- 1 - BUPATI BERAU PROVINSI KALIMANTAN TIMUR PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR 37 TAHUN 2015 TENTANG

Transkripsi

1 - 1 - SALINAN SALINAN BUPATI BERAU PROVINSI KALIMANTAN TIMUR PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR 37 TAHUN 2015 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BERAU, Menimbang : a. bahwa penyusutan arsip merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap instansi; b. bahwa ketentuan jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau belum mengatur secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip keuangan; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan huruf b perlu menetapkan Peraturan Bupati Berau tentang Petunjuk Teknis Penyusutan Arsip Keuangan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 1957 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Kalimantan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1953 Nomor 9) sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1820); 2. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Nomor 4437); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Perundang-undangan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 5. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5459);

2 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembar Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679) ; 7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 10. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 11. Peraturan Daerah Kabupaten Berau Nomor 9 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau (Lembaran Daerah Kabupaten Berau Tahun 2008 Nomor 9); 12. Peraturan Daerah Kabupaten Berau Nomor 5 Tahun 2009 tentang Pengelolaan Kearsipan (Lembaran Daerah Tahun 2009 Nomor 7) ; 13. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah beberapakali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan ke dua atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah; 14. Peraturan Bupati Berau Nomor 14 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau; 15. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri; 16. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 160 Tahun 1980 tentang Pedoman Standarisasi Alat Perlengkapan Kearsipan; 17. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 45 Tahun 1985 tentang Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri; 18. Keputusan Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah Nomor 14 Tahun 2001 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Otonomi Daerah;

3 Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/Menpan/27/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis; 20. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 07 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 21. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan; 22. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 23. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip; 24. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Daerah Kabupaten Berau; 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur Penyelenggara Pemerintah Daerah; 3. Bupati adalah Bupati Berau; 4. Arsip keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi keuangan yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban; 5. Unit Kearsipan Kabupaten adalah Kantor Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Berau; 6. Unit Pengelola adalah adalah Instansi/SKPD di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau; 7. Unit Kearsipan Instansi/SKPD adalah Unit Kerja yang bertanggung jawab pada pembinaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Instansi/SKPD, yaitu Bagian Umum, Sekretariat, Sub Bagian Tata Usaha dan Unit Pelaksana Teknis Dinas; 8. Instansi/SKPD adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Dinas Daerah, Pemerintah Kecamatan dan Pemerintah Desa di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau;

4 Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun; 10. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara; 11. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara; 12. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kegiatan pemerintah dan kehidupan kebangsaan pada umumnya; 13. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip; 14. Pemindahan Arsip adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Kearsipan Instansi/SKPD ke Lembaga Kerasipan Daerah / Unit Kearsipan Kabupaten; 15. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku; 16. Penyerahan Arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip statis dan Inaktif yang memiliki retensi arsip diatas 10 tahun ke Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten; 17. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip Keuangan; 18. Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi jenis atau seri arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan; 19. Daftar Arsip adalah daftar sekurang-kurangnya berisi nomor urut, seri atau uraian berkas, tahun pembuatan arsip, jumlah arsip dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana penemuan kembali dan penyusutan arsip; 20. Series atau uraian berkas adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit yang berkaitan dari segi fungsinya atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. BAB II KEBIJAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP Pasal 2 (1) Penyusutan arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau meliputi pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. (2) Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Keuangan. (3) Penyusutan arsip dilaksanakan oleh setiap Instansi di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau. (4) Setiap penyusutan arsip dilakukan penilaian oleh Tim Penilai. (5) Hasil dari penilaian sebagaimana tersebut ayat (4) sebagai dasar penyusutan. (6) Penyusutan dilaksanakan oleh tim yang anggotanya sekurang-kurangnya terdiri dari unsur unit pengolah, unit kearsipan, dan arsiparis. (7) Bagi instansi yang belum memiliki arsiparis dapat meminta bantuan unit kearsipan pemerintah kabupaten.

