PERANCANGAN DATA WAREHOUSE UNTUK PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. COMPUTRADE TECHNOLOGY INTERNATIONAL

Transkripsi

1 PERANCANGAN DATA WAREHOUSE UNTUK PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. COMPUTRADE TECHNOLOGY INTERNATIONAL Randy Ardhian (Binus University, DKI Jakarta, , Fransisca (Binus University, DKI Jakarta, , Kelvin Pratama (Binus University, DKI Jakarta, , Evaristus Didik Madyatmadja (Binus University, DKI Jakarta) Abstract The aim in the writing of the final report is to analyze the information needs for decision making, designing and developing data warehouse according to the results of research conducted at PT. CTI and create a design application that helps to make decisions based on accurate information. PT. CTI in improving the business, there are several problems that faced, as the need to obtain information from the executive of the consolidated purchasing, sales and inventory that can be viewed from several different dimensions, the difficulty of the executive to carry out the analysis of the report, the decline in performance of the operating system In doing research for building a data warehouse is used three methodologies, namely: data collection method that contains the literature study, observation, and interviews, the analysis methods that use Rich Picture and ERD and design method that uses a nine-step methodology of Kimball. The results were achieved, with the data warehouse to accelerate the reporting of selling, purchasing, and inventory and help the executives to define business strategies for the future. Keywords Data Warehouse, Selling, Purchasing, Inventory Stock

2 Abstrak Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan laporan akhir ini adalah menganalisis kebutuhan informasi untuk proses pengambilan keputusan, merancang dan mengembangkan data warehouse sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan pada PT. CTI dan membuat sebuah rancangan aplikasi yang membantu untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat.pt. CTI di dalam meningkatkan usaha tersebut terdapat beberapa masalah yang dihadapi, seperti kebutuhan pihak eksekutif untuk mendapatkan informasi berupa laporan pembelian,penjualan,dan persediaan barang yang dapat dilihat dari beberapa dimensi berbeda, kesulitan pihak eksekutif untuk melakukan analisis dari laporan, penurunan performa terhadap sistem operasional.dalam melakukan penelitian untuk membangun data warehouse ini digunakan tiga metodologi, yaitu: metode pengumpulan data yang berisi studi kepustakaan, observasi, dan wawancara, metode analisis yang menggunakan Rich Picture dan ERD serta metode perancangan yang menggunakan nine-step methodology dari Kimball.Hasil yang dicapai,dengan adanya data warehouse dapat mempercepat pembuatan laporan penjualan, pembelian, dan persediaan barang serta membantu pihak eksekutif untuk menentukan strategi bisnis untuk ke depannya. Kata Kunci Data Warehouse, Penjualan, Pembelian, Persediaan Barang PENDAHULUAN PT. Computrade Technology International merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pendistribusian produk IT dan telah memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya, namun mengalami hambatan dalam perusahaan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. Karena data-data tersebut kurang terstruktur dimana perusahaan memiliki dua sumber data yang terpisah yaitu Pipeline dan sistem Inventory CTI, dan tidak saling terintegrasi satu sama lain, sehingga menyebabkan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lebih lama. Hal tersebut membuat pihak eksekutif tidak dapat membuat strategi dan keputusan dengan lebih efektif dan efisien. Laporan yang dibutuhkan mencakup aktivitas operasional yang di dalamnya terdapat proses pembelian barang (purchasing), penjualan barang (sales), dan persediaan barang (inventory) sebagai jantung bisnis perusahaan distributor.

