran tanpa terjadi transaksi. Hal ini tidak berdampak pada level persediaan, dan dapat diubah menjadi order pembelian. Order : bukan transaksi aktual yang berdampak pada keuangan dan persediaan, melainkan hanya merupakan informasi pembelian saja sampai siap digunakan. Bill atau faktur pembelian : pembelian actual dan mencatat sebuah jurnal transaksi yang sesuai, menambah persediaan. Faktur pembelian ini dapat berupa faktur yang belum lunas (open bills) dan faktur yang sudah lunas (closed bills) atau berupa nota-nota debit (debit memos). 3. Pilih jenis layout pembelian seperti Service, Item, Professional, dan Miscellaneous. Untuk mengubah layout ini, klik tombol Layout dan pilih layout yang diinginkan dari jendela select Layout yang ditampilkan. Kemudian klik tombol OK. 4. Masukkan kartu supplier pada field Supplier.

21 61 5. Periksa termin pembayaran dari supplier. Termin pembayaran ditampilkan pada field Terms. Jika termin pembayaran ingin dirubah, klik panah zoom, jendela Credit Terms akan ditampilkan, kemudian ubah termin tersebut dan klik tombol OK. 6. Tandai kotak periksa Tax Inclusive jika harga beli barang sudah termasuk pajak, dan hilangkan tanda pada kotak jika harga beli belum termasuk pajak. 7. Nilai default alamat perusahaan dtampilkan pada field drop-down Ship To. 8. Masukkan nomor order pembelian pada field Purchase #. 9. Masukkan tanggal order pembelian pada field Date. 10. Masukkan nomor faktur penjualan dari supplier pada field Supplier Inv#. 11. Masukkan barang yang dibeli pada daftar Scrolling dibagian tengah jendela.field yang muncul pada daftar Scrolling berbeda, bergantung apada layout yang digunakan.

22 Masukkan informasi tambahan pembelian, seperti : 13. Pada field drop-down Category, tetapkan kategori yang ditugaskan untuk transaksi ini. Klik ikon Search disamping field tersebut dan pilih kategori dari daftar search yang ditampilkan. Seperti gambar berikut ini, 14. Pencatatan transaksi dapat diselesaikan dengan cara sebagai berikut : Catat pembelian. Klik tombol Record. Cetak dan catat pembelian. Klik tombol Print. Catat dan kirim pembelian dengan . Klik tombol Send To dan pilih .

23 63 Catat dan kirim pembelian dengan faksimili. Klik tombol Send To dan pilih Fax. MYOB Premier menyediakan sejumlah tool yang dapat digunakan untuk melihat kembali informasi pembelian yang sudah dibuat, 1. Jendela To Do List. Menampilkan seluruh faktur pembelian yang belum lunas diurutkan berdasarkan tanggal jatuh temponya. Gambar laporan seluruh faktur pembelian yang belum lunas sesuai tanggal jatuh tempo 2. Jendela Analyse Payables. Menampilkan informasi umur seluruh faktur pembelian yang belum lunas. Gambar laporan informasi umur faktur pembelian yang belum lunas

24 64 3. Purchases Reports. Laporan pembelian akan membantu dalam memelihara dan menelusuri aktivitas-aktivitas pembelian. Gambar laporan pembelian yang dapat menelusuri aktivitas-aktivitas pembelian 4. Jendela History. Membantu kita untuk melihat tujuh tahun dari histories pembelian sebuah item atau supplier. Gambar laporan informasi history pembelian dari supplier dan Item pembelian

25 65 5. Purchases Register. Menampilkan faktur-faktur pembelian yang belum dan sudah lunas, retur dan nota debit, sehingga kita mendapat gambaran keseluruhan dari aktivitas-aktivitas pembelian. Gambar laporan faktur beli yang belum dan sudah lunas, retur,dan nota debit 6. Find Transactions. Membantu kita mencari transaksi-transaksi pembelian tertentu secara cepat. Gambar laporan pencarian transaksi pembelian yang dilakukan secara cepat

26 66 7. Transaction Journal. Menampilkan daftar ayat jurnal pembelian. Gambar daftar ayat jurnal pembelian Prosedur mencatat pembayaran adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol Pay Bills.seperti gambar berikut ini,

27 67 2. Pilih tombol opsi Pay From Account jika ingin mencatat transaksi langsung pada salah satu akun Bank. 3. Masukkan nama Supplier yang akan dibayar pada field Supplier. 4. Masukkan nomor transaksi pada field Cheque No. 5. Masukkan tanggal transaksi pada field Date. 6. Masukkan total nilai yang akan dibayarkan pada field Amount. 7. Masukkan keterangan pada field Memo. MYOB Premier akan menampilkan seluruh order pembelian dan faktur pembelian yang belum lunas dari supplier bersangkutan, pada daftar Scrolling di bagian tengah jendela.

