INSTRUKSI KERJA AKUISISI ARSIP ST A TIS SISTEM MANAJEMEN AIRLANGGA INTEGRA TED MANA GEMENT SYSTEM (AIMS) UNIVERSITAS AIRLANGGA

Transkripsi

1 ~.' r~---.-'-~'-- i L~ASTERil "':::;;~~~-==O;;;;=;;~~;;;;;::;:;;:;;;;a;;;..._==o!_}1 NSTRUKS KERA AKUSS ARSP ST A TS SSTEM MANAEMEN MUTU ARLANGGA NTEGRA TED MANA GEMENT SYSTEM (AMS) UNVERSTAS ARLANGGA Revisi ke 0 Tanggal Revisi - Tanggal Berlaku 17 SEPTEMBER Kode Dokumen Disiapkan : Kepala Bidang Kean Al" Dyah Puspitasari S. S.Kom. M.Hum NP K-UNA R-M UN Disetujui Disetujui : Sekretaris Uni versi tas Dr. M. Hadi S6"ubhan. SH..M.H.CN NP : Wakil Rektor Prof. H. Soetjipto dl M.SPh.D NP

2 1. Tujuan a. Terwujudnya kesepahaman dalam pengolahan bermedia kertas. b. Terwujudnya keseragaman teknis dalam pengolahan bermedia kertas. c. Terwujudnya keseragaman bentuk dan format sarana temu balik bermedia kertas. d. Untuk memberikan kemudahan dalam pengolahan kertas. 2. Ruang Lingkup : a. Pemahaman tentang Arsip Statis memuat informasi tentang pengertian ketentuan jenis media simpan prinsip pengolahan dan ruang lingkup pengolahan. b. Teknik Pengolahan Arsip Kertas Organisasi/nstansi mencakup pembahasan pemeriksaan fisik penataan dan pembuatan temu balik. 3. Definisi Akuisisi sebagai tindakan dan prosedur tambahan khasanah pada institusi kean yang dilakukan melalui penyerahan resmi dari pencipta dan atau pusat yang bersangkutan. 4. Target Peningkatan koordinasi antar semua unsur pelaksana universitas untuk mendukung proses pengambilan keputusan pimpinan tentang. 5. Referensi a. Pedoman Prosedur (PP-UNAR-MUN-OS-02). b. Peraturan Perundang-Undangan 6. yang Relevan. nstruksi Kerja : 6.1. nstruksi Kerja Akuisisi Arsip Statis Untuk efektivitas akuisisi di lingkungan lingkungan membuat pedoman akuisisi yang bertujuan: a. Mengarahkan keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi ; b. Memberi batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memper di lingkungan ; c. Mencegah terjadinya peran yang tidak layak disimpan secara permanen di lingkungan ; d. Mengatur proses serah terima antara pihak lingkungan dengan pihak yang menyerahkan ;

3 e. Mengontrol keseluruhan lingkungan Adapun prosedur penyelenggaraan kegiatan akuisisi di. akuisisi di lingkungan dilakukan sebagai berikut: a) Verifikasi 1) Arsip Arsip Statis yang diserahkan dilakukan verifikasi penyelamatannya. berdasarkan sebagai satuan khazanah Apabila dalam verifikasi kerja Tim RA Verifikasi dan 2) Arsip yang diserahkan penilai dengan guna kebuktian b) Penerimaan 1) dapat membuat (evidential) Bidang diberikan Kean prioritas di lingkungan terhadap terdapat yang diserahkan satuan kerja tidak sesuai dengan yang tercantum dilingkungan dalam RA maka lingkungan DP A; civitas akademika memperhatikan informasional dilakukan verifikasi nilai guna yakni nilai dan intrinsik. Arsip Statis Membuat surat dan mengusulkan daftar dari pencipta kepada Kepala Bidang Kean. 2) 3) Menerima kelengkapan yang diserahkan satuan kerja di lingkungan yang sudah ditata dan didata; naskah serah terima (daftar dan dengan daftamya berita acara serah terima); 4) yang diserahkan dan mencocokan atau fisiknya; 5) Memperbaiki arslp gedung penyimpanan 6) Menyimpan yang mengalami kerusakan sebelum disimpan (depo); di depo sesuai dengan bentuk dan media. di

