SNIPTEK 2016 ISBN:

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MAGANG BERBASIS WEB PADA PROGRAM STUDI SARJANA SOSIOLOGI FISIP UNIVERSITAS INDONESIA DEPOK Muli Rahmayu STMIK Nusa Mandiri Tyas Setiyorini STMIK Nusa Mandiri ABSTRAK Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting dalam mendukung kemajuan dan kelangsungan sebuah instansi atau perusahaan yang juga didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan komunikasi pada era globalisasi sekarang ini. Program Studi Sarjana Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Indonesia Depok merupakan salah satu program studi sarjana sosiologi yang merupakan bagian dari Departemen Sosiologi Universitas Indonesia yang menerapkan pelaksanaan kegiatan magang bagi para mahasiswa jurusan sosiologi membutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengolah dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para mahasiswa. Untuk itulah penulis mencoba membuat penulisan mengenai perancangan sistem pendaftaran magang mahasiswa program studi sarjana sosiologi FISIP Universitas Indonesia yang berbasis web sehingga dengan adanya sistem pendaftaran magang ini diharapkan akan lebih membantu para mahasiswa dan seluruh pihak-pihak yang terkait di dalam sistem pendaftaran magang mahasiswa sehingga dapat lebih aman, efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada Program Studi Sarjana FISIP Universitas Kata Kunci: Perancangan Sistem, Pendaftaran PENDAHULUAN Kegiatan merupakan bagian dari mata kuliah yang harus ditempuh sebagai salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa dan mahasiswi Program Studi Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Tujuan kegiatan ini dilaksanakan adalah sebagai salah satu bentuk pengaplikasian ilmu-ilmu secara teoritis yang telah diperoleh selama perkuliahan yang pengimplementasiannya dilakukan dalam kegiatan ini. Dalam kegiatan magang yang dilakukan oleh para mahasiswa maupun mahasiswi juga dapat memupuk disiplin kerja dan profesionalisme dalam dunia kerja dan bermanfaat khusunya bagi para mahasiswa dan mahasiswi Program Studi Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universita Kegiatan yang diikuti oleh para mahasiswa dan mahasiswi sangat penting kerena mengingat kebutuhan saat ini bukan hanya sekedar ilmu-ilmu yang sifatnya teoritis, melainkan dari sisi interaksi sosial para mahasiwa dan mahasiswi yang mengikuti kegiatan magang juga dapat lebih berkembang. Menurut catatan resmi Departemen Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia, mahasiswa yang melaksanakan program kegiatan magang pada tahun jumlahnya ada 54 mahasiswa, di tahun berikutnya yaitu total ada 42 mahasiswa, sampai di tahun mahasiswa yang melaksanakan program kegiatan magang mencapai 58 mahasiswa. Dalam hal ini dapat dilihat bahwa jumlah mahasiswa yang mengikuti kegiatan magang cukup banyak. Sampai pada saat ini semua proses kegiatan yang dilakukan pada Program Studi Sarjana Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia sudah baik khususnya dalam sistem magang bagi mahasiswa namun belum maksimal dalam memanfaatkan sumberdaya teknologi informasi dan komunikasi yang ada untuk mengembangkan sistem pendaftaran magang bagi para mahasiswa yang mengambil program studi sarjana Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Penulisan ini mempunyai maksud dan tujuan yang diharapkan dapat terlaksana dengan baik, adapun maksud dan tujuan dari penulisan ini antara lain : 1. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem informasi dalam sistem magang mahasiswa pada Program Studi Sarjana Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas 2. Menghasilkan rancangan program sistem magang dengan menggunakan adobe Dreamweaver CS6, sehingga mempermudah dalam penyampaian informasi dan memperoleh informasi yang dibutuhkan pada Program Studi Sarjana Sosiologi Fakultas INF-667

