NIASTr~ PRESERV ASI ARSIP ST A TIS INSTRUKSI KERJA UNIVERSITAS AIRLANGGA. Dr. M. Hadi Sl'(ubhan, SH.,M.H.,CN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Transkripsi

1 NIASTr~ I;..kl..... :..., r 002 INSTRUKSI KERJA PRESERV ASI ARSIP ST A TIS SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRATED MANA GEMENT SYSTEM (AIMS) UNIVERSITAS AIRLANGGA Revisi ke 0 Tanggal Revisi - Tanggal Berlaku 17 SEPTEMBER 2014 IK-UNAIR-MUN-OS Kode Dokumen -- Disiapkan oleh: Kepala Bidang Kean Dyah Puspitasari S., S.Kom., M.Hum NIP Disetujui Sekretaris oleh: Disetujui oleh: Universitas Wakil Rektor III Dr. M. Hadi Sl'(ubhan, SH.,M.H.,CN NIP NIP

2 1.. Tujuan a. Terwujudnya kesepahaman dalam pengolahan b. Terwujudnya keseragaman teknis dalam pengolahan c. keseragaman bentuk dan format sarana temu balik statis bermedia Terwujudnya statis bermedia kertas. statis bermedia kertas. kertas. d. Untuk memberikan kemudahan dalam pengolahan kertas. 2. Ruang Lingkup a. Pemahaman ketentuan tentang Arsip Statis, memuat informasi tentang pengertian statis, jenis media simpan statis, prinsip pengolahan statis, statis dan ruang lingkup pengolahan. b. Teknik Pengolahan pemeriksaan Arsip Kertas Organisasi/lnstansi, mencakup fisik, penataan dan pembuatan temu balik. pelestarian perlindungan pembahasan 3. Definisi atau sehingga dapat disimpan adalah tindakan dan dimanfaatkan dan perawatan dalam jangka waktu lama. 4. Target Melindungi fisik agar tahan lama, menghindarkan informasinya kerusakan sehingga kandungan dapat terjaga selamanya. 5. Referensi a. Pedoman Prosedur (PP-UNAIR-MUN-OS-02). b. Peraturan Perundang-Undangan Relevan. 6. Instruksi Kerj a 6.1. disebut juga dengan pelestarian. atau pelestarian adalah proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik terhadap kerusakan atau unsur perusak preservasi dan restorasi atau reparasi bagi rusak. Kegiatan meliputi: 1. Perneliharaan 2. Perawatan. dan perbaikan atau restorasi. 3. Penyimpanan. 4. Perlindungan atau pengarnanan Prosedur preservasi baik fisik maupun informasinya. statis dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

3 1. Persiapan Dalam proses persiapan a. Penempatan ini kegiatan dilakukan adalah: hasil akuisisi pada ruang transit untuk diseleksi dan dibersihkan dari berbagai b. Pernindahan faktor perusak. sudah diseleksi dan dibersihkan dari berbagai faktor perusak ke ruang penyimpanan. c. Merawat/merestorasi 2. Pemeliharaan rusak. Arsip Statis Dalam pemeliharaan statis kegiatan dilakukan a. Menata sesuai dengan group atau kelompok b. Menyimpan c. Mengatur adalah:. dan menata sesuai dengan format dan media. kestabilan d. Mengontrol suhu dan kelembaban lingkungan e. Menindaklanjuti udara ruang penyimpanan. dan fisik secara reguler. basil temuan kontrol terhadap lingkungan dan fisik. 3. PerawataniRestorasi Kegiatan dilakukan ketika melakukan perawatan atau restorasi statis adalah: a. Mendaftar akan direstorasi. b. Mencatat jenis (kertas, foto, video, film atau rekaman rangkaian tindakan perawatan pernah suara), metode dan dilakukan terhadap bersangkutan. c. Melaksanakan perawatan/restorasi. Adapun pelaksanakan perawatan statis sebagai berikut: ).:> Arsip Statis Jenis Kertas o Membersihkan stabs kotor dengan cara: Arsip statis kotor diletakkan di atas meja pada ruangan restorasi telah disediakan. Membersihkan kotoran menempel pada tiap dengan alar tidak merusak sesuai denganjenis Bersihkan kotoran permukaan tengah kertas ke arah berlawanan sikat halus, debu menernpel atau kuas dan untuk kotoran dapat digunakan penghapus karet. pada lembaran kotorannya. dimulai menggunakan karena noda jamur dari span, (fungi),

4 Untuk - menggunakan mesin dijilid seperti penyedot dalam bentuk debu kecillukuran buku, kecil selama dapat tidak merusak fisik kertas. Arsip telah dibersihkan disimpan sedang dan akan dibersihkan o Noda pada tempat terpisah dari untuk ditata kembali. nodalbercak atau bercak menempel pada dengan cara diatas, dapat menggunakan susah dihilangkan zat kimia sesuai denganjenisnya: lem kertas dengan air hangat. lag dengan aseton (aceton). minyak ter dengan gasoline dan bensin. cat dengan campuran alkohol dan bensin. wax dengan gasoline. jamur dengan alkohol dan bensin. lumpur dengan air steril dan ammonia. lemaklminyak pernis dengan alkohol, aseton. o Perbaikan dengan alkohol dan bensin. statis dengan cara menambal dan menyambung, dengan cara: Menambal dan menyambung hilang Disamping pada kertas itu juga dilakukan untuk mengisi atau menyatukan untuk rnernperkuat kertas tersebut. Bahan-bahan kembali lubang dan bagian kertas sobek. dan memperpanjang daya guna dipergunakan Kertas harus bebas lignin. ketahanan sobek baik. ketahanan lipat baik. ketebalan dan berat sesuai. ketahanan kandungan harus: renggang baik. zat pengisi dalam kertas di bawah 10%. ~ Arsip Statis Foto. o Perawatan foto utama adalah perlakuan baik dan hati- hati. o Foto harus terhindar dari jamur (bercak-bercak). perlahan dan searah dengan kain halus. Foto digosok secara

5 o Arsip foto negatif disimpan dalam amplop polyster transparan kertas sampul dengan kandungan atau as am rendah. o Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas besar dengan kandungan asam rendah. o Arsip foto positif dan negatif disimpan secara terpisah. Foto diletakkan secara vertikal dalam amplop kertas bebas sulfur. Apabila amplop dan label rusak, harus selalu diganti. o Pengendalian kondisi lingkungan dilakukan. Kelembaban maksimal tidak melebihi temperatur 0-50 C. relatif tempat simpan foto harus tidak melebihi 210 C. Untuk 40% RH dan temperatur foto berwama disimpan pada ~ Arsip Statis Video. o Memelihara dan merawat mesin alat baca video. o Membersihkan o Memutar video dengan mesin pembersih video dengan kecepatan sekurang-kurangnya o Membuat duplikasi informasi o Menjaga (video cleaner). normal menggunakan alat baca tiap 6 (enam) bulan sekali. copy dari master copy sebagai bentuk layanan agar master copy tetap terjaga. kebersihan kelembaban lingkungan dan kestabilan temperatur untuk video berkisar dan 18 C-22 C dan 55% - 65% RH. ~ Arsip Statis Film. o Memutar film pada kecepatan kurangnya normal menggunakan alat baca sekurang- tiap 6 (enam) bulan sekali. o Kotoran debu danjamur menempel dengan alkohol dicampur pada pita film dibersihkan dengan air, dioleskan kain putih halus di atas permukaan tanpa ditekan dengan pita film. o Can film terbuat dari kaleng agar diganti dengan can terbuat dari plastik. o Menjaga kebersihan kelembaban lingkungan dan kestabilan untuk film hitam putih berkisar ternperatur 18 C-22 C dan dan 55% - 65% RH. o Untuk pita film putus dapat disambung kembali menggunakan celotape. o Label agak rusak agar diganti dengan label baru.

6 .'. ~ Arsip Statis Rekaman Suara. o Pita hanya diputar pada kecepatan play, bukan rewind. o Pita suara perlua diadakan pengecekan secara periodik yaitu setiap setahun sekali diputar dan jika perlu dicopy kembaji. o Pita disimpan pada amplop polythylene atau polyster selanjutnya ditempatkan pada kotak-kotak, diatur secara vertikal pada laci-laci metal. o Kondisi lingkungan harus stabil dengan temperatur 40 C - 60 C dan kelembaban 40% - 60% RH. d. Pemeriksaan ulang dan kontrol restorasi khususnya terhadap media baru.