5 - 5 - (8) Arsip yang keterangannya dinyatakan dinilai kembali setelah masa retensinya habis dilakukan penilaian kembali oleh tim penyusutan. (9) Penyusutan arsip dalam bentuk apapun dibuatkan Surat Keputusan Bupati, Daftar Arsip dan Berita Acara. Pasal 3 Pemindahan Arsip (1) Arsip yang retensi keseluruhan kurang dari 5 (lima) tahun dipindahkan dari Unit Pengelola Instansi/SKPD ke Unit Kearsipan Instansi/SKPD. (2) Arsip yang retensi keseluruhan 5 (lima) tahun atau lebih dipindahkan dari Unit Kearsipan Instansi/SKPD ke Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten. Pasal 4 Pemusnahan Arsip (1) Arsip yang retensinya 3 (tiga) tahun sampai 4 (empat) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Instansi/SKPD setelah mendapat persetujuan dari Gubernur melalui Bupati. (2) Arsip yang retensinya 5 (lima) tahun sampai 9 (sembilan) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten setelah mendapat persetujuan dari Gubernur. (3) Pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Kepala Badan Pemeriksa Keuangan dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. (4) Pemusnahan arsip dilaksanakan secara dicacah/dihancurkan. (5) Apabila pemusnahan arsip bekerjasama dengan pihak lain harus dibuatkan surat perjanjian pemusnahannya. Pasal 5 Penyerahan Arsip (1) Arsip statis yang bukan berskala kabupaten diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana tersebut ayat (1) dilakukan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Daerah Kabupaten. BAB III PELAKSANAAN PENYUSUTAN Pasal 6 Teknis pelaksanaan penyusutan baik di tingkat Instansi/SKPD maupun tingkat Kabupaten adalah sebagaimana diuraikan dalam Lampiran Peraturan ini.

6 - 6 - BAB IV PENUTUP Pasal 7 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Berau. Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 9 September 2015 BUPATI BERAU, ttd H. MAKMUR HAPK Diundangkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 9 September 2015 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BERAU, ttd H. JONIE MARHANSYAH BERITA DAERAH KABUPATEN BERAU TAHUN 2015 NOMOR 37 Salinan sesuai dengan Aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN, ttd H. ZULKIFLI AZHARI, SH Pembina

7 - 7 - LAMPIRAN I PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR : 37 TAHUN 2015 TANGGAL : 9 SEPTEMBER 2015 PERIHAL : TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP I. PEMINDAHAN ARSIP Penyusutan arsip keuangan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Pemindahan arsip terdiri dari : A. Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi/skpd. B. Pemindahan arsip dari instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten. Adapun teknis pelaksanaannya sebagai berikut : A. Pemindahan Arsip dalam lingkungan instansi/skpd Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi/skpd ialah memindahkan arsip yang sudah inaktif dari Unit Pengolah/SKPD ke Unit Kearsipan/SKPD dalam satu Instansi. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Unit Pengolah Instansi/SKPD. a. Memeriksa Arsip 1) Menyeleksi arsip aktif yang dimiliki oleh Unit Pengolah, untuk mengetahui arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif atau belum dengan cara mencocokkan tahun arsip dengan retensi aktif yang tercantum dalam JRA. Contoh: Dokumen Pengadaan Barang Pakai Habis tahun 2009 retensi aktifnya 2 tahun arsip tersebut tahun 2011 sudah memasuki masa inaktif dan waktunya dipindahkan ke unit kearsipan. 2) Memeriksa isi file apakah di dalamnya terdapat non arsip (duplikasi, blanko kosong, dsb). Apabila ada non arsipnya maka dikeluarkan dan dimusnahkan. b. Mendaftar Arsip 1) Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip yang dipindahkan sesuai dengan penataan ketika arsip tersebut masih aktif. 2) Daftar Arsip dibuat rangkap 2 (dua). Ditandatangani oleh penyusun (Arsiparis/Petugas Arsip) yang diketahui oleh pimpinan Unit Pengolahnya. Contoh :Daftar Arsip yang dipindahkan dalam satu instansi/skpd.

