PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN PEROLEHAN. Nama: RAMLAH BT. MOHAMED Nama: DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/11 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Nama: RAMLAH BT. MOHAMED Nama: DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH Jawatan: PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 Tarikh: 15 FEBRUARI 2008 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/ OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dan mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bagi mengurus perolehan melalui tiga (3) cara iaitu: 2.1. Pembelian Terus; 2.2. Sebut Harga; dan 2.3. Kontrak Pusat. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1. Manual Kualti BPG-PPK-MK Arahan Perbendaharaan 3.3. Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa 3.4. Buku Panduan Perolehan Kerajaan 4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN 4.1. Definisi Perolehan adalah suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti BPG dan IPG Pembelian Terus adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut :

3 MUKA SURAT : 3/11 a) Perolehan bekalan dan perkhidmatan sehingga RM10, bagi setiap jenis item boleh diperoleh daripada mana-mana pembekal/ syarikat. b) Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melebihi RM10, sehingga RM50, setahun bagi setiap jenis item boleh diperoleh daripada pembekal/syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. c) Perolehan kerja tidak melebihi RM20, boleh diperoleh secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan Sebut Harga adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut : a) Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM200,000 bagi setiap jenis item boleh dipelawa daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan borang Lampiran Q. Walau bagaimanapun bagi perolehan yang melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa di kalangan pembekal/syarikat bertaraf Bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. b) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan kontraktor di daerah - daerah terdekat yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dalam kelas, kepala dan sub kepala yang berkaitan.

4 MUKA SURAT : 4/ Kontrak Pusat adalah kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkuat kuasa dan tiada had nilai perolehan Bekalan adalah barangan/peralatan yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu aktiviti Kerja adalah pembinaan/pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan mekanikal Perkhidmatan adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperolehi dalam melaksanakan sesuatu kerja Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga adalah jawatankuasa yang dianggotai oleh sekurang-kurangnya dua orang pegawai dan seorang daripadanya hendaklah dari kumpulan Pengurusan dan Profesional. Kedua-dua pegawai ini hendaklah dilantik oleh PPG atau Pengarah IPG Jawatankuasa Penilaian Teknikal adalah jawatankuasa yang menilai barangan yang hendak dibeli supaya menepati spesifikasi dan keperluan Jawatankuasa Sebut Harga ialah jawatankuasa yang dipengerusikan oleh PPG/TPPG atau Pengarah IPG / Timbalan Pengarah IPG dan dua orang ahli yang dilantik oleh PPG atau Pengarah IPG Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal adalah jawatankuasa yang dilantik oleh PPG atau Pengarah IPG untuk menilai prestasi pembekal.

5 MUKA SURAT : 5/ Singkatan BKKPM Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan Malaysia BV eperolehan espkb JAN JKPS JKPT JKPPP JKS JT KJ KPP KPP(PIPG) KPT KS(P&K) KU OS P PA Buku Vot/Buku Vot Berkomputer (merujuk kepada proses perolehan secara manual) Perolehan secara elektronik Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan secara elektronik Jabatan Akauntan Negara/Negeri Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Jawatankuasa Penilaian Teknikal Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal Jawatankuasa Sebut Harga Juruteknik Ketua Jabatan Ketua Penolong Pengarah Ketua Penolong Pengarah, Unit Pengurusan Institut Pendidikan Guru Ketua Pembantu Tadbir Ketua Sub-Unit (Pentadbiran dan Kewangan) Ketua Unit Objek Sebagai Pengarah IPG Pembantu Akauntan

6 MUKA SURAT : 6/11 PAK PAR PE PKK PKP PPG PT(K) PT(P) PT(S) PT(T) TP TPPG KUKP Penolong Akauntan Pembantu Am Rendah Pegawai Eksekutif Pusat Khidmat Kontraktor Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Pengarah, Bahagian Pendidikan Guru Pembantu Tadbir (Kewangan) Pembantu Tadbir (Perolehan) Pembantu Tadbir (Stor) Pembantu Tadbir (Pentadbiran) Timbalan Pengarah IPG Timbalan Pengarah, Bahagian Pendidikan Guru Ketua Unit Khidmat Pengurusan

