Konsepdasar E.r.p 11/1/2012. M a t e r i. PengertianDeskripsi..Enterprise

Transkripsi

1 M a t e r i Konsepdasar E.r.p Pengertian Deskripsi Definisi-Definisi Karakteristik Sistem Sejarah dan LatarBelakang Manfaat dan Alasan Implementasi ERP Kendala penerapan ERP 1 ERP 2011 Sesi 01 Noveriza Yuliasari, M.T 2 PengertianDeskripsi..Enterprise ERP singkatandari3 elemenkata : Enterprice Perusahaan / Organisasi Resource Sumberdaya Planning Perencanaan Tigakata inimencerminkan konsepyang berujungpadakata kerjayaitu Planning, yang berarti ERP menekankan kepada aspek perencanaan. Kata enterprise digunakan untuk menggambarkan situasi bisnis secara umum dalam satu entitas korporat, dalam berbagai ukuran, mulai dari bisnis ukuran kecil seperti café, hingga bisnis raksasa seperti perusahaan telekomunikasi. Secara konseptual, enterprise dapat digambarkan sebagai sebuah kelompok orang dengan tujuan tertentu, yang memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut

2 Tradisional Enterprise Sudut pandang enterprise ini berbeda dengan sudut pandang organisasi atau perusahaan yang bersifat tradisional. Sudut pandang tradisional, organisasi/perusahaan Unit dengan fungsi tertentu Departement Dalam sudut pandang enterprice, keseluruhan organisasi dianggap sebagai sebuah sistem dan masing-masing departemen adalah subsistem. - Isolasi Informasi Informasi yang dihasilkan oleh masing-masing departemen, hanyaakandibaca olehtop management itu sendiri dan tidakdimanfaatkan olehdept. lain. Setiap dept. bergerak dengan arah dan sasaran masing-masing, karena tidak mengetahuiapayang dikerjakan oleh departemen lainnya. - Transparansi Informasi Masing-masing departemen mengetahuiapayang dikerjakan oleh departemen lain, mengapa hal itu dikerjakan, danapayang harus dilakukan untuk mendukung pekerjaan tersebut sehingga dapat mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan Resource Dalamkaitannyadenganenterprise, resource dapat berupa aset perusahaan yang melewati aset keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, danjugastrategi. Istilah sumber daya ini melebar meliput semua hal yang menjadi tanggung jawab dan tantangan manajemen untuk dikelola agar menghasilkan keuntungan. Jadii..ERP dapatdideskripsikansebagai, sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruhpihakyang berkepentingan (stake holder), atas organisasi tersebut

3 ..DefinisiDefinisi ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi dalam perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantaipasokdaninformasikonsumen (Davenport, 1998) Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasisinformasididalamdanmelintasarea fungsionaldalamsebuahorganisasi (Kumar danvan Hillsgerberg, 2000) Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise (Tadjer, 1998) ERP System are computer based system designed to process an organization s transaction and facilitate integrated and real time planning, production, and customer response. In particular ERP system will be assumed to have certain characteristics (Daniel O leary, 2004) ERP integrated(or attempt to integrate) all data and processes of an organization into a single unified system. A typical ERP system will use multiple components of computer software and hardware to archievethe integration. A key ingredient of most ERP system is the use of a single, unified database to store data for the various system modules (Wikipedia) 9 10 Front-Office Back-Office..KarakteristikSistem Coorporate Reporting C U S T O M E R S Sales And Distribution Service Application Financial Application Manufacturing Application Inventory Management S U P P L I E R S ERP is a Back Office System not Front Office System Example : e-commerce,customer Relationship Management(CRM),e-Governmentdan lain-lain. Human Resource Management

4 Kata integrasi yang sering disebut-sebut dalam konsep ERP ini berhubungan dengan interpretasi sebagai berikut: Menghubungkanantaraberbagaialiranproses bisnis Metode dan teknik berkomunikasi Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis Koordinasi operasi bisnis Daniel O Leary juga menambahkan beberapa karakteristik tertentu yang idealnya ada pada sistem ERP, yaitu: Paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan, Memadukan sebagian besar dari proses bisnis, Memproses sebagian besar dari tansaksi perusahaan, Menggunakan database perusahaan secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja, Memungkinkan akses data secara real time, continue Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan, Menunjangsistemmultimatauangdanbahasayang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional, Memungkinkan penyesusaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali. ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, Produksi maupundistribusidi perusahaanbersangkutan. SistemERP secaramodular biasanyamenanganiproses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan(inventory), pengapalan, invoice danakuntasiperusahaan. Sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnissepertipenjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber dayamanusia

