PERANCANGAN SISTEM KOLABORASI SUPPLY CHAIN UNTUK MEMPERCEPAT PERTUMBUHAN UKM

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM KOLABORASI SUPPLY CHAIN UNTUK MEMPERCEPAT PERTUMBUHAN UKM Anang Pribady, Janti Gunawan, dan Budisantoso Wirjodirdjo Pasca Sarjana Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya Indonesia, ABSTRAK Usaha Kecil dan menengah (UKM) memiliki peran yang sangat penting bagi pertumbuhan perekonomian Indonesia seperti kontribusi pada PDB nasional dan penyerapan tenaga kerja. UKM bukan tanpa masalah, kecilnya skala, usaha, kurangnya modal, kurangnya pengetahuan, ketidakmampuan manajemen usaha dan kurangnya akses pasar menjadi masalah umum UKM. Untuk mengatasi masalah-masalah UKM tersebut salah satunya dapat dilakukan dengan menjadi bagian dari sebuah supply chain melalui strategi kolaborasi dalam bentuk koperasi. Dengan model kolaborasi yang benar harapannya UKM dapat mengatasi masalah masalah tersebut. Model kolaborasi disusun dengan menggunakan pendekatan sistem dinamik karena kolaborasi UKM memiliki variable yang kompleks dan keterkaitan antar variabelnya tinggi. Model yang dibuat dapat digunakan untuk merubah beberapa variabel dan melihat hasilnya sehingga model ini dapat dijadikan bahan pertimbangan sbelum menentukan harga, kualitas, safety stock dan pengaruhnya pada market share. Dari hasil simulasi didapatkan bahwa menjaga kepercayaan baik itu kepercayaan pemasok, pelanggan maupun UKM sebagai anggota dalam kolaborasi sangat berpengaruh pada performa supply chain UKM. Dengan menjaga kepercayaan masing masing stake holder terlihat perubahan signifikan pada perkembangan performa supply chain dan pengaruhnya pada pertumbuhan UKM. Kata kunci : UKM, supply chain, kolaborasi, sistem dinamik PENDAHULUAN Usaha Kecil dan Menengah (UKM) merupakan salah satu isu kunci di banyak negara baik di negara maju maupun negara berkembang seperti Indonesia. Pembangunan sektor UKM sangat penting untuk memperkuat industri besar sebagai pendukungnya (Kameyama and Kobayashi 2001). UKM merupakan cikal bakal industri besar dimasa depan karena setiap industri besar memiliki pengalaman memulai sebagai industri kecil. Tambunan (2002) menyatakan bahwa industri kecil dapat merespon lebih cepat dan lebih fleksibel dibandingkan dengan industri besar dalam menghadapi perubahan kondisi yang mendadak. Walaupun tidak menampik kenyataan, banyak industri kecil yang merasakan dampak krisis. UKM dengan perannya yang sangat besar bukan tanpa hambatan. UKM memiliki tantangan struktural dan operasional yang perlu segera diatasi jika pembangunan ekonomi ingin dicapai, karena mereka adalah mesin pertumbuhan, penciptaan lapangan kerja dan transformasi sosial ekonomi (Eyaa et al. 2010). Pengembangan UKM di Indonesia juga tak luput dari berbagai masalah, baik itu masalah internal maupun eksternal. Masalah umum yang sering dihadapi oleh UKM adalah keterbatasan modal kerja atau modal investasi, kemampuan dalam mendapatkan yang murah dengan kualitas yang baik dan harga yang terjangkau, teknologi, sumberdaya manusia, kemampuan managerial, informasi pasar, pemasaran, jaringan dan distribusi (Tambunan 2002), sedangkan menurut Eyaa dan Ntayi (2010), kendala yang mempengaruhi kinerja UKM adalah daya saing A-26-1

2 dan kelangsungan hidup mereka, termasuk keterbatasan informasi pada pilihan pembiayaan, pasokan yang tidak memadai dan mahal serta keterbatasan akses pada jaringan yang diperlukan untuk peningkatan daya saing. Keterbatasan-keterbatasan UKM seperti yang dijelaskan di atas perlu untuk disiasati agar mereka dapat bersaing dan memiliki nilai kompetitif. Menurut Berry (1997) keterbatasan-keterbatasan yang ada pada UKM menuntut UKM untuk berkolaborasi dengan industri besar. Berry juga mengatakan bahwa untuk mempercepat kemampuan enterpreneurship, salah satu satu penentu utama dalam percepatan pembangunan UKM adalah pembentukan hubungan antara industri besar dan UKM melalui pengaturan subkontrak. Ketika bicara tentang subkontrak