BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisis Sistem ng Sedang Berjalan Pada bagian ini, penulis memaparkan tentang analisa sistem berjalan pada perusahaan mulai dari analisa dokumen yang digunakan dalam menangani sistem informasi piutang III.1.1. Input Masukan (Input) yang digunakan untuk menganalisis sistem informasi piutang pada PT. Pertamina UPMS 1 Medan : 1. Daftar Piutang Adapun rancangan daftar piutang dapat dilihat pada Gambar III.1 berikut ini: Gambar III.1. Laporan Piutang dan Contract Registration Sumber : PT. Pertamina UPMS 1 Medan 26

2 27 Nama masukan Fungsi Media Distribusi Rangkap Frekwensi : Laporan piutang dan kontrak registration. : Menyajikan informasi data piutang pelanggan. : kertas. : Bagian administrasi : Satu. : Setiap adanya kontrak baru. III.1.2. Proses ng Terdapat Dalam Sistem Untuk memudahkan menganalisis proses yang dilakukan pada sistem berjalan, digunakan Flow Of Documnet (FOD). FOD sistem informasi piutang pada PT. Pertamina UPMS 1 Medan dapat dilihat dilihat pada Gambar III.2 berikut ini :

3 28 Pelanggan Administrasi Pimpinan Start Pengjuan Ke Pertamina Registrasi Data Pelanggan Pembuatan No Approved Data Pelangggan Daftar Disetujui Yes Disetujui Disetujui Pembayaran Hutang Disetujui Pencatatan Penerimaan Piutang Laporan Penerimaan Piutang Laporan Data Piutang Laporan Data Piutang Lap. Penerimaan Piutang End Keterangan : Gambar III.2 : Flow Of Document Sistem Berjalan Sumber : PT. Pertamina UPMS 1 Medan, 2012 Pelanggan akan melakukan kontrak dengan pihak pertamina dimana pelanggan akan menyerahkan data lengkap pelanggan. Kemudian pihak pertamina

4 29 akan membuat kontrak jika persyaratan memenuhi. Dalam pembuatan kontrak akan disertakan juga nilai nominal kontrak. Berdasarkan nomor kontrak bagian administrasi akan menyusun daftar piutang dan laporan penerimaan piutang. Setiap akhir bulan laporan piutang dan laporan penerimaan piutang akan diserahkan kepada pimpinan. III.1.3. Output Dokumen keluaran yang digunakan untuk menganalisis sistem informasi piutang adalah adalah sebagai berikut : 1. Laporan Penerimaan Piutang Adapun laporan penerimaan piutang dapat dilihat pada gambar III.3 berikut ini: Gambar III.3. Laporan Penerimaan Piutang Sumber : PT. Pertamina UPMS 1 Medan, 2012 Nama keluaran Fungsi : Laporan penerimaan piutang : Menyajikan informasi penerimaan piutang.

5 30 Media Distribusi Rangkap Frekwensi : kertas : Bagian admsinistrasi : Satu. : Setiap bulan. III.2. Evaluasi Sistem ng Berjalan Berdasarkan analisa yang penulis lakukan, ada beberapa kekurangan dalam sistem yang lama antara lain sistem komputerisasi akuntansi piutang yang digunakan PT. Pertamina saat ini sangat lengkap dan sangat rumit. Hal ini sering membuat user kesulitan dalam operasioanal sistem. Untuk itu dibutuhkan satu sistem yang khusus mencatat data piutang,sedangkan sistem yang akan diusulkan adalah Merancang sistem akuntansi piutang yang lebih mudah dan lebih sederhana. III.3. Desain Sistem III.3.1. Desain Sistem Secara Global Penulis menggunakan metode UML untuk menggambarkan sistem usulan Dimana rancangan sistem usulan seperti terlihat pada Gambar berikut ini : 1. Diagram Use Case Adapun rancangan diagram use case sistem informasi piutang pada PT. Pertamina UPMS 1 Medan yang dirancang penulis adalah seperti pada gambar III.4 berikut ini :

6 31 Login Cetak Laporan Administrasi Laporan Pimpinan Input Data Barang Input Data Pelanggan <Include> Input Data <Include> Input Data Pembayaran Cetak Laporan Gambar III.4 : Diagram Use Case Sistem Diagram Use Case di atas menunjukkan bahwa entitas yang terlibat di dalam sistem informasi piutang ada 3 entitas yang masing-masing mempunyai hak sebagai berikut : a. Administrasi Administrasi sangat berperan penting dan terlibat langsung pada semua proses yang terjadi termasuk pengaturan data user - Login Pada proses ini, bagian administrasi harus login terlebih dahulu untuk dapat mengoperisikan sistem. - Data Barang Pada proses ini, bagian administrasi dapat melakukan penginputan, pengeditan, dan penghapusan data barang. - Data Pelanggan