8 - 8 - DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN Instansi/SKPD : Unit Pengolah/SKPD: No. Kode Series/Uraian Masalah Tahun Volume Box, Folder, dst Ket SPM Rutin Boks Asli SPM Pembangunan Boks Asli SPJ Rutin Boks Asli SPJ Pembangunan Boks Asli Tanjung Redeb,... Kepala Unit Pengolah ( ) Cara pengisian Daftar arsip yang dipindahkan : 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan. 3. Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas. 4. Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip. 5. Volume : Diisi jumlah arsip 6. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/ fotocopy). c. Menata Arsip. Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip.

9 - 9 - Contoh : Boks Arsip Folder Arsip d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk dipindahkan maka dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan serta diketahui oleh Pimpinan Instansi Contoh :Berita Acara Pemindahan Arsip dalam satu instansi: KOP SURAT BERITA ACARA Nomor... TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN Pada hari ini... tanggal... bulan..... tahun... dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari Bidang..., yang bertandatangan dibawah ini : NAMAA NIP Jabatan Unit Pengolah : : : : Dalam hal ini bertindak atas nama Bidang... yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA; NAMAA NIP Jabatan Unit Kearsipan : : : : Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA;

10 PIHAK PERTAMA menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip dimaksud dalam daftar arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA. PIHAK KEDUA akan memberikan layanan arsip kepada PIHAK PERTAMA serta untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagai mestinya. PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA (... ) (... ) Mengetahui : Kepala (... ) e. Melaksanakan pemindahan arsip Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua).lembar I (Pertama) untuk Unit Kearsipan dan Lembar II (kedua) untuk Unit Pengolah. 2. Unit Kearsipan Instansi/SKPD. a. Menerima Arsip Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah di Lingkungan Instansi tersebut. b. Memeriksa Arsip Unit Kearsipan sebagai penerima arsip selanjutnya mencocokan arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya. Apabila ditemui ketidakcocokan antara arsip dengan daftarnya maka ditanyakan ke pihak yang menyerahkan sehingga diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara arsip dengan daftarnya. c. Menata Arsip yaitu melakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks.

11 Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP B. Pemindahann Arsip Dari Instansi/SKPD ke Unit Kearsipan Kabupaten. Pemindahann arsip dari instansi/skpd ke Unit Kearsipan Kabupaten dilakukan oleh Unit Kearsipan Instansi/SKPD. Teknis pemindahannya sebagai berikut : 1. Unit Pengolah Instans/SKPD a. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensi keseluruhan 5 tahun atau lebih. Pemeriksaan arsip juga dilakukan untuk memberkaskan arsip/menyatukan yang informasinya saling terkait. Contoh : Dalam Daftar Arsip milik seksi A terdapat arsip tentang X dan dalam Daftar Arsip milik seksi B juga terdapat arsip tentang X maka arsip tersebut harus digabungkan sehingga menjadi berkas yang lengkap dan utuh serta mencerminkan Tugas dan Fungsi Instansi. b. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip hasil penyeleksiann ke dalam formulir Daftar Arsip yang dipindahkan sesuai dengan sistem penataan sebelumnya.

12 Contoh : Daftar Arsip yang dipindahkan dari Instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten. Instansi : Alamat : Telepon : DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN No. Kode Series/Uraian Masalah Tahu n Volume Box, Folder, dst Ket SPM Rutin Boks Asli SPM Pembangunan Boks Asli SPJ Rutin Boks Asli SPJ Pembangunan Boks Asli Mengetahui : Kepala Tanjung Redeb,... Penyusun (..) ( ) Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : 1.Nomor : Diisi nomor urut arsip 2.Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsipsama dengan sistem penataan 3.Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas 4.Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 5.Volume : Diisi jumlah arsip 6.Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy).