maka tidak akan pernah lepas dari supply chain. Dalam sebuah supply chain, perusahaan adalah sekuat supply chain terlemahnya (koh et al 2006) dalam (Eyaa et al. 2010). Dimana jika ada satu rantai yang lemah maka kinerja dari supply chain tersebut adalah sekuat rantai terlemah tersebut. UKM sebagai salah satu rantai dalam sebuah sistem supply chain mejadi elemen yang tidak bisa diabaikan. Kinerjanya dalam supply chain akan mempengaruhi kinerja seluruh supply chain yang ada. Implikasinya adalah bahwa agar dapat bersaing di pasar, UKM harus mengatasi kinerja supply chain mereka dan juga mengidentifikasi faktor-faktor yang berpengaruh dalam kinerja supply chain mereka. Sebuah studi UKM di Thailand oleh Visara dan Hunt (2008) menetapkan bahwa banyak pemilik dan manajer UKM tidak memiliki pengetahuan yang cukup pada praktek bisnis serta kapasitas untuk menilai kinerja supply chain mereka (Eyaa et al. 2010). Eyaa dan Ntayi (2010) telah meneliti tentang faktor yang mempengaruhi kinerja supply chain pada UKM, penelitian yang dilakukan berpijak pada penelitian Simatupang (2005) bahwa variabel yang berpengaruh pada kinerja kolaborasi supply chain adalah variabel information sharing, decision synchronization dan incentive aligment. Dari hasil penelitian didapatkan bahwa variabel decision synchronization tidak berdampak signifikan pada kinerja supply chain. Namun belum ditemukan jurnal yang menjelaskan lebih lanjut tentang perbedaan variabel signifikan dengan penelitian sebelumnya. Metode yang dipakai dalam penelitian tersebut adalah metode regresi hirarki, dimana pada metode ini tidak dapat menjelaskan perubahan perubahan variabel yang terjadi akibat umpan balik informasi, selain itu juga tidak ada penjelasan tentang interdependensi yang terjadi pada masing masing variabel. Pada penelitian tersebut, juga belum mempertimbangkan kelemahan UKM dibandingkan industri besar, sehingga variabel yang digunakan belum mencerminkan keseluruhan faktor yang berpengaruh pada kinerja supply chain UKM. Salah satu kelemahan mendasar UKM adalah kurangnya kemampuan managerial dan koneksi. Nilai pengaruh variabel yang hanya sebesar 29,4 persen pada penelitian yang dilakukan Ntayi dan eyaa (2010) diduga karena tidak memasukkan variabel yang menjadi kelemahan UKM dan tidak adanya informasi umpan balik sebagai dasar untuk kegiatan setelahnya. Dalam sistem sosial ekonomi keterkaitan antar variabel juga penting, karena variable-variabel tersebut saling berinteraksi satu sama lain. Dalam penelitian ini pendekatan yang digunakan adalah sistem dynamic karena yang akan disimulasikan adalah ekosistem dari supply chain yang berpengaruh pada kinerja supply chain tersebut. Kolaborasi sendiri merupakan aspek yang dibangun dan berkembang terhadap perubahan waktu. System dynamic mempelajari dan mengatur sistem umpan balik yang kompleks, seperti yang sering ditemukan dalam sistem bisnis dan sosial. Secara konseptual, konsep umpan balik merupakan inti dari pendekatan sistem dinamik. Diagram loop umpan balik informasi dan lingkaran sebab akibat adalah alat untuk mengkonseptualisasikan struktur sistem yang kompleks dan untuk mengkomunikasikan model berbasis wawasan. Secara intuitif, umpan balik terjadi ketika informasi yang dihasilkan dari beberapa tindakan bergerak A-26-2

3 melalui sistem dan akhirnya kembali dalam beberapa bentuk ke titik asal, berpotensi mempengaruhi tindakan di masa depan ( Umpan balik dalam hal ini memiliki arti bahwa situasi X mempengaruhi Y dan sebaliknya Y mempengaruhi X, yang mungkin terjadi melalui suatu rantai sebab akibat (Arvitrida 2008). Demikian juga dalam kolaborasi supply chain, contoh dalam variabel information sharing (X) terhadap kinerja supply chain (Y), semakin berkualitas dan lengkap informasi yang diberikan, semakin baik pula kinerja supply chain, peningkatan kinerja akan meningkatkan kepercayaan member supply chain, hal ini akan membuat kemauan untuk sharing informasi pada waktu berikutnya semakin besar. Pola ini terjadi di dunia nyata namun tidak dapat direpresentasikan dalam penelitian yang dilakukan sebelumnya. Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan strategi terbaik dalam rangka mempercepat pertumbuhan UKM melalui kolaborasi supply chain. Startegi terbaik didapat dari simulasi model kolaborasi supply chain UKM dengan terlebih dahulu memastikan variabel-avariabel yang berpengaruh pada kinerja kolaborasi UKM dalam Supply chain METODA Pada Penelitian ini objek penelitian yang diambil adalah koperasi UKM Industri Batik. Pemilihan koperasi sebagai model kolaborasi dipilih dengan beberapa alasan diantaranya karena Koperasi meiliki badan hokum yang jelas yang dapat dijadikan sebagai bargaining terhadap badan usaha yang lain yang akan diajak kerjasama, dan beberapa azas koperasi yang bertujuan mensejahterakan anggotanya. SDM pengurus Koperasi memiliki latar belakang pendidikan memadai untuk dapat ditingkatkan kompetensinya, dimana 50,6% adalah lulusan SLTA dan 42.4% adalah lulusan sarjana (2012), seperti tertera pada gambar 5.3 tentang komposisi latar belakang pendidikan pengurus koperasi. Koperasi UKM memiliki beberapa jenis kolaborasi diantaranya adalah kolaborasi dengan pemasok, kolaborasi dengan pembeli/distributor serta kolaborasi UKM sendiri sebagai anggotanya. dari masing masing kolaborasi tersebut kepercayaan merupakan factor yang penting untuk memastikan kerjasama berjalan dengan baik. Pemodelan dimulai dengan membuat konseptual model kolaborasi supply chain UKM. Model awal Kolaborasi dibuat sebagai acuan dasar dalam menentukan langkah dan kebutuhan data selanjutnya. Gambar berikut merupakan konsep awal yang dibangun berdasarkan hipotesa hasil studi literature Gambar 1 Konseptual model awal A-26-3

4 Studi Sistem Kolaborasi Supply Chain UKM Tahapan awal yang dilakukan adalah studi literatur tentang kolaborasi supply chain di UKM yang pernah diteliti sebelumnya. Pada tahap ini akan di pelajari tentang apa itu supply chain, bagaimana penerapannya dalam UKM, bagaimana metode kolaborasi supply chain di UKM, sampai pada pengukuran kinerja supply chain di UKM. Dalam studi literatur juga memahami peran kepercayaan dalam suksesnya sebuah kolaborasi dan bagaimana memilih metode atau pendekatan yang dapat mengakomodasi kebutuhan dalam penelitian ini. Pembuatan Model Awal Pada tahapan ini, model mulai dibangun dengan penetapan variabel-variabel yang berpengaruh pada sistem pengembangan UKM baik itu variabel yang bisa kita kendalikan (internal) maupun variabel yang tidak dapat kita kendalikan (eksternal). Variabel-variabel ini didapat dari studi literatur dan studi lapangan yang dilakukan sebelumnya. Setelah identifikasi variabel kemudian identifikasi causal loop atau diagram sebab akibat dari masing masing variabel, pada tahapan ini semua keterkaitan langsung dari masing masing variabel ditentukan hubungannya apakah itu positif atau negatif. Hasil dari tahapan ini akan didapatkan beberapa diagram sebab akibat yang nantinya akan digabung menjadi sebuah sistem utuh. Pengumpulan data Pengambilan data pada tahap ini didasarkan pada variabel-variabel yang ada pada model konseptual, dimana diagram sebab akibat yang ada tersebut dicari data riilnya, pengumpulan data pada tahap ini dilakukan dengan wawancara dengan pelaku di UKM yang ditetapkan sebagai studi kasus. Untuk mempermudah proses wawancara, disiapkan daftar pertanyaan dengan topik pertanyaan berkisar tentang kerjasama dengan Pemasok, kerjasama dengan pelanggan dan manajemen koperasi dalam mengelola UKM sebagai anggotanya. Perancangan Model Simulasi Causal loop yang telah disusun kemudian dibuat formulasi matematis sebab akibatnya sedemikian rupa sehingga mewakili kondisi data yang sebenarnya dengan data observasi sebagai dasar formulasinya. Pada tahap ini juga dilakukan perancangan model simulasi dengan konsep stock & flow diagram menggunakan perangkat lunak Vensim. Langkah pertama yang dilakukan adalah mendesain satu loop dan memasukkan formula matematisnya. Pembuatan formula matematis dilakukan dengan menganalisa data yang didapat, berupa kolerasi antar variabel.setelah dianggap sesuai maka dilanjutkan dengan menambahkan loop berikutnya pada file simulasi. Perancangan ini dibuat sampai semua entitas yang berpengaruh sudah dimasukkan kedalam model simulasi, dan model siap dijalankan. A-26-4