3 METODE PENELITIAN Untuk dapat menganalisis dengan baik masalah yang ada pada PT. Computrade Technology International maka diusulkan alternatif pemecahan masalah yang tepat dengan menggunakan berapa metode penelitian. Beberapa metode yang digunakan adalah : 1. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dan informasi dengan menggunakan teknik Fact Finding Analysis, yaitu sebagai berikut: a. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan untuk memperoleh informasi sebagai bahan referensi berupa buku-buku panduan yang berkaitan dengan topik yang dibahas, karya tulis, dan laporan yang berkaitan dengan perancangan data warehouse sehingga dapat digunakan dengan optimal. b. Observasi atau Penelitian Lapangan Dengan melakukan observasi langsung terhadap PT. Computrade Technology International, diperoleh data dan informasi langsung dari pihak terkait yang berhubungan dengan perancangan data warehouse yang akan dibuat. c. Wawancara Wawancara dilakukan terhadap pihak perusahaan untuk menganalisis kebutuhan data warehouse yang diinginkan. Wawancara juga dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai proses-proses yang terjadi di dalam PT. Computrade Technology International, kebutuhan user, serta permasalahan yang dihadapi oleh PT. Computrade Technology International. 2. Metode Analisis Berdasarkan hasil observasi langsung dapat dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan pada PT. Computrade Technology International dan digambarkan dengan Rich Picture menurut Satzinger dan juga database atau basis data yang berjalan sesuai proses bisnis yang digambarkan dengan Entity Relational Diagram (ERD) menurut Connolly. 3. Metode Perancangan Metode perancangan data warehouse menurut Kimball (2010, p210), yang digunakan meliputi 9 tahap yang dikenal dengan Nine-step Methodology. Kesembilan tahap tersebut yaitu : a. Pemilihan Proses (Choosing the Process) b. Pemilihan Grain ( Choosing the Grain) c. Identifikasi dan Penyesuaian Dimensi (Identifying and Conforming the Dimension) d. Pemilihan Fakta (Choosing the Facts) e. Menyimpan Pre-Calculation pada Tabel Fakta (Storing Pre Calculation in the Fact Table) f. Melengkapi Tabel Dimensi (Rounding out the Dimesnion Tables) g. Pemilihan Durasi dari Database (Choosing the Duration of the Database) h. Melacak Perubahan dari Dimensi Secara Perlahan (Tracking Slowly Changing Dimensions) i. Menentukan Desain Fisik (Decide Physical Design)

4 HASIL DAN BAHASAN Adapun proses bisnis yang berjalan pada PT. Computrade Technology International dijelaskan pada gambar di bawah ini. 1. Mengirim 2. Diterima Business Partner Purchase Order FrontLiner 20. Dikirim 3. Diserahkan 14. Membuat DSR 4. Membuat 5. Diserahkan 7. Melakukan Pemesanan PIC Project Cost Sheet Bagian Purchasing Web Principal 6. Membuat Delivery Sales Request 8. Diterima 12. Mengecek Purchase Order 15. Diterima 17. Dikirim Packing List 9. Melakukan Pengiriman 16. Membuat 10. Mengecek Principal Staff Gudang 13. Menginput data barang Product 11. Dikembalikan Delivery Order Database Barang 18. Diterima 19. Membuat Bagian Finance Tagihan Gambar 1. Rich Picture PT. Computrade Technology International Keterangan : 1. Business Partner melakukan pemesanan barang dengan mengirimkan Purchase Order (PO) kepada perusahaan.

