PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA KANTOR BUPATI KABUPATEN ACEH BARAT DAYA DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMOGRAMAN VISUAL BASIC 6.

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA KANTOR BUPATI KABUPATEN ACEH BARAT DAYA DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMOGRAMAN VISUAL BASIC 6.0 JURNAL SKRIPSI Diajukan Untuk Melengkapi Tugas dan Memenuhui syarat-syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Komputer STMIK U Budiyah Indonesia O l e h Nama : Muhammad Ilham Nim : PROGRAM STUDI S1 TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK U BUDIYAH INDONESIA BANDA ACEH 2013

2 Lembar Persetujuan Jurnal Jurnal ini telah disetujui 29 September 2013 oleh pembimbing skripsi teknik informatika STMIK U Budiyah Indonesia. Mengetahui, Pembimbing, Ka. Prodi Teknik Informatika ( Fathiah, S.T., M.Eng ) ( Hendri Ahmadian, S.Si., MIM ) Mengetahui, Ka. STMIK U Budiyah Indonesia ( Dr. Amin Haris, M.Pd )

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA KANTOR BUPATI KABUPATEN ACEH BARAT DAYA DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMOGRAMAN VISUAL BASIC 6.0 Muhammad Ilham Mhd_ilham91@yahoo.co.id ABSTRAK Perkembangan teknologi khususnya komputer pada saat ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan di masyarakat. Teknologi yang berkembang sesuai tuntunan zaman diharapkan menjadi sarana penunjang untuk menangani permasalahan yang timbul dalam mengelola dan menyelesaikan permasalahan yang ada di perusahaan, organisasi atau instansi. Begitu juga dengan Sekretariat Daerah Kabupaten Aceh Barat Daya, diharapkan dapat menyediakan informasi yang tepat dan akurat dalam membuat data informasi penggajian pegawai. Sistem yang sedang berjalan pada Daya saat ini belum sepenuhnya menggunakan sistem komputerisasi. Sistem Informasi Penggajian ini dirancang sedemikian rupa untuk mempermudah dalam pembuatan laporan penggajian yang lebih cepat dan akurat serta menarik. Sistem Informasi Penggajian ini bersifat dinamis, yaitu berarti bahwa informasi yang diberikan tersebut dapat berubah sewaktu-waktu berdasarkan keadaan yang sedang terjadi. Kata Kunci : Sistem Informasi, Sistem Penggajian. ABSTRACT The development of computer technology especially when it has a very important role in the life of the community. Technology is developing appropriate guidance is expected to be a means of supporting day to handle problems that arise in managing and resolving existing problems in the company, organization or agency. So also with the Department of Population and Civil Aceh Barat Daya District, is expected to provide precise and accurate information in making employee payroll data information. The system is running on the Department of Population and Civil Aceh Barat Daya Regency is currently not fully computerized. Payroll Information System is designed in such a way as to facilitate the reporting of payroll faster and more accurate and interesting. Payroll Information System is dynamic, which means that the information provided may change at any time based on the state is going. Keywords : Information Systems, Payroll Systems. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat sekarang ini mempunyai peranan yang sangat penting, salah satunya dibidang komputer. Terbukti dengan banyaknya lembaga/instansi pemerintah yang menggunakan sistem komputerisasi sebagai alat bantu untuk meningkatkan kreatifitas dan aktifitas para pegawai sehingga memiliki skill yang bagus dan menjadikan lembaga/instansi pemerintah memiliki kompetensi yang tinggi. Sistem informasi penggajian merupakan kebutuhan yang sangat diperlukan untuk mengetahui daftar gaji