2 ISBN: SNIPTEK 2016 Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas 3. Mengoptimalisasikan proses magang mahasiswa pada Program Studi Sarjana Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis membuat batasan permasalahan yaitu mengenai perancangan sistem magang mahasiswa yang meliputi proses pendaftaran, pengajuan proposal magang mahasiswa, sampai dengan pembuatan surat permohonan magang yang akan ditujukan kepada perusahaan maupun instansi yang dituju oleh mahasiswa Program Studi Sarjana Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas BAHAN DAN METODE A. Pengertian Sistem Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kata sistem memilki arti sekelompok bagian-bagian alat dan sebagainya yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu maksud. Menurut Widjajanto (2008) sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output. Menurut Kristanto (2008) sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Sutarman (2009) sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama. Dari beberapa pengertian sistem yang telah dijabarkan maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah sekelompok unsur dan elemen yang memiliki bagian-bagian dalam suatu jaringan kerja yang kompleks serta saling berhubungan dan mempengaruhi satu dengan yang lainnya dalam melakukan suatu kegiatan yang terdiri dari tahapan input, proses, dan output. B. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) Menurut Kendall & Kendall (2006) diagram alir data adalah perangkat-perangkat analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan penganalisis sistem memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu rangkaian alir data yang saling berkaitan. 1. Tahapan DAD (Diagram Alir Data) a. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara manual umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. b. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yang penjabarannya secara terperinci. c. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data diatas secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol. 2. Aturan Main DAD a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung. b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung. c. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar. 3. Cara Pembuatan Diagram Alir Data a. Mulai dari umum sampai dengan detail (Top-Down Analysis) b. Jabarkan proses sedetail mungkin c. Pelihara konsistensi antar proses d. Berikan label yang yang bermakna 4. Istilah dan Simbol yang digunakan dalam DAD a. Kesatuan Luar (External Entity) External entity mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. External entity merupakan kesatuan dilingkungan sistem yang dapat berupa manusia, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luar sistem yang akan memberikan input atau output dari sistem. Biasanya external entity ini dikenal dengan nama entiras sumber atau tujuan. External entity dapat juga berupa departemen, divisi, atau sistem diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. b. Proses (Process) INF-668

3 Menggambarkan proses pengolahan atau transformasi data. Proses disebut juga fungsi atau informasi. Komponen proses yang menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke output atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan transformasi suatu input atau lebih menjadi output. c. Arus Data (Data Flow) Suatu data flow atau alur data dapat dipresentasikan dengan anak panah yang menunjukan arah menuju keadaan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau juga informasi dari suatu bagian sistem kebagian lainnya. Arus data disimbolkan dengan panah. d. Simpanan Data Simpanan Data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan. C. Kamus Data Kamus data secara umum dapat diartikan sebagai suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store. 1. Konsep Dasar Kamus Data Kamus Data disebut juga dengan istilah system data dictionary menurut Jogiyanto (2005) kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data berfungsi sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup process, data flow, dan data store. Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DAD. Alur data pada DAD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data tersebut. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara terperinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam DAD. 2. Hal yang Dimuat Dalam Kamus Data Macam-macam atribut kamus data yaitu : 1. Nama Arus Data Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam DAD dapat mudah mencari di kamus data. 2. Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari arus data didalam DAD. 3. Tipe Data Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, kerena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. 4. Struktur Data Struktur data menunjukan arus data yang dicatat. Pada kamus data terdiri dari itemitem atau elemen-elemen data. 5. Penjelasan Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. 6. Volume Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. 7. Periode Periode ini merupakan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program dilakukan dan kapan laporanlaporan harus dihasilkan. 8. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departeman yang satu dengan yang lain. D. Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Utami dan Hartanto (2012) ERD adalah suatu diagram untuk menggambarkan desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional. ERD (Entity Relationship Diagram) juga merupakan gambaran yang menghubungkan antara objek satu dengan objek yang lain dalam dunia nyata. Bisa dikatakan bahwa bahan yang akan INF-669

