Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 24 Januari 2015

Transkripsi

1 Program Studi MMTITS, Surabaya 24 Januari 2015 ANALISIS PENENTUAN ESTIMASI BIAYA, PENJADWALAN DAN PENGELOLAAN DISTRIBUSI SERTA DAMPAK PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KINERJA LOGISTIK (STUDI KASUS: PT SUNAN INTI PERKASA) Titus Kristanto 1) dan Erma Suryani 2) Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Raya ITS Keputih Sukolilo Surabaya ), 2) 1), 2) ABSTRAK Kondisi perekonomian di Indonesia berkembang sangat cepat sehingga perusahaan mendapatkan persaingan yang sangat ketat. Dalam menghadapi persaingan, perusahaan perlu perencanaan dan pengendalian biaya terutama pada distribusi logistik. Sehingga diperlukan efisiensi untuk mengurangi biaya operasional pada bidang distribusi logistik. Dengan mengurangi biaya operasional, perusahaan mendapatkan keuntungan yang lebih besar. Masalah yang dihadapi di perusahaan adalah tingginya biaya logistik perusahaan dibandingkan dengan biaya logistik yang dikeluarkan perusahaan pada lokasi yang sama. Salah satu solusi yang digunakan yakni dengan pendekatan simulasi sistem dinamik. Sehingga diharapkan dapat mengoptimalkan biaya operasional transportasi dengan menentukan rute optimal dengan mempertimbangkan jarak lokasi, waktu pengiriman, biaya pengiriman, serta kapasitas kendaraan angkut yang digunakan dalam distribusi logisitk. Hasil dari penelitian yaitu dapat meningkatkan kualitas pelayanan dan pengiriman distribusi logisitik kepada pelanggan tepat waktu sesuai dengan permintaan pelanggan. Kata kunci: Biaya Pengiriman, Simulasi Sistem Dinamik, Penentuan Jarak, Waktu Pengiriman, Kapasitas Angkut. PENDAHULUAN Di dalam dunia industri, sistem penjadwalan dan pengelolaan rute distribusi memiliki peranan penting bagi perusahaan. Pada dunia industri fokus pada desain dan instalansi integrasi sistem dengan manusia, material, dan evaluasi hasil yang didapatkan oleh sistem. Pada dunia industri menyadari bahwa logistik mempunyai peranan yang sangat penting terhadap biaya, keputusan mengenai logistik, dan penentuan rute jalur distribusi logistik. Logistik merupakan ilmu ekonomi yang kompleks. Rute merupakan jalur distribusi yang diawali dan diakhiri pada suatu depo. Permasalahan pada routing memberikan banyak dampak perbaikan pada berbagai rute, sehingga memberikan masukan pada proses pengiriman, penjadwalan dan pengelolaan logistik pada kendaraan angkutan yang tersedia. Untuk mencapai hasil yang efisien dan efektivitas mutlak perlu organisasi yang baik. Hasil dari manajemen logistik akan mendapatkan sejumlah barang C261