7 32 Pada proses ini, bagian administrasi dapat melakukan penginputan, pengeditan, dan penghapusan data pelanggan. - Data Pada proses ini, bagian administrasi dapat melakukan penginputan, pengeditan, dan penghapusan kontrak. - Data Pembayaran Pada proses ini, bagian administrasi dapat melakukan penginputan, pengeditan, dan penghapusan data pembayaran. - Cetak Laporan Pada proses ini, bagian administrasi dapat melakukan cetak laporan sesuai dengan kebutuhan. b. Pimpinan Pimpinan akan menerima laporan sebagai hasil dari proses data. 2. Diagram Class Adapun rancangan diagram class sistem informasi piutang yang dirancang penulis adalah seperti pada gambar III.5 berikut ini :

8 33 Contract Registration Pelanggan [KdPelanggan] [varchar](6) [NmPelanggan] [varchar](25) [Alamat] [varchar](50) [Kota] [varchar](15) [Telp] [varchar](15) Tambah () Simpan () Hapus () Batal () Tutup () 0.. * 1 [No] [varchar](8) [Tgl] [datetime] [KdBarang] [varchar](8) [KdPelanggan] [varchar](8) [QtyContract] [money], [Nilai] [money] [Jlhterima] [money] [Piutang] [money] [HrgSatuan] [money] Tambah () Simpan () Hapus () Batal () Tutup () 0.. * Barang [KdBarang] [varchar](6) [NmBarang] [nchar](20) [Satuan] [varchar](6) [Hrgsat] [money] Tambah () Simpan () Hapus () Batal () Tutup () 0.. * 1 Pembayaran [NoBayar] [varchar] [TglBayar] [datetime ][No] [varchar](15) [KdPelanggan][varchar](8) [Piutang] [money] [JlhBayar] [money] [SaldoPiutang] [money] 1 Tambah () Simpan () Hapus () Batal () Tutup () Gambar III.5 : Diagram Class 3. Sequence Diagram Pada dasarnya, diagram sequensial merupakan perincian dari diagram activity, seperti yang dapat kita lihat pada di atas, untuk melakukan proses yang ada pada sistem ini, maka diperlukan sebuah kontrol. Kontrol menjadi jembatan antara form dengan entity(tabel) yang digunakan. a. Sequence Diagram Login Adapun rancangan Sequence diagram login adalah seperti pada gambar III.6 berikut ini

9 34 Form Login Layar Aplikasi Pembukuan Masuk Kedalam Sistem Input User ID dan Password () Result () Exit Gambar III. 6 : Sequence Diagram Login b. Sequence Diagram Data barang Adapun rancangan Sequence diagram data barang adalah seperti pada gambar III.7 berikut ini : Layar Sistem Form Data Barang Data Barang Administrasi Login Input Data Barang() Tambah() Simpan() Hapus () Hapus () Keluar () Exit Gambar III.7 : Sequence Diagram Data Barang c. Sequence Diagram Data Pelanggan Adapun rancangan Sequence diagram data pelanggan adalah seperti pada gambar III.8 berikut ini

10 35 Layar Sistem Form Data Pelanggan Data Pelanggan Administrasi Login Input Data Pelanggan () Tambah() Simpan() Hapus () Hapus () Keluar () Exit Gambar III.8 : Sequence Diagram Data Pelanggan d. Sequence Diagram Contract Registrations Adapun rancangan Sequence diagram contract registration adalah seperti pada gambar III.9 berikut ini Menu Utama Form Contract Data Contract Administrasi Login Input Data Contract () Tambah() Simpan() Hapus () Hapus () Keluar () Exit Gambar III.9 : Sequence Diagram Contract Registration e. Sequence Diagram Pembayaran Adapun rancangan Sequence diagram data pembayaran adalah seperti pada gambar III.10 berikut ini

11 36 Menu Utama Form Pembayaran Data Pembayaran Administrasi Login Input Data Pembayaran () Tambah() Simpan() Hapus () Hapus () Keluar () Exit Gambar III.10 : Sequence Diagram Data Pembayaran f. Sequence Diagram Cetak Laporan Adapun rancangan Sequence diagram cetak laporan adalah seperti pada gambar III.11 berikut ini Menu Utama Parameter Laporan Tampil Laporan Administrasi Login Pilih Laporan Cetak ()() Keluar() Exit Gambar III.11 : Sequence Diagram Cetak Laporan