4 ISBN: SNIPTEK 2016 digunakan untuk membuat ERD adalah dari objek di dunia nyata. E. Hierarchy plus Input-Process-Output) Menurut Jogiyanto (2005) HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) adalah alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO sebenarnya adalah alat dokumantasi program namun pada perkembangannya HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO lebih menekankan pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO digunakan sebagai alat bantu dan teknik dokumentasi fungsi program dengan tujuan utamanya sebagai berikut : 1. Untuk memberikan struktur yang memungkinkan fungsi suatu sistem dapat dimengerti. 2. Utuk menguraikan fungsi-fungsi yang akan dikerjakan oleh suatu program, bukan untuk mengkhususkan pernyataan program yang dipakai untuk melaksanakan beberapa fungsi tersebut. 3. Untuk memberikan deskripsi visual dari input yang akan digunakan serta output yang akan dihasilkan oleh masing-masing fungsi dari tiap tingkat diagram. Tujuan HIPO yang paling penting adalah untuk menghasilkan output yang benar dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna (user). Metodologi Penelitian Untuk proses pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan ini, penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data diantaranya adalah : 1. Metode Observasi (Pengamatan Langsung) Metode observasi merupakan metode pengamatan dan penelitian secara langsung terhadap objek yang diteliti. Dalam hal ini penulis mengunjungi Departemen Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia yang menjadi objek observasi. 2. Metode Wawancara Metode wawancara merupakan proses tanya jawab langsung dan sistematis kepada narasumber yang mengetahui tentang permasalahan yang sedang diamati untuk meyakinkan hal-hal kegiatan observasi yang telah dilakukan. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara dengan sekertaris program studi sosiologi Universitas 3. Metode Studi Pustaka Untuk menunjang dalam penyusunan ini penulis mempelajari dan mengumpulkan bahan-bahan dari buku-buku untuk membantu dalam kebutuhan penelitian dan juga dalam pembuatan perancangan sistem. Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan metode waterfall Rosa dan Sahlahudin (2013) model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Tahapan metode waterfall terdiri dari : 1. Analisis kebutuhan Pada tahap ini pengumpulan informasi yang berkaitan dengan proses data yang diperlukan oleh sistem serta keterkaitannya diperlukan untuk mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan pengguna sistem (user) secara garis besar termasuk menspesifikasi kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami apa saja yang menjadi input sistem, output sistem, dan antarmuka (interface) yang sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem (user) dalam sistem pendaftaran magang mahasiswa pada Program Studi Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas 2. Desain Tahap ini dilakukan sebelum melakukan coding. merupakan tahap translasi dari analisis kebutuhan ke representasi desain untuk diimplementasikan pada tahap selanjutnya, dalam hal ini memberikan gambaran dari alur sistem yang dirancang termasuk bagaimana tampilan antarmuka (interface) serta menspesifikasikan hardware dan sistem dan mendefinisikan arsitektur secara keseluruhan dalam perancangan sistem pengolahan magang mahasiswa yang berdasarkan pada diagram alir data (data flow diagram) dan perancangan basis data. 3. Implementasi Dalam tahap implementasi pada sistem pengolahan magang mahasiswa yang sebelumnya sistem pendaftaran magang INF-670

5 mahasiswa dilakukan secara manual. Sistem akan dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan Dreamweaver CS6 dan XAMPP yang seluruhnya dilakukan di perangkat keras PC (Personal Computer). Dengan mengunakan sistem operasi Microsoft Windows 7 yang digunakan untuk mempermudah pendaftaran magang mahasiswa pada Program Studi Sosiologi Fakultas Ilmu Sosiologi dan Ilmu Politik Universitas HASIL DAN PEMBAHASAN b. Diagram Nol D1 Dosen Program Studi File PM softcopy ACC PM softcopy PM softcopy ACC Data PM softcopy ACC Data FPSKM dilengkapi 1.0 Pengajuan Proposal 2.0 Pengisian Formulir Permohonan Surat Keterangan PM softcopy Nomor pendaftaran magang Nomor pendaftaran magang FPSKM FPSKM dilengkapi Perancangan sistem yang baru yang diusulkan bertujuan untuk mengumpulkan data dan pengolahan datanya dapat dilakukan dengan cepat dan tepat dalam menghasilkan rancangan sistem yang efektif dan efisien. Secara umum pada sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang sudah ada hanya terdapat pengembangan yang lebih lanjut. Sistem usulan berisikan peralihan sistem lama ke sistem baru yang diusulkan yang sudah terkomputerisasi. Diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada dan dapat mencapai tujuan yang meningkatkan ketelitian dan kebenaran data sehingga dengan adanya sistem usulan ini informasi yang dibutuhkan akan langsung dapat diketahui, disamping itu sistem informasi usulan ini akan lebih efisien baik dari segi waktu maupun dari segi tenaga. 1. Diagram Alir Data (DAD) a. Diagram Konteks Dosen Program Studi Ketua Program Studi PM softcopy ACC PM softcopy LMM LMM ACC 0 Sistem Pendaftaran Keterangan PM : Proposal FPSKM : Formulir Permohonan Surat Keterangan SPM : Surat Permohonan LMM : Laporan PM softcopy, Nomor pendaftaran magang, FPSKM dilengkapi Nomor pendaftaran magang, FPSKM, SPM Gambar 1.Diagram Konteks D2 File Master FPSKM Ketua Program Studi LMM LMM ACC Data FPSKM Data FPSKM Pengambilan Surat Permohonan Pembuatan Laporan Keterangan PM : Proposal FPSKM : Formulir Permohonan Surat Keterangan SPM : Surat Permohonan LMM : Laporan Data LMM ACC SPM D3 File LMM ACC Gambar 2.Diagram Nol 2. Kamus Data Pada kamus data sistem usulan ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara terinci yang diambil dari rancangan sistem usulan yang dibuat oleh penulis. a. Nama Arus Data : Formulir Permohonan Surat Keterangan Alias : FPSKM Bentuk Data :Cetakan Otomatis Arus Data : Proses Proses File FPSKM Penjelasan : Untuk mengetahui data mahasiswa yang akan melakukan kegiatan magang Periode : Setiap 1 tahun Volume : 1 kali dalam 1 tahun Struktur Data : Header+isi Header = Formulir_Permohonan_Surat_Keterangan_Mag ang_dan_riset+tujuan+nama_fakultas+tangg al INF-671