5 2. FrontLiner menerima purchase order yang dikirim oleh business partner. 3. Purchase order dari business partner diserahkan kepada PIC project. 4. Setelah menerima purchase order, PIC project membuat cost sheet yang berisikan perhitungan estimasi harga. 5. Setelah cost sheet disetujui, kemudian diserahkan kepada bagian purchasing. 6. Kemudian, bagian purchasing membuat purchase order untuk melakukan pemesanan barang kepada vendor atau principal. 7. Bagian purchasing melakukan pemesanan melalui web vendor atau principal berdasarkan purchase order yang telah dibuat. 8. Principal atau vendor menerima pemesanan barang yang dilakukan. 9. Kemudian, principal atau vendor mengirimkan barang yang telah dipesan dan dokumen packing list. 10. Staff warehouse menyesuaikan antara packing list dan barang yang diterima. 11. Apabila terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai dengan packing list kemudian staff warehouse mengirim kembali barang tersebut kepada principal atau vendor. 12. Staff warehouse memulai proses penerimaan barang, dengan melakukan pengecekan antara packing list dan purchase order. 13. Apabila telah sesuai dengan purchase order, kemudian staff warehouse melakukan penginputan data barang ke dalam inventory. 14. Proses penjualan barang dimulai dari PIC Project membuat Delivery Sales Request (DSR). 15. DSR diterima oleh staff warehouse. 16. Kemudian, staff warehouse membuat Delivery Order (DO) setelah menyetujui DSR tersebut. 17. Delivery Order (DO) dan barang dikirimkan kepada business partner sebagai bukti pengiriman barang. 18. Delivery Order (DO) dikirimkan kepada pihak finance sebagai dokumen pendukung untuk melakukan penagihan kepada business partner. 19. Staff finance membuat tagihan yang ditujukan kepada business partner pada periode tertentu. 20. Tagihan dikirm kepada business partner pada periode tertentu. Setelah kami melakukan penelitian dalam perusahaan tersebut, dapat disimpulkan bahwa berikut ini adalah beberapa masalah yang ada pada PT. Computrade Technology International : 1. Adanya kesulitan bagi pihak eksekutif untuk mendapatkan informasi dalam bentuk laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan persediaan barang yang dapat dilihat dari beberapa dimensi berbeda. 2. Adanya kesulitan bagi pihak eksekutif untuk melakukan analisis dari laporan yang dihasilkan dimana laporan tersebut masih terlalu rinci atau detil. 3. Adanya penurunan performa terhadap sistem operasional karena jumlah row perlu digabungkan saat proses join besar. Dari masalah di atas kami mengusulkan pemecahan masalah yang diharapkan bisa membantu pihak perusahaan untuk mengatasi masalah tersebut: 1. Membuat aplikasi data warehouse yang sederhana dan mudah digunakan yang dapat menampilkan data umur barang, business partner yang berkontribusi paling banyak secara multi dimensional, dapat mendukung pembuatan laporan penjualan, pembelian dan persediaan barang. 2. Menampilkan laporan berupa grafik dan tabel sehingga memberikan visual yang lebih baik kepada pihak eksekutif dalam membaca laporan tersebut dan menganalisanya sehingga membantu proses pengambilan keputusan. 3. Merancang data warehouse agar performa analisis dapat meningkat dan penulisan query menjadi lebih sederhana.

