:...AM/PM :... :... WHILE YOU WERE OUT

Transkripsi

1 I. INCOMING CALL Menerima telepon dengan tepat Saat menerima telepon, mengucapkan sambutan waktu, menyebutkan nama diri dan perusahaan, kemudian menawarkan bantuan kepada penelepon. contoh: (selamat pagi, selamat siang atau selamat sore) PT. xxx dengan xxx bisa dibantu? Menanyakan identitas penelepon contoh: mohon maaf sebelumnya Bapak atau Ibu, dengan Bapak atau Ibu siapa saya berbicara? Memilih telepon masuk, sambungkan penelepon dengan orang atau bagian yang dituju, dengan menekan tombol hold dan katakan mohon tunggu sebentar, apabila sedang sibuk jangan melempar telepon ke bagian lain dan jangan membiarkan penelepon menunggu atau hold terlalu lama. Mencatat segala sesuatu yang penting dari pembicaraan telepon tersebut, mengulang kembali apa yang dicatat. Membuat catatan perlu dilakukan terutama ketika orang atau bagian yang dituju sedang tidak ada di tempat, yang harus diperhatikan adalah membuat catatan siapa nama penelepon, nomor telepon, tujuan menelepon dan beberapa informasi lain yang diperlukan. contoh : telephone message slip To :...Urgent :... Date :...AM/PM :... WHILE YOU WERE OUT From :... Of :... Phone :... Telephoned Please call Comes to see Wants to see Returned your call Will call again Message: Message taken by:... Mengakhiri telepon masuk dan menawarkan bantuan kembali. contoh: Bapak atau Ibu, mungkin ada lagi yang bisa saya bantu? apabila tidak ada, akhiri dengan ucapan terima kasih. contoh: terima kasih telah menghubungi PT. xxx (selamat pagi, selamat siang atau selamat sore)

2 II. OUTGOING CALL Sebelum menelepon, atur rencana dan bila perlu buat catatan Saat menelepon, berikan ucapan, sebutkan nama diri dan perusahaan, dan tanyakan nama orang yang akan dihubungi. contoh: (selamat pagi, selamat siang atau selamat sore), saya Mifta dari PT. Novell, apakah bisa berbicara dengan Bapak atau Ibu X? Apabila orang yang ditelepon ada, sampaikan pesan contoh: saya ingin menanyakan tentang penggunaan produk kami Mipi, apakah ada keluhan atau perubahan setelah pemakaian produk kami tersebut? Jika ada, apakah yang Bapak atau Ibu rasakan? Apabila orang yang ditelepon sedang tidak ada di tempat, tinggalkan pesan pendek, nama diri dan perusahaan. Apabila pembicaraan telah berakhir, segera akhiri dengan ramah dan ucapkan terima kasih III. SISTEM ANALISA PASAR TENTANG PRODUK MIPI. Mengumpulkan kuesioner yang telah di isi selama melakukan event/ penjualan.. Melakukan follow up dengan memasukkan data-data yang didapat dari kuesioner tersebut ke dalam tabel. 3. Setelah memasukkan ke dalam table, dari 4. Dari analisa tersebut, dapat mendapatkan suatu hasil IV. ADMINISTRASI KEUANGAN. Sistem Gaji Dibayarkan tiap bulannya, dengan rincian: Supervisor Gaji Gaji Pokok Rp 950, U.Transport Rp 30, Insentif Rp 5, Gaji Kotor Rp,05, Potongan Pph 5%xRp,05, Rp 65, Gaji Bersih Rp 939,50.00

3 SPG Gaji Gaji Pokok Rp 650, U.Transport Rp 30, Insentif Rp, Gaji Kotor Rp 79, Potongan Pph 5% - Gaji Bersih Rp 79, PP Gaji Gaji Pokok Rp 700, U.Transport Rp 30, Insentif Rp 0, Gaji Kotor Rp 840, Potongan Pph 5% - Gaji Bersih Rp 840, U. Transport 5000/hari (sesuai hari kerja) Insentif - Supervisor & SPG 50/botol penjualan - PP 00/orang yang dipijat. Administrasi Kantor Petty Cash (Laporan Kas Harian) Pengelolaan keuangan yang dilakukan atas pengeluaran tunai yang sifatnya relatif kecil. Bukti pengeluaran (faktur, kwitansi, nota) disimpan bersama dengan sisa uang didalam peti kas (cash box). Bila tak ada bukti apapun, harus membuat dokumen berupa bukti pembukuan (voucher). contoh laporan kas harian: LAPORAN KAS HARIAN 0 Januari 009 Tgl Keterangan Debet (Rp) Kredit (Rp) Saldo (Rp) 0 Sisa saldo Rp,500,000 Rp,500,000 Pemasukan: Kwitansi No. 00 Penjualan Tunai Rp,375,000 Total Rp,875,000 Pengeluaran: Pembelian bensin Rp 50,000 Bayar parkir Rp 6,000 Pembelian ATK Rp 0,000 Pembelian Tissue Rp 5,000 Pembelian alkohol Rp 0,000 3