2 Program Studi MMTITS, Surabaya 24 Januari 2015 atau jasa yang tempat dan waktu yang tepat pada sasaran serta kondisi yang diinginkan dengan memberikan pada dampak kontribusi besar pada perusahaan (Ronald H. Ballou, 2004). Perusahaan menerapkan dan mengembangkan TI memiliki efek dalam mengantarkan produk ke pelanggan menggunakan jaringan distribusi logistik. Sebuah jaringan distribusi terdiri dari aliran produk dari produsen ke konsumen melalui titik pemindahan, pusat distribusi (gudang), dan pengecer. Peranan jaringan distribusi dan manajemen merupakan hal penting bagi perusahaan untuk meningkatkan penjualan dan keuntungan. Perusahaan wajib mengoptimalkan sistem distribusi biar mudah bersaing pada perusahaan lain, dengan cara mengoptimalkan armada transportasi. Setiap konsumen dilayani oleh kendaraan, serta total permintaan yang dibawa tidak melebihi kapasitas kendaraan. Transportasi merupakan kegiatan manusia dalam menunjang dan mewujudkan interaksi sosial serta ekonomi dari suatu kajian wilayah, dengan cara menentukan wilayah mempunyai transpotasi yang ekonomis, efisien, dan feasible sehingga dapat memenuhi masyarakat (Toth and Vigo, 2002). Berdasarkan permasalahan, pemecahan masalah yang ditawarkan adalah dengan menggunakan Simulasi dan Pemodelan. Simulasi ialah suatu metodologi untuk melaksanakan percobaan dengan menggunakan model dari satu sistem nyata (Siagian, 1987). Dalam simulasi untuk mempelajari sistem secara numerik, dilakukan pengumpulan data, yaitu dengan menggunakan survey, untuk melakukan estimasi statistik untuk mendapatkan karakteristik asli dari sistem nyata. Model tersebut harus dapat menunjukkan bagaimana berbagai komponen dalam sistem saling berinteraksi sehingga benar benar menggambarkan perilaku sistem. Setelah model dibuat maka model tersebut ditransformasikan ke dalam program komputer sehingga memungkinkan untuk disimulasikan. Berdasarkan penjelasan diatas, terdapat tujuan yang ingin dicapai yaitu: 1) Menganalisis proses distribusi logistik yang dilakukan PT Sunan Inti Perkasa Surabaya (jarak lokasi, biaya transportasi, waktu ketetapan, tujuan pengiriman). 2) Menjadwalkan proses pengiriman untuk meningkatkan efisiensi distribusi. 3) Meningkatkan kinerja proses logistik dengan mempertimbangkan faktor internal dan eksternal. METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian disusun secara sistematis dan terarah yang digunakan sebagai suatu kerangka dalam sebuah penelitian ilmiah. Adapun tahapan dari penelitian adalah: 1. Kajian Pustaka Kajian pustaka dilakukan dengan mencari dan mempelajari referensi teks, jurnal, paper, serta literatur lain yang berhubungan dengan pokok bahasan. 2. Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara yaitu: a. Penelitian Lapangan b. Observasi c. Wawancara d. Penelitian Kepustakaan C262

3 Program Studi MMTITS, Surabaya 24 Januari 2015 Data utama merupakan data yang bersifat primer yang digunakan untuk pengolahan data, yang terdiri dari: a) Data perusahaan b) Data pengiriman c) Desain rute d) Biaya operasional e) Dimensi kapasitas transportasi f) Data armada transportasi g) Waktu loading h) Waktu unloading i) Waktu tempuh j) Zona kecepatan k) Biaya tambahan pada setiap rute l) Waktu delivery 3. Pemodelan Sistem Pada tahapan pemodelan sistem, model dibangun dengan penetapan variabelvariabel estimasi biaya, penjadwalan, pengelolaan rute, distribusi logistik, transportasi, serta dampak internet dengan menggunakan pendekatan sistem dinamik. Pemodelan sistem dimulai dari konseptual sistem yang dilakukan melalui pembuatan model konseptual yang digambarkan melalui diagram causal loop. Biaya operasional pada Gambar 1 diperoleh dengan memperhitungkan biaya extra, biaya alat, PPH 2%, biaya tol, uang makan, biaya truck luar, biaya perawatan, biaya pengawalan, tiket helper, biaya supervisi, dan biaya lain. (Clarissa Asteria, 2008). Biaya Extra Biaya Operasional Biaya Lain Biaya Supervisi Tiket Helper Biaya Pengawalan Biaya Alat Biaya Tol Biaya Perawatan Biaya Truck Luar PPH 2% Uang Makan Gambar 1. Causal Loop Diagram Biaya Operasional Pada biaya angkutan (Gambar 2) sudah termasuk biaya bahan bakar, biaya sopir, jenis armada, jenis barang yang angkut. (Clarissa Asteria, 2008). Biaya Angkutan Jenis Pengangkutan Biaya Bahan Bakar Jenis Armada Biaya Sopir Gambar 2. Causal Loop Diagram Biaya Angkutan Pada armada operasional (Gambar 3) didapatkan kapasitas kendaraan, jenis bahan bakar, jumlah kendaraan, jenis kendaraan, sopir, (Clarissa Asteria, 2008). C263

