BAB IV ANALISA SISTEM DAN PEMBAHASAN MASALAH

Transkripsi

1 BAB IV ANALISA SISTEM DAN PEMBAHASAN MASALAH 4.1. Identifikasi Masalah dan Penyebab Masalah Di bawah ini gambar alur dokumen yang sedang berjalan pada Bengkel Suzuki Cikini Jakarta : 19

2 20 Dari hasil analisa dokumen yang sedang berjalan pada bengkel Suzuki cikini jakarta, terjadinya berbagai macam masalah pada sistem penjualan, persediaan dan laporan keuangan, antara lain : 1. Pengendalian terhadap persediaan sparepart kurang terkontrol karena pemasukan dan pengeluaran sparepart tidak terinci sehingga tidak di ketahui dengan pasti berapa jumlah sparepart yang masih tersedia. 2. sparepart yang disimpan dalam bentuk arsip, dalam wujud faktur pembelian. Sehingga untuk transaksi penjualan mengalami hambatan, untuk mencari data sparepart yang dibutuhkan pun mengalami kesulitan. 3. pelanggan tidak di catat secara terinci sehingga hal-hal yang terkait dengan pelanggan sulit didapatkan, seperti data alamat, nomor telepon, dll. 4. hutang yang harus dibayarkan dan piutang yang akan ditagih kadang juga sulit diketahui. 5. Tidak ada data pendapatan dan keseluruhan modal yang menjadi asset perubahan. Dari subyek-subyek masalah yang terjadi diatas dapat diidentifikasi bahwa penyebab utama masalah yang terjadi, karena pengolahan datanya masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mengandalkan kertas untuk pengarsipan data. Selain itu juga belum tersedianya program aplikasi yang dapat membantu untuk mengolah dan menganalisis transaksi dan laporan Analisis Kelemahan Sistem Analisis terhadap kelemahan sistem bertujuan untuk mengenali lebih jauh, apakah sistem yang digunakan selama ini masih layak digunakan. Adapun kelemahan sistem pengolahan data pada bengkel Suzuki cikini, sebagai berikut:

3 21 1. Segi Keandalan. Tingkat kesalahan yang terjadi masih sangat tinggi. Sistem pengolahan data yang dilakukan secara manual menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan menjadi sangat besar. Hal itu juga menyebabkan pembuatan order atau penanganan transaksi menjadi tidak efektif. 2. Segi Teknologi Bengkel Suzuki cikini belum manggunakan teknologi modern, pengolahan data dilakukan secara manual, tidak menggunakan komputerisasi. Perhitungan dilakukan dengan mengandalkan kalkulator. 3. Segi Dokumen Dokumen-dokumen atau berkas-berkas yang ada semakin hari semakin tinggi. Dokumen itu terdiri dari dokumen sparepart, pemasok, pelanggan, penjualan, pembelian, service, persediaan dan hutangpiutang. 4. Segi Laporan Laporan persediaan, penjualan, pembelian, service serta yang lainnya. Tidak dapat digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan. Belum adanya laporan laba/rugi, neraca, perubahan modal serta arus kas, hal ini mengakibatkan pimpinan bengkel sulit untuk mengetahui kondisi keuangan bengkel yang sebenarnya Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, apakah sistem baru yang akan diterapkan itu sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau belum, apakah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan atau tidak. Fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu perusahaan dalam mengelola data transaksi keuangan guna memperoleh informasi akuntansi manajerial dan keuangan dengan lebih cepat, tepat dan akurat. Sehingga kualitas dan efektivitas kerja dapat meningkat. Adapun hasil analisis kebutuhan sistem sebagai berikut:

4 22 1. Kebutuhan Perangkat Keras Untuk menjalankan sistem informasi akuntansi pada bengkel ini dibutuhkan seperangkat komputer(hardware) yang mampu mendukung pengoperasian program. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk menjalankan sistem informasi akuntansi pada bengkel ini dibutuhkan juga perangkat lunak(software) yang mendukung pengoperasian program, seperti sistem operasi Windows Xp, Microsoft SQL server 2000 dan Crystal report. 3. Kebutuhan Pengguna Sistem Sistem informasi akuntansi untuk bengkel ini merupakan sistem dengan akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini membutuhkan 2 jenis user, yaitu: A. Admin Admin memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem. Dalam sistem ini tidak setiap user memiliki hak akses penuh untuk menggunakannya. B. Kasir/Bendahara User ini mempunyai hak untuk menangani transaksi, seperti transaksi pembelian, penjualan, service, hutang dan piutang. Juga bertindak sebagai akuntan yang akan melakukan penjurnalan Perancangan Sistem Adapun langkah-langkah berjalannya sistem yang diusulkan, antara lain : Flowchart Sistem

5 23

6 24

7 Diagram Konteks Pimpinan 0 Laporan Pemasok Laporan Sparepart Laporan Pembelian Laporan Hutang Laporan Pelanggan Laporan Piutang Laporan Penjualan Laporan Keuangan Laporan Service Sistem Informasi Akuntansi Bengkel Suzuki Cikini Jakarta Pelanggan Pelanggan Faktur Penjualan Faktur Service Gambar 4.4 Diagram Konteks Yang Diusulkan

8 Diagram Zero Pelanggan Pelanggan 1.0 * Input Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pemasok Sparepart Jasa Service Pelanggan Kendaraan Pelanggan Pemasok Sparepart Jasa Service 3.0 Transaksi Service Kendaraan 2.0 Transaksi Pembelian Sparepart Sparepart 4.0 Transaksi Penjualan Sparepart Jurnal dan Posting Ke Buku Besar Jurnal dan Posting Ke Buku Besar Transaksi Service Buku Besar Jurnal dan Posting Ke Buku Besar Transaksi Pembelian Sparepart Buku Besar Jasa Service Transaksi Service Transaksi Penjualan Pemasok Transaksi Pembelian 5.0 Pengolahan dan Laporan Kendaraan Transaksi Pelanggan Penjualan Laporan Pemasok Laporan Pelanggan Laporan Kendaraan Laporan Sparepart Laporan Jasa Service Laporan Transaksi Service Laporan Transaksi Pembelian Laporan Transaksi Penjualan Laporan Keuangan Pimpinan Gambar 4.5 Diagram Zero Yang Diusulkan

9 Diagram Detail Transaksi Pembelian User Kasir Kasir 2.1 Transaksi Pembelian Tunai 2.2 Transaksi Pembelian Kredit Trans Tunai Trans Kredit Trans Pembelian Hutang Hutang 2.3 Pembayaran Hutang Trans Tunai Trans Kredit Buku Besar Gambar 4.6 Pengolahan Pembayaran Kredit Diagram Detail Transaksi Pembelian Pembayaran Kredit Pembayaran Hutang Transaksi Penjualan Pelanggan Pelanggan Pelanggan 4.1 Transaksi Penjualan Tunai 4.2 Transaksi Penjualan Kredit Trans Tunai Trans Kredit Trans Penjualan Piutang Piutang 4.3 Pembayaran Piutang Trans Tunai Trans Kredit Buku Besar Pengolahan Pembayaran Kredit Pembayaran Kredit Pembayaran Piutang Gambar 4.7 Diagram Detail Transaksi Penjualan

10 Transaksi Service Pelanggan Pelanggan Pelanggan 3.1 Transaksi Service Tunai 3.2 Transaksi Service Kredit Trans Tunai Trans Kredit Trans Service Piutang Piutang 33 Pembayaran Piutang Trans Tunai Trans Kredit Buku Besar Pengolahan Pembayaran Kredit Pembayaran Kredit Pembayaran Piutang Gambar 4.8 Diagram Detail Transaksi Service