12 37 III.3.2. Desain Sistem Secara Detail III Desain Output 1. Laporan Data Barang Adapun rancangan laporan data barang adalah seperti pada gambar III.12 berikut : Gambar III.12 : Rancangan Laporan Data Barang Nama keluaran Fungsi Media Keterangan : Laporan data pelanggan : Menampilkan data pelanggan. : Komputer dan kertas. : Daftar ini digunakan oleh perusahaan untuk menampilkan daftar pelanggan perusahaan. 1. Laporan Data Pelanggan III.13 berikut : Adapun rancangan laporan data pelanggan adalah seperti pada gambar

13 38 Gambar III.13 : Rancangan Laporan Data Pelanggan Nama keluaran Fungsi Media Keterangan : Laporan data pelanggan : Menampilkan data pelanggan. : Komputer dan kertas. : Daftar ini digunakan oleh perusahaan untuk menampilkan daftar pelanggan perusahaan. 2. Laporan Piutang Detail III.14 berikut : Adapun rancangan laporan piutang detail adalah seperti pada gambar Gambar III.14 : Rancangan Laporan Piutang Detail

14 39 Nama keluaran Fungsi Media Keterangan : Laporan piutang detail. : Menampilkan informasi piutang detail. : Komputer dan kertas. : Daftar ini digunakan oleh perusahaan untuk menampilkan piutang detail. 3. Laporan Penerimaan Piutanng Adapun rancangan laporan penerimaan piutang adalah seperti pada gambar III.15 berikut : Gambar III.15 : Rancangan Laporan Penerimaan Piutang Nama keluaran Fungsi Media Keterangan : Laporan penerimaan piutang : Menampilkan informasi penerimaan piutang. : Komputer dan kertas. : Daftar ini digunakan oleh perusahaan untuk menampilkan informasi penerimaan piutang dari pelanggan

15 40 4. Laporan Rekap Piutang III.16 berikut : Adapun rancangan laporan rekap piutang adalah seperti pada gambar Gambar III.16 : Rancangan Laporan Rekap Piutang Nama keluaran Fungsi Media Keterangan : Laporan rekap piutang : Menampilkan informasi rekap piutang : Komputer dan kertas. : Daftar ini digunakan oleh perusahaan untuk menampilkan informasi rekap piutang pelanggan. III Desain Input Perancangan input menggunakan Microsoft Visual Basic 2010, di mana layar yang rancang adalah sebagai berikut : 1. Login Adapun rancangan login dapat dilihat pada Gambar III.17 berikut ini :

16 41 Gambar III.17 : Rancangan Login Nama masukan Fungsi Keterangan : Login. : Untuk melakukan input data login. : Merupakan pintu utama untuk masuk kedalam sistem. Data yang di input adalah data user id dan password. 2. Menu Utama berikut ini : Adapun rancangan masukan menu utama dapat dilihat pada Gambar III.18 Gambar III.18 : Rancangan Masukan Menu Utama Nama masukan Fungsi : Menu Utama. : Sebagai link ke form lainnya.

17 42 Keterangan : Menu utama merupakan form default pada saat user masuk kedalam sistem. 3. Input Data Barang berikut ini : Adapun rancangan masukan data barang dapat dilihat pada Gambar III.19 Gambar III.19 : Rancangan Masukan Data Barang Nama masukan Fungsi Keterangan : Data barang. : Untuk melakukan input data barang. : data yang di input adalah data seperti kode barang, nama barang, harga jual dan satuan.

18 43 4. Input Data Pelanggan Adapun rancangan masukan data pelanggan dapat dilihat pada Gambar III.20 berikut ini : Gambar III.20 : Rancangan Masukan Data Pelanggan Nama masukan Fungsi Keterangan : Pelanggan. : Untuk melakukan input data pelanggan. : Data yang di input adalah data seperti kode pelanggan, nama pelanggan sampai dengan alamat pelanggan. 5. Contract Registration Adapun rancangan masukan contract registration dapat dilihat pada Gambar III.21 berikut ini :