13 c. Menata Arsip Yaitu memasukkan folder kedalam boks arsip. Sebelum foder dimasukkan terlebih dahulu dicantumkan Nomor Urut disudut kiri atas sesuai dengan Daftar Arsip. Contoh : Boks Arsip Folder Arsip d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Arsip yang telah selesai ditata dan siap untuk dipindahkan, dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan Arsip dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah (Kepala Instansi ) dan Pimpinan Unit Kearsipan Kabupaten. Contoh : Berita Acara Pemindahan Arsip dari Instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten. KOP INSTANSI BERITA ACARA Nomor... TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN DINAS... KABUPATEN BERAU Pada hari ini...tanggal... Bulan...tahun..., yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA : NIP : Jabatan : Instansi : Dalam hal ini bertindak atas nama Dinas...Kabupaten Berau yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA;

14 NAMA : NIP : Jabatan : Instansi : Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan Kabupaten Berau yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; PIHAK PERTAMA menyatakan telah memindahkan arsip inaktif sejumlah... Boks seperti tercantum pada Dafatr Arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA. PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima sejumlah arsip inaktif sesuai Daftar Arsip tersebut dari PIHAK PERTAMA untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA (...) (...) e. Melaksanakan pemindahan. Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan Kabupaten yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Unit Kearsipan Kabupaten dan Lembar II (kedua) untuk Unit Kearsipan. 2. Unit Kearsipan Kabupaten a. Menerima Arsip Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah/ Instansi/SKPD. b. Memeriksa Arsip Kegiatan yang dilakukan yaitu mencocokan arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya. Apabila ditemui ketidak cocokan antara arsip dengan daftar arsipnya maka ditanyakan kepihak yang menyerahkan sampai diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara jumlah arsip dengan daftar arsipnya.

15 c. Menata Arsip Setelah diperiksa dan ada kesesuaian antara arsip dan daftarnya maka dilakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks. Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP II. PEMUSNAHAN Pemusnahan Arsip dibedakan antara arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun 5 tahun sampai 9 tahun, dan 10 tahun keatas. Pemusnahan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Instansi/SKPD maupun Unit Kearsipan Kabupaten. A. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Instansi Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Instansi/SKPD dilakukan terhadap arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun kemudian memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasib-akhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain maka dibuatkan daftar. 2. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah.

16 Contoh : Daftar Arsip Usul Musnah. KOP INSTANSI Instansi : Alamat : Telepon : DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH No. Kode Series/Uraian Masalah Tahun Volume Box, Folder, dst Ket SPM Rutin Boks Asli SPM Pembangunan Boks Asli SPJ Rutin Boks Asli SPJ Pembangunan Boks Asli Tanjung Redeb... Kepala Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : ( ) 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan. 3. Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas. 4. Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip. 5. Volume : Diisi jumlah arsip 6. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/ fotocopy). 3. Memintakan persetujuan Unit Pengolah Unit Kearsipan meminta persetujuan kepada Unit Pengolah agar meneliti kembali daftar arsip yang diusulkan musnah. 4. Mengajukan usul musnah kepada Bupati Yaitu membuat surat pengajuan usul pemusnahan arsip kepada Bupati dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah.

17 Contoh : Surat Permintaan Persetujuan Pemusnahan Arsip. KOP SURAT No. : Tanjung Redeb... Lamp. : H a l : Pengajuan usul Kepada Pemusnahan Arsip Yth. Bupati Berau di- Tanjung Redeb. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; dan Peraturan Bupati Berau Nomor 14 Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Kepala Instansi Tembusan: Unit Kearsipan kabupaten. 5. Permohonan Persetujuan Gubernur. Unit Kearsipan Kabupaten selanjutnya melakukan penilaian arsip. Hasil dari penilaian apabila sudah sesuai dan tidak ada permasalahannya, selanjutnya membuat surat permintaan persetujuan pemusnahan arsip kepada Gubernur Provinsi Kalimantan Timur dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah.