11 Pembuatan Laporan Pemasok Sparepart Pembelian Tunai Pembelian Kredit (Hutang) Pembayaran Hutang Pelanggan Pemasok Sparepart Pembelian Tunai Pembelian Kredit Pembayaran Hutang Pelanggan 5.1 Pembuatan Lap Pemasok Lap Pemasok Lap Penjualan Dan Piutang 5.6 Pembuatan Lap Penjualan 5.2 Pembuatan Lap Sparepart 5.7 Pembuatan Lap Jasa Service Lap Sparepart Lap Jasa Service 5.3 Pembuatan Lap Pembelian Lap Pembelian Dan Hutang Pimpinan Lap Kendaraan 5.8 Pembuatan Lap kendaraan Lap Pembayaran Hutang Lap Service Dan Piutang 5.4 Pembuatan Lap Pembayaran Hutang Lap Keuangan 5.9 Pembuatan Lap Service 5.5 Pembuatan Lap Pelanggan Lap Pelanggan 5.11 Pembuatan Lap Keuangan Lap Pembayaran Piutang 5.10 Pembuatan Lap Pembayaran Piutang Buku Besar Buku Besar Gambar 4.9 Diagram Detail Pembuatan Laporan Yang Diusulkan Penjualan Tunai Penjualan Kredit Jasa Service Kendaraan Service Tunai Service Kredit Pembayaran Piutang Penjualan Tunai Penjualan Kredit(Piutang) Jasa Service Kendaraan Service Tunai Service Kredit(Piutang) Pembayaran Piutang

12 4.5. Diagram Struktur base 30

13 Normalisasi Bentuk Unnormalisasi dan Bentuk Normalisasi 1 NF No_Polisi Nm_Pelanggan Alamat Kode Tahun No_Rangka No_Mesin Telp No_FakturService Tanggal CaraBayar JatuhTempo UangMuka JumlahPiutang DiscontService Keluhan No_FakturJual Nm_Part DiscontJual Kd_Pekerjaan Jenis_Pekerjaan Kd_Part Nm_Part Satuan HargaJual StockAwal StockMin StockMax No_FaktuBeli DiscontBeli Nm_Pemasok Uraian Kd_Akun Nm_Akun SaldoAwal UserName Password StatusUser Type No_Polisi * Nm_Pelanggan Alamat Tahun No_Rangka No_Mesin Telp Kode * Type No_FakturService * Tanggal CaraBayar JatuhTempo UangMuka JumlahPiutang DiscontService Keluhan No_FakturJual * Nm_Part DiscontJual Kd_Pekerjaan * Jenis_Pekerjaan Kd_Part * Nm_Part Satuan HargaJual StockAwal StockMin StockMax No_FaktuBeli * DiscontBeli Nm_Pemasok Uraian Kd_Akun * Nm_Akun SaldoAwal UserName Password StatusUser Gambar 4.11 Bentuk Unnormalisasi dan 1NF

14 Bentuk Normalisasi 2 NF PELANGGAN No_Polisi * Nm_Pelanggan Alamat Kode ** Tahun No_Rangka No_Mesin Telp SPAREPART Kd_Part * Nm_Part Satuan HargaJual StockAwal StockMin StockMax DETAIL_PEMBELIAN No_FakturBeli ** Kd_Part ** HargaBeli JumlahBarang SERVICE No_FakturService * Tanggal No_Polisi ** Jenis_Pekerjaan CaraBayar JatuhTempo UangMuka JumlahPiutang DiscontService Keluhan PEMBELIAN No_FakturBeli * Tanggal Kd_Pemasok CaraBayar JatuhTempo DiscontBeli UangMuka JumlahHutang KENDARAAN Kode * Type PEMASOK Kd_Pemasok * Nm_Pemasok Alamat Telp JURNAL No_Jurnal * Tanggal No_Bukti Uraian DETAIL_PENJUALAN No_FakturJual ** Kd_Part ** JumlahBarang PENJUALAN No_FakturJual * Tanggal No_Polisi ** Nm_Part CaraBayar JatuhTempo UangMuka JumlahPiutang DiscontJual TEMP Nomor Satu Dua Tiga Empat Lima Enam Tujuh Delapan Sembilan JASASERVIS Kd_Pekerjaan * Jenis_Pekerjaan Kode ** Harga DETAIL_JURNAL No_Jurnal ** Kd_Akun ** Debet Kredit DETAIL_SERVICE No_FakturService ** Kd_Pekerjaan ** Kd_Part ** JumlahBarang AKUN Kd_Akun * Nm_Akun SaldoAwal USER UserName Password StatusUser Gambar 4.12 Normalisasi Tahap Kedua

