PROGRAM PENYUSUTAN ARSIP?

Transkripsi

1 PENYUSUTAN ARSIP DALAM KONTEKS MANAJEMEN ARSIP DINAMIS (suatu tinjauan konsep baru UU No. 43 Tahun 2009 dan PP No : 28 tahun 2012) PERMASALAHAN ARSIP 1. Penumpukan arsip di unit kerja 2. Arsip aktif ktifdan arsip inaktif masih menjadi satu 3. Arsip inaktif belum tertata (tidak ada daftarnya) 4. jarang l melakukan pemindahan arsip ke record centre 5. penyusutan arsip yang tidak sesuai prosedur 6. tidak ada staf yang ditugaskan mengelola arsip 7. Minimnya anggaran pengelolaan arsip 8. peralatan yang belum memadai 9. Belum ada perhatian pimpinan 2 Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan( psl 31, PP 28 / 2012) a. penciptaan arsip; b. penggunaan arsip; c. pemeliharaan arsip; dan d. penyusutan arsip. Apa yang terjadi, jika tidak ada PROGRAM PENYUSUTAN ARSIP? 1

2 ARSIP KACAU (belum 3-D : dipilah, ditata, dinilai)) 4 2

3 Arsip semraut di Ruang Kerja SEANDAINYA Program PENYUSUTAN ARSIP dapat dilakukan secara reguler??? 3

4 ARSIP DI UNIT KERJA (setelah dipilah, ditata, dinilai) Mengapa tidak melakukan penyusutan? 1. Takut menyusutkan, lebih baik disimpan daripada dimusnahkan. 2. Belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), sehingga tidak akan dilakukan penyusutan, kalau belum memiliki JRA. 3. Pengetahuan tentang prosedur atau cara menyusutkan arsip masih minim (khususnya untuk pegawai atau pejabat baru) 4

5 PENYUSUTAN ARSIP.. (UU No. 43 /2009, Psl 1 (23) kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan Penyusutan Arsip (PP 28 /n 2012) kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan PENYUSUTAN ARSIP Dapat dilakukan dengan 2 cara : 1. Penyusutan dengan JRA 2. Penyusutan tanpa menggunakan JRA yaitu menyusutkan dengan melalui suatu proses PENILAIAN (apraisal) ARSIP. GAMBARAN UMUM TENTANG JRA 5

6 JADWAL RETENSI ARSIP Contoh Jadwal Retensi Arsip daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip (UU Nomor: 43 Tahun 2009, Pasal 1 (22) NO I Jenis/seri arsip HUKUM Produk hukum a. Peraturan Perundangan yang mengatur instansi b. Produk hukum internal Dokumentasi hukum Kontrak/ perjanjian Jangka waktu simpan Aktif 1 tahun Stl tidak berlaku 1 tahun Stl tidak berlaku 1 tahun Stl tidak berlaku 4 tahun 4 tahun 9 tahun Inaktif Keterangan Permanen Musnah Dinilai kembali 22 Jenis jenis JRA (yang sudah standar) JRA Keuangan (Perka ANRI No. 07/2007) JRA Kepegawaian (Perber ANRI dan Ka. BKN No. 05/2007 dan No. 41/2007 ) JRA Fasilitatif tif Non Keuangan dan Non Kepegawaian (Perka ANRI No. 12/2009) Psl 48, UU No. 43 /2009: a.lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggii negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. b. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD. 6

7 Pengesahan/penetapan JRA a. Perguruan Tinggi = Peraturan Rektor b. Pemerintah Provinsi = Peraturan Gubernur c. Pemerintah Kabupaten = Peraturan Bupati d. Pemerintah Kota = Peraturan Walikota e. Kementerian = Peraturan Menteri f. LPSK = Peraturan Ketua g. Komhan Ham = Peraturan Ketua Komnas HAM Pasal 47, UU No. 43/ 2009 a.penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. b.penyusutan arsip yang dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara Unsur JRA : a. Jenis/series arsip b. Jangka waktupenyimpanan (retensi) 1. retensi aktif umur/usia berkas di ruang kerja (unit pengolah) 2. retensi inaktif umur/usia berkas di ruang arsip (record centre) Retensi aktif dan inaktif di Unit kerja di unit kearsipan 1 tahun 2 tahun Musnah 7