5 LatarBelakang Sekitar awal tahun 1998, ERP masih merupakan istilah yang sayup-sayup terdengar di beberapa perusahaandanorang-orang yang berkutatdi sektor manufaktur. Wujud ERP yang sering hadir secara fisik menjadi sebuah paket software membuat ERP sering ditafsirkan secara sederhana yaitu sebuah software Latar Belakang ERP(2) Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik hardware dan software sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi PerananperangkatteknologidalamkonsepERP selain sebagai fasilitator juga karena perangkat teknologi dapat memberikan nilai tambah berupa perampinganproses, penyederhanaanproses, integrasi dan otomasi proses Manfaat dan Alasan Implementasi ERP Manfaat Penerapan ERP ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien, ERP memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta mata uang, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan,

6 Manfaat Penerapan ERP(2) Manfaat Penerapan ERP(3) 21 ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksidata padabanyaksistemkomputeryang terpisah, ERP memungkinkanmanajemenmengelolaoperasi, tidakhanyasekedarmemonitorsaja. DenganERP manajemen tidak hanya mampu menjawab pertanyaan Bagaimana keadaan kita? ; tetapi juga mampu menjawab pertanyaan Apa yang kita kita kerjakan untuk menjadi lebih baik? 22 ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen Supply Chain dengan kemampuan memadukannya. Secara keseluruhan sistem ERP diharapkan dapat meningkatkan tulang punggung fungsionalitas, baik pada bagian operasional maupun antarmuka dengan konsumen secara simultan. 23 MANFAAT Aksesinformasiyang andal Menghindari duplikasi data dan operasi Mempercepat waktu pemrosesan data CARA MENDAPATKAN DBMS yang fleksibel, datayang konsisten dan akurat, sistem pelaporan yang lebih baik Modul-modul yang mengakses data darisatudatabase terpusat, sehinggamenghindariproses pemasukandanmodifikasidata dari berbagai titik yang berbeda yang menyebabkan duplikasi Meminimalisasi waktu pengambilan data dan pembuatan laporan 24 MANFAAT(lanj) Mengurangibiaya Kemudahan adaptasi Meningkatkan skalabilitas CARA MENDAPATKAN Menghematwaktu, mengingkatkan kontrol dengan melakukan analisis menyeluruh terhadap keputusan organisasional Perubahan pada proses bisnis dapat diadaptasi dengan mudah Struktur sistem yang bersifat modular danmodahdi kostumisasi 6

7 MANFAAT(lanj) Kemudahan pemeliharaan CARA MENDAPATKAN Dukunganpernajualsistemyang berjangka panjang Pengembangan Global Ekstensi modul meliputi SCM(Supply Chain Management) dancrm(customer Relationship Management) E-commerce Bisnis internet, kultur kolaboratif Nilai Manfaat vs Investasi Banyak organisasi memilih dan mengembangkan sistem ERP dengan berbagai alasan strategis bersifat tangible(terhitung) dan intagible(tidak terhitung). Dalam beberapa kasus, perhitungan pengembalian investasi(return of invesment ROI) lebih banyak ditekankan pada aspek intangible dan manfaat yang bersifat strategis Indikasi Pengembalian Investasi Indikasi Pengembalian Invetasi(2) Penghematan biayaoperasi, Karena ERP mengurangi, bahkan mungkin menghilangkan usaha percuma dan duplikasi data. Salah satustudimenunjukanbahwa33% perusahaan memperoleh penghematan biaya dalammanajemenpesananpenjualan, dan34% mengatakan bahwa sistem ERP mereka sangat mengurangi kebutuhan jumlah karyawan Peningkatanjumlahpenjualan, Karena sistem ERP dapat membantu arus barang dan jasa dengan lebih cepat Menambah dayasaing, Karena ada beberapa perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP kadang-kadang terpaksa ditutup karena tidak mampu bersaing dengan perusahaan yang menggunakan ERP

