AUDIT INTERNAL. PT Perkebunan Nusantara XII, September 2012

Transkripsi

1 AUDIT INTERNAL PT Perkebunan Nusantara XII, September 2012

2 Audit Internal Setiap petani anggota HARUS diaudit internal minimal setahun sekali. audit memeriksa pemenuhan dengan semua persyaratan yg diinginkan di tingkat usahatani audit didokumentasikan. Hindari Konflik kepentingan

3 Laporan Audit Internal kebun Selama audit internal, inspektor mengisi laporan audit internal kebun Formulir yg dipakai harus jelas Laporan audit harus mencakup semua aspek sertifikasi yg relevan (applicable) Laporan juga memuat evaluasi pemenuhan, sanksi atau tindakan perbaikan, pemenuhan kondisi sebelumnya Ditanda tangani oleh petani dan inspektor internal Memuat juga keputusan persetujuan dari ICS

4 Proses persetujuan internal Komisi persetujuan internal audit internal Form audit Dan komentar Memeriksa laporan audit Keputusan ttg kesesuaian dan pelanggaran Memutuskan tindakan perbaikan Sanksi jika diperlukan Daftar Petani Sertifikat daftar petani Kena sanksi

5 Rekap Data Petani Tersertifikasi = Ringkasan Hasil Persetujuan Tgl audit internal & nama inspektor Nama dan kode petani, desa asal Total luas kebun DAFTAR PETANI kebun tanaman bersertifikat dan jumlah pohon Status persetujuan internal Tanggal petani masuk program ICS Perkiraan hasil panen produk bersertifikat

6 Daftar Petani Pelanggar Jika ada petani tidak memenuhi standar atau melakukan kegiatan yang kurang sesuai dengan standar sanksi yg sesuai Keputusan mengenai sanksi dan tindakan perbaikan yang harus dilakukan dibuat oleh Komisi Persetujuan Sanksi dan tindakan perbaikan harus ditulis dalam kolom perbaikan oleh Komisi persetujuan dalam laporan audit Sanksi dan tindakan perbaikan harus diinformasikan kepada petani

7 Daftar Petani dalam Sanksi Detil berbagai sanksi atas petani harus dicatat dan disimpan dalam file oleh ICS. Daftar Petani dalam Sanksi Minimal harus memuat: Nama petani Kode petani Tgl sanksi diberikan Alasan pemberian sanksi Rincian dan lama waktu sanksi List of Coffee farmers that were sanctioned or left the Project in 2004 CODE FARMER'S NAME Date REASON FOR EXCLUSION MA-12 Lubwama Badru May 04 Farmer could not commit himself to separating activities of organic from conventional units. NJ-24 Martin Juma June 04 Inspector found out on 14.6 that farmer had sprayed Mango trees intercropped with the organic coffee NJ-25 Kasamba Mathias June 04 Distance too long for cost-effective management and monitoring of activities KE-83 Kiryanfufu Zulu June 04 Lack of clear commitment on behalf of the farm manager to maintain organic & Utz farming practices. List of Suspended farmers KE-14 Helu Banja Aug 04 did not improve coffee management well for third time --> was supended for one year with effect 08/03 MA-23 Ssematimba Abdulaziz Aug 04 Farmer has become too old to continue with the farming activities, and so far no one in the family is ready to take over from him. Will check again next year whether somebody will continue (Contoh daftar petani dalam sanksi: IFOAM ICS Manual Annex XVI)

8 Contoh: Jenis-jenis sanksi Situasi Pelanggaran Catatan tidak lengkap, manajemen kebun yg jelek. Pelanggaran kecil atas standar atau aturan Mendapat teguran tertulis lagi untuk masalah yg sama Tidak menanggapi teguran Kekurangan besar dalam pemeliharaan catatan Mengulang pelanggaran kecil pelanggaran yg jelas atas standar, tapi tidak mengancam integritas produk. Sanksi Teguran tertulis Hukuman ICS akan mendenda petani Skorsing untuk periode tertentu sampai petani melakukan tindakan perbaikan yg diminta Pelanggaran yg jelas atas standar yg mengancam integritas produk. Pelanggaran luar biasa Gangguan sengaja selama proses audit Penarikan status tersertifikasi petani Petani dikeluarkan dari keanggotaan ICS secara permanen atau beberapa waktu