8 d. Keterangan : - Permanen, berkas/arsip disimpan selamanya karena memiliki nilai kesejarahan - Musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna - Dinilai kembali, Dinilaiil i ulang setelah hbeberapab lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau permanen Bagaimana menentukan umur (retensi) arsip? a. Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usia b. Umur atau usia 1 berkas berbeda dengan berkas lain, tidak dapat disama-ratakan, c. Umur atau usia berkas, dalam istilah kearsipan disebut dengan RETENSI atau JANGKA WAKTU PENYIMPANAAN d. Penentuan umur/usia/retensi berkas, tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS JADWAL RETENSI ARSIP JANGKA SIMPAN NO JENIS/SERIES ARSIP (RETEnSI) KETERANGAN AKTIF INAKTIF I. UMUM 1. Pengumuman 1 tahun - Musnah 2. Surat Undangan 1 tahun - Musnah II. PERLENGKAPAN 3. Berkas pengadaan ATK 1 tahun setelah diaudit 1 tahun Musnah 4. BPKB Kendaraan dinas Selama masih berlaku - Dinilai kembali 5. Sertifikat gedung Selama masih berlaku - Permanen 6. Faktur pembelian AC 1 tahun setelah diaudit 1 tahun musnah III. KEPEGAWAIAN 7. Surat lamaran yang ditolak 1 tahun 2 tahun Musnah 8. Berkas mantan Kepala BPKP 1 tahun setelah SK terbit 4 tahun Permanen IV. PENGAWASAN 9. Pengaduan masyarakat 1 tahun setelah ditindaklanjuti 4 tahun Musnah 1 tahun setelah 10.LHP pemeriksaan 4 tahun Permanen 5 SELAMAT BERLATIH MELAKUKAN PENYUSUTAN MENGGUNAKAN JRA 8

9 INDIKATOR MENILAI ARSIP PENYUSUTAN TANPA JRA MELALUI SUATU PROSES PENILAIAN ARSIP a. Nilaiguna arsip b. Bobot informasi c. Frekuensi penggunaan/kurun waktu d. Peraturan perundangan terkait e. Dampak hukum NILAIGUNA : A L F R E I D Administration Legal Financial NILAIGUNA Research PRIMER Evidential Informational NILAIGUNA documentation SEKUNDER Menilai arsip dalam rangka untuk penyusutan arsip, berdasarkan bobot informasi/kepentingan organisasi Makin banyak nilaiguna, maka makin penting arsip ybs 9

10 Arsip biasa - disimpan SESAAT (maks 1 tahun di Unit kerja) Arsip penting - disimpan BEBERAPA LAMA 2 th (1 th aktif, 1 th inaktif) 3 th (1 th aktif, 2 th inaktif) 4 th (2 th aktif, 2 th inaktif) (1 th aktif, 3 th inaktif) arsip sangat penting disimpan selamanya + arsip bernilai isejarah disimpan i permanen Surat biasa - Surat yg tidak perlu dijawab - Surat yg hanya bersifat informasional/ memberitahukan - Surat yg ketika hilang tidak mengganggu jalannya organisasi Surat penting Ciri-ciri: - Surat yang harus dijawab - Surat yg berisi kebijakan pimpinan - Surat yg ketika hilang, dapat menghambat kegiatan kantor Berkas/Surat sangat penting Ciri-ciri : - surat yg informasinya hanya dapat diketahui oleh pimpinan - surat yang ketika hilang, tidak dapat digantikan - Surat yg menyertai barang/benda - Surat yg berisi kebijakan strategis organisasi 10

11 Berkas/Surat bernilai sejarah Ciri-ciri : - surat berisi program kerja andalan dan program tahunan - berkas pejabat/mantan pejabat - berkas bencana alam - berkas bantuan - opini masyarakat - perintis kemerdekaan - berkas pahlawan nasional Menilai arsip berdasarkan FREKUENSI PENGGUNAAN/ Kurun waktu Arsip aktif adalah.. arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus Arsip Inaktif adalah. arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun - Frekuensi penggunaan > 10 kali /tahun = AKTIF - Frekuensi penggunaan < 10 kali /tahun = INAKTIF - 3 tahun terakhir (2010,2011,2012) = AKTIF - 3 tahun kebelakang (2009,2008) = INAKTIF 11

12 ARSIP AKTIF, ciri-ciri. Masih sering diperlukan untuk mendukung kegiatan sehari-hari h i Disimpan di ruang kerja Th. Masih baru (2012,2011, 2010), tetapi tidak selalu Menggunakan filing kabinet atau ordner Jika hilang dapat menghambat perkerjaan ARSIP INAKTIF, ciri ciri. Sudah jarang digunakan untuk mendukung kegiatan sehari-hari h i Disimpan di ruang arsip Th. Sudah lama (2009, 2008, 2007, dst, tetapi tidak selalu Menggunakan boks arsip Jika hilang dapat menghambat perkerjaan TAHAPAN PENYUSUTAN ARSIP TANPA JRA a. Dipilah b. Ditata, hasilnya berupa Daftar Arsip Inaktif c. Dinilai dengan minimal 3 indikator 1. indikator nilaiguna 2. indikator bobot informasi 3. indikator frekuensi penggunaan d. Penilaian dilakukan dengan FORM Daftar Penilaian Arsip DAFTAR PENILAIAN ARSIP NO JENIS BERKAS/SURAT TAHUN BOBOT FREKUENSI KESIMPULAN INFORMASI PENNGGUNAAN 12