8 Namun demikian, tetap saja sulit untuk mengukur keuntungan ini karena manfaat-manfaat tersebut terjadidalamwaktuyang lama. Sedangkan dalam kurun waktu tersebut mungkin sajaadafaktorlain dalambisnisyang mempengaruhi keuntungan dan aspek biaya dalam operasional perusahaan. Sehinggasulitmengisolasipengaruh manayang hanya disebabkan oleh implementasi ERP! Contoh kasus implementasi ERP Perusahaan pembuat mesin fax dan fotocopy Pengembalian Investasi ERP didapat hampir secara langsungberupapenguranganbiayaoperasitotal sebesal 28%, Kenaikanpenjualansebesar4% (dari$ 4 milliarper tahun) dan Peningkatanakurasiagenpenjualansebesar41%, yang berartimeningkatkankepuasanpelanggan Contoh kasus Impementasi ERP(2) Toro, pedagang besar dari Pabrik pemotong rumput MemperolehkeuntungandariimplementasiERP dalam jangka panjang Toro menghabiskan biaya US$ 25 juta untuk sistem ERP untuk4 tahun Diperoleh penghematan sebesar US$10 juta dalam bentuk pengurangan persediaan barang, sebagai hasil dari perbaikan pengelolaan persediaan, pergudangan dan metode distribusi. 32 Kendala dalam Implementasi ERP Memakan waktu Cara mengatasi: meminimalisasi isu sensitif, politik internal dan ciptakan konsensus umum Mahal Cara mengatasi: memilihpaketdanstrategierp yang sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan Kesesuaian modul Cara mengatasi: arsitektur dan komponen dari sistemyang harusdipilihharussesuaidenganproses bisnis, kultur dan sasaran strategis organisasi 8

9 Kendala dalam Implementasi ERP(2) Kebergantungan pada vendor Cara mengatasi: pertimbangkan pilihan single vs multivendor, pertimbangkan kriteria pemilihan kombinasi terbaik dan komitmen dukungan dalam jangka waktu yang cukup panjang Fitur dan kompleksitas Cara mengatasi: Pilihmoduldanfituryang benarbenar yang diperlukan oleh organisasi Kendala dalam Implementasi ERP(3) Skalabilitas dan kompabilitas global Cara mengatasi: perhatikaninvestasivendor di bidang riset dan pengembangan, komitmen jangka panjang atas produk dan layanan, dan pertimbangkansistemyang dapatberjalandi internet Pengembangan kemampuan Cara mengatasi: pertimbangkan aplikasi perantara (middleware) dan pengembangan modul, misalnya SCM/CRM Strategi Evaluasi dan Pemilihan Paket Sistem ERP Mekanisme Pengambilan Keputusan 1. Identifikasi dan perumusan masalah, dimulai denganmembuatpernyataandansasaranyang ingin dicapai 2. Koleksi informasi, mengumpulkan semua informasi yang berhubungan dengan masalah. Informasi ini dapat digunakan untuk memperbaiki rumusan masalah. 3. Mendefinisikan Alternatif, pada fase ini semua alternatif solusi yang relevan di definisikan

10 37 Mekanisme Pengambilan Keputusan(2) 4. Evaluasi dan perbandingan alternatif, melakukan analisis dan perbandingan setiap alternatif solusi 5. Memilih salah satu solusi 6. Implementasi solusi yang sudah dipilih 7. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan membandingkan terhadap masalah yang ingin diselesaikan 38 Metode Pengembangan Sistem ERP METODE KELEBIHAN KEKURANGAN Membangun sendiri(in House) Membangun sendir dengan tambahan dari vendor Best of breed (kombinasi dari berbagai tawaran vendor Paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhan perusahaan Secara teoritis akan menghasilkan sistem yang terbaik Sulit, mahal dan lama Sulit, mahal dan lama Sulit menggabungkan antarmodul, lama dan tidak efisien Metode Pengembangan Sistem ERP(2) METODE KELEBIHAN KEKURANGAN Modifikasi sistem dari vendor Memilih modulmodul tertentu dari sistem vendor Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor Risiko lebihrendah, relatif cepat dan murah Biasanya lebih lama Jika kemudian sistem dikembangkan, akan menyebabkan waktu implementasi lebih lama dan biaya lebih mahal Metode Pengembangan Sistem ERP(3) METODE KELEBIHAN KEKURANGAN Menerapkan sistem vendor dengan lengkap Application Service Provider(APS), menyerahkan implementasi pada perusahaan penyedia jasa Cepat, lebihmurah, efisien Risiko lebihrendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relatif tidak banyak berubah Tidak Fleksibel Tergantung pada perusahaan penyediajasa, tidakadakendali, biaya dapat meningkat di luar perkiraan