18 Contoh : Surat Permintaan Persetujuan Usul Musnah. KOP SURAT No. : Tanjung Redeb... Lamp. : H a l : Permintaan Persetujuan Kepada Pemusnahan Arsip Yth. Gubernur Provinsi Kalimantan Timur di- Samarinda Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/kota, dan Peraturan Bupati Berau Nomor 14 Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. a.n. Bupati Berau Sekretaris Daerah Tembusan: 1. Lembaga Kearsipan Provinsi. 2. Unit Kearsipan kabupaten Terbit Surat Keputusan Pemusnahan. Setelah mendapatkan persetujuan Gubernur, maka diterbitkan Surat Keputusan Pemusnahan oleh Bupati.

19 Contoh : SURAT KEPUTUSAN PEMUSNAHAN ARSIP DI UNIT KEARSIPAN INSTANSI/SKPD PROVINSI KALIMANTAN TIMUR KEPUTUSAN BUPATI BERAU NOMOR TAHUN 2015 TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN INSTANSI... KABUPATEN BERAU BUPATI BERAU, Menimbang : a. bahwa....; b. bahwa.; c. bahwa dan seterusnya....; Mengingat : 1...; 2...; 3. dan seterusnya..; Menetapkan : MEMUTUSKAN: KESATU : KEDUA : KETIGA : KEEMPAT : KELIMA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal,... BUPATI BERAU, Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM, TTD NAMA NIP ( Nama Tanpa Gelar dan Pangkat )

20 Membuat Berita Acara. Berdasarkan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip, selanjutnya membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip rangkap 2, lembar pertama (Lembar I) untuk Unit Pengolah (Instansi), dan Lembar kedua (Lembar II) untuk Lembaga Kearsipan Kabupaten. Contoh : Berita Acara Pemusnahan Arsip: KOP SURAT BERITA ACARA Nomor... TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP Pada hari ini... tanggal... bulan... tahun... yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama : NIP : Jabatan : Unit kerja : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. Nama : Pekerjaan : Jabatan : Alamat : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; berdasarkan Surat Persetujuan Gubernur Nomor...tanggal...dan Keputusan Bupati Berau Nomor... tanggal..., telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan... (diisi nama Instansi) sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dicacah/diancurkan. Bantul, PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA (... ) (... ) SAKSI-SAKSI Bidang Hukum Bidang Pengawasan (... ) (... )

21 Memusnahkan Arsip. Yaitu memusnahkan arsip dengan cara dicacah/diancurkan dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian. Contoh : Surat Perjanjian Pemusnahan Arsip yang dilaksanakan oleh rekanan: KOP SURAT SURAT PERJANJIAN Nomor : TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN Pada hari ini. tanggal bulan. Tahun. kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. Nama : NIP : Jabatan : Instansi : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. Nama : Pekerjaan : Jabatan : Alamat : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 Sesuai Keputusan.(sesuai SK) Nomor.. tentang Pemusnahan Arsip.(nama instansi), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan (nama Instansi) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan dari Gubernur Provinsi Kalimantan Timur Nomor.dan Keputusan Bupati Nomor. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan.

22 Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dicacah/diancurkan. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 86 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 6 (1) Surat perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua pihak. (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan, dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ( Rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA (Rekanan Pemusnah) (Ketua Panitia) SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan : Inspektur Instansi : Inspektorat Kabupaten Tandatangan : 2. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Berau. Tandatangan : 3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Kantor Arsip Kabupaten Berau. Tandatangan : B. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Kabupaten Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Kabupaten meliputi arsip yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun dan arsip yang retensinya 10 tahun ke atas.

23 Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Pemusnahan Arsip Retensi 5 tahun sampai 9 tahun a. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun. Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasib-akhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain, selanjutnya dibuat daftar. b. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh : Daftar Arsip Usul Musnah Instansi : Alamat : Telepon : DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH No. Series (Uraian Berkas) Tahun Jumlah Ket Tanjung Redeb,... Kepala Unit Kearsipan Kabupaten Keterangan : (.) 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Seri : Diisi nama seri atau isi berkas 3. Tahun : Diisi tahun penciptaan arsip 4. Jumlah : Diisi jumlah arsip 5. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/fotocopy) c. Permohonan Persetujuan Gubernur Membuat Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip kepada Gubernur Provinsi Kalimantan Timur dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah.