5 Harga beli Kebutuhan kemampuan <> tenaga kerja <> safety stok minimal bahan baku <kebutuhan produksi> gap produksi Harga 1 Kemampuan Produksi harga 2 Jumlah beli ketersediaan tenaga kerja <Anggota Koperasi> gap tenaga produksi batas qtt1 Gambar 2 diagram stok & flow kolaborasi supply chain UKM Model simulasi dibuat dengan memastikan kolaborasi dengan pemasok, kolaborasi dengan pelanggan dan kolaborasi UKM dalam koperasi terakomodasi. Model sebelum menjalankan simulasi terlebihdahuli dipastikan kesesuaiannya dengan verifikasi model dan validasi perilakunya. Dari hasil ferivikasi model sudah dinyatakan OK dan konsisten secara dimensi. Hasil validasi juga menunjukkan bahwa perilaku model sudah mendekati kondisi system sebenarnya.model yang sudah valid dapat dilihat pada gambar 2 HASIL DAN DISKUSI harga 3 Dana Tersedia <Modal Usaha> <Komitmen pengiriman> batas qtt2 Masuk delay pesan dipilih Datang Harga beli total harga didapat minimal produksi <Time> jadwal produksi kebutuhan produksi grade B Kecepatan Produksi grade C <skala lama bekerja sama> <Kemampuan Produksi> Akumulasi sisa penguranganpesanan penambahan sisa sisa <experience curve> Keuntungan yang diinginkan <grade A> pemilihan safety stok produk Ketersediaan Produk Pesanan Sampai Pada penelitian ini ada dua koperasi yang dijadikan sebagai objek penelitian yaitu koperasi batik sidoarjo dan koperasi kampung unggulan Surabaya. Dua koperasi tersebut sama-sama beranggotakan UKM namun memiliki pola manajemen yang berbeda. Pada koperasi batik sidoarjo koperasi hanya berperan sebagai penyedia untuk UKM sebagai anggotanya sedangkan pada proses produksi dan pemasaran diserahkan kepada masing masing UKM. Pada koperasi kampung unggulan surabaya peran koperasi mulai dari penyediaan, pengendali kualitas hasil produksi, ikut memasarkan batik dan melakukan pelatihan produksi secara berkala pada UKM sebagai anggotanya. Frekuensi dan kualitas komunikasi yang dilakukan oleh kedua koperasi juga berbeda, koperasi batik sidoarjo melakukan pertemuan satu tahun sekali sedangkan koperasi kampung unggulan Surabaya melakukan komunikasi setiap 3 bulan sekali. Kedua model tersebut disimulasikan selama 120 bulan atau 10 tahun dari hasil simulasi didapatkan bahwa koperasi model kedua memiliki performa yang lebih baik dalam pertumbuhan UKM dan peningkatan penghasilannya. Dari gambar 3a didapatkan bahwa pada kedua jenis koperasi pola grafik pertumbuhan memiliki sifat yang hampir sama yaitu mengalami kenaikan di awal-awal tahun, namun pada koperasi KBPIS mengalami penurunan drastis pada bulan ke 45. Anggota yang keluar pada sejak bulan tersebut sampai pada akhirnya stagnan di bulan ke 63 dengan jumlah anggota minimal. Sedangkan pada koperasi batik unggulan pertumbuhan anggota masih terus berlangsung sampai bulan 58 namun juga terjadi penurunan anggota pada tahun berikutnya walaupun tidak sedrastis KBPIS. Perbedaan ini dimungkinkan karena adanya manajemen koperasi yang berbeda dengan intensitas komunikasi antar anggota pada KBPIS yang sangat flat delay produksi Pengiriman Pesanan Delay Pengiriman Harga Jual <Minat pembeli> delay Informasi Pesanan <Akumulasi sisa pesanan> <pesaing usaha> Invoice pembagian keuntungan <harga didapat> <Keuntungan per UKM> <harga <kualitas produksi UKM> produk> konversi kualitas ke harga Demand <Time> Pembayaran market share potensial pesanan harga produksi UKM kas masuk Koperasi <Delay <Anggota Koperasi> <unit barang> unit rate Delay Pembayaran A-26-5