11 41 Aspek Evaluasi 1. Modul Pada banyak organisasi biasanya terjadi kesenjangan antaraprosedurpadamoduldengankondisiyang ada. Untuk menjembatani hal tersebut, perlu dilakukan rekayassa ulang proses bisnis(dari segi organisasi) dan kostumisasi dan pengembangan dari paket aplikasi yang ada. Dalam mewujudkan usaha ini, kedua sisi(paket modul) maupun organisasi harus berdifat fleksibel agar dicapai titik temu yang ideal Flexibilitas Aspek Evaluasi(2) Merupakan alasan utama pentingnya evaluasi atas konsep teknologi dan arsitektur sistem ERP Flexibilitas ini memungkinkan kita untuk berfokus pada satu sistem atau alternatif sistem dan teknologi yang lain Flexibilitas juga berarti kita dapat menambahkan beberapamoduldanantarmukapadapaketerp yang dipilih, sehingga menghemat biaya integrasi 43 Aspek Evaluasi(3) 3. Metode Implementasi Meliputi pencarian solusi yang ideal antara membangun sendiri seluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari vendor ERP. Jalan tengahnya adalah adopsi beberapa modul paketerp, kostumisasidanpengembanganyang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan 44 Kriteria Evaluasi Paket Sistem ERP Kesesuaian Fungsionalitas (Fungtional Fit) Fleksibilitas (Flexibility) Kostumisasi Upgrade yang fleksibel Internasionalisasi Kemudahan Penggunaaan Arsitektur Skalabilitas Keamanan Antarmuka Sistem Operasi Independent Database Bahasa Pemrograman Dukungan (Support) Dukungan infrastruktur Pelatihan Dokumtasi Kontinuitas (Continuity) Struktur Proyek Aktivitas Komunitas Transparansi Frekuensi Update Kematangan (Maturity) Status pengembangan Situs referensi 11

12 Functional Fit Kriteria Evaluasi Paket Sistem ERP(2) Kesesuaian fungsional memandang fungsional sistem ERP dari prespektif perusahaan. Flexibility, Berperan menjembatani antara kesenjangan fungsionalpaketerp dengankondisidi organisasi. Feksibilitas juga mencakup kemudahan penggunaan danadministrasi, dankebebasanterhadapplatform tertentu. Kostumisasi High Level, meliputi editing dan metadata Low Level, dilakukan oleh pengembang(programmmer) Upgrade yang fleksibel FLEXIBILITY Idealnya upgrade pada sistem utama tidak mengakibatkan kostumisasi atau adaptasi baru. Internasionalisasi Sistem harus mendukung berbagai bahasa, skema akuntansi dan biaya yang beragam, dan beberapa situs lokasi perusahaanb yang tersebar (multiple site) Kemudahan Penggunaaan Kemudahan penggunaan sangat berpegaruh pada kemungkinan kustomisasi, penerimaan dari pengguna sistem(user acceptance), biaya pelatihan dan operasional FLEXIBILITY(2) Arsitektur UmumnyasistemERP memilikiarsitektur2 atau3 tingkatan(tier) Skalabilitas Sistem harus mendukung volum transaksi dalam jumlah besar dengan waktu tanggap yang konstan. Skalabilitas sangat bergantung pada arsitektur, atau pada teknologi aplikasi server dan database yang digunakan. Keamanan Sistem keamanan harus mendukung diterapkannya mekanismekeamanan untuk berbagaitingkataksesyang berbeda. Antarmuka FLEXIBILITY(2) Kemudahansistemuntukberhubungandengansistemlain atau untuk saling bertukar data Sistem Operasi Kebebasan untuk menjalankan sistem ERP pada berbagai flatform. Independent Database Tingkat kebebasan yang besar pada database biasanya berdampak pada minimnya fitur yang disediakan oleh database. Bahasa Pemrograman

