INTRUKSI KERJA PEMINDAHAN ARSIP IN AKTIF DARI UNIT KERJA KE BIDANG KEARSIPAN TINGKA T UNIVERSITAS SISTEM MANAJEMEN MUTU

Transkripsi

1 -,.1 I:] TER'il " """'_L _, -. INTRUKSI KERJA PEMINDAHAN ARSIP IN AKTIF DARI UNIT KERJA KE BIDANG KEARSIPAN TINGKA T UNIVERSITAS SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRATE MANAGEMENT SYSTEM (AIMS) UNIVERSIT AS AIRLANGGA Revisi 0 Tanggal Revisi - Tanggal Berlaku 17 SEPTEMBER 2014 Kode Dokumen IK-UNAIR-MUN Diperiksa oleh: Kepala Bidang Kean Dyah Puspitasari Srirahayu S.Koll1.,M.Hulll I 2 00 I Disetujui oleh: Sekretaris Universitas Dr.M. Hadi Shubhan, SH.,M.H.,CN NIP Disetujui oleh: Wakil Rektor III Prof. Soeti ipto,dr.,ph.d NIP _C~ ";-::J!

2 1. TUJUAN Untuk mengimplementasikan dalam koordinasi Prosedur ( PP-Unair-MUN-05-02) agar memudahkan sesuai dengan tanggung jawabnya. 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk pelaksanaan tugas Kepala Bidang Kean Universitas Airlangga 3. TARGET Proses tat a an 4. sesuai dengan tata aturan berlaku. REFERENSI a. b. Peraturan perundang-undangann 5. INTRUKSI A. Prosedur (PP-UNAIR-MUN-05-02) KERJA Prosedur Pengelolaan - Pemindahan Pemindahan Inaktif Teratur Unit rja pencipta Unit Kean. giatan Bidang Kean Unit Pengoiah a. memindahkan berikut : Memeriksa Menyeleksi, menilai untuk mengetahui tercantum dan Memeriksa dalam JRA di luarkan lingkungan UA ). Mendaftar 1) Unit rja aktif dimiliki oleh Unit Pengolah, tersebut sudah memasuki No. 906 liun 3 IKRJ Tentang b. sudah inaktif dari Unit Pengolah dalam satu Instansi. Teknis pelaksanaannya 1. relevan pencipta untuk mengelompokkan melakukan masa retensi atau belum sesuai oleh Universitas IRA Subtantif pemilahan akan dipindahkan ( SK Rektor UA dan Fasilitatif serta mengadakan Bidang an. di

3 2) Unit rja pencipta membuat daftar akan dipindahkan Bidang Kean. 3) Pelaksanaan pemindahan masing-rnasing 111 aktif harus disertai dibuat rangkap 2 (dua) dengan tentuan a. 1 lembar Daftar Pindah, : untuk Unit rja pencipta ; b. 1 lembar c. untuk Bidang an. Menata Setelah dibuatkan memasukkan Daftar dimasukkan, giatan beserta foldemya selanjutnya dalam terlebih dahulu dicantumkan menata. yaitu Sebelum folder nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar. d. Membuat Apabila Berita Acara Pemindahan selesai ditata dan siap untuk dipindahkan Acara Pemindahan e.. Berita Acara Pemindahan ditandatangani oleh Pimpinan Unit rjaifakultas serta ditahui oleh pimpinan terkait. Melaksanakan pemindahan Yaitu menyerahkan inaktif Acara Pemindahan Kean maka dibuatkan dibuat rangkap dan Pimpinan unit an Berita 2 (dua) dan Bidang Kean disertai dan Daftar dipindahkan. dipindahkan 2. dengan Berita Berita Acara dan Daftar dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Bidang dan Lembar II (dua) untuk Unit Pengolah. Unit Kean a. Menerima Yaitu menerima Instansi Universitas b. Memeriksa Unit diserahkan dari unit pengolah di Lingkungan Airlangga. Kean dipindahkan inaktif penenma dengan daftar nya. selanjutnya mencocokan

4 " Apabila ditemui tidakcocokan pihak menyerahkan dengan daftarnya sehingga diperoleh pastian maka ditanyakan adanya sesuaian dengan daftarnya. c. Menata yaitu melakukan pada rak berdasarkan series /jenis dan nomor. B. Prosedur Pengelolaan untuk - tidak teratur terdapat 3 (tiga) kategori, yaitu : 1. kacau, Inaktif Tidak Teratur tidak teratur dengan non, berserakan 2. dengan masalah susunan satu dengan kronologis, disebabkan pencampuradukan tidak beraturan. yaitu terdapat lainnya terjadinya batas tahun masih jelas, tetapi masih bercampur, begitu juga dan non, 3. sudah tersusun namun apabila tidak memiliki secara fisik dalam. Secara fisik sudah terlihat Teratur diperlukan, untuk penemuan Melakukan Langkah (retrieval) sulit dilakukan karena sarana jalan masuk. atau tidak. Tahapan rja dalam penanganan I. mbali pemilahan pertama inaktiftidak teratur : dan non memisahkan dan non. Non misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll. 2. Pengelompokan Dalam Berdasarkan pemberkasan sebaiknya tahap ini diperlukan hal tersebut (samaan 3. petugas pengetahuan sulit dilakukan pembuatan menggunakan maka pengelompokan permasalahan), deskripsi. Penyusunan deskripsi, at au kombinasi. masalah ini bisa berdasarkan: aturan dossier (samaan dasar asli maka pada dan tupoksinya. dapat dilakukan Subyek Besar dipilah berdasarkan klasifikasi pnnsip tentang sejarah organisasi jenis), rubric (samaan Pengelompokan Yaitu Subyek Besar Tetapi jika berdasarkan: series urusan/giatan). Sub Subyek untuk pola klasifikasi, menyusun struktur kartu-kartu organisasi, tupoksi,

5 4. sudah tertata per sub subyek mudian Pemberian nornor definitif/nomor di beri nomer berkas urut pada berkas telah tersusun berdasarkan sma 5. Memasukkan dalam dan pelabelan /Berkas 6. mudian dimasukkan dalam mencantumkan informasi Pendeskripsian Melalui Media Komputer Pendeskripsian. Secara standar nama unit pencipta, hal tercantum mudian kode masalah (Klasifikasi) giatan perekaman pendeskripsian berisi hal-hal no sementara, no definitif, dalam isi informasi kartu deskripsi diberi label dan nomor urut. ada pada setiap berkas berikut, lain: kode, indeks, isi, terangan, tahun. (Haldisesuaikan dengan butuhan/ dirj akan). 7. Boks di tata dirak Melakukan. pada rak berdasarkan series /jenis dan nomor