SNIPTEK 2013 ISBN:

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB UNTUK PENGOLAHAN DATA KEPENDUDUKAN PADA KANTOR DESA MEGA TIMUR KAB. KUBU RAYA Daniel Oktodeli Sihombing Manajemen Informatika AMIK BSI Pontianak Jln. Abdurahman Saleh No. 18A Efa Irdhayanti Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI Pontianak Jln. Abdurahman Saleh No. 18A Adytia Angraini Manajemen Informatika AMIK BSI Pontianak Jln. Abdurahman Saleh No. 18A ABSTRAK Sistem informasi pengolahan data kependudukan sangat berperan penting bagi pembangunan suatu daerah. Pada masa sekarang ini keberadaan sistem informasi dalam sebuah instansi bukan hanya digunakan sebagai pelengkap aktivitas saja tetapi juga berfungsi untuk menyajikan informasi menjadi lebih tepat dan akurat. Kantor desa Mega Timur adalah suatu instansi yang bergerak di bidang pemerintahan yang bertugas memberikan pelayanan pada masyarakat di desa tersebut. Dalam menjalankan pelayanan tersebut, instansi ini masih menggunakan sistem pengolahan data penduduk secara manual. Sehingga instansi ini masih mengalami beberapa kendala dalam proses pengolahan data penduduk dan pembuatan laporan dari hasil pengolahan data tersebut. Berdasarkan uraian tersebut, maka perlu adanya suatu perangkat pendukung seperti perangkat lunak untuk dapat mengatasi kendala-kendala yang saat ini terjadi. Prototype Sistem informasi berbasis web yang dihasilkan dalam penelitian ini dapat diterapkan pada kantor Desa Mega Timur. Sistem informasi ini dapat digunakan untuk mempercepat proses entri data ke dalam basis data dan mempermudah dalam pembuatan laporan bulanan mengenai keadaan penduduk pada Desa Mega Timur. Kata Kunci: Sistem Informasi,, Web. ABSTRACT Demographic data processing information system is very important for the development of a region. At the present time the existence of information systems within an institution is not only used as a complementary activity, but also serves to present the information to be more precise and accurate. Mega Timur Village Office is an agency engaged in the administration in charge of providing services to the community in the village. In carrying out these services, these agencies are still using population data processing system manually. So that these institutions are still having some problems in data processing and report generation population from the processing of such data. Based on these descriptions, then the need for a support device, such as software to be able to overcome the constraints that currently occurs. The Prototype of webbased information system generated in this study can be applied to the Mega Timur Village office. This system can be used to speed up the data entry process into the data base and facilitate in making monthly reports on the state of the population in the Mega Timur Village. Keywords: Information System, Population, Web PENDAHULUAN Perkembangan Teknologi Informasi sekarang ini memberikan dampak positif bagi perusahaan maupun instansi saat ini. Karena semua kehidupan atau kegiatan membutuhkan informasi terbaru dan dalam waktu yang bersamaan kecepatan mengakses berita sangat diperlukan. Menurut Information Technology Association of America (ITAA), teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, pengembangan dan implementasi, dukungan atau manajemen sistem berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer. Untuk itu, sekarang ini suatu instansi, organisasi maupun perusahaan dituntut untuk dapat menyesuaikan dengan perkembangan yang ada agar tujuan pemerintahan dapat tercapai dengan maksimal. Dibidang pemerintahan, penggunaan teknologi informasi seperti Internet dan website berfungsi untuk menghubungkan keperluan kependudukan, bisnis dan kegiatan lainnya. Selain itu juga berfungsi untuk meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihakpihak lainnya. Tanpa disadari semuanya saling ketergantungan dalam penyajian informasi data. Dibidang pemerintahan, masalah kependudukan adalah masalah yang sangat penting untuk diperhatikan. Karena data-data kependudukan berfungsi sebagai penunjang untuk pengambilan keputusan dalam pembangunan pemerintahan tersebut. Oleh karena itu penyajian data kependudukan ini harus akurat dan cepat. Sebagai contohnya adalah kantor Desa Mega Timur. Instansi ini merupakan instansi yang bergerak dalam bidang pemerintahan. Dengan jumlah penduduk sebanyak jiwa (data kependudukan Desa Mega Timur, 2012), kantor ini harus melayani masyarakatnya dalam informasi dan administrasi penduduk. Namun yang terjadi di kantor Desa Mega Timur ini, untuk mengelola data kependudukan dan penyajiannya masih mengunakan cara manual dan ditambah lagi sumber daya manusianya yang masih belum terlatih dengan ilmu komputer. Hal ini mengakibatkan data yang dihasilkan masih banyak kekurangan dan kelemahan. INF-92