4 Membayar tagihan telepon Rp 500,000 Membayar tagihan langganan koran Rp 80,000 Total Rp 77,000 Sisa saldo Rp,04,000 LAPORAN KAS HARIAN 03 Mei 009 Tgl Keterangan Debet (Rp) Kredit (Rp) Saldo (Rp) 03 Sisa saldo Rp,04,000 Rp,04,000 Pemasukan: Kwitansi No. 00 Penjualan Tunai Rp,000,000 Total Rp 4,04,000 Pengeluaran: Pembelian bensin Rp 75,000 Bayar parkir Rp 6,000 Pembelian Tissue Rp 5,000 Pembelian alkohol Rp 0,000 Total Rp 06,000 Sisa saldo Rp 3,998,000 contoh voucher: Bukti Pembukuan Kas kecil No. voucher: Surabaya,.. Dibayarkan kepada : Perkiraan : Jumlah barang : Harga : Yang menerima, Menyetujui Ttd Ttd Nama Jabatan Nama Jabatan 3. Laporan Stok Barang/ Gudang, dipilah pilah menjadi: Laporan barang masuk Laporan barang keluar Laporan persediaan barang (laporan kartustock) yang masing-masing memiliki filter berdasarkan tgl, kode stok, merek, lokasi penempatan yang dapat dipilih. V. ADMINISTRASI EVENT Preparing - Membuat checklist perlengkapan kemudian memeriksa jumlah dan kondisi. contoh: CHECKLIST PERLENGKAPAN 4

5 Tempat : Perlengkapan Jumlah Check (V) Perlengkapan Event Tenda set Kursi Pijat buah Kursi Pemijat buah Kursi untuk menunggu 3 buah Meja display produk buah Taplak buah Spanduk besar buah Spanduk kecil buah Pengeras suara buah Kantong plastik pak Brosur 00 lembar Stiker 00 lembar Kuesioner 3 lembar Perlengkapan PP Handuk PP 4 buah Tissue kotak Pembersih tangan(antiseptik) botol Alkohol botol Mipi untuk PP 4 botol - Membuat checklist karyawan (Supervisor+PP+SPG) contoh: Tempat : CHECKLIST SUPERVISOR+SPG+PP No Nama Jam Masuk Tanda Tangan Jam Pulang Tanda Tangan Supervisor SPG PP Membuat checklist produk contoh: CHECKLIST PRODUK 5

6 Tempat : Kode barang Nama Ukuran Satuan Jumlah Awal Jumlah Akhir Harga Satuan Total Pemasukan M0 MIPI 00 ml 00 ml botol M0 MIPI 60 ml 60 ml botol M03 MIPI 0 ml 0 ml sachet TOTAL After event - Memeriksa ulang checklist perlengkapan - Memeriksa checklist karyawan - Memeriksa checklist, menyesuaikan antara produk yang terjual dengan pemasukan. - Membuat laporan penjualan vs biaya yang telah dikeluarkan selama event Contoh laporan: Tempat : LAPORAN SALES VS BUDGET Supervisor: Spg: PP: SUMBER PEMASUKAN No Uraian Jumlah Harga Satuan Total Penjualan MIPI 00 ml 00 Rp 0, Rp,000, MIPI 60 ml 50 Rp, Rp 65, MIPI 0 ml 00 Rp, Rp 50, TOTAL PEMASUKAN Rp,875, PENGELUARAN No Uraian Jumlah Harga Total Biaya Sewa Tempat Stan Rp 50, Rp 50, Biaya Operasional Pembelian Bensin 50 Rp 4, Rp 5, Biaya Perlengkapan Kantong plastik Rp,00.00 Rp, Tissue Rp 5, Rp 0, Pembersih tangan(antiseptik) Rp 6, Rp, Gaji Alkohol Rp 0, Rp 0, Supervisor Rp 5, Rp 50, SPG 3 Rp 0, Rp 60, PP 3 Rp 0, Rp 60, TOTAL PENGELUARAN Rp 679, PEMASUKAN BERSIH Rp,95,

7 7