13 Implementasi Sistem ERP Faktor Penentu Keberhasilan Sebagai pedoman untuk menilai atau menentukan target keberhasilanimplementasisistemerp, biasanyaditetapkansekumpulanfaktorutamayang dianggapsebagaitolokukurkeberhasilanyang ingindi capai. Faaktor-faktorinilazimdisebut dengan Critical Success Factor (CSF) Faktor Penentu Keberhasilan(2) 1. Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis 2. Komitment dari seluruh jajaran manajemen 3. Manajemen proyek implementasi yang baik 4. Tim implementasi yang baik 5. Dapat mengatasi isu-isu teknik 6. Rekayasa ulang proses bisnis 7. Komitmen organisasi untuk berubah 8. Pendidikan dan pelatihan intensif 9. Data yang Akurat 10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif 11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya 12. Dapat mengatasii isu multi-site Langkah-langkah Implementasi Secara garis besar tahapan implementasi sistem ERP tidak jauh berbeda dengan tahapan implementasi sistem informasi lainnya. 1. Membangun organisasi tim proyek 2. Menentukan pendekatan implementasi 3. Membangun rencana implementasi 4. Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukurannya

14 53 Siklus Hidup Implementasi ERP Fase 1 : Perencanaan Fase2 : Analisis Fase3 : Desain Fase 4 : Implementasi Fase5 : DukunganTeknis 54 Aktivitas Implementasi ERP NO AKTIVITAS TANGGAL 1 Peluncuran Proyek 2 Penyelesaian set-up Prototype 3 Pelatihan tim implementasi 4 Penyelesaian modifikasi desain 5 Persetujuan proses secara fungsional 6 Analisis kebutuhan hardware dan perhitungan kapasitas 7 Penyelesaian modifikasi antarmuka dan laporan 8 Pembuatan dokumentasi end user dan prosedur pendukung 9 Penentuan keputusan apakah sistem akan digunakan/tidak 10 Mulai pelatihan end user 11 Penyelesaian konversi data 12 Go Live! (sistem digunakan secara langsung) Evaluasi dan Pemeliharaan Evaluasi dan Pengukuran Kinerja Evaluasi terhadap kinerja sistem ERP dapat dilakukan dalam duasudutpandangberdasarkanpendekatanukuranyang digunakan Evaluasi Finansial Evaluasi keuangan menekankan pada identifikasi penyimpangan antara anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan Evaluasi Teknis Evaluasi teknis terhadap kerja ERP berfokus pada kriteria teknis. Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebih mudah diukur, tetapi biasanya kurang erat kaitannya dengan dampak bisnis implemtasi ERP

15 Jenis Pemeliharaan Sistem Korektif Aplikasi tambahan, penambahan objek baru Troubleshooting, menyelesaikan masalah berdasarkan laporan user Adaptif Transfer, implemtasi fitur baru Testing, pengujian setelah perubahan Modifikasi/peningkatan fitur, kostumisasi internal Otorisasi, perubahan/pengelolaan password Penyesuaian antar muka, implementasi antarmuka dengan software lain Perfektif Jenis Pemeliharaan Sistem(2) Upgrade Versi: penyesuaian, perencanaan dan implementasi versi baru Preventif Administrasi, Monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup dan error log Monitoring Alur Kerja, penelusuran aliran aktivitas pemeliharaan Antisipasi Kegagalan Kegagalan ERP biasanya disebabkan oleh integrasi sistem, tidak ada kesesuaian antara orang, proses, dan teknologi. Beberapa peluang kegagalan yang perlu di antisipasi: Implementasi yang didasari oleh sistem berpeluang gagal dibandingkan yang didasari oleh bisnis User kurang terlatih Tidak dapat memahami bagaimana aplikasi enterprice dapat mengubah bisnis User belum menyadari bahwa semua tindakan pada sistem dapat berpengaruh pada operasional perusahaan Kesenjangan pengetahuan antara pelatihan dan aktual Estimasi Biaya dan Return of Investment(ROI)