19 44 Gambar III.21 : Rancangan Masukan Contract Registration Nama masukan Fungsi Keterangan : contract registration. : Untuk melakukan input data kontrak. : Data yang di input adalah data seperti nomor kontrak, tanggal kontrak, nila kontrak, jumla penerimaan dan jumlah piutang. 6. Pembayaran Adapun rancangan ma\sukan data pembayaran dapat dilihat pada Gambar III.22 berikut ini :

20 45 Gambar III.22: Rancangan Masukan Data Pembayaran Nama masukan Fungsi Keterangan : Data pembayaran. : Untuk melakukan input data pembayaran. : Data yang di input adalah data penerimaan piutang yang terjadi atas kontrak. III.3.3. Desain Database III Kamus Data Adapun perancangan kamus data sistem informasi proyek yang dirancang penulis adalah sebagai berikut : 1. MBarang +NmBarang+Satuan+HrgJual 2. MPelanggan +NmPelanggan + Alamat + Kota + Telp 4. Contract_Header + TglContract + KdBarang + KdPelanggan +QtyContract + NilaiContract + JlhTerima + Piutang + HrgSatuan 5. Contract_Detail : NoContract + TglContract + KdPelanggan +

21 46 NilaiContract + JlhBayar+Piutang 6. Contract_Bayar + TglBayar + KdPelanggan + NmPelanggan+ Piutang + Jumlahbayar + SisaPiutang III Normalisasi Berikut adalah normalisasi Sistem informasi piutang adalah seperti pada gambar berikut ini : a. Step 1 bentuk tidak normal (dalam bentuk ini masukaan semua file tanpa terkecuali, walaupun file-file tersebut ganda). [NoBayar] [TglBayar] [No] [Tgl] [KdBarang] [NmBarang] [Unit] [HrgJual] [KdPelanggan] [QtyContract] [Nilai] [Jlhterima] [Piutang] [KdPelanggan] [NmPelanggan] [Piutang] [SaldoPiutang] Gambar III.23 : Bentuk Normal b. Step 2 bentuk 1 NF (dalam bentuk kesatu pisahkan file-file tersebut menjadi miliknya sendiri dalam satu tabel).

22 47 [KdBarang] [NmBarang] [HrgJual] [Satuan] [KdPelanggan] [NmPelanggan] [Alamat] [Kota] [Telp] [NoBayar] [TglBayar] [No] [Tgl] [KdBarang] [KdPelanggan] [QtyContract] [Nilai] [Jlhterima] [Piutang] [KdPelanggan] [Piutang] [SaldoPiutang] Gambar III.24 : Normalisasi Tahap 1 (1 NF) c. Step 3 bentuk 2 NF (dalam bentuk kedua, sudah dalam bentuk normal kesatu). Lalu tiap-tiap tabel diberi nama file dan primary key, serta terakhir beri nama relasinya. [KdBarang] [NmBarang] [HrgJual] [Satuan] [KdPelanggan] [NmPelanggan] [Alamat] [Kota] [Telp] [NoBayar] [TglBayar] [No] [Tgl] [KdBarang] [KdPelanggan] [QtyContract] [Nilai] [Jlhterima] [Piutang] [KdPelanggan] [Piutang] [SaldoPiutang] [KdBarang] * * [KdPelanggan] ** Gambar III.25 : Normalisasi Tahap 2 (2 NF) d. Step 4 bentuk 3 NF (dalam bentuk ini foreign key harus dipisahkan dalam dua tabel/file terpisah)

23 48 [KdPelanggan] * [NmPelanggan] [Alamat] [Kota] [Telp] [NoBayar] [TglBayar] [No] [KdPelanggan] ** [Piutang] [JlhBayar] [SaldoPiutang] [KdBarang] * [NmBarang] [HrgJual] [Satuan] [No] [Tgl] [KdBarang] ** [KdPelanggan] [QtyContract] [Nilai] [Jlhterima] [Piutang] [HrgSatuan] Gambar III.26 : Normalisasi Tahap 3 (3NF) III Desain Table Perancangan database menggunakan Microsoft SQL Server 2008 dimana nama database yang diberikan adalah dbpertamina. Adapun database yang rancang adalah sebagai berikut : 1. Barang Nama file : Barang Media : Microsoft SQL Server Primary key : KdBarang Struktur : Tabel III.1 : Struktur Tabel Barang Field Data Type Size Uraian KdBarang Varchar 6 Kode Barang Nmbarang Varchar 20 Nama Barang HrgJual Money Harga Jual Satuan Varchar Satuan

