RINGKASAN. dan piutang usaha pada PT XYZ. Melalui penelitian ini dijelaskan bagaimana PT XYZ

Transkripsi

1 RINGKASAN Penelitian ini membahas mengenai evaluasi pengendalian internal atas penjualan dan piutang usaha pada PT XYZ. Melalui penelitian ini dijelaskan bagaimana PT XYZ memperlakukan sistem pengendalian internal yang berhubuhan dengan penjualan dan piutang usaha. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengendalian internal atas penjualan dan piutang usaha pada PT XYZ. Penelitian juga diharapkan mampu memberikan masukan kepada manajemen dan para karyawan bagian body repair and paint. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif yaitu dengan pendekatan studi kasus di PT XYZ yang berlokasi di jalan Kapten Tendean, Jakarta Selatan. Data yang diperoleh dari data primer adalah hasil dari wawancara dan observasi, sedangkan data sekunder diperoleh melaui literaturliteratur yang berhubungan dengan masalah yang diteliti sebagai landasan teori. Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa terdapat kelemahan pada pencapaian target penjualan dan kebijakan penagihan pelunasan piutang yang masih belum efektif dan efisien. Kelemahan-kelemahan tersebut terjadi karena para karyawan pada PT XYZ tidak diberikan pengarahan tentang cara merealisasikan target penjualan, lalu pada kebijakan piutang yang tidak evektif disebabkan PT XYZ tidak menerapkan penagihan dengan syarat pelunasan secara tertulis. Oleh karena itu, dibutuhkan pengendalian internal yang dapat membantu merealisasikan target penjualan yang ada di setiap bulannya dan mengatur pengelolaan piutang perusahaan. Dari hasil evaluasi tersebut, peneliti menemukan beberapa kebaikan dalam hal positif di dalam pengendalian internal yang di terapkan oleh PT XYZ, yaitu: 1

2 1. PT XYZ mengadakan rapat setiap bulannya, guna membahas apa saja yang kewajiban yang sudah dikerjakan dan kewajiban yang belum dikerjakan. Rapat bulanan dengan melakukan evaluasi terhadap kinerja para karyawan pada divisi body repair and paint. Dengan adanya rapat setiap bulannya, menandakan bahwa ada niat untuk mengupayakan dari PT XYZ untuk meningkatkan kinejra mereka. 2. Selama PT XYZ berdiri sampai saat ini, belum ada tindakan fraud dengan niat sengaja. Hal ini menggambarkan bahwa nila integritas dan etika dalam personal behavior sangat dijunjung tinggi. Para karyawan mempunyai etika yang baik, menjunjung tinggi kejujuran. General manajemen berhasil memberikan contoh arti pentingnya kejujuran. 3. PT XYZ memiliki jumlah piutang yang sangat tinggi dengan para rekanan perusahaan asuransi. Lalu ada pula rekanan perusahaan-perusahaan asuransi yang melunasi piutangnya dalam waktu yang sangat lama. Akan tetapi, terdapat hal positifnya, yaitu piutang selalu dapat terlunasi dari rekanan perusahaan asuransi. Itu berati PT XYZ tidak memiliki jumlah piutang tak tertagih. Hanya saja pengendalian internal atas penjualan dan piutang usaha pada PT XYZ belum mencukupi dengan baik, karena masih terdapat kelemahan pengendalian internal di PT XYZ. Kelemahan-kelamahan yang peru diperbaiki antara lain: 1. Divisi body repair and paint pada PT XYZ tidak memiliki bagian gudang. Padahal fungsi gudang perlu dijalakan oleh orang yang bisa menjalankan tugas sebagai bagian gudang. Tempat penyimpanan untuk alat-alat perbaikan mobil beserta cat-catnya dijaga oleh foreman atau bagian mandor. Hal ini 2