16 Estimasi Biaya Total Cost of Ownership (TCO) adalah besarnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan sistem ERP. Biaya ini dihitung mulai dari inisiatif awal adanya kebutuhansistemhinggapemeliharaansistemyang sudah berjalan KomponenTCO dapatdilihatdari2 sisi, yaitu: Berdasarkan pemisahan komponen Direct cost dan Indirect Cost Berdasarkan tipe pengeluaran biaya One Time cost dan ongoing annual cost Direct Cost Direct Cost(Biayalangsung) meliputibiayasoftware, lisensi, kontrak dukungan teknis dan konsultasi. Biayakonsultasimeliputi: implementasi, pendidikan, pelatihan, dam kostumasi sistem. Termasuk didalamnya biaya pelunasan software Padaumumnyasistemtidakdibelisecaratunai, tetapipembayarandilakukansecarabertahap, semakin lama pembayaran maka semakin besar biaya pelunasan Indirect Cost Indirect Cost terutama terdiri atas biaya untuk membayar honor/gaji karyawan yang akan mendukung sistem(termasuk para pengguna sistem). BiasanyaIndirect cost lebihbesardaridirect cost (sekitar 2.5x direct cost), dan meliputi biaya tenaga kerja yang dikerahkan untuk implementasi dan migrasi ke sistem ERP. Biayatenagakerjainimeliputijugatenagakerjayang termasuk pada perencanaan proyek dan pelatihan. 64 Contoh Estimasi TCO DiambildariimplementasiERP di Gonzaga University tahun 1997 Direct Cost KOMPONEN BIAYA %..Software dan Lisensi 29.. Hardware 4...Pelunasan pembayaran 9 Indirect Cost Pelatihan Staff Teknologi Informasi 6 Pelatihan pengguna siste 52 TOTAL

17 One Time Cost Klasifikasi ini berdasarkan pada frekuensi pengeluaran biaya. One Time Cost adalahbiayayang dikeluarkansatukali dalam suatu proyek implementasi ERP. Biaya ini terdiri dari: Pembelian Software Pembelian/Upgrade Konsultasi dengan pihak eksternal Biaya tenaga kerja internal One Time Cost(2) Pembelian Software Harga paket software ERP dari vendor internasional berkisar $ untuk paket berukuran kecil hingga jutaan dolar untuk paket berukuran besar. Selainhargapaket, biayasoftware dapatmeliputisoftware untuk sistem, pengembangan dan kostumisasi software atau integrasi dengan aplikasi lain Pembelian/Upgrade Ada kemungkinan terjadipergantian/upgrade atassoftware yang sudah ada. Jika perusahaan sudah memiliki infrastruktur jaringan komputer yang memadai, biasanya paket standar tidak banyak memerlukan hardware baru One Time Cost(3) Konsultasi dengan pihak eksternal Bantuan dari pihak luar meliputi konsultasi dan pelatihan untuk implementasi paket ERP. Jasainidisediakan olehvendor software, agenpenjual, ataupun grup konsultan independen Biaya tenaga kerja internal Banyakpekerjaan yang harusdilakukan olehkaryawan di dalamperusahaan ketikamemulaiimplementasi ERP, yang meliputi: pelatihan, membuat prosedur internal penggunaan sistem, membuatkostumisasi laporan danaplikasi, menyiapkandata, konsultasi dengankonsultaneksternal, dan per temuan rutin tim proyek Ongoing Annual Cost Biaya ini meskipun angkanya relatif tidak terlalu besar dibandingkandengankomponen one time cost Tetapi jika tidak berhati-hati nilainya bisa melebihi one time cost terutama jika setelah implementasi ternyata banyak perubahan atau kesalahan fungsional sistem Biaya ini terdiri dari: Pemeliharaan Software Pemeliharaan Hardware Konsultasi dengan pihak eksternal Tenaga kerja internal