24 49 2. Pelanggan Nama file : Pelanggan. Media : Microsoft SQL Server Primary key : KdPelanggan Struktur : Tabel III.2 : Struktur Tabel Pelanggan Field Data Type Size Uraian KdPelanggan Varchar 6 Kode Relasi KdSPBU Varchar 13 Kode SPBU NmPelanggan Varchar 25 Nama Relasi Alamat Varchar 50 Alamat Kota Varchar 15 Kota Telp Varchar 15 Telepon 3. Nama file :. Media : Microsoft SQL Server Primary key : No Struktur : Tabel III.3 : Struktur Tabel Field Data Type Size Uraian No Varchar 8 Nomor kontrak Tgl Datetime Tanggal kontrak KdBarang Varchar 8 Kode barang KdPelanggan Varchar 8 Kode pelanggan QtyContract Money Kuantiti Nilai Money Nilai Jlhterima Money Jumlah Terima Piutang Money Piutang HrgSatuan Money Harga Satuan 4. Pembayaran Nama file : Pembayaran Media : Microsoft SQL Server Primary Key : NoBayar Struktur : Tabel III.4 : Struktur Tabel Pembayaran

25 50 Field Data Type Size Uraian NoBayar Varchar 8 Nomor bayar TglBayar Varchar 8 Tanggal bayar No Varchar 8 Nomor kontrak KdPelanggan Varchar 8 Kode pelanggan Piutang Money Piutang JlhBayar Money Jumlah bayar SaldoPiutang Money Saldo piutang III Perancangan Entity Relation Diagram (ERD) Berikut ini adalah Entity Realation antar tabel perancangan sistem informasi piutang yang dirancang penulis : Alamat Kota KdPelanggan Pelanggan NmPelanggan 1 Memiliki KdKernet NmKernet Barang NmKernet 1 NmKernet Memiliki HrgSatuan Jlhterima N 1 Tgl Piutang KdBarang KdPelangga n Mengantar NoBayar N TglBayar Pembayaran No KdPelanggan JlhBayar Piutang Gambar III.27. Rancangan Entity Relation Diagram (ERD)

26 51 III.4. Diagram Activity Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Adapun rancangan diagram Activity sistem informasi piutang yang dirancang penulis adalah sebagai berikut : a. Diagram Activity HalamanLogin Adapun rancangan diagram Activity halaman login adalah seperti pada gambar III.28 berikut ini Login In Valid Cek Validation Valid Menu Utama Gambar III.28 : Diagram Activity Halaman Login b. Diagram Activity Data Barang Adapun rancangan diagram Activity data barang adalah seperti pada gambar III.29 berikut ini

27 52 Form Barang Tambah Data Barang Isi Data Barang Lengkap Simpan Data Edit Data Barang Isi Data Barang Lengkap Simpan Data Hapus Data Barang Pilih Barang Hapus Data Gambar III.29 : Diagram Activity Data Barang b. Diagram Activity Data Pelanggan Adapun rancangan diagram Activity data barang adalah seperti pada gambar III.30 berikut ini Form Pelanggan Tambah Data Pelanggan Isi Data Pelanggan Lengkap Simpan Data Edit Data Pelanggan Isi Data Pelanggan Lengkap Simpan Data Hapus Data Pelanggan Pilih Pelanggan Hapus Data Gambar III.30 : Diagram Activity Data Pelanggan e. Diagram Activity Data Adapun rancangan diagram Activity data kontrak adalah seperti pada gambar III.31 berikut ini

28 53 Form Tambah Data Isi Data Lengkap Simpan Data Edit Data Isi Data Lengkap Simpan Data Hapus Data Pilih Hapus Data Gambar III.31 : Diagram Activity Data f. Diagram Activity Pembayaran Adapun rancangan diagram Activity transaksi pembayaran adalah seperti pada gambar III.32 berikut ini : Form Pembayaran Tambah Data Pembayaran Isi Data Pembayaran Lengkap Simpan Data Edit Data Pembayaran Isi Data Pembayaran Lengkap Simpan Data Hapus Data Pembayaran Pilih Pembayaran Hapus Data Gambar III.32 : Diagram Activity Pembayaran g. Diagram Activity Cetak Laporan Adapun rancangan diagram Activity cetak laporan adalah seperti pada gambar III.33 berikut ini

29 54 Menu Utama Cetak Laporan Laporan Data Barang Tampil Laporan Pelanggan Tampil Laporan Piutang Detail Tampil Laporan Penerimaan Piutang Tampil Laporan Rekap Piutang Gambar III.33 : Diagram Activity Cetak Laporan