28 68 Untuk setiap pembelian field-field berikut ditampilkan : Purchase #..Menampilkan nomor order pembelian saat pembelian dibuat. Status. Menampilkan status pembelian, yaitu Open (saldo pembelian belum lunas), Closed (saldo pembelian sudah lunas) Date. Menampilkan tanggal ketika pembelian dibuat. Amount. Menampilkan nilai faktur pembelian, dikurangi pembayaran sebelumnya, uang muka atau nota debit. Discount. Menampilkan potongan tunai yang akan didapat dari supplier. Total Owed. Menampilkan selisih nilai faktur pembelian dengan potongan tunai.

29 69 8. Masukkan nilai yang ingin diaplikasikan ke setiap faktur pada field Amount Applied 9. Klik tombol Record untuk mencatat transaksi pembayaran ke supplier Prosedur Melihat Daftar Faktur Pembelian yang Diurutkan Berdasarkan Tanggal Jatuh Tempo. 1. Klik tombol To Do List dan klik tab A/P. 2. Jika akan dilakukan pembayaran, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : Pilih faktur pembelian yang akan dibayar dengan menandai ( ) pada kolom pemilihan. Klik tombol Pay Bills untuk memproses pembayaran.

30 Prosedur Menganalisis Utang Dagang. 1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol Analysis. 2. Klik tombol Filter dan tentukan periode waktu dan kriteria lain yang akan dilihat, kemudian klik tombol OK Prosedur Melihat Laporan Pembelian. 1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol Reports. 2. Sorot laporan pembelian yang akan dilihat dan klik tombol Display untuk menampilkannya.

31 Prosedur Melihat Historis Pembelian. 1. Aktifkan Command Centre Card File dan klik tombol Cards List. 2. Klik panah zoom disamping kartu pemasok yang akan dilihat historis pembeliannya dan klik tab History. Jendela Card Information (History) akan ditampilkan seperti gambar berikut, Gambar Jendela Card Information (History) Prosedur Purchase Return Langkah-langkah dalam proses retur adalah sebagai berikut : 1. Buka menu Purchase. 2. Klik Enter Purchase. 3. Pilih type Purchase : BILL. 4. Layout : Item. 5. Pilih Supplier. 6. Isi Purchase # :

32 72 7. Isi Tanggal :. 8. Isi Supplier Inv # : 9. Masukkan Received : MINUS. 10. Masukkan Item Number : sesuai item 11. Masukkan Price : sesuaikan dengan tabel harga. 12. Masukkan Journal Memo : Debit Klik Record. Kemudian langkah-langkah untuk mengalokasikan retur yang dibuat ke dalam invoice yang masih outstanding (Apply to Purchase) adalah : 1. Buka form Purchase Register. 2. Pilih bagian Returns & Debits. 3. Pilih dan sorot baris retur nomor 4. Klik Apply to Purchase.

33 73 5. Isikan ID# dan tanggal melakukan Retur, serta pilih baris Amount Applied dan isikan sebesar Rp.. ke baris paling bawah seperti gambar berikut, 6. Klik Record 7. Untuk melihat efek jurnal yang ditimbulkan klik tombol ikon Journal, pilih bagian Purchases, dan tetapkan tanggal seperti gambar berikut,

34 Prosedur Pencatatan Credit Note dan Debit Note Pengertian credit note pada SOGD Jateng-DIY adalah potongan nota yang diterbitkan oleh kantor pusat untuk dapat mengurangi rekening hutang SOGD Jateng-DIY. Credit note ini bisa berupa potongan refund, dan potongan lainnya. Debit note adalah kewajiban SOGD Jateng-DIY ke kantor pusat. Debit note ini dapat berupa tagihan asuransi gedung, asuransi persediaan (Handphone). SOGD Jateng-DIY melakukan pencatatan credit note seperti refund yaitu dengan cara mendebet rekening kantor pusat (hutang dagang) dan mengkredit rekening piutang refund, sedangkan untuk debit note seperti contoh pembayaran asuransi persediaan yaitu dengan mendebet rekening biaya asuransi persediaan dan mengkredit rekening kantor pusat. Adapun Langkah-langkah dalam proses untuk pencatatan credit note dan debit note adalah sebagai berikut : 1. Buka menu Account. 2. Klik Record Journal Entry. 3. Isi Tanggal :. 4. Isi Memo :.. 5. Klik pada baris dibawah Acct # untuk memilih kode account yang akan didebet dan dikredit.

35 75 6. Isi nominal yang akan didebet dan dikredit. 7. Klik tombol OK. Gambar Jendela Record Journal Entry Berikut gambar dari laporan transaksi refund yang ditelah dijurnal,

36 Tahap Pengiriman Tahap ini sistem sudah bisa dioperasikan. Peralihan dari pemberhentian sistem yang lama yaitu TDS dan Microsoft Excel ke sistem yang baru yaitu MYOB Premier v7,5 sudah dilakukan oleh SOGD Jateng-DIY dan dimulai pada bulan Mei 2007.