Buku Manual Aplikasi Pendataan Alumni dan Pelayanan Legalisir Online Berbasis Web. Fakultas Ilmu Keolahragaan UNESA. Oleh Faisal Rozy, S.

Transkripsi

1 Buku Manual Aplikasi Pendataan Alumni dan Pelayanan Legalisir Online Berbasis Web Fakultas Ilmu Keolahragaan UNESA Oleh Faisal Rozy, S.Kom

2 PENGEMBANGAN APLIKASI PENDATAAN ALUMNI DAN PELAYANAN LEGALISIR ONLINE BERBASIS WEB FAKULTAS ILMU KEOLAHRAGAAN UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA 2015 Dokumen ini ditujukan kepada Bidang III Fakultas Ilmu Keolahragaan Unesa. Hak Cipta oleh Faisal Rozy, S.Kom. Buku Petunjuk Penggunan Aplikasi ini bersifat konfidensial dan dimiliki oleh Bidang III Fakultas Ilmu Keolahragaan Unesa. Dilarang keras menyalin, memperbanyak, menerbitkan isi buku ini, sebagian atau seluruhnya, dengan cara apa pun, baik elektronik maupun mekanis, termasuk tetapi tidak terbatas pada fotokopi atau sistem penyimpanan data pada komputer. Dilarang keras menyingkapkan informasi dalam laporan ini kepada pihak ketiga tanpa didahului persetujuan tertulis dari manajemen Bidang III Fakultas Ilmu Keolahragaan Unesa.

3 Daftar Isi Daftar Isi Pendahuluan Alur Sistem Untuk Alumni Cara Mendaftar Cara Login Cara Pengajuan Legalisir Online Cara Logout Alur Sistem Untuk Admin Fakultas Cara Mendaftar Cara Login Cara Menampilkan dan Memproses Pengajuan Legalisir Online Cara Mencari Data Alumni lewat Tracer Studi Cara Menampilkan Output Data Alumni Cara Menampilkan Output Data Legalisir Cara Logout... 10

4 1. PENDAHULUAN Web Pendataan Alumni dan Pelayanan Legalisir Online ini Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Surabaya ini merupakan penerapan IT dibidang pelayanan akademik, aplikasi ini dibangun bertujuan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai jumlah alumni beserta pemetaannya berdasarkan jurusan dan tahun lulus. Yang kemudian data tersebut dapat dipakai untuk menentukan tingkat prosentase kelulusan per tahun dan per jurusan. Dokumen buku manual aplikasi online berbasis web ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut: 1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi Pendataan Alumni dan Pelayanan Legalisir Online untuk alumni, Admin Fakultas dan Admin Jurusan. 2. Sebagai panduan cara mengakses dan menggunaan aplikasi online ini. Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan aplikasi online ini yaitu: 1. Alumni Fakultas Ilmu Keolahragaan IKIP Surabaya / Unesa. 2. TU Jurusan dan TU Fakultas Ilmu Keolahragaa Unesa. 3. Kajur di Fakultas Ilmu Keolahragaa Unesa. Alamat web aplikasi online ini adalah : 1

5 2. ALUR SISTEM UNTUK ALUMNI Start Apakah sudah pernah mendaftar?? Y T Pendaftaran Login Pilih Menu Beranda Ubah Data Profile Pengajuan Legalisir Pilih Menu Lagi? Y T Logout End Halaman untuk alumni - Halaman Beranda, berfungsi untuk menampilkan informasi di halaman depan. - Halaman Daftar, berfungsi untuk mendaftarkan diri sebagai alumni Fakultas Ilmu Keolahragaan Unesa. - Halaman Login, berfungsi untuk validasi user dan password agar dapat mengakses web portal aplikasi online ini. 2

6 - Halaman Legalisir Online, Halaman ini khusus untuk para alumni yang sudah melakukan pendaftaran dan dapat melakukan pengajuan legalisir online Cara Mendaftar Sebagai Alumni Gambar 2.1 Menu Daftar Pada Halaman Utama Gambar 2.2 Halaman Pendaftaran 3

7 Bagi alumni yang belum melakukan pendaftaran, maka tidak akan bisa login dan tidak bisa melakukan pengajuan legalisir online. Cara pendaftaran silahkan klik menu Daftar pada halaman utama seperti pada gambar 2.1, sehingga muncul halaman pendaftaran seperti pada gambar Silahkan diisi semua kolom dengan benar, jika lupa maka bisa dilakukan ubah data dikemudian hari. Akan tetapi NIM harus diisi pada saat pendaftaran. - User wajib diisi sesuai dengan NIM masing-masing alumni, tidak boleh menggunakan yang lain. Karena akan ada verifikasi data pada saat alumni melakukan pengajuan legalisir online. - Isilah password dan re-password sesuka anda, akan tetapi harus sama. Jika kelak anda lupa, maka bisa request password ke web administrator dengan format sms (alumni-fik-unesa nim=xxxxxxxxx, pass?) kirim ke Klik tombol Daftar untuk mengirim data anda ke dalam database Cara Login Sebagai Alumni Gambar 2.3 Menu Login Pada Halaman Utama Bagi alumni yang akan melakukan login, bisa dilakukan dengan mengisi user dan passwordnya pada kolom Area Alumni lalu silahkan klik tombol Login seperti pada gambar 2.3, sehingga muncul halaman profile seperti pada gambar Isilah kolom user dengan NIM anda masing-masing. Tentunya yang sudah pernah didaftarkan sebelumnya. Jika anda lupa password, maka bisa request password ke web administrator dengan format sms (alumni-fik-unesa nim=xxxxxxxxx, pass?) kirim ke Jika Anda berhasil login sebegai alumni, maka sistem akan membawa anda ke halaman profile seperti pada gambar