6 Berikut ini merupakan tahap tahap yang akan dilakukan dalam merancang data warehouse pada PT. Computrade Technology International (dengan tetap mengikuti acuan Nine-Step Methodology), adalah sebagai berikut : a. Pemilihan Proses (Choosing the Process) Langkah pertama yang dilakukan dalam membuat data warehouse yaitu dengan menentukan proses dalam perusahaan, dalam penulisan ini penulis memilih 3 proses yaitu : Proses Pembelian, Proses Penjualan, dan Persediaan Barang b. Pemilihan Grain ( Choosing the Grain) Pemilihan grain merupakan proses untuk menentukan secara tepat apa yang akan direpresentasikan oleh sebuah record dalam tabel fakta. Pada penulisan ini penulis menentukan grain berdasarkan proses bisnis yang ada yakni : Proses Pembelian Pada proses pembelian data yang dianalisi meliputi jenis product dan material yang sering dibeli oleh perusahaaan dan total pembelian yang telah dilakukan oleh perusahaan pada periode waktu tertentu. Proses Penjualan Pada proses penjualan data yang dapat dianalisis meliputi seberapa besar pendapatan perusahaan dari hasil total penjualan barang kepada business partner, kontribusi business partner bagi perusahaan, siapa yang menjadi end-user, jenis barang yang sering dibeli oleh business partner, dan analisis tersebut akan dilakukan pada periode waktu tertentu Persediaan barang Pada proses persediaan barang data yang dapat dianalisis meliputi jenis barang dan nilai barang tersebut yang masih tersedia, total nilai barang berdasarkan jenis barang dalam suatu periode tertentu dan total nilai semua jenis barang pada periode tertentu berdasarkan masing masing anak perusahaan yang tergabung dalam PT. Computrade Technology International. c. Identifikasi dan Penyesuaian Dimensi (Identifying and Conforming the Dimension) Tahap selanjutnya adalah dengan mengidentifikasi dimensi yang diperlukan dalam perancangan data warehouse. Fakta pembelian (fakta_purchasing) menggunakan : dimensi Time, Product, dan Material. Fakta penjualan (fakta_usage) menggunakan : dimensi Time, Product, Material, Business Partner, dan End-User. Fakta persediaan barang (fakta_aging) menggunakan : dimensi Aging Period, Product, dan Material d. Pemilihan Fakta (Choosing the Facts) Fakta Pembelian (Fakta_Purchasing) Pada proses ini data yang dapat dilakukan analisis meliputi : Product_ID, End_User_ID, Business_Partner_ID, INPUT_DateKey, Company_ID, dan Total_Price. Fakta Penjualan (Fakta_Usage) Pada proses ini data yang dapat dilakukan analisis meliputi : Material_ID, Input_DateKey, Company_ID, Business_Partner_ID, End_User_ID, dan Total_Price. Fakta Persediaan Barang (Fakta_Aging) Pada proses ini data yang dapat dilakukan analisis meliputi : Product_ID, Main_Company_ID, Date_Period, COGS_Price, dan COGS_Rupiah. e. Menyimpan Pre-Calculation pada Tabel Fakta (Storing Pre Calculation in the Fact Table) 1.Pre-kalkulasi Fakta Pembelian (Fakta_Purchasing) Total_Price merupakan hasil penambahan dari COGS_Price 2.Pre-kalkulasi Fakta Penjualan (Fakta_Usage) Total_Price merupakan hasil penambahan dari PO_Total_Before_Tax_Amount 3.Pre-kalkulasi Fakta Persediaan Barang (Fakta_Aging) COGS_Rupiah merupakan hasil perhitungan dari COGS_Price dikalikan dengan purchase_rate.

7 Total dilihat dari masing masing product merupakan hasil penambahan dari COGS_Rupiah. Total dilihat pada periode tertentu merupakan hasil penambahan dari COGS_Rupiah dari keseluruhan jenis barang. Total keseluruhan merupakan hasil penambahan total per periode atau total per product. Hasil kedua perhitungan tersebut harus sama (tidak ada selisih). f. Melengkapi Tabel Dimensi (Rounding out the Dimension Tables) Dimensi Time, Dimensi Aging Period, Dimensi Company, Dimensi Business Partner, Dimensi End User, Dimensi Product, Dimensi Material g. Pemilihan Durasi dari Database (Choosing the Duration of the Database) Database yang digunakan sebagai sumber data untuk membuat data warehouse pada PT. CTI adalah CTI DWH dengan DBMS SQL Server yang diambil dari rentang waktu tahun h. Melacak Perubahan dari Dimensi Secara Perlahan (Tracking Slowly Changing Dimensions) Dalam perancangan data warehouse ini, tipe yang akan digunakan untuk mengatasi perubahan data pada tabel dimensi adalah dengan menggunakan tipe 2 agar dapat mengetahui perubahan dimensi yang terjadi dari data lama ke data baru i. Menentukan Desain Fisik (Decide Physical Design) Desain fisik dilakukan dengan melakukan beberapa tahapan. Yang pertama adalah proses ETL, dimana proses Extract, Transform dan Loading dilakukan untuk menentukan data mana yang diperlukan untuk membuat data warehouse. Setelah itu melakukan perhitungan analisa kapasitas data untuk memperkirakan besar storage yang diperlukan untuk menampung data. Setelah itu dilakukan pembuatan star schema untuk merepresentasikan data apa yang akan diperlihatkan oleh setiap tabel fakta dan tabel dimensi apa saja yang diperlukan agar tabel fakta dapat merepresentasikannya. Setelah itu dilakukan identifikasi metadata. Berikut ini adalah contoh tampilan dari report yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan: Gambar 2. Report Purchasing (1)