3 mengakibatkan foreman mengemban tugas yang seharusnya tidak dikerjakannya. 2. Bagian Supervisor Advisor ( SA) mengerjakan salah satu tugas yang tidak seharusnya dikerjakan. Bagian SA mengembalikan mobil kepada konsumen tanpa menunggu estimasi yang belum disetujui oleh pihak asuransi. Hal ini mengakibatkan mobil yang telah diperbaiki dan dikembalikan sering tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh klien dari renakan perusahaan asuransi. 3. PT XYZ pada bagian body repair and paint belum menggunakan komputer untuk pencatatan dan penyimpanan laporan penjualan dan piutang milik perusahaan. Disebabkan karena kurangnya unit komputer dan banyak karyawan yang belum mahir menggunakan komputer. PT XYZ masih menggunakan cara pencatatan ke dalam buku. Pencatatan ke dalam buku mempunyai banyak kelemahan. Buku yang berisi pencatatan tersebut pernah rusak dan bahkan pernah hilang. Selain itu semua individu di dalam perusahaan bisa saja mengubah dan mengambil buku tersebut, tingkat keamanan ini tidak disadari oleh PT XYZ. 4. PT XYZ pada divisi body repair and paint memiliki target penjualan setiap bulannya dan proses pelunasan piutang yang lama dilunasi dari beberapa rekanan asuransi. Hal ini disebabkan karena PT XYZ tidak memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) secara tertulis. Sehingga karyawan tidak mengerti bagaimana cara untuk mencapai target tersebut dan sering terjadi ketidak telitian seperti yang dilakukan bagian penagihan dalam menyerahkan dokumen kepada rekanan asuransi. 3

4 Terdapat kelemahan pada kebijakan penagihan piutang. PT XYZ sering menunda penagihan piutang hingga arus keuangan sudah sangat terganggu. Hal ini disebabkan karena PT XYZ mempunyai rasa segan menagih kepada rekanan asuransi. PT XYZ juga tidak memiliki perjanjian secara tertulis kepada rekanan perusahaan asuransi mengenai waktu pelunasan piutang, perjanjian mengenai waktu pelunasan piutang hanya terucap secara lisan saja. hal ini memiliki kelemahan sehingga perusahaan asuransi bisa menunda waktu pelunasan piutang dan berdampak mengganggu arus keuangan perusahaan. Beberapa saran yang peneliti usulkan untuk menanggulangi kelemahan dan membantu PT XYZ dalam memperbaiki kelemahan pengendalian internal atas penjualan dan piutang usaha adalah sebagai berikut: 1. Divisi body repair and paint milik PT XYZ perlu memiliki fungsi gudang untuk penyimpanan dan penjagaan terhadap alat-alat dan cat-cat keperluan di bengkel dengan merekrut orang yang memumpuni untuk menjabat sebagai bagian gudang. Hal ini bisa bermanfaat bagi bengkel, sehingga tugas seorang foreman bisa terfokus mengkoordinasikan apa yang harus dilakukan bagian mekanik. 2. Bagian SA harus menunggu estimasi yang telah disetujui oleh pihak asuransi. Jika pihak asuransi telah setuju dengan apa yang sudah pihak bengkel kerjakan, maka mobil baru boleh dikembalikan kepada klien dari rekanan perusahaan asuransi. Jika hal ini dilakukan, maka akan mendapatkan rasa kepercayaan dari pelanggan untuk menggunakan jasa bengkel di PT XYZ. 4

5 3. PT XYZ perlu menambah unit Komputer untuk mencatat dan menyimpan laporan penjualan dan piutang perusahaan. Penggunaan komputer bisa mempermudah dalam pengerjaan sehingga menguntungkan bagi PT XYZ. Penggunaan komputer juga bisa memberikan rasa aman karena program atau file mengenai laporan penjualan dan piutang perusahaan tersimpan rapi dan aman di dalam komputer. Selain itu perlu adanya pelatihan bagi para karyawan untuk penggunaan komputer tersebut, minimal para karyawan menguasai microsoft excel. 4. PT XYZ perlu membentuk SOP secara tertulis. Apa bila di dalam PT XYZ ada SOP secara tertulis, maka para karyawan bisa lebih mengerti apa yang seharusnya dikerjakan, apa yang seharusnya dikerjakan, dan bagaimana cara pengerjaannya. Agar pelunasan piutang pada PT XYZ tidak terganggu, lebih baik jika PT XYZ menetapkan kebijakan baru mengenai syarat pelunasan secara tertulis yang dapat menarik pelanggan untuk segera melunasinya. Misalnya dengan syarat 5/20, n/60. 5