15 Perancangan Input dan Output Program Menggunakan Ms. Visio Perancangan Input Program Perancangan input merupakan bentuk tampilan program yang berkaitan dengan sistem pengolahan data dalam program Login Perancangan tampilan login merupakan syarat agar user dapat menggunakan program sesuai dengan wewenang yang telah diberikan, user harus memasukkan username dan password yang telah dibuat. Apabila user salah dalam memasukkan username atau password, maka user tidak dapat menggunakan program. Jika dalam masuk ke program sebanyak dua kali gagal, maka form login akan hilang. Gambar 4.13 Tampilan Login Menu Utama Apabila user telah berhasil masuk pada program, maka akan tampil menu utama. Dan toolbar pada menu utama akan tampil sesuai wewenang yang telah diberikan.

16 34 Gambar 4.14 Tampilan Menu Utama Sparepart Tampilan data sparepart digunakan untuk memasukkan data sparepart, pada tampilan ini terdapat dua tab. Tab pertama digunakan untuk memasukkan data sparepart pada program. Gambar 4.15 Tampilan Input Sparepart

17 35 Sedangkan tab kedua digunakan untuk mencari data sparepart yang telah dimasukkan kedalam program. Apabila dalam memasukkan data sparepart belum lengkap dan dalam memasukkan stok maksimal lebih kecil dari stok minimal, maka akan tampil pesan. Gambar 4.16 Tampilan Cari Sparepart Pelanggan Tampilan data pelanggan digunakan untuk memasukkan data pelanggan, pada tampilan ini terdapat dua tab. Tab pertama digunakan untuk memasukkan data pelanggan pada program. Sedangkan tab kedua digunakan untuk mencari data pelanggan yang telah dimasukkan kedalam program. Apabila dalam memasukkan data pelanggan belum lengkap, maka akan tampil pesan.

18 36 Gambar 4.17 Tampilan Input Pelanggan Gambar 4.18 Tampilan Cari Pelanggan

19 Pemasok Validasi pada rancagan input data pemasok sama dengan validasi pada rancangan input data pelanggan. Gambar 4.19 Tampilan Input Pemasok Gambar 4.20 Tampilan Cari Pemasok

20 Jasa Service Validasi pada rancagan input data jasa service sama dengan validasi pada rancangan input data pelanggan. Gambar 4.21 Tampilan Input Jasa Service Gambar 4.22 Tampilan Cari Jasa Service

21 Kendaraan Validasi pada rancagan input data kendaraan sama dengan validasi pada rancangan input data pelanggan. Gambar 4.23 Tampilan Input Kendaraan Gambar 4.24 Tampilan Cari Kendaraan

22 Transaksi Pembelian Tampilan transaksi pembelian digunakan untuk melakukan transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit. Adapun validasi yang dilakukan sebagai berikut: 1. Apabila jumlah stock sparepart tertentu kurang dari stock minimal maka akan muncul pesan agar melakukan pembelian. 2. Apabila jumlah stock sparepart yang dimasukkan lebih dari stock maksimal, maka akan muncul pesan. 3. Apabila memasukkan harga beli yang lebih besar dari harga jual, maka akan tampil pesan. 4. Apabila stock barang yang dipilih dalam keadaan kosong, maka akan muncul pesan. 5. Apabila jumlah sisa bayar terlalu besar, maka akan tampil pesan. Gambar 4.25 Tampilan Transaksi Pembelian