4 DAGRAM AKUSS ARSP STATS Unit Sekretaris Unit Kerja No 1 TahaoKegiatan Membuat surat dan mengusulkan daftar (Hardcopy dan Softcopy) Penyerahan Arsip (Pencipta 2 Arsip) ke Bidang Arsip Verifikasi 3 pencipta Kabid.Arsip C... [ Arsip Statis/Penilai Berdasarkan RA (Pemilahan Penzelornookkan Daftar Arsip Statis/DAS _y_ 4 Hardcopy/Softcopy Keengkapan 0 Berkas 5 dan Berita Acara Arsip Mencocokan 6 diserahkan Memperbaiki 7 dengan Daftarnya Arsip Statis yang Rusak sebelum Disimpan Menyimpan 8 Arsip yang Arsip Statis di Depo sesuai dengan Bentuk dan Media Arsip l UA Dan Rektor Pimpinan Terkait

5 -' Lampiran 1. Bagan Alur Akuisisi Arsip Statis --_-- -Pembuatan Surat dan Mengusulkan Daftar Pertelaan Arsip Statis - -- (... 'ioildo Penyerahan Arsip (Pencipta Arsip) ke Bidang Arsip ) eli i\ el ~i. _ '1. :.o;~.;b~:do:105o'k~ao~~~ Verifikasi Arsip Statis/Peni1ai.-.u.. -'"o.i-...; Berdasarkan 1RA... ~~ "'. ~ "'..... ''''..;.r!''; :."' ".~ ~..._..;).... ~;«oi:lo.-..:~;o.~oo:"'_;.:i/? D \= l. Ke1engkapan Berkas dan Berita Acara Arsip Mencocokan Arsip yang diserahkan dengan Daftarnya ( Membuat Daftar Arsip StatisDPA Hardcopy/Softcopy Memperbaiki Arsip Statis yang Rusak sebelum Disimpan...j>4'."'....".. "'.'"' +-""'..~ ~~~~~lo<-~"';~i-40\lr"""'it"'~~ io! Menyimpan Arsip Statis di Depo sesuai dengan Bentuk dan Media Arsip! "~"'...i...t"'.. "':.t:tn... ~.._... io.. :or... :... :~...-./...~

6 Lampiran 2. Formulir Survey/Monitoring Arsip Statis l. Nama nstansi 2. Alamat 3. Unit Kerja 4. Lokasi Arsip 5. Asal Arsip 6. Kondisi Ruang 7. Kondisi Arsip 8. enis Arsip 9. Media Rekam 10. umlah 1l. Kurun Waktu 12. Sistem Penataan 13. alan Masuk 14. Pelaksana Pendataan 15. Tanggal Petunjuk pengisian: 1. Nama nstansi diisi dengan nama instansi yang didata. 2. Alamat diisi dengan alamat lengkap instansi yang didata. 3. Unit kerja diisi dengan unit kerja/satuan kerja eselon atau V. 4. Lokasi Arsip diisi dengan lokasi/tempat yang didata. 5. Asal Arsip diisi asal unit kerja yang menciptakan apabila disimpan ditempat lain. 6. Kondisi Ruangan diisi keterangan mengenai kondisi ruangan temp at menyimpan di unit kerja. 7. Kondisi Arsip diisi dengan kondisi/keadaan waktu dilakukan pendataan. 8. enis Arsip diisi dengan jenis-jenis yang ditemukan dalam proses pendataan. 9. Format/Media Simpan diisi dengan jenis-jenis media rekam yang didata (kertas film foto elektronik dll.). 10. urnlah Arsip diisi denganjumlah atau volume dalam ukuran meter linier atau meter kubik album roll film keping dan lain-lain sesuai dengan media simpannya. 11. Kurun Waktu diisi dengan angka tahun atau kurun waktu yang didata.