Studi Kasus. Butik Coy

Transkripsi

1 Studi Kasus Butik Coy A. Informasi Umum Perusahaan : Butik Coy adalah perusahaan yang bergerak dibidang usaha perdagangan dan jasa. Butik Coy berdiri pada awal tahun perusahaan berencana melakukan seluruh pencatatan transaksi keuangan dilakukan dengan menggunakan Zahir Accounting. Berikut data mengenai perusahaan: Nama Perusahaan : Butik Coy Alamat Perusahaan : Jl.Merdeka Barat No.1 Kota : Jakarta Negara : Indonesia No. Telp : butikcoy@gmail.com Kebijakan Akuntansi Perusahaan : 1. Periode akuntansi berawal dari 1 januari s.d 31 Desember 2015 Daftar perkiraan menggunakan fasilitas import akun, dimana akun yang digunakan telah disimpan didalam suatu file text, sehingga akan ada proses import account dari: C/PREMIER12/AKUN1.txt 2. Menggunakan mata uang : IDR (Rp.) dan dollar Amerika (USD). 3. Format tanggal DD/MM/YYYY. 4. Menggunakan Satuan : Pcs

2 B. Membuat Data Perusahaan Baru 1. Klik menu Start lalu pilih MYOB Premier V Klik Create pada tampilan awal MYOB. 3. Kemudian muncul tampilan selamat datang, Klik Next. 4. Isi data perusahaan sesuai dengan informasi umum perusahaan diatas, kemudian klik Next.

3 5. Pada jendela Accounting Information diisikan sesuai kebijakan akuntansi perusahaan, yaitu: Current Financial Year (tahun tutup buku) diisi Last Month of Financial Year (bulan tutup buku) diisi December. Corversion Month (bulan korversi manual ke MYOB) diisi January. Number of Accounting Periods (jumlah bulan periode akuntansi) diisi Twelve. Kemudian klik Next. 6. Akan muncul jendela konfirmasi, jika pengisian periode akuntansi salah maka klik Back untuk mengedit, jika sudah benar klik Next untk langkah berikutnya.

4 7. Karna perusahaan menggunakan fasilitas import akun yang akan digunakan telah disimpan didalam suatu file text maka klik pilihan yang kedua yaitu, I would like to import a list of accounts provided by my accountant after I m done creating company file, lalu klik Next. 8. Kemudian muncul jendela tempat penyimpanan database perusahaan. Secara default file disimpan di dalam folder Instalasi MYOB Premier. Untuk merubah nya klik Change, lalu pilih tempat penyimpanan sesuai dengan keinginan, setelah itu klik Next.

5 9. Muncul jendela conclusion, pilih Command Centre lalu klik Next. 10. Setelah itu akan muncul jendela utama MYOB. C. Setup Multi Currencies Saat membuat file baru fasilitas multi currencies tidak langsung diaktifkan oleh MYOB Premier, dengan cara:

6 1. Dari Menu Bar pilih menu Setup, pilih dan klik Preferences. 2. Pada bagian tab System 3. Pilih I Deal in Multiple Currencies. 4. Pilih Turn on Category Tracking, kemudian set Categories menjadi Required on All Transaction. 5. Klik OK.

7 6. Kemudaian akan tampil pesan 7. Klik OK. D. Daftar Mata Uang Setelah mengaktifkan fasilitas multi currencies, secara otomatis telah dibuatkan salah satu mata standar internanasional, yaitu singapure dollars [local] supaya sesuai dengan kondisi di Indonesia maka kode dan nama mata uang tersebut harus diganti menjadi rupiah. 1. Pilih List Currencies

8 2. Klik anak panah di baris singapure dollars (local) atau klik Edit (Alt D). 3. Ganti kode mata uang dari SGD menjadi IDR, namanya dari Singapure dollars menjadi Rupiah, dan simbolnya dari S$ menjadi Rp (tanpa titik). 4. Klik OK. 5. Kemudian klik edit untuk membuat mata uang lainya, yaitu mata uang USD. 6. Untuk Mata Uang USD ganti menjadi Exchange Rate menjadi Rp

9 7. Klik OK. 8. Tampilan daftar uang yang sudah di buat, seperti berikut:

10 E. Menambah Akun 1. Pilih modul Account Account List. 2. Klik New. 3. Isi data akun yang akan dibuat, kemudian klik Ok. 4. Buat currency exchange Account untuk nilai tukar IDR dengan USD seperti di bawah ini: 5. Maka secara otomatis akan terbentuk account cash USD exchange. Lihat daftar account seperti di bawah ini:

11 Lakukan langkah yang sama untuk pembuatan account yang menggunakan mata uang asing (USD ) Catatan: untuk account yang terdapat (exchange) mata uang jangan diubah, tetap menggunakan rupiah (IDR) karena untuk mengetahui nilai Rupiah dari US$ ke Rp

12 Account Acc Name H/D Account Type Cash (USD) D Bank Cash (USD) Exchange D Bank Bank (USD) D Bank Bank (USD) Exchange D Bank Trade Debtors (USD) D Account Receivable Trade Debtors (USD) Exchange D Account Receivable Trade Creditors (USD) D Account Payable Trade Creditors (USD) Exchange D Account Payable F. Menghapus Data Akun 1. Pilih modul Account Account List. 2. Klik Dua Kali pada akun yang akan diubah 3. Klik Menu Bar Edit Delete Account 4. Hapus akun-akun berikut Wages & Salaries Other Employer Expenses Account link tidak dapat dihapus, untuk menghapus account link, maka link nya harus diubah terlebih dahulu.

13 G. Mengimport Account. Untuk mempercepat proses pembuatan akun baik header maupun detail bisa dilakukan dengan cara melakukan impor dari file yang sudah disediakan. Berikut ini langkah melakukan impor daftar akun: 1. Buka menu File Import Data - Accounts Account Information. 2. Sebelumnya, pastikan file yang akan diimpor sudah dikopikan di dalam folder C:\Primier12\ ACCOUNTS.TXT. 3. Akan tampil jendela Import File. Pada pilihan Duplicate Records pilih menjadi Update Existing Record. 4. Klik Continue. 5. Cari LETAK daftar akun yang akan di impor. 6. Klik Open.

14 7. Pasangkan Kolom Kiri dengan Kolom kanan, dengan cara: Klik pada Satu Field di kolom kiri Klik pada Field yang sama di kolom kanan. Hingga tampak seperti gambar di bawah ini: Klik Import 8. Proses impor akan dijalankan oleh MYOB. Kemudian hasil impor akan ditampilkan pada jendela MYOB Premier. Without error yaitu menampilkan berapa jumlah akun yang berhasil diimpor tanpa kesalahan. Skipped yaitu jumlah akun yang gagal diimpor. Warnings yaitu akun yang tetap diimpor dengan beberapa data yang diabaikan. Catatan : Untuk melihat log (catatan) hasil impor di folder yang sama dengan data MYOB ditempatkan

15 H. Setup IDR Linked Accounts 1. IDR Sales Account Buka dari menu List Currencies. pilih baris mata uang Rupiah (Local), klik Edit Isikan 2 Linked account pada tab receivable seperti berikut ini. 1. Asset Account for Tracking Receivables Piutang Usaha 2. Bank Account for Customer Receipt Bank Beta

16 2. IDR Purchase Link Account Isikan 2 Linked account pada tab Payable Accounts seperti berikut ini. Liability Account for Tracking Receivables Hutang Usaha Bank Account for Paying Bills Bank Alfa I. Currencies USD Linked Account Jika terjadi pembelian dan penjualan dengan mata uang asing maka kita harus menentukan kembali link acount untuk setiap mata uang asing tersebut. 1. USD Sales Link Account Buka dari menu List Currencies. pilih baris mata uang United States Dollars, klik Edit.

17 Isikan 2 Linked account pada tab receivable seperti berikut ini. A. Asset Account for Tracking Receivables Trade Debtors (USD) B. Bank Account for Customer Receipt Bank (USD) 2. USD Purchase Link Account Isikan 2 Linked account pada tab Payable Accounts seperti berikut ini. A. Liability Account for Tracking Receivables Trade Creditors (USD) B. Bank Account for Paying Bills Bank (USD)

18 J. Tax Codes 1. Klik menu bar Lists pilih Tax Codes. Berikut kode pajak yang perlu dibuat : Tax Codes V00 V10 N-T Description VAT 0% VAT 10% Non Taxable Tax Type Good & Service Tax Good & Service Tax Sales Tax Rate 0% 10% 0% Linked Account Tax Collected VAT Collected VAT Collected VAT Collected Tex Paid VAT Paid VAT Paid - 2. Klik New untuk membuat V00 (VAT 0%) 3. Klik OK.