8 Gambar 3. Report Purchasing (2) Gambar 4. Report Usage

9 Gambar 5. Report Aging SIMPULAN DAN SARAN Setelah dilakukan penelitian dan pengimplementasian pemecahan masalah yang disarankan, dapat diperoleh kesimpulan bahwa Data warehouse mempermudah para eksekutif atau pembuat keputusan perusahaan dalam melakukan analisis data pada proses penjualan, pembelian, dan persediaan barang karena dapat dilihat dari sisi multidimensional yang diinginkan sesuai dengan kebutuhan baik berupa tabel maupun berbagai jenis grafik yang telah tersedia. Laporan yang ditampilkan seperti laporan penjualan, pembelian dan persediaan barang berupa grafik dan tabel, hal tersebut memberikan dampak yang positif bagi pihak eksekutif yaitu kemudahan dalam membaca dan memahami laporan tersebut sehingga proses pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih efisien dan efektif. Dengan adanya data warehouse, performa dalam melakukan analisis meningkat, dikarenakan informasi yang dibutuhkan telah tersedia, tidak perlu banyak melakukan join tabel untuk mendapatkan sebuah informasi dan query yang dilakukan menjadi lebih sederhana. Penulis juga memberikan beberapa saran untuk perkembangan ke depannya yakni, melakukan maintenance secara berkala untuk menjaga performa data warehouse agar tetap optimal, seperti melakukan back up data sebelum proses ETL, apabila ditemukan data corrupt dalam proses ETL baik yang disebabkan oleh bug pada aplikasi maupun kesalahan dari pengguna (user), data yang terdapat pada data warehouse tetap terjaga dan konsisten. Lalu, engembangkan data warehouse untuk departemen atau bagian lain yang belum menggunakan data warehouse agar bermanfaat dalam memenuhi kebutuhan data secara lebih menyeluruh sehingga pada akhirnya dapat mencakup seluruh departemen atau bagian pada PT. Computrade Technology International. Yang terakhir adalah menggunakan data warehouse sebagai sarana untuk dikembangkan kembali menjadi data mining ke depannya agar dapat bermanfaat bagi pengembangan PT. Computrade Technology International.

10 REFERENSI Agrawal, Vikas R. (2005). Data Warehouse Operational Design : View Selection and Performance Simulation, Dissertation. The University of Toledo. Al-Debei, Mutaz M. (2011). Data Warehouse as a Backbone for Business Intelligence : Issues and Challenges. European Journal of Economics, Finance and Administrative Sciences, volume (), From Alfredson, K., et al. (2007). Applying International Financial Reporting Standart. Enchanced Edition. Australia : Wiley Astana, I Nyoman Yudha. (2007). Perencanaan Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Metode MRP. Jurnal Ilmiah Teknik Sipil, 11 (02). Burd, S. D., Jackson, R. B., Satzinger, J. W. (2005). Object Oriented Analysis & Design with the Unified Process. Boston: Course Technology. Cegielski, Casey G., R. Kelly Rainer, Jr. (2011). Introduction to Information System. (3 rd edition). John Willey & Sons. Connolly, Thomas, C. B. (2010). Database Systems : A PRACTICAL APPROACH TO DESIGN, IMPLEMENTATION, AND MANAGEMENT FIFTH EDITION. Boston: Pearson Education Inc. Darudianto, Suparto. (2008). Data Warehouse. Binus Journal, 01 (01), Fess, Warren Reeve. (2006). Accounting-Pengantar Akuntansi, edisi ke-21. Jakarta : Empat. Inmon, W.H. (2005). Building a Data Warehouse, 3rd Edition. John Willey & Sons, Salemba Inc, Amerika. Joyce, William B. (2006). Supply Chain Management : An International Journal. Emerald, Vol. 11. No. 3 Kakouris, Andreas P. (2006). Outsourcing decisions and the purchasing process : a system-oriented approach. Marketing Intelligence and Planning. Kotler, Philip, K. L. (2006). Marketing Management. (12 th edition). America: Pearson. Kelly, R. R. (2006). Introduction to Information Systems. New York: Wiley. Kimball, Ralph. (2010). The Kimball Group Reader Relemtlessly Practical Tools for Warehousing and Business Intelligence. Wiley Data O Brien, J.A.(2006). Pengantar Sistem Informasi, (edisi 12). Salemba Empat, Jakarta. Sawyer, S. C., & Williams, B. K. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. (Edisi 7). Yogyakarta: Andi. Stevenson, William. J. (2009). Operations Management. (10 th edition). New York : Companies, Inc. McGraw-Hill