24 Contoh : Surat Permohonan Persetujuan Usul Musnah. KOP SURAT No. Tanjung Redeb... Lamp. : H a l : Permintaan Persetujuan Kepada Pemusnahan Arsip Yth. Gubernur Provinsi Kalimantan Timur di- Samarinda Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/kota; dan Peraturan Bupati Berau Nomor 14 Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. a.n.bupati Berau Sekretaris Daerah Tembusan: 1. Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur. 2. Unit Kearsipan kabupaten... d. Terbit Surat Keputusan Pemusnahan. Setelah mendapatkan Persetujuan Gubernur, maka diterbitkan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip oleh Bupati.

25 Contoh : Surat Keputusan Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Kabupaten PROVINSI KALIMANTAN TIMUR KEPUTUSAN BUPATI BERAU NOMOR TAHUN 2015 TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN INSTANSI... KABUPATEN BERAU BUPATI BERAU, Menimbang : a. bahwa....; b. bahwa.; d. bahwa dan seterusnya....; Mengingat : 1. ; 4. ; 5. dan seterusnya ; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KESATU : KEDUA : KETIGA : KEEMPAT : KELIMA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal,... BUPATI BERAU, Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM, TTD NAMA NIP ( Nama Tanpa Gelar dan Pangkat )

26 e. Membuat Berita Acara. Yaitu membuat Berita Acara rangkap 2, lembar pertama untuk Unit Pengolah dan Lembar kedua untuk Unit Kearsipan. Contoh : Berita Acara Pemusnahan Arsip. KOP SURAT BERITA ACARA Nomor... TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN BERAU Pada hari ini. Tanggal Bulan. Tahun. yang bertandatangan dibawah ini berdasar Surat Persetujuan Gubernur Nomor... Tanggal... dan Keputusan Bupati Berau Nomor...Tanggal...telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan Pemerintah Kabupaten Berau sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dicacah/diancurkan. Kepala Lembaga Kearsipan Daerah/ Kantor Arsip Kabupaten, Selaku Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Berau, Tanjung Redeb,... a.n. Bupati Berau Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Berau, Bidang Hukum Bidang Pengawasan ( Nama Jelas ) ( Nama Jelas ) f. Memusnahkan Arsip Yaitu memusnahkan arsip dengan cara dicacah/diancurkan dan disaksikan oleh Tim Penyusutan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian.

27 Contoh : Surat Perjanjian KOP SURAT SURAT PERJANJIAN Nomor : TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN Pada hari ini. tanggal bulan. Tahun. kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. Nama : NIP : Jabatan : Instansi : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. Nama : Pekerjaan : Jabatan : Alamat : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 Sesuai Keputusan.(sesuai SK) Nomor.. tentang Pemusnahan Arsip.(nama instansi), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan (nama Instansi) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan dari Gubernur Provinsi Kalimantan Timur Nomor.dan Keputusan Bupati Nomor. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan.

28 Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dicacah/diancurkan. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 86 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 6 (1) Surat perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua pihak. (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan, dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ( Rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA (Rekanan Pemusnah) (Ketua Panitia) SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan : Inspektur Instansi : Inspektorat Kabupaten Tandatangan : 2. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Berau Tandatangan : 3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Kantor Arsip Kabupaten Berau Tandatangan : 2. Pemusnahan Arsip Yang Retensinya 10 tahun Atau Lebih 2.1 Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih. Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasibakhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain selanjutnya didaftar.