19 K. Setup Jobs, Catagories, dan Harga 1. Jobs Jobs oleh MYOB diartikan sebagai suatu bagian pekerjaan dalam perusahaan. Dengan menggunakan fasilitas job ini, perusahaan dapat melihat dan menganalisa laba atau rugi atas bagian pekerjaan tersebut. Berikut daftar jobs yang perlu dibuat: Job No P S Job Name Produk Service Pilih menu List Jobs New Lakukan langkah yang sama untuk jobs S

20 2. Categories MYOB menyediakan satu fasilitas tambahan lagi untuk bisa memisahkan laporan perdevisi, cabang, tau kategori. Category yang dimaksudkan di sini nantinya kita bisa melihat laporan laba rugi. Bisa melihat laporan neraca, laporan buku besar, dan per kategori. Selain itu category bisa juga diklasifikasikan sebagai departemen suatu perusahaan yang bersifat cost centre. Daftar kategori yang perlu dibuat, seperti berikut: Categories ID Categories Name L LOCAL O OVERSEAS Setup Category Pilih menu List Category New Lakukan langkah yang sama untuk Categories O

21 3. Harga A B Price ID Price Name IDR USD Pilih Menu List, Pilih Costum list & field names. Pilih Price Levels, isikan data seperti gambar di bawah ini: Pada tab Price Level isikan seperti dibawah ini:

22 L. Setup Accounts Opening Balances Saldo awal neraca bisa dimasukkan dalam satu form secara langsung. Selain melalui menu setup balance account opening balance. Saldo awal akun juga bisa dimasukkan langsung di dalam akun itu sendiri di field opening balance. Tetapi, jika jumlah akun yang dimasukkan saldonya banyak maka memasukkan dengan cara tersebut akan lebih lama. Atau saldo awal juga bisa dimasukkan dengan cara membuatkan satu jurnal dari menu accounts record journal entry. Berikut cara yang dianjurkan untuk mengisikan saldo awal neraca yaitu : 1. Pilih Setup pada menu bar pilih Balances Accounts Opening Balances. 2. Masukkan nilai nominal saldo awal untuk masing-masing perkiraan pada kolom Opening Balance klik Ok. 3. Masukkkan nominal akun perkiraan berikut ini:

23 M. Setup Data Customer, Supplier dan Employee 1. Pilih modul Card File pilih Card List klik New. 2. Isi data 3. Klik Ok. 4. Untuk membuat Card List supplier dan employee pada dasarnya sama seperti pembuatan Card List customer, hanya perlu mengganti Card Type menjadi supplier atau employee. Pada tab Selling Detail Ubah item price level menjadi USD.

24 5. Buatlah data Customer, Supplier dan Employee berikut : Costumer Name Country Opening Balance Customer Toko Azzela Indonesia $ 50 Customer Angle Paris Amerika Serikat $ 50 Supplier PT. Dunia Butik Indonesia $ 100 Supplier Lovely Boutique Amerika Serikat $ 50 Employer Siska Indonesia Employer Sandra Amerika Serikat Lakukan yang sama untuk data diatas N. Setup Customer & Supplier Opening Balances 1. Customer Balances. Pilih Setup pada menu bar Balances Customer Balances. Klik Add Sale. Pada jendela Historical Sale, pilih Customer Name yang akan diisi saldo piutangnya dan isi data-data sesuai table di atas, kemudian klik Record.

25 COD Pembayaran dilakukan ketika barang diterima. Untuk mengisi saldo piutang berikutnya, lakukan langkah-langkah yang sama seperti yang dicontohkan di atas. Jika pencatatan saldo awal tiap-tiap kartu piutang sudah sama dengan jumlah saldo akun piutang usaha Opening Balances, maka akan muncul jendela berikut : Klik Ok.