6 ISBN: SNIPTEK 2016 Isi = Nama+NPM+Departemen+Program+Program_ Studi+Alamat_Tempat_Tinggal+Telp+Nama_Or ang_tua+instansi_bekerja+_mandiri+m agang_mata_kuliah+ditujukan_kepada+nama_ Jabatan+Nama_Instansi+Alamat+Ditujukan_Ke pada+nama_jabatan+nama_instansi+alamat+j udul_skripsi/tka+tugas_mata_kuliah 3. Entity Relationship Diagram jenis_kelamin departemen alamat tgl_lahir judul nm_instansi telepon b. Nama Arus Data : Surat Permohonan Alias : SPM Bentuk Data : Cetakan Otomatis Arus Data : Proses - Penjelasan : Untuk mengetahui secara resmi mahasiswa yang akan melakukan kegiatan magang Periode : Setiap 1 tahun Volume : 1 kali dalam 1 tahun Struktur Data : Header+isi+footer Header = Nama_Universitas+Nama_Fakultas+Ala mat+telpon+fax Isi = Nomor+Hal+Tujuan_Surat+Nama_Mahas iswa+nomor_pokok_+depart emen+program+program_studi+alamat Footer = Kota+Tanggal+Tanda_Tangan+Tembusa n 1 mengisi 1 FPSKM no_formulir departemen 1 1 mengajukan 1 1 menghasilkan tgl_pelaksanaan nm_instansi alamat_instansi telepon PM Softcopy no_laporan no_formulir LMM jenis_magang nm_instansi tgl_pelaksanaan alamat jenis_magang Gambar 3.Entity Relationship Diagram INF-672

7 4. HIPO 1.0 Beranda 2.0 Tentang Pendaftaran Login 0.0 Menu Utama Info Laporan Logout 2. Memiliki tingkat keamanan yang lebih terjamin dalam melindungi data-data dan file-file penting yang tentunya berhubungan dengan kegiatan magang mahasiswa program studi sosiologi. 3. Sangat berguna khususnya untuk mahasiswa program studi sosiologi ingin mengikuti kegiatan magang. UCAPAN TERIMA KASIH 3.1 Pengajuan Proposal 3.2 No Pendaftaran 4.1 Instansi 4.2 Lembaga Terima kasih kepada semua pihak khususnya orang tua yang selalu mendoakan dan mendukung atas kelancaran penyusunan penelitian ini. REFERENSI 3.3 Formulir PSKM 3.4 Surat Permohonan Gambar 5.Diagram HIPO KESIMPULAN 1. Sistem baru yang dirancang untuk keperluan kegiatan magang mahasiswa program studi sosiologi sangatlah membantu mempermudah pengguna (user) dalam penginputan dan pengolahan data tanpa harus melakukan seluruhnya dengan manual. A.S. Rosa dan M. Sahlahudin Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung. File (arsip) Departemen Sosiologi FISIP Universitas Hartono, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta :ANDI. Kendall, Kenneth E. Dan Julie E. Kendall Analisis dan Perancangan Sistem. Klaten: PT. Intan Sejati. Kristanto, Andri Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.. Sutarman Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Sinar Grafika Offset. Widjajanto, Nugroho Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga. INF-673