2 ISBN: SNIPTEK 2013 Sehingga hasil informasi yang didapatkan berupa laporan pemetaan penduduk terkadang masih mengalami kekeliruan dan keterlambatan dalam pembuatan laporan. Dengan melihat kelemahan dan kekurangan dari kantor ini, sudah semestinya instansi ini memerlukan adanya software atau aplikasi yang mendukung untuk kemajuan kantor Desa Mega Timur ini khususnya dalam proses input data penduduk sesuai Kartu Identitas yang ada. Aplikasi ini akan membantu dalam pengarsipan data kependudukan dengan aman serta dalam pembuatan laporan pemetaan keadaan penduduk pun lebih mudah. Dan diharapkan aplikasi ini mampu memberikan solusi bagi penanganan dan pembuatan data kependudukan di kantor Desa Mega Timur untuk menghasilkan pelayanan administrasi kependudukan yang baik, akurat dan cepat sehingga memberikan kemajuan pada kantor ini. Pengertian Sistem Konsep dasar sistem menurut Jogiyanto (2009) dalam bukunya mengatakan bahwa terdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefinisian sistem, yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. 1. Pendekatan Prosedur Merupakan jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2. Pendekatan Komponen Merupakan kumpulan dari elemen elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan menurut Paryati dan Murya (2008) sistem merupakan sekelompok elemen-elemen yang saling berhubungan, dan bertanggung jawab, melakukan proses input sehingga menghasilkan output. Pengertian Informasi Paryati dan Murya (2008) mengemukakan bahwa informasi merupakan kumpulan data yang diproses dan diolah menjadi data yang memiliki arti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Data-data yang diproses dan diolah adalah konsep dari adanya informasi dimana hasil dari pengolahan data tersebut disampaikan kepada penerimanya agar dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi menurut Jogiyanto (2009) adalah suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Dengan demikian sistem informasi adalah suatu sistem yang akan menerima masukan (input) dari perangkat keras yang dioperasikan oleh pengguna berupa data-data yang dientri kedalam sistem, kemudian data-data tersebut diolah atau diproses (process) dan kemudian menghasilkan keluaran (output) berupa informasi yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan pengguna. BAHAN DAN METODE Sistem informasi yang dirancang merupakan sistem informasi berbasis web. Dalam perancangannya penulis menggunakan beberapa metode untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam pembuatan sistem informasi untuk pengelolaan data kependudukan di Kantor Desa Mega Timur Kabupaten Kubu Raya. Teknik Pengumpulan Data Dalam mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk merancang sistem informasi pengelolaan data kependudukan. Pada penelitian ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data antara lain sebagai berikut: 1. Interview atau wawancara Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang ingin diteliti dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. (Sugiyono, 2012) 2. Observasi Menurut Hadi dalam Sugiyono (2012) observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikhologis. 3. Studi Kepustakaan Peneliti bertugas menggali teori-teori yang telah berkembang dalam bidang ilmu yang berkepentingan, mencari metode-metode dan teknik penelitian, serta memperoleh orientasi yang lebih luas dalam permasalahan yang dipilih, serta menghindarkan terjadinya duplikasi-duplikasi yang tidak diinginkan. (Nazir, 2009) HASIL DAN PEMBAHASAN Bagian ini berisi hasil tinjauan instansi dan tinjauan kasus dalam melakukan perancangan, serta hasil perancangan berupa prototype sistem informasi pengelolaan data kependudukan Tinjauan Instansi Kantor Desa Mega Timur ini terletak di Jalan Raya Mega Timur Kecamatan Sungai Ambawang Kabupaten Kubu Raya Pontianak. Kantor ini berdiri pada Tahun 1972 dengan kepemimpinan pertama kalinya oleh Bp.sugiat Ahmad. Beliaulah yang merintis wilayah desa Mega Timur ini pertama kali. Luas wilayah Mega Timur saat ini adalah H yang terdiri dari 6 Dusun, 43 RT dan 6 RW. Secara administrative Kelurahan Desa Mega Timur ini di batasi oleh: 1. Bagian Barat : Siantan Kota Pontianak 2. Bagian Timur : Kuala Mandor B 3. Bagian Utara : Wajok Hulu & Kubu Padi 4. Bagian Selatan : Sungai Landak Jumlah penduduk di Desa Mega Timur ini adalah (KK) dan jiwa yang dihitung sesuai dengan pendataan kependudukan. Dengan Luas Wilayah H, Desa ini memiliki lahan perkebunan seluas H yang ditanami dengan tanaman sawit dan karet. Tidak hanya mempunyai lahan perkebunan saja, Di desa ini INF-93