29 Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh : Daftar Arsip Usul Musnah: Instansi : No. Kode Series/Uraian Masalah DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Tahun B a n t u l, Volume Box, Folder, dst Kepala Unit Kearsipan Kabupaten Ket Keterangan : (.) 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi kode nomor arsip 3. Series/Jenis Arsip : Diisi series arsip atau isi berkas 4. Tahun : Diisi tahun penciptaan arsip 5. Volume : Diisi jumlah arsip 6. Keterangan : Diisi hal-hal yang perlu dikemukakan tentang arsip tersebut. 2.3 Membentuk Tim Penilai Arsip untuk menilai kembali kemungkinan masih dimilikinya nilai guna arsip, baik untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan atau kepentingan nasional. 2.4 Mencatat Dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA)Hasil penilaian tersebut dicatat dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) sehingga menghasilkan : DPA arsip bernilaiguna permanen yang masih operasional tetap dikelola oleh Unit Kearsipan Kabupaten DPA arsip bernilaiguna permanen yang sudah tidak operasional untuk kepentingan Kabupaten tetapi lebih luas untuk kepentingan Provinsi maka diserahkan ke Kantor Arsip Propisnsi Kalimantan Timur sebagai arsip statis DPA arsip yang diusulkan musnah, untuk dimusnahkan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

30 Memintakan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dari hasil penilaian arsip yang dituangkan dalam Daftar Pertelaan Arsip UsulMusnah dimintakan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Gubernur. 2.6 Penetapan Keputusan Pemusnahan. Setelah terbit surat persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya menyusun Surat Keputusan Bupati tentang Pemusnahan Arsip Keuangan dengan dasar surat pertimbangan dari Ketua BPK dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia serta surat dari Gubernur. Contoh : Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip. KOP SURAT Nomor : Tanjung Redeb,... Sifat : Penting Lamp. : Hal : Permohonan persetujuan Kepada pemusnahan arsip Yth. Bupati Berau di- Tanjung Redeb Berdasarkan pertimbangan dari Ketua BPK ( Badan Pemeriksa Keuangan) Nomor :... dan Surat Persetujuan Kepala ANRI Nomor :..., dengan ini kami mohon penetapan pemusnahan arsip sebagaimana Daftar Arsip Musnah terlampir. Atas persetujuan penetapan kami ucapkan terima kasih. Kepala Unit Kearsipan Kabupaten (...)

31 CONTOH :SURAT KEPUTUSAN PEMUSNAHAN ARSIP PROVINSI KALIMANTAN TIMUR KEPUTUSAN BUPATI BERAU NOMOR TAHUN 2015 TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN INSTANSI... KABUPATEN BERAU BUPATI BERAU, Menimbang : a. bahwa....; b. bahwa.; c. bahwa dan seterusnya....; Mengingat : 1. ; 2. ; 3. dan seterusnya ; Menetapkan : MEMUTUSKAN: KESATU : KEDUA : KETIGA : KEEMPAT : KELIMA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal,... BUPATI BERAU, Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM, TTD NAMA NIP ( Nama Tanpa Gelar dan Pangkat )

32 2.7 Membuat Berita Acara Contoh :Berita Acara Pemusnahan Arsip KOP SURAT. BERITA ACARA Nomor :... TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BERAU Pada hari ini. tanggal bulan. tahun.yang bertanda tangan di bawah ini, berdasar surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor... tanggal...dan Keputusan Bupati Berau Nomor... tanggal..., telah melakukan PemusnahanArsip Keuangan Pemerintah Daerah Kabupaten Berausebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dicacah/diancurkan. Kepala Lembaga Kearsipan Daerah/ Kantor Arsip Kabupaten, Selaku Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Berau, Tanjung Redeb,... a.n. Bupati Berau Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Berau, Bidang Hukum Bidang Pengawasan ( Nama Jelas ) ( Nama Jelas )

33 Memusnahkan Yaitu memusnahkan arsip dengan cara dicacah/diancurkan dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian. Contoh : Surat Perjanjian Pemusnahan Arsip KOP SURAT SURAT PERJANJIAN Nomor :... TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BERAU Pada hari ini. tanggal bulan. tahun. kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. NAMA : NIP : Jabatan : Unit Kerja : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. NAMA : Pekerjaan : Jabatan : Alamat : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut: Pasal 1 Sesuai Keputusan... (sesuai SK) Nomor. Tanggal..., PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau yang telah dilakukan penilaian terhadap nilai guna informasinya sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1.