18 Ongoing Annual Cost(2) Pemeliharaan Software Perjanjian dukungan teknis dengan vendor software Upgrade software Kostumisasi akibat adanya update software versi baru Pemeliharaan Hardware Biaya yang muncul akibat adanya perubahan/penambahan fitur agar fitur tertentu dapat berjalan. Konsultasi dengan pihak eksternal Perbaikan proses bisnis, fungsional software baruatauyang kurang berfungsi, dan pelatihan karyawan baru Tenaga kerja internal Pelatihan berkesinambungan terhadap karyawan R.O.I. Salah satu faktor yang paling sulit dalam manajemen proyek implementasi sistem informasi adalah perhitungan estimasi biaya dan ROI. Estimasi biaya dan ROI dapat dijadikan salah satu variabel pengukuran kinerja proyek, untuk melihat sejauh mana kecermatan perencanaan proyek dan bagaimana realisasinya. ROI adalah rasio antara keuntungan proyek dan biaya yang dikeluarkan untuk proyek tersebut. Untuk kasus implementasi ERP perhitungan ini tidak mudah, karena sering keuntungan yang didapat tidak dapat dihitung secara kualitatif dan berbagai sebab lainnya Pertimbangan Perhitungan ROI 1. Alasan Pemilihan Software/Sistem Tertentu 2. Dampak Kedalaman Proyek 3. Anggaran Proyek Keseluruhan 4. Perkiraan Waktu Penyelesaian Proyek 5. Manfaat Potensial Proyek 6. Manfaat yang didapat dari Proyek di Waktu Mendatang Hasil Riset atas Perhitungan ROI 1. Hanya sepertiga perusahaan melakukan perhitungan ROI terhadap semua investasi Teknologi Informasi; 2. Dari kelompokyang melakukanperhitunganroi, secara virtuak perhitungan dilakukan di awal proyek untuk memperkirakan pembelanjaan projek; 3. Sebagian besar organisasi percaya bahwa manfaat tidak terhitung(intangible) penting bagi perhitungan ROI dan manfaat intangible ini perlu diberikan nilai tertentu untuk dimasukan dalam perhitungan ROI;

19 Hasil Riset atas Perhitungan ROI(2) Hasil Riset atas Perhitungan ROI(3) 4. Meskipun banyak yang mengalami kesulitan perhitungan ROI, hanya sedikit yang meminta bantuan pihak luar; 5. Sebagian besar kalangan profesional merasa perhitungan ROI mereka gagal menangkap nilai proyek secara keseluruhan 6. Sebagian besar profesional merasa kesulitan memperhitungkan ROI yang dikaitkan dengan investasi Teknologi Informasi 7. Dari perusahaan perusahaan yang mengeluarkan investasi untuk sistem ERP diperoleh fakta bahwa: Kurang dari setengahnya melakukan perhitungan ROI terhadap proyek Dari merekayang melakukanperhitungan, mayoritas menyatakan bahwa mereka berhasil mencapai ROI atau ROI yang diperoleh lebih besar dari yang diharapkan Software ERP Software ERP 75 Sekaranginiterdapatsekitarratusanjenissoftware ERP berbagai fitur, versi, skala dan kemampuan. Beberapa vendor penyedia software tersebut ada yang membuat sistem ERP untuk bebagai jenis industri, tetapi ada juga yang spesifik untuk tipe industri tertentu. Dalam perkembangannya, beberapa perusahan vendor ERP melakukan merger untuk meningkatkan kualitas produk mereka Contohnya Oracle(yang semula perusahaan penyedia database) bergabungdenganpeoplesoftdanj.d Edward untuk membentuk ERP yang spesifik

20 Terdapat beberapa kategori software ERP, antara lain: Berdasarkan dukungan terhadap jenis proses pada manufaktur Jenisprodukyang didukung dank Kemampuan pada dukungan bisnis perusahaan berdasarkan ukuran perusahaan(kecil, mengah dan besar) Vendor yang mendominasi pasar penyedia ERP di dunia internasional antara lain: SAP, Oracle, IFS, MGFPro dan banyak lagi Selainsoftware komersialterdapatjugasoftware yang bersifat opensource ---Alhamdulillah