3 juga memiliki lahan pertanian dan pertenakan yang luasnya H Tinjauan Kasus Kantor desa yang terletak di Desa Mega Timur ini merupakan sebuah kantor pemerintahan untuk tempat pelayanan administrasi kependudukan. Namun dibandingkan dengan perkembangan teknologi sekarang, kantor ini masih kurang cepat dan tepat dalam penyajian informasinya. Hal itu dikarenakan masih bersifat manualnya sistem yang diterapkan pada kantor ini. Oleh karena itu penulis menyarankan sebuah software yang mendukung untuk kegiatan dikantor ini, dengan tujuan yaitu untuk meminimalkan kekurangan, keterbatasan dan kesalahan yang terjadi dalam pengolahan data, selain itu dapat juga membantu agar proses lebih cepat dan teliti sehingga dapat menghasilkan informasi yang tepat dan akurat. Adapun isi dari rancangan program tersebut adalah sebagai berikut : 1. Perangkat lunak berbasis web 2. Terdapat proses input data kependudukan yang sudah teratur. Dan penginputan data penduduk resmi Desa Mega Timur akan tercatat jika sudah mempunyai nomor identitas baik itu berasal dari penduduk datang maupun penduduk lahir. 3. Terdapat proses input data penduduk yang meninggal dari Desa Mega Timur. Berdasarkan data ini, bisa dicetak surat keterangan kematian. Jika surat ini diterbitkan, maka jumlah data penduduk resmi Desa Mega Timur akan mengalami pengurangan. Pengurangan data penduduk, dapat dilihat dari status penduduk di tabel penduduk. 4. Terdapat proses input data penduduk yang pindah dari Desa Mega Timur. Berdasarkan data ini, bisa dicetak surat keterangan pindah. Jika surat ini diterbitkan, maka jumlah data penduduk resmi Desa Mega Timur akan mengalami pengurangan. Dan pengurangan data penduduk dapat dilihat dari status ditabel penduduk. 5. Terdapat proses input data penduduk Pendatang dari daerah lain. Dimana, penduduk pendatang ini wajib melaporkan diri nya (2 x 24) jam. Surat ini diterbitkan jika pendatang melapor dan menyerahkan surat keterangan pindahnya. 6. Terdapat proses input data bagi penduduk yang baru lahir. yang baru lahir, akan di buatkan surat keterangan lahir sebagai acuan pembuatan surat akte kelahiran untuk identitas penduduk tersebut. 7. Berdasarkan data dari penduduk yang lahir, penduduk resmi, penduduk meninggal, penduduk pindah dan penduduk pendatang, dibuatkanlah laporan keadaan penduduk bulanan Desa Mega Timur yang akan di terbitkan setiap bulannya dan dikirim ke kantor Camat. Dan data ini bisa juga dilihat dalam bentuk grafik atau diagram. Diagram HIPO Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO). HIPO ini merupakan alat dokumentasi program yang digunakan untuk menggambarkan suatu struktur bertingkat guna memahami fungsi dari modul-modul suatu sistem. (Sutedjo & Michael, 2004) Gambar 1. Diagram HIPO Halaman Utama Dalam rancangan HIPO untuk halaman utama terdapat 4 buah menu yang dapat diakases tanpa melakukan login. Yaitu menu home, profil instansi, login dan about. INF-94

4 ISBN: SNIPTEK 2013 Gambar 2. Diagram HIPO Halaman Pengguna Flow Chart Halaman Utama Gambar 4. Flow Chart Halaman Pengguna Struktur Navigasi Gambar 5. Struktur Navigasi Halaman Utama Struktur navigasi halaman utama terdiri atas empat buah menu utama dimana terdapat tiga buah sub menu pada menu bagian profil. Gambar 3. Flow Chart Halaman Utama Flow Chart Halaman Pengguna Gambar 6. Struktur Navigasi Halaman Pengguna Struktur navigasi halaman pengguna terdiri dari lima buah menu utama beserta sub menu masing-masing. Logical Record Structure (LRS) INF-95