4 pegawai pada Kantor Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya, selain itu dapat mengetahui tunjangan gaji pegawai pada dinas tersebut. Sesuai dengan penelitian dan observasi yang dilakukan pada Kantor Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya, sistem informasi penggajian masih belum menggunakan komputerisasi dalam pengolahan datanya, sehingga mengakibatkan pemrosesan waktu yang lama dan adanya keterlambatan dalam pembuatan laporan gaji yang ada pada Daya. Penulisan ini dilakukan untuk memperkenal bentuk database penggajian secara komputerisasi guna mempermudah dalam mencari dan mengolah data penggajian pegawai pada Kantor Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya. Oleh karena itu, penulis sangat tertarik untuk merancang suatu program sistem informasi penggajian, maka penulis mengangkat permasalahan ini dalam sebuah Tugas Akhir dengan judul Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Kantor Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya Menggunakan Visual Basic Identifikasi Masalah Masalah yang akan diselesaikan dalam Tugas Akhir ini adalah bagaimana cara membuat perancangan sistem informasi penggajian pegawai pada Kantor Bupati Aceh Barat Daya Kabupaten Aceh Barat Daya untuk memberikan informasi yang komputerisasi dan dapat mempercepat pekerjaan dalam pencariannya karena sistem yang sedang berjalan masih menggunakan Microsoft Excel, tetapi belum efisien dan membutuhkan waktu lama dalam penginputan data. 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan dalam penulisan ini adalah : 1. Sistem informasi penggajian pegawai ini hanya meliputi cakupan yang luas, gaji pokok, tunjangan istri/suami, tunjangan anak, tunjangan umum, tunjangan struk, tunjangan fungsional, tunjangan beras, potongan beras, potongan sewa, potongan hutang. 2. Perancangan program menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic Laporan disusun dengan menggunakan Seagate Crystal Report. 4. Format database menggunakan Microsoft Acces Laporan yang dihasilkan adalah data pegawai, data absen,dan laporan data penggajian pegawai. 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mempermudah dalam pembuatan laporan gaji dan juga sekaligus untuk mempercepat pekerjaan pegawai yang berhubungan dengan penggajian dengan menggunakan menggunakan sistem komputerisasi yang ada pada Daya. 1.5 Tujuan Penelitian Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk : 1. Merancang program penggajian pada Daya agar sistem informasi penggajian lebih akurat dan menggunakan komputerisasi secara otomatis. 2. Meningkatkan efesiensi kerja berkenaan dengan sistem informasi penggajian pegawai. 2. METODE PENELITIAN 2.1 Lokasi Penelitian Penelitian ini penulis lakukan sejak tanggal 20 Mei s/d 21 Juni 2013 pada Daya yang berlokasi di Komplek Perkantoran Aceh Barat Daya-Keude Paya

5 Kecamatan Blangpidie Kabupaten Aceh Barat Daya 2.2 Metode Pengumpulan Data a. Studi Kepustakaan Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pengkajian terhadap sumber-sumber referensi untuk memperoleh landasan teori, konseptual dan praktis tentang permasalahan penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mendapatkan data dari literatur berupa buku/makalah/pedoman serta bahan pendukung lainnya yang berkaitan dengan penulisan Tugas Akhir ini. b. Studi Lapangan 1. Pengamatan (observasi), yaitu pengamatan langsung terhadap mekanisme sistem yang sedang berjalan pada Kantor Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya. 2. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data berdasarkan tatap muka dan tanya jawab dengan pegawai Sekretariat Daerah Kabupaten Aceh Barat Daya agar memperoleh informasi yang akurat sehingga diharapkan dapat menjadi bahan masukkan maupun pertimbangan dalam proses penelitian. 2.3 Alat-alat yang dipakai Dalam Penelitian Adapun alat-alat yang dipakai selama penelitian adalah sebagai berikut : a. Buku tulis, Buku tulis digunakan untuk mencatat semua hal yang penulis dapatkan selama proses penelitian berlangsung pada sub bidang bendahara pada Sekretariat Daerah Kabupaten Aceh Barat Daya. b. Pulpen, Pulpen disini berfungsi sebagai alat tulis guna membantu pencatatan hasil selama penelitian. c. Komputer, Komputer di sini berfungsi untuk merancang sistem informasi penggajian menggunakan bahasa pemrograman visual basic PEMBAHASAN DAN HASIL 3.1 Analisis Data Adapun motode dalam analisa data yang dipakai disini adalah : a. Metode Deskriptif, Metode yang mengolah dan menafsirkan data dengan maksud agar bisa memberikan gambaran yang jelas dan wajar mengenai keadaan yang akan diteliti. b. Metode Deduktif, Metode yang menarik beberapa kesimpulan yang bersifat umum menjadi kesimpulan yang bersifat khusus serta sekaligus memberikan saran dalam rangka penyempurnaan aktivitas penelitian dimasa yang akan datang. Sedangkan teknik Pengolahan Data yaitu, Data yang diperoleh dari hasil penelitian, selanjutnya akan dianalisa secara kualitatif dengan membandingkan antara teori dengan hasil penemuan lapangan. 3.2 Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan Setelah dilakukan penelitian, diperoleh gambaran secara singkat tentang sistem dan beberapa kelemahan yang ada, terutama dari segi efektivitas dan efisiensi sistem yang digunakan. Dari sistem yang ada dapat digambarkan bahwa sistem informasi untuk penggajian masih sangat sederhana karena masih menggunakan program aplikasi Microsoft Excel. Adapun sistem informasi penggajian yang sedang berjalan pada Daya Kabupaten Aceh Barat Daya dapat dilihat sebagai berikut: 1. pegawai menyerahkan informasi/datadata yang dibutuhkan oleh instansi ke bagian keuangan. 2. Dari informasi/data-data yang diterima dari pegawai, bagian keuangan kemudian membuat daftar gaji pegawai kemudian daftar gaji