23 Transaksi Penjualan Validasi pada rancagan input transaksi penjualan sama dengan validasi pada rancangan input transaksi pembelian. Gambar 4.26 Tampilan Transaksi Penjualan Transaksi Service Validasi pada rancagan input transaksi service sama dengan validasi pada rancangan input transaksi pembelian. Gambar 4.27 Tampilan Transaksi Service

24 Pembayaran Hutang Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran hutang jika melekukan pembelian yang dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya dengan tampilan yang lain. Gambar 4.28 Tampilan Pembayaran Hutang Pembayaran Piutang Penjualan Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran piutang penjualan jika melakukan transaksi penjualan yang dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya dengan tampilan yang lain.

25 43 Gambar 4.29 Tampilan Pembayaran Piutang Penjualan Pembayaran Piutang Service Tampilan ini digunakan untuk melakukan pembayaran piutang service jika melakukan transaksi service yang dibayar secara kredit. Adapun teknik validasi yang dilakukan pada pembuatan tampilan ini sama halnya dengan tampilan yang lain. Gambar 4.30 Tampilan Pembayaran Piutang Service

26 User Tampilan ini digunakan untuk memasukkan data user beserta hak aksesnya. Tampilan ini hanya admin yang berhak untuk mengaksesnya. Selain admin maka tidak diperbolehkan. Gambar 4.31 Tampilan Input User Rekening Tampilan ini digunakan untuk memasukkan data rekening atau akun. Tampilan ini hanya bendahara atau kasir yang berhak untuk mengaksesnya. Selain bendahara atau kasir, maka tidak diperbolehkan. Pada sistem ini, ada beberapa rekening yang tidak bias dihapus ataupun diubah seperti, kas keuangan, piutang usaha, utang usaha, modal, penjualan, pembelian dan service.

27 45 Gambar 4.32 Tampilan Input Rekening Jurnal Umum Tampilan ini digunakan untuk menjurnal transaksi selain pada jurnal khusus seperti pembelian, penjualan dan service. Yang berhak menjurnal adalah bendahara. Apabila jumlah debet dan kredit tidak seimbang, maka akan tampil pesan tidak seimbang dan dipersilakan untuk menjurnal ulang. Apabila jumlah debet atau kredit sudah seimbang, maka akan muncul pesan seimbang. Gambar 4.33 Tampilan Input Jurnal

28 Perancangan Output Program Laporan Pemasok Gambar 4.34 Tampilan Output Pemasok Laporan Pelanggan Gambar 4.35 Tampilan Output Pelanggan

29 Laporan Sparepart Gambar 4.36 Tampilan Output Sparepart Laporan Jasa Service Gambar 4.37 Tampilan Output Jasa Service

30 Laporan Kendaraan Gambar 4.38 Tampilan Output Kendaraan Laporan Pembelian Gambar 4.39 Tampilan Output Pembelian

31 Laporan Penjualan Gambar 4.40 Tampilan Output Penjualan Laporan Service Gambar 4.41 Tampilan Output Service

32 Laporan Pembayaran Hutang Gambar 4.42 Tampilan Output Pembayaran Hutang Laporan Pembayaran Piutang Gambar 4.43 Tampilan Output Pembayaran Piutang

33 Laporan Jurnal Gambar 4.44 Tampilan Output Jurnal Laporan Neraca Saldo Gambar 4.45 Tampilan Output Neraca Saldo

34 Laporan Laba / Rugi Gambar 4.46 Tampilan Output Laba / Rugi Laporan Neraca Gambar 4.47 Tampilan Output Neraca

35 Laporan Perubahan Modal Gambar 4.48 Tampilan Output Perubahan Modal