4 Program Studi MMTITS, Surabaya 24 Januari 2015 Kapasitas Kendaraan Armada Transportasi Sopir Jenis Bahan Bakar Waktu unloading Penjadwalan Jumlah Kendaraan Jenis Kendaraan Gambar 3. Causal Loop Diagram Armada Operasional Pada lokasi customer (Gambar 4) didapatkan dari penentuan yang dilalui armada operasioanal untuk proses pengirima sehingga didapatkan jarak tempuh, waktu delivery, waktu tempuh, waktu angkut, zona kecepatan. (Clarissa Asteria, 2008). Jarak tempuh Lokasi customer Waktu pengiriman Waktu loading Gambar 4. Causal Loop Diagram Lokasi Customer Untuk proses penjadwalan pada Gambar 3.6 didapatkan armada operasional yang digunakan, letak lokasi customer, serta biaya operasional selama pengiriman (Clarissa Asteria, 2008). Biaya Operasional Armada Operasional Penjadwalan Lokasi customer Gambar 5. Causal Loop Diagram Penjadwalan Peranan teknologi informasi khususnya internet terhadap distribusi logistik memiliki dampak pada penghematan biaya operasional, biaya angkutan, waktu pengiriman, jarak tempuh serta armada angkutan (Bentar Priyopradono, 2013). Armada Operasional Biaya Angkutan Penggunaan TI Waktu Pengiriman Biaya Operasional Biaya Perawatan Gambar 6. Causal Loop Diagram Penggunaan Teknologi Informasi Untuk jenis pengangkutan didapatkan macammacam jenis barang yang diangkut, bisa dilihat pada Gambar 7. C264

5 Program Studi MMTITS, Surabaya 24 Januari 2015 Konstruksi Besi Beton Machine RIG Material Proyek Barite Machine Grip Pipa Jenis Pengangkutan Besi WF Ingot Pipa 26 Meter Container 20" Scaffolding Container 40" Rel Kereta Pipa 24 Meter Tangki Accecoris Crane Gambar 7. Causal Loop Diagram Jenis Pengangkutan Untuk jenis armada angkutan berdasarkan barang yang dikirim, bisa dilihat pada Gambar 8. Truck Sliding Truck Lodging Jenis Armada Truck Standard Truck Lowbed Truck Dolly Gambar 8. Causal Loop Diagram Jenis Armada Angkut Untuk model diagram causal loop pada penelitian secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 9. PenggunaanTI Lokasi Customer Waktu Pengiriman Biaya Perawatan Material Proyek Pipa 24 Meter Besi Beton Container 40" Ingot Waktu Loading Biaya Lain Machine Waktu Unloading Jenis Biaya Pengiriman Container 20" Jarak Tempuh Biaya Operasional Pengangkutan Scaffolding Grip Profit Pipa 26 Meter Biaya Sopir Tangki Biaya Bahan Besi WF Sopir Biaya Alat Biaya Truck Luar Konstruksi Bakar Accesoris Crane Barite Pipa Armada Biaya Tol PPH 2% Rel Kereta Machine RIG Transportasi Biaya Pengawalan Penjadwalan Uang Makan Jenis Armada Jumlah Armada Biaya Extra Kapasitas Biaya Supervisi Tiket Helper Truck Dolly Kendaraan Jenis Bahan Bakar Truck Standar Truck Sliding Truck Lowbed Truck Lodging Gambar 9. Causal Loop Diagram secara keseluruhan HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini akan dijelaskan tentang implementasi metodologi penelitian. Pengembangan model dasar (base model) diawali dari tahap pengumpulan data untuk menidentifikasi beberapa variabel yang signifikan. Setelah data terkumpul, dilanjutkan pada model konseptual yang dilakukan dengan menggambarkan model melalui causal C265

6 Program Studi MMTITS, Surabaya 24 Januari 2015 loop diagram, lalu dilanjutkan dengan menerjemahkan causal loop diagram, yang telah dibuat, menjadi diagram simulasi yaitu stock and flow diagram. Dari model yang telah dihasilkan, dilakukan formulasi atau penentuan persamaan dengan cara memahami dan menguji konsistensi model. Setelah proses formulasi atau penyusunan model matematis, langkah berikutnya menjalankan proses simulasi pada model dan menghitung kinerja dari model dengan menggunakan Vensim dan Microsoft Excel. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan wawancara langsung dengan pihak yang terkait yaitu karyawan bagian distribusi dan karyawan PT Sunan Inti Perkasa Surabaya serta membuat daftar datadata yang dibutuhkan. Metode yang digunakan adalah dengan melakukan pengukuran waktu langsung berupa mengukur waktu kecepatan pengisian (loading) dan pembongkaran produk (unloading) ke dan dari kendaraan angkut, waktu pelayanan, serta mengumpulkan dan mempelajari dokumendokumen perusahaan yang telah disetujui oleh pihak perusahaan yang berhubungan dengan pendistribusian barang. Data yang diperoleh dari bulan Januari 2013 sampai dengan bulan Desember Stock and Flow Diagram Setelah Causal Loop Diagram dan pengumpulan data dilakukan, maka perlu dilakukan pengembangan untuk menyusun Stock and Flow Diagram dari model sistem dan disertai dengan penyusunan fo rmula berupa persamaan matematisnya. Model dibuat dengan pengamatan selama 12 bulan dimulai dari bulan Januari 2013 sampai dengan Desember Interval pengamatan diatur tiap satu bulan sehingga model memiliki horizon waktu 10 bulan. Pembuatan model simulasi menggunakan bantuan perangkat lunak Ventana Simulation (VENSIM). Diagram stock and flow terbagi atas 3 sub model yang utama yaitu bagian Armada Pengiriman, Biaya Pengiriman, dan Waktu Pengiriman. Sub Model Armada Pengiriman Distribusi Pengiriman distribusi logistik dari sumber ke depot tujuan menggunakan truck perusahaan dan truck luar. Armada pengiriman terdiri dari truck standard, truck lowbed, truck sliding, truck lodging, truck dolly. Gambar 4.3 memperlihatkan sub model armada pengiriman distribusi. Rate Total Truck Perusahaan Rate Total Truck Luar Total Truck Perusahaan Total Truck Angkut Total Truck Luar Gambar 10. Sub Model Armada Pengiriman C266