6 pegawai tersebut diserahkan ke bendahara. 3. Bendahara membuat slip gaji kemudian menyerahkan slip gaji dan daftar gaji ke pegawai untuk ditandatangani sebagai bukti penerimaan gaji. Kemudian daftar gaji yang telah ditandatangani tersebut diserahkan ke bagian keuangan. 4. Berdasarkan daftar gaji yang telah ditandatangani kemudian bagian keuangan mengolah data dan membuat laporan gaji pegawai menggunakan program aplikasi Microsoft Excel lalu laporan tersebut diserahkan ke Sekretariat Daerah. 5. Sekretariat kemudian mencek laporan tersebut kemudian menanda tanganinya. Kemudian laporan tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk diarsip. 3.3 Analisis Sistem Informasi Yang Diusulkan Perancangan sistem yang baru tidak terlepas kaitannya dari sistem informasi yang sedang berjalan. Dalam hal ini penulis mencoba memperbaiki sistem yang sedang berjalan dengan cara membuat rancangan sistem yang baru agar sistem informasi penggajian yang ada pada Daya Kabupaten Aceh Barat Daya lebih efektif dan efisien. Dalam perancangan suatu sistem, sistem analis dan pemakai sistem dapat menentukan baik atau buruknya alternatif yang diberikan terhadap sistem yang lama. Para pemakai sistem harus mencoba memakai, mengolah, memproses sistem yang baru agar para analis sistem tidak membuat keputusan secara sepihak. Seorang analis harus dapat mempersempit pilihan terhadap sistem dalam jumlah yang wajar, sehingga analis sistem dan pemakai sistem dapat bekerjasama dalam melakukan pemilihan dan alternatif yang diberikan terhadap sistem. Alternatifalternatif tersebut antara lain : 1. Waktu untuk melakukan alternatif sistem, dalam arti waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem baru tersebut. 2. Keuntungan apa yang diperoleh dari pengembangan sistem yang baru tersebut. 3. Apakah sistem yang baru dapat memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pemakai terhadap informasi. 4. Apakah sistem yang baru dapat memberikan dampak positif terhadap instansi. 3.4 Entity Relationship Diagram 3.5 Relasi Antar Tabel Penjelasan Relasi Antar Tabel : 1. Tabel Penggajian dengan tabel Pegawai memiliki relasi one to ane artinya setiap pegawai hanya boleh memiliki satu data penggajian saja.

7 Field penghubung data adalah NIP, dimana didalam tabel Pegawai sebagai kunci utama (primary key) dan didalam tabel Penggajian memiliki posisi sebagai kunci utama (foreign key). 2. Tabel Jabatan dengan tabel Posisi_Pegawai memiliki relasi one to many artinya setiap pegawai boleh memiliki lebih dari satu posisi jabatan. Field penghubung data adalah kode_jabatan, dimana tabel jabatan sebagai kunci utama (primary key) dan di tabel Posisi_Pegawai memiliki posisi sebagai kunci utama (foreigh key) Form Input Data Jabatan Form input data jabatan adalah form yang digunakan untuk menambah, menyimpan, mengedit, dan menghapus data. Berikut adalah tampilan form input data jabatan. 3.5 Rancangan Input Form Login Form login merupakan form yang digunakan untuk mengiput user name dan password untuk bisa masuk kedalam aplikasi sistem penggajian. berikut merupakan tampilan dari form login Form Input Data Golongan Form input data golongan adalah form yang digunakan untuk menambah, menyimpan, mengedit, dan menghapus data. Berikut adalah tampilan form input data golongan Form Menu Utama Form menu utama adalah tampilan form dimana user telah melakukan login dengan benar untuk masuk kedalam aplikasi. Berikut adalah tampilan form utama Form Pegawai Form pegawai adalah form yang digunakan untuk menambah, menyimpan, mengedit, dan menghapus data. Berikut adalah tampilan form pegawai.