26 2. Supplier Balances. Pilih Setup pada menu bar Balances Supplier Balances. Klik Add Purchase. Pada jendela Historical Purchase, pilih Supplier Name yang akan diisi saldo hutangnya dan isi data-data sesuai table di atas, kemudian klik Record. COD Pembayaran dilakukan ketika barang diterima Untuk mengisi saldo hutang berikutnya, lakukan langkah-langkah yang sama seperti yang dicontohkan di atas.

27 Jika pencatatan saldo awal tiap-tiap kartu hutang sudah sama dengan jumlah saldo akun hutang usaha Opening Balances, maka akan muncul jendela berikut : Klik Ok. O. Setup Inventory 1. Pilih modul Inventory klik Item List. 2. Klik New untuk membuat data item baru.

28 3. Berikut ini adalah data barang yang miliki oleh perusahaan : Item P1 P2 S1 Name Long Dress Gaun Pesta Sifon Service I Buy HPP HPP HPP I Sell Penjualan Penjualan Penjualan Price Level USD Persediaan Barang Dagang Persediaan Barang Dagang Buying Tax N-T N-T N-T Min.Level Selling Price Rp Rp Rp Price Level USD $ 180 $ 250 $ 200 Selling Tax N-T N-T N-T Unit Pcs Pcs Pcs 4. Pada jendela Item Information isi profile sesuai data yang ada ditabel atas : Selanjutnya tentukan akun-akun terkait sebagai tempat menghimpun setiap ada transaksi yang dicatat, yang berkaitan dengan item persediaan : Jika item ini dibeli, maka check list kotak I Buy This Item dan pilih akun yang sesuai yaitu HPP Penjualan. Jika item ini dijual, maka check list kotak periksa I Sell This Item dan pilih akun yang sesuai yaitu Penjualan Penjualan. Jika item ini disimpan, maka check list I Inventory This Item dan pilih akun yang sesuai yaitu Persediaan Penjualan.

29 5. Klik tab Buying Details, isi data seperti contoh dibawah ini : 6. Klik tab Selling Details, isi data seperti contoh dibawah ini : Pada Base Selling Price diisi harga jual barang. 7. Klik Ok. 8. Untuk membuat data barang yang lainnya, lakukan langkah-langkah seperti contoh diatas. *( *Untuk item S1 Pilihan I Inventory tidah di isi karena tidak dijadikan persediaan.)

30 P. Setup Opening Balance Inventory (Adjust Inventory) Inventory Jurnal IJ Date Memo Inventory Opening balance Item# P1 P2 Name Long Dress Gaun Pesta Sifon Quantity 5 6 Unit Cost Rp Rp Account Inventory Inventory Category L (Local) L (Local) Langkah-langkah untuk setup opening Balance Inventory, yaitu: 1. Pada command center pilih Inventory. 2. Pilih Count Inventory. 3. Akan ditampilkan form Count Inventory. Ketikkan jumlah kuantitas setiap barang pada kolom counted. 4. Selanjutnya klik tombol Adjust Inventory! 5. Tampil jendela Default Expense Account. Pilihan ini bisa dikosongkan. 6. Klik Continue! 7. Klik Opening Balance.

31 8. Lalu isikan harga pokok barang per unit di kolom unit cost, beserta pilihan akun persediaan pada kolom Account! 9. Tekan CTRL + R untuk melihat efek jurnal dari adjust inventory di atas.

32 Q. Transaksi 1. Jurnal Pembelian Penyelesainnya: 1. Pilih Modul purchases Enter Purchases. 2. Klik Changes To Bill. 3. Ubah tampilan Layout menjadi Item.

33 4. Isikan data transaksi purchase. 5. Pilih Category menjadi L. 6. Klik Record.

34 Penyelesainnya: 1. Pilih Modul purchases Enter Purchases. 2. Klik Changes To Bill. 3. Pilih Terms kemudian pilih In a Given # Of Days.

35 4. Ubah tampilan layout menjadi item. 5. Isikan data transaksi purchase. 6. Pilih Category menjadi O. 7. Klik Record

36 2. Jurnal Penjualan Penyelesainnya: 1. Pilih Modul sales Enter Sales 2. Ubah Layout Menjadi Item 3. Pilih Tab Invoice Pilih Pelanggan Atas Nama Angle Paris 4. Pilih Term menjadi C.O.D 5. Input data transaksi penjualan