34 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 1, dan bersedia menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagian maupun secara keseluruhan. Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dicacah/diancurkan. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 86 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 6 (1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. (2) Surat Perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masingmasing... (... rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA a.n. Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Daerah Kab. Berau MATERAI (Rekanan Pemusnah) (Ketua Panitia)

35 SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan : Inspektur Instansi : Inspektorat Kabupaten Berau Tandatangan : 2. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Berau Tandatangan : 3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Kantor Arsip kabupaten Berau Tandatangan : III. PENYERAHAN ARSIP Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip statis yang berskala Provinsi/Nasional.Arsip Statis tersebut diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi oleh Unit Kearsipan Kabupaten. Arsip yang berskala Kabupaten disimpan di Unit Kearsipan Kabupaten. Teknis penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan Provinsi sebagai berikut : 1. Memeriksa Arsip Yaitu menyeleksi arsip yang nasib akhirnya dalam Jadwal Retensi Arsip dinyatakan sebagai arsip permanen. 2. Menilai Arsip Yaitu proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan menganalisa/ mengkaji kembali apakah arsip-arsip tersebut benar-benar dinyatakan telah tidak operasional namun masih memiliki nilai guna bagi kepentingan pertanggungjawaban nasional. 3. Mengelompokkan arsip Yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang telah diteliti berdasarkan jenis/series arsip. 4. Mendaftar Arsip Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip yang diserahkan.

36 Contoh : Daftar Arsip Statis yang akan diserahkan. Instansi : Alamat : Telepon : DAFTAR ARSIP STATIS YANG AKAN DISERAHKAN No. 1 Series (Uraian Berkas) 2 Tahun B a n3 t u l, Jumlah 4 Keterangan 5 Tanjung Redeb,... Kepala Kantor Arsip (.) Keterangan : 1.Nomor : Diisi nomor urut arsip 2.Seri : Diisi nama seri atau isi berkas 3.Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 4.Jumlah : Diisi jumlah arsip 5.Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (Asli/Tembusan / Foto copy) 5. Menata Arsip Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip dan memberi label sesuai dengan isi boks. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip. 6. Membuat Berita Acara Penyerahan Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk diserahkan maka dibuatkan Berita Acara Penyerahan. Berita Acara Penyerahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pemerintah Daerah Kabupaten Berau dan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur.

37 Contoh : Berita Acara Penyerahan Arsip Statis. KOP SURAT BERITA ACARA Nomor... TENTANG PENYERAHAN ARSIP STATIS Pada hari ini. Tanggal Bulan. Tahun., kami yang bertandatangan di bawah ini : NAMA : NIP : Jabatan : Kepala Lembaga Kearsipan Kabupaten. Bantul Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Daerah Kabupaten Berau yang selanjutnya disebut Pihak Yang Menyerahkan; NAMA : NIP : Jabatan : Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur yang selanjutnya disebut sebagai Pihak Yang Menerima; Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam Daftar Arsip untuk disimpan di Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur. Yang menerima PIHAK KEDUA Yang menyerahkan PIHAK PERTAMA (... ) (... ) Menyaksikan : a.n Gubernur Provinsi Kalimantan Timur Asisten Administrasi, a.n. Bupati Berau, ub. Sekretaris Daerah Asisten Administrasi Melaksanakan Penyerahan Yaitu menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur yang disertai dengan Berita Acara Penyerahan dan Daftar Arsip yang diserahkan setelah terlebih dahulu dikonsultasikan dengan Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur.

38 Berita Acara dan Daftar Arsip yang diserahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Pemerintah Kabupaten Berau. Lembar II (kedua) untuk Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur. Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 9 September 2015 BUPATI BERAU, ttd H. MAKMUR HAPK Diundangkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 9 September 2015 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BERAU, ttd H. JONIE MARHANSYAH BERITA DAERAH KABUPATEN BERAU TAHUN 2015 NOMOR 37 Salinan sesuai dengan Aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN, ttd H. ZULKIFLI AZHARI, SH Pembina