8 3.5.6 Form Penggajian Form Cetak Gaji Pegawai adalah form yang digunakan untuk memilih dan mencetak gaji pegawai. Berikut adalah tampilan Form Cetak Gaji Pegawai. Form Penggajian adalah form yang digunakan untuk menambah, menyimpan, mengedit, dan menghapus data. Berikut adalah tampilan form penggajian. 3.6 Rancangan Output Tampilan Cetak Data Pegawai Form Cetak Data Pegawai Form Cetak Data Pegawai adalah form yang digunakan untuk memilih data pegawai yang akan di cetak. Berikut tampilan Form Cetak Data Pegawai. Tampilan cetak data pegawai merupakan hasil cetakan berupa laporan yang akan dijadikan sebagai laporan data pegawai. Tampilan Cetak Data Pegawai Dapat dilihat pada gambar dibawah ini Form Cetak data Penggajian Form Cetak Gaji Pegawai Form cetak data penggajian merupakan hasil cetakan berupa laporan yang akan

9 dijadikan sebagai laporan data penggajian pegawai. Tampilan Cetak Data Penggajian Dapat dilihat pada gambar dibawah ini. 4. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya dari Tugas Akhir ini maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang perlu dikemukakan berhubungan dengan sistem informasi penggajian pegawai pada Kantor Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya yaitu : 1. Dengan diterapkan program aplikasi sistem informasi penggajian Pegawai pada Kantor Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya dapat mempermudah pekerjaan seperti pengentrian data, pembuatan laporan dan pengecekan data. 2. Dengan adanya rancangan sistem baru dan program aplikasi yang di buat akan meningkatkan efisiensi dan efektiftas kerja yang dilakukan pada Pegawai pada Kantor Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya khususnya dalam sistem informasi penggajian, serta informasi dan laporan dapat dihasilkan sewaktuwaktu bila diperlukan 3. Rancangan sistem pengolahan data dilakukan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sasaran sistem informasi yang diinginkan dapat tercapai. 4.2 Saran Bertitik tolak pada kesimpulan diatas maka penulis ingin mengemukakan saransaran sehubungan dengan sistem informasi penggajian pegawai pada Kantor Bupati Kabupaten Aceh Barat Daya yaitu : 1. Rancangan sistem informasi penggajian yang baru dapat diterapkan dan lebih ditingkatkan pada masa yang akan datang, serta dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat dan tepat serta akurat dan juga memudahkan pihak-pihak yang bersangkutan dalam mengambil suatu keputusan berdasarkan laporan yang ada. 2. penggajian informasi menjadi lebih baik, maka hendaknya ada tenaga yang terampil dan professional dalam pengoperasian sistem dan peralatan komputer yang ada agar bila terjadi permasalahan yang rumit dapat diselesaikan. 3. Keberadaan sistem yang baru ini sebaiknya didukung oleh perangkat yang memadai baik dari segi peralatan seperi hardware dan software serta dari segi manusianya dan dilakukan perawatan yang baik terhadap sistem. DAFTAR PUSTAKA Harianto, Kristanto. 2001, Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Gava Media. Hasyim, M. (2008), Buku Pinter Komputer. Kriya Pustaka. Jogiyanto, Sistem Teknologi Komputer. Ed. II, Andi, Yogjakarta, Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi. E. III. Yogyakarta, 2003

10 Jogiyanto, HM Sistem Teknologi Komputer. And Kadir, Abdul Penuntun Praktis Belajar Database Menngunakan Microsoft Access. Yogyakarta : Penerbit Andi. MADCOM, Seri Panduan Pemograman Microsoft Visual Basic 6.0, Andi, Yogjakarta, Robert A. Leitch dan K. Roscoe Sistem Informasi. dalam Jogiyanto, HM. Robert N. Anthony dan John Dearden dalam Jogiyanto, HM. Reymond Leod, Pengertian Darabase.HM