7 Program Studi MMTITS, Surabaya 24 Januari 2015 Sub Model Biaya Pengiriman Sub model biaya pengiriman mendefinisikan proses perhitungan biaya pengiriman untuk masingmasing produk yang ada di PT Sunan Inti Perkasa dari gudang ke customer dengan memperhatikan moda angkutan yang digunakan. Keluaran dari sub model adalah biaya pengiriman dari depot gudang ke customer, yang digambarkan pada Gambar 11. Rate Total Tagihan Rate Total Profit Rate Total Biaya Total Profit Truck Dolly Truck Sliding Truck Standard Truck Lowbed Truck Lodging Total Tagihan Truck Luar Sub Model Waktu Pengiriman Total Biaya Biaya Alat Biaya Tol Biaya Operasional Uang Makan PPH 2% Biaya Lain Biaya Truck Luar Tiket Helper Biaya Extra Biaya Pengawalan Biaya Supervisi Gambar 11. Sub Model Biaya Pengiriman Lamanya waktu pengiriman logistik dari sumber pusat menuju depot, dipengaruhi oleh waktu operasional yang meliputi waktu ketika logistik di loading (mengisi barang) dari gudang ke alat angkut (truk/kontainer), waktu perjalanan setelah dilakukan loading logistik dan waktu pembongkaran (unloading) logistik dari alat angkut ke Depot, yang ditunjukkan sub model waktu pengiriman pada Gambar 12.. Waktu loading Waktu Inbound Estimasi Waktu Pengiriman Waktu Outbound Waktu unloading Gambar 12. Sub Model Waktu Pengiriman KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil pengolahan dan analisis data, maka didapatkan kesimpulan yaitu: 1. Dari hasil analisis data pada bulan Januari 2013 sampai Desember 2013 maka didapatkan hasil pengolahan data untuk menentukan jalur distribusi, penentuan rute untuk menghasilkan penghematan agar mendapatkan solusi yang optimal. 2. Dari perbandingan jarak dan biaya maka didapatkan rute yang baru yang lebih optimal dan dapat dilakukan penghematan biaya. C267

8 Program Studi MMTITS, Surabaya 24 Januari 2015 Saran Berikut ini saransaran yang dapat diberikan yaitu: 1. Sebaiknya perusahaan menerapkan model matematis pada perhitungan total biaya logistik agar dapat memberikan informasi yang lebih detail terhadap biaya logistik. 2. Perusahaan sebaiknya melakukan penelitian yang terkait sebelum menentukan lokasi rute mana saja yang akan dilalui agar dapat menekan biaya logistik. DAFTAR PUSTAKA Asteria, Clarissa Penentuan Rute Distribusi Dengan Algoritma Tabu Search Untuk VRP Dengan Time Windows (Studi Kasus di PT X). Universitas Indonesia. Depok. Ballou H. Ronald Business Logistics Management, PrenticeHall: International, United State. Paolo Toth, Danielle Vigo The Vehicle Routing Problem. Monographs on Discrete Mathematics and Application. Siagian, P Penelitian Operasional: Teori dan Praktek. Penerbit UI Jakarta Cetakan ke1. Simanjuntak, R. Josua Perhitungan Total Biaya Logistik Berdasarkan Model Matematis yang Mempertimbangkan Jumlah, Lokasi, dan Cakupan Distribusi Gudang Produk di PT Central Preteina Prima. Universitas Sumatra Utara. C268