7 MUKA SURAT : 7/ TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan MELALUI PEMBELIAN TERUS ATAU KONTRAK PUSAT PT(S)/JT/ Pegawai 1. Memaklumkan kepada PT(P) mengenai stok yang habis/tidak cukup berdasarkan permohonan dari Jabatan/Unit (Rujuk LAM-PUP06-01) melalui borang LAM-PUP06-02; atau 2. Mengenal pasti kerja-kerja pembaikan/pembinaan dan memaklumkan kepada PT(P) melalui borang LAM-PUP PT(P) 3. Menyemak dan mematuhi prosedur perolehan. 4. Memohon kebenaran KS(P&K)/PP atau P/TP melalui PA dan PE/KPT untuk membuat perolehan. PA/PT(K) 5. Menyemak dan mengesahkan baki peruntukan PE/KPT 6. Menyemak dan menyokong permohonan perolehan dan mengemukakan kepada P/TP/KS(P&K)/PP. P/TP/KS(P&K)/PP 7. Menerima permohonan perolehan dan meluluskannya. PT(P) 8. Menyedia Pesanan Kerajaan secara menual/eperolehan dan mengemukakan kepada PA untuk merekodkan tanggungan ke dalam BV. PA/PT(K) 9. Merekod tanggungan ke dalam BV dan kembalikan kepada PT(P). PT(P) 10. Menyedia surat penghantaran Pesanan Kerajaan kepada pembekal secara menual/eperolehan. 11. Merekod penghantaran Pesanan Kerajaan. 12. Menghantar Pesanan Kerajaan kepada pembekal melalui pos laju/pos berdaftar/serahan tangan. PT(S)/JT/ Pegawai 13. Menerima barang daripada pembekal berdasarkan pesanan kerajaan. 14. Menyemak dan mengesah penerimaan barang.

8 MUKA SURAT : 8/11 Tanggungjawab Tindakan PAK/PA/PT(K) 15. Menyemak perakuan pembekal dan pengesahan penerimaan barang oleh PT(S)/JT/Pegawai secara manual/eperolehan 16. Menyemak invois secara manual/eperolehan dan menyediakan baucar bayaran secara manual/espkb. KS(P&K)/ KUKP MELALUI SEBUT HARGA 17. Menyediakan spesifikasi barang/perkhidmatan dan kerja serta membuat anggaran kos. KS(P&K)/ KUKP 18. Menyediakan dokumen sebutharga. 19. Mengenal pasti sekurang-kurangnya lima kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera atau PKK kelas F (perolehan kerja). 20. Menyerahkan dokumen sebut harga kepada P/TP/KPP(PIPG) untuk disemak dan ditandatangani. P/TP/KPP(PIPG) 21. Menyemak dan menandatangani dokumen sebutharga. PT(P)/JT 22. Menghantar dokumen sebut harga kepada kontraktor melalui pos laju/pos berdaftar/serahan tangan. 23. Merekod kehadiran kontraktor yang melawat tapak pada tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan. 24. Menyediakan Peti Sebutharga dan menyerahkan kunci kepada JKPS. JKPS 25. Memastikan Peti Sebutharga dikunci tepat pada masa dan tarikh tutup. 26. Membuka Peti Sebutharga. 27. Mencatatkan nombor bersiri pada muka surat hadapan borang sebut harga mengikut susunan pembukaan dan menandatanganinya. 28. Menyemak, mengesah, menandatangani Jadual Harga dan Jadual Spesifikasi. 29. Menyediakan Jadual Pembuka Sebutharga.