9 Dokumentasi Dasar dalam ICS Group Admin Pelatihan petugas pendaftaran Panduan ICS (gambaran, standar, analisa resiko, dll) dan semua dokumen/form terkait sertifikasi Pendaftaran Petani Kontrak Petani, Formulir Pendaftaran Petani, Denah kebun, catatan manajemen kebun Rekap data Pendaftaran Form rekap data pendaftaran, Peta daerah wilayah program Pelatihan audit internal audit Internal Form audit Internal, Form Pelanggaran Pelatihan komisi persetujuan Persetujuan RA Rekap data petani bersertifikat (AFL), daftar petani melanggar dan sanksi

10 Dokumentasi minimal Petani Anggota Setiap petani perlu memiliki dokumen berikut (dokumen ini biasanya disimpan dalam arsip petani ): Kontrak petani dan resume standar Data Dasar Petani (Formulir Pendaftaran Petani - copy) Denah kebun Laporan audit internal tahunan dan sanksi (jika ada) Dokumen penjualan (nota, selling card) Catatan manajemen kebun

11 Siapa menyimpan dokumen apa Group administrator/kelompok tani menangani sepenuhnya dokumentasi petani (mis. jika petani buta huruf) Catatan di tempat petani Kontrak dan standar Diari kebun : petugas lapang membantu pencatatanya Tanda terima penjualan Catatan di kantor ICS Kontrak Peta Formulir Data kebun Petani dgn detil tanaman, luasan, panen, dll. Catatan lapangan terpadu yang baru Laporan audit internal dengan perbaikan yg disepakati harus dilakukan dan sanksi yg diberikan Detil sanksi dan laporan audit eksternal Catatan petugas lapangan ttg petani Dll dokumen terkait sertifikasi

12 Perkiraan Hasil Panen ICS harus memiliki sistem untuk memperkirakan hasil sebelum panen dimulai: Dibuat petugas lapangan dan/atau Selama audit internal, dll. Perkiraan hasil harus tersedia sebelum panen/ penjualan oleh petani

13 Mengapa perkiraan hasil panen sangat penting? Untuk mengetahui produksi yg diharapkan oleh setiap petani diketahui total produksi bersertifikat KT. Perkiraan hasil untuk mengecek apakah produk yang dijual oleh petani memang berasal dari kebunnya sendiri. Perkiraan hasil total per kelompok kriteria kritis Menghitung tiap buah yang ada bukan cara yang baik.

14 Memperkirakan Hasil Hasil = jumlah total produk yang bisa dipanen dalam satu kebun (bukan jumlah yang dijual saja) Hasil bisa bervariasi tergantung kemiringan kebun; jenis tanah, praktek pertaniannya; pengaruh iklim (mis. kekeringan, banjir) Perkiraan yang akurat sulit diperoleh Perkiraan tidak harus tepat, yg penting masuk akal (naik/turun 30% dari rata-rata) Perkiraan bisa lebih akurat dengan Informasi pendaftaran yang baik (mis. jumlah pasti dari pohon menurut kelompok umurnya), Informasi staff ICS dan/atau petani yang sudah berpengalaman Informasi penjualan yang akurat,

15 Bagaimana mendapatkan perkiraan hasil? Catatan penjualan & perkiraan petani Jenis hasil per pohon atau luas kebun Perkiraan Hasil Panen Riil Daftar pembelian Perkiraan staf lapangan Pengaruh iklim

16 Perkiraan hasil menurut prosedur ICS Petani dan/atau petugas lapangan memperkirakan hasil Inspektor internal mengecek data dalam Formulir audit Dlm kasus sederhana dilakukan sekaligus dalam satu langkah oleh satu orang Perkiraan hasil disetujui dan dimasukkan dalam daftar petani (AFL) Kunjungan terakhir sebelum panen untuk memastikan data bagi daftar pembelian pilihan Perkiraan hasil digunakan untuk patokan pembelian

17 Hasil VS Penjualan Hasil tidak sama dengan penjualan! Dalam banyak program sertifikasi, perlu usaha keras untuk membujuk petani mau menjual hanya ke ICS. Perbedaan pembelian idealnya tidak kurang dari 60-70% dari perkiraan panen Kadang ICS/GA tidak mampu membeli semua hasil (meski petani sangat ingin menjual) Jika penjualan riil dan perkiraan hasil seringkali sangat berbeda, maka penting untuk mencatat hasil panen dan jumlah penjualan.