5 Gambar 8. Halaman Utama Sistem Pengelolaan Data Gambar 7. ERD Sistem Informasi Pengelolaan Data Logical Record Structure (ERD) merupakan diagram hubungan antar tabel yang saling berelasi sesuai dengan derajat kardinalitasnya masing-masing. Record-record pada LRS menjadi dasar dalam pembuatan basis data. Diagram LRS yang dirancang sebagai dasar pembuatan basis data sistem informasi pengelolaan data penduduk dapat dilihat pada Gambar 7 diatas Hasil Perancangan Sistem Dari hasil pembuatan diagram-diagram sebelumnya maka pembuatan sistem dapat berjalan secara terstruktur. Berikut ini adalah hasil dari implementasi perancangan sistem tersebut. Halaman Utama Halaman utama dari sistem informasi yang dirancang berisi informasi-informasi yang dibutuhkan beserta menu-menu utama untuk masuk kedalam sistem. Menu-menu tersebut antara lain home, profil instansi, login dan about. Gambar 9. Halaman Profil Bagian Visi Dan Misi Halaman Input Data Kependudukan Halaman ini digunakan untuk melakukan input data kependudukan. Data penduduk diperoleh dengan dua jenis yaitu data kependudukan berdasarkan surat datang dan data kependudukan berdasarkan akta kelahiran. Data-data tersebut diisi dengan lengkap sesuai dengan data-data kependudukan. Gambar 10. Halaman Input Data Kependudukan Berdasarkan Surat Datang INF-96

6 ISBN: SNIPTEK 2013 Gambar 11. Halaman Input Data Kependudukan Berdasarkan Kelahiran Halaman Laporan Data Kependudukan Halaman Laporan Data Kependudukan merupakan halaman yang digunakan untuk mencari informasi mengenai data kependudukan. Pembuatan laporan terbagi menjadi dua macam, yaitu pembuatan laporan bulanan dan pembuatan laporan data kependudukan. Dimana laporan bulanan menunjukan statistik kependudukan setiap bulan sedangkan laporan data kependudukan merupakan laporan termutakhir mengenai data penduduk yang ada di desa tersebut. Gambar 12. Halaman Hasil Cetak Laporan Daftar Data Gambar 14. Halaman Hasil Cetak Laporan Daftar Data KESIMPULAN Dari hasil perancangan sistem informasi berbasis web diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa: 1. Rancangan aplikasi ini diaharapkan memberikan kemudahan pada pengguna dalam mengolah data penduduk resmi Mega Timur, pembuatan surat keterangan seperti keterangan pindah, surat keterangan kematian, surat keterangan bagi pendatang, dan surat keterangan bagi penduduk yang ingin pindah yang dikarenakan datanya sudah saling terintegrasi. 2. Aplikasi ini memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan keadaan penduduk bulanan yang dikirim setiap bulan kepada kantor Camat dengan akurasi data yang tepat. 3. Memberikan kemudahan dalam melihat laporan penduduk resmi Mega Timur dikarenakan file laporannya sudah saling terintegrasi dengan file penduduk lainnya. 4. Memberikan kemudahan dalam pencarian data penduduk mega timur dan data surat lainnya. 5. Dengan adanya aplikasi ini, memberikan kemudahan dalam memperoleh informasi yang berkaitan dengan pengolahan data penduduk serta Penyimpanan data kependudukan sudah terintegrasi kedalam basis data. UCAPAN TERIMA KASIH Ucapan Terima Kasih kepada Ketua STMIK Nusamandiri, Kedua Orang Tua, dan Teman-teman yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu atas bantuannya. REFERENSI Gambar 13. Halaman Hasil Cetak Laporan Daftar Data Jogiyanto, HM. (2009). Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset, Nazir, M. (2009). Metode Penelitian. Penerbit: Ghalia Indonesia, 93. INF-97

7 Paryati dan Murya, Y,. (2008). Sistem Informasi. Yogyakarta: Ardana Media, Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta, Sutedjo, B., & Michael, A.N. (2004). Algoritma & Teknik Pemrograman. Yogyakarta: Penerbit Andi, 45. INF-98