9 MUKA SURAT : 9/11 Tanggungjawab Tindakan 30. Menyediakan jadual sebut harga mengikut susunan harga terendah hingga tertinggi untuk dipamerkan di papan kenyataan 31. Menyerahkan dokumen sebut harga berserta Jadual Pembuka Sebut Harga kepada KS(P&K)/KUKP. PPG/TPPG/P/TP 32. Melantik JKPT bagi menilai tawaran sebut harga. JKPT 33. Menilai dan memaklumkan tawaran yang memenuhi spesifikasi Jabatan. KS(P&K)/KUKP 34. Menyediakan analisis sebut harga berdasarkan perkaraperkara berikut: 34.1 Kod Penyebutharga; 34.2 No. Pendaftaran, Kod Bidang dan Tarikh Luput; 34.3 Harga Tawaran; 34.4 Kedudukan Harga; 34.5 Tempoh Siap Kerja/Penghantaran; 34.6 Pengalaman; 34.7 Ulasan JPKT; dan 34.8 Syor/Cadangan Urusetia Urusetia 35. Memanggil mesyuarat JKS. 36. Membentangkan analisis sebut harga kepada JKS. JKS 37. Membuat keputusan pemilihan berdasarkan kriteria berikut : Tawaran yang menguntungkan Kerajaan; Tawaran yang memenuhi spesifikasi; Rekod perkhidmatan yang baik; dan Kesesuaian menyiapkan kerja/penghantaran. PEKPT 38. Menyediakan surat setuju terima sebut harga kepada kontraktor yang berjaya. PPG/TPPG/P/TP 39. Menyemak dan menandatangani surat setuju terima. PT(P) 40. Merekod dan menghantar surat setuju terima kepada kontraktor

10 MUKA SURAT : 10/11 Tanggungjawab Tindakan melalui pos/hantaran tangan. PE/KPT 41. Menerima surat setujuterima yang telah ditandatangani oleh kontraktor dan cagaran keselamatan. 42. Menyedia Dokumen Kontrak dalam tiga (3) salinan. PT(P) 43. Memukakan tiga (3) salinan dokumen kontrak kepada kontraktor untuk ditandatangan dan disetemkan. 44. Menerima semula tiga (3) salinan dokumen kontrak daripada pembekal dan mengemukakan kepada PPG/P untuk ditandatangan. 45. Membuat salinan secukupnya untuk dihantar kepada BKKPM/JAN, Jabatan Audit dan PA. Dokumen asal difailkan. PA/PT(K) 46. Merekodkan tanggungan ke dalam BV. PT(S)/JT PA/PT(K) 47. Memperakui bekalan/perkhidmatan dan kerja yang telah dilaksanakan. 48. Menyemak perakuan pembekal dan pengesahan penerimaan barang oleh PT(S)/JT/Pegawai. 49. Menyemak invois dan menyediakan baucar bayaran secara manual/espkb PPG/P 50. Melantik Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal. PEGAWAI KS(P&K)/KUKP JKPP PE/KPT 51. Membuat Penilaian Prestasi Pembekal melalui Borang LAM- PUP06-03 atau LAM-PUP06-04 dan mengemukakan kepada KS(P&K)/KUKP. 52. Menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal untuk dibentang dalam Mesyuarat Penilaian Prestasi Pembekal. 53. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal setiap 6 bulan iaitu pada bulan Julai bagi laporan setengah tahun pertama dan pada bulan Januari tahun berikutnya bagi separuh tahun kedua. 54. Mengemukakan laporan dan minit mesyuarat ke Unit PIPG, BPG dua kali setahun. PE/KPT 55. Kemaskini Daftar Pembekal berdasarkan keputusan JKPPP.

11 MUKA SURAT : 11/ REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Borang Pesanan Barang Setor 2. Borang Permohonan Perolehan Unit/Jabatan/Setor BPG dan IPG Pejabat Am/Setor BPG dan IPG 5 tahun LAM-PUP tahun LAM-PUP Pesanan Kerajaan Pejabat Am 4. Daftar pembekal atau kontraktor Pejabat Am 5 tahun 5. Dokumen Sebut Harga Pejabat Am 6. Laporan Analisis Sebut Harga 7. Kertas Keputusan Mesyuarat JKS Pejabat Am Pejabat Am 8. Minit Mesyuarat JKS Pejabat Am 9. Surat Setuju Terima Sebutharga Pejabat Am 10. Buku Vot Pejabat Am 11. Borang Penilaian Prestasi Pembekal 12. Borang Penilaian Penceramah/Pensyarah Sambilan Pejabat Am/ Jabatan/Unit BPG dan IPG Pejabat Am/ Jabatan/Unit BPG dan IPG 5 tahun LAM-PUP tahun LAM-PUP06-04