6 kurang sehingga lebih banyak yang keluar. Pertumbuhan koperasi dipengaruhi oleh jumlah keuntungan yang diterima oleh anggota koperasi. Gambar 3b menjelaskan keuntungan yang diterima oleh anggota koperasi. Keuntungan yang tergambar disini adalah keuntungan rata-rata anggota, jadi bukan merupakan cerminan keuntungan masing-masing anggota koperasi. Keuntungan sesunggunya masing masing anggota tergantung pada produktifitas dan kualitas produk masing masing anggota. Pada gambaar 5.9 tersebut keuntungan naik turun dikarenakan adanya waktu waktu tertentu dimana UKM belum selesai memproduksi pesanan sehingga pada waktu tersebut tidak ada pemasukan. Faktor lain yang berpengaruh adalah adanya pesanan dari pasar. Jika sedang tidak ada pesanan makan keuntungan juga tidak didapat pada bulan tersebut (a) (b) Gambar 3 (a) pertumbuhan UKM sebagai Anggota Koperasi (b) Keuntungan rata-rata UKM anggota koperasi Dari hasil simulasi didapatkan ada kecenderungan penurunan UKM anggota kolaborasi dan keuntungan rata-rata UKM pada kedua model. Pada penelitian ini kemudian dilakukan berapa sekenario untuk memperbaiki trend yang kurang baik tersebut. Dari beberapa sekenario didapakan bahwa meningkatkan kompetensi manajemen koperasi sebagai pengelola UKM dan memperbaiki komunikasi berdampat signifikan untuk merubah trend grafik sedua koperasi diatas. Seting variabel koperasi ungugulan dipilih sebagai dasar untuk perbaikan berikutnya, dikarenakan baik dari segi pertumbuhan anggota maupun dari jumlah keuntungan yang didapat lebih baik dari koperasi batik sidoarjo. Pada sekenario ada beberapa variabel yang dirubah, yaitu peningkatan komunikasi anggota menjadi 1 bulan sekali, pembuatan jadwal produksi sehinngga keterlambatan bahan baku dapat dikurangi, keterlambatan pengiriman juga diperbaiki. Hasil sekenario ini dapat dilihat pada gambar 3a dan 3b pada grafik sekenario. Pada strategi yang perbaikan yang dilakukan berhasil mencegah terjadinya penurunan anggota koperasi yang terjadi pada kedua objek penilitan yang dipilih. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Kesimpulan Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan untuk mempercepat pertumbuhan UKM kolaborasi supply chain harus memperhatikan kepercayaan anggota kolaborasi, masa pembuatan produk, kualitas produk, harga produk, kualitas komunikasi kualitas manajemen. Dengan menjaga kepercayaan masing masing stake holder dan manajemen yang baik terlihat perubahan signifikan pada perkembangan performa supply chain dan pengaruhnya pada pertumbuhan UKM. A-26-6

7 Rekomendasi Dalam strategi kolaborasi UKM perlu memperhatikan komunikasi yang baik. Dalam mengelola komunikasi ini peran pengelola koperasi sangat penting. Mengingat tingkat pendidikan UKM-UKM yang ada, akan sangat sulit untuk meningkatkan pemahaman UKM dalam mengelola manajemne. Peningkatkan kemampuan manajemen cukup diberikan kepada pengelola koperasi UKM yang notabene memiliki rata-rata pendidikan setingkat SMA dan Sarjana. Peningkatan UKM lebih difokuskan kepada peningkatan kemampuan produksi. Selanjutnya pada tahap pelaksanaan pengelolaan koperasi sebaiknya jangan hanya menjadi penyedia, namun terlibat langsung seluruh proses mulai pembelian, pemastian kualitas produk, pemasaran dan pemeliharaan komunikasi baik dengan pemasok, konsumen maupun dengan UKM anggota koperasi. DAFTAR PUSTAKA Arvitrida, Niniet Indah (2008), 'Simulasi koordinasi supply chain pisang: Studi kasus pisang mas dari Lumajang', Simulation (Institut Teknologi Sepuluh Nopember). Berry, Albert Ph, D (1997), 'SME C ompetitiveness : The Power of Networking and Subcontracting', Development. BPS 'Sensus ekonomi 2006', Eyaa, Sarah, Ntayi, Joseph M, and Namagembe, Sheila (2010), 'COLLABORATIVE RELATIONSHIPS AND SME SUPPLY CHAIN PERFORMANCE', Management, 6, Kameyama, Saburo and Kobayashi, Hidenori (2001), 'Model for SME Sector Development'. Simatupang, Togar M (2005), 'An integrative framework for supply chain collaboration', International Journal of Logistics Management, 16, Tambunan, Tulus (2002), 'DEVELOP MENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES IN INDONESIA ', Development, 'system dynamic society', A-26-7