13 HASIL PENILAIAN Penilaian arsip, akan menghasilkan : 1. Daftar Arsip Pindah 2. Daftar Arsip Usul musnah 3. Daftar Arsip Serah 4. Daftar Arsip Vital 5. Daftar Arsip masih Aktif KESIMPULAN PENILAIAN a. Biasa aktif = Simpan di R.Kerja b. Biasa-inaktif = Usul musnah c. Penting aktif = simpan di R.Kerja d. Penting-inaktif = pindah ke RC e. Sangat penting-aktif = simpan di R.Pimpinan f. Sangat pentinf- bersejarah = serah ke lembaga kearsipan PENENTUAN JANGKA SIMPAN Berdasarkan peraturan peruuan Berdasarkan nilaiguna Memperhatikan nilai informasi, biaya pengelolaan dan dampaknya. Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/ transaksi dinyatakan selesai. Retensi dapat dinyatakan dengan angka, kalimat atau gabungan keduanya. Dan lain-lain PENENTUAN NASIB AKHIR Penentuan nasib akhir diperlukan untuk mengisi kolom keterangan dalam JRA. Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen. Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali Dinilai kembali pada akhirnya akan ditentukan musnah atau permanen juga

14 Pasal 54 PP 28 Th PEMINDAHAN ARSIP Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip. Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait. Psl 50, UU 43/ 2009 Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf a diatur oleh pimpinan pencipta p arsip. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan: a. penyeleksian arsip inaktif; b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan. 14

15 Pasal 60, PP Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan daerah provinsi idilakukan k sebagai iberikut: pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan g satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan k dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi ke lembaga kearsipan daerah provinsi. Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan Unit kerja : Alamat : Telepon : Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif No. Pada hari ini tanggal bulan tahun dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja Nama : NIP : Jabatan: Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama Record Centre yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkan seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir Malang, 2011 Pihak Kedua Pihak Pertama ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP Mengetahui Kepala Unit Pengolah ttd nama terang NIP 15

16 PEMUSNAHAN ARSIP Pasal 49 (c) (d) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan. Pemusnahan arsip (Pasal 49 (a) (b) dilakukan terhadap arsip yang: 1. tidak memiliki nilai guna; 2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; 3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan 4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Pasal 52 : Setiap lembaga negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan undangundang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar. 16

17 Pasal 66, PP Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut: a. pembentukan panitia i penilai iarsip; b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan; d. penilaian oleh panitia penilai arsip; e.permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan g.pelaksanaaan pemusnahan: Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi setelah mendapat: a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b. persetujuan tertulis dari gubernur Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi i yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat: a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI. Unit kerja : Alamat : Telepon : Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan 17

18 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP No... Pada hari ini tanggal bulan tahun, kami yang bertanda tangan di bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar Arsip terlampir. Dengan cara: PENYERAHAN ARSIP a. Pembakaran b. Pencacahan c. Peleburan secara kimia Saksi-saksi: Pimpinan unit kerja 1. Jabatan ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP 2. Jabatan ttd nama terang NIP Pasal 53, Penyerahan arsip statis: 1. Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI. 2. Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain. 3. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi. Pasal 53 (lanjutan) Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sampai dengan ayat (6) adalah arsip yang: 1. memiliki nilai guna kesejarahan; dan 2. telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA. 18

19 4. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah kabupaten/kota 5. Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip perguruan tinggi di lingkungannya. 6. Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 81 PP Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai iberikut: a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan; b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya; e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai iberita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan. Daftar Arsip Statis yang Diserahkan Unit kerja : Alamat : Telepon : Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan 19

20 Berita Acara Penyerahan Arsip Statis No. Pada hari ini tanggal bulan tahun dilaksanakan penyerahan arsip statis dari unit kerja Nama : NIP : Jabatan: Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama Lembaga Kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis yang diserahkan seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir Malang, Pihak Kedua Pihak Pertama ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP Saksi-saksi : Menyusutkan arsip dengan melihat JRA : 1. Formasi pegawai tahun Pengumuman penerimaan mahasiswa tahun Surat Perintah mengikuti Bimtek kearsipan tahun Sertifikat pelatihan tahun skp tahun Daftar hadir pegawai tahun Cuti bersalin tahun Berkas askes a.n. Susi Semilikiti tahun Personal File Rektor UnMUL 10.Polis Asuransi Soimah 11.Lulusan Mahasiswa terbaik Statuta UnMUL SELAMAT BERLATIH MELAKUKAN PENYUSUTAN DGN MENGGUNAKAN TANPA JRA 20