11 Sultan, Fahad et al. (2010). Ideal Strategy to Improve Datawarehouse Performance. Journal on Computer Science and Engineering, 02 (02), Turban, Efraim, R. Kelly Rainer, Jr, and Richard E.Potter. (2005). Introduction to Technology. (3 rd edition). USA : John Wiley & Sons, Inc. International Information Turban, Efrain. (2008). Introduction to Information System Enabling and (2 nd edition). Asia : John Wiley & Sons. Transforming Business. Turban, Efrain, Ramesh Sharda, Dursun Delen, David King. (2011). Business Intelligence : A Managerial Approach. (2 nd edition). New Jersey : Pearson. Williams, Brian K., Stacey C. Sawyer. (2005). Using Information Technoly : A Practical Introduction to Computers and Communications. (6 th edition). New York : McGraw-Hill Companies, Inc. Link Internet :

12 RIWAYAT PENULIS PICTURE PERSONAL INFORMATION Binusian ID Full Name Randy Ardhian Address Current Jl. Agung Barat 36 Blok B 36B No. 36, Jakarta Utara 14350, DKI Jakarta Permanent Jl. Agung Barat 36 Blok B 36B No. 36, Jakarta Utara 14350, DKI Jakarta Phone Numbers Home : Mobile : Gender Male Birth Place / Date Jakarta / 08 Oktober 1990 Nationality Indonesian Martial Status Single Religion Christian FORMAL EDUCATION Sept 2009 present Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia, Information System, GPA: 3.37

13 PICTURE PERSONAL INFORMATION Binusian ID Full Name Fransisca Address Current Jl. Pangeran Jayakarta Gg. Buntu Warga No. 8, Jakarta 10730, DKI Jakarta, Indonesia Permanent Jl. Pangeran Jayakarta Gg. Buntu Warga No. 8, Jakarta 10730, DKI Jakarta, Indonesia Phone Numbers Home : Mobile : Gender Female Birth Place / Date Jakarta / 25 Mei 1991 Nationality Indonesian Martial Status Single Religion Christian FORMAL EDUCATION Sept 2009 present Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia, Information System, GPA: 3.12

14 PICTURE PERSONAL INFORMATION Binusian ID Full Name Kelvin Pratama Address Current Jl. Taman Jeruk 1 No.10,Cengkareng,Jakarta 11740, DKI Jakarta, Indonesia Permanent Jl. Taman Jeruk 1 No.10,Cengkareng,Jakarta 11740, DKI Jakarta, Indonesia Phone Numbers Home : Mobile : Gender Male Birth Place / Date Jakarta / 23 October 1991 Nationality Indonesian Martial Status Single Religion Buddha FORMAL EDUCATION Sept 2009 present Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia, Information System, GPA: 3.26