8 Gambar 2.4 Halaman Profile Pribadi Alumni 2.3. Cara Pengajuan Legalisir Online Bagi alumni yang akan melakukan pengajuan legalisir online, klik menu legalisir lalu silahkan isi kolom yang ada seperti pada gambar 2.5. Jangan lupa untuk menyertakan file scan ijazah asli dengan cara klik tombol Pilih File. Kemudian klik tombol upload. Apabila sudah berhasil, maka lakukan hal yang sama lagi untuk upload pengajuan legalisir transkrip nilai jika dibutuhkan. Perhatikan Status yang ada pada tabel bagian bawah halaman legalisir ini, awalnya bernilai Pesan. Jika admin fakultas sudah memproses, maka nilai Status akan berubah menjadi Proses. Jika sudah selesai, maka nilai Status akan berubah menjadi Sudah selesai. Jadi rajinlah untuk login untuk melihat status pengajuan legalisir anda. Gambar 2.5 Halaman Profile Pribadi Alumni 5

9 2.4. Cara Logout Jika selesai, anda bisa klik logout pada bagian atas halaman, seperti pada gambar 2.6. Gambar 2.6 Logout 6

10 3. ALUR SISTEM UNTUK ADMIN FAKULTAS Start Apakah sudah pernah mendaftar?? Y T Pendaftaran Login Pilih Menu Melihat dan Memproses Daftar Pengajuan Legalisir Online Mencari Data Alumni melalui Tracer Studi Menampilkan Rekap Data Alumni Menampilkan Rekap Data Pengajuan Legalisir Online Melihat Rekap Lagi? Y T Logout End 7

11 3.1. Cara Mendaftar Sebagai Admin Fakultas Untuk mendaftarkan diri sebagai admin fakultas, harus melalui prosedur khusus yang sudah disepakati antara web developer dengan pihak Fakultas Ilmu Keolahragaan Unesa. Hal ini dikarenakan login admin fakultas dapat mengakses ke dalam database yang berisi database alumni yang rahasia dan dapat melakukan penghapusan data. Sehingga untuk melakukan pendaftaran sebagai admin fakultas tidak bisa dilakukan di aplikasi web ini, melainkan harus dilakukan pendaftaran ke KaSubBag bidang III lalu diteruskan ke web developer untuk di generate kan user sebagai admin fakultas sesuai permintaan Cara Login Sebagai Admin Fakultas Bagi Admin Fakultas yang akan melakukan login, lakukan langkah sebagai berikut : - Isilah kolom user dan password sesuai yang sudah didapatkan dari KaSubBag Bidang III. - Klik tombol Login, maka anda akan dibawa oleh sistem menuju halaman admin fakultas seperti gambar Cara Menampilkan dan Memproses Pengajuan Legalisir Online Bagi Admin Fakultas yang akan menampilkan dan memproses data masuk pengajuan legalisir online, lakukan langkah sebagai berikut : - Dari gambar 3.1 lanjutkan dengan memilih baris data yang akan diproses. - Klik icon download untuk mendownload file scan ijazah atau transkrip alumni untuk dicetak dan diproses. - Klik icon centang proses untuk merubah status pesan menjadi proses. - Jika dokumen legalisir sudah selesai, maka admin fakultas harus klik tanda centang pada kolom selesai, agar alumni yang bersangkutan mengetahui bahwa pengajuan legalisirnya sudah selesai dan segeramengambil. - Saat alumni datang untuk mengambil dokumen legalisir dengan membawa dokumen asli, maka admin fakultas wajib melakukan klik tanda centang pada kolom sudah diambil. Gambar 3.1 Halaman Admin Fakultas Untuk Menampilkan Data Pengajuan Legalisir 8

12 3.4. Cara Mencari Data Alumni Lewat Tracer Studi Bagi Admin Fakultas yang akan mencari atau memfilter data alumni untuk ditampilkan berdasarkan kebutuhan tertentu, maka yang harus dilakukan adalah : - Silahkan klik pilihan radio button terlebih dahulu, untuk menentukan data dicari berdasarkan noreg / Nama / Fakultas / Jurusan / Tahun Masuk / Tahun Lulus. - Klik tombol Cari Data untuk menampilkan dan mencetak rekap data alumni yang dimaksud. seperti pada gambar 3.2. Gambar 3.2 Halaman Admin Fakultas Untuk Menampilkan Data Pengajuan Legalisir Gambar 3.3 Halaman Output Data Alumni 9

13 3.5. Cara Menampilkan Output Data Alumni Halaman ini merupakan hasil rekap data alumni berdasarkan kebutuhan. Berharap untuk mendapatkan informasi berupa angka-angka sebagi informasi penting untuk bahan perhitungan borang, akreditasi, ISO dan sebagainya. Caranya : - Klik menu Output Alumni maka akan muncul halaman seperti pada gambar Cara Menampilkan Output Data Legalisir Halaman ini merupakan hasil rekap data alumni yang melakukan legalisir. Yang ditampilkan dalam bentuk tabel untuk mendapatkan informasi berupa angka-angka sebagi informasi penting untuk bahan perhitungan borang, akreditasi, ISO dan sebagainya. Caranya : - Klik menu Output Legalisir maka akan muncul halaman seperti pada gambar 3.4. Gambar 3.4 Halaman Output Data Alumni 3.7. Cara Logout Jika selesai, anda bisa klik logout pada bagian atas halaman, seperti pada gambar 3